Workshop BTW & Tax Engines - sdu.nl en legacy systemen 2. Globale operatie 3. ... (Sabrix) Consumer Factory •SAP platform met een duurzaam ontwerp voor BTW bepaling en rapportage

Workshop BTW & Tax Engines

Martijn van Hoof en Eliza Alberts-Muller

Over Tytho

o TYTHO staat voor duidelijke en duurzame oplossingen op het gebied van Tax, IT en SCM

o Wij zijn uniek in de markt door de combinatie en integratie van deze drie disciplines.

o Onze specialisten beschikken over jarenlange ervaring en zijn gewend om te fungeren als de liason tussen deze verschillende disciplines. Zij zijn afkomstig of uit de BTW of uit IT en SCM.

.

Tax

SCM IT

• Interim VAT services

• Interim IT services

• VAT projects

• Tax automation

• Tax automation vendor selection

• VAT and systems health check

• VAT & Intrastat Reporting

• Tax control framework

• VAT compliance optimization

• SAP, Oracle, Onesource Indirect Tax and Vertex

• TYTHO SAP VAT determination Methodology

• ERP implementation

• ERP VAT determination

• ERP supply chain design

Agenda Workshop BTW en Tax Engines

Wat is BTW automatisering: Achtergrond

Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed

De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

Wat is BTW automatisering

Waarom spraken we 20 jaar geleden niet over BTW automatisering, wat is er veranderd?

– Globalisering

– Groei van economische zones (EU)

– Complexere regelgeving

– Zwaardere administratieve verplichtingen, fraude bestrijding.

Wat is BTW automatisering

BTW is een transactie belasting:

– Voor alle goederen- en diensten bewegingen met eigendomsoverdracht is er BTW beslissing nodig.

– Voor alle grensoverschreidende goederenbewegingen zonder eigendomsoverdracht is eveneens een BTW beslissing nodig.

– Elke beslissing heeft een impact op de BTW aangifte.

Binnen de EU zijn er nog additionele belastingen en of rapportages die direct gelinked zijn aan de BTW:

• Intrastat

• ESL/EPL

• Accijns

• Douane

• Lokale indirecte belastingen

Het systeem is de achilleshiel van de BTW compliance

Wat is BTW automatisering

“BTW Automatisering” is de is de automatisering van alle activiteiten van het moment van de BTW beslissing tot en met het indienen van de BTW aangifte bij de lokale authoriteiten.

– BTW bepaling AR

– BTW bepaling AP

– BTW accounting

– Afgedrukte documenten (facturen)

– Rapportages

– Aansluitingen

– Aangiftes

Omdat de aangiftes Intrastat en ESL en EPL dermate sterk aan de BTW zijn gekoppeld, worden deze rapportages en aangiftes in de regel meegenomen als onderdeel van de “BTW Automatisering”.

Wat is BTW automatisering

Native ERP

Alle BTW beslissingen en

rapportages vinden geautomatiseerd plaats in het ERP

systeem

Hybride vormen

BTW beslissingen en rapportages vinden geautomatiseerd

danwel handmatig plaats in:

- ERP

- Tax engine

Tax Engine

Alle BTW beslissingen en

rapportages vinden plaats in externe Tax Engine, gekoppeld

aan een of meerdere ERP systemen

Spectrum

Wat is BTW automatisering

ERP Tax Engine

“Call” BTW bepaling

Return feed

• Hoe rijk aan data is de return feed naar ERP?

• BTW bepaling in Tax Engine voor AR en AP?

• BTW rapportage uit ERP of Tax Engine?

• Intrastat rapportage uit ERP of Tax Engine?

• Afgedrukte documenten uit ERP?

• BTW accounting in ERP

Agenda Workshop BTW en Tax Engines

Wat is BTW automatisering: Achtergrond

Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed

De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

Hoe pak je een BTW automatiserings project aan Overwegingen en factoren van invloed

IT Strategie

Kosten besparingen

Regio IT platform

Andere indirecte

belastingen

M&A

Hoeveel ERP

systemen? IT Support

Business model

BTW kennis

Organisatie structuur

Out / In-sourcing

Hoe pak je een BTW automatiserings project aan

Fase 1: Pakketselectie – Vastleggen van te bereiken doelstellingen (in het licht van overwegingen en factoren van invloed)

– Bepalen van eisen en wensen (in het licht van overwegingen en factoren van invloed)

– Opstellen shortlist

– Principekeuze middels bedrijfsspecifieke demonstraties

– Referentiebezoeken

– Toetsing principekeuze door middels workshops

– Definieren projectenprogramma

– Contractonderhandelingen

Fase 2: Realisatie van projectenprogramma – Blijvend toetsen van gekozen conceptueel ontwerp aan doelstellingen

– Waar nodig en mogelijk bijsturen van het projectenprogramma

Agenda Workshop BTW en Tax Engines

Wat is BTW automatisering: Achtergrond

Hoe pak je een BTW automatiseringstraject aan Overwegingen en factoren van invloed

De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus

ABC Logistics

1. Oracle en legacy systemen

2. Globale operatie

3. Buy Sell business models (no commisionaire)

4. Gecentraliseerd Tax team (beslissings bevoegd)

5. Outsourced compliance

6. Agressieve M&A strategie

7. Simpele Supply Chain (centrale invoer waar mogelijk)

8. Draagvlak (compliance hoog op de agenda)

9. BTW en Sales Tax

Consumer Factory

1. SAP - gaat naar 1 platform

2. Globale operatie

3. Single procurement and billing business model

4. Tax niet beslissings bevoegd

5. Insourced compliance

6. Outsourced AP

7. Agressieve M&A strategie

8. Complexe Supply Chain

9. Medium Draagvlak (Compliance neutraal)

10. BTW en Sales Tax

Casus De keuzes van de twee bedrijven in casu zijn:

ABC Logistics

• ERP & Thomson Reuters Onesource determination (Sabrix)

Consumer Factory

• SAP platform met een duurzaam ontwerp voor BTW bepaling en rapportage

De keuze voor Native ERP of voor een Tax Engine Casus uit de zaal

Casus A

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Casus B

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Tot Slot

Een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Het juiste team met interne en evt. externe subject matter experts.

• In een vroeg stadium bij evt. IT projecten instappen/betrokken worden

• Een complete set afgetekende business flows door de business, incl BTW behandeling

• BTW draait voornamelijk om juiste masterdata

• Een Tax engine is niet per definitie beter dan native ERP of vice versa

• ..............................

• ..............................

Een aantal conclusies:

• Zodra er spake is van duplicatie van dezelfde landspecifieke BTW bepalingslogica in meerdere systemen lijkt een centrale Tax Engine aan aantrekkelijkheid te winnen.

• Zodra er spake is van grote aantallen wijzigingen in BTW percentages, lijkt een centrale Tax Engine waarbij deze percentages via een online koppeling worden onderhouden aan aantrekkelijkheid te winnen.

• ..............................

• ..............................

More Information

www.tytho.com

[email protected] +31(0)651 477 630 [email protected] +31(0)646 212 454 Phone: +31(0)102 052 510 Fax: +31(0)847 422 025 Beurs World Trade Center Beursplein 37 3011AA Rotterdam The Netherlands