Www.cti-commission.fr IQA, Barcelone – 14 – 15 avril 2008 Presentation of the future CTIs system to assure the traceability of evaluation documents Florence.

www.cti-commission.fr IQA, Barcelone – 14 – 15 avril 2008

Presentation of the future CTI’s system to assure the traceability of evaluation documents

Florence DUFOUR, Dean of EBI, specialist of Quality Management

Anne-Marie JOLLY-DESODT, in charge of internal QA system in CTI, specialist of Supply Chain ManagementEmail: [email protected]


Problems encountered in CTI system

The external review of CTI put in evidence problems linked to the Supply Chain Management of the accreditation filesA lack of transparency results of these losses of paper files, of the communication of the names of the expertAt the end of the process, communication of the decision concerning accreditation is too longThe CTI had the need to complete quickly a new quality assurance system


Benchmarking of the others agencies

The first step has been to go on the web site of the others european agencies to see how they manage the traceability of files and decisionVery often the internal quality assurance system is very developped concerning support function or management functionVery few indication exist concerning how the process of arrival of files is realised and how the logistic process of dispatching and evaluation is realised


What is important for traceability

The files must be clearly identified from the moment they arrive in evaluation system to the moment when the higher education institution receives the decisionThere must not be too much unexpected files that could delay the processAll the agent concerned by the process must be able to access to the state of the file at each moment


The internal quality system that will be put in place

The specificity of CTI is that very few people are involved in administrative tasks : an automated system must be realisedThere is a periodic evaluation (six years) and others onesWe decided to focus and the description of arrival, planification and evaluation and to defined support and management at the endWith the software Visio we have realised a cartography of the process


Practical point to be achieved

A collaborative web site including a data base of all previous decision of evaluationAn automatic indexation of the institutions (code RNE) of the programs and of all the documents relatedA new phase of study of files or demands recevabilityA publication of decision on the web site


Conclusion

All this should be put in place in june 2009


CTI – Commission des Titres d’Ingénieurs - CARTOGRAPHIE GENERALE DU SYSTÈME QUALITE

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PLANIFICATION DES MISSIONS D’EVALUATION

MISSIONSD’EVALUATION DES

FORMATIONS

ACCREDITATION DES FORMATIONS

COMMUNICATION DU RESULTAT DE

L’ACCREDITATION

DIRECTION

Elaboration/amélioration de référentielsnationaux et internationaux

Communication aux parties prenantes

Mesure de la satisfaction des parties prenantes

Mesure du fonctionnement interne et des co-contractants

Attribution des ressources (budget)

Projet stratégiqueet plans d’action pour l’amélioration

AMELIORATION CONTINUE

Ressources humaines

Système d’information et archivage

Comptabilité et suivi

budgétaire

Organisation des missions

Reporting des commissions

SERVICE RENDU ET

SATISFACTION DES PARTIES PRENANTES

DEMANDE D’HABILITATION DE FORMATION

Veille internationale, réglementaire et académique


02/04/2008Version 0

Rédacteur CQApprobateur

Page 1/1

PROCESSUS PLANIFICATION DES MISSIONS D’EVALUATION

DONNEES D'ENTREE

STRUCTURE CTICalendrier de renouvellement de la CTIListe des membresListe des expertsCV des membres CV des expertsAttestation de formation des expertsTableau des incompatibilitésRèglement intérieur de la CTI

ETABLISSEMENTS REPERTORIESEtablissements type ARépertoire des formations habilitées par RNE (suffixe par formation)Calendrier des rapports intermédiaires attendusEtablissements type BListe des renouvellements < 6 ansEtablissements type DDemandes de modificationEtablissements type EDemandes de diplômes conjointsDemandes de création de formation

NOUVEAUX ETABLISSEMENTSEtablissements type CAvis d’opportunitéDemandes de création d’écolesDemandes d’admission par l’Etat

DONNEES DE SORTIE

CTI, GREFFE ET COMMUNICATION EXTERNECalendrier d’habilitationProgrammation des plénièresProgramme des missions

MEMBRES ET EXPERTSOrdre de mission

ETABLISSEMENTSDemandes informatisées de dépôt de dossier et annexes sur le site

INDICATEURSNb/an d’évaluations réalisées par les membres et expertsNb/an de missionsDélai mission/résultatDélai nouvelle demande/résultat

PLANIFICATIONDES MISSIONS D’EVALUATION

Ressources humainesBureau de la CTIBureau des écoles d’ingénieursGreffeAssemblée plénièreMembresExperts

Ressources informatiquesAccès internetLogiciels bureautiquesSite internet collaboratif

Ressources matériellesSalle de réunionNuméro spécial du JO

Contexte du processus

Détail du processus



FORMATIONS



L’ACCREDITATION

Zonage habilitation périodique

Rétroplanning des missions

Nomination rapporteur principalNomination des rapporteurs

Communication générale/zone

Information de l’école/formation

Fiche de missionDéfinition de la date de mission

Création des droits d’accès

Etude de recevabilité demandePlanification sessions plénières

Etude des rapports intermédiaires


10/04/2008Version 0


Page 1/1

PROCESSUS MISSIONS D’EVALUATION DES FORMATIONS

DONNEES D'ENTREE

STRUCTURE CTIFiche de mission (greffe)R&O – Cahier complémentaireGuide d’autoévaluation Notes de doctrine approuvées Notes de contexte régional

