Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013

Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)

ww

w.agodi.be

AgODi

Opleiding voor schoolsecretariaten2012 - 2013

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 2

Inleiding (1)SCHOLENMATERIE Doel van deze cursus?

ABC voor beginners Hoe is de cursus opgebouwd?

Communicatiestroom tussen school en AgODi

Processen tijdens een schooljaar.Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 3

Inleiding (2) OnderwijskettingLeerlingen

Leerlingenadministratie en het leerlingendossier

-> Afdeling scholen basisonderwijs en

CLBLestijdenpakket …

Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel

basisonderwijs en CLBPersoneel

ww

w.agodi.be

AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Terminologie (1)

Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur:

023077 211 42011 12instellingsnummer

hoofdstructuurNIS-code

Soort instelling en IM

4

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (2)Wat is een instelling/school/niveau/vestigingsplaats / administratieve groep?

BV. basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijsinstellingsnummer 15 Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve

zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111

− Administratieve groep: kleuterklas Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211

− Administratieve groepen: 1ste lj, 2e lj, 3e lj Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen

Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211− Administratieve groepen: 4e lj, 5e lj, 6e lj

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 5

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (3)Wat is een BO-school /type /pedagogische eenheid of leerlingengroep?

Bv. basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijsinstellingsnummer 16 Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent

Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121− Administratieve groep kleuterklas type 4*

– PE1, PE2 Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221

− Administratieve groepen: lager ond. type 4 en type 8*– PE1, PE2, PE3, PE4

*Type 4 en type 8 -> zie BO-typesPE = pedagogische eenheid

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 6

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (4)BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types:

type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen.

De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 7

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (5) Programmatie van een school: oprichting Herstructurering van een school: wijziging in de structuur

van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau (+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types)

Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen

Teldag (1ste schooldag van oktober/februari)

Instapdag (1ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1ste schooldag februari en na hemelvaart)

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 8

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (6) BAO: basisonderwijs AN: anderstalige nieuwkomers GAN: gewezen anderstalige

nieuwkomers GOK: gelijke onderwijskansen SES: socio-economische status SOL: speciale onderwijsleermiddelen LVB: levensbeschouwelijke vakken CLB: centrum voor leerlingenbegeleiding KR: klassenraad …

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 9

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (7) GON: geïntegreerd onderwijs

samenwerking tussen gewoon en BO voor leerlingen met handicap en/of leer-

en opvoedingsmoeilijkheden volgen les in gewoon onderwijs met hulp vanuit het buitengewoon

onderwijs begeleiding kan niveau-overschrijdend

ION: inclusief onderwijs (enkel type 2)

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 10

ww

w.agodi.be

AgODi

Terminologie (8) OAH: Onderwijs aan huis

TOAH Tijdelijk onderwijs aan huis POAH Permanent onderwijs aan huisonderwijsverstrekker: leerkracht

Huisonderwijs kiezen voor huisonderwijs of onderwijs

in een school onderwijsverstrekker: ouders/derden

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 11

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 12

Gegevensdoorstroom (1) Hoe gebeurt de communicatie?

Zendingen Formulieren Dienstbrieven E-mail -> nazicht formulier BAO

‘Algemene gegevens’! Telefoon -> contactpersonen AgODi-

website

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Gegevensdoorstroom (2)

Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden

Doorgeven schoolgegevens

Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-en BKL-formulieren

Leerplichtcontrole Verificatie

Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen en Discimus

13

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 14

Inschrijving (1) Inschrijving leerling

Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement

Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke school!

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 15

Inschrijving (2) Info:

Wetwijs ‘inschrijvingen leerlingen’

Regelgeving omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 16

Inschrijving (3) Toelatingsvoorwaarden

Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad−Aanwezigheid in kleuteronderwijs of

taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs

Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs

Info: Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 17

Inschrijving (4) Inschrijvingsdocumenten: o.a.

identiteitsbewijs (rijksregisternummer!) attest trekkende bevolking attest thuisloos/plaatsing coëff.

