MỤC LỤC MỤC LỤC............................................ 1 BÀI 1: ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG STYLE.....................3 I. STYLES.......................................... 3 1. Styles là gì...................................3 2. Style của một đoạn văn bản.....................4 II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN.................5 1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn...............5 2. Tự động cập nhật theo một Styles mới...........5 III. SỬA ĐỔI VÀ TẠO STYLE MỚI......................6 1. Sửa đổi Styles.................................6 2. Đổi tên Styles.................................7 3. Xóa Styles.....................................7 4. Tạo Styles mới: ký tự, đoạn văn bản, bảng, danh sách..............................................8 5. Sao chép Styles tới tài liệu khác.............12 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN.......13 I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT...................13 1. Tài liệu chủ và tài liệu con.................13 2. Tạo tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ........13 3. Tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm. .14 II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ.....................15 1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con.............15 2. Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ........15 3. Sắp xếp lại các tài liệu phụ..................16 4. Chia cắt tài liệu phụ thành hai...............16 5. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một............17 6. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ. 17 7. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ.........................................17 BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU....................18 I. BẢNG MỤC LỤC...................................18 1. Tạo bảng mục lục.............................18 2. Lựa chọn các khuôn dạng......................19 3. Cập nhật bản mục lục sau sửa đổi văn bản ....20 II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO...........................20 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................1BÀI 1: ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG STYLE.......................................................3I. STYLES.........................................................................................................3
1. Styles là gì................................................................................................32. Style của một đoạn văn bản.....................................................................4
II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN.............................................51. Xem và áp dụng một Styles có sẵn..........................................................52. Tự động cập nhật theo một Styles mới....................................................5
III. SỬA ĐỔI VÀ TẠO STYLE MỚI............................................................61. Sửa đổi Styles..........................................................................................62. Đổi tên Styles...........................................................................................73. Xóa Styles................................................................................................74. Tạo Styles mới: ký tự, đoạn văn bản, bảng, danh sách............................85. Sao chép Styles tới tài liệu khác............................................................12
BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN HƠN...................13I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT...............................................13
1. Tài liệu chủ và tài liệu con.......................................................................132. Tạo tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ........................................................133. Tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm.........................................14
II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ...........................................................151. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con...........................................152. Mở tài liệu con bên trong tài liệu chủ....................................................153. Sắp xếp lại các tài liệu phụ....................................................................164. Chia cắt tài liệu phụ thành hai...............................................................165. Kết hợp hai tài liệu phụ thành một........................................................176. Cắt bỏ một tài liệu con khỏi một tài liệu chủ.............................177. ChuyÓn ®æi một tài liệu con thµnh mét phÇn tài liệu chủ
17BÀI 3: MỤC LỤC VÀ BẢNG TRA CỨU....................................................18I. BẢNG MỤC LỤC.......................................................................................18
1. Tạo bảng mục lục....................................................................................182. Lựa chọn các khuôn dạng........................................................................193. Cập nhật bản mục lục sau sửa đổi văn bản .............................................20
II. BẢNG THAM KHẢO CHÉO..................................................................201. Tạo bảng tham khảo chéo,lựa chọn các khuôn dạng.............................202. Thay đổi tham chiếu..............................................................................22
1
3. Cập nhật sau sửa đổi văn bản.................................................................22III. BẢNG CHỈ MỤC....................................................................................22
1. Đánh dấu một chỉ mục. Tạo, định dạng, xóa một chỉ mục....................222. Tạo và xóa bảng chỉ mục.......................................................................243. Cập nhật chỉ mục sau sửa đổi văn bản.....................................................26
BÀI 4: CÁC VẤN ĐỀ KHÁC........................................................................27I. TIÊU ĐỀ CỦA MỘT ĐỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION..............................................................................................27
1. Caption là gì?.........................................................................................272. Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu đã có.. .273. Gắn caption tự động cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu .
28II. SOẠN THẢO VÀ ĐỊNH DẠNG CAPTION.....................................29
1. Thay đổi nhãn........................................................................................292. Thay đổi khuôn dạng đánh số................................................................293. ChÌn thªm sè ch¬ng vµo Caption..............................................29
III. ĐIỂM ĐÁNH DẤU - BOOKMARK..................................................291. Bookmark là gì......................................................................................292. Chèn thêm bookmark.............................................................................303. Di chuyển đến một bookmark................................................................304. Hiển thị bookmark.................................................................................305. Xóa bookmark.......................................................................................30
IV. CHÚ GIẢI CUỐI TRANG, CUỐI TÀI LIỆU FOOTNOTES, ENDNOTES....................................................................................................31
1. Chú giải cuối trang, cuối tài liệu là gì, tại sao cần dùng cuối trang và cuối tài liệu...................................................................................................312. Chèn footnotes, endnotes.......................................................................313. Các Option.............................................................................................324. Các dịnh dạng đánh số...........................................................................335. Di chuyển footnotes, endnotes...............................................................336. Xóa footnotes, endnotes.........................................................................33
2
BÀI 1: ĐỊNH DẠNG TỰ ĐỘNG STYLE
I. STYLES.
1. Styles là gì
Style là tập hợp gồm nhiều lệnh định dạng được sắp xếp theo tên. Để tạo Style,
bạn báo cho World biết, đưa ra vài lệnh định đạng, và đặt tên cho Style đó. Sau
này, khi bạn áp dụng Style này bằng cách chọn trong danh sách Style, thực sự là
bạn chọn đồng thời nhiều lệnh định dạng. Bạn chọn tất cả các lệnh định dạng mà
bạn hoặc ai đó đã chọn khi tạo lập và đặt tên cho Style đó.
Hình l khi áp dụng Style cho văn bản, bạn áp dụng đồng thời nhiều lệnh định
dạng và không cần phải đến nhiều Menu và hộp thoại khác nhau.
Hình l nêu ra một Style có tên là Salutation được chọn từ danh sách Style. Sau
khi người dùng nhấp vào Salutation, tất cả các lệnh trong Style này được áp
dụng cho văn bản được chiếu sáng trên tài liệu. Trong Hình 1, là lời chào Style
Salutation khoảng trống 11 points đặt trên và dưới đoạn văn, và đặt Font Times
New Roman 10 points cho văn bản
Tầm quan trọng của Style
- Bằng cách làm việc với các Style, bạn có thể tránh được việc mở đi mở lại
nhiều hội thoại, mỗi lần muốn định dạng một đoạn văn hoặc thay đổi Font chữ
và cỡ chữ của văn bản. Sau khi tạo Style bạn chỉ việc chọn từ Menu Style thay
vì đưa ra các lệnh định dạng. Với các Style, bạn có thể yên tâm là các tiêu đề
(Heading) và các đoạn văn trong toàn bộ tài liệu đều như nhau. Chẳng hạn, tất
cả các tiêu đề được gán Style Heading 1 có vẻ giống nhau. Các Paragraph được
gán Style Intro Para cũng có vẻ tương tự. Và giả sử bạn cho rằng Style Intra
Para có vẻ chưa hoàn toàn đúng, bạn có thể thay đổi và do đó thay đổi ngay lập
tức một đoạn văn được gán Style Intro Para. Các Style, ngoài việc định dạng dễ
dàng đoạn văn và tiêu đề, nó còn là cách giải quyết hoàn hảo. Nếu bạn muốn
thay đổi dáng tiêu đề bạn chỉ cần tái xác định Style mà bạn đã gán, và tất cả các
tiêu được gán Style này cũng được xác định lại.
- Trong công việc kinh doanh, các Style đặc biệt quan trọng. Một công ty
gây được ấn tượng tốt khi các sổ ghi nhớ, Fax, và hóa đơn gởi cho khách hàng
có hình dáng giống nhau. Bạn có thể làm cho chúng có hình dáng tương tự bằng
cách tạo ra các Style cho Fax, sổ ghi nhớ, và hóa đơn rồi lưu chúng trong một
Template. Tạo lập Style cho các thư tín công ty cũng đồng nghĩa với việc tiết
kiệm thời gian. Thay vì phải vất vả với các lệnh định dạng của Word, các nhân
viên chỉ cần chọn các Style từ Menu nào đó khi họ lập tài liệu.
