1 Tibor Tóth [email protected] Hrvatsko informacijsko i dokumentacijsko društvo – HID Zagreb CROinfo2008 Discovery Shop “Znanje, učenje i inovativnost – ljudski potencijali i poslovna uspješnost” Zagreb, 16. i 17. listopada 2008.
Jan 13, 2016
1
Tibor Tó[email protected]
Hrvatsko informacijsko i dokumentacijsko društvo – HID Zagreb
CROinfo2008 Discovery Shop“Znanje, učenje i inovativnost – ljudski potencijali i poslovna uspješnost” Zagreb, 16. i 17. listopada 2008.
Pitanja:
Kako ljudi mogu najbrže naučiti nove vještine?
Kako se može iskoristiti tacitno znanje zaposlenih unutar neke organizacije?
Dio odgovora je u “zajednicama prakse” – “Communities of Practice”
Zajednice prakse su važan dio KM projekata i KM života
2CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
3
Zajednice prakse
Koncepcija "zajednice prakse" podržava promišljanje po kojem je učenje
društveno iskustvo.
Mi, ljudska bića, najbolje učimo u odnosu s kolegama s kojima dijelimo zajedničku praksu.
Sami se organiziramo u zajednice s ljudima koji imaju znanje i vještine potrebne nama samima.”
http://www.quantum21.net/slike/src/2006/08/31/01_06_Clanak_Margaret_Wheatley.pdf
3CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
4
Zajednice prakse
Sposobne su rušiti strukturne, kulturne, stručne i geografske
barijere
4CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Pojam: “Zajednice prakse”
Antropolozi Jean Lave i Etienne Wenger su najzaslužniji za razvoj teorije o Zajednicama prakse
http://en.wikipedia.org/wiki/Communities_of_Practice http://www.ewenger.com/ http://en.wikipedia.org/wiki/Jean_Lave
Njihove knjige na www.amazon.com
5CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
6
Naziv: “Zajednice prakse”
Communities of Practice – CoP
U Hrvatskoj već ustaljeno “zajednice prakse”
U Mađarskoj koriste termin “Stručne zajednice”
János Tomka: “A szakmai közösségek (Communities of Practice) hozzájárulása a szervezeti együttműködés fejlesztéséhez”. Disertacija, Tehnički i ekonomski fakultet, Budapest 2005. http://kgt.bme.hu/doktori/phds/tomka_j.pdf Prevedeni naslov: “Doprinos stručnih zajednica razvoju organizacijske suradnje”. Tabelarni prikazi na sledećim slikama su uzeti i prevedeni iz te disertacije s dozvolom autora.
6CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
7
Elementi zajednice prakse
Zajednica ljudi koji rade na sličnim procesima ili u sličnim disciplinama (strukama),
Sastaju se osobno ili virtualno, kako bi razvijali i dijelili svoje znanje iz nekog područja u vlastitu korist, ali i korist organizacije u kojoj rade, da bi svi skupa lakše „preživjeli“.
Članovi međusobno uče, jedni od drugih.
7CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Uloga elemenata ZP
STRUČNO
POLJE
Stvara zajedničku osnovu (okvir djelovanja)Stvara osjećaj zajedničkog identitetaLegitimira zajednicuInspirira članove na učestvovanje i suradnjuStvara putokaz za učenje i daje smisao djelimaOdređuje članovima područje koja znanja vrijedi dijelitiUčesnicima omogućuje prepoznavanje mogućnosti u nepotpunim idejama
ZAJEDN-
ICA
Osigurava tkivo za učenje u zajedniciPotpomaže interakcije i veze na temelju uzajamnog poštovanja i povjerenjaOhrabruje obznanjivanje ideja, otkrivanje nedostataka, formuliranje teških pitanjaPospješuje sposobnost slušanja drugihOsjećaj pripadanja zajednici podstiče učenje
PRAKSA
Skup zajedničkih okvira, ideja, sredstava, informacija, stilova i dokumenata koji se dijele među članovima zajedniceSpecifično znanje razvijeno, ažurirano i dijeljeno od strane zajedniceOsigurava efikasnost zajedničkog rada
8CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
9
Zajednice prakse
Male ili velike Kratkog života ili dugotrajne Čanovi žive i rade prostorno blizu ili udaljeno Sastav je homogen ili heterogen Članovi unutar organizacijske jedinice ili
“prekogranično” Nastaju spontano ili namjerno Nepropoznate, gusarske, legitimne,
potpomognute i institucionalizirane
9CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Zajednice prakse: tipovi
Tip Strateška namjera, glavni cilj
Zajednice pomoći Razvoj dobrih veza među kolegama
Zajednice najbolje prakse
Validirati i širiti najbolju praksu
Zajednice za organizaciju znanja
Pronalaženje, strukturiranje – organizacija i dijeljenje informacija unutar zajednice
Inovacijske zajednice Podsticanje inovativnog razmišnjanja i osiguranje mogućnosti realizacije
Hibridne Kombinacija svih 4 navedenih tipova u različitim omjerima
10CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Usporedba s drugim “zajednicama”
Informalne mreže
Projekt-ni tim
Operativni tim
Organi-zacijska jedinica
Zajednica prakse
Cilj? Davanje i primanje
informacija, znati tko je
tko
Realizacija određenih zadatka
Nadgledanje kontinuirano
g procesa
Prodaja proizvoda ili usluga
Stvaranje, širenje znanja,
osobni razvoj
Tko? Prijatelji, poslovni prijatelji,prijatelji prijatelja
Osobe zadužene
za realizaciju
Osobe imenovani
od managment
a
Svi podređeni u jedinici
Dobrovoljno pridruž. na
temeljustr. znanja i
interesa
Grani-ce?
Neodređeno Jednozna-čne
Jednoznač-ne
Jednozna-čne
Izblijeđene
11CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
12
Usporedba s drugim “zajednicama”
Informalne mreže
Projektni tim
Operativni tim
Organizacij-ska
jedinica
Zajednica prakse
Kohe-zijska
snaga?
Zajedničke potrebe i veze
Ciljevi projekta
Zajednička odgovornost
Očekivanja radnog
okružja i zajednički
ciljevi
Opredijelje-nost, strast, identifikacija sa strukom i zajednicom
Životni vijek?
Dok imaju potrebu za
održavanjem veza
Do završetka projekta
Prema namjeri,
kontinuiran
Do slijedeće
reorganizacije
Dok je stručno polje relevantno ili
postoji interes za učenjem u zajednici
12CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Dileme faze razvoja ZPFaza Dilema Stručno polje Zajednica Praksa
1.
Plani-ranje
Svjesno ili spontano?
Otkrivanje ili promišljanje?
Pobuditi interes
članova i uskladiti ga sa ciljevima zajednice
Pronalaženje članova,
identificiranje i izgradnja
veza
Pronala-ženje
potreba za znanjima i uzbudljivim
temama
2. Po-kre-tanje
Kao inkubator ili
odmah stvaranje
vrednosti? Neovisnost ili legitimitet?
Utvrđivanje vrijednosti djeljenja znanja
vezano uz tematski
okvir
Razvoj veza i povjerenja u interesu stvaranja iskrene
atmosfere
Specifika-cija znanja
za dijeljenje i otkrivanje modaliteta razmjene
13CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
14
Dileme faze razvoja ZPFaza Dilema Stručno polje Zajednica Praksa
3.
Sa-zrije-vanje
Širenje ili fokusiranje?
Definiranje uloge unutar organizacije iodnosa prema
drugim područjima
Osigurati ostajanje uz
bazične ciljeve iako se granice
šire
Koračati dalje od
jednostavnog dijeljenja
znanja prema organizaciji zajedničkog
znanja
4.
Pro-du-
bljenje
Posjedovati temu ili ostati
otvoren?
