Comité de Pilotage et de Mutualisation – Zone Asie Pacifique- Version validée CPM Juin 2019 1 / 25 ZONE ASIE PACIFIQUE VADEMECUM Gestion déconcentrée et mutualisée des moyens Références : - Note AEFE n°963 du 15 février 2011 N° 000963 relative aux missions et attributions des établissements mutualisateurs dans le cadre de la rénovation de la gestion déconcentrée des moyens - Conventions inter-établissements du 1 er septembre 2011 et avenants du 1 er septembre 2015 et du 1 er septembre 2016 - Circulaire AEFE n°443 du 9 février 2018 relative aux conditions et modalités particulières de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels de l’AEFE - Note de cadrage AEFE concernant la formation continue des personnels d’enseignement français à l’étranger (note 1315 de juillet 2018) Ce vademecum a pour objectif d’ aider les acteurs de la zone dans les différentes phases de l’élaboration et la réalisation du Plan de Formation Continue des Personnels et de toutes les actions déconcentrées et mutualisées de la zone.
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Comité de Pilotage et de Mutualisation – Zone Asie Pacifique- Version validée CPM Juin 2019
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ZONE ASIE PACIFIQUE
VADEMECUM
Gestion déconcentrée et mutualisée
des moyens
Références :
- Note AEFE n°963 du 15 février 2011 N° 000963 relative aux missions et attributions des
établissements mutualisateurs dans le cadre de la rénovation de la gestion déconcentrée
des moyens
- Conventions inter-établissements du 1er septembre 2011 et avenants du 1er septembre 2015
et du 1er septembre 2016
- Circulaire AEFE n°443 du 9 février 2018 relative aux conditions et modalités particulières
de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels de l’AEFE
- Note de cadrage AEFE concernant la formation continue des personnels d’enseignement
français à l’étranger (note 1315 de juillet 2018)
Ce vademecum a pour objectif d’aider les acteurs de la zone dans les différentes phases de
l’élaboration et la réalisation du Plan d e F o r m a t i o n C o n t i n u e d e s P e r s o n n e l s et
de toutes les actions déconcentrées et mutualisées de la zone.
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Sommaire
- Le dispositif de la mutualisation p 3
- Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) p 3
- L’établissement Mutualisateur p 5
- La cellule de Formation Continue p 5
- Calendrier Prévisionnel du dispositif p 6
- Le séminaire de la Formation Continue p 7
- Fiche Ecole / Etablissement p 9
o 1. Diffusion du plan de formation et inscriptions
o 2. Procédures administratives et départ des stagiaires
o 3 Convenances personnelles des stagiaires
o 4. Remboursement des frais
- Fiche Etablissement lieu d’accueil d’un stage p 13
o 1. Organisation d’un stage
o 2. Dispositions administratives
- Fiche organisation des missions des EEMCP2 p 15
- Fiche Remboursement stages hors PFCP (dont DGESCO) p 17
- Fiche Remboursement CNED p 18
- Fiche Remboursement Prozap, APP, PIO, UNSS … p 18
- Annexe 1 : Charte du Stagiaire et du formateur p 19
- Annexe 2 : Calcul des per diem p 20
- Annexe 3 : Qui fait quoi ? p 22
- Annexe 4 : Etat de frais pour stages hors PFCP p 23
- Annexe 5 : Synthèse facturation et tarification p 24
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Le dispositif de la mutualisation
Le champ d’application s’étend :
- à toutes les missions déconcentrées par l’Agence à l’établissement mutualisateur ainsi
qu’à la gestion de la formation continue de la zone Asie Pacifique à l’exception :
* du service des examens dont la gestion relève de chaque centre d’examens ;
* de la gestion déconcentrée des voyages dont la gestion relève, dans chaque pays
visé par la mesure de déconcentration des voyages de l’établissement en gestion
directe désignée par l’Agence et, dans les autres pays, des services centraux de
l’agence ;
- à toutes les missions que les établissements de la zone ont également souhaité
mutualiser à savoir :
* le site de zone
* AGORA
* Prozap
* la Web Radio
* …
Le fonds de la mutualisation est constitué conformément à l’article 2 de l’accord inter-
établissements.
Le paiement aux articles 5 et 6 définissant les conditions de fonctionnement et l´organisation du fonds
de mutualisation de la zone signé entre l´établissement mutualisateur et chaque établissement. Le paiement des facturations à la prestation prévu à l´article se fera dès réception de la facture. Le
paiement sera réalisé en Euro sur le compte de l´établissement mutualisateur.
Le CPM
Composition
Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) est constitué de membres de droit et de membres élus.
