This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
• Un portail intranet peut être un outil pour aider à gérer les flux d’information, mais ne génère en rien une organisation (ce n’est pas parce qu’on propose un gestionnaire d’agenda que les utilisateurs vont mieux gérer leur temps)
• Un portail intranet accompagne la politique de diffusion ou d’organisation de l’information, il n’est en rien une solution miracle qui permet de mieux gérer son rapport à l’information et à la documentation
• Il cherche à proposer sur un site unique l’ensemble des services liés à l’information apporté par l’organisation
• Sans une organisation interne, le portail intranet d’information devient rapidement une coquille vide
L’information & la documentationet les portails intranet
• L’information et la documentation peuvent avoir des rôles et des objectifs différents selon les organisations :– Assurer la gestion d’un centre de documentation (classement,
indexation, prêt, gestion des abonnements, archivage,…)– Assurer des missions de veille pour des départements ou des
utilisateurs particuliers (recherche et diffusion d’informations,..)– Produire des rapports, des statistiques, des études ou dossiers
thématiques (recherche, analyse, mise forme)– Diffuser une actualité (alerter, animer et sensibiliser les
utilisateurs)– Construire une connaissance ou un savoir technique (Knowledge
18/04/23Exigences d’un portail intranet de veille & d’information
• Permettre aux travailleurs ou utilisateurs du savoir non-techniciens de créer, gérer et publier leurs propres informations sur les portails pour une utilisation rapide ;
• Distribuer des informations sécurisées, à jour et exactes pour le support de multiples initiatives de portail - extranets partenaires, intranets employés et sites de contact clients ;
• Fournir des informations rapides et ciblées et personnaliser le contenu pour les différents publics et rôles.
• Ajouter l'intelligence de contenu afin d'accroître pertinence et ciblage des informations fournies aux utilisateurs ;
• S'intègrer aux applications de l’organisation et aux silos d'informations disparates et les rendent facilement accessible via des portails. Etc.
• Un extranet est une extension du système d'information de l'entreprise ou de l’organisation à des partenaires situés au-delà du réseau.
• De cette façon, un extranet n'est ni un intranet, ni un site internet, il s'agit d'un système supplémentaire offrant par exemple aux clients d'une entreprise, à ses partenaires ou à des filiales, un accès privilégié à certaines ressources informatiques de l'entreprise par l'intermédiaire d'une interface Web.
18/04/23Services & rubriques proposés par un portail intranet Liste non exhaustive des services proposées par un portail de contenu dans une organisation (domaine des possibles)• Agenda partagé
• Documentation en ligne• Gestion des abonnements, • Gestion des actualités• Gestion de réunions • Forums de discussion• Gestion de planning• Evènements (salon ,
conférence,..)• Gestion des Newsletters• Moteur de recherche• Phototèque & vidéothèque
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
• Organisation pour la documentation et l’archivage– On y trouve tous les outils adaptés pour la documentation et
l’archivage (thésaurus, gestion des prêts, gestion des abonnement, etc.)
• Organisation par communautés– Peuvent rejoindre le mode en projet, organisé par centre
d’intérêt de chaque communautés, comportent peu d’outils d’indexation, fonctions de stockage simplifiées, interfaces simplifiées, peu d’outils statistiques
• Tendances actuelles des portails :– Apporter le plus de fonctions possibles, intégration des outils
les plus performants de chaque type, pour en faire un outil intégré global
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet- extranet
Diffuser & Alerter• La fonction essentielle d’un portail intranet est de diffuser une
information à un public ciblé et ceci de manière simplifiée et rapide.
• Cette fonction de diffusion et d’alerte peut cependant prendre différentes formes et peut faire appel à différents types de technologies internet, elles peuvent être plus ou moins automatisées et paramétrables
• De la plus simplifiée qui consiste en un affichage sur le portail web à la plus récente, l’envoi par SMS
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les Flux RSS XML, les Newsletters, les alertes par mail ou par SMS
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Rechercher une information• Un portail est essentiellement composé d’une multitude d’information et
de documents disponibles aux utilisateurs• Ces informations sont en général gérées par un moteur de base de
données qui peut être plus ou moins puissant• La solution la plus simple et souvent la plus utilisée est la recherche par
mots clés en utilisant un moteur de recherche• Aujourd’hui les moteurs permettent une indexation, non seulement sur
des fichiers textes, des champs spécifiques mais également sur différents types de fichiers y compris images, photos, vidéo, pdf,…
• Les bonnes vieilles méthodes manuelles d'indexation restent utilisées mais dans un cadre spécifique, tendent à disparaître au fur et à mesure de l’évolution technologiques et des performances des moteurs
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Classer - archiver • Les premiers outils documentaires informatiques étaient orientés
essentiellement sur les métiers de la documentation, ils ont existé bien avant l’ère de l’Internet.
• Nombreux sont les logiciels et outils existants sur le marché (ex : Alexandrie un des plus connu dans le monde de la doc.)