1,5 formulier keuze levensbeschouwelijke vakken formulier leerlingenkenmerken verklaring ivm onthaalonderwijs …Formulieren laten ondertekenen én dateren!

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 18

Inschrijving (5) Registratie in de databank

Stamboek Uniek stamnummer Begindatum & instapdata (< 3-jarigen gewoon

ond) Uitprint voor verificateur Overzichtslijst met leerlingenaantallen

Info Wetwijs ‘Controle leerlingen in het gewoon/buitengewoon onderwijs’

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013

Leerlingenzendingen (1)

Zending eerste drie schooldagen

Zending 1 oktoberGON-zending

Zending 30/06 kleuter-aanwezigheden

Zending 1 februari

Zendingen problematische afwezigheden

19

ww

w.agodi.be

AgODi

Leerlingenzendingen (2) Algemeen principe:

Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6 – uitz. zending probl. afwez.)

Terugzendingen Info over doorgestuurde gegevens:

Leerlingenaantallen + alle details Info over de verwerking v/d zending:

Verwerkt? Fouten? Extra: leerlingenkenmerken, rijksregisternummers

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 20

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 21

Leerlingenzendingen (3)Info: Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs’

E-mail: leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.beGewoon onderwijs:

Antwerpen: 02 553 99 32 Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 02 553 92 17Limburg: 02 553 99 33Oost-Vlaanderen: 02 553 92 05Vlaams-Brabant: 02 553 92 17West-Vlaanderen: 02 553 93 87

Buitengewoon onderwijs: 02 553 92 04

ww

w.agodi.be

AgODi

Discimus (1)Situering: Vraag van de minister naar realisatie van een

geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van inschrijvingen afwezigheden attesten schoolloopbanen kenmerken van leerlingen…

Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn…

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 22

ww

w.agodi.be

AgODi

Discimus (2)Deelnemers: Gewoon en buitengewoon basis- en

secundair onderwijs, uitgezonderd type 5

Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)

Latere fase Buitengewoon onderwijs type 5 Deeltijds kunstonderwijs Syntra

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 23

ww

w.agodi.be

AgODi

Discimus (3) Automatische uitwisseling van gerealiseerde in- en

uitschrijvingen Dus geen weigeringen en geen aanmeldingen

Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar

Ontbrekende rijksregisternummers en BIS-nummers kunnen worden opgevraagd via het schooladministratiepakket

Vanaf schooljaar 2013 – 2014: Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens

− Vanaf februari 2013 kunnen scholen dit al uittesten

− Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens Uitwisseling van leerlingenkenmerken, …opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 24

ww

w.agodi.be

AgODi

Discimus (4) Eén omzendbrief voor basis- én

secundair onderwijs Contactpersonen in afdelingen

‘scholen’ Lijst van FAQ’s voor scholenLink: DISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelen

Scholen krijgen ook via Schooldirect infoopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 25

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 26

Schoolveranderingen (1) Schriftelijk na 1ste schooldag van

september

Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn

Aangetekend Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag

na melding

Getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag

na ontvangstmelding

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 27

Schoolveranderingen (2)Voorbeeld ter verduidelijking:

Een kleuter is vanaf 1ste schooldag september ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld.

-> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A.-> Kleuter telt niet mee voor instap na de paasvakantie.