Membres de droit :
- Le CDAEFE - Président
- Le chef d´établissement de l´établissement mutualisateur ;
- Le directeur administratif et financier de l´établissement mutualisateur ;
- Les inspectrices de l´éducation nationale en résidence à Pekin et à Bangkok ;
Membres élus : - Un représentant d´un établissement conventionné, chef d´établissement ou directeur
d´école, autres que celui de l´établissement mutualisateur ;
- Un représentant d´un établissement homologué, chef d´établissement ou directeur d´école ;
- Un directeur administratif et financier, expatrié ou résident, autre que celui de
l´établissement mutualisateur.
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Le CDAEFE assure la présidence du CPM sans voix prépondérante.
La présence ou la participation par visioconférence d’un membre du service pédagogique (chef du service, IA-IPR, référent de zone ou responsable du pôle formation continue au service pédagogique) est également de droit. Il contribue à orienter les choix stratégiques de la formation continue effectuée par la zone.
Les membres élus du CPM sont désignés lors du séminaire des chefs d’établissements et directeurs de la zone Asie Pacifique. Le CPM doit comporter au moins un directeur d´école, choisi parmi les trois représentants élus des établissements. La durée du mandat des membres élus est de deux ans. Ce mandat peut être renouvelé, sans limitation de durée, par période de deux ans.
Vacance d´un poste de membre élu :
Afin de pourvoir à la vacance d´un poste de membre élu chef d´établissement ou directeur d´école en cours de mandat, le suppléant désigné lors du séminaire des chefs d´établissement et directeurs d´école assurera le remplacement du membre élu jusqu´à la fin normale du mandat. Pour le DAF élu, la suppléance sera assurée par son successeur jusqu’à la fin normale du mandat.
Le CPM se réunit trois fois par an (en présentiel ou en visioconférence).
Compétences du CPM (cf accord de partenariat) :
Le CPM est compétent pour définir les orientations politiques et stratégiques de la zone. Dans ce cadre, il prépare, avant le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs
d’école, le plan de formation continue et en assure, après sa validation par l’Agence, son exécution.
- Prépare le projet de budget du SACD « gestion mutualisée et déconcentrée des moyens »
- Définit les grandes orientations politiques et financières de la zone en fonction des priorités définies par l´agence,
- Analyse les besoins et les demandes de formation formulées par les cellules de formation continue des établissements, les organise et les hiérarchise, prépare le Plan de Formation Continue des Personnels en concertation avec le service pédagogique et en assure le suivi
- Prépare le séminaire annuel de l’AEFE
- Prépare les projets de modifications à l´accord inter-établissement et de son annexe pour les présenter au séminaire des chefs d´établissements et directeurs d´école pour approbation (sous réserve de la validation définitive par les services centraux),
- Fixe, en accord avec les services de l´agence, le barème annuel des prestations mutualisées,
- S´assure de la mise en œuvre des accords de partenariat,
- Donne délégation au chef d’établissement de l’établissement mutualisateur pour valider les demandes de pré-inscriptions aux actions de formation du PRF, conformément au règlement annexé à l´accord inter-établissement,
- Etablit le bilan financier des actions menées au cours de l´exercice précédent.
- Il assure l’évaluation des actions entreprises. Cette évaluation ainsi que le bilan sont présentés au séminaire annuel de la zone et à l’AEFE
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L’établissement mutualisateur
Le Lycée Français Charles de Gaulle de Pekin est l’un des 16 établissements mutualisateurs (14 à compter de septembre 2019) qui assure la gestion administrative et financière du dispositif de la mutualisation de la zone Asie Pacifique
Le dispositif se décompose en différents services :
- la formation continue régionale
- des missions des EEMCP2, et des EMFE ;
- de l’établissement mutualisateur, mettant en œuvre le dispositif
- la dématérialisation de la correction des copies du baccalauréat
Le chef d´établissement et le directeur administratif et financier (DAF) de l´établissement mutualisateur préparent le budget du dispositif, en application de la note AEFE nº 963 en date du 15 février 2011. Ils assurent la gestion quotidienne et appliquent les décisions du Comité de Pilotage de la Mutualisation. Au sein de la comptabilité de l´établissement mutualisateur, il est créé un service à comptabilité distincte (SACD). Chaque année, le directeur administratif et financier élabore le compte de gestion et le budget des moyens mutualisés et déconcentrés qui sont présentés au CPM, puis à l´AEFE pour approbation.
Pour assurer le fonctionnement administratif et financier du budget des moyens déconcentrés, des crédits sont alloués, dans la limite de 5% des recettes totales prévues au budget pour la prise en compte des charges inhérentes de gestion (fonctionnement général et rémunérations).