Održati relevanciju
stručnog polja i “dobiti riječ” u organizaciji
Održati životnim i poželjnim karakter
zajednice i intelektualni
fokus
Držati zajednicu
vodećom (u “prvim
redovima”)
14CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Vrijednosti ZP za organizacijuKratkoročna: poboljšanje poslovnog učinka
Dugoročna: razvoj organizacijskih sposobnosti
• Rješavanje problema• Brzi odgovori na upite• Niži troškovi• Bolje odluke• Višestrano sagledavanje
problema• Koordinacija, stvaranje
standarda• Sinergija preko odjelnih granica• Resursi za ostvarivanje
strategije• Poboljšanje upravljanja
kvalitetom• Povećananje sposobnosti
preuzimanja rizika
• Sposobnost realizacije strateških planova
• Stručni ugled kod korisnika• Porast sposobnosti zadržavanja
darovitih• Savezi bazirani na znanju• Razvoj unaprijed neplaniranih
sposobnosti• Razvoj novih strateških opcija• Sposobnost predviđanja
tehnoloških inovacija• Sposobnost preuzimanja novih
tržišta
15CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Vrijednosti ZP za pojedincaKratkoročna: poboljšana radna sposobnost
Dugoročna: mogućnost stručnog razvoja
• Pružanje pomoći pri izazovima
• Dostupnost ekspertize• Uspješniji rad u
timovima• Povjerenje pri otvaranju
novih problema• Uživanje u vremenu
provedenom s kolegama
• Radost pripadanja zajednici
• Forum koji osigurava proširenje stručnosti
• Mreža koja osigurava praćenje razvoja struke
• Povećana vidljivost/prepoznatlji-vost (stručna slava)
• Rastuća tržišna vrijednost
• Snažna stručna samouvjerenost
16CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
17
Opći motivatori za rad u ZP
osjećaj sigurnosti smanjeni nadzor dobar odnos sa “šefom” mogućnost učenja mogućnost iznošenja stavova iskrena komunikacija izazovni posao dobri radni uvjeti primjerena plaća dostatna za život moralno priznanje itd.
17CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Specijalni motivatori
RECIPROCITET: pomoći ću (uz svu zauzetost poslom) kolegi, ako se nadam da i on raspolaže spoznajama koje ću možda i ja trebati
STRUČNO IME/SLAVA: idealna vrijednost koja može donositi realne rezultate (siguran posao, napredovanje, kompanijski “guru”)
ALTRUIZAM: baziran na ljubavi prema struci, na urođenoj, prirodnoj želji da se pomogne ili bazirano na vjeri da se maksimalno služi kompaniji
18CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
19
Specijalni demotivatori
Dominacija sujetnih “zvijezda”
Traženje pomoći kada i ne treba (zloraba vremena onih koji iskreno žele pomoći) (protiv takvih potreban etički
kodeks)
19CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Zajednice prakse
Nisu nove oganizacijske forme, mogu se prepoznati npr. u:
prazajednicama
srednjovjekovnim cehovima
znanstvenim i stručnim društvima (učena društva)
20CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Zajednice prakse Članstvo dobrovoljno – samoorganizirajuća zajednica Ljude povezuje određeni interes kada se pridružuju
nekoj zajednici Ista osoba može biti član i više zajednica Obaveze članova obično u nepisanim pravilima Broj članova vrlo različit Malen broj vrlo aktivnih, prema periferiji su manje
aktivni Regrutiraju se iz različitih organizacijskih jedinica neke
veće organizacije, preko zidova odjela Mogu imati članove i izvan organizacije Životni vijek neodređen (od vrlo kratkog do niza godina)
21CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Funkcije unutar ZP Koordinator vodi, koordinira rad zajednice nikako nije manager bira se među članovima ili se nameće prirodno obično duljina mandata nije utvrđena značajno pospješuje aktivnosti, ali može i
umrtviti (smijeniti!) značajno vrijeme potrebno za vođenje,
moderiranje, koordiniranje, Facilitator(i) potpomažu interakcije među
članovima Specijalni knjižničar ili manager znanja
upravlja resursima explicitnog znanja zajednice
22CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Zajednice prakse
Obično imaju: Vlastite procedure Vlastita (često nepisana) pravila Vlastiti rituali Vlastiti, specifični jezik, žargon
Razvijaju: Praksu, zbog čega postoji ZP Samu zajednicu prakse
23CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Motivacija
Članovi moraju imati motivaciju za učlanjenje,
moraju naći motiv za dijeljenje svog znanja s ostalim članovima
24CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Motivacija članova
Smatraju da je njihovo znanje opće dobro i pripada cijeloj organizaciji.
