Modul pembayaran span

MODUL PEMBAYARAN SPAN

SEKSI BANK GIRO POS

ALUR PROSES MODUL PEMBAYARAN SPAN

Pembuatan Data Tagihan

Validasi Tagihan

dan Persetujua

n Awal

Review Tagihan

dan Persetujuan Tagihan

Pembuatan

Permintaan Proses

Pembayaran dan

Persetujuan

Pembayaran

I N V O I C I N G PAY M E N T

SEKSI BANK GIRO POS

Manajemen Pembayaran

SPAN

Penerbitan SP2D dan Pengesahan

Perekaman Tagihan (SPM Retur, SPM PP,

dll)

PENERBITAN SP2D DAN PENGESAHAN

ALUR PROSES PEMBAYARAN PADA SEKSI BANKSta

ff F

O P

D Menerima, Mengunggah, Membandingkan SPM dan ADK serta kelengkapannya

Sta

ff M

O P

D Review Tagihan

Kasi

PD Review

TagihanSPPT

Sta

ff B

ank Laporan Jatuh

Tempo

PPR

Kasi

Bank Release

Pembayaran/ Pengesahan

Pengesahan Negatif

JENIS ALUR PROSES PAYMENT

Invoicing

(SPPT)

Staff Bank

Kasi Bank

Pembayaran, Nihil, Pengesahan Positif

Pembuatan Permintaan Proses Pembayaran (PPR)

Persetujuan Pembayaran (Release

Payment)

On-line

Off-line

XML to Intermediate

Server

Cetak Dokumen Pembayaran

Kasi Bank

Pengesahan Negatif

Pembayaran(Release Payment)

Off-line

• Untuk mengetahui tagihan yang jatuh tempo per tanggal hari ini atau beberapa hari kedepan,

• Untuk mengetahui bank operasional/dummy yang akan digunakan,

• Untuk mengetahui tagihan yang bernilai negatif,

• Untuk membantu pada saat menjalankan PPR dan membandingkan dengan SPPT yang telah diterbitkan Seksi Pencairan Dana,

• Nama permintaanDaftar Tagihan Disetujui Pertanggal Jatuh Tempo

Daftar Tagihan Disetujui Pertanggal Jatuh Tempo Perbank

• Pada saat tagihan telah dibayarkan maka tidak akan muncul kembali pada laporan ini

• Staff Bank dapat menghapus tagihan dari PPR

STAFF BANK: LAPORAN JATUH TEMPO

• PPR (Payment Process Request) atau Proses Permintaan Pembayaran merupakan proses pemilihan tagihan sesuai dengan parameter untuk dibayarkan.

• Syarat Tagihan dapat masuk ke dalam PPR:

• Divalidasi

• Disetujui

• Belum dibayarkan dan tidak dalam proses pembayaran

• Pembuatan PPR menggunakan template untuk mempermudah pengisian parameter.

• Peraturan penamaan PPR :

kodekppn_namarekeningpembayar_valuta_tanggalbulantahun_3digitsequencesMisal: 019_RPKBUNPMANDIRI_IDR_29102013_001

• Peraturan penamaan Template PPR:

Kodekppn_namarekeningpembayar_valuta

misal: 019_RPKBUNPMANDIRI_IDR

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 1

• Pembuatan PPR atau Template PPR harus memperhatikan beberapa hal berikut:

• Tanggal jatuh tempo tagihan

• Metode Pembayaran

• Group Pembayaran

• Mata Uang Pembayaran

• Tanggal Pembayaran

• Rekening Pembayar (Pencairan Rekening Bank)

• Nomor Dokumen Pembayaran

• Nilai Tukar Pembayaran

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 2

• Tanggal Jatuh Tempo Tagihan:

• Transisi: Menggunakan hari yang sama pada saat SPM diterima

• Future dan BA BUN: Akan menggunakan perhitungan “Payment Term”

• Payment Term terdiri dari:

• 1 Hari sampai dengan 30 Hari Jatuh tempo akan dihitung H+1 sampai dengan H+30 hari kerja

• Segera Jatuh tempo pada hari yang sama

• Gaji Jatuh tempo pada hari kerja pertama bulan berikutnya

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 3

• Metode pembayaran:

• Transfer Dana Elektronik, untuk tagihan yang akan menyebabkan uang keluar dari rekening pada SPAN

• Nihil, untuk tagihan yang bernilai NOL, atau penerimaan sama dengan pengeluaran

• Pengesahan, untuk tagihan BLU, Hibah Kas Langsung, Hibah BJS,serta SP3 (KPPN Pinjaman dan Hibah)

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 4

• Group pembayaran:

• 1 rekening di modul Manajemen Kas yang dapat digunakan oleh KPPN tertentu, maka 1 group pembayaran yang akan dibentuk

• Rekening pembayaran dikelola oleh modul Manajemen Kas

• Group Pembayaran dikelola oleh modul Pembayaran

• Perencanaan kas oleh modul Manajemen Kas salah satunya diperoleh dari Group Pembayaran yang ada pada Tagihan

• Kode unik Group Pembayaran sejalan dengan kode rekening bank pada CM, misal kode rekening CM adalah D0009, maka di group pembayaran KPPN 019 adalah 019-D0009, dimana D0009 digunakan pula oleh segmen bank pada Bagan Akun Standard.

