Hlpweb
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© HLP SERVICES 2014
HLPWEB 3.0 : janvier 2014 Solution mutli plateforme PC/MAC/Tablette/smartphone
2014 Catalogue
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Votre émulateur de performance Connexion en 2 secondes
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-- -- SOMMAIRE-- --
A. HLP SERVICES ................................................................................................................................................................................. 5
B. HLPWEB ......................................................................................................................................................................................... 8
C. SUITE CRM ................................................................................................................................................................................... 12
D. SUITE QSE .................................................................................................................................................................................... 14
E. SUITE FOURNISSEUR .................................................................................................................................................................... 16
F. SUITE PLM ................................................................................................................................................................................... 18
G. LES MODULES .............................................................................................................................................................................. 20
H. CONNEXION AU SI ....................................................................................................................................................................... 36
I. CONNEXIONS API ......................................................................................................................................................................... 37
J. SECURITE D’ACCES ....................................................................................................................................................................... 38
K. SUPPORT CLIENT .......................................................................................................................................................................... 39
L. REFERENCES CLIENTS ................................................................................................................................................................... 40
M. LEXIQUE ....................................................................................................................................................................................... 41
N. RAISON D’INVESTIR ..................................................................................................................................................................... 41
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A. HLP SERVICES
Innovation et légitimité 15 ans d’expérience pour améliorer la performance des hommes et des organisations.
1,5 M€ CHIFFRE D’AFFAIRES 2012
Parce que l’environnement des entreprises change tout le temps, parce que le résultat est toujours le produit d’un processus, HLP Services développe des approches, des méthodologies, des pratiques et des outils qui s’attachent à rendre les hommes (dirigeants, managers, salariés) réellement maitres des processus.
Depuis sa création en 1999, HLP Services fédère une équipe et un réseau de partenaires qui lui confèrent la particularité d’être agile.
HLP Services est une PME qui : Comprend les TPE, PME et les ETI, Sait répondre aux exigences des grandes entreprises, Dispose d’une large surface de compétences intellectuelle, IT et
matérielle.
1 équipe 6 consultants
5 ingénieurs IT 1 assistante
20 consultants réseau ATEOS
120 clients REPRESENTANT 80% du CA
Répartis sur 5 marchés principaux Automobile Aérospatial Ferroviaire
Services Luxe
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4 activités Complémentaires à haute valeur ajoutée.
A3 Stratégie Accompagnement et coaching dirigeants
Programmes ISO LEAN Accompagnement QSE
Stratégie et maitrise des risques Innovation, conception & développement
Performance des organisations Management du changement
Solution collaborative Suites métiers
Applications dédiées Service support client
Panneaux performances Formulaires LEAN XL Matériel et supports
Communication LEAN & QSE Modules de formation & jeux
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B. HLPWEB
HLPWEB est une solution collaborative clé en main pour maitriser et piloter votre système de management global.
Intégration via les suites Les suites HLPWEB ont été préconfigurées pour répondre à des besoins métiers :
Suite CRM: Améliorer l’efficacité de votre gestion commerciale Prospection, gestion des offres et des projets, rapport de visites, vision globale client (activité ERP/incidents)
Suite FOURNISSEURS : Gérer et améliorer votre panel fournisseurs Gestion du panel,des contrats et CDC, gestion en ligne des réclamations, évaluation et audits
Suite QSE : Gérer votre système de management de la qualité Gestion documentaire, traitement des non conformes internes et externes, gestion des audits et suivi des actions correctives et préventives
Suite PLM : Piloter vos projets Gestion du cycle de vie produits, planification, check lists, budgets, consolidation, suivi des ressources et gestion documentaire projets
SUITES METIERS
SCHE
MA
FONC
TION
NEL
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En solution intranet ou extranet, HLP Web peut se connecter au système d’information de votre entreprise. Notre expérience nous permet d’appréhender toutes les problématiques.
Intégration par module 13 modules vous permettent de configurer votre plateforme en fonction de vos besoins :
ACCUEIL Front office de connexion entièrement personnalisable comme i Google CRM Gestion des clients, contacts, visites, offres, synthèse client et reporting avec votre SI SRM Portail fournisseur, suivi du panel (incidents, évaluations, visites, audits), gestion des offres/e-procurement GED Gestion des documents : création, modification, édition en ligne, traçabilité, archivages INCIDENTS Suivi des non-conformités QSE interne et externes, dérogations, audits REX Génération et diffusion des fiches REX, proposition « intelligente » des fiches lors de la création d’un incide AMELIORATION Pilotage des actions sous plusieurs workflow : PDCA, Open/Close, exportations, relances PLM Création et pilotage de workflow projets, GANTT, PERT, budget, livrables, reporting FORMULAIRES Création et édition de formulaires en ligne et exportation en listes TABLEAUX DE BORD Réalisation d’indicateurs, reporting, DATAWAREHOUSE virtuel avec les données existantes de votre SI GPEC Gestion des compétences et analyse des besoins en formation SHOP Intégration des produits fournisseurs et internes pour mettre en ligne sur internet un catalogue produits ADMINISTRATION Gestion de la configuration de HLPWEB : bibliothèques, bases de données, profils, langues et paramétrages
Un socle commun permet de collaborer avec
tous les modules : gestion des sociétés et
des contacts, gestion documentaire et
gestion des actions.
Une page d’accueil entièrement
personnalisable et configurable par profil
utilisateur ou par utilisateurs
Des possibilités non limitées pour intégrer à
terme tous les modules complémentaires
de HLPWEB.