ETABLISSEMENTS REPERTORIESEtablissements type AAvis habilitation précédenteDossier complet type A-B-C*Etablissements type BAvis habilitation précédenteDossier complet type A-B-C*Etablissements type DDossier simplifié type D**Etablissements type EDossier complet type A-B-C*Motivation pour cohabilitation CTINote de contexte internationalAvis habilitation précédente de l’agence nationale

NOUVEAUX ETABLISSEMENTSEtablissements type CDossier école complet type A-B-C*

DONNEES DE SORTIE

CTI (GREFFE)Rapport finaliséNotes des observateurs étrangers

EQUIPE D’EVALUATIONRapport finaliséNotes de frais

ETABLISSEMENTSProjet de rapportRapport finalisé sans la conclusion

INDICATEURSNombre de rapports non parvenus 1 semaine avant la plénièreTaux de satisfaction de l’enquête annuelle

MISSIONS D’EVALUATION DES

FORMATIONS

Ressources humainesRapporteur principalExperts – Experts étudiantsObservateurs - GreffeEcole/FormationEquipe de direction et CAEventuellement CFAIndustriels partenaires et AnciensEnseignants et Enseignants-chercheurs Personnel administratif et techniqueEtudiants, Associations

Ressources informatiquesSite collaboratifLogiciels de bureautiqueAccès internetRessources matériellesRéservations train/hôtelPrise de notes

Contexte du processus

Détail du processus



FORMATIONS



L’ACCREDITATION

Préparation logistiqueDéfinition du planning de la visite

Réunion de clôtureCollation des avis de l’équipe

Visite et évaluation

Proposition de rapportRapport finalisé

Recommandations et conclusion

Réunion préparatoire équipe d’évaluation

*Dossier complet type A-B-C téléchargeableFiche signalétiqueFiche synthétiqueRapport d’autoévaluationNote stratégiqueDossier principalFiches RNCPAnnexes

**Dossier simplifié type D téléchargeableFiche signalétiqueNote d’opportunitéConventions de partenariatBudgets et moyensFiches RNCPAnnexes


PLANIFICATION DES SESSIONS PLENIERES

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PLANIFICATIONDES MISSIONS D’EVALUATION

CONTEXTE DE L’ACTIVITE

02/04/2008Version 0


Page 1/1

ACTIVITE PLANIFICATION DES SESSIONS PLENIERES

Demandes de modification (type D)

Demandes de création (type C)

Avis d’opportunité (type C)

Demandes d’admission par l’Etat (type E)

Rapports intermédiaires ? (type A)

Liste des formations à réhabiliter de type A

Liste des formations à réhabiliter de type B

Disponibilité pour les séances

Zonage périodique

Recevabilité

Recevabilité

Recevabilité

Liste des formations à habiliter de type C

Liste des formations à évaluer de type D

Liste des formations à habiliter de type E

Calendrier annuel des séancesPlanning annuel de base type A et type B Planning révisé

trimestriel types A et B

+ types C, D, Epar ordre de priorité

Planning ajusté mensuel

types A et B+ types C, D, E

Suivant études par les rapporteurs effectuées et

transmises

Disponibilité des rapports de mission

Transmission de l’évaluation des rapports intermédiaires


RAPPORT D’EVALUATIONR

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MISSIONS D’EVALUATION

DES FORMATIONS


10/04/2008Version 0


Page 1/1

ACTIVITE RAPPORT D’EVALUATION

Décalage au planning ajusté mensuel

Mise en ligne

restreinte Envoi du dossier pour la plénière

Reçu une semaine avant

la plénière

RapportRecommandations

Conclusions

Séance plénière prévue au planning trimestriel

OUI

NON

Echanges et remarques

éventuelles de l’établissement

Finalisation du projet de

rapport

Avis et compléments

des évaluateurs

Rédaction de l’avant-projet

de rapportEchanges suite à la réunion de

clôture

(mails et/ou discussions)

Bilan de la réunion de

clôture


ETUDE DE RECEVABILITE DES DEMANDESF

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rePLANIFICATIONDES MISSIONS D’EVALUATION


Formation non habilitée

Avis d’opportunité

Vérification R&O

Sortie d’au moins une promotion

Nomination d’un rapporteur

Adoption de l’avis

d’opportunité

Planning à 3 ansEnregistrement de la demande

d’avisCréation d’un

identifiant (numéro

provisoire)

10/04/2008Version 0


Page 1/1

ACTIVITE ETUDE DE RECEVABILITE DES DEMANDES

Avant-projet de formation

Discussions avec le rapporteur sur la pertinence

de l’avant-projet

Enregistrement de l’avisadopté dans le site réservé

Enregistrement du rapporteur

Réception de la proposition d’avis

Constitution du dossier complet type C ou allégé type D

Planning

Vérification calendaire

Report

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traceability of files

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