Optimalizace procesů na úřadě ev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120
Post on 19-Mar-2016
33 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Optimalizace procesů na úřaděev. č. projektu CZ.1.04/4.1.01/53.00120
Ing. Kamil Válektajemník městského úřadu
Město Uherský Brodkamil.valek@ub.cz
9. Národní konference kvality ve veřejné správěBrno, 19.-21. února 2013
Hlavní cíle projektu – obecně
• Optimalizovat a standardizovat agendy MěÚ UB a jasně formulovat práva a povinnosti pro úředníky, což přispěje k efektivnějšímu výkonu městského úřadu včetně zkvalitnění spolupráce a komunikace uvnitř úřadu
• Odhalit neefektivní a duplicitní činností úřadu, identifikovat úzká místa úřadu a následně vytvořit mapy procesů, identifikovat požadavky na nastavení informační podpory, zefektivnit práci pracovníků MěÚ UB, snížit počet nezbytných dokumentů a redukovat administrativní činnosti
• Předpokladem pro úspěšnou implementaci inovací vzešlých z projektu je vzdělávání klíčových pracovníků úřadu
www.uherskybrod.cz
Základní kameny procesního řízení1.
2.
3.
Strategie
Trvalé zlepšování
MotivaceTýmová
spolupráce
Měřenívýkonnosti
procesů
Organizační struktura
Procesy – popisy, mapy
Informační technologie
Dokumentace
Kultura organizace
www.uherskybrod.cz
Změna organizační struktury
• Tento stavební kámen pokrývá organizační uspořádání organizace včetně pravidel řízení, které podporují vysokou efektivitu, jednoduchost, rychlost a tím pádem výkonnost procesů v organizaci
• Tento stavební kámen a jeho nastavení velmi silně ovlivňuje kvalitu nastavení stavebního kamene „Týmová spolupráce“ v rámci i mezi procesy
• Základní principy tohoto stavebního kamene:• vytvoření jednoduché a ploché organizační struktury, kterou lze
efektivně řídit klíčové procesy – zavedení „procesních rolí“• vytvoření Organizačního řádu popisující nejen strukturu, ale hlavně
pravomoci, pracovní povinnosti a nutné znalosti pro každou pozici
www.uherskybrod.cz
Organizační struktura k 31.12.2011
www.uherskybrod.cz
Zásady při navrhování organizačních změn
• Zjednodušení organizační struktury MěÚ UB při respektování stávajících podmínek (evoluce ne revoluce)– splněno
• Rozdělení odborů na státní správu a samosprávu– splněno částečně
• Navržené změny předpokládají pouze přesuny pracovníků a kompetencí mezi odbory, nikoliv úpravy personálních stavů– splněno
www.uherskybrod.cz
Organizační struktura od 01.01.2012
www.uherskybrod.cz
Nová organizační struktura: shrnutí
• Všechny hlavní činnosti spojené se správou majetku města spadají do dvou odborů.
• Spojení souvisejících činností v oblasti investic, dotací a územního plánování do jednoho odboru.
• Transformace kanceláře tajemníka – sekretariát, personalista, interní audit, krizové řízení; nově zařazeni právníci, informatici; nová pozice tiskového mluvčího.
• Odbor správní – přičleněny mimo stávajících správních agend také činnosti obecního živnostenského úřadu, dopravně-správní činnosti a agendy, přestupky a podatelna a doručovatelky.
• Snížení počtu odborů/samostatných oddělení z 15 na 10. Úprava počtu oddělení v rámci odborů.
www.uherskybrod.cz
Procesy• Ve vztahu ke strategii, toto je první stavební kámen, bez
kterého není možné zavedení procesního řízení • Tento stavební kámen znamená jasné určení procesů (služeb)
v rámci organizace a u každého procesu stanovení „výstupů“ a to tak, že každý zaměstnanec ví, na kterém procesu se podílí, kdo je zákazníkem a jaké jsou požadované výstupy směrem k zákazníkům
• Základní principy tohoto stavebního kamene:– roztřídění procesů do kategorií,– identifikace procesů a jejich výstupů,– struktura procesů (procesní model),– vytvoření popisu (dokumentace) k procesům.