- Một số lệnh của Word không làm việc, trừ khi các tiêu đề trong tài liệu đó
đã được gán Style. Ví dụ, bạn không thể tự động tạo bảng mục lục, trừ khi mọi
tiêu đề trong tài liệu đó đã được gán Style. Và bạn không thể lấy ưu điểm của
màn hình Outline và các lệnh trên thanh công cụ Outline. Và bạn không thể
tham khảo chéo các tiêu đề hoặc số đánh số tiêu đề trong tài liệu. Để tạo lập
bảng hình ảnh hoặc minh họa, bạn phải gắn các chú thích của chúng với Style
Caption.
2. Style của một đoạn văn bản
Paragraph Style: Tạo Style đoạn văn về thụt đầu dòng, khoảng cách dòng, và
các việc ''định dạng''. Style đoạn văn giống Style ký tự, cũng có thể gồm cả các
giá trị cài đặt Font chữ và cỡ chữ. Khi bạn gán Style đoạn văn, các xác lập Font
và định dạng áp dụng cho văn bản trong đoạn văn có con trỏ đang hiện diện
(hoặc văn bản trong nhiều đoạn văn nếu bạn đã chọn tất cả hoặc phần của đoạn
văn).
II. ÁP DỤNG CÁC STYLES CHO VĂN BẢN
1. Xem và áp dụng một Styles có sẵn
Để áp dụng một Style có sẵn,bạn chỉ cần nhấp vào đoạn văn và bạn muốn
gán Style( hoặc chọn văn bản nếu bạn đang dùng Style ký tự ), chọn Style từ
danh sách Style. Hoặc để áp dụng một Style cho nhiều đoạn văn, trước hết bạn
hãy chọn tất cả một phần của các đoạn văn đó, sau đó bạn chọn Style từ danh
sách Styles. Đôi khi bạn phải cuộn tới cuối danh sách Style để tìm Style cần
dùng.
Chú ý danh sách Style cho bạn sự hình dung sơ bộ các đoạn văn, sau khi
chọn một Style. Các mẫu tựcủa tên Style được thể hiện theo phông chữ ở Style
đó.Bên phải mỗi Style có một hộp nhỏ cho biết văn bản được sắp xếp như thế
nào, dù đó là Style của đoạn văn hoặc Style ký tự va fcác mẫu tự trong Style đó
cao bao nhiêu point.
Để có thể hiển thị các Style ở cạnh trái cửa sổ tài liệu để tiện theo dõi, bạn
hãy làm theo các bước sau:
Chọn Tools/Option để mở hộp thoại Option.
Nhấp tab View nếu cần.
Chuyển đến hộp cuộn Style Area Width ở góc dưới bên trái tab View và
nhấp nút mũi tên hướng lên để mở rộng vùng Style đến 0.5 hoặc 0.7 inch.
Nhấp OK.
2. Tự động cập nhật theo một Styles mới.
Chọn đoạn văn muốn tự động cập nhật theo Style mới.
Nhấp menu Style tên Style đó sẽ được chiếu sáng.
Nhấn phím Enter, bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style
Bảo đảm hộp kiểm Update The Style To Refflect Recent Changes được đánh
dấu kiểm.
Nhấp OK.
Chú ý: Hộp kiểm Automatically Update The Style From Now On là tương
đương hộp kiểm Automatically Update trong hộp thoại New Style . Nhấp hộp
thoại này và tất cả các đoạn văn trong tài liệu , đã được gán Style đã được định
dạng lại, mỗi khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã được gán Style đó.
Khi tạo mới một Style bạn muốn Style này tự động cập nhật thì bạn làm theo các
bước sau:
- Nhấp nút Styles and Formating trên thanh công cụ Format
- Hộp thoại Styles and Formating xuất hiện, nhấp nút New Style, trong hộp
New Style bạn chọn:
Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn đã
tạo vào Template có sở để tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực
trong tệp được tạo lập, trừ khi hộp kiểm này được đánh dấu. Nhấp hộp này
để lưu Style bạn vừa tạo vào tài liệu và Template hiện hành. Khi người
dùng tạo ra tập tin với Template này người đó có thể rút STYIE bạn tạo ra
nếu hộp này được đánh dấu kiểm.
