Keten Management Tussen Succes En Falen 2009
Post on 26-May-2015
1144 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Keten management tussen succes en falen
Dr. Jo Horn
Horn & Partners Advies Interim
BZK in 2000:
De overheid heeft kansen de relatie met de burgers wezenlijk te vernieuwen door:
Proactieve en betere dienstverlening
Meer transparantie
Actievere participatie
Intensievere samenwerking tussen de ministeries
Idem tussen ministeries en uitvoeringsorganisaties
Idem tussen ministeries, provincies en gemeenten
Idem tussen ministeries en andere overheidsorganisaties
Intensievere samenwerking tussen alle geledingen
2Horn & Partners Advies Interim
Voldoende aanleiding
Toenemende kritiek op gebrekkige onderlinge afstemming
De burger stelt steeds hogere eisen aan de dienstverlening door de overheid
Overheden lopen tegen hun eigen organisatiegrenzen aan
De overheid kan niet alleen meer de beleidsvoering bepalen, maar is steeds meer afhankelijk van maatschappelijke actoren
Grote Steden beleid dwingt tot uitvoering van programma’s met interne en externe partners
3Horn & Partners Advies Interim
Wat is een keten?
Een keten bestaat uit meerdere partijen, de ketenpartners.
Een keten kan worden beschouwd als een netwerk van autonome organisaties die afhankelijk van elkaar zijn bij de totstandbrenging van een bepaald product of een bepaalde prestatie.
Verticaal kunnen we het Rijk, provincies, gemeenten en instellingen onderscheiden;
Horizontaal welzijn,onderwijs, justitie en dergelijke.
Er is meestal niet één organisatie aan te wijzen die verantwoordelijk is . voor het geheel.
De partners in een keten zijn vaak afzonderlijke organisaties met eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Een schakel is dus niet een organisatie die een activiteit in de keten uitvoert. Deze organisatie is een actor in de keten.
4Horn & Partners Advies Interim
Verschil private en publieke sector
In de private sector staat bij ketenmanagement de waardetoevoeging in een bedrijfskolom centraal.
Vaak identiek aan supply-chain-management
In de publieke sector betekent ketenmanagement: Het op min of meer gestructureerde wijze aanbrengen van verbanden tussen (onderdelen) van organisaties, processen en doelgroepen die samen de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid kunnen beïnvloeden of bepalen
5Horn & Partners Advies Interim
Supply chain management
Supply chain management: het aanbrengen van schakels tussen partijen die samen een logische keten vormen, georganiseerd rondom fysieke producten.
De waardetoevoeging in een bedrijfskolom staat dan centraal. De keten is dan opgebouwd uit ondernemingen die door een opeenvolging van bewerkingen toegevoegde waarde leveren bij de voortbrenging van producten of diensten.
6Horn & Partners Advies Interim
Kenmerken van het ketenconcept
Het ketenconcept is abstract van karakter
Daardoor is het breed toepasbaar
Het ketenconcept maakt ingewikkelde processen overzichtelijk en begrijpelijk
Het ketenconcept richt de aandacht op het belang van functionele relaties
Het gevaar is echter dat het concept juist omdat het zo abstract is en zo breed toepasbaar nietszeggend wordt
Kennis over ketens in het publieke domein is een schaars goed
7Horn & Partners Advies Interim
Kenmerken van het ketenconcept (2)
Belangrijk bij de vorming en het voortbestaan van ketens: vertrouwen en macht
Er kan sprake zijn van een fundamentele tegenstelling: samenwerking versus rivaliteit
De relaties in een keten zijn lang niet voor alle partners gelijk en ze zijn ook niet altijd permanent
8Horn & Partners Advies Interim
Waarvoor ketenmanagement?
Verbeteren dienstverlening
Om maatschappelijke prestaties te realiseren
Om samenwerking beter en efficiënter te laten verlopen
Vermindering van onzekerheid
Vermindering van transactiekosten
Vermindering van coördinatiekosten
Verbetering ondoorzichtigheid
Organisatorische, technologische marktinnovaties
Adequater organiseren van complementaire activiteiten
Nieuwe ontwikkelingen in wet en regelgeving vereisen nieuwe verbanden
9Horn & Partners Advies Interim
Waarom ketenmanagement?
