8 ธันวาคม 2560 มหาวิทยาลัย ...ks.rmutsv.ac.th/sites/ks.rmutsv.ac.th/files/RMUTSV KM...อบรมบ คลากรใหม #4 ว นท 20

“การจดการความรสการปฏบต”

ผชวยศาสตราจารยเธยรชย พนธคง (Aj.Man)

8 ธนวาคม 2560 มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลศรวชย

• เขาใจหลกการและขนตอนการจดการความร

• เรยนรเครองมอของ KM

• Knowledge Sharing through CoP

• AAR Process

• Q & A

สงทจะแลกเปลยนเรยนรในวนน

ภาพตอไปนคอประเทศแถวน

การจดการความร or

การจดการความไมร

Knowledge management

Knowless management

ความรทนากลวทสดคอ.......

603-103 KM & LO 5

ท าไมตองจดการความร

เราแนใจไดอยางไรวาบคลากรมความรเพยงพอทจะท างานอยาง มประสทธภาพ

คนท างานจะมทกษะหรอความสามารถหรอไมถาความรไมเพยงพอ

เมอมการอบรม / สมมนาภายนอกหรอภายในท าอยางไรใหบคลากรทไมไดเขารวม มความรชดเจนเหมอนอยางผทเขารวม

ศกยภาพของหนวยงานจะเกดขนหรอไมถาในหนวยงานมทงคนทร และไมรท างานอย รวมกน

6

เมอเปลยนแปลงตวบคคลหรอมการลาออกท าอยางไรใหความรของ คนนนอยกบหนวยงาน

ท าอยางไรใหคนทเขามาใหม เรยนรวธการท างานอยางรวดเรว รวมทงปญหาทเคยเกดขนกบต าแหนงงานนน

องคกรจะมศกยภาพหรอไม ถาบคลากรไมขวนขวายเรยนร หรอสรางความรใหม

องคกรจะมศกยภาพหรอไม ถาความรทจ าเปนส าหรบการท างาน ไมไดถกเกบรวบรวมไวอยางเปนระบบ

ท าไมตองจดการความร

7

การจดการความร (KM: Knowledge Management)

● เรมท “งาน” ไมใชเรมทความร กาวแรกคอคนในชมชนมา “สมหวกน” เพอก าหนดผลสมฤทธ ทเปนเปาหมายรวมกน ● การจดการความรเนน “ความรในคน” (Tacit Knowledge) สวน “ความรในกระดาษ” (Explicit Knowledge)

เปนอนดบรอง

KM เปน "เครองมอ" ชนดหนง

ตองเลอกใชใหเหมาะ กบสถานการณ

603-103 KM & LO 10

การจดการความร คอ กระบวนการ...

ฉะนน "ความสมพนธ และความไววางใจระหวางบคคลเปนสงส าคญตอการสรางวฒนธรรมแลกเปลยนเรยนรในองคกร

(Knowledge Sharing Culture)

"ไมใชการจดเกบทกสงทมนษยรไวในสารานกรม หากแตเปนการคนหาคนทรวธท างานทด ท าใหเขาพด เขยน หรอปฏบตในสงทพวก

เขาร (Sharing) ใหคนทตองการรทราบ จากนน จดเกบ (Capturing) กลนกรอง (Distilling) แบงแยกประเภทเพอคนหาและบนทก(Taxonomy) และการเผยแพร (Dissemination)

ใหเกดการเรยนรรวมกนจากประสบการณท างาน (Action Learning Process) แบบตอเนองและตอยอด

ความรทฝงอยในคน (Tacit Knowledge)

( 1 )

( 2 ) ( 3 )

อธบายได แตยงไมถกน าไปบนทก

อธบายได แตไมอยากอธบาย

อธบายไมได

Tomohiro Takahashi

ความรทชดแจง (Explicit Knowledge)

Model “ปลาท”

“คณอ านวย”

Knowledge Facilitator

Knowledge Practitioner

“คณกจ”

“คณเออ”

Chief Knowledge Officer : CKO Knowledge Assets

สวนหาง สรางคลงความร

เชอมโยงเครอขาย ประยกตใช ICT “สะบดหาง” สรางพลงจาก CoPs

Knowledge Vision

สวนหว สวนตา มองวาก าลงจะไปทางไหน ตองตอบไดวา “ท า KM ไปเพออะไร”

Knowledge Sharing

สวนกลางล าตว สวนทเปน “หวใจ”

ใหความส าคญกบการแลกเปลยนเรยนร

ชวยเหลอ เกอกลซงกนและกน (Share & Learn)

KV KS KA

บคคลทเกยวของ

ทมา : ดร.ประพนธ ผาสขยด สคส.

