Lalo Huber- Time management & effective meetings en Sabmiller
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1
AdministracióAdministración del n del TiempoTiempo
Prof. Lalo Huberlalohuber@visionholistica.com
Visionholisticawww.visionholistica.com
2
Objetivos de la Conferencia
Contribuir a mejorar la eficacia y eficiencia en el trabajo
Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo
3
¿Qué es el tiempo..?
Un recurso de características únicas
No se puede comprar...
No se puede alquilar...
No se puede acumular...
No se puede reemplazar...
No se puede dejar de consumir...
Hace falta para todo...
No se puede tener más...
Ni menos...
¿Le suena este número?
292.000Esta es la cantidad de horas de vigilia
con que cuenta una persona en
toda su vida profesional
Después de esta conferencia:
4 horas menos
¿Le suena este número?
292.000Esta es la cantidad de horas de vigilia
con que cuenta una persona en
toda su vida profesional
Después de esta conferencia:
4 horas menos
4
La arena entre los dedos
¿Perdemos al menos 20 minutos diarios en viaje o reuniones / actividades / charlas innecesarias?
OK
Eso representa más de 2 semanas de trabajo al año
5
La locura de la urgencia
Se acaba la hora del almuerzo
Los videoclips
Auto-Mac
Comer en el escritorio
Barras de cereales
Fast-food
Vacaciones de fin de semana
Televisión las 24 horas
Servicios 7x24
Kioscos 7x24
Verdulerías abiertas de noche
Telecommuting
Stress / Falta de cuidado personal
Mala alimentación
Deshidratación crónica
Menos horas de sueño
6
Cambio de hábitos
Nadie pierde el tiempo a propósito
La pérdida de tiempo es en general involuntaria
Producto de malos hábitos
Entonces estamos hablando de cambio de hábitos
7
Pérdida de tiempo en la oficina
• Indefinición del puesto• Falta de lineamientos claros• Confusión de prioridades• Pobre relación con superiores• Decisiones precipitadas• Dilación de decisiones importantes • Poca prevención• Atacar temas por orden de aparición• Permitir interrupciones• Errores de estimación• Escasa delegación • Exceso de reuniones• Exceso de emails• Discusiones irrelevantes• Conflictos• Poca puntualidad• No avisar con anticipación• Nunca considerar contingencias• Radio-pasillo
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4 dimensiones básicas a mejorar
1. Iniciativa – Actitud proactiva
2. Definición de objetivos y estrategias – Planificación
3. Tomar acción – Coraje, disciplina, perseverancia
4. Eficacia y eficiencia personal – Cambio de hábitos
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Iniciativa - Actitud proactiva
Círculo de control
Círculo de preocupación
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Objetivos - Prioridades
¿Para qué existe mi puesto?
¿Qué es lo más importante de mi función?
¿Cuáles son mis tareas principales?
¿Qué esperan mis superiores?
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Criterios de priorización
Malos criterios (inconscientes) Lo fácil Lo cercano Lo que me piden más Lo que surge (orden de aparición) Lo urgente Lo que me gusta
Buenos criterios (conscientes) Lo que corresponde a mi puesto Lo importante para la empresa Lo más útil Lo que mi jefe necesita Lo que posibilita trabajo de otros Lo que simplifica otras tareas
Cuento del jarrónCuento del jarrón
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Lo importante vs. Lo urgente o lo fácil
QI QII
QIII QIV
Urgentes!No
urgentes...
Importantes!
Noimportantes!
Vicio: abordamos los asuntos más sencillos o los que resultan más atractivos, mientras que abandonamos otras tareas de mayor importancia.
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¿Cómo ahorrar tiempo en forma?
¿Ahorrar tiempo?
Actitud preventiva
Ejemplo... Llevar el auto a una revisión
periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos
Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de pesos
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Pensar vs. hacer
Divida el tiempo para pensar y para hacer
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El to-do list
Use un to-do list siempre Haga to-do lists diarias, al iniciar el
día, por escrito (la importancia de escribir)
Cuestione TODOS los puntos del to-do list ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para
proyectos
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Administración del tiempo en una frase
“Administrar bien el tiempo implica nunca ponerme a
hacer nada antes de saber exactamente todo lo que debo hacer... Y como voy a acomodar todas esas
actividades en el tiempo disponible”
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Procrastinación
¿Alguna vez postergó una decisión una y otra vez?
