Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) w w w . a g o d i . b e AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten 2012 - 2013
Jan 04, 2016
Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Opleiding voor schoolsecretariaten2012 - 2013
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 2
webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 3
Overzicht programma
webEDISON1.situering binnen AgODi
2.elektronische communicatie
3.toegang
4.gebruik
5.help !
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 4
EDISON : Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Scholen en ministerie van ONderwijs elektronisch sedert 1995 2008 : webEDISON
diensten van AgODi : scholen : berekenen van omkadering en toelagen, … personeel : uitbetaling wedde en vergoedingen, …
informatie nodig : leerlingengegevens, inschrijvingen, … personeel : opdrachten, dienstonderbrekingen,
rekeningnr, … tijdig en correct
1. situering webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 5
informatiestroom school ministerie ministerie school
1. situering webEDISON
webEDISON
webEDISON = elektronische postbode beveiligd communicatiekanaal bevat zelf geen gegevens over leerlingen of
personeel
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 6
Informatie doorgeven en ontvangen : stap per stap.
1ste stap : uw softwarepakket
1. inbrengen informatie, rekening houden met reglementeringo hoe ? zie uw softwareleveranciero wat, wanneer ? zie de cursus over personeels- en
leerlingenadministratie2. aanmaken "zending" vanuit softwarepakket
2. elektronische communicatie
ZENDING
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 7
ter informatie : voorbeeld van zendingsbestand
wordt direct op uw PC aangemaakt of moet afgehaald worden
moet in de juiste map staan zodat webEDISON het kan terugvinden (zie verder bij "mappenset")
2. elektronische communicatie
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 8
2de stap : zending versturen aanmelden bij webEDISON (zie verder) versturen van klaarstaande zending(en)
- meerdere zendingen kunnen samen verstuurd worden- zendingen kunnen meerdere keren per dag verstuurd worden
resultaat : de zending staat klaar om verwerkt te worden
vóór 20u30 verstuurd : nog diezelfde nacht verwerkt
ZENDING ZENDING
webEDISON
2. elektronische communicatie
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 9
3de stap : nachtelijke verwerking verwerken zendingen opname informatie in de elektronische dossiers klaarzetten terugzendingen
gebeurt automatisch
ZENDING
TERUG-ZENDING
2. elektronische communicatie
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 10
4de stap : afhalen terugzendingen aanmelden bij webEDISON afhalen van klaarstaande terugzending
- meerdere terugzendingen kunnen afgehaald worden- terugzendingen kunnen meerdere keren afgehaald worden
resultaat : de terugzendingen staan op uw PC of netwerk
TERUG-ZENDING
TERUG-ZENDING
webEDISON
2. elektronische communicatie
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 11
5de stap : verwerken terugzendingen er zijn 2 soorten terugzendingen
- gestructureerde : bestemd voor softwarepakket- leesbare : afdrukbaar
terugzendingen bevatten belangrijke informatie
2. elektronische communicatie
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 12
2. elektronische communicatie
Onderwijs (AgODi)
Mainframe
internetinterne
t
Instellingen(Directeur, medewerker, …)
1
2
3
4
5
School
webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 13
2. elektronische communicatie
Discimus
internet
Discimus
Instellingen(Directeur, medewerker, …)
1
School
Onderwijs (AgODi)
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 14
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 15
1. op internet, via webbrowser
2. alleen met elektronische identiteitskaart en/of federaal token
3. toegangsrechten vereist
3. toegang tot webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 16
toegang op internet via uw webbrowser
internet explorer of firefox
adres : http://webedison.vlaanderen.be
3.1 webbrowser
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 17
3. toegang tot webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 18
toegang webEDISON: enkel met token of eID
3.2 eID - fed.token
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 19
toegang webEDISON: enkel met token of eID
beide zijn bruikbaar reserve
geven ook toegang tot persoonlijke gegevens op andere websites (taxonweb, mutualiteit, …)
wees voorzichtig met doorgeven van wachtwoord, pincode, …
3.2 eID - token
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 20
toegangsrechten vereist
webEDISON is een beveiligde website enkel toegankelijk met de juiste
toegangsrechten
de directeur bepaalt zelf wie zendingen mag doen voor de school (is "Edisonbeheerder")
de directeur kan rechten verlengen en stopzetten
aanmelden bij "webIDM/gebruikersbeheer"
de toegangsrechten kunnen voor ten minste één dag tot maximaal 15 maand toegekend worden
3.3 toegangsrechten
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 21
mogelijke toegangsrechten
er zijn twee rechten voorzien :- personeelsadministratie- leerlingenadministratie
combinaties zijn mogelijk :- meerdere rechten binnen één school- rechten voor meerdere scholen
3.3 toegangsrechten
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 22
belang van toegangsrecht toegang tot webEDISON
binnen webEDISONversturen zendingen / afhalen terugzendingen :− enkel voor de school waarvoor u rechten heeft− enkel het soort waarvoor u het recht heeft
(personeel/leerlingen)
daarom :− waarschuwing bij het aanmelden als recht gaat
vervallen− mogelijkheid om zelf rechten na te kijken− verwittiging directeurs via Schooldirect
3.3 toegangsrechten
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 23
verwittiging bij aanmelden in webEDISON
contacteer de directeur om het recht tijdigte verlengen
merk op : een recht kan verlengd worden vóór het vervalt
3.3 toegangsrechten
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 24
zelf nakijken van rechten mijn profiel > mijn rechten
− welk recht, voor welke school, begin- en einddatum
− aanduiding (in het rood) van rechten die gaan vervallen
− contacteer uw EDISON-beheerder indien rechten ontbreken of verlengd moeten worden
3. toegangsrechten
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 25
4 schermen :1. overzicht zendingen2. verzenden3. fouten afmelden4. terugzendingen afhalen
4. gebruik van webEDISON
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 26
Informatie over verstuurde zendingen : status verzonden op instellingsnummer referentienummer verstuurd door
sorteren : klik op titel van kolom
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 27
Status (ok) : Geldig: de zending is verstuurd en geldig bevonden
door centraal systeem maar nog niet verwerkt. In verwerking: inhoudelijke verwerking moet nog
gebeuren en terugzendingen moeten nog worden aangemaakt.