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 5

• Kode khusus rekening bank

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 6

Kode

Jenis Keterangan Contoh Naming

D RPKBUN P BNI, BRI, BTN, Mandiri RPK BUN P SPAN BNI5 Transito Hibah BJS Per KPPN TRANSITO HIBAH 019E Retur Per Rekening Retur RR BO I P SPAN BNIF BO Gaji Per Rekening BO2 Gaji RPK BUN P Gaji BNIH UP Nihil Per KPPN Nihil Transito UP KPPN JAKARTA IIH Nihil Lainnya Per KPPN

L BO III Per Rekening BO3 BO3 BPD DKI KPPN JAKARTA II9 Escrow Per EscrowX BLU Per Satker BLU Pusat Investasi Pemerintah

(449611)5 Transito Hibah Kas

Langsung

Per Satker Per Register TRAHIBAH527031-J072094001

• Tanggal Pembayaran

• Untuk tagihan jatuh tempo hari ini, dengan SPPT terbit hari ini sebelum jam 13.20 maka tanggal pembayaran adalah hari ini

• Untuk tagihan jatuh tempo hari ini, dengan SPPT terbit hari ini setelah jam 13.20 maka tanggal pembayaran adalah hari kerja berikutnya

• Tanggal Pembayaran terkait dengan perencanaan kas di PKN dan transfer kebutuhan dana tiap Bank Operasional.

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 7

• Rekening Pembayar (Pencairan Rekening Bank)

• Harus sejalan dengan nama template PPR dan Group Pembayar, jika tidak maka dapat terjadi GAGAL BAYAR

STAFF BANK: PEMBUATAN PPR 8

Nama Template

PPR

Rekening Pembayar

Group Pembayara

n

• Kasi Bank melakukan review atas PPR yang dibuat oleh staffnya

• Kasi Bank dapat menghapus tagihan dari PPR

• Untuk Bank Online (BRI, BTN, BNI, Mandiri),

• XML terbentuk secara otomatis dan dikirimkan ke intermediate server untuk diambil oleh Bank Operasional

• Satker dapat dikirimkan Daftar SP2D untuk Satker

• Untuk Bank Offline (BO2, BO3 Mitra KPPN)

• SP2D akan tercetak otomatis menggunakan kertas pre-printed pada printer dotmatrik

• SP2D akan dikirimkan secara manual, dan satker mendapatkan salinannya

• Untuk Bank Dummy

• Nihil dan Pengesahan akan dicetak dan diberikan kepada satker

KASI BANK: RELEASE PEMBAYARAN

• Pengesahan negatif dilakukan terhadap tagihan yang memiliki nilai penerimaan lebih besar dari pengeluaran

• Tagihan negatif harus didahulukan sebelum melakukan PPR terhadap group pembayaran yang sama

• Tagihan yang mungkin untuk negatif:

• Pengesahan Badan Layanan Umum

• Pengesahan Hibah Kas Langsung

• Tipe supplier yang digunakan adalah tipe 1, yaitu Satker, dimana nama supplier adalah kode satker

• Metode Pembayaran adalah Pengesahan

• Bank Pembayar/Group Pembayaran:

• BLU = persatker

• Hibah Kas Langsung = Persatker Per-Register

KASI BANK: PENGESAHAN NEGATIF

• Pembuatan Template Pembayaran

• Tanggal Pembayaran

• Kelompok Bayar

• Cek progres Pembayaran

PERLU DIPERHATIKAN

PEREKAMAN DAN VALIDASI TAGIHAN

ALUR PROSES PEMBUATAN TAGIHAN PADA SATKER BA BUN KPPN

Sta

ff P

PK Perekam

an Tagihan

PPK Validasi

TagihanPersetujuan AwalSPP (jika diperlukan)

PPSPM Review

TagihanSPMKoreksi

• Staff PPK pada BA BUN KPPN adalah Staff Bank

• Perekaman tagihan dapat dilakukan dengan 3 cara:

• Manual

• Upload, apabila dapat menghasilkan ADK Upload PMRT

• Form Penarikan Data SPAN (PBB Sharing dan PFK)

• Kondisi yang sudah harus ada sebelum perekaman tagihan:

• DIPA apabila menggunakan DIPA

• Supplier

• Kontrak apabila menggunakan kontrak

• Periode Akuntansi “OPEN” atau “Future Open”

• Data Penerimaan pada SPAN (PBB Sharing, Retur)

• Lampiran bukti tagihan dapat dilampirkan dalam bentuk PDF

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 1

• Perekaman tagihan dengan mekanisme Batch, dimana dalam satu batch terdapat satu atau lebih data tagihan

