Mar 16, 2016
Otomatisasi dimulai di pabrik◦ Numerical control (NC)◦ Direct numerical control (DNC)◦ CAD/CAM◦ Robotics
Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an◦ Word processing◦ Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MST) - 1964
Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi
Awalnya OA dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif, kemudian meningkat pada tingkat manajer dan profesional sebagai pemakai untuk meningkatkan produktifitas merek
OA meliputi: Sistem elektronik formal dan informal Komunikasi informasi Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Digunakan oleh manager, professional,
sekretaris, dan karyawan administratif◦ manager dan profesional sering disebut knowledge
workers Yang membedakan OA dengan CBIS lain
adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulis
Automatisasi Perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)
Membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat, efektif dan Efisien
Membuat pemakai informasi lebih efektif dan “accountable”
Meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik (competitive advantage)
Penggunaan komputer dimaksudkan sebagai cara untuk menghindari biaya (cost avoidance). Komputer tidak bisa menggantikan pegawai, tapi untuk menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah
OA tidak akan mampu menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, dan sejenisnya. OA bertujuan untuk melengkapi komunikasi tradisional sehingga menghasilkan komunikasi yang penuh daya (powerful)
Executive Management; sebagai pembuat keputusan, memerlukan informasi yang tepat dan akurat pada saat dibutuhkan
Middle and First-Line Management; Sebagai bagian EDP (Electronic Data Processing), menyediakan informasi bagi level di atas dan di bawahnya
Professional and Technical Personnel; Menggunakan komputer untuk menggantikan peran pensil dan kertas, menggunakan komputer untuk membuat gambar disain , atau menyusun presentasi, Menggunakan piranti komunikasi elektronik untuk berbagi informasi dengan pegawai lainnya
Secretarial and Clerical personnel; Word processing, Electronic Mail, Calendars, Scheduling, Intelligent copier
Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda → virtual organization, muncul sebagai akibat OA
Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik
Dampak◦ Emerged with the appearance of low cost
microprocessors◦ Teleprocessing◦ Telecommuting
Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial
◦ Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.
Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga
These are disadvantages to the employee!
Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya
informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin
Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan
Tidak terikat pada lokasi fisik Tiga “I” ekonomi
◦ Informasi◦ Ide◦ Inteligensi
Informasi dan komunikasi◦ Tidak ada data
Aplikasi komputer dan nonkomputer "Other problem solvers"
◦ Internal ◦ Environmental
Environment
Environment
The firm
Problem SolverOther
Problem Solvers
Database
Transform
NoncomputerApps
Computer-Apps
Inputphysical resources
Outputphysical resources
An OA ModelAn OA Model Communications Information
Office Automation System
OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi
Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah
Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb
Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA
Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing
Kecenderungan bekerja dari rumah (cyber office & telecommuting)
HA – Home Appliances Automation; belanja dari rumah
Serba “e” – elektronik ◦ E-office, mobile office, virtual office
Paperless office (atau less paper ??) Jaringan komputer lokal dan global
(intranet, internet, extranet) Mobile application on wireless platform and
mobile devices (PDA, XDA, Handphone, dll)
I’m sorry for any mistakes I made during this class…and…Thank you for the lively conversations.Thank you for letting me drive you around.
I want you to …call me when you need something;find me when you need someone to talk on;
I write this so I can just remember how pleasant our class was.
Email : [email protected] : 081 668 6130BB : 280E7ADA
Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak
Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif
Secretary or manager
Document storage
CPU Typed documents
Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan
Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan
Eliminates phone tag
Mail storage
CPU
Mail displayand entry
Mail display and entry
Mail displayand entry
User 1
User 2
User n
Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio
Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima
Manager tidak perlu mengetik Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit
daripada e-mail
Computer
Message coding and
decoding unit
User 1 User 2
Secondarystorage
SistemSistemVoice Voice MailMail
Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment)
Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain
Fasilitas penjadwalan Tidak mengkomunikasikan informasi
pemecahan masalah
Calendar storage
CPU
Calendar displayand entry
Calendar display and entry
Calendar displayand entry
Manager 1
Manager 2
Manager n
Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis
Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama
Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau
minute rapat
AudioChannel
Location 1 Location n
Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis
Tiga konfigurasi umum◦ One-way video and audio◦ One-way video and two-way audio◦ Two-way video and audio
A. One-way video transmission
B. Two-way video transmission
Videochannel
Video channel
Location nLocation 1
Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara
Hal teknis yang harus diperhatikan◦ Banyak komputer desktop yang cukup powerful
tersedia◦ Membutuhkan jaringan komunikasi dengan
kecepatan tinggi
Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu
Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer ◦ Lebih dari 4,000 topik ◦ Lebih dari 40,000 anggota
Komputer harus terhubung dalam jaringan
Gabungan semua teknik konferensi Meliputi:
◦ audio◦ video◦ computer conferencing
Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end
Original document
Facsimile machine
Analogchannel
Facsimile machine
Documentcopy
Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT
Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri◦ Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan
(contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service)◦ Dapat dimiliki oleh perusahaan lain
Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder
Dikerjakan oleh sistem document management (DM)
Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas
OCROCRReaderReader
Network serverNetwork server
DBMSDBMS
WorkstationWorkstation WorkstationWorkstation
WorkstationWorkstationWorkstationWorkstation LaserLaserprinterprinter
DocumentsDocuments to be readto be read
Optical Optical disk disk
storage storage unitunit
Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak
Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi
Tiga area aplikasi◦ administrative◦ technical◦ corporate
High-resolutionscreen
Keyboard MicrocomputerLaser printer output
Document storage
Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis◦ Pelengkap komunikasi interpersonal ◦ Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih
baik