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LES PLUS & LES GAINS
Les acteurs principaux
FONCTIONS MISSION
End user Utilisateur du logiciel
Key user Support niveau 1 du logiciel, il répond aux questions simples des « end user » et remonte le sujet aux représentants métiers et systèmes en cas de non maîtrise
Représentant métier Il est nommé par le prestataire et le Client. Son rôle est d’administré les bases de données et les profils Il est avec le représentant système et le contact avec le prestataire pour toute demande support ou demande d’évolution du logiciel.
Représentant système Il est responsable de l’infrastructure, de l’hébergement et de la sécurisation du logiciel. Il est avec le représentant métier, le contact avec le prestataire pour toute demande support ou demande d’évolution du logiciel
Conduite d’un projet
Multi langues
Intégralement paramétrable
Pas d’installation de logiciel
Rapidité d’apprentissage
Intégration dans votre IT (LDAP, ERP, Active Directory, SSO…)
Compatible Microsoft Office
Service support dédié
Mesure instantanée de la performance
Outil de supervision et de prise de décision rapide
Diminution du temps de traitement des données
(- 20% de temps de consolidation & reportings)
Diminution de 15 à 50 % de la récurrence des problèmes QSE
Fédération des collaborateurs autour de standards communs
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Licence L’acquisition de HLPWEB est composée de deux licences :
Licence logicielle elle est convenue pour une durée indéterminée dans un périmètre fonctionnel ou global.
Licence utilisateur elle est convenue en début de contrat et réajustée annuellement en fonction des nouveaux utilisateurs. A partir de 100 utilisateurs, une licence groupe /affiliés peut être contractée.
Un contrat de licence est signé entre le client et le prestataire. Ce contrat comprend le « périmètre » logiciel contracté (suite & modules), le nombre d’utilisateur prix en charge et les clauses de propriété intellectuelle du logiciel
Hébergement & support L’hébergement et le support font l’objet d’un contrat spécifiant le cadre de prestation avec le client. Ce contrat comprend :
Les conditions générales d’accès à la plateforme et les niveaux de sécurité associés La disponibilité des données Les indicateurs de qualité de service (SLA) Les processus de restauration des données Les processus de restitution des données clients Les processus de mises à jour Le type et la nature du support contracté Les conditions de reconduction des services
Clauses contractuelles Article 1: Droit de la propriété intellectuelle du Logiciel Le Prestataire conserve la propriété intellectuelle du Logiciel en qualité d'auteur (art. L111-1 du code de la propriété intellectuelle) et toutes les prérogatives s'y rattachant. Les codes sources, accès et mots de passe restent la propriété du Prestataire. Le Client n'acquiert aucun droit sur les outils, méthodes, savoir faires utilisés par le Prestataire dans le cadre de ce contrat.
Article 2 : Droit d’utilisation du Logiciel Le Prestataire accorde au Client e et à ses Affiliés une licence perpétuelle (pour la durée légale des droits d’auteurs), mondial, personnel, non cessible et non exclusif d'exploitation et pour un nombre illimité d’utilisateurs, du Logiciel. Cette licence entrera en vigueur à la date d'installation de celle-ci et pourra être résilié par le Client moyennant un préavis écrit de 30 jours.
Article 3 : Pénalité de retard En cas de non-respect des délais d'exécution, le Prestataire sera passible de pénalités de retard fixées à 1% du prix de l'hébergement mensuel hors taxes par semaine de retard, et plafonnées à 10% de ce prix. Ces pénalités de retard ne sont pas applicables en cas de force majeure ou en cas de non-respect par le Client de ses obligations ayant pour cause le retard.
Article 4 : Recette La recette du Logiciel sera prononcée dès que la conformité du Logiciel aux spécifications aura été vérifiée par le Client ou au plus tard 1 mois calendaire après la date de livraison. Passé ce délai, sans observation du Client, le Logiciel sera réputé accepté par le Client. Article 5 : Confidentialité Les parties s'engagent mutuellement à respecter la plus stricte confidentialité sur tout ce qu'elles pourraient apprendre durant la réalisation, objet du présent contrat. Elles s'engagent également à faire respecter cette disposition par les membres de leurs personnels, leurs collaborateurs ou sous-traitants éventuels. Les Parties s'engagent à respecter cette obligation de confidentialité durant toute la durée du présent contrat mais également pendant une durée de cinq années consécutives à la rupture, dénonciation, annulation du terme de celui-ci et quels que soient les motifs de discontinuité des relations contractuelles.
Article 6: Résiliation du Contrat Chacune des parties pourra résilier de plein droit et avec effet immédiat ce Contrat en cas de manquement de l'une des parties à ses obligations et 1 mois après une notification par voie recommandée avec accusé de réception resté infructueux. En cas de résiliation, le Prestataire sera tenu de faire disparaître du réseau Internet le Logiciel et devra restituer les données du Client au Client dans un délai maximum d’un mois après la résiliation. Cette résiliation n’entame pas la possibilité du Client d’utiliser la licence du Logiciel définie ci-dessus sur son propre environnement. Dans ce cas, le Prestataire fournira les codes sources de manière à ce que le Client puisse installer le Logiciel sur son environnement. Le Client peut résilier le service d’hébergement seul, ou l’un ou l’autre des deux Logiciels définis en Annexes, et renouveler le Contrat pour les autres services aux conditions du Contrat, moyennant un préavis de un mois avant la date d’échéance du contrat.
Article 7 : Exigence spécifique du client HLP s’engage à ne faire aucune modification sur la base, ou sur l’interface du dit produit sans accord préalable du client.