• Aturan Nama Batch Normal adalah: PMRTAAABBBBBBYYYYMMDDSSS

• PMRT = Payment Management Resume Tagihan

• AAA = Kode KPPN

• BBBBBB = Kode Satker

• YYYYMMDD = Tahun Bulan Tanggal

• SSS = sequences

• Contoh : PMRT01999906220131029001

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 2

• Bagian data yang harus direkam

• Header Tagihan

• Baris Tagihan (Tab 2), termasuk distribusinya

• Penerima Tagihan (Tab 5 / Jadwal Pembayaran)

• Penomoran Tagihan

• Aturan Penomoran Umum: SSSSST/BBBBBB/YYYY

• SSSSS = Sequences

• T = Tagihan

• BBBBBB = Kode Satker

• YYYY = Tahun

• Misal : 00001T/999062/2013

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 3

• Jatuh tempo tagihan dihitung berdasarkan Payment Term pada header tagihan

• Dalam perekaman tagihan harus memperhatikan tanggal jatuh tempo yang dihitung berdasarkan:

• Perkiraan PPK melakukan persetujuan awal

• Perkiraan PPSPM melakukan persetujuan pertama dan mengirimkan SPM kepada KPPN

• Dalam hal SPM dikirimkan kepada KPPN setelah lewat jatuh tempo, maka KPPN dapat menolak SPM

• Jatuh tempo tagihan terkait dengan penyediaan dana oleh PKN

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 4

• Perekaman Retur

• Suplier menunggu update

• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur yang sudah di RKUN

• Jenis Tagihan = 622

• Bank Operasional = RPKBUN P

• Segmen 3 akun = 827113

• Tidak merujuk pada penerimaan GR

• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur di Rekening Retur KPPN

• Jenis Tagihan = 621

• Bank Operasional = RR KPPN

• Segmen 3 akun = 827111

• Merujuk pada penerimaan GR

• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur di Rekening SPAN

• Jenis Tagihan = 621

• Bank Operasional = RR SPAN

• Segmen 3 akun = 827111

• Merujuk pada penerimaan GR

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 5

• Perekaman SPM-PP

• Suplier ditambahkan di site suplier

• Permintaan Pembayaran Kembali atas Retur yang sudah di RKUN

• Satker : KPPN sebagai Satker BUN

• Jenis Tagihan = 422

• Bank Operasional = RPKBUN P

• Segmen 3 akun = 826111

STAFF PPK: PEREKAMAN TAGIHAN 5

• PPK pada satker BA BUN KPPN adalah Kepala Seksi Bank

• Sebelum melakukan validasi dengan aplikasi, maka dilakukan validasi secara manual

• Tagihan yang tidak lolos validasi aplikasi maka akan terbentuk pop up warning atau apabila tidak ada pop up warning akan terkena HOLD/TAHAN

• PPK dapat melakukan pembatalan tagihan

• PPK dapat mencetak SPP setelah proses validasi

PPK: VALIDASI

• Persetujuan awal dilakukan PPK untuk mengirimkan data tagihan kepada PPSPM (dalam hal ini approval hierarchy pertama)

• Urutan Approval Hierarchy pada BA BUN

• Staff PPK PPK PPSPM FO PD MO PD KASI PD

• Urutan Approval Hierarchy pada Non BA BUN

• Satker FO PD MO PD KASI PD

PPK: PERSETUJUAN AWAL

• PPSPM pada satker BA BUN KPPN adalah Kepala Kantor

• Persetujuan tagihan dilakukan melalui Daftar Kerja (Worklist)

• Setelah PPSPM menyetujui, maka DFF tagihan akan terupdate dengan:

• Nomor SPM = SSSSSA/BBBBBB/YYYY, yaitu perubahan dari nomor tagihan dari T menjadi A

• Nama PPSPM

• Data Tagihan dapat diterbitkan SPM setelah disetujui PPSPM

• Dalam hal PPSPM menolak, maka PPSPM mencantumkan alasan tolakan pada catatan di tampilan tagihan daftar kerja

• PPSPM dapat menolak apabila jatuh tempo tagihan telah lewat

PPSPM: PERSETUJUAN TAGIHAN

• Koreksi SPM dapat dilakukan terhadap:

• Bagan Akun Standard

• Total Nilai Pengeluaran harus sama dengan nilai pengeluaran sebelumnya

• Total Nilai Penerimaan harus sama dengan nilai penerimaan sebelumnya

• Total Nilai Netto harus sama dengan nilai neto sebelumnya

• BAS Pengeluaran segmen 1 (satker) dan 2 (KPPN) tidak dapat berubah

• Rekening Khusus

• Selama belum dilakukan Bank Account Transfer dari Rekening Khusus ke RKUN oleh PKN

• Deskripsi

PPSPM: KOREKSI SPM

TERIMAKASIHTIM MODUL MANAJEMEN PEMBAYARAN