Automatically Update: Thông thường, khi thay đổi định dạng đối với
một đoạn văn, Style được gán với đoạn văn đó sẽ không thay đổi. Đánh
dấu kiểm vào hộp này là yêu cầu Word tái xác định Style đó mỗi khi định
dạng lại đoạn văn đã gán Style này. Khi hộp này được đánh dấu kiểm, tất
cả các đoạn văn được gán Style nói trên trong tài liệu được tái định dạng
một cách tự động mỗi khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã
được gán Style trên.
III. SỬA ĐỔI VÀ TẠO STYLE MỚI
1. Sửa đổi Styles
Chỉnh sửa Style dùng hộp thoại Modify Style:
- Nhấp đoạn văn bạn muốn xác đinh lại Style (hoặc chọn văn bạn nếu bạn đang
sửa đổi Slyte ký tự)
- Chọn Format/ Style để mở hộp thoại Style.
- Nhấp nút Modify. Bạn sẽ thấy hộp thoại Modify Style. Nếu hộp thoại có vẻ
quen thuộc là do các tùy chọn, hộp kiểm, và các nút của nó làm việc hoàn toàn
như trong hộp thoại New Style (xem Hình 2). Bạn nên xem phần ''Tạo Style từ
đầu", ở đầu chương này, nếu bạn cần sự hướng dẫn về hộp thoại Modify Style.
- Sửa đổi Style trong hộp thoại Modify Style.
- Nhấp OK.
- Nhấp nút Apply để áp dụng các định dạng mới cho tất cả các đoạn văn hoặc
văn bản trong tài liệu được gán Style bạn đã sửa đổi.
2. Đổi tên Styles
Bạn không thể cung cấp cho Style một tên đã được gán cho Style khác. Việc
đổi tên Style tương tự việc chỉnh sửa Style. Chọn Format/Style để mở hộp thoại
Style. Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn đổi tên, nhấp nút Modify.
Trong hộp thoại Modify Style, nhấp vào trường Name và gõ tên mới. Sau đó
nhấp OK. Nếu bạn muốn áp dụng Style đó cho đoạn văn hiện hành hoặc đoạn
văn được lựa chọn, hãy nhấp Apply. Nếu không, bạn hãy nhấp nút Close.
3. Xóa Styles
Khi bạn xóa một Style, các đoạn văn được gán Style đó sẽ được gán Style
Normal để thay thế. Word không cho phép bạn xóa các Style đi cùng với mọi tài
Nhấp để tạo cơ
sở Style dựa
trên Style khác.
Nhấp để chọn các lệnh định dạng
Hình 2: Bằng cách tạo Style từ đầu, bạn có thể đặt cơ sở
một Style lên một Style khác hoặc chỉ định Style bất kỳ luôn
luôn tuân theo Style bạn đang tạo
Nhấp để chỉnh sửa Style một cách tự động mỗi khi
bạn thay đổi đoạn văn được gán Style đó.
liệu Word (Ví dụ: Normal và Heading), nhưng bạn có thể có các Style bạn đã
tạo và nhiều Style khác đi cùng các Template.
Bạn hãy làm theo các bước sau để xóa Style:
- Chọn FormatStyle. Hộp thoại Style xuất hiện như trên Hình 3.
- Nhấp Menu List và chọn User-defined Styles hoặc Styles In Use. Bằng cách
đó bạn thu gọn danh sách các tập tin theo danh sách Style và việc tìm kiếm Style
dễ dàng hơn.
- Trong danh sách Style, nhấp Style bạn muốn xóa.
- Nhấp nút Delete.
- Nhấp Yes khi Word hỏi bạn có muốn tới Style đó không.
- Nhấp Close để đóng hộp thọai Style.
4. Tạo Styles mới: ký tự, đoạn văn bản, bảng, danh sách.
Tạo lập Style
Để tạo Style đoạn văn, hoặc xây dựng nó từ đầu bằng cách chọn Format Style
và làm việc trong hộp thoại Style, hoặc định dạng đoạn văn trong tài liệu và yêu
cầu Word chuyển thành mẫu Style bạn muốn tạo ra. Để tạo Style ký tự, bạn phải
chọn Format Style và làm việc trong hộp thoại Style. Từng phương pháp sẽ
được giải thích trong các trang sau.