El estrés que genera no realizar una tarea es mayor que el que supone afrontarla...
Perdemos tiempo y energía preocupándonos por lo que no hemos hecho
Las razones de las demoras pueden ser:
El miedo a fallar o a cometer un error
La desmotivación La incertidumbre sobre cómo
abordar una tarea El perfeccionismo exagerado
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Mejorar comunicación
Comuníquese eficazmente Establezca objetivos para sus
contactos
Prepárese
Mejore su forma de expresarse
Utilice redundancia para eliminar malos entendidos
NUNCA asuma
Aprenda a preguntar
Aprenda a escuchar
No prejuzgue
Verifique siempre sus comunicaciones
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En las conversaciones
Aprenda a ir al grano
Mantenga el foco en las conversaciones
No permita cambio de tema sin razón
No permita que el otro se desvíe
Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo
NUNCA termine una conversación sin resultado
Si el tema no se cerró, defina próximos pasos
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Conflictos
Evite conflictos interpersonales, son terribles devoradores de tiempo
Contrólese No agreda a nadie Trate bien a todos Pida disculpas No critique Sea amable Salude y agradezca efusivamente...
Siempre y en todo lugar Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto
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Distracciones
Evite distracciones Bloqueelas físicamente Enciérrese si es posible No interrumpa... Para no ser
interrumpido Establezca tiempo para no
atención de visitas Asegúrese momentos de aislación Ármese un lugar para estar en
soledad No acepte interrupciones
gratuitas Evite la charla automática de
otros
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Lugar de trabajo
Diseñe un lugar de trabajo productivo
Integre todos los elementos necesarios
Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar
Haga que su lugar de trabajo sea agradable
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Manejo de “papeles”
Maneje eficientemente los “papeles”
Manipule documentos una sola vez
Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en casa
Se archiva ordenadamente... O se tira
Tire inmediatamente lo que no sirve
No “cajonee”
No apile papeles
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Manejo de email
Maneje eficientemente el e-mail No envíe más emails que los que
quisiera recibir Sea breve, claro y amable No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo” Use el email para desarrollar contactos
positivos No utilice copias en forma indiscriminada Clasifique los mails apenas llegan Borre inmediatamente los que no sirven Conteste todos los emails relevantes,
rápidamente No conteste los emails irrelevantes
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Manejo del teléfono
Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de
llamadas Si es posible use contestador con
altavoz No atienda todas las llamadas Si es posible establezca un tiempo
fijo de no atención de llamadas Limite la duración de las llamadas Elimine hábito de “colgarse” al
teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Use el teléfono.. No deje que él lo
use a Ud
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Un factor consumidor de tiempo
La excesiva exposición a las relaciones inter-personales
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Actitud en reuniones
Minimicemos la cantidad de reuniones
Si una decisión la podemos tomar solos, pues tómemosla!
Llamemos a reunión solo si es realmente imprescindible
Asistamos a una reunión solo si es imprescindible
Minimicemos los participantes Preparemos las reuniones con
anticipación Definamos los objetivos de
antemano
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Actitud en reuniones
Establezcamos hora de comienzo y fin
Seamos puntuales Definamos un coordinador No nos vayamos de tema Mantengámoslas breves Generemos una minuta En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechasy con responsables!