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C. SUITE CRM
SUITE CRM Améliorer votre performance commerciale
Un suivi régulier et personnalisé de chaque client et prospect permet d’améliorer de façon significative la confiance mutuelle, l’obtention de nouveaux business ainsi que la qualité perçue par le client.
Ils nous font confiance :
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FONCTIONS DE LA SUITE CRM
Gestion du plan de prospection Suivi des offres commerciales Suivi des visites et relances clients Suivi des indicateurs Génération de campagnes marketing
+15% minimum d’augmentation du CA Motivation des équipes commerciales Meilleur suivi de la base clients et prospects Maitrise du « tempo »du processus commercial
Avantages
110 000 utilisateurs en 2013
Un seul dossier regroupant toutes les informations clients : offres, projets, documents, incidents…
Exportations vers Excel Connexions API et ERP 100 % conforme Microsoft® Office™
DONNEES DE SORTIES
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
Reporting commercial personnalisable Dashboard dynamique par commercial/entité/BU… Rapport de visites et pièces jointes Offres commerciales clients Plan d’actions prospection
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
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D. SUITE QSE
SUITE QSE Piloter votre système de management QSE
La solution unique pour superviser l’ensemble des données relatives à votre système de management QSE. Suivez les non-conformités qualité, sécurité et environnement, la documentation interne et externe, l’avancement des actions de l’ensemble de vos sites, vos audits…
Ils nous font confiance :
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FONCTIONS DE LA SUITE QSE
Gestion documentaire Gestion des incidents qualités internes/externes Suivi des accidents du travail, sinistres, plaintes Gestion des audits et retour d’expériences Suivi des plans d’actions
Jusqu’à - 50% de réduction des récurrences problèmes
Standardisation des pratiques Réactivité dans la communication/décision Capitalisation des retours d’expériences
Avantages
230 000 utilisateurs en 2013
Worflows de validation dynamiques (notification, codes couleurs, to do lists)
Exportations vers Excel Connexions API et ERP Génération de retours d’expériences
DONNEES DE SORTIES
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
Reporting QSE Excel Rapport d’incident client/interne Plan d’actions correctif Parcours de validation Notification
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
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E. SUITE FOURNISSEUR
SUITE PORTAIL FOURNISSEUR Pilotez la performance de votre panel fournisseurs
La maitrise de la performance fournisseur en qualité, coûts et délais est un élément essentiel pour délivrer à ses clients un produit ou service répondant parfaitement à son besoin. La suite portail fournisseur se positionne comme un centre de pilotage et d’échange avec vos fournisseurs : incidents, documents, plan d’actions, audits…
Ils nous font confiance :
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FONCTIONS DE LA SUITE SRM
Gestion du panel fournisseur en lien avec l’ERP Suivi des incidents qualité/logistique Liaison native avec la gestion documentaire Gestion des offres, visites et audits Pilotage du plan de progrès fournisseur Gestion des certifications et des évaluations
- 20% de temps de traitement des incidents
Standardisation des échanges client/fournisseur Partage d’informations facilité Capitalisation des bonnes pratiques
Avantages
130 000 utilisateurs en 2013
Echanges dynamiques avec le fournisseur par le biais d’un portail centralisé
Exportations vers Excel Connexions API et ERP 100 % conforme Microsoft® Office™
DONNEES DE SORTIES
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
Reporting Excel de performance fournisseur
Dashboard dynamique par familles d’achats, fournisseurs stratégiques, top 10 non-qualité…
Rapport de visites et pièces jointes Dossiers de demandes de chiffrage Plan de progrès fournisseur
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
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F. SUITE PLM
SUITE PLM Pilotez vos plateaux projets
Le respect des délais clients et l’impact en ressources des projets multi-sites posent fréquemment des problèmes au sein des plateaux projets. La suite PLM permet à la direction et aux chefs de projet de piloter efficacement l’avancement des étapes, la charge des équipes et le respect des budgets associés au cycle de vie du produit : de l’offre à la fin de vie du produit.
Ils nous font confiance :
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FONCTIONS DE LA SUITE PLM
Gestion du planning GANTT & PERT Définition des budgets heures/achats/ventes Visualisation de la charge des équipes TO DO LIST tâches multi-projets Traçabilité des modifications
20 % de réduction du lead time de développement
Motivation des équipes projet Echanges aisés avec les clients & fournisseurs Retour d’expérience projet complet (délais, budget, évènement imprévus…)
Avantages
150 000 utilisateurs en 2013
Un seul accès à l’ensemble des informations projet : planning, livrables, budget, ressources, tableau de bord…
Exportations vers Excel Connexions API et ERP 100 % conforme Microsoft® Office™
DONNEES DE SORTIES
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
Planning projet Excel ou PDF Etat du budget Livrables documentaires
fournisseur/internes/clients Plans d’actions projet Reporting indicateur processus
Intégralement paramétrable Ergonomie et facilité d’utilisation
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G. LES MODULES
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Accueil
Frontal user interne ou externe
FONCTIONS
Création d’espace dédié en fonction de l’utilisation interne/ externe ou processus
Visualisation instantanée de l'ensemble des données de son périmètre (clients, BU, site …)
Ouverture rapide du détail d'un incident, indicateur, projet, action, formulaire …
Standardisation d'un modèle d'accès à l'information pour ses collaborateurs
IMPACTS Utilisateur Voit uniquement ses informations Moteur de recherche dynamique pour visualiser son scope Création directe d’éléments/process/workflow dynamiques
ECRAN
METHODOLOGIE
Chaque utilisateur définit sa page d’accueil
Les données proviennent de la plateforme ou des systèmes d’informations (ERP, progiciel)
L’annuaire utilisateurs, clients et fournisseurs est incorporé
TEMOIGNAGE
L’interface HLPWEB est devenue notre intranet. Toutes les informations sur le pilotage de l’entreprise sont disponibles. Aujourd’hui nous avons même interfacé les informations de notre GPAO/ERP
Bertrand MERIC, DG de CONTINENTALIUM
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CRM
Customer Relationship Management
FONCTIONS
Suivi du panel clients et prospects
Suivi CA via l’ERP, des concurrents et des potentiels
Interface avec les tâches et planning Outlook
Relances automatisées pour chaque acteur
Suivi des demandes de prix clients
Gestion des rapports de visites et plans d’actions
Emailing et gestion du fil rouge client
Interfaces VIADEO, Linked in et Corporama
IMPACTS
Management Suivi de la performance commerciale par BU, DAS, division, site
Commercial Accès à l’ensemble du pipeline offres, des CA générés et des offres
Chef de projet Suivi de l’avancement des offres en cours et des échanges clients
ECRAN
METHODOLOGIE
Chaque utilisateur définit son tableau de bord frontal
Génération de workflow d’offres (mise à jour tarifaire, nouveau projet, nouvelle prestation)
Dossier client dédié embarquant toutes les données clients : projets, incidents, docs, visites, actions..