Terugzendingen af te halen: voor deze zending zijn er terugzendingen die u nog niet heeft afgehaald.
Terugzendingen afgehaald: voor deze zending heeft u de terugzendingen al afgehaald.
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 28
Status (niet ok): Fout in zending: de zending is structureel ongeldig. Afgemeld: er was een fout in de zending en u heeft
deze fout afgemeld.
De zending wordt NIET VERSTUURD.Er moet een nieuwe, correcte zending aangemaakt en verstuurd worden.
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 29
referentienummer :aanklikken geeft meer info over de
verwerking van de zending verstuurd op … verstuurd door … terugzending beschikbaar op … terugzending afgehaald op … door … terugzending geplaatst in bestand … in
map …
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 30
voorbeeld historiek (klik op referentienummer) :
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 31
verzonden door / afgehaald door : persoon die de zending verstuurd
afgehaald heeft u ziet ook de zendingen van uw collega's
met dezelfde rechten
4.1 overzicht zendingen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 32
probleem : niets te zien in overzicht het overzicht is leeg toch hebt u zendingen verstuurd(bvb na vakantieperiode)
4.1 overzicht zendingen
oplossing : controleer uw rechten pas de "zoekcriteria" aan
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 33
4.1 overzicht zendingen
controleer uw rechten : via "mijn profiel" > "mijn rechten" misschien zijn deze ondertussen vervallen vervallen rechten opnieuw toekennen :
door directeur
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 34
4.1 overzicht zendingen
zoekcriteria : webEDISON bewaart alle zendingen 14
maand u krijgt die niet allemaal te zien de selectie gebeurt op basis van de
"zoekcriteria" bekijken en wijzigen : klik op "zoekcriteria"
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 35
4.1 overzicht zendingen
mogelijke zoekcriteria :
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 36
4.1 overzicht zendingen
pas de zoekcriteria aan, bvb na kerstvakantie :− wijzig de periode naar afgelopen 4 weken
− of kies voor meest recente 50, 100, 500, …
− of geef begin- en einddatum op
druk op
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 37
versturen van zendingen lijst van klaarstaande zendingen volgens uw rechten "alles verzenden" of "selectie verzenden"
4.2 verzenden
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 38
selecteren van zendingen sorteren : klik op kolomtitel "toon uitgebreide tabel"
− instellingsnummer− soort zending
4.2 verzenden
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 39
na het verzenden u komt in scherm "overzicht zendingen" controleer de status : "in verwerking" = OK
4.2 verzenden
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 40
probleem : geen zendingen gevonden in webEDISON ziet u geen zendingen toch hebt u zo pas zendingen aangemaakt
4.2 verzenden
oplossing : controleer uw rechten
−"mijn profiel" > "mijn rechten"−als u bv. enkel het recht "personeel" heeft, zal u
geen zendingen voor leerlingen zien bekijk de inhoud van de map voor
zendingen−via "verkenner", staan daar zendingsbestanden ?
controleer de instelling van uw mappenset−juiste mappenset ingesteld ?−juiste "map voor zendingen" ?
