Workflow Vom Mainframe ins Internet | SAFE Tagung | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT Unternehmensberatung | 1999

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Workflow Vom Mainframe ins Internet

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Save Tagung München 20.05.1999

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Grundfunktionen von Workflow

Client-Module

Server-Module

Dienste(separat oder in Workflow integriert)

• Lokale Komponente der Vorgangssteuerung• Lokale Komponente des Dokumenten-Managements• Integrierte Applikationen wie Textverarbeitung, Textbausteine, • elektronische Vordrucke, Berechnungsmodule• Integrierte Hostkommunikation• View-Funktionalität

• Vorgangssteuerung• Dokumenten-Management (Caching etc.)• Verwaltungsdatenbank• Protokollierung• Wiederanlauf• Datensicherung• Speicherhierarchie• Versionsmanagement• Benutzerverwaltung• Tools zur Konfiguration, Pflege etc.

• Scannen• Faxeingang, Faxausgang• OCR/ICR• Datenbank- und Applikationskommunikation• Elektronische Ablage und Archiv• Drucken

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Workflow-Kategorien

• Production Workflow

• Administrativer Workflow

• Ad hoc Workflow

• Collaborative / Kooperativer Workflow


Production Workflow

• Strukturierte, vordefinierbare und konsistente Prozesse

• Alle Arbeitsschritte durch Bedingungen oder Regeln steuerbar

• Vorhersehbare Ausnahmen mit vordefinierter Behandlung

• Zeitkritische, transaktionsorientierte Prozesse, die in großer Zahl bearbeitet werden

• Strategische Bedeutung, externer Fokus

• Datenbankbasiert

• Beispiele• Kreditanwendungen in Banken

• Schadensabwicklung in Versicherungen

• Rechnungswesen


Workflow-Technologien

• Prozeßorientierte SystemeProzeßsteuerdaten und Regeln werden im Prozeßmodell gespeichert

• Dokumentorientierte SystemeDokumente beinhalten Informationen über Ersteller, Applikationen und Regeln

• Mail-orientierte SystemeProzeßmanagement über “Mailbox”-Funktionen

• Objektorientierte SystemeIntelligente Objekte nicht nur für Dokumente


Nutzenpotentiale von Workflow

• Schnellerer Informationsfluß (Dokumente)

• Integration von Anwendungen

• Aktuelle und vollständige Informationen

• Schnellere Prozeßausführung, kürzere Reaktionszeiten

• Kürzere Durchlaufzeiten

• Bessere Qualität der Arbeitsergebnisse

• Effizientere Geschäftsprozesse

• Höhere Kundenzufriedenheit

• Schnellere Anpassung an Veränderungen

• Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit


Auswahlkriterien für Workflow-Produkte

• Geeignet für die Prozeßarten des Unternehmens

• Benutzerfreundlichkeit

• Flexibilität

• Kosten

• Kompatibilität mit operativen Anwendungen

• Produkt-Support verfügbar

• Verläßlichkeit, Erfahrung von Hersteller / Anbieter

• Anpaßbarkeit, Erweiterbarkeit, Zukunftssicherheit

• Skalierbarkeit

• etc.


Verteilter Workflow

Varianten

• Gleiche Infrastruktur an verschiedenen Orten

• Verschiedene Infrastrukturen an verschiedenen Orten (oder in verschiedenen Abteilungen an einem Ort)

• Workflow in einem Intranet• Nutzung von Internet/Intranet-Technologien für unternehmensinterne Netzwerke anstelle

traditioneller WAN-Technologien

• Geschlossene Benutzergruppe

Trend

• Workflow im Internet


Internet, Intranet und Extranet

• Nutzung von Standard-Browsern

• Client-Anwendungen auf Basis von Applets

• Kommerzielle Anwendungen unter Nutzung des Web als Transportebene

• Neuartige Suchmaschinen

• "Push"-Strategien zur gezielten Verteilung von Informationen

• Intelligent Agents

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Voraussetzungen für verteilten Workflow in WAN- und Intranet-Umgebungen• Workflow-System muß mehrere Datenbanken und

mehrere Workflow-Engines verwalten können

• Workflow-Tasks oder Arbeitsschritte müssen unabhängig voneinander, ohne die Steuerung durch eine zentrale Workflow-Engine ausgeführt werden können

• Workflow-Clienten müssen in der Lage sein, ihre Workflow-Tasks eigenständig zu handhaben


Was bedeutet WfMC?