Les données proviennent de la plateforme ou des systèmes d’informations (ERP, progiciel)
TEMOIGNAGE
« Depuis toujours, notre gestion commerciale peine à être homogène : chacun gère ses contacts, ses offres, ses projets, » Depuis que nous avons installé la solution de HLP, nous avons développé notre business juste avec nos clients et notre potentiel prospect est gérer avec le fil rouge : notifications, newsletter, infos clients régulières…
Joseph MAKRE, Directeur commercial ARKEO
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SRM Supplier Relationship Management
FONCTIONS
Gestion du panel fournisseur : stratégie achats, sociétés, contacts, certifications
Connexion directe des fournisseurs sécurisée
Connexions à l’ERP pour suivi CA et budgets
Gestion des qualifications, audits et rapports de visites
Suivi des contrôles d’entrées AQF/AQP
Accès rapide à tous les incidents fournisseurs par divisions, sites, UAP, référence…
Suivi visuel de chaque incident avec statut de l’échange client/fournisseur
Tableaux de bords et indicateurs
Relances automatisées
IMPACTS
Acheteur Visualisation des données fournisseurs : groupe/sociétés/contact/stratégie
Qualité Suivi des qualifications, évaluations, audits, rapports de visites et incidents fournisseurs
Fournisseur Suivi des incidents et des plans d’actions fournisseurs
ECRAN
METHODOLOGIE
Le service qualité fournisseur génère un incident fournisseur notifié par e-mail
Chaque fournisseur se connecte au portail pour renseigner les incidents qui lui sont affectés
Les données proviennent de la plateforme ou des systèmes d’informations (ERP, progiciel)
TEMOIGNAGE
« La gestion des incidents fournisseurs nous prends beaucoup de temps :
Le suivi email et téléphonique ainsi que la gestion des documents Nous perdons beaucoup de temps à collecter les données Nous n’avons pas une vision précise de la performance de nos fournisseurs »
Aujourd’hui nous avons gagné en temps et performance, de plus les inspecteurs qualité achats ont du temps supplémentaire pour aller auditer et suivre sur le terrain la performance fournisseurs. Le service achat travaille plus avec notre département car les informations sont disponibles en temps réel.
François BOUVARD, responsable qualité achats, industrie Lunetière
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Gestion documentaire
FONCTIONS
Interface similaire à l’explorateur Windows
Création, stockage, modification et archivage
Circuit de validation et notification de diffusion
Associations et traçabilité de toute source de données multimédia
Gestion des droits lecture, écriture et modification
Audits documentaires
Edition en ligne et visionnage office 365
Moteur de recherche
IMPACTS
Management Visualisation globale de l’information standard et confidentielle
Responsable QSE Mise à jour du système documentaire conformément aux normes ISO
Utilisateur Consultation facile et disponible
ECRAN
METHODOLOGIE
L’administrateur métier défini l’arborescence avec les privilèges d’écriture, modification ou lecture
Les documents sont ajoutés unitairement ou par groupes (fonction Drag & Drop)
Chaque groupe d’utilisateurs internes & externes dispose de droits d’accès dynamiques
TEMOIGNAGE
Au dernier audit, nous avons eu des remarques sur notre gestion documentaire :
Les salariés n’utilisent pas les dernières versions, La documentation n’a pas été validée Les procédures ne sont pas disponibles par les acteurs distants
Aujourd’hui nous avons une gestion documentaire disponible et facile d’accès.
Natacha HUSSON, responsable qualité de KEVALIS
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Incidents
Qualité/environnement/sécurité
FONCTIONS
Création et suivi des incidents QSE
Exportation des incidents paramétrables sur Excel et PowerPoint
Gestion des dérogations et non conformités internes
Moteur de recherche multicritères
Ouverture rapide du détail d’un incident, indicateur, projet, action, formulaire
Exportation des tableaux de bords
Gestion des coûts non QSE
Relances automatiques
Interfacé avec la gestion des actions/CRM/GED
IMPACTS
Management Information instantanée via mail avec lien des incidents QSE en fonction
Responsable QSE Suivi dynamique des incidents et supervision active sans multiples fichiers
Utilisateur Je sais juste ce que j’ai à faire pour participer à la performance de mon entreprise
ECRAN
METHODOLOGIE
Création des rôles et responsabilités QSE
Gestion des familles de défauts, causes, bases clients et articles avec l’ERP
Paramétrage des interfaces de connexions et de relances automatiques des utilisateurs
TEMOIGNAGE
« Nos clients aéronautiques et automobiles attendent que nous gérions les produits non-conformes sans ambiguïtés dans les dispositions que nous prenons et en conservant la traçabilité de nos décisions. L’enregistrement et le suivi de ces incidents sont très consommateurs de ressource et nous ne sommes jamais sûrs de bien tout balayer … engagées ..? Aujourd’hui chaque non-conformité ou dérogation est gérée et chaque personne visualise ses actions en cours. La facilité de pilotage est donc accrue.
