Jak jest tworzony budżet domyślnie?

Jak jest tworzony budżet domyślnie?

• Założenie o równomiernym zużyciu zasobów w danym zadaniu

• Użytkownik może to zmienić

Zadanie

  Praco-chłonność

Z.1 80 h

Z.2 240 h

Z.3 80 h

Z.4 360 h

80

Tak powstaje krzywa S

0

20

40

60

80

100

Czas [miesiące]

Ilość

zas

obów

(s

kum

ulow

ana)

Etap realizacji

• Będzie dobrze przeprowadzony tylko wtedy, gdy będzie dostępna dokładna (PRAWDZIWA!!!) informacja. Obejmuje ona:         informacje o poniesionych kosztach

(zużyciu zasobów)         informacje o postępie prac         informacje o odchyleniach i niezbędnych

zmianach         informacje na temat produktywności prac

Informacje o kosztach (konieczne powiązane z pakietami)

• zużyte (przepracowane) godziny

• zużyte materiały

• amortyzacja

• inne wydatki 

Zbieranie informacji o kosztach projektu

• to nie to samo co księgowanie informacji i kosztach przez księgowość, bo opiera się na kodach z WBS, a nie kodach kont księgowych

Zbieranie informacji o kosztach projektu

• Jest ważne również ze względu na kapitalizację wiedzy

• Trzeba zbierać informacje również o kosztach pozabudżetowych - najważniejsza jest prawdziwa informacja o kosztach.

Każda pozycja musi być związana z konkretnym pakietem• Niby oczywiste, ale:

– Brak zainteresowania poprawnością informacji– Przypisywanie godzin do innego pakietu po

przekroczeniu budżetu danego pakietu

• Suma drobnych przeinaczeń sfałszuje obraz projektu (na teraz i na przyszłość)

Różne momenty ujęcia kosztu

• Faktura (normalne)

• Zapłata (normalne)

• Zamówienie (koszt „ukryty”)

• Ustna rozmowa telefoniczna (koszt „ukryty”)

Raporty - pozycje(w trakcie trwania projektu)

• Numer zadania (pakietu)

• Budżet planowany

• Koszy poniesione

• Zaawansowanie

• Koszty ukryte

• Przewidywane koszty całkowite

Kontrola postępu prac

• Stwierdzenie, ile procent danego zadania (pakietu) zostało zrealizowane bywa– Łatwe (ilość jednostek)

– Trudne (np. praca doktorska, podwykonawcy) - metoda punktów pośrednich:

• Plan 5%

• 1. rozdział 10%, 2. rozdział 20% (w czasie pisania 2. rozdziału 10%).....

• złożenie pracy 100%

– Metoda zadań powiązanych (np. kontrola jakości)

Odchylenia między planem a rzeczywistością

• Trzy przyczyny:– Zmiany w zakresie (jedno piętro więcej, jeden

moduł więcej)– Zmiany w ilości zużytych zasobów (niezależne

od zmian w zakresie - trzeba więcej godzin, by wykonać ten moduł)

– Zmiany w produktywności (produkt/godzinę pracy, gorsze bo np. opóźnienia w dostawie, niedostępność zasobu)

Sens kontroli realizacji polega na tym, by zrozumieć

• Z której przyczyny wystąpiło dane odchylenie

• Jakie są jego przewidywalne konsekwencje dla projektu

• Co należy zrobić teraz, by zmniejszyć (zlikwidować) skutki odchyleń negatywnych.

KOSZTY PLANOWANE - RZECZYWISTE

Kontrola kosztów w trakcie realizacji

Kiedy zostanie przekroczony budżet, zło już się stało! Trzeba reagować wcześniej, uprzedzając problemy

Skąd brać szybkie i dobre informacje? Formularze godzin Zużycie materiałów Kontrola postępu zleceń zewnętrznych Składane zamówienia

Jak z nich korzystać? Metoda Earned Value

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI METODĄ

EARNED VALUE

Studium przypadku

• Zadanie A polega na położeniu 10 km kabla A (planowane koszty położenia 1 km kabla 3 j.p).

• Zadanie B polega na wyprodukowaniu10 t substancji B (planowane koszty produkcji 1 t substancji – 3 j.p.).

• Aktualna wartość budżetu końcowego (BAC) Zadanie A: 10 km x 3 = 30 j.p. Zadanie B: 10 t x 3 = 30 j.p.

Stan w dniu 30.09.2002 roku Planowano

A. położenie 3 km kabla AB. wyprodukowanie 3 t substancji B

WykonanoA. położono 2 km kabla A, przy czym rzeczywisty koszt

położenia 1 km kabla wynosił 4 j.pB. wyprodukowano 4 t substancji B, przy czym rzeczywisty

koszt produkcji 1 t wynosił 2 j.p A. Planowany koszt planowanej pracy (BCWS)

A. 3 km x 3 = 9 j.p.B. 3 t x 3 = 9 j.p.

B. Rzeczywisty koszt wykonanej pracy (ACWP)A. 2 km x 4 = 8 j.p.B. 4 t x 2 = 8 j.p.

Ocena stanu projektu

Porównanie kosztów planowanych i rzeczywistych (BCWS – ACWP)A.9 – 8 = 1 j.p.B.9 – 8 = 1 j.p.

Planowany koszt wykonanej pracy (BCWP)A.BCWP = 2 km x 3 j.p. = 6 j.p. B.BCWP = 4 t x 3 j.p. = 12 j.p.

