ZAMAN YÖNETİMİ

ZAMAN YÖNETİMİ

hazırlayan sunan

kalinda danışmanlık ltd. prof.dr. nurullah genç

Hayatımızda sahip olduğumuz en önemli kaynaklarımızdan birisi de

zamandır.Ama biz zamanı bu ölçüde

önemsiyor muyuz?Onu bu kadar önemli yapan kimseyi umursamadan geçip

gitmesi ve bu geçip gidişin sınırlı süredeki ömrümüzün aleyhine

çalışıyor olmasıdır.

Geri döndürülmesi,

Satın alınması,

Yerine konması,

Kiralanması mümkün değildir.

Tüketilen zamanın;

Para gibi toplanamaz,

Hammadde gibi depolanıp istenildiğinde kullanılamaz

Tüketilen zaman;

•Zamanla ilgili olarak

zihniyet dünyamızı

yeniden inşa etmeliyiz

Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.

Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve subjektif

(algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.

Günlük yaşantımızda bizim dışımızda akıp giden ve bizim çok da umurunda olmadığımız

bu kaynağı planlamaya kalkarız.

SONUÇ NEDİR PEKİ? Genelde yeterince zamanımız

yoktur, işlerimizi yetiştiremeyiz. Aslında,

hepimizin sahip olduğu zaman aynıdır. Ama bu, pek azımız

için yeterlidir.

BURADA SORUN ZAMANIN YETMEMESİ MİDİR?

Aslında sorun hedeflerimizin belirsiz olması, önceliklerimizin iyi

sıralanamamasından başka bir şey değildir.

Zira planlayabileceğimiz şey zaman değil sadece ve sadece kendimizdir.

Bu nedenle zaman yönetiminin anlamı gerçekte yaşam yönetimidir; zaman

planlaması da aslında kendimizi planlamaktır.

Dolayısıyla konu zaman değil BİZ’iz, hayatımızı nasıl yaşadığımızdır.

ÇOK SIK RASTLADIĞIMIZ

YÖNETİCİ CÜMLELERİ

Hiç zamanım yok…

Zaman bana yetmiyor…

Bugün nasıl geçti anlayamadım…

Gün bitti ama ne yazık ki ben hiçbir

işimi sonuçlandıramadım…

SİZE DE TANIDIK GELDİ Mİ BU

CÜMLELER???

İstemek, Başarmak İçin

Gereklidir;

Ama Bitirmek İçinBaşlamak Gereklidir.

“Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli

değildir, Yanınızda ağ da götürmelisiniz”

ÇİN ATASÖZÜ

Zamanı yönetmek için iyi bir başlangıç…

•Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.

•Subjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır. Kişinin algıladığı zamandır.

Zaman Tuzakları•Plânsızlık•Öncelikleri belirleyememek ve

sıralayamamak•Ertelemek•Kendini gereğinden fazla işe

adamak•Acelecilik•Kırtasiyecilik ve verimsiz

okuma

•Rutin ve gereksiz işler•Açık kapı politikası (hayır

diyememek)•Gereksiz telefonlar•Gündemsiz ve verimsiz

toplantılar•Kararsızlık•Yetki verememek•Dağınık masa ve büro düzeni

Meşgul bir yöneticiden 10 Meşgul bir yöneticiden 10 iş yapması beklenir, ancak iş yapması beklenir, ancak 6 iş yapacak vakti vardır. 6 iş yapacak vakti vardır. Etkin yönetici en doğru Etkin yönetici en doğru

6’yı seçmelidir.6’yı seçmelidir.Peter Drucker

Meşgul bir yöneticiden 10 Meşgul bir yöneticiden 10 iş yapması beklenir, ancak iş yapması beklenir, ancak 6 iş yapacak vakti vardır. 6 iş yapacak vakti vardır. Etkin yönetici en doğru Etkin yönetici en doğru

6’yı seçmelidir.6’yı seçmelidir.Peter Drucker

•Planlama yapılmadığı

takdirde, işler

zamanında bitmemekte

ve bunun sonucunda

işleri planlamaya zaman

kalmamaktadır.

•Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.

•Yönetim planlama ile başlar.

Ve en önemli aşamadır...

Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak en önemli problemlerimizden birisidir.