Hugo TOGES, Directeur qualité, division auto et aero d’une entreprise du SRD.
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Amélioration
Actions correctives et préventives
FONCTIONS
Création et suivi des plans d’actions sous forme PDCA ou actions ouvertes/fermées
Supervision des actions par service/projet/produit
Exportation personnalisable sur Excel
Moteur de recherche multicritères
Standardisation d’un modèle d’accès à l’information pour ses collaborateurs
Ouverture rapide du détail d’un incident, indicateur, projet, action, formulaire
Exportation des tableaux de bords
Gestion des coûts non QSE
Relances automatiques
Interfacé avec la gestion des actions/CRM/GED
IMPACTS
Management Information instantanée de l’avancement de l’ensemble des plans d’actions
Responsable QSE Suivi dynamique et supervision active des plans d’actions par processus, service…
Utilisateur Interface claire et conviviale pour renseigner aisément des actions
ECRAN
METHODOLOGIE
Création de l’arborescence de classement des plans d’actions (domains, processus, sites …)
Affectation des droits de création et de supervision des plans d’actions
Gestion des états Excel et paramétrage des notification/relances mails
TEMOIGNAGE
Depuis fin 2012, l’ensemble des plans d’actions interservices sont gérés et consolidés par le biais de la solution HLPWEB.
Joseph BINTAZ, Directeur qualité ETI industrielle
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REX
Gestion des retours d’expériences métier
FONCTIONS
Génération de fiches REX post-incidents
Consultation des fiches dans une base dynamique mise à jour.
Intégration native au module INCIDENTS (création de 8D)
Exportation des fiches REX
Génération de reportings de statistiques REX
IMPACTS
Management Accès au PARETO des causes d’incidents internes & externes multi-sources.
Responsable QSE Transversalisation des bonnes pratiques entre sites pour diminuer la récurrence des incidents et motiver les bonnes pratiques produit/process
Experts métiers Mise à disposition d’une base de données « métier » continuellement mise à jour.
ECRAN
METHODOLOGIE
Génération des fiches REX suite à incidents, audits, chantiers lean …
Diffusion des bonnes pratiques aux experts métiers.
Export des fiches REX et des statistiques REX (typologie d’incidents, machine, récurrences …).
TEMOIGNAGE
« La gestion du retour d’expérience s’avère très fastidieuse, les Lessons Learned Cards sont créés et stockées dans un répertoire intranet qui est très peu consulté. » Le module REX est l’évolution naturelle du module Incidents pour tirer profit de notre base 8D et améliorer notre performance qualité en interne et vis-à-vis de nos clients.
Alain COYAC, responsable amélioration continue, société CAIB.
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LEAN
Pilotage des chantiers LEAN
FONCTIONS
Pilotage de vos projets Lean & 6-Sigma
Description complète de chacune des étapes, définition de tous les intervenants
Visualisation instantanée de l’ensemble des données de son périmètre (clients, BU, site …)
Génération d’une Lesson Learned Card à la fin du projet
Exportation complète d’un projet en PowerPoint, Excel ou dans une archive ZIP
Evaluations corporate
IMPACTS
Management Visualisation des chantiers par zone et des gains sur les chantiers
Coordinateur lean Suivi des chantiers et reporting
GEMBA Suivi de l’avancement et gestion des standards
ECRAN
METHODOLOGIE
Création des typologies de chantiers et approche management, manufacturing et office
Gestion des modes de maturités
Paramétrage des interfaces de connexions et de relances automatiques des utilisateurs
TEMOIGNAGE
« Nos experts de l’amélioration continue éprouvait à consolider les résultats de chaque chantier lean de nos sites ». Aujourd’hui nous sommes capables de capitaliser notre retour d’expérience sur chaque chantier avec un état complet comprenant le feedback de l’équipe et les gains générés.
Romain JACQUOT, Responsable Amélioration Continue d’une entreprise du SRD.
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PLM
Gestion de projets et cycle de vie produits
FONCTIONS
Création de projets type « standards » réutilisables
Visualisation du planning GANTT projet
TO DO LIST phase/tâche/évènement avec livrables associés
Journal de bord projet (traçabilité)
Accès « déclaratif » aux heures, achats et ventes projets
Visualisation de la charge des équipes
IMPACTS
Management Visualisation de l’état d’avancement de chaque projet sur l’ensemble des sites.
Chef de projet Accès unique et rapide aux livrables et budget projets. Revue de projet simplifiée.
Service support Accès à l’ensemble des tâches multi-projets à court, moyen et long terme.
ECRAN
METHODOLOGIE
L’équipe projet configure ses projets « types ».
