Yammerin käyttöönotto ja lanseeraus Jyväskylän Energialla

Yammerin

käyttöönotto ja lanseeraus

Jyväskylän Energialla

@TiinaManninen

yhteisömanageri ja

tietojärjestelmäasiantuntija

11.2.2015

Sisältö

• Mikä on Yammer?

• Yammerin tavoitteet

• Yammerin käyttöönotto aikajanalla

• Käyttöönoton suunnittelu

• Lanseeraustilaisuus

• Opit ja oivallukset

• Seuraavat stepit

@TiinaManninen

Mikä on Yammer?

• 8 miljoonaa käyttäjää ympäri maailman

• Verkostomainen tapa toimia auttaa yleisissä sisäisen

viestinnän ongelmissa

• Sähköpostia tulee liikaa, tieto ei kulje, ei tunneta kaikkia

työkavereita, avun löytäminen, mielipiteiden kysyminen,..

• Työelämän laatu ja uudenlaiset työtavat

tiedonmäärän kasvu, hallinta ja jakaminen

• Käytettävyys ja tietoturva huomioitu

@TiinaManninen

Yammer on sähköinen kahvipöytä.

Ja enemmän.

@TiinaManninen

Esimerkkitilanteita

”Järjestetäänkö palaveria?” ”Kukahan tietäisi..?” ”Mitä mieltä olette..?”

”Tiedoksi teille, että..” ”Osaakohan meillä joku tätä..?”

Perinteinen tapa Yammerin tapa

(ryhmäsähköposti)

+ Kirjoitusasu rento

+ Vastaus nopeasti

+ Myös muut saman asian

parissa pähkäilevät

saavat avun samalla

+ Vähentää kokouksia ja

sähköpostirumbaa

+ Seurattavuus ja

kommentointi helppoa

@TiinaManninen

Lisää käyttötarpeita

@TiinaManninen

Yammerin tavoitteet JE:llä

• Yksisuuntaisesta viestinnästä kohti keskustelukulttuuria

järkevöitetään tiedonkulkua, tehostetaan työntekoa,

avoimuutta ja läpinäkyvyyttä toimintaan, rikotaan siiloja

• Sosiaalisen työntekijän synnyttäminen ajattelutavan ja

oman toiminnan muutos

• Sosiaalinen joukkoistaminen tukee yhdessä

ideoimista, ongelmanratkaisua ja ryhmätyötä

”Tavoitteena saada 250 työkaveria taskuun”

@TiinaManninen

Yammerin käyttöönotto

Pilotointi

alkuvuodesta

2014

Yhteisömanageri-

kurssi keväällä

Suunnittelutyö

alkoi

Levisi

viraalisesti,

käyttäjiä 60

Lanseeraus

syyskuussa 2014

Käyttäjiä 250,

Integroitu

SharePoint2013

kanssa

Sosiaalinen

matka jatkuu..

Yhteisön

huoltaminen

Opastus & tuki

Yammer-

kehittäjien

rekrytointi talon

sisältä

Pelisäännöt

Käyttöohjeet

Launchin

suunnittelu

Lisää ryhmiä,

käyttötapauksia,

hyviä esimerkkejä..

@TiinaManninen

Käyttöönoton suunnittelu

• Määritä konkreettiset tavoitteet ja mittarit

• Johdon 100% tuki!

• Pilotointiryhmä käyttökokemukset ja ideat hyödyllisiä

• Yhteisömanagerien valinta kurssi hyvänä tukena

• Muutosagenttien rekryäminen eri puolilta taloa

valitse innostuneita tyyppejä

@TiinaManninen

Johto mukaan viestimään.

Auttaa muutosvastarinnassa.

@TiinaManninen

Käyttöönoton suunnittelu

• Tietohallinto vastasi lisenssiversion asennuksesta

yhteistyökumppanin kanssa

• Käyttäjähallinta ja asetukset: integroitavuus, SSO, AD, intranet

• Kick-start työpajat

• Käyttötapausten suunnittelu eri toimintojen avainhenkilöiden

kanssa

• Luo pelisäännöt yhteisölle

• Laadi selkeät ja simppelit käyttöohjeet

@TiinaManninen

Mene työtavat edellä, ei työväline.

Osoita konkreettiset hyödyt.

@TiinaManninen

Käyttöönoton suunnittelu

Selkeytä eri viestintävälineiden roolit ja yhteydet

@TiinaManninen

Käyttöönoton suunnittelu

• Lanseeraustilaisuuden suunnittelu

• Sisältö, roolit ja aikataulu

• Tiedotusta - viestintäsuunnitelma hyvä apu!