De klant van overheidsdiensten is gebaat bij dienstverlening op maat.
Om in de huidige maatschappij beleidsdoelen te realiseren is samenwerking nodig. Geen enkele organisatie is in haar eentje in staat om bijvoorbeeld de jeugdcriminaliteit terug te dringen, de wachtlijsten in de zorg weg te werken, rampen te bestrijden of vluchtelingen op te vangen. Uitvoerende partijen zijn van elkaar afhankelijk. Zeker wanneer de klant meer en meer centraal komt te staan.
Ketenmanagement is een manier om tot ordening te komen in de schijnbare chaos van de netwerkwereld.
Ketenmanagement stimuleert partijen snel in te spelen op veranderde eisen aan de dienstverlening.
10Horn & Partners Advies Interim
Goede voorbereiding
Een gezamenlijke visie op de aanpak van een probleem is onontbeerlijk
Zoals zo vaak is een goede voorbereiding het halve werk; maar pas wel op voor een te grote detaillering
Maak helder wie waar voor verantwoordelijk is
Maak harde en heldere afspraken met de ketenpartners over het resultaat, het proces, de capaciteit en de kwaliteit
Stel als het enigszins kan een ketenregisseur aan
Beschrijf in heldere en voor iedereen begrijpelijke termen wat u wilt bereiken
Zorg er voor dat het onderwerp hoog op de agenda blijft bij de beslissers
Informeer regelmatig over de voortgang (stop u niet weg)
11Horn & Partners Advies Interim
Vijf stappen
Een ketenaanpak is er niet zomaar. Om tot een ketenaanpak te komen moeten minstens vijf fasen worden doorlopen
Identificatie van een probleem
Onderzoek naar mogelijke partners
Selectie van de potentiële partners
Relaties aanbrengen tussen de partners
Het feitelijk managen van de keten
12Horn & Partners Advies Interim
1. Identificatie van een probleem
Niet elk probleem leent zich voor een ketenaanpak
Publiek ketenmanagement is geen sinecure
Zonder dat er sprake is van een dominant ketenprobleem zijn ketenpartners slechts met moeite bereid de eigen autonomie op te geven
In deze fase wordt ook de aard van het ketenproduct vastgesteld (besluitvorming, beleidsbepaling, uitvoering)
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
13Horn & Partners Advies Interim
Ketenaanpak niet voor elk probleem
Aanpak via ketenmanagement is niet altijd de oplossing voor een probleem.
Via een netwerkaanpak, waarin de nadruk ligt op goed met elkaar samenwerkende relatie, kunnen de geformuleerde doelen mogelijk ook bereikt worden.
Bij een te grote mate van onafhankelijkheid van partners kunnen de transactiekosten (steeds maar weer overleggen) te groot zijn
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
14Horn & Partners Advies Interim
De aard van het ketenproduct
Een relevante vraag bij de aanpak van een probleem is welke de aard van het ketenproduct zal zijn
Besluitvorming, beleidsbepaling of uitvoering
Er zijn verschillende vormen van coördinatie te onderscheiden:
Estafettecoördinatie
Geformaliseerde coördinatie
Strategische coördinatie
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
15Horn & Partners Advies Interim
Estafettecoördinatie
Afstemming door overleg met de directe opvolgende partij binnen de keten. De verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze afstemming plaatsvindt en wordt uitgevoerd is een zaak van de twee betrokken organisaties. Men draagt (nog) geen verantwoordelijkheid voor de gehele keten, maar wel voor een deel daarvan.
Er is sprake van vrijblijvendheid in het onderlinge overleg. Niemand voelt (formeel) zich verantwoordelijk voor de GEHELE KETEN
Deze vorm van coördinatie kan heel zinvol zijn als een proces in een aan-tal fasen opgeknipt kan worden waarbij elke organisatie een deel van het totale proces voor zijn rekening neemt; De ene partij draagt het stokje over aan de andere met als resultaat een beter gecoördineerde keten
Bij problemen, onhelderheid in de taakverdeling, noodzaak om investeringen te doen in de gehele keten dan voldoet deze vorm van coördinatie niet langer.