Smatraju svojom moralnom obvezom svoje znanje podijeliti s kolegama unutar organizacije i/ili sa svojim kolegama iz iste profesionalne grupacije npr. inženjerska grupacija.
Računaju i na reciprocitet, nekad dajem, nekad dobivam.
25CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
26
Motivacija članova
Smatraju da dijeljenjem svog znanja lakše izbore službeni ili neformali status eksperta unutar organizacije (želja za priznanjem). To jest sebičan, ali legitiman stav.
Smatraju (starije osobe, eksperti) da su u životu već nešto postigli i vrijeme je da nešto počnu vraćati zajednici dijeljenjem svog ekspertnog znanja na taj način mentorirajući i novozaposlene (altruisti).
Smatraju da je dobro pripadati nekoj zajednici, osjećaj sigurnosti.
Stariji, iskusnije osobe obično su motiviranije nego mlađe.
26CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Demotivacija, neki smatraju: Da je znanje privatna imovina njih samih i njihova
kompetitivna prednost. Da će dijeljenjem znanja izgubiti postojeću moć ( znanje =
moć). Da će (expert) izgubiti svoju (privatnu) borbu sa svojim
konkurentom unutar kompanije. Da njihovo znanje (odgovor na postavljen upit) možda nije
dovoljno relevantno, precizno, ispravno i kvalitetno, pa rađe šute, da se ne bi slučajno blamirali pred kolegama.
Da su tek nedavno stigli u organizaciju, pa se plaše javljati svojim odgovorima. Nisu sigurni imaju li pravo „već“ dijeliti svoje savjete, naročito javno.
Strah od managera CoP, hoće li propustiti odgovor.
27CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Demotivacija, neki smatraju:
Da moraju primijeniti autocenzuru zbog postojećih sigurnosnig propisa, da ne bi odali neke tajne nepozvanima.
Da će postavljanjem upita otkriti svoje neznanje. Prevelika opterećenost svojim poslom, nema
vremena “pomoći” drugima. Nije plaćen za pomoć drugima. Ne dobiva nikakvo priznanje za djelenje svog
znanja. Opekao se par puta, nisu cjenili njezino/njegovo
znanje.
28CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Kako inicirati ZP? Obično nastaju prirodno. Organizirati odozgo nije pametno. Organizacija radionice ili sastanka, gdje se ljudi
prepoznaju i međusobno upoznaju, može rezultirati formiranjem ZP.
Predstavljanje neke postojeće ZP daje ideju drugima, da se i oni samoorganiziraju.
Publiciranje (na Intranetu) postojećih ZP u organizaciji, s opisom polja interesa pojedinih i imenima koordinatora.
Postojanje dobrih “blue pages” zaposlenih, sa profesionalnim detaljima. Inicijatori tu mogu naći potencijalne članove
29CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Matična organizacija Treba podržavati, ali nikako ne nametati
formiranje takvih zajednica Motivirati, stimulirati zaposlenike za
uključivanje s materijalnim i nematerijalnim nagradama
Potrebno je osigurati i sredstva za rad ali i vrijeme Najviše vremena i i sredstava osigurati
koordinatoru Osigurati da se članovi barem jednom
godišnje sastanu uživo (vrijeme i prostor), ako se to ne dogodi zajednica može odumrijeti
30CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Matična organizacija Imati i održavati javni popis ZP - svi moraju znati
gdje se mogu priključiti (nisu tajna društva) Uvijek će postojati i neformalne, nevidljive
zajednice Ne smije se upravljati s njima, jer tada zajednica
pruža otpor i nestaje s vidika (zapravo ne nestaje, ali postaje sasvim nevidljiva za organizaciju i manje korisna)
Osigurati IT podršku, prvenstveno kolaboracijske alate
Izbalansirati odnos među timovima i ZP Izbalansirati odnos među menagerima i ekspertima
31CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Matična organizacija Osigurati i razvijati kulturu dijeljenja
znanja Osigurati “kulturu” uključivanja pridošlica
(starosjedioci naspram “dotepenaca”) Osigurati visok stupanj povjerenja među
suradnicima (reorganizacije i promjene u hijerarhiji to često miniraju)