Un projet est créé en 1 minute avec le client, l’équipe projet, les délais et le projet type associé
La responsable projet définit son reporting personnalisé
TEMOIGNAGE
« La gestion des projets via Excel est beaucoup trop fastidieuse pour nos projets transversaux » « La force du PLM HLPWEB réside dans sa simplicité d’utilisation et l’exhaustivité de ses fonctions, à la fois pour l’équipe projet (TO DO LIST, livrables, planning) et la Direction (reporting projet, budget, charge).
Fabien BACLE, Responsable Industrialisation d’un sous-traitant automobile.
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FORMS Générateur de formulaires dynamiques
FONCTIONS
Définition de formulaires standards 2 types de workflows :
- formulaire temporaire (widget + mail) - formulaire permanent
Génération d’actions simplifiées associées
Diffusion mail de l’ensemble des réponses
Export Excel personnalisé des données de sortie (réponses)
Reporting automatisés
IMPACTS
Management Exportation des données des formulaires générés
Responsable Qualité Création d’évaluations clients personnalisées, de formulaires REX
Responsable Achat Consolidation des demandes d’achats multi-sites
ECRAN
METHODOLOGIE
Chaque administrateur métier définit son ou ses formulaires types.
Les utilisateurs peuvent répondre à un formulaire pendant une période donnée.
Ils peuvent également générer une demande depuis un formulaire permanent.
Les utilisateurs ayant-droits ont accès aux réponses pour exportation ou diffusion.
TEMOIGNAGE
« Nous cherchons une solution de génération de formulaire simple et dynamique ». Le module FORMS s’est avéré un très bon complément à la partie « qualité » de la plateforme HLPWeb pour nos enquêtes de satisfaction client et nos sondages QSE. Les conducteurs de chantiers font des contrôles avec l’application tablettes tactiles.
Ewa MROZKIEWICZ, Coordinatrice QSE Groupe, COLAS RAIL
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DASHBOARD Visualisation d’indicateurs & édition de reportings
FONCTIONS
Définition des données et indicateurs sites/corporate
Configuration des reportings associés
Validation ciblée des données avant diffusion
Importation des données Excel
Export des reportings dynamiques Excel
IMPACTS
Management Accès instantané aux KPI entreprise
Responsable Qualité Visualisation quotidienne de la performance QCD interne
Contrôleur de gestion Génération des reportings mensuels direction
ECRAN
METHODOLOGIE
L’administrateur définit les données/indicateurs/reportings et les modes de calcul associés
Les données proviennent de la plateforme ou des systèmes d’informations (ERP, progiciel)
Chaque utilisateur ayant droit configure son tableau de bord et ses indicateurs sur l’accueil
TEMOIGNAGE
« La période des reportings mensuels nous accaparent plusieurs jours dans le mois ». Depuis la fin de l’année dernière nous avons réduit le temps de génération de nos reportings de 2 jours à 1 heure grâce au module Dashboard qui regroupe les données provenant de l’ensemble de notre système d’information.
Jérôme PICOT, Directeur Qualité d’une ETI multi-sites.
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AUDIT Planification des audits & rédaction des rapports
FONCTIONS
Définition des référentiels utilisés Définition du planning d’audit
Définition et notification des écarts
Génération du rapport d’audit
Définition des plans d’actions correctifs
IMPACTS
Management Accès aux plannings et aux rapports d’audits de son site.
Responsable QSE Préparation des audits ISO, clients et fournisseurs.
Auditeur Système Visualisation multi-sites des plannings et des conclusions des audits.
ECRAN
METHODOLOGIE
Les administrateurs métiers définissent les référentiels nécessaires (base « standard » ISO inclus). Les auditeurs créés leurs audits, renseignent les écarts et génèrent les rapports d’audit.
Les audités prennent connaissance des écarts et mettent à jour leurs plans d’actions.
TEMOIGNAGE
« Nous éprouvons des difficultés à tirer pleinement profit des conclusions des rapports d’audit ». Le déploiement du module AUDIT nous a permis de standardiser nos pratiques et structurer notre processus d’amélioration continue en prévision des nombreux audits de fin d’année.
Alexis SANCHEZ, Auditeur Groupe, sous-traitant automobile.
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GPEC Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
FONCTIONS
Définition de l’organigramme métier (fonctions, missions, activités, missions)
Mise en avant des besoins de formation
Génération d’une matrice de polyvalence
Edition de la fiche de fonction
Export du plan de formation
IMPACTS
Management Accès aux compétences critiques (besoins en recrutement).
Responsable RH Anticipation des besoins en formation et recrutement.
Tout collaborateur Visualisation de son CV (évolution des compétences).
ECRAN
METHODOLOGIE
L’administrateur configure son architecture des compétences (niveau actuel / niveau souhaité)
Les données proviennent de la plateforme ou des systèmes d’informations (ERP, progiciel)
Chaque utilisateur accède à son historique de fonctions/postes et à ses prochaines formations.
TEMOIGNAGE
« Nous avions le plus grand mal à piloter efficacement les besoins RH de chaque pôle ». « La GPEC HLP, connectée à notre progiciel RH, répond à tous nos besoins de maitrise des compétences et de gestion de la polyvalence. »
Izza BONNEMAYRE, Responsable Formation d’une entreprise nationale de services à la personne
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SHOP Création et mise à disposition de catalogues produits en ligne
FONCTIONS
Disposer de la même technologie qu’Amazon
Création de fiches produites par famille ou catégories de produits
Administrer votre base article ERP avec des fichiers multimédia
Création d’un catalogue produit interactif
Intégration d’un shop online pour passer commande depuis la plateforme HLPWeb
Accès au module shop depuis le site web du client via joomla
Suivi des commandes clients et négoce fournisseur en ligne
IMPACTS
Management Gestion des commandes
Responsable commercial Administration des produits interne et négoces
Clients Accès à l’ensemble du catalogue produit
ECRAN
METHODOLOGIE
L’administrateur définit les catégories de produits et renseigne les fiches produits
Un workflow de validation permet de valider la diffusion client / site web interne
Le client peut directement passer commande avec sa session HLPWeb habituelle
TEMOIGNAGE
« Nous souhaitions offrir un seul point d’entrée à notre flux d’informations externes » Depuis le déploiement du module SHOP, chacun de nos clients et fournisseur peut se connecter directement depuis notre site web pour commander un de nos produits ou accéder à un document.