La cellule formation continue
La cellule de formation continue – cf note de cadrage SP de juillet 2018
La cellule de formation continue est une instance obligatoire dans chaque établissement.
Elle est placée sous la responsabilité du chef d’établissement.
Elle est constituée
- du chef de l’établissement
- de son adjoint, si le poste existe dans l’établissement
- du directeur d’école, si le poste existe dans l’établissement
- du directeur administratif et financier
- de deux représentants des personnels du premier degré
- de deux représentants des personnels du second degré
de deux représentants des autres catégories de personnel
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La cellule de formation continue se réunit plusieurs fois par an et au moins :
- en début d’année scolaire (année N) pour recenser et prioriser les besoins de formation des
personnels, pour l’année N+1, après analyse du projet d’établissement actualisé et des
besoins de formation des personnels de l’établissement. Elle définit les critères de
candidature (Année N)
- Après clôture des inscriptions, pour analyser les demandes d’inscription individuelles et
proposer au chef d’établissement la liste de candidatures retenues pour l’établissement.
Cette proposition est basée sur les critères arrêtés préalablement par la cellule de formation
continue
- En fin d’année scolaire pour faire un bilan. des formations auxquelles ont participé les
personnels de l’établissement et faire des recommandations de formation pour l’année
scolaire N+1. Ce bilan est transmis au CPM de la zone.
A chaque réunion de la cellule de formation continue, un compte rendu détaillé de ses travaux est rédigé, présenté au conseil d’établissement et transmis au CPM.
Le calendrier prévisionnel du dispositif • Fin Septembre, début Octobre :
- inscription des stagiaires sur l’application Formation continue selon la date fixée par le CPM
- après le retour des cellules de formation continue, le CPM valide les préinscriptions. - il réalise la synthèse des demandes de formation des établissements ;
- Il lance le recensement des besoins en formation des établissements pour le PFC N+1 - il élabore une proposition de projet de zone prenant en compte les rapports d’inspections et les comptes-rendus de missions des personnels d’inspection de l’AEFE, en particulier de l’IA-IPR référent de zone, les rapports d’activités des conseillers pédagogiques, les comptes-rendus des conseils d’enseignement et des conseils pédagogiques. Les priorités à prendre en compte sont les instructions officielles du MEN, le Plan d’Orientation Stratégique (POS) de l’Agence, le MEAE, les priorités déclinées annuellement par le service pédagogique (SP).
- En octobre : envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période
Septembre Décembre (40%)
o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période
(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)
o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement (2% des
frais de scolarité)
o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu
pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.
- 1er décembre : envoi des dépenses de la période Septembre Décembre à l’établissement
mutualisateur pour remboursement
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• En Janvier, Février:
- le CPM établit une proposition de carte des emplois des expatriés de la zone à N+2 ainsi que les décharges de service afférentes.
- Le CPM adopte le compte de gestion de l’exercice écoulé et amende le budget de l’année en cours si besoin.
- Il partage des fiches et des besoins exprimés avec les formateurs des 1er et 2e degré qui en font un premier niveau de synthèse.
- il prépare le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs d’école
- Envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période Janvier Aout (60%) –
o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période
(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)
o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement
o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu
pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.
• En mars :
- le CPM anime le séminaire avec les représentants de l`AEFE et de l’académie partenaire.
• Après le séminaire :
- 15 jours après le séminaire annuel, et au plus le tard le fin mars de chaque année scolaire, le PFCP est transmis par l’établissement mutualisateur au service pédagogique de l’AEFE
- après navettes entre le service pédagogique et l’établissement, le projet est soumis à la validation de la commission de mutualisation mi-Mai
• En mai : envoi des dépenses la période Janvier Mai à l’établissement mutualisateur pour remboursement • En juin:
- le CPM se réunit pour valider la proposition de budget pour l’année N+1. Les compte-rendus de CPM sont rédigés sous 15 jours, puis envoyés à l’AEFE et adressés à tous les chefs d’établissement de la zone. Ils n’ont pas vocation à être diffusés aux communautés scolaires. Les compte- rendus de la commission de mutualisation sont envoyés aux chefs d’Etablissement pour diffusion aux communautés scolaires.