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
16Horn & Partners Advies Interim
Geformaliseerde coördinatie
Binnen de keten worden de activiteiten op elkaar afgestemd, problemen besproken en afspraken gemaakt door zogenaamde ketencoördinatoren.
Voorbeelden daarvan zijn een stuurgroep van ketenpartners, bestuurs-raden, commissies, taakgroepen of interdepartementale taakgroepen
De ketencoördinatoren nemen beslissingen over investeringen om de keten te optimaliseren
Vaak gaat het daarbij om investeringen in de infrastructuur (ICT) om informatie-uitwisseling en communicatie tussen de partners te verbeteren
Dit soort investeringen kunnen vrij snel leiden tot wederzijdse afhanke-lijkheden en een toenemende noodzaak van alle ketenpartners om interne processen op elkaar af te stemmen
Dat leidt vaak tot een volgende stap
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
17Horn & Partners Advies Interim
Strategische coördinatie
Een geformaliseerde coördinerende stuurgroep krijgt de verantwoor-delijkheid en de bevoegdheid om in het belang van de gehele keten een strategische koers uit te zetten en te bewaken
Vaak leidt dit tot het aanstellen van een ketenregisseur of keten-manager
De ketenregisseur kan ook een stuurgroep zijn, voorzien van de nodige bevoegdheden en middelen
1.I
dentifica
tie v
an e
en p
roble
em
18Horn & Partners Advies Interim
2. Onderzoek naar mogelijke partners
Inventarisatie van organisaties die een zinvolle rol in de keten kunnen vervullen
Speciale aandacht voor zwakke schakels
Speciale aandacht voor selecterende schakels
Speciale aandacht voor divergerende schakels
Speciale aandacht voor smalle schakels
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
19Horn & Partners Advies Interim
Inventarisatie van geschikte partners
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
Inventarisatie van organisaties die een mogelijk rol kunnen spelen in de keten aanpak is een noodzakelijke stap in het proces
Het is aan te bevelen van te voren criteria te formuleren aan de hand waarvan men wil selecteren
De eerste selectie mag best grof zijn, men hoeft nog niet te kiezen
Het is wel zaak om geen relevante ketenpartners over het hoofd te zien
20Horn & Partners Advies Interim
Zwakke schakels
Schakels waarvan het succes of falen afhankelijk is; daarbij gaat het niet alleen om de vraag of de betreffende schakel aan organisatorische voorwaarden kan voldoen, maar ook of die schakel in de positie is het beleid te frustreren
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
21Horn & Partners Advies Interim
Divergerende schakels
Ketens kunnen vanaf een bepaalde schakel divergeren: er staan meerdere keuzes open
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
22Horn & Partners Advies Interim
Selecterende schakels
Een partij die grote invloed kan uitoefenen op het procesverloop doordat zij een relevante schakel in het proces beheerst
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
23Horn & Partners Advies Interim
Smalle schakels
Schakels met slechts een beperkt aantal actoren
2. O
nderz
oek n
aar
mogelij
ke p
art
ners
24Horn & Partners Advies Interim
3. Selectie van potentiële partners
Nadat in beeld is gebracht welke organisaties in principe een rol spelen bij de aanpak van een probleem zullen keuzen moeten worden gemaakt
Bepaald zal moeten worden welke potentiële partners wel en welke niet worden toegelaten3
. Sele
ctie
van p
ote
ntiële
part
ners
24Horn & Partners Advies Interim
Waar op te letten bij potentiële partners
Partijen kunnen vaak zeer uiteenlopende opvattingen hebben over het doel of de aanpak van een probleem. Partijen kunnen ook verschillende belangen hebben.
Er kan sprake zijn van gespreide verantwoordelijkheden. Datzelfde kan gelden voor kennis. Bepaalde partijen in de ene keten beschikken over meer kennis van een bepaald onderwerp dan een andere.
Verschillende partijen kunnen van elkaar afhankelijk zijn en elkander maatregelen en initiatieven hinderen en zelfs blokkeren.
