Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dimulai di pabrik◦ Numerical control (NC)◦ Direct numerical control (DNC)◦ CAD/CAM◦ Robotics

Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an◦ Word processing◦ Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MST) - 1964

Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi

Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan produktifitas merek

OA meliputi: Sistem elektronik formal dan informal Komunikasi informasi Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Digunakan oleh manager, professional,

sekretaris, dan karyawan administratif◦ manager dan profesional sering disebut knowledge

workers Yang membedakan OA dengan CBIS lain

adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis

Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.

Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat, efektif dan Efisien

Membuat pemakai informasi lebih efektif dan “accountable”

Meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi

Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)

Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya (cost avoidance). Komputer tidak bisa menggantikan pegawai, tapi untuk menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

OA tidak akan mampu menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya. OA bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi yang penuh daya (powerful)

Executive Management; sebagai pembuat keputusan, memerlukan informasi yang tepat dan akurat pada saat dibutuhkan

Middle and First-Line Management; Sebagai bagian EDP (Electronic Data Processing), menyediakan informasi bagi level di atas dan di bawahnya

Professional and Technical Personnel; Menggunakan komputer untuk menggantikan peran pensil dan kertas, menggunakan komputer untuk membuat gambar disain , atau menyusun presentasi, Menggunakan piranti komunikasi elektronik untuk berbagi informasi dengan pegawai lainnya

Secretarial and Clerical personnel; Word processing, Electronic Mail, Calendars, Scheduling, Intelligent copier

Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA

Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik

Dampak◦ Emerged with the appearance of low cost

microprocessors◦ Teleprocessing◦ Telecommuting

Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial

◦ Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga

These are disadvantages to the employee!

Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya

informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin

Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan

Tidak terikat pada lokasi fisik Tiga “I” ekonomi

◦ Informasi◦ Ide◦ Inteligensi

Informasi dan komunikasi◦ Tidak ada data

Aplikasi komputer dan nonkomputer "Other problem solvers"

◦ Internal ◦ Environmental

Environment

Environment

The firm

Problem SolverOther

Problem Solvers

Database

Transform

NoncomputerApps

Computer-Apps

Inputphysical resources

Outputphysical resources

An OA ModelAn OA Model Communications Information

Office Automation System

OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi

Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah

Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb

Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA

Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing

Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting)

HA – Home Appliances Automation; belanja dari rumah

Serba “e” – elektronik ◦ E-office, mobile office, virtual office

Paperless office (atau less paper ??) Jaringan komputer lokal dan global

(intranet, internet, extranet) Mobile application on wireless platform and

mobile devices (PDA, XDA, Handphone, dll)

I’m sorry for any mistakes I made during this class…and…Thank you for the lively conversations.Thank you for letting me drive you around.

I want you to …call me when you need something;find me when you need someone to talk on;

I write this so I can just remember how pleasant our class was.

Email : catur.iswahyudi@gmail.comMobile : 081 668 6130BB : 280E7ADA

Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak

Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

Secretary or manager

Document storage

CPU Typed documents

Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan

Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan

Eliminates phone tag

Mail storage

CPU

Mail displayand entry

Mail display and entry

Mail displayand entry

User 1

User 2

User n

Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio

Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima

Manager tidak perlu mengetik Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit

daripada e-mail

Computer

Message coding and

decoding unit

User 1 User 2

Secondarystorage

SistemSistemVoice Voice MailMail

Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment)

Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain

Fasilitas penjadwalan Tidak mengkomunikasikan informasi

pemecahan masalah

Calendar storage

CPU

Calendar displayand entry

Calendar display and entry

Calendar displayand entry

Manager 1

Manager 2

Manager n

Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis

Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau

minute rapat

AudioChannel

Location 1 Location n

Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis

Tiga konfigurasi umum◦ One-way video and audio◦ One-way video and two-way audio◦ Two-way video and audio

A. One-way video transmission

B. Two-way video transmission

Videochannel

Video channel

Location nLocation 1

Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara

Hal teknis yang harus diperhatikan◦ Banyak komputer desktop yang cukup powerful

tersedia◦ Membutuhkan jaringan komunikasi dengan

kecepatan tinggi

Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu

Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer ◦ Lebih dari 4,000 topik ◦ Lebih dari 40,000 anggota

Komputer harus terhubung dalam jaringan

Gabungan semua teknik konferensi Meliputi:

◦ audio◦ video◦ computer conferencing

Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end

Original document

Facsimile machine

Analogchannel

Facsimile machine

Documentcopy

Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT

Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri◦ Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan

(contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service)◦ Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder

Dikerjakan oleh sistem document management (DM)

Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

OCROCRReaderReader

Network serverNetwork server

DBMSDBMS

WorkstationWorkstation WorkstationWorkstation

WorkstationWorkstationWorkstationWorkstation LaserLaserprinterprinter

DocumentsDocuments to be readto be read

Optical Optical disk disk

storage storage unitunit

Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak

Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi

Tiga area aplikasi◦ administrative◦ technical◦ corporate

High-resolutionscreen

Keyboard MicrocomputerLaser printer output

Document storage

Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis◦ Pelengkap komunikasi interpersonal ◦ Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih

baik