Writing a (good) research grant proposal UP · Microsoft PowerPoint - Writing a (good) research grant proposal_UP.pptx Author: p4308328 Created Date: 9/6/2013 2:34:11 PM ...

2013/09/06

1

How to play the game and win!

Don Cowan, Genomics Research Institute, University of Pretoria

August 2013

Funding options South African 

International

What constitutes a good research grant application

How to write an NRF research grant proposal

The review process

Final thoughts

2013/09/06

2

Cowan, 1990

A successful research grant application may provide: Post‐Doc and Student bursaries

An operational budget to support free‐standing and grant‐holder bursaried students

Travel money (conferences, field trips, exchanges, lab visits)

Equipment money

Support for sabbatical  leave

A successful research project generates: Graduates

Research outputs (conference presentations, papers, chapters, reviews etc)

Collaboration opportunities

The longer term benefits include: An NRF Rating

National and international academic recognition

Promotion

“Fame and Fortune”

2013/09/06

3

National funding bodies (e.g., the NRF) are mandated to promote research

For the generation of new knowledge

For the training of new post graduates

For  the generation of exploitable IP

All Universities have strategies in which research is a major element

Research is one of the key elements of your employment contract

Research performance is the principal factor in NRF rating allocations

Research performance is the dominant element of academic promotion

NRF core programs

NRF themed and specific programs

NRF ad hoc programs

DST

Other national programs

International programs

2013/09/06

4

2013/09/06

5

Competitive programme for rated researchers (CPRR) Open to all rated researchers, and to all fields of science, the social 

sciences and humanities.  Annual calls

Competitive programme for unrated researchers (CPUR) As above for unrated researchers (Annual calls: possibly limited 

funds)

Blue Skies (BSGR) Open to all researchers for “Exploratory research in any field where 

the primary requirement is the freedom to challenge scientific/scholarly understanding”.  Intermittent calls

2013/09/06

6

Thutuka For research capacity development  (age restrictions apply). Annual calls

SANAP (SA National Antarctic Program)  Antarctic research only. Intermittent calls.

Integrated Biodiversity Program For studies of SA biodiversity. Intermittent calls.

National Bioinformatics and Functional Genomics Program (NBIG) For development and use of bioinformatics tools and training. Annual calls?

Incentive Funding Small fixed volume funding for rated researchers. 5 year cycle.

KIC and KFD (Knowledge Fields Development)  Small purpose‐specific grants for meetings, visits, exchanges etc.  Anytime.

Capacity Development (young and developing researchers)

Three ‘tracks’ PhD track (<45)

Post‐PhD track (<5 yrs post‐PhD; <45)

NRF rating track 

Funding for research projects

Funding for teaching alleviation

University contribution to funding

2013/09/06

7

Joint programs with international partners

E.g., Kenya, China, Zambia, Namibia, Germany, Japan, Sweden, Norway…………..

Calls appear sporadically (and unexpectedly)

May have short life‐spans (1‐3 years)

May have limited budgets (low success rates)

Primarily aimed at staff and student exchange (travel) but recent calls have allowed consumables funding

Support travel between partner labs, student exchange, consumables, and workshops

Do not support student bursaries

Usually 2 year, small budget (e.g., R100,000 p.a.)

Use a simple MSWord based template (not on‐line)

Typically have a simple 5‐8 page application supported by a 10 page ‘project description’)

Identical version must be submitted simultaneously by both partners (via their respective research offices)

Good for linkages; Poor for research development

2013/09/06

8

Program Type Call Frequency

Universitycontribution

Funding duration

Typical max. award 

p.a.