KİŞİSEL HEDEFLERİMİZ

BAŞARI

TAKDİR

KABUL EDİLME

İDEALLER

AİLE

EVLİLİK

SAĞLIK ARKADAŞLIK

GÖRÜNÜMYAŞAMAK

GELİŞMEK

YARATICILIK

MESLEKİ HEDEFLERİMİZ

BAŞARI

TAKDİR

KABUL EDİLME

MAAŞ

SOSYAL AKTİVİTELER

DENEYİM

UZMANLIKYAŞAMAK

GELİŞMEK

YARATICILIK

İŞ GÜVENLİĞİ

MOTİVASYON

ÖRGÜTSEL HEDEFLERİMİZYAŞAMAK

GELİŞMEK

YARATICILIK

VERİMLİLİKSERVİS

KALİTE

REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK

STRESE HAKİM OLMAK

İŞ GÜVENLİĞİ

MOTİVASYON

KİŞİSEL

ÖRGÜTSEL

MESLEKİ

BAŞARI

TAKDİR

KABUL EDİLME

İDEALLER

AİLE

EVLİLİK

SAĞLIK

ARKADAŞLIK

GÖRÜNÜM

MAAŞ

SOSYAL AKTİVİTELER

DENEYİM

UZMANLIK

YAŞAMAK

GELİŞMEK

YARATICILIK

VERİMLİLİK SERVİS KALİTE

REKABET AVANTAJI KAZANÇLILIK

STRESE HAKİM OLMAK

İŞ GÜVENLİĞİ

MOTİVASYON

Kavanozu DoldurmakKavanozu Doldurmak

HEDEFLERİMİZ

Somut olmalıdır

Gerçekçi olmalıdır

Paylaşılmalıdır

BİR HEDEFİN BİÇİMLENDİRİLMESİ İÇİN 8 AŞAMA

DEĞERLERİ AÇIKLAMAK

OPTİMUM YAPILABİLİRLİĞİ

BELİRLEMEK

HEDEFLERİ BİÇİMLENDİRMEK

ORTAK NOKTALARINI

NETLEŞTİRMEK

HEDEFLERİN ÖNCELİK SIRASINI

BELİRLEMEK

BİRBİRİLERİYLE UYUMLARINI

DOĞRULAMAK

HEDEFLERİ TANIMLAMAK

KISITLARI BELİRLEMEK

EYLEM

PLANINI

HAZIRLAMAK

ZAMANIN YENİDEN PROGRAMLANMASI

FRAME YÖNTEMİ

2.GRUPL

ANDIR

MA

K

5.DEN

GEL

EMEK

1.BE

LİRLE

MEK

3.ÖN H

AZI

RLI

K

YAPM

AK

4.OLG

UNLA

ŞTIR

MA

K

FRAME

YÖNTEMİ

Randevu saatlerini belirlemekGörüşme sürelerini sınırlandırmakToplantıların uzama ihtimalini göz önünde bulundurarak tolerans koymakBelirleyici aktiviteler saptamak

Arşivi gruplandırmakTelefon görüşmelerini gruplandırmakOkunacak evrakları gruplandırmakYazım işlerini gruplandırmakDetay ve dikkat gerektiren işleri gruplandırmakŞirket dışı iş ve seyahatleri gruplandırmak

Yıl,cari ay, hafta ve gün ile ilgili öngörüleri yaparak hazırlanmakToplantıları öngörmek, ikili görüşmeleri yapmakMuhtemel telefon görüşmeleri için ön hazırlık yapmakYıllık, aylık, haftalık ve günlük programları son haline getirmekHedefleri son haline getirmekToplantı ve ikili görüşme programlarını son haline getirmekYapılacak telefon görüşmeleri ile ilgili konuşmaları son haline getirmekŞirket dışı iş veya seyahat programını son haline getirmek

Düşünme/eylem gerektiren aktiviteleri dengelemekBoş/dolu çalışma saatlerini dengelemekÇalışma/dinlenme saatlerini dengelemekSabah/öğleden sonra yapılacak işleri ve izin düzenlerini dengelemek

2.GRUPLANDIRMAK

5.DENGELEMEK

1.BELİRLEMEK

3.ÖN HAZIRLIK

YAPMAK

4.OLGUNLAŞTIRMAK

ÇALIŞANLAR KENDİLERİNİ,Önce hoşlarına gidenleri

Zor olandan kolay olanı

Zaman alacak işten önce kolay halledileni

Önemli olandan önce acil olanı

Kendi tercihlerinden önce kendilerine empoze edilenleri

yapacak şekilde programlarlar…

İŞLER NE ZAMAN?