Chọn phương pháp Style
Word đã tạo ra hai cách tạo lập Style:
- Phương pháp nguyên mẫu
- Phương pháp xây dựng khối.
Hình 3: Xoá Style
Nhấp Style bạn
Phương pháp nào tốt hơn ?
Phương pháp nguyên mẫu có ưu điểm trong thư tín, bạn thấy chính xác những gì
Style tạo ra như trên màn hình. Với nguyên mẫu, bạn định dạng đoạn văn, quan
sát, thay đổi các định dạng nếu cần, gõ tên Style vào hộp danh sách Style trên
thanh công cụ Formatting, và nhấn phím ENTER. Khi bạn gán Style do bạn
tạo lập cho đoạn văn, đoạn văn này có hình thức hoàn toàn mới đoạn văn bản
đang sử dụng làm nguyên mẫu.
Tạo Style bằng phương pháp xây dựng khối đòi hỏi lâu hơn, và bạn không nhìn
thấy cái mà Style thực hiện trên màn hình, những điều bạn nhận được hoàn hảo
hơn. Với phương pháp xây dựng khối, bạn đi từ hộp thoại Style đến hộp thoại
Font, hộp thoại Paragraph, và các hộp thoại khác, bạn báo cho Word biết
Style mới sắp định dạng đoạn văn như thế nào.
Phương pháp xây dựng khối có nhiều ưu điểm hơn phương pháp nguyên
mẫu. Với phương pháp xây dựng khối, bạn có thể yêu cầu Word tái xác định
Style mỗi khi Style được gán cho đoạn văn có sự thay đổi. Mặt khác, nếu bạn
thay đổi định dạng đối với đoạn văn được gán Style Bold Text, thì tất cả các
Paragraph được gán Style Bold Text trong tài liệu đó cũng được định dạng lại.
Bạn cũng có thể thêm các Style bạn tạo cho Template khi bạn dùng phương
pháp xây dựng khối.
Ngoài ra, phương pháp xây dựng khối cho phép bạn yêu cầu Word luôn
luôn theo một Style nào đó, cùng với Style khác. Giả sử Style Chapter Title
trong tài liệu luôn luôn được tuân theo cho đoạn văn được gán Slyle Chapter
Intro. Vì mục đích đồng nhất, và để giúp bạn khỏi nhọc công chọn một Style
mới trên thanh Menu Style sau khi viết các tiêu đề chương, bạn có thể yêu cầu
Word luôn luôn tuân theo Chapter Title, cùng với Chapter lntro.
Tuy nhiên, nhiều người không có đủ may mắn hoặc thành thạo để tạo lập
một Style hoàn chỉnh từ lần đầu tiên, có cách tốt nhất để tạo Style là thực hiện
việc đó theo cả hai cách, qua hộp thoại Style và phương pháp nguyên mẫu. Phần
cuối của chương này, tái xác định Style giải thích phương pháp "tinh chỉnh"
Style. Bạn có thể thực hiện điều đó bằng hộp thoại Style hoặc phương pháp
nguyên mẫu.
Tạo Style từ đoạn văn mẫu
Để tạo Style từ đoạn văn mẫu, bạn bắt đầu với một đoạn văn mẫu có các
định dạng đúng như các định dạng Style mới sẽ có nhiệm vụ biểu hiện. Bạn hãy
làm theo các bước sau để tạo Style từ một đoạn văn mẫu:
- Tìm hoặc tạo đoạn văn mẫu trong tài liệu của bạn.
- Nhấp đoạn văn đó.
Ghi chú: Trong Word, một đoạn văn (Paragraph) đơn giản là nội dung được gõ
lên màn hình trước khi bấm phím Enter. Vì vậy, tiêu đề là một đoạn văn. Để tạo
Style cho tiêu đề bằng phương pháp nguyên mẫu, bạn hãy nhấp tiêu đề.