Wf Workflow

M Management

C Coalition

Standardschnittstellen und Funktionen für Workflow

Anbieter- und Anwendervereinigung


Workflow Management Coalition

Standardisierung von Schnittstellen und Formaten:

• Prozeßdefinition-Tools

• Workflow-Client-Anwendungen

• Aufrufende Anwendungen

• Andere Workflow-Programme

• Administrations- und Überwachungstools


• Einheitliche Schnittstelle für verschiedene Workflow Services

• Standards für Interoperation zwischen Produkten verschiedener Hersteller

• Austausch von Arbeitsprozeßdefinitionen zwischen verschiedenen Produkten

Ziele der Workflow Management Coalition


Datentypen in Workflow-Systemen

Workflow-Enactment-Service

Workflow Prozeßsteuerdaten

Workflow Prozeßdefinition

Applikationen undIT Tools

Applikations-daten

Tool zur ProzeßdefinitionProzeßdesign &

Definition

Prozeßausführung

Prozeßausführung Benutzer

Prozeßänderungen

WorkflowrelevanteDaten


Funktionen in Workflow-Systemen

WorkflowDefinition &Simulation

WorkflowEngine

WorkflowStatus &

Statistiken

WorkflowApplikationen

WorkflowServices

Workflow Design Workflow Ausführung Workflow Monitoring


Herkömmliche VorgangsbearbeitungBeispiel: Hardware-Beschaffung

EDV-Abteilung

Controlling Controlling-Verantwortl.

Einkauf Abteilungs-leiter

Geschäfts-führer

festgestellterBedarf

prüfen

genehmigen

Bestellung

Vorschlag

prüfen

genehmigen

genehmigen

1

2

3 4

67

8

9

Entscheidung

JN

5


Heutige Segmentierung des Workflow-Marktes

Prozeß-orientiert

Mail-/Message-orientiert

Dokument-orientiert

Quelle: Delphi


Workflow Trends

• Anbieter von Design-Tools ergänzen ihre Produkte um Workflow-Engines

• Workflow-Hersteller bieten reine Workflow-Engines und Toolboxen zur Integration in Anwendungen an

• Komplette Softwarepakete einschließlich Archivierung, Dokumenten-Management, Groupware und Workflow

• Integration von Workflow-Funktionen in kommerzielle Anwendungen

• Workflow-Funktionen und Tools für Groupware- und E-Mail-Systeme

• "Low-Cost"-Workflow wird Teil von Office-Paketen

• Zusammenwachsen der verschiedenen Dokumenten-Management-Technologien


Workitem

Workitem

Workitem

Workitem

ActivityActivityActivity

Workflow - Definition

Prozeß

Aktivität

Task Task Task Task

Dokumente, Daten, Informationen

WorkItem

WorkItem

WorkItem

WorkItem

• Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen

• Koordination, Steuerung und Überwachung von Arbeits-abläufen und Aufgaben

• Bereitstellung und Kombination aller notwendigen Informationen


Quelle: Imaging Magazine 7/94

Workflow - Entwicklungsaufwand

KomplexitätundAusnahmen-handhabung

WissensbasierterWorkflow

„Off-the-shelf“-Basissysteme mit Datenbankeditor

ObjektorientierteWorkflow-Tools

ProgrammierbareWorkflow-Tools (Skriptsprachen)

Zeit-/Kostenverhältnis der Entwicklung


Workflow und Business Process Reengineering

Erst BPR, dann Implementierung eines Workflow-Systems

oder

Implementierung eines Workflow-Systems und dann

• Ableiten von Informationen über Prozesse, Engpässe etc.