ÇÜNKÜ

Stresli işler Sabah saatleri Strese karşı direnç daha fazla

Entelektüel çaba gerektiren yazı işleri,kaynakların dağıtımı, verilmesi gereken kararlar

Öğleden önce Beyin daha hızlı çalışır

İşletme turu,fiziksel efor gerektiren işler

Öğleden önce Kalp ve ciğer maksimum seviyede çalışır

Toplantılar, ikili görüşmeler Saat 17:00’dan önce

17:00’dan sonra vücut uyku hormonu salgılamaya başlar

Çalışma ve dinlenme saatleri Bütün hafta boyunca

Çok yoğun ve boş geçen çalışma saatleri işe ola

motivasyonu azaltır.

Yıllık tatilleri birden fazla dönemde kullanmak

Çalışma yılı boyunca

İnsan vücudunun mevsim geçişlerine bağışıklığı azalır

Öncelikleri bilmek ve sıralamak...

• Hoşlandığımızı• Çabuk bitecek

olanı

• Kolay olanı• Bildiğimizi• Acele yapılanı• Başkalarının

isteğini

• Hoşlanmadığımızdan

• Uzun sürecek olandan

• Zor olandan• Bilmediğimizden• Önemli olandan• Kendi

seçtiğimizdenYAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

ERTELEMEK• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle

uğraşmaktan alıkoyan erteleme;

– Kişinin kariyerini yıkabilecek,

mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını

kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen,

gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak• İşlerimizi verimli bir şekilde

yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.

• Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

• Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.

• En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler.

• Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

ACELECİLİK• Bazı insanlar zaman baskısından

hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.

• Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar.

• Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma

• Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

Rutin ve Gereksiz İşler

• Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

Erteleme alışkanlığı en önemli

zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar

• Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.

• Sorun, – Gündemi belirlenmeden yapılan, – Normal süresini aşan ve – Amacına ulaşmayan toplantılardır.

Kararsızlık

• Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Hayır Diyememek...

• Eğer ilgilenebileceğinizden

fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz

zarar görecektir.

GÜNCEL AKIŞTA SİSTEM

OLUŞTURMAK

Dağınık bir ofis, dağınık bir beyni yansıtır!!!

DAĞINIK MASA

• Dağınık masa; – Yorgunluk,– Verimsizlik, – Baş edememe hissi,– Stres ve hakimiyet yoksunluğu

oluşturur, – Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

Mesleki aktivite her ne olursa olsun, akıştaki bilgileri düzenleyecek, standart bir sıralama sistemi uygulanabilir.

Düzenleme sepetlerinin göz önünde olacak şekilde

yerleştirilmesi tavsiye edilir.

GELENLER

Gelen her şey bu sepete koyulur:mesajlar, gözden geçirilecek

evraklar, mektuplar…

Yerimizde bulunmadığımız zaman ise, yapacağımız tek şey bu sepeti boşaltmak ve önceliklere karar

vermektir.BUGÜN YAPILACAKLAR

Gün içerisinde incelenecek ve değerlendirilecek evraklar. (Belirli bir

saatte yapılması şart değil)

HATIRLANACAKLAR

Bu sepetin her akşam hatırlanacakların unutulmaması için boşaltılması gerekir

GÖNDERİLECEKLER

Üzerinde hatırlatıcı evraklarla diğer kişilere gönderilecek evraklar

DOSYALANACAKLAR

İncelenen değerlendirilen ve ihtiyaca göre gün, hafta yada ay sonlarında

dosyalanması gereken evraklar

OKUNACAKLAR

Hemen okunması gerekmeyen gazete, dergi, toplantı

tutanakları, raporlar gibi evraklar

SEKRETERLİKLE İLGİLİ

Sekreterliğe gönderilecek evraklar: Yazılacak mektuplar,

notlar, yapılması gereken işlerle ilgili hatırlatıcı bilgiler

GÜNDEMDEKİ X PROJESİ İLE İLGİLİ

Özel bir proje üzerinde çalışıldığında, bu proje için özel bir

sepet ayrılması faydalı olabilir.

Bu sepetler büro yönetiminde çok basit kullanılabilir ve çok

faydalıdır. Buna rağmen, bu sepetleri kullanmak hoşunuza gitmiyorsa, kendinize adapte

edebileceğiniz bir sistemi geliştirin.

