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ArchiveSituation
Beispiel Uniklinikum Heidelberg: Anzahl Berichte pro Jahr
Schmücker: Rechnerunterstützte Dokumentenmanagement- und Optische Archivierungssysteme: Marktlage und Checkliste. In: Praxis der Informationsverarbeitung im Krankenhaus. Landsberg: ecomed 1996
http://www.gmds.de/
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ArchiveSchwachstellen konventioneller
Archivierung
• i. d. Regel Zugriff nur über ein Ordnungskriterium
• Aktenverfolgung und Wiederauffindung unbefriedigend
• unvollständige Akten• unzureichende Transparenz der Akten
(Ordnung und Sortierung der Dokumente innerhalb der Akte)
• nachträglich eintreffende Dokumente
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ArchiveDokumentenmanagement- und
Archivierungssystembesteht aus:
• Dokumentenverwaltungssystem• Ablagesystem mit Massenspeicher• Systemmanagement• Module zum
Bedienoberfläche• Zugriffsberechtigungen• Effektives scannen von physischen
Dokumenten
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Digitale ArchiveFunktion
• Descriptoren für die Dokumente• Ordnung der Krankenakte• Änderungen von Einträgen• Keine physischen Mehrfachablagen• Beachtung der Löschfristen• Dokumentation der Zuständigkeiten
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Digitale ArchiveEinführungsstrategie
• Schrittweise vertikale Einführung in ausgewählten Stationen
• Anbindung an die zentrale Patientendatenbank
• Automatische Übernahme digitaler Dokumente
• Breite Einführung erst, wenn mindestens 3 Jahrgänge der Akten verfügbar sind.
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Aktenanforderungen
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ArchiveRechtliche Grundlagen
• Ärztliche Dokumentationspflicht entsteht aus dem Behandlungsvertrag
• Der Patient hat einen Rechtsanspruch auf eine lückenlose Dokumentation
• Eine fehlende Dokumentation geht zu Lasten des Arztes oder Krankenhauses
Geis: Rechtsaspekte der digitalen Archivierung. In: Praxis der Informationsverarbeitung im Krankenhaus. Landsberg: ecomed 1998
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Digitale ArchiveRechtliche Grundlagen
• Aufzeichnung auf elektronischen Datenträgern ist nach der Berufsordnung zulässig
• Kassenärzte müssen ihre erbrachten Leistungen maschinenlesbar aufzeichnen und an die Kassen übermitteln
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Digitale ArchiveRechtliche Grundlagen
• Genaue Organisationsanweisung• Definition der Übereinstimmung • mit unveränderlichem Index versehen• Hard- und softwaremäßig sicherstellen,
daß das Dokument nicht geändert werden kann
• Bearbeitungsvorgänge protokollieren• Lesbar während der Aufbewahrungsfrist
(bis 30 Jahre)
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Digitale ArchiveRechtliche Grundlagen
Beweisqualität reproduzierter Dokumente:– Tragen keine Unterschrift (keine Urkunden)– Der Ausdruck eines gescannten Originals ist
der Ausdruck einer Kopie des Originals– Die digitale Signatur ist nicht auf dem
Ausdruck– Die digitale Signatur ist durch das
Signaturgesetz vom 1.8.1997 anerkannt
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Gesetz zur digitalen Signatur
(Signaturgesetz - SigG)§ 2 Begriffsbestimmungen (1) Eine digitale Signatur im Sinne dieses Gesetzes ist ein mit
einem privaten Signaturschlüssel erzeugtes Siegel zu digitalen Daten, das mit Hilfe eines zugehörigen öffentlichen Schlüssels, der mit einem Signaturschlüssel-Zertifikat einer Zertifizierungsstelle oder der Behörde nach § 3 versehen ist, den Inhaber des Signaturschlüssels und die Unverfälschtheit der Daten erkennen läßt.
(2) Eine Zertifizierungsstelle im Sinne dieses Gesetzes ist eine natürliche oder juristische Person, die die Zuordnung von öffentlichen Signaturschlüsseln zu natürlichen Personen
bescheinigt und dafür eine Genehmigung gemäß § 4 besitzt.
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Digitale ArchiveRevisionsfähigkeit
• Visuelle Kontrolle• eindeutige Indexierungs- und Wiederauffindungsmethoden• Datensicherungskonzept• Organisatinsanweisung für das Transformieren,
Aufbewahren und die Datensicherung• systemseitige Protokollierung• Überwachung der Kommunikationsvorgänge• Führung eines Archivplanes• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen• Verantwortlichkeiten
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Digitale ArchiveLöschungen
• Die aufbewahrungspflichtigen Daten werden umkopiert, der alte Datenträger werden vernichtet
• Die Verweise werden gelöscht• Die Daten werden unkenntlich
gemacht
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IntegrationRIS - KIS - PACS
1.) Primär digitale Bilderzeugung und Befundung
2.) Digitale Langzeitarchivierung3.) Digitale Bild- und Befundübermittlung
an Stationen und Ambulanzen4.) Übernahme von analogen
AufnahmenKlinikumGoßhadern
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Hybrides ArchivALIDA
• Alle Dokumente werden in einem Arbeitsgang gescannt und verfilmt
• WORM als Medium für schnellen Zugriff
• Mikrofilm als rechtlich unbedenklicher Langzeitspeicher
• Integration des AltarchivsPorth et al: Das Pilotprojekt ALIDA - erste Erfahrungen bei der Einführung digitaler Patientenakten. In:
Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie GMDS ‘97 München MMM Verlag 1997