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 41
4.2 verzendenmappenset :
klik op "mappen instellen" elke mappenset bevat 2 mappen :
- map voor zendingen- map voor terugzendingen
in de "map voor zendingen" - zoekt webEDISON de zendingen- moet het softwarepakket de zendingen plaatsen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 42
4.2 verzenden
mappenset :
meerdere mappensets zijn mogelijk mappensets kunnen interessant zijn indien
u in meerdere scholen werkt : bvbmappenset "school1" : c:/edison.win/tosend …mappenset "school2" : n:/zendingen/ …
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 43
probleem : vreemd bestand er staat een vreemd bestand tussen de
zendingen (foto, filmpje, pdf-document, …) wordt in het rood aangeduid is waarschijnlijk per vergissing in map voor
zendingen geplaatst (bv. via download)
4.2 verzenden
oplossing : ga via verkenner naar de map met
zendingen verwijder of verplaats het bestand
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 44
lijst van de foutieve zendingen meer informatie over fout : klik op
referentienummer maak een correcte zending aan verstuur de correcte zending afmelden
− afmelden = verwijderen "herinnering"− fout wordt niet vanzelf opgelost
4.3 fouten afmelden
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 45
lijst van de beschikbare terugzendingen volgens uw rechten & de zoekcriteria status "af te halen" en "afgehaald" "alles afhalen" of "selectie afhalen"
(alles = alles op het scherm)
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 46
selectie van terugzendingen sorteren : klik op kolomtitel zoekcriteria
− status (bvb "af te halen")− periode (bvb oktober vorig schooljaar)− instellingsnummer
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 47
vb. 1 : alle nog niet afgehaalde terugzendingen sedert 1 januari
in de zoekcriteria :• status : "Terugzendingen af te halen"• periode van : 01/01/2012
• druk op "zoek"• druk op "alles afhalen"
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 48
vb. 2 : alle terugzendingen voor leerlingen van oktober 2011
in de zoekcriteria :• status : "Alle statussen"• soort : "I&L. ADM"• periode van : 01/10/2011• tot en met : 31/10/2011
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 49
waar zullen de terugzendingen terecht komen ?
bij afhalen komen de terugzendingen terecht in
− "map voor terugzendingen" van de ingestelde mappenset wijzig indien nodig vóór het afhalen
− submappen • "instnr/gestruct" : bedoeld voor
softwarepakketten• "instnr/leesbaar" : leesbare en afdrukbare tekst worden indien nodig automatisch aangemaakt
– bestandnaam :• 1e letter : P (personeel) of L (leerlingen)• 2e letter : L (leesbaar) of S (gestructureerd)vb: PL001234567.txt is leesbare terugz. personeel
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 50
voorbeeld : − terugzending voor instellingsnummer 000002− map voor terugzendingen :
"c:/edison.win/receive"
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 51
na afhalen :− gestructureerde terugzendingen komen in map
"c:/edison.win/receive/000002/gestruct"− leesbare terugzendingen komen in map
"c:/edison.win/receive/000002/leesbaar"
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 52
merk op :− het is mogelijk om terugzendingen voor
verschillende scholen af te halen, die komen automatisch in de bijhorende submap terecht
− terugzendingen kunnen meerdere malen afgehaald worden
belangrijk− terugzendingen bevatten belangrijke informatie,
zowel voor personeel als voor leerlingen
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 53
waar staan de afgehaalde terugzendingen ?
klik op het referentienummer van de afgehaalde tz
Terugzending (refnr=…, instelling=…, (bestandsnaam=001811008.txt) afgehaald door gebruiker "…" op locatie "c:/edison.win/receive/000018/leesbaar/".
4.4 terugzendingen afhalen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 54
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 55
1. online handleiding & veel voorkomende vragen
2. boodschappenvenster & handige links
3. EDISON-helpdesk
5. help !
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 56
1. online handleiding & veel voorkomende vragen
pagina's in webEDISON met :− Stap voor stap uitleg− schermafdrukken− links
worden regelmatig aangevuld en actueel gehouden
opzoeken via google
5. help !
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 57
online handleiding :
5.1 online handleiding
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 58
rechtstreekse link naar handleiding in webEDISON
5.1 online handleiding
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 59
veel voorkomende vragen− technische onderwerpen (bv. Java)− vragen over eID en token
5.1 veel voorkomende vragen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 60
veel voorkomende vragen− gebruik van webEDISON : versturen zendingen,
afhalen terugzendingen, …− foutmeldingen
5.1 veel voorkomende vragen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 61
veel voorkomende vragenStap voor stap uitleg, schermafdrukken, links, …
5.1 veel voorkomende vragen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 62
opzoeken via googlebvb : webEDISON gebruiken op een nieuwe
computer
5.1 veel voorkomende vragen
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 63
2. boodschappenvenster tips, aankondiging werkzaamheden, … handige links
5. help !
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 64
3. EDISON-helpdesk
5. help !
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 65
bereikbaar tijdens kantooruren (8u - 17u)− 02 / 553 90 90− [email protected]
niet voor : − inhoudelijke vragen over dossiers personeel en
leerlingen− betekenis van foutmeldingen in terugzendingen− gebruik van uw softwarepakket− …
voor alles wat met de communicatie zelf te maken heeft− het gebruik van webEDISON : versturen zendingen,
afhalen terugzendingen, fouten afmelden, instellen van mappensets en zoekcriteria, …
− assistentie bij beheer van toegangsrechten− technische problemen met webEDISON− …
5.3 EDISON-helpdesk
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 66
ww
w.a
god
i.be
AgODiOpleiding schoolsecretariaten 2012- 2013 67
bedankt voor uw aandacht