Follow up
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Reuniones con superiores
Voy con la agenda estudiada
Voy preparado para tomar notas
Voy preparado para participar activamente (estudio)
Llego puntual
Escucho atentamente a todos los participantes, buscando “eye-contact”
No temo hacer preguntas, al contrario
Nunca simulo entender el trabajo asignado
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Reuniones con superiores
No hago comentarios irrelevantes
Controlo mis emociones, tanto positivas como negativas, pero particularmente las segundas
Trato de dar “pie” a otros para que se luzcan
No entro y salgo
No estoy “inquieto”
No atiendo el celular
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Estado físico y mental
Mantenga un buen estado físico y mental
Incluya momentos de relajación en el día, breves
En día y hora fijos practique deporte Camine mucho o ande en bicicleta Duerma las horas necesarias No duerma de más Tome MUCHO líquido Lávese la cara cuando sea necesario Coma liviano Capacítese continuamente Lea temas “diferentes”
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Delegación
Trate de NO hacer tareas para las cuales esté sobrecalificado
Todo aquello que pueda delegar... Deléguelo
Recuerde que antes de delegar debe enseñar
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Cuando un colaborador solicita ayuda
1. No se lleve el tema para acelerar la solución
2. No tome acciones por su cuenta
3. Haga que su colaborador especifique el problema
4. Pregunte qué soluciones se intentaron
5. Pregunte por otras opciones
6. Haga sus recomendaciones
7. Aclare lo que sea necesario
8. Haga que su colaborador presente un plan
9. Exprese su confianza al colaborador
10. No deje dudas sobre los resultados esperados
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La queja
La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía
Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás
No entre en círculos viciosos de “queja ritual”
35
Tiempos muertos
Aproveche los tiempos muertos
Siempre lleve encima algo útil para leer
Y una agenda para actualizar to-do-lists
Utilice libros en CD o cassette... Para viajes
Acostúmbrese a nunca estar sin hacer nada... A menos que necesite descansar
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Automotivación
Automotívese Desarrolle actitud
positiva, conscientemente
Evite criticar Evite quejarse
sistemáticamente Auto-prémiese al
completar tareas Acérquese a gente
positiva
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Perfeccionismo
Evite caer en el perfeccionismo exagerado
No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada
Porque nunca es suficiente Critica a todo por su falta de
perfección Pero no se da cuenta que su
propio perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles
Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”
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Manejo de expectativas
Maneje las expectativas de la gente
Nunca prometa demasiado
Comprometa a otros con anticipación
Avise a todos sobre sus compromisos
Mantenga tiempo de reserva para imprevistos (margen)
39
Aprender a decir NO
Aprenda a hacerlo sin agredir Sin ser desagradable Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO
Sin mencionar los conflictos que esto suele generar
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Aprender a decir NO
Decir “no” suele resultar difícil debido a que
No queremos decepcionar a los demás
Queremos dar imagen de que podemos hacer todo
No sabemos cómo plantear el “no” sin ofender
Es más agradable y fácil decir “si”
No nos damos cuenta de que decir que “no” es una opción
41
Puntualidad
Sea siempre puntual y exija puntualidad
Genérese una imagen de puntualidad
Empiece cumpliendo, para luego exigir
Si todos saben que Ud. es puntual, tenderán a comportarse puntuales con Ud.
Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpable
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Simplificar
Simplifique su vida personal Evite aparatos demasiado sofisticados Use tecnología mainstream No se entusiasme demasiado con
chiches Evite influencia de la moda Evite todo producto que exija
demasiados cuidados Evite productos que no pueda mantener
fácilmente Evite muchedumbres Evite colas Haga trámites por teléfono o internet Utilice débito automático Limite sus pertenencias a las mínimas
necesarias
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En qué perdemos el tiempo
•Impuntualidad nuestra y de otros•Estímulos externos aparentemente
importantes. •Email, celular, Black Berry•Desconcentración •Objetivos incoherentes •No evaluación del accionar•Olvidos•Preocupación•Discusiones irrelevantes•Temor a decir NO•Temor a elegir•Ira•Envidia•Comodidad•Encuentros casuales•Vagancia
•Charlas de café•Radio-pasillo•Agresiones •Peleas•Quejas•Interrupciones•Aburrimiento•Falta de objetivos•Enfermedades•Accidentes•Preocupación•Enojos•Continua postergación•Demasiadas horas de
sueño•Insuficientes horas de
sueño•Viajes•Switching•Guardar “todo”•MSN•Vergüenza, timidez
•Mate infinito•Televisión•Fanatismos•Modorra•10 videos para el
fin de semana•Excesivo espejo•Excesivos
trámites•No querer cerrar
ninguna puerta•Temores
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