เรองนไมตองการ “คณอ านาจ”

Vision/ Mission

หวปลา (KV)

ปจจย/ประเดน 1 ปจจย/ประเดน 2 ปจจย/ประเดน 3

ประเดน 2A

ประเดน

2B

ประเดน

2C

KV1 KV2 KV3

แผนก

ฝาย

องคกร

“หวปลา” ตองสอดคลอง เชอมโยงกบ “ภาพใหญ”

อบรมบคลากรใหม #4 วนท 20 Jan 2010 ณ หองกะตะ อาคารภเกต ม.หาดใหญ

กระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

1. การบงชความร (Knowledge Identification)

2. การสรางและแสวงหาความร (Knowledge Creation and Acquisition)

3. การจดความรใหเปนระบบ(Knowledge Organization)

4. การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification and Refinement)

5. การเขาถงความร (Knowledge Access)

6. การแบงปนแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing)

7. การเรยนร (Learning)

เราตองมความรเรองอะไร เรามความรเรองนนหรอยง

ความรนนท าใหเกดประโยชนกบองคกรหรอไม ท าใหองคกรดขนหรอไม

มการแบงปนความรใหกนหรอไม

เราน าความรมาใชงานไดงายหรอไม

ความรอยทใคร อยในรปแบบอะไร จะเอามาเกบรวมกนไดอยางไร

จะแบงประเภท หวขออยางไร

จะท าใหเขาใจงายและสมบรณอยางไร

สมพร อนทรแกว หวหนากลมงานพฒนาระบบงานสขภาพจต ส านกพฒนาสขภาพจต

กระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

1. การบงชความร - การบงชความรทองคกรจ าเปนตองม - วเคราะหรปแบบและแหลงความรทมอย

2. การสรางและแสวงหาความร - สรางและแสวงหาความรจากแหลงตาง ๆ ทกระจดกระจายทงภายใน/ภายนอก เพอจดท าเนอหาใหตรงกบความตองการ

เราตองมความรเรองอะไร เรามความรเรองนนหรอยง

ความรอยทใคร อยในรปแบบอะไร

จะเอามาเกบรวมกนไดอยางไร

กระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

3. การจดความรใหเปนระบบ แบงชนดและประเภทของความร เพอจดท า

ระบบใหงายและสะดวกตอการคนหาและใชงาน

4. การประมวลและกลนกรองความร จดท ารปแบบและ “ภาษา” ใหเปนมาตรฐานเดยวกนทวทงองคกร • เรยบเรยงปรบปรงเนอหาใหทนสมยและตรงกบความตองการ

จะแบงประเภท

หวขออยางไร

จะท าใหเขาใจงายและสมบรณอยางไร

5. การเขาถงความร ความสามารถในการเขาถงความรไดอยางสะดวก รวดเรว ในเวลาท

ตองการ

เราน าความรมาใชงานไดงาย

หรอไม

กระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

6. การแบงปนแลกเปลยนความร การจดท าเอกสาร การจดท าฐานความร ชมชนนกปฏบต (CoP) •ระบบพเลยง (Mentoring System)

7. การเรยนร •น าความรไปใชประโยชนในการตดสนใจ

• แกปญหาและปรบปรงองคกร

ความรนนท าใหเกดประโยชนกบองคกร

หรอไม ท าใหองคกรดขนหรอไม

มการแบงปนความรใหกนหรอไม

กระบวนการจดการความร (Knowledge Management Process)

KM 3.0 • อยในวถ

• มเปาหมาย

• ใช ไอท

• มพลงจดการ “หวปลา” • มการจดการความรจากภายนอก

ทมา: นพ.วจารณ พาณช

อยในวถ • อยในวถชวตการท างาน เนยนอยในเนองาน ไมตองเอยค าวา KM

• เกดการเรยนรจากการท างาน

• มวถของการแลกเปลยนแบงปนความร ไมหวง รวมมอ

• เปนวฒนธรรมองคกร

• เกดการพฒนางาน พฒนาคน พฒนาหนวยงาน เปน

Learning Organization

• เกด “วถ” การท างานใหมอยางตอเนอง

อยในวถ • มความรใหคนมาใชท างานได ตรงความตองการ ตรงเวลา พรอมใช

• โทรศพทมอถอ และ Social Media เปนเครองมอหลก

มเปาหมาย • โฟกสเปาหมายหลกขององคกร เพอผลการด าเนนงานทดขน

• พสจนไดวา ชวยใหผลประกอบการดขน

• โฟกสท Critical Knowledge

• ท าแผนทความร

• ก าหนดการไหลของความร ใหไหลไปยงจดใชงานไดสะดวก

ใช IT • สมารทโฟน และ social media คอชองทางหลกในการแลกเปลยนเรยนร

• Smart Database

• Decision Tools

มพลงจดการ “หวปลา” • หวปลา = วสยทศน พนธกจ เปาหมาย

• “COP ทมจดการหวปลา”