- Nhấp hộp Menu Style. Các từ trong hộp Style được chiếu sáng.
- Gõ tên cho Style mới.
- Nhấn phím ENTER.
Chọn tên Style
Chọn tên Style có ý nghĩa nhưng đủ ngắn để không làm Menu Style dãn
ra và vượt quá nửa cửa sổ tài liệu, là điều tương đối khó. Tên Style có thể dài
255 ký tự, nhưng nói chung bạn không nên chọn tên dài hơn 20 ký tự. Bạn hãy
xem xét danh sách Style sau đây, có các tên quá dài. Làm việc với danh sách
Style này gần như là không thể.
Tạo Style từ đầu
Để tạo Style từ đầu, bằng phương pháp xây dựng khối, bạn hãy làm theo
các bước sau:
- Nhấp vào đoạn văn hoặc tiêu đề bạn muốn tạo lập Style đoạn văn mới, hoặc
chọn văn bản bạn muốn tạo Style ký tự.
- Chọn Format/Style, bạn sẽ thấy hộp thoại Style.
- Nhấp nút New. Hộp thoại New Style xuất hiện, như trên Hình 3
- Nhập tên Style vào hộp Name. Tên bạn nhập sẽ xuất hiện trên danh sách Style.
- Trong danh sách Style Type, chọn Character nếu bạn đang tạo Style ký tự.
- Chọn các tùy chọn và hộp kiểm tra sau đây khi thấy thích hợp.
Based On: Chọn Style từ danh sách thả xuống để ràng buộc Style bạn đang tạo
ra với Style khác. Ví dụ, bằng cách chọn Style Default Paragraph Font, bạn
yêu cầu Word luôn luôn hiển thị văn bản theo Default Paragraph Font dù Font
đó là gì. Nếu bạn thay đổi Style mặc định thì các Style dựa trên đó sẽ thay đổi
theo Style đó. Style bạn đang khởi tạo sẽ thừa hưởng các địng dạng từ Style
được chọn từ danh sách thả xuống Based On.
Chú ý: Khi bạn chọn Style từ danh sách thả xuống Based On, hoặc chọn Style
như Normal hoặc Default Paragraph Font, hoặc là chọn không có Style. Nếu bạn
chọn Style phức tạp từ danh sách thả xuống và sau này bạn thay đổi Style đó,
các thay đổi phức tạp sẽ được Style thừa hưởng . Điều đó có thể gây ra các hậu
qủa xấu. Nhưng bằng cách liên kết Style hoặc không dùng Style, bạn có thể yên
tâm là các thay đổi đối với Style nền sẽ không có các tác động với Style bạn
đang tạo.
Style For Following Paragraph: Nếu muốn, bạn có thể chọn một Style nào đó
từ danh sách thả xuống, khi Style bạn đang tạo luôn luôn có một Style hiện theo
sau.
Add To Template: Nhấp kiểm này, nếu bạn muốn bổ sung Style bạn đã tạo vào
Template cơ sở để tạo lập tài liệu. Các Style mới chỉ có hiệu lực được tạo lập,
trừ khi hộp kiểm này được đánh dấu. Nhấp hộp này để lưu Style bạn vừa tạo vào
tài liệu và Template hiện hành. Khi người dùng tạo ra tập tin với Template này
người đó có thể rút Style bạn tạo ra nếu hộp này được đánh dấu kiểm.
Automatically Update: Thông thường , khi thay đổi định dạng đối với một
đoạn văn, Style được gán với đoạn văn đó sẽ không thay đổi. Đánh dấu kiểm
vào hộp này là yêu cầu Word tái xác định Style đó mỗi khi định dạng lại đoạn
văn đã gán Style này. Khi hộp này được đánh dấu kiểm, tất cả các đoạn văn
được gán Style nói trên trong tài liệu được tái định dạng một cách tự động mỗi
khi bạn định dạng lại một đoạn văn riêng lẻ đã được gán Style trên.
Tip: Nếu bạn thích nó ra các lệnh bằng cách nhấn phím, kể cá các lệnh về Style,
hãy nhấp vào nút Shortcut Key. Hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện.