Osigurati i podržati međuodjelnu prohodnost
Ubijediti ljude da se dijeljem znanja, njihovo znanje ne cijepa kao kruh, njima i dalje ostaje
32CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Pozitivno utječe na rad ZP
Podrška top manadžera Participativni demokratski stil rukovođenja Vodeći tim koji je sposoban i voljan učiti Jaka HR kultura Kult znanja u organizaciji Postoje prava, odgovornosti i poštovanje Mobilizirajuća slika budućnosti Transparentna i prohodna organizacijska
struktura Sustav za mjerenje učinka ICT potpora
33CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Negativno utječe na rad ZP
Nepostojanje pojedinačnih i grupnih kompetencija manadžera nužnih za učenje
Nepostojanje HR kulture Autoritativni stil upravljanja Nesigurna slika budućnosti Kratkoročni imperativni učinak Kruta hijerarhijska struktura Nepostojanje odgovarajuća ICT potpore
34CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Uloga informacijske komunikacijske tehnologije
nekada nije bila potrebna kad su članovi ZP bili fizički međusobno vrlo blizu,
Razmjena znanja na mjestima okupljanja (kafići, restorani, pušione, i sl)
Ad hoc sastanci samo nekolicine članova Organizirani sastanak svih članova –
barem godišnje Pisma, telefoni, faks
35CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Uloga informacijske komunikacijske tehnologije
Danas bez ICT ne ide, ne samo što su članovi dislocirani ICT alati poboljšavaju modalitete suradnje
Zajednice prakse koriste iste suvremene alate, koje koristi organizacija i za druge namjene
Prvenstveno koriste kolaboracijske alate, ali i ostale za pohranu svojih grupnih informacija, dokumenata
36CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
37
Uloga informacijske komunikacijske tehnologije
Nabavljeni alati: trebaju biti jednostavni za korištenje olakšati suradnju, ne zagorčati život marketirani unutar organizacije postojanje IT pomoć pri započinjanju rada
37CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
Kolaboracijski alati
Groupware je kategorija softvera namenjenog podržavanju rada grupa i timova tako i zajednice prakse
Groupware platforma obezbežuje opću podršku za prikupljanje, organizovanje i deljenje informacija i znanja unutar (distribuiranih) kolektiva ljudi
38CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
39
Kolaboracijski alati
Primeri groupware aplikacija: - e-pošta - elektronske diskusijske grupe, forumi - sistemi podrške grupi - softver za konferecije - grupni kalendari - workflou automacija - desktop videokonferencije i sl.
39CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
40
Savjeti
pokušajte osnovati zajednicu prakse za svoje područje u vašoj sredini
kao manager podržiti formiranje i život raznih zajednica prakse
uključite se u za vas relevantne (ako ste manager, tamo ne morate biti na čelu)
ne očekivati odmah spektakularne rezultate
ICT alati su nužni i neophodni za KM, ali i za zajednice prakse, no nisu zamjena za njih.
40CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
ZP: korist Vrijedna snaga za razvoj, razmjenu i upravljanje
specifičnim znanjima Sprečavanje ponovno otkrivanja već poznatog
(točak), Fleksibilniji od klasičnih organizacijskih jedinica Stvaraju novo znanje kao odgovor na nove
probleme i izazove Rano upozoravaju na potencijalne opasnosti i
mogućnosti Pospešuju promjenu kulture sredine, kreirajući
kulturu dijeljenja znanja
411CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
42
ZP: korist Učesnici dele informacije i savjete Učesnici pomažu jedni drugima u
rješavanju problema Učesnici izazivaju na razmišljanje i
podržavaju jedni druge Inovacija, veća verovatnoća da će se
probati novi pristupi i nova rešenja Razvijanje jedinstvene perspektive o
temi, kao i razvijanje kolektivne baze znanja, praksi i pristupa
42CROinfo2008 Discovery Shop, Zagreb 16 i 17. 10 2008.
43