Eric ROS, Directeur Marketing d’une entreprise de traitement de surface du SRD
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ADMIN Gestion de l’administration des bases et profils
FONCTIONS
Administration de la plateforme
Gestion des bases de données
Définition des profils utilisateurs
Gestion des relances sur les modules
Gestion des traductions
Gestion administration par métier
Réaffectation des droits en cas de départ
Moteur de recherche d’attributions de privilèges
Gestion de listes de droits dynamiques sur les droits et les visualisations modèle MVC
IMPACTS
Administrateur système Gère les droits et les routines avec le système d’information
Administrateur métier Gère les profils et les bibliothèques de base de données
Administrateur module Gère uniquement les données de son métier
ECRAN
METHODOLOGIE
L’ensemble de l’administration s’effectue depuis le module admin
Chaque bloc module peut être activé ou non (administration globale ou locale)
L’administration est réalisée en quelques clics sans connaissance informatique particulière
TEMOIGNAGE
« Notre cahier des charges pour l’acquisition d’une solution collaborative stipulait clairement que l’administration devait être accessible après quelques heures de formation ». Nous sommes pleinement satisfaits du module ADMIN HLPWeb qui permet à mes collaborateurs et à moi-même d’administrer la plateforme simplement sans solliciter le support technique. .
Stéphane GAUTHIER, Responsable des applications web d’un groupe du CAC 40
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H. CONNEXION AU SI
H.1 Principe
La plateforme HLP WeB se positionne comme un système de management agrégateur de données, quel que soit leur provenance. Nous disposons d’une solide expérience dans l’interconnexion de notre plateforme avec les systèmes d’informations clients (ERP, progiciels, applications tierces…). De ce faite, toutes les informations dont vous avez besoin pour piloter vos activités sont à disposition rapidement et aisément.
H.2 Connexion Office
La plateforme HLP Web est compatible avec les dernières versions du pack Office via un ensemble de fonctions comprenant : - L’import Excel de vos historiques data - L’export Excel dynamique des data HLP Web - Le transfert des contacts Outlook vers le CRM
H.3 Connexion ERP
Nos équipes techniques sont en mesure de connecter votre plateforme à vos ERP pour récupérer vos Master Data (références produits, lignes de commandes, éléments de traçabilités, CA …) afin d’interagir avec les modules HLPWeB.
H.4 Connexion WEB Services
La plateforme HLP Web intègre les connexions Web Services pour la récupération de données clients en toute sécurité (informations de production, contacts, base client …)
H.5 Connexion LDAP / AD / SSO
HLP Web se connecte aux annuaires d’entreprise pour garantir une identification aisée et sécurisée des utilisateurs ainsi qu’une protection accrue des données du client. HLP met régulièrement en place des synchronisations LDAP/AD avec ou sans SSO (connexion simultanée Windows/HLP WeB).
H.6 Connexion PLV écran de votre accueil
HLP WeB permet de diffuser sur vos écrans d’accueil des flux d’informations en rapport avec l’actualité de votre entreprise (visite client,
audit, nouveau business).
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I. CONNEXIONS API
Connectez vous à votre univers WEB
I.1 VIADEO
Ajout du réseau contacts/sociétés VIADEO de l’utilisateur dans le carnet d’adresse du CRM.
I.2 LINKEDIN
Ajout du réseau contacts/sociétés LINKEDIN de l’utilisateur dans le carnet d’adresse CRM.
I.3 CORPORAMA
Ajout du réseau contacts/sociétés CORPORAMA de l’utilisateur dans le carnet d’adresse CRM.
I.4 SOLUTIONS DU GROUPE LA POSTE
Développement d’un progiciel de gestion basé sur l’architecture HLPWeb qui embarque l’ensemble les services du groupe LA POSTE :
Maileva : diffuser des documents DOCUPOST : reconnaissance de caractères et indexages.
I.5 OFFICE VIEWER 365
Intégration complète du module Office Viewver 365 pour la lecture des documents issus du module GED.
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J. SECURITE D’ACCES
4 niveaux de sécurité A utiliser en fonction de votre stratégie IT
NIVEAU 1 http://votreplateforme.hlpweb.net Accès par login et mot de passe Possibilité de temps d’expiration des mots de passe
NIVEAU 2
https://votreplateforme.hlpweb.net Protocole HTTPS Accès par login et mot de passe Possibilité de temps d’expiration des mots de passe
NIVEAU 3
https://votreplateforme.hlpweb.net Protocole HTTPS Accès par login et mot de passe Possibilité de temps d’expiration des mots de passe Synchronisation des création/suppression utilisateurs avec AD/LDDAP Single Sign On
NIVEAU 4
https://votreplateforme.hlpweb.net Protocole HTTPS Accès par login et mot de passe Possibilité de temps d’expiration des mots de passe Synchronisation des création/suppression utilisateurs avec AD/LDDAP Single Sign On Clé d’accès virtuelle ou physique User self management avec d’autres applications
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K. Support client
Un numéro unique
+333 81 91 99 92
Le service support client est ouvert du lundi au vendredi de 9h à 17h.