Zaman Yönetimi MatrisiZaman Yönetimi Matrisiönemli

önemsiz

acil acil değil

1 2

3 4

Zaman Yönetimi MatrisiZaman Yönetimi Matrisiönemli

önemsiz

acil acil değil

• Krizler• Son Günü Gelen İşler• Müşteri Sorunları

• Planlama• Hazırlanma• Stratejik İşler

• Rutin İşler • Kesintiler• Çalan telefonlar• E-Posta• Randevusuz ziyaretçiler

• Gereksiz İşler• Gereksiz telefonlar• Zaman hırsızları• Fazla TV

1 2

3 4

Zaman Yönetimi MatrisiZaman Yönetimi Matrisiönemli

önemsiz

acil acil değil

• Krizler• Son Günü Gelen İşler• Müşteri Sorunları

• Planlama• Hazırlanma• Stratejik İşler

• Rutin İşler • Kesintiler• Çalan telefonlar• E-Posta• Randevusuz ziyaretçiler

• Gereksiz İşler• Gereksiz telefonlar• Zaman hırsızları• Fazla TV

1 2

3 4

İKİ REFLEKSACİL

AMA ÖNEMLİ OLMAYAN

DURUMLARDA

SÜRE KONUSUNDA

GÖRÜŞÜN

YAPARIM ANCAK ŞU

GÜNE KADAR…

ÖNEMLİ AMA ACİL OLMAYAN

DURUMLARDA

HAYIR DEMEYİ

BİLİN VEYA TARİHİ SİZ BELİRLEYİN

ŞU GÜNE KADAR

YAPACAĞIM, BU SİZİN

İÇİN UYGUN MU?

HAZIRLAMAK İÇİN

HARCAYIN BÖLÜŞTÜRMEK İÇİN

AYI 30 dk.- 1 saat Önceden belirlenmiş bir önceliği olan aktivitelerin

%20 ila %30’unu

HAFTAYI 15 dk. – 45 dk.

Önceliği olan aktivitelerin %40’ı ile %50’sini ve

randevuları belirlemek. Tarihi ve zamanı önceden belirlenmiş aktivitelerin

ilgili birim ve kişilere duyurulması

GÜNÜ 15 dk. – 20 dk.

Gün içinde yapılacak aktivitelerin %70’inin sayısını, süresini ve

yönlendiricisini tayin etme

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

İŞLERİ ÖNCELİKLERE GÖRE SAPTAMAMAK

HEDEFLERİN OLMAMASI

HEDEFLERİNİZİ YAZINBUNLARI ASTLARINIZLA TARTIŞIN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

KRİZ YOLUYLA YÖNETİM

ASTLARIN KÖTÜ HABER VERMEK İSTEMEMELERİ

PLANSIZLIKLA İLGİLİ ÇÖZÜM YOLLARINI UYGULAYIN

SORUN ÇÖZMEYE İLGİ DUYMAK

PLANSIZLIKGERÇEK DIŞI ZAMAN TAHMİNLERİ

KENDİNİZE VE OLASILIKLARINA DAHA FAZLA ZAMAN AYIRIN

FIRSATLARI DEĞERLENDİRMEYE DAHA FAZLA İLGİ GÖSTERİN

KARARLARI DÜZELTMEK İÇİN GEREKLİ BİLGİNİN HIZLI YAYILMASINI SAĞLAYIN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER

UYGULAMAYA KARIŞARAK KENDİNİ DAHA ÇOK GÜVEN İÇİNDE HİSSETMEK

HEDEFLERİNİZİ SAPTAYIN VE ONLARLA İLGİLENİN

YETKİ VERMEYİ REDDETMEK

İŞLERDE ÖNCELİK BELİRLEYEMEMEK

ASTLARI GEREĞİNDEN FAZLA GÖZETİM ALTINDA TUTMAK

GEREKSİZ İŞLERİ BAŞKALARINA DEVRDİN

ASTLARINIZA YETKİ VERİN VE SERBEST BIRAKIN

YETKİ VERMEDEN, HİÇBİR İŞİ BAŞKALARI YOLUYLA YAPTIRAMAYACAĞINIZI BİLİN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