- Nhấp nút Format. Bạn sẽ thấy Menu gồm các mục chọn định dạng (Bảng l liệt
kê các lệnh tương đương với các tùy chọn này)
- Chọn tùy ý để mở một hộp thoại và đưa ra các lệnh định dạng. Ví dụ, chọn
Paragraph để mở hộp thoại Paragraph.
- Trong hộp thoại đó, chọn các tùy chọn định dạng cho Style mới, sau đó nhấp
OK.
- Lặp lại các bước từ 1 đến 9 nhiều lần theo yêu cầu để tạo lập Style.
5. Sao chép Styles tới tài liệu khác.
Để sao chép Style từ một tài liệu vào tài liệu khác, bạn chỉ cần sao chép
đoạn văn đã gán Style đó từ tài liệu đầu đến tài liệu thứ hai. Bạn sao chép toàn
bộ đoạn văn (kể cả ký hiệu đoạn văn ở cuối đoạn văn đó), Style ở tài liệu đầu sẽ
được đưa vào tài liệu thứ hai một cách an toàn và được áp dụng ở đó. Sau khi
bạn sao chép đoạn văn trên, hãy xóa văn bản đó. Mặc dù văn bản đã được xóa,
Style được gán vẫn ở lại trọng tài liệu và hiện diện trong danh sách Style thả
xuống.
Chú ý: Để sao chép Style, tên Style đó phải khác với tất cả các tên Style đã có ở
tài liệu tiếp nhận. Bạn có thể đổi tên Style được sao chép
Lý do khiến bạn phải sao chép toàn bộ đoạn văn (bằng cách nhấp đúp trái)
là vì các định dạng của Word - kể cả các Style- cho mỗi đoạn văn đều được lưu
giữ trong ký hiệu đoạn văn (Paragraph Symbol) ở cuối đoạn văn đó. Bạn có thể
thấy ký hiệu này bằng cách nhấp Show/Hide. Bằng cách sao chép toàn bộ đoạn
văn, bạn cũng sao chép ký hiệu đoạn văn.
Ghi chú: Bạn cũng có thể dùng Organizer để sao chép các Style từ tài liệu này
đến tài liệu khác. Bạn nên xem phần “kết hợp các Style cho Template” ở phần
cuối chương này. Kỹ thuật kết hợp các Style cho Template tương tự các kỹ
thuật sao chép Style giữa các tài liệu
BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN KÍCH THƯỚC LỚN
HƠN.
I. TÀI LIỆU CHỦ MASTER DOCUMENT
1. Tài liệu chủ và tài liệu con
Các tài liệu chính để hệ thống hóa word có một đặc tính được gọi là tài
liệu chính, dùng để làm việc trên các dán BOOK-LENGTH. Nếu bạn đang viết
một cuốn sách dày 500 trang, sẽ rất khó khăn khi đặt tất cả 500 trang vào một tài
liệu duy nhất. Bạn hãy thử tưởng tượng một đoạn văn hoặc tiêu đề nào đó trong
tác phẩm dài như vậy. Thay gộp 500 trang cùng một lúc, bạn có thể tạo tài liệu
chính, tập hợp gồm các tài liệu phụ được tổ chức thành một tổng thể.
Sau khi tác phầm đó được tổ chức thành các tài liệu phụ, là mở tài liệu
phụ, bắt đầu làm việc với tài liệu đó. Các thay đổi được thực hiện đối với các tài
liệu phụ này được ghi đầy đủ vào tài liệu chính. Và khi bạn làm việc trong tài
liệu chính, các thay đổi đã thực hiện đó cũng được ghi vào tài liệu phụ.
Mọi điều làm được trong màn hình Outline, đều có thể được làm đối với
tài liệu chính, nhưng bạn có thể thực hiện điều đó cùng một lúc với nhiều tài
liệu phụ. Nói cách khác, bạn có thể xem tác phẩm đó có được hệ thống hoá tốt
hay không, có thể di chuyển các tiêu đề và văn bản từ tài liệu này đến tài liệu
phụ khác nếu cần. Vì vậy các tài liệu chính, bên cạnh việc giúp bạn làm việc dễ
dàng hơn