A chaque appel, un ticket est ouvert par un technicien HLP Web qui qualifie avec le client la criticité de la demande :
Trimestriellement, chaque client reçoit un rapport d’incidents. Plusieurs options sont possibles.
CRITIQUE ARRET DU SERVICE
HIGH Incident fonctionnel bloquant
l'utilisation
MEDIUM Incident fonctionnel non bloquant
pour user
LOW Autres
Pris en compte sous 1h Résolution à 90% sous 4h
Pris en compte sous 4h Résolution à 90% sous 1 jour
Prix en compte sous 4h Résolution à 90% sous 5 jours
prix en compte sous 4h Résolution à 90% sous 10 jours
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L. REFERENCES CLIENTS ADAPEI Installation 2011 Gestion des plans d’actions multi-sites ALSTOM Installation 2009 Gestion des incidents qualités et plans d’actions Gestion des savings & gestion de projets APHP Installation 2012 Gestion globale de la qualité des services supports APS COATINGS Installation 2012 Gestion projets, plans d’actions & gestion documentaire APSH 34 Installation 2010 Gestion documentaire RH & suivi des compétences et polyvalences
BAUD INDUSTRIES Installation 2007 Gestion documentaire BOURGEOIS PLASTIQUES Installation 2007 Suivi client & prospection, gestion documentaire, gestion de projet BOURGUIGNON BARRE Installation 2007 Gestion de la qualité (plan d’actions et gestion documentaire) Gestion des projets d’industrialisation CAIB Installation 2010 Plans d’actions et suivi des compétences CGR Installation 2010 Gestion projets, incidents qualités et gestion documentaire CHU DE BORDEAUX Installation 2008 Gestion des projets d’investissements
COLAS Installation 2010 Gestion des projets, plans d’actions & gestion documentaire Suivi des retours d’expériences et suivi client Tableaux de bord CONSTELLIUM Installation 2007 Gestion projets, plans d’actions multi-sites et gestion documentaire ESDI Installation 2013 Suivi client et prospection, gestion documentaire
FUJI AUTOTECH Installation 2007 Gestion projets, portail fournisseur, gestion documentaire GROUPE MAILLARD INDUSTRIES Installation 2009 Gestion des plans d’actions multi-sites
GROUPE SIMONIN Installation 2010 Gestion projets, incidents qualité et gestion documentaire LISI Installation 2010 Gestion projets, incidents QSE, portail fournisseur, suivi client et prospection Plan d’actions & chantiers Lean JTEKT Installation 2007 Portail fournisseur, incidents qualité, et gestion documentaire JUSSIEU SECOURS Installation 2012 Gestion documentaire, formulaires, shop online
METALIS Installation 2007 Suivi client et prospection, gestion documentaire et incident qualité Portail fournisseur et tableaux de bord MFQ Installation 2010 Gestion documentaire MONTUPET Installation 2012 Gestion documentaire, plans d’actions multi-sites et tableaux de bord SAFRAN - LABINAL Installation 2010 Gestion projets, plans d’actions et GED SIDEO Installation 2007 Gestion projets, plans d’actions et gestion documentaire SPIDELOR Installation 2010 Gestion projets, plans d’action multi-sites et gestion documentaire SOMICA Installation 2010 Gestion documentaire et plan d’actions TECH POWER ELECTRONICS Installation 2007 Gestion documentaire, incidents qualité, portail fournisseur Plan d’actions multi-sites
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M. LEXIQUE AD Active Directory API Application Programming Interface AS Actions Simplifies CRM Customer Relationship Management ERP Enterprise Resource Planning GED Gestion Electronique des Documents GED Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences
LDAP Lightweight Directory Access Protocol PDCA Plan Do Check Act PMO Project Management Office PSLI Project Single List of Issue QSE Qualité Sécurité Environnement SSO Single Sign-On SRM Supplier Relationship Management
N. RAISON D’INVESTIR La plateforme HLP Web est conçue pour agir sur les leviers suivants dans votre entreprise :
Amélioration de la relation client/fournisseur Suivi efficace de l’ensemble des demandes de chiffrage Supervision rapide de l’ensemble des incidents internes & externes Partage aisé d’informations projets (planning, livrables) Documentation client disponible avec accès dossiers sécurisés
Partage d’informations en interne
Base documentaire complète partagée (GED) Flux d’informations poussés (alertes mail) Portail d’information corporate (blogs, réseaux sociaux, indicateurs)
Efficacité des équipes dans le traitement des problèmes
Accès instantané à l’ensemble des incidents par des recherches multicritères, Vision claire et précise de la satisfaction ou non satisfaction clients, Export automatique des rapports d’infos clients.
Amélioration de la vitesse de réalisation des projets d’entreprise :
Standardisation de la structure projet et des plans d’actions Suivi du planning et du budget avec les parties prenantes, Base documentaire projet associée (GED)
Consolidation rapide des tableaux de bords et indicateurs :
Mise à jour automatique des indicateurs provenant de la plateforme Compilation de données Excel, en lien avec votre data warehouse.
Uniformisation des vecteurs d’informations (ERP, Office, Annuaire, applications …)
Un seul système agrégateur de données
Réduction des coûts des applications informatiques Un seul contrat de licence et d’hébergement pour l’ensemble de vos applications métiers Des modules métiers interconnectés avec le SI. Une capacité de développement de vos besoins spécifiques clients
Notes
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La solution collaborative pour piloter votre système de management
+333 81 91 46 35