PARAMETRY METODY

• Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS)Planowany koszt planowanej pracy

• Actual Cost of Work Performed (ACWP)Rzeczywisty koszt wykonanej pracy

• Budgeted Cost of Work Performed (BCWP lub Earned Value)Planowany koszt wykonanej pracy (wartość uzyskana, wypracowana, przerób)

Ocena stanu projektu

Wartość PlanowanaBCWS

RzeczywistaACWP

WypracowanaBCWP

A 9 8 6

B 9 8 12

Projekt 18 16 18

Wartość BCWS – ACWP

CV=BCWP –ACWP

SV=BCWP –BCWS

A 1 -2 -3

B 1 4 3

Projekt 2 2 0

ODCHYLENIA BUDŻETU

• Schedule Variance SV=BCWP-BCWSOdchylenie harmonogramu

• Cost Variance CV=BCWP-ACWPOdchylenie kosztu

• „Tradycyjne” odchylenie kosztuBCWS-ACWP =CV-SV

Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu

EAC (szacowany koszt końcowy) =ACWP (to, co wydaliśmy do tej pory)

+ ETC (to, co jeszcze przewidujemy wydać)

Założenia przy szacowaniu pozostałego kosztu Rzeczywiste stawki, te, które wystąpiły do tej

pory, prawdopodobnie się już nie zmienią. Rzeczywiste stawki, jakie wystąpiły do tej pory,

były wyjątkiem

Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu

Zadanie A ETC = 8 km (tyle zostało do zrobienia) x 4 j.p. (nowa

cena, która uważamy za obowiązującą) = 32 j.p EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 32 j.p. (tyle

jeszcze przewidujemy zapłacić) = 40 j.p.

Zadanie B ETC = 6 t (tyle zostało do zrobienia) x 3 j.p. (planowana

cena, która uważamy za nadal obowiązującą) = 18 j.p. EAC = 8 j.p. (tyle zapłacono do tej pory) + 18 j.p. (tyle

jeszcze przewidujemy zapłacić) = 26 j.p.

WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU

• Schedule Performance Index SPI=BCWP/BCWSWskaźnik wydajności harmonogramu

• Cost Performance Index CPI=BCWP/ACWPWskaźnik wydajności kosztu

PROGNOZOWANE OSZACOWANIA• Estimate At Completion EAC

Szacowany koszt końcowyprzybliżone obliczenie: EAC=BAC / CPIEAC*=ACWP+(BAC-BCWP)/(CPI*SPI)

• Estimate To Complete ETCSzacowany koszt pozostały EAC=ACWP+ETC

• Variance At Completion VAC=BAC-EACOdchylenie budżetu

Szacowanie (prognozowanie) końcowego kosztu projektu

BAC EAC VAC

A 30 40 - 10

B 30 26 4

Projekt

60 66 - 6

Ocena stanu projektu

Wartość PlanowanaBCWS

RzeczywistaACWP

WypracowanaBCWP

A 9 8 6

B 9 8 12

Projekt 18 16 18

Wartość BCWS – ACWP

CV=BCWP –ACWP

SV=BCWP –BCWS

A 1 -2 -3

B 1 4 3

Projekt 2 2 0

WSKAŹNIKI WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU

To Complete Performance Index TCPI=Pozostała praca / Pozostałe funduszeWymagany wskaźnik wydajności kosztugdzie: Pozostała praca (planowany koszt pozostałej pracy) = BAC –

BCWP Pozostałe fundusze = (1) BAC lub (2) EAC lub (3) Nowy

fundusz minus ACWP

• Planowany procent wykonania BCWS / BAC

• Rzeczywisty procent wykonania BCWP / BAC

Ocena stanu projektu

CPI SPI TCPI Plan. %Wykon.

Rzecz. %Wykon.

A 0,75 0,67 1,09 30% 20%

B 1,50 1,33 0,82 30% 40%

Projekt

1,125 1 0,95 30% 30%

Czas

Wa

rto

ść s

kum

ulo

wa

na

Dziś

Rzeczywisty koszt wykonanych prac

Planowany koszt planowanych prac

?

Budżet

Planowane zakończenie

TRADYCYJNY SPOSÓB KONTROLI PROJEKTÓW

KONTROLA TERMINÓW, ZAKRESÓW

I KOSZTÓW WYKONANYCH PRAC

KRZYWE METODY EARNED VALUE

0

20

40

60

80

100

Czas [miesiące]

War

tość

[zł]

Rzeczywista (ACWP) Planowana (BCWS)

Uzyskana (BCWP)

Dzisiaj

Czas

War

tość

sku

mul

owan

a

Dziś

Rzeczyw isty koszt w ykonanych prac

Planow any koszt planow anych prac

Planow any koszt w ykonanych prac

Odchylenie kosztu

Budżet

Planow anezakończenie

Szacowane opóźnieniezakończenia

Szacowane przekroczenie budżetu

Odchylenie harmonogramu

PROGNOZA WYNIKU PROJEKTU

ANALIZA ODCHYLEŃ

-20

-15

-10

-5

0

5

10

15

Czas [miesiące]

War

tość

[zł]

Dzisiaj

Odch. kosztu (CV)

Odch. harmonogramu (SV)

Rezerwa

ANALIZA WYDAJNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU

0,6

0,65

0,7

0,75

0,8

0,85

0,9

0,95

1

Czas [miesiące]

Sk

um

ulo

wa

ny

w

sp

ółc

zyn

nik

Wsp. harmonogramu (SPI(e))

Wsp. kosztu (CPI(e))

STAN PROJEKTU DZISIAJ [wartość prac]

33 zł

27 zł

30 zł

0 zł 25 zł 50 zł 75 zł 100 zł 125 zł 150 zł

Rzeczywista

Uzyskana

Planowana

Odch. harmonogramu SV=-3 złWsp. harmonogramu SPI(e)=0,9

Odch. kosztu CV=- 6 złWsp. kosztu CPI(e)=0,82

BAC EAC EAC*

WARIANTY ODCHYLEŃ BUDŻETU