Partijen kunnen over hindermacht beschikken. Die kunnen ze uitoefenen binnen een ketenorganisatie, maar ook daarbuiten. Als partijen het gevoel krijgen dat ze – ten onrechte - buitengesloten worden kunnen ze met die hindermacht de uitvoering blokkeren.
3. Sele
ctie
van p
ote
ntiële
part
ners
25Horn & Partners Advies Interim
4. Relaties aanbrengen tussen de partners
Om daadwerkelijk een keten te vormen moeten relaties tussen de partners worden gelegd
Er zullen afspraken moeten worden gemaakt over ieders rol
Er zullen afspraken moeten worden gemaakt over de financiering en de verrekening
Overeenkomsten en contracten moeten worden opgesteld
Verantwoordelijkheden, taken bevoegdheden moeten worden vastgelegd
Indien nodig moeten formele regels en procedures worden opgesteld
ICT moet worden geregeld
4. Rela
ties
tuss
en p
art
ners
26Horn & Partners Advies Interim
5. Het feitelijk managen van de keten
Vertrouwen is heel vaak de basis van ketenmanagement; dat vertrouwen is er echter niet vanzelf
Het werken in ketens vereist feitelijke afstemming
Rol van de ketenmanager is vaak essentieel voor welslagen vooral als er diverse partijen met divergerende belangen participeren
Van belang is of een keten geheel van af het begin moet worden opgebouwd of dat er sprake is van het verbeteren van een bestaande keten
Hier zal de rol van een ketenmanager van essentiële betekenis zijn.
Deze kan de ketensamenwerking maken of breken. Bij het opbouwen van een keten zal veel tijd en energie moeten worden besteed aan de beginfase, het creëren van vertrouwen, het opzetten van de organisatie
5. M
anagen v
an d
e k
ete
n
27Horn & Partners Advies Interim
Succesfactoren
1. Maatschappelijke opgave en vraag staan voor ketenpartners voorop.
2. Het ketendoel is voor alle ketenpartners leiding- en richtinggevend.
3. Afspraken, processen/functies, verantwoordelijkheden zijn transparant.
4. Er is periodiek afstemming op werkvloer- en managementniveau.
5. De communicatie- en informatievoorzieningen zijn ketendekkend.
6. Er zijn kwaliteitseisen voor de ketendienstverlening geformuleerd.
7. Er is een gedeeld beeld van de regiefunctie en de uitvoering hiervan.
8. Er is bestuurlijk commitment en voldoende (financiële) speelruimte.
9. Ketenresultaten worden teruggekoppeld richting de ketenpartners.
10. Cliënten kunnen de keten aanspreken op samenhang en effectiviteit
28Horn & Partners Advies Interim
Virtuele en reële ketens
Geen af-stemming
Afstemming
Formelecoördinatie
Ketenregie
Riv
alit
eit
Beheersing
Sam
enw
erk
ing
Chaos29Horn & Partners Advies Interim
Welke rol voor de ketenmanager?
De ketenmanager kan door zijn neutrale rol een belangrijke factor zijn bij het welslagen van een keten. Hij zal vanuit de verschillende perspectieven van de deelnemers zodanige keuzen moeten maken dat alle deelnemers zich daarmee kunnen identificeren
30Horn & Partners Advies Interim
Voorbeelden Ketenmanagement
Aanpak milieuhandhaving Jeugdwerkloosheid Voortijdige schoolverlaters Implementatie van de
WMO Aanpak huiselijk geweld Wonen, welzijn, zorg Aanpak veelplegers Aanpak terrorisme Inburgering Veiligheidsbeleid
Waterbeheer
Sociale Zekerheid
Ziekteverzuim
Voedselveiligheid
Administratieve lastendruk bij gemeenten
31Horn & Partners Advies Interim
Ketenmanager is essentieel
PartnerF
PartnerE
PartnerD
Partner C
PartnerB
PartnerA
Ketenmanager
32Horn & Partners Advies Interim
Ketenmanagement: van chaos naar samenhang
33Horn & Partners Advies Interim
top related