• und schrittweise Verbesserung der Geschäftsprozesse


Workflow und Groupware

System

Benutzer

Produktivität

Zielrichtung der Anwendung

Workflow(Production Workflow)

Groupware(Collaborative Workflow)

Aktiv

Passiv

Geschäftsprozesse

"Critical Mission"Anwendungen

Passiv

Aktiv

Endbenutzer

Infrastruktur

Kontrolle System-/Regelgesteuert Benutzergesteuert

Prozesse

Informations-einheiten

Strukturiert

Strukturiert

Unstrukturiert

Unstrukturiert

Imaging Wichtig Eher unwichtig


Workflow-Ausführung 1

• Prozeßinitialisierung• Zusammenstellen von Prozessen• Beenden von Prozessen• Verwaltung des Arbeitsvorrates und Zuweisung von Arbeitsschritten• Zugriff auf Vorgänge und Dokumente• Weiterleiten und Umleiten von Vorgängen, Dokumenten• Anzeige von Vorgängen und Dokumenten• Start und Steuerung von Anwendungen• Wiedervorlage• Ausnahmenhandhabung• Prüfungen, Genehmigungen• Notizen


Workflow-Markt

• Voraussichtliches Wachstum von 65% p.a.GiGa (BIS Strategic Decisions)

• Marktvolumen $ 1.3 Billion in 1996Delphi

• Marktvolumen $ 7 Billion in 5 JahrenOVUM

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Workflow-Ausführung II

• Imaging• Dokumentenerfassung / -erstellung • Indizierung von Dokumenten, Prozessen, Vorgängen• Zusammenführen von Vorgängen und Dokumenten• Posteingang und -ausgang• Ablage und Archivierung• Fax-Integration• Formatierung• Sortieren• Retrieval• Online-Hilfe• etc.

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Workflow-Design: Animation und Simulation

• Prozeßanimation zum Test des Modells

• Simulation von Alternativen

• Visualisierung des Arbeitsflusses

• Optimierung von Ressourcenverbrauch und Laufzeitverhalten

• Generierung von Schulungs- und Unterweisungssystemen

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Workflow-Design: Prozeßdefinition

• Definition von Prozessen, Vorgängen, Arbeitsschritten

• Definition von Abläufen, Regeln und Rollen

• Definition des Datenmodells

• Sequentielle, parallele und selektive Tätigkeiten

• Wiederholen von Tätigkeiten

• Zuordnung von Dokumenten, Daten, Anwendungen

• Definition von Trigger-Mechanismen für Prozesse, Tasks

• Ausnahmenhandhabung

• Koordination von Rollen und übergeordneter Benutzerverwaltung

• Formulardesign

• Dokumentation

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Workflow-Monitoring und Administration

• Performance-Monitoring

• Auslastungskontrolle

• Audit Trail

• Protokollierung von Aktivitäten, Wartezeiten, Statusänderungen, Routing etc.

• Reports

• Auswertungen

• Vermeidung von Engpässen

• Daten für Prozeßverbesserungen

• Restart, Recovery

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"Enabling" von Anwendungen

• Integration von Dokumenten-Management-Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen

• Kontrolle durch die vorhandene Anwendung

• Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen Anwendungen

• Integration im Office-Umfeld

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Entwicklung der Internet und Intranet-installationen (Schätzung, weltweit)

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

1995 1996 1997 1998 1999

Internet

Intranet

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Warum das Web benutzen

• Ermöglicht den Zugang zu Verbrauchern, Verkäufern, Overseas Büros etc.

• Das Internet wird zum weltweiten WAN

• Billiger oder kostenfreier Viewer

• "Cross-Platform"-Kompatibilität

• Ermöglicht kostengünstige weltweite Informationsverteilung

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• Verbindungsgeschwindigkeit (Modem, ISDN)

• Übertragungsbandbreite

• Layoutkontrolle bei Verwendung von HTML

Die Vorteile überragen bei weitem die Probleme!

Grenzen des Webs

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World Wide Web (WWW) Weltweite "Hypermedia"

• 1992 Herausgegeben durch CERN

• Herbst 1993 Veröffentlichung von MOSAIC durch NCSA

• 1994 Take Off des Webs

• Oktober 1994 Veröffentlichung von NetscapeHTML und GIF als Dokumenten- und

Grafikstandards

• Ende 1995 JavaMicrosoft und andere ziehen nach

• 1996 "Major Trend in IT"

• 1997 XML als neuer Dokumentenstandard am Horizont

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schnittstellen und formaten

intranet und extranet

verschiedenen orten

einem intranet nutzung

verschiedenen abteilungen