www.uherskybrod.cz
Procesy: roztřídění a rozpad do detailu Přehled procesů - všechny procesy v organizaci roztříděné na:
Hlavní procesy (pro občany/firmy či jiné organizace) Řídící procesy (pro tajemníka, Radu města nebo nadřízené orgány) Podpůrné procesy (správa budov, personální administrativa,…)
Jednotlivé procesy (služby) Jdoucí i přes více organizačních jednotek Začátek a konec má být z pohledu „občana“ , nikoliv pracovníka …
Pod-procesy Části procesů (například podle organizační jednotky)
Pracovní postupy Detailní kroky zaměstnance, jak je v čase provádí
www.uherskybrod.cz
Proces: „časový tok“ události
www.uherskybrod.cz
CELKOVÝ TOK „HODNOTY“
OBČAN PRACOVNÍCI MěÚ OBČAN
Všechny činnosti občana i úředníků potřebné k tomu, aby měl občan v ruce
nový ŘP (byl úspěšně dokončený proces)
JINÉ SUBJEKTY(STC)
Proces: „časový tok“ události
www.uherskybrod.cz
Procesy: měření výkonnosti
www.uherskybrod.cz
10-20dní
1-?dní
?min
11minut
1-?hodin
?minut
11min
Konkrétní proces: místní poplatky
www.uherskybrod.cz
Konkrétní proces: strategické plánování
www.uherskybrod.cz
První výstup projektu: KATALOG SLUŽEB• Katalog služeb je jedním z hlavních výstupů projektu. Katalog služeb
obsahuje kompletní informace o službách/agendách, které jsou na Městském úřadě Uherský Brod vykonávány.
• Katalog služeb je zpracován ve formě tabulky, která obsahuje v upravené formě informace uvedené zaměstnanci.
• Katalog služeb tedy obsahuje následující informace o službách, které jsou v rámci úřadu prováděny:• ID, Charakter agendy, Druh, Název služby, Vlastník, Zastupitelnost vlastníka, Výkonný
pracovník, Zastupitelnost výkonného pracovníka, Výstup služby, Koncový zákazník, Co služba, Relevantní, Podmínky poskytnutí služby, Prostředky/vybavení, Schvalovací úroveň, Objem, Provozní doba, Parametry kvality, Náklady na jednotku, Stav
• Katalog služeb by nemůže být „mrtvým“ dokumentem. Kromě vytištěné verze je katalog používán hlavně v elektronické verzi, která je pravidelně aktualizována.
www.uherskybrod.cz
Druhý výstup projektu: KATALOG ROLÍ• Katalog rolí je další z hlavních výstupů projektu a představuje ho
soubor matic RACI. Matice RACI znázorňuje role, práva a povinnosti u klíčových procesů (služeb) na úřadě. Tento soubor také vyjadřuje odpovědnost jednotlivých subjektů za průběh procesů po jednotlivých krocích.
• Výstup má podobu tabulky, která má ve svislé ose posloupnost jednotlivých kroků (činností), z nichž se proces skládá; vodorovná osa obsahuje všechny zapojené. Ve vzniklé mřížce jsou potom definovány role jednotlivých subjektů u každého kroku procesu.• R (Responsible) role spočívá v zajištění výkonu jednotlivých kroků v procesech.• A (Accountable) subjekt (zaměstnanec, orgán města apod.), kterému je přiřazena tato
role, je zodpovědný za danou činnost, případně za celý proces.• C (Consulted) osoba „poskytující konzultace“.• I (Informed) osoba „informovaná“. Rolí spočívá v tom, že daný člověk nebo další subjekt
je informován o průběhu a/nebo rozhodnutích v rámci konkrétního služby.
www.uherskybrod.cz
Katalog rolí: MATICE RACI• Matice RACI představují
relativně jednoduchý nástroj pro definici a kontrolu odpovědnosti za provádění procesů. Jako takový přestavuje tento nástroj jeden z klíčových prvků systému procesního řízení v systému řízení úřadu. Kromě odpovědnosti může být matice RACI využita také k definici oprávnění k výkonu činností v rámci procesu a k určení povinností jednotlivých subjektů při zajišťování procesu (agendy).
www.uherskybrod.cz
Katalog rolí (matice RACI): rozpočet města
www.uherskybrod.cz
Dotazy?!?Děkuji za pozornost
Ing. Kamil Válektajemník městského úřadu
Město Uherský Brodkamil.valek@ub.cz
www.uherskybrod.cz
top related