Successrate

ComPRR Core Annual No 3 years R400,000 H (50 – 70)

ComPUR Core Annual No 2 years? R100,000 L (20 – 30)

Blue Skies Core Occasional No 3 years R400,000 L (15 – 30)

Thutuka Restricted Annual Yes 2 years x 3 R200,000 H (60 – 80)

SANAP Themed Intermittent No 3 years R400,000 H (70 – 90)

Biodiversity Themed One‐off? No 3 years R300,000 Uncertain

Bilaterals Restricted Sporadic No 2 years R100,000 Variable

Incentive Restricted Annual No 2 years R80,000 Ratingdependent

KIC Focused Biannual No <1 year <R100,000 H (>90)

KFD Focused Biannual No < 1 year <R100,000 H (>90) 

DST programs The TIA (Technology Innovation Agency) supports late‐stage applied research leading to new products and processes

Their priority is patents and commercialisation

The application process  emphasises market and economic issues, rather than the science (i.e., you need to write a business plan).

2013/09/06

9

MRC (Medical Research Council) Programs (mrc.ac.za) Self‐initiated research funding

Funding for Groups, Units, Centres and Lead Programmes

THRIP (Terms and Conditions apply!) A DST/NRF‐supported program (http://thrip.nrf.ac.za)

Supplements industrial funding

▪ Both SA and international companies eligible: different ratios

▪ Higher rates for SMMEs and BEE companies

▪ Student training requirements

THRIP funding is retrospective (after submission of Proof of Payment)

THRIP funding is the ICING ON THE CAKE

Most national research funding programs in other countries (e.g., NSF (US), ARC (AU), BBSRC (UK) etc.) are not accessible to scientists of other nationalities, except as external collaborators (typically, little or no money provided)

The level of detail and depth of applications for these programs is typically MUCH greater than for the NRF!

2013/09/06

10

NSF International programs

EU Framework Programs

Bill and Melinda Gates Foundation

The WellcomeTrust

NUFU programs

USAID

The Royal Society DFID program

The Belmont Forum funding program

And many manymore…..

Many of these programs are discipline specific

ACGT circulates a regular bulletin of new research grant opportunities to UP academic staff

Take a moment to refresh your attention span

Ask any questions that you have accumulated?

2013/09/06

11

A call is announced on the NTF website (nrf.ac.za) The call provides application guidance and information

The online application website is given (http//nrfonline.nrf.ac.za or nrfinterim.nrf.ac.za)

A deadline for submission is specified

You go on‐line and write the proposal………..

You submit the proposal electronically

The proposal is signed off electronically by DRIS 

You wait (i.e., get on with teaching, writing the next applications, finishing the papers etc)!

Your grant application is peer‐reviewed, reviews are adjudicated by an NRF panel, and decisions are made.

6‐9 months later, results are announced.

2013/09/06

12

What do good reviewers expect to see in a good research project?

What is the question? All research starts with a question

Why is it important (justification)

How can I address the question (hypothesis)

How can I answer the question (technical approach)

What will I find (outcomes)

Do I (or my collaborators) have the appropriate skills and experience?

Do I (or my collaborators) have the appropriate technical resources?

2013/09/06

13

Collaborators are vital Different perspectives

Additional skills and techniques

Add STRENGTH to your application, and to your research

Collaborators provide synergy!

Rules for collaborations “Always collaborate with those who are better than you are”

The best collaborations are with people you like and respect

Choose collaborators who bring complementary (not duplicatory) skills

It is wise to establish some general rules with collaborations Division of labour (who does what)

Co‐publication

Relevant and justifiable Does the proposed study have relevance to basic or applied science?  Can you demonstrate this relevance?

Scientifically sound Are the question, the hypothesis and your experimental approach all grounded  in good science, with a strong basis of good published literature?

Practically achievable (within the technical,  budgetary, and timescale constraints) i.e. – “don’t bite off more than you can chew!”

2013/09/06

14

Title

Abstract

Introduction/Justification

Aims

Research Activities (Work‐packages)

Research methods (Technical approaches)

Outcomes

References

Observation: Many people complain of having contracted a cold within 48 hours of travelling by airplane

On your pad, please list the following: A research question

An Hypothesis

Your experimental approach 

2013/09/06

15

Question: Is the atmosphere in a commercial aircraft cabin a potential means of rhinovirus infection? 