• น าไปใชตความคณคาของ ผลงาน ของแตละหนวย

• ใหรางวลบคลากร หนวยงาน

• มหนวยงานแนวราบสนบสนน/ชวยเหลอ ใหบรรล

• มการเฉลมฉลองประจ าป และสงเคราะหภาพใหญ

• ฝายบรหารใช KM ในการจดการเปาหมายทซบซอนขององคกร เชอมโยงกบงานประจ า อยางตอเนอง ไมมการเปลยนแปลงเมอเปลยนคณบด (ผบรหารสงสด)

มองใหชด โฟกสใหตรงจด

• ก าหนดความรทส าคญ (Critical Knowledge) คอ ความรทชวยใหบรรลเปาหมายเชงยทธศาสตรขององคกร

• เปาหมายและยทธศาสตรของระบบ KM ตองชด ไมท าแบบครอบจกรวาล โฟกสความรเปาหมาย

• สนองการใชงานความรของพนกงาน

เครองมอในการจดการความร

ทมา: สประภาดา โชตมณ และปรญญ เสรพงศ.2559. สถาบนเพมผลผลตแหงชาต

หมายถง กลมคนทมความสนใจในเรองใดเรองหนงรวมกนมารวมตวกนและแลกเปลยนเรยนร ดวยความสมครใจ เพอรวมสรางความเขาใจหรอพฒนาแนวปฏบตในเรองนน

ชมชนนกปฏบต (CoPs)

ทมา: สประภาดา โชตมณ และปรญญ เสรพงศ.2559. สถาบนเพมผลผลตแหงชาต

ทมา: สประภาดา โชตมณ และปรญญ เสรพงศ.2559. สถาบนเพมผลผลตแหงชาต

ประโยชนของ CoP

• การเรยนรรวมกน การตอยอดความรเพราะทกคน แลกเปลยนเรยนรรวมกนตลอดเวลา

• สงคม/ชมชน/องคกรเกดการพฒนาเพราะความคดไมหยดนงกลายเปนสงคมแหงการเรยนร

• มการดงศกยภาพท?มในตวบคคลมาใชเตมความสามารถและสรางความปรารถนา (Passion) รวมกน

ทมา: สประภาดา โชตมณ และปรญญ เสรพงศ.2559. สถาบนเพมผลผลตแหงชาต

• Note Taker คอ การฟง จบประเดน สรปองคความร ไมใชการถอดเทป หรอจดตามทกค าพด

• Lesson Learned คอ การวเคราะหกระบวนการ ทบทวนบทเรยนทเกดขน ไมใชการเลาเรองในอดตอยางเดยว แตตองอธบายสงทมคณคาทจะน าไปใชในอนาคตดวย

• Best Practice ตองสงผลตอความส าเรจขององคกร • Multimedia ชวยเพมประสทธภาพการเรยนรทกทศทาง

เครองมอ/วธการเพอการจดเกบความร (Knowledge Capture Tools and Techniques)

การท า AAR (After Action Review) "การทบทวนหลงกจกรรม"

"การทบทวนหลงกจกรรม"

• เปนการทบทวนวธการท างานทงดานความส าเรจและปญหาทเกดข น

• เพอแกปญหาทเกดขนไมใหเกดขนอก • คงไวซงวธการทดอยแลว

"การทบทวนหลงกจกรรม"

• ไมควรชนชมความส าเรจแตเพยงดานเดยว ตองยอมรบปญหาทเกดขนดวย เพราะปญหาคอโอกาสในการพฒนาคนเพอพฒนางาน

• ฝกการรบฟงความคดเหน • ฝกการท างานเปนทม • ทกปญหามทางออก

4 ค าถามกบ AAR คอ

1. สงทคาดวาจะไดรบจากการท างานนคออะไร? 2. สงทเกดขนจรงคออะไร? 3. แตกตางหรอไมแตกตาง? 4. สงทไดเรยนรและวธการลด/แกความแตกตางคอ

อะไร?

เรยนรกอนการปฏบต (Learning before Doing)

Using Knowledge Learn

before

Learn during

Learn after

• เครองมอ Peer Assist Template

• ใชกบโครงการทก าลงจะเรม และพบความทาทาย เพอศกษาวธการ/แนวทางการท างานจากประสบการณเดมทคลายคลงและแตกตางกอนลงมอปฏบตจรง

• หาวธเรยนลด • ลดความลมเหลวซ าๆ

ขนตอนการท า “เพอนชวยเพอน”

1. ก าหนดวตถประสงคใหชดเจนวาอะไรคอตนตอของปญหาทตองการขอความชวยเหลอ

2. ตรวจสอบวาใครทเคยแกปญหาทเราพบมากอนบางหรอไม

3. ก าหนด Facilitator (คณอ านวย) สรางบรรยากาศ สนบสนน

4. ควรเลอกผเขารวมแลกเปลยนเรยนรใหมความหลากหลาย (Diverse)

5. มงหาผลลพธหรอสงทตองการไดรบจรงๆ มองใหทะลถงปญหา สรางทางเลอกหลายๆ ทาง

6. วธการ คอ ทมเหยาน าเสนอแผนตวเองกอน จากนนทมเยอนซกถามและแชรประสบการณ สดทายทมเหยาน าขอเสนอแนะไปคดและปฏบต

เรยนรระหวางการปฏบต (Learning during Doing)

Using Knowledge Learn

before

Learn during

Learn after

• เครองมอ After Action Review

• คอ “การท าไป คดไป แกไขไป” • เปนการจบความรทเกดขนสนๆ

ภายหลงการท ากจกรรม • ใช 3 ค าถามทส าคญ คอ 1) ภาพ

ความส าเรจอะไรทคาดหวงกบสงทเกดขนจรงเปนอยางไร? (25%) 2) ถาสงทคาดหวงกบสงทเกดขนจรงแตกตางกน เพราะอะไร? (25%) 3) เราจะท าอะไรหดขน/ขอเสนอแนะทปฏบตได (50%)

• พากษวจารณหรอวนจฉยวาใครถกใครผด ใชบรรยากาศสบายๆ

เรยนรระหวางการปฏบต (Learning after Doing)

Using Knowledge Learn

before

Learn during

Learn after

• เครองมอ Retrospect Template

• คอ การทบทวนแผน กระบวนการ และผลลพธทงหมด

• ท าทนททเสรจสนกจกรรม หรอ “เมอจบสงคราม มใช เมอสนสดการโจมตแตละครง”

• ท าการบนทกขอเสนอทเจาะจงและสามารถน าไปปฏบตได

• มปรชญาการท างานทวา “ทกครงเราท าอะไรซ าๆ เราควรท าใหดกวาครงสดทาย”

• ผเกยวของ ประกอบดวย คณะท างาน ผอ านวยกระบวนการเรยนร ผทใชความรในอนาคต

การเชอมโยง BP กบ KM ในองคกร

• คนหา BP ทกพนธกจ

• ทกหนวยงานยอย(คณะ/ศนย-ส านก) ตองท า

• จดแลกเปลยนเรยนรระหวางบคคล/หนวยงาน

• มการเสรมแรง ยกยอง เชดชเกยรตเจาของ BP

• เปลยนจาก “การศกษาดงาน” เปน “การศกษาแนวปฏบตทเปนเลศ”

• มระบบจดเกบ และแลกเปลยน BP ทเขาถงไดงาย รวดเรว ทกเวลา ท าเปนวฒนธรรมการเรยนรขององคกร

เคยไดยนค าพดเหลานหรอไม?

• เราท าอยางเขาไมไดหรอก • เราเปน ม.รฐ เขามนเอกชน • มงเรองการเรยนการสอนและการวจยดกวา • เราอยากท าแตผใหญไมสนบสนน • ไมมเงน หรอเบกงบประมาณยงยากอยาท าดกวา • เหนอยเปลาๆ อยาเลยนะ • วนน QA เขาจดงานอะไรนะ KM อกแลวเหรอ? • เอาเวลาฟงเรอง KM ไปกน MK ดกวา

• มขอมลจดเกบแยกตามหนวยงานของใครของมน • มเวบไซตสวนกลางแตหาขอมลไมเจอ • ไมรจะเกบไฟลไวตรงไหนในเวบ • อยากแชรขอมลกท าไดเพยงแค สงไลน สงเมล • อยากรอะไรกถามหาจาก อ.Goo • ความรคอความลบ

เคยไดยนค าพดเหลานหรอไม?

สงทอยากจะเหน KM ในอนาคต

• ท างานไป เรยนรไป แกไขไป ไดความรใหม แบงปนเปนวงจร

• บคลากรไดเรยนรสงใหม ๆ อยเสมอ

• ปรบปรงงานตลอดเวลาContinuous Improvement(Kaizen) • บคลากรทกคนพฒนางานตนเองไดดขน

• เกดแนวปฏบตทเปนเลศ

• ลดอาการหวโต สมองไหล ไมมใครรบผดชอบ

“ถาความรของคนเราสามารถถายโอนจากคนหนงไปยงอกคนหนงได

โดยผานเครองมอลกษณะน กคงจะด ในเมอไมมกตองสรางระบบ KM ขนมา”