• Aujourd’hui ces outils s’ouvrent à l’environnement utilisateurs et intègre des fonctions portails tout en conservant la puissance d’un outils documentaire spécialisé.
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : upload de fichier, gestion de photothèques, indexation automatique
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranet
Collaborer - groupeware• L’utilisation de l’Internet apporte de nouveaux mode de
travail et de fonctionnement dans les organisations
• Qu’ils soient synchrones ou asynchrones ces outils permettent de s’affranchir de nombreuses réunions étapes, facilitent le suivi de l’évolution des projets, l’accès aux bases de références utiles aux projets et aux
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : Gestionnaire de projet, gestionnaire de resousrces et de tâches, Agenda partagé, synchronisation PC/Serveur, Chat, Netmeeting, video-conferencing,..
18/04/23Fonctions liées à l’information proposées par un portail intranet - extranetCapitaliser des savoir et savoir-faire • Les nouveaux enjeux de l’informatique communicante se situent
dans la capitalisation des savoirs et savoir-faire• Certes, Internet à fluidifié les échanges de manière croissante,
mais l’information essentielle, s’est à dire les savoir-faire et la connaissance réelle de l’organisation ont du mal à être stockées
• Pourtant la capitalisation des actions menées servent à l’amélioration des niveaux de réponses et donc de la productivité des organisation
• On y trouve notamment les techniques - rubriques suivantes : les FAQ, Annuaires de compétences, vidéos,..
– Produire une lettre d’information hebdomadaire sur l’économie régionale en partageant le travail de dépouillement et de collecte de l’information issue d’une analyse de presse de plus d’une trentaine de revue et hebdomadaire.
• Organisation humaine :– Travail en réseau de documentalistes professionnelles
• Information & documentation :– Répartition d’un plan de dépouillement selon une 20taine de thème– Choix et saisie des synthèse d’articles effectués de manière décentralisée sur chaque
département et chaque CCI productrice.
• Organisation informatique :– Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint– Affichage des informations saisies sur site web– Diffusion par mail sous la forme d’une Newsletter
– Diffuser un fil d’actualité sur Internet, permettre aux visiteurs de poster des commentaires ou des remarques sur les informations produites. Permettre l’accès à la production d’information à des non informaticiens. Fonction journal généralement associée calendrier des publications
• Organisation humaine :– Peut être gérer par une seule personne administrateur du Blog, dans le cas des
Wiki collaboration multiple possible • Information & documentation :
– Structuration de l’information assez simple, thèmes aux choix de l’administrateur, classement thématique ou chronologique
• Organisation informatique :– Interface de saisie par formulaire web simplifié via accès restreint– Affichage des informations saisies directement sur le Blog– Diffusion par mail sous la forme de Newsletters
CRR Midi-Pyrénées Expansion• Fonctions essentielles :
– Assurer le partage d’information sur l’économie de Midi-Pyrénées, partager de l’information sur les secteurs stratégiques définis
• Organisation humaine– Utilisation de l’extranet par les chargés de mission de Midi-Pyrénées Expansion et
des agences de développement de Midi-Pyrénées– Alimentation des rubriques et chargement des documents ou photos par le centre de
documentation de Midi-Pyrénées et les centres de ressources quand ils existent, des Agences départementales
• Information & documentation– Dépouillement des revues effectuées par Centre de Doc de MPE – Newsletter envoyée chaque semaine sur les nouveaux articles rentrés
• Organisation informatique• Accès par mot de passe pour les membres, pas de version Web ouvert aux internautes
– Assurer la veille et le partage d’information sur les entreprises et l’économie du département de l’Ariège, partager et diffuser de l’information sur les secteurs stratégiques
– Assurer la gestion des projets de l’agence, multiples fonctionnalités– Publication de certaines informations disponibles sur les sites web de l’agence et sur un
• La veille collaborative ou veille collective fait de l’intranet de veille une œuvre d’information collective pour autant elle touche à un sujet sensible de l’organisation qui nécessite parfois un circuit de validation.
• L'apparition des communautés de pratiques change la donne en matière de validation des contenus d'intranet. La relation de confiance entre lecteurs et contributeurs devient prépondérante
• "Quatre formes de validation sont identifiables : la validation par un responsable hiérarchique, la validation par un expert -présenté comme légitime sur les contenus abordés-, la validation par un responsable de la communication, ou bien encore, une validation effectuée par le contributeur lui-même, faisant du coup apparaître l'absence de chaîne de validation à proprement parler"
18/04/23Développement interne, solution du marché ou externalisation du développement ?
• Réponse en terme de coût : aujourd’hui de nombreuses solutions existent et souvent peu onéreuses ; chercher d’abord ce type de solutions, si en plus votre problématique est générique
• Réponse en terme d’efficacité : Un développement ad-hoc collera toujours plus à votre problématique si celle-ci est spécifique.