Hypothesis: Rhinovirus particles are present at higher concentrations in aircraft cabin atmosphere than in less restricted environments

Aims:  To demonstrate and quantitate the presence of rhinoviruses in commercial aircraft cabin air

Experimental objectives: Use air filtration equipment to monitor the presence of viable viral particle in cabin air

Question: Is the common perception that air travel poses a risk of cold infections valid?

Hypothesis:  Air travel is associated with a significant risk of  rhinovirus infection

Aims:  To demonstrate that the risk of rhinovirus infection during air travel is statistically significant

Experimental objectives:  Undertake a statistically valid epidemiological study

2013/09/06

16

2013/09/06

17

Problem IdentificationState research question or problem statement

Rationale and MotivationProvide background with a review of the literature (and relevant references). State how the research is relevant to 

the NRF program. 

Research AimsProvide details on the research‐related aims of the project.

Workplan – Research ActivitiesThis section focuses on research activities and milestones. Include information on timeframes and responsibilities, 

student involvement, availability of specialized equipment, infrastructure etc.

Workplan – Research Methods

Methodology and techniques, including data collection and analysis etc.

Continued......

2013/09/06

18

Potential Impact on HR DevelopmentExtent and appropriateness of research training

Nature and significance of co‐investigator inputs

Nature and significance of inter‐institutional collaboration

Appropriateness of Human Resource Capacity Development

Potential Impact on Redress and EquityImpact of this project on redress and equity (in terms of race and gender) in terms of the issues listed above. 

Potential OutcomesIndicate the relevance of the project in terms of: Expected national and international acclaim, exploitability of products, effects of research on user sectors

Appropriateness of knowledge dissemination strategy

Progress to date: Summary

Progress to date:  Research Outputs

Progress to Date:  Students

Co‐investigator outputs Please enter the best peer‐reviewed research outputs of Co‐investigators (no more 

than 10 in total)

Consideration of Ethics and Legislative Compliance (where relevant) A brief indication should be provided on any ethical implications and/or legislative 

compliance of this proposed research and how these would be addressed. 

Relevant sectors include▪ Animal experimentation

▪ Human ‘experimentation’ and interventions

▪ Import/Export of biological samples

Disability Do you require additional funding to cater for a disability (either the research team 

and/or students) in terms of the proposed research? If yes, please request such support under the budgetary item “Research Materials and Supplies”.

2013/09/06

19

Click the submit button At this point, the application is locked – but can be unlocked if 

you find that there is something important to correct or add

The proposal will be signed off by DRIS

The peer review process starts….

and continues…

and continues…

One day, you will receive an email (with or without attachments)

2013/09/06

20

The peer review process has strengths and weaknesses A good review from a highly respected colleague is very helpful!

Reviewer feedback can be very educational, or extremely irritating

Reviewers may be:

▪ Extremely busy

▪ Uninterested

▪ Lazy

▪ Incompetent

Reviewer response rates are <50%, of which >66% are useless

Rule 1. Reviewers are generally looking for a reason to reject your application, rather than accept it

Lesson 1. Do not give the reviewer any justification for rejection

Rule 2. Most reviewers are very busy

Lesson 2. Your application should be clear, concise and well structured

Rule 3. Most reviewers will not be experts in your specific field

Lesson 3. Make your initial message (Aims and Objectives) clear and obvious as possible.

2013/09/06

21

Deadlines for submission are fair but not generous

The reviewing process is slow

Announcements are frequently late in the year (after prospective applicants have already made decisions)

Feedback is minimal, and may be of little value to you

NRF budgets are under pressure, and expected calls do not always arise

No money, no research (so it is worth trying)!

It’s not ‘money for jam’, but the NRF is actively trying to give its money away....

The success rates in the SA system are typically much greater than any other national grant agency (UK, USA – around 12‐15%)

2013/09/06

22

Thank you

and