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 28

Aanwezigheden (1) Codes kleuteronderwijs

L = te laat gekomen A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie) Vertikaal streepje (l) = aanwezig (…) Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken! Evt. subtotalen bij kleuters ifv de

toelatingsvoorwaarden lager onderwijs

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 29

Aanwezigheden (2) Codes lager onderwijs

Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts) Code H bij revalidatie + revalidatiedossier Code R bij religieuze feestdag, begrafenis…

− mits officieel doc./verklaring ouders Andere codes zoals Q, S, P, O, …

− mits attest én toestemming directie! Code B bij ongewettigde afwezigheid +

begeleidingsdossier (…)

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 30

Aanwezigheden (3) Info:

Wetwijs ‘Aanwezigheden’ Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het

basisonderwijs’BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 31

Klasseren Algemene regel: op stamnummer

Inschrijvingsdocumenten Formulieren leerlingenkenmerken (GOK-

formulieren) Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en

protocols)…

Afwezigheidsattesten:Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling

Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken:Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 32

Verificatie (1) O.a. controle van de leerlingengegevens

Inschrijvingsregister en -documenten Stamboekregister Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters, begeleidings- en

revalidatiedossiers …

Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden

Verificatieverslag

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 33

Verificatie (2) Info:

Wetwijs thema ‘Controle…’ of ‘Verificatie’

Regelgeving: Omzendbrieven:

BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006)BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006)

Bijlagen en linken!

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 34

Omkadering (1) Lestijdenpakket op schoolniveau

LT volgens de schalen: op basis van schoolkenmerken

SES-LT: op basis van leerlingenkenmerken−Taal −Opleiding moeder−Schooltoelagen

Aanvullende LT (LT voor godsdienst, niet-confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing, LT OAH …)

ww

w.agodi.be

AgODi

Omkadering (2) Uren- en puntenpakketten op

schoolniveau Uren kinderverzorging…. Punten ICT en administratieve

ondersteuning (punten zorg enkel voor scholen die niet in scholengemeenschap zitten)

Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap (punten zorg en stimulus)

+ GON-eenheden, GOK-LT in BO (…)

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 35

ww

w.agodi.be

AgODi

Werkingstoelagen (1) Werkingsbudget Nascholing Geïntegreerd onderwijs ICT-coördinatoren Anderstalige nieuwkomers Vervoerskosten OAH,

gemeenschapsbijdrage, ION-toelage

Omzendbrief BAO/2002/04 – Overzicht toelagen

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 36

ww

w.agodi.be

AgODi

Werkingstoelagen (2) Timing

voorschot : januari (50%) saldo: juni (50%) derde schijf: afhankelijk van

begrotingscontrole

Bestaat uit drie delen: Objectieve verschillen (niet voor VGO) Leerlingenkenmerken Schoolkenmerken (= basisfinanciering)

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 37

ww

w.agodi.be

AgODi

Werkingstoelagen (3)Leerlingenkenmerken −Taal -> ifv omkadering én toelagen−Opleiding moeder-> ifv omkadering én

toelagen−Schooltoelagen-> ifv omkadering én

toelagen−Buurt-> enkel ifv toelagen

Schoolkenmerken (= basisfinanciering)−niveau van de school−leerlingenaantal op de teldatum−(1e schooldag van februari schooljaar X-1

of 1e schooldag van oktober schooljaar X)opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 38

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 39

Schoolbeheerteam (SBT) Behandeling van dossiers en aanvragen:

Dienstbrieven Programmaties, herstructureringen, fusies Wijzigingen schoolgegevens

−naam directie−e-mailadres …

Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis

Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN Verwerking documenten ivm aanwending

omkadering …

ww

w.agodi.be

AgODi

BAO’sGewoon basisonderwijs BAO-formulieren:

BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school

‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering

Herberekening in het kleuteronderwijs Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…)

Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03 (BaO/2003/04)

opleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 40

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 41

BKL’sBuitengewoon kleuter- en lager onderwijs Invullen van de BKL-formulieren

Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat

Berekening urenpakket internaten …Ook BAO Algemene gegevens

Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’BaO/2003/05 van 06-10-2003

ww

w.agodi.be

AgODiopleiding schoolsecretariaten 2012 - 2013 42

Contact http://www.ond.vlaanderen.be

http://www.agodi.be

Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a.

Dossierbeheerder schoolbeheerteam

Dossierbeheerder werkstation Verificateur (…)