• Levitä ilosanomaa kahvipöydässä

• Kiitä ja kannusta muutosagentteja

• Kirjoita blogia intranetiin käyttöönoton etenemisestä

• Muista viestiä silloinkin, kun ei ole mitään viestittävää

@TiinaManninen

Ensivaikutelma merkityksellinen.

Valmistaudu huolella ja onnistut!

@TiinaManninen

Lanseerauspäivän ohjelma

• Ennen launch-hetkeä johtajilta kannustusviesti Yammeriin

• Päivä starttasi pienimuotoisella kilpailulla Yammerissa

• Yhteisömanagerien ja muutosagenttien jalkautuminen eri

yksiköihin

• Mukavaa säpinää, kahvia ja pullaa

• Henkilökohtainen opastus ja tuki

• Myyntitaktiikka: eri ihmisille tehoaa eri keinot

• Keskusteluun rohkaiseminen

@TiinaManninen

Miten me onnistuimme?

@TiinaManninen

Lähetetyt viestit (kaikki yhteensä)

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

Toukokuu (ennen launch-toimia)

Syyskuu (jälkeen launch) Marraskuu (3 kk:tta launchista) Tammikuu (5 kk:tta launchista)

@TiinaManninen

Mitä olemme saavuttaneet?

• Joka kuukausi tykkäyksiä ja

viestejä useampi sata

• Yhteisö ruokkii itse itseään,

mutta huoltajiakin tarvitaan

• Yammerin avulla

• Tavoitettu laaja joukko helposti ja vaivatta

• Autettu työkaveria, mm. tietoteknisissä kysymyksissä

• Jaettu tietoa, kuten mitä projekteille kuuluu

• Löydetty henkilöstön joukosta asiantuntijoita eri asioihin

• Tehty päätöksiä ilman palaverin tarvetta

• Äänestetty ja valittu porukalla mm. hyväntekeväisyyskohde

• Kehuttu työkaveria hyvästä työstä

• Keskusteltu ajankohtaisista aiheista, kuten digitalisaation

vaikutuksesta energia-alaan@TiinaManninen

Yamit käynnissä!

@TiinaManninen

Matkan varrella kertyneet opit

ja oivallukset

• Johdon mukaansaanti ja panostus elintärkeä

• Yhteistyöllä onnistutaan: IT, HR, Viestintä ja Markkinointi

• Käyttöönoton suunnitteluun ja lanseeraamiseen kulunut

aika yllätti monet

• Valmistaudu argumentointiin miettimällä jo etukäteen

vastaantulevia kysymyksiä

• Toimi esimerkin ja hyödyn kautta Pelkkä työväline ei

auta, kaikki lähtee kulttuurimuutoksesta ja omasta

toimintatavasta

• Yhteisöä tarvitsee tosissaan myös huoltaa sekä

”tekohengittää” tarvittaessa

@TiinaManninen

Jos haluat nopeuttaa muutosta,

hidasta sitä.

@TiinaManninen

• Kirjautumisen helppous ja SharePoint-integraatio

edesauttavat käyttöä

• Kuhina Yammerissa jo ennen launchia toimii apuna

käynnissä olevat keskustelut ja onnistuneet esimerkit

luovat sosiaalisen paineen olla mukana

• Analytiikka avuksi, mutta muista myös pehmeät arvot

Matkan varrella kertyneet opit

ja oivallukset

@TiinaManninen

Käyttö levisi kuin virus..

60 käyttäjää

160 käyttäjää

250 käyttäjää!

@TiinaManninen

Mitä seuraavaksi?

• Kierretään eri toiminnot, lisää sopivia käyttötapauksia

hyödyn sisäistämistä

• Käyttäjien aktivointia ja käytön ohjaamista

• Koitetaan tavoittaa myös hiljaisessa tilassa olevat ja kannustaa

• Hyvien vinkkien jakoa ja tarvittaessa koulutusta

• Säännöllistä analytiikan seurantaa

• 2 x vuodessa tapaamiset muutosagenttien kesken

• #YamWin ja #YamJam > juhlitaan yhdessä onnistumisia

• Yhteisömanagerin jatkokurssi

@TiinaManninen

Sosiaalinen matka jatkuu..

Pysy kyydissä.

@TiinaManninen

Kiitos!

@TiinaManninen #YammerFi

fi.linkedin.com/in/tiinamanninen

slideshare.net/tiinamanninen

Lisätietoa tai kysyttävää?

[email protected]

www.jyvaskylanenergia.fi

Ps. Yammer-aiheinen gradu tekeillä..