ACELECİLİK

ÇOK KISA ZAMANDA FAZLA İŞ YAPMAYA ÇALIŞMAK

DOĞRU YAPABİLMEK İÇİN GEREKEN SÜREYİ AYIRIN

ACİL DURUMLARA TEPKİ GÖSTERMEK

AYRINTILARDA SABIRSIZ OLMAKGELECEK İÇİN PLAN YAPMAMAK

TEKRAR İNCELEMEK İÇİN ZAMAN AYIRIN

PLAN YAPMAK İÇİN ZAMAN AYIRIN

ÖNEMLİYLE ACİL ARASINDAKİ FARKI BİLİN

ASTLARINIZA YETKİ VERİN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

KARARSIZLIK

MANTIKLI BİR KARAR VERME İŞLEMİNİN OLMAMASI

BİLGİLERİ BULMA VE SAPTAMA SİSTEMLERİ GELİŞTİRİN

BİR HATANIN SONUÇLARINDAN KORKMAK

OLAYLARA KARŞI GÜVENSİZLİKBÜTÜN GERÇEKLERİ BİLMEKTE ISRAR ETMEK

RİSKLERİ KAÇINILMAZ OLARAK KABUL EDİN

ASTLARINIZA HATA YAPMA HAKKI TANIYIN

HATALARI BİR ÖĞRENME ŞANSI OLARAK GÖRÜN

HEDEFİ SAPTAYIN, SEÇENEKLERİ BİLİN, KARARI VERİN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

PLANSIZLIK

PLANLAMANIN ZAMAN ALDIĞINI AMA SONUNDA ZAMAN KAZANDIRDIĞINI BİLİN

PLANSIZDA BAŞARI SAĞLANABİLECEĞİ DÜŞÜNCESİ

YARARI GÖREMEMEYÖNETMEYE DEĞİL YAPMAYA EĞİLİMLİ OLMAK

YAPTIĞINIZ ŞEYLERDEN DEĞİL ELDE ETTİĞİNİZ SONUÇLARIN ÜZERİNDE DURUN

BAŞARININ YÖNTEMLER YÜZÜNDEN DEĞİL, ONLARA RAĞMEN KAZANILDIĞINI BİLİN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

ZAMAN ALAN TOPLANTILAR

TOPLANTIYI YAPMADAN KARAR VERİN

FAZLA İLETİŞİM

KARARLARDAN SORUMLU TUTULMAK KORKUSUKARARSIZLIK,KÖTÜ LİDERLİK

GEREKSİZ TOPLANTILARDAN VAZGEÇİN

SADECE GEREKLİ TOPLANTILAR DÜZENLEYİN

GÜNDEM KULLANIN, KONUDAN UZAKLAŞMAYIN

TOPLANTILARI ZAMANLA SINIRLAYIN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

TELEFON SUİSTİMALİ

KONUŞMALARI ELEYİN

ÖZDENETİM EKSİKLİĞİİLGİLENME VE BİLGİ SAHİBİ OLMA İSTEĞİ

GRUPLAR HALİNDE TOPLAYIN

KISA KONUŞUN

GEREKSİZ İŞLERLE İLGİLENMEYİN

SORUN

NEDEN

ÇÖZÜM

GEREKSİZ YAZIŞMALAR,KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK

SEÇEREK OKUYUN

BİLGİ PATLAMASIBİLGİSAYARA FAZLA DÜŞKÜN OLMAK

HIZLI OKUMA TEKNİĞİNİZİ GELİŞTİRİN

BİLGİSAYARDAN ALDIĞINIZ BİLGİLERİ SEÇİN

OKUMA İŞLERİNİZİ ASTLARINIZA HAVALE EDİN

ELEMEMEK

TOPLANTI DÜZENLEMEK

İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYINToplantı sayısı ve katılımcıları belirlemek

Toplantı sayısını sınırlı tutmakToplantının amacını sorgulayınGöz önünde bulundurulabilecek diğer yollar neler olabilir?

Katılımcı Sayısını SınırlandırmaKimlerin toplantıya katılması faydalı olabilirBenim yerime toplantıya kim katılabilir?

Doğru zamana yayılmış, periyodik ve düzenli toplantılar yapın

15-20 kişilik büyük toplantılar yerine 3-4 kişilik daha sık yapılan toplantıları tercih edin

İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYINEn uygun zamanı seçmek Tarih, saat, süre (90

dakikayı geçmemeli)

KISA VE ETKİLİ TOPLANTILAR DÜZENLEMEK

Toplantı gündem ve hedefini belirleme Toplantı programını oluşturma(Konu, ayrılan süre, konuşma sırası)

Katılımcı listesini oluşturunYazılı bir animasyon taslağı oluşturun

3-4 kilit noktanın irdelenmesi için toplantı akışında araya girme

Asetatlar yada yazı tahtası için planlar ve şemalar hazırlayın

Öngörülmesi gerekenler-İtirazlar-Çalışma metotları-Oyunun kuralları

Karşıt görüşlerin bir listesini yapınToplantının başında animatör ve raportörü belirleyin

İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN

Ulaşılabilir ve uygun bir toplantı odası belirleme

Toplantı odasının düzenlenmesi için bir kişiyi görevlendirin

Toplantı tarih, yer ve süresini

belirten bilgilendirici bir

yazı sirküler edin

Toplantıda kullanılacak ekipmanları kontrol edin

Katılımcıların listesini elinizde

bulundurun

KISA VE ETKİLİ

TOPLANTILAR

DÜZENLEMEK

İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN

TOPLANTIDA ETKİLİ

ANİMASYON YAPMAK

•Geç kalanlar olsa da toplantıya zamanında başlama•Toplantıyı zamanında bitirme•Toplantı gündemini ve kuralları anlatma•Gündemi takip etme•Gündem dışı konulara engel olma•Katılımcıların zaman kurallarına uymasını sağlama•Önemli noktaların ve alınan kararların özetlenmesi

Yazı tahtasına ek gündem maddelerini not edin

İletilecek bilgileri listeleyin

Aydınlatma için soru sorun

İÇİN HAKKINDA DÜŞÜNÜN UYGULAYIN

TOPLANTI SONRASINDA BİLGİLENDİR

ME

•Toplantı notlarını kaleme alma

•Toplantı özetinin iletilmesi için bir tarih belirleme

Alınan kararları sıralayın

İletilecek bilgileri listeleyin

Uygulanması gerekenleri listeleyin

• Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.

• Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.

• Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

• Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz?

• Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz.

• Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

ZAMANI İYİ KULLANMANIN ÜÇ YOLU

1. Düşük öncelikli işleri veya

faaliyetleri bırakmak.

2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.

3. Bazı işleri devredeceğiniz bir

insan daha bulmak.

Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları

• Kariyer planlaması• Okumak• İletişim• Dinlenme• Düşünme

Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.

• En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun.

• Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.

• Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?

• Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

En İyi Zaman

• Kendimize bir enerji çemberi

çizmeliyiz.

• Günün en iyi ve en verimli

zamanını tespit etmeliyiz.

%100

08:00 Öğle 17:00

En iyi zaman

ÜÇ

ZA

MA

N T

ES

Tİ

Gereklilik Testi

Uygunluk Testi

Etkinlik Testi

Öncelik Sırasına Koymak

• Kesinlikle yapılmalı

• Yapılmalı

• Yapılması iyi olur

Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:

• Karar

• Görecelik

• Zamanlama

1. Sorumlulukları, öncelikleri ve

amaçları belirleyin.

2. Gereksiz yere uygun olmayan

faaliyetleri eleyin.

Mümkün olduğunca

dağıtımyapın.

3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı

planlayın ve programlayın.

Engellerin çoğunumümkün olduğuncaeleyin veya azaltın.

Beklenmedikolaylar için

boşluk bırakın.

Zirve enerji zamanınızı

optimum kullanın.

Kendimizi Değerlendirelim

• Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum• Günlük çalışmamı buna göre ayarladım• Telefon görüşmeleri• Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım • Zamanımı öncelikler sırasına göre

planladım• Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım

• Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.

• Etkinliği artırmak için yollar aradım.• Her hafta neler başarmak istediğimi

planladım.• Günlük “yapılacaklar” listesi

hazırladım.• Ani işler için zaman bıraktım.• Her işi yapamayacağımı ve en iyi

alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.

Plânlama

U zu n V ad e li H ed e fle r K ısa V ad e li H ed efle r

Zam an Çerçevem

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi

listeleyin ve öncelik sırasına dizin.2. “Günlük yapılacaklar” listesini

önceliklerine göre hazırlayın.3. Listenizin başındaki işlere büyük bir

dikkatle yaklaşın.4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl

değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

•Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne

Kadar Yararlanıyoruz?

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın

Anahtarıdır.

En Yükseğe Erişmek İsterseniz, En Aşağıdan Başlayın.

P. CYRUS

Bize BağlıBu akşam da gönlümüzce

bitmediyse gün,Demek tümü bizim omuzlarımızda

yükünGelin buna bir çare bulalım

Bunca olduğumuz gayri yetmiyorYarın daha iyi adam olalım

Yarın daha sağlam daha akıllıYarın daha sevdalı daha haklı

Günün bize bağlı olduğunu bilelim.

Melih Cevdet Anday