Le séminaire annuel Participants
- les représentants de l’AEFE (direction, secteur géographique, coordonnateur, Service pédagogique) ; - un représentant de l’académie partenaire (DAFPEN, IA-IPR, DAREIC, DAFCO, etc…) ;
- les chefs d’établissement ; - les directeurs d’école (chefs d’établissement ou non) ;
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- les IEN en résidence; - les DAF de de la zone (résidents et expatriés);
Le représentant de l’académie partenaire est présent au séminaire pour exposer l’actualité pédagogique française, nationale et académique, expliciter les priorités mises en œuvre dans son académie et indiquer les pôles de compétences spécifiques qui ont pu s’y développer. Il a la connaissance des ressources en formation et contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.). Le représentant du SP (chef de service, IA-IPR référent de la zone) est présent au séminaire pour préciser les orientations pédagogiques de l’Agence, contextualiser les priorités nationales, exposer les choix et les priorités retenues par le SP. Il contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.).
Tâches du séminaire annuel
- finalise le processus d’élaboration du plan de formation de la zone avant sa transmission à l’Agence. - proposer le projet de zone à partir de la version que lui soumet le CPM si d’actualité - approuver les modifications à l’accord inter-établissement
- émettre un avis relatif aux orientations budgétaires de l’année civile suivante - prendre connaissance du bilan financier de l’année civile précédente ; - faire le point sur l’état d’avancement du PFC de l’année scolaire en cours - sélectionner, finaliser les fiches de stage et proposer le PFC - proposer des formateurs parmi le vivier zone - proposer un calendrier ou une priorisation dans le temps des formations - proposer un lieu et un calendrier pour le séminaire de l’année N+1
Les différents types de stage
- stages zone : - stages interzones - stages d’intra-établissement - ouverts - les stages inter-régionaux sont réservés à certains contenus et formats précis : stages
de formation à contenu institutionnel des disciplines à faible effectif, actions de formation spécifiques ou répondant à des projets précis mais contextuels (APP Monde, projets inter établissements ou inter-zones).
- Les stages d’établissement ouvert : stage à l’initiative d’un établissement en référence à
son propre projet, ouvert aux autres établissements de la zone et inscrit au PFCP. Les remboursements seront effectués selon les modalités définies par le CPM pour une année scolaire.
Important :
A l’issue du séminaire, l’entente collective autour du PFCP ne vaut pas validation de celui-ci. Cette validation ne pourra intervenir qu’au terme de la campagne des séminaires de FC, et après l’examen des PFCP de tout le réseau AEFE, afin de respecter les nécessaires équilibres en termes de politique stratégique de FC, de contenus et de budget. Cette expertise est assurée par une commission du SP réunie ès-qualité autour de ce traitement et qui siège durant plusieurs semaines chaque fin d’année scolaire.
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Fiche Ecole / Etablissement
1. Diffusion du plan de formation et inscriptions
1.1 Saisie des recrutés Locaux
Dès que possible avant la rentrée, le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que chaque personnel
soit inscrit dans MAGE avec son adresse électronique individuelle, professionnelle (Merci de saisir le
nom d’usage car il y a parfois confusion avec le nom de jeune fille). Les résidents sont directement inscrits par
l’AEFE, l’adresse personnelle est à utiliser.
1.2 Diffusion du plan de formation
Dès que plan de formation est accessible sur la plateforme à la pré-rentrée, le Directeur/Chef
d’établissement le présente aux personnels afin qu’ils saisissent leurs demandes de pré-inscription sur
le site de la formation continue cf 1.3
Il réunit obligatoirement la cellule de formation continue de l’établissement et organise la pré-sélection
des candidats.
Il veille à ce que le choix du stage corresponde :
- au niveau et à la matière enseignée par le stagiaire,
- à un besoin du stagiaire et de l’établissement
- au niveau de connaissances préalable requis
La cellule priorise les candidatures
1.3 Pré-inscriptions sur le site www.aefe.fr
L’application commune aux établissements permettant de faciliter la gestion de la formation continue,
tant dans sa partie élaboration des PFCP que dans le suivi des stages et des sessions a été lancée en
septembre 2012. L’application est accessible le site internet de l’agence : www.aefe.fr- à la rubrique
« Saisie en ligne ». Une documentation complète y est également disponible pour guider les
établissements et les stagiaires dans l’utilisation de l’application.
→ saisie en ligne→ gestion de la formation continue→ code utilisateur→ Mot de passe
(voir les fiches consultables sur le site : support de formation à l’attention des établissements).
Le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que les stagiaires aient les informations et les éléments
techniques pour faire leur demande de pré-inscription sur le site www.aefe.fr.
Il veille à ce que l’établissement valide ou refuse les pré-inscriptions avant la date de clôture donnée par
l’établissement mutualisateur en renseignant bien les priorités de la cellule Formation Continue.
Coût des inscriptions : le principe est que chaque stagiaire est facturé par l’établissement mutualisateur
(cf page 6) pour un montant forfaitaire (à titre indicatif : 1230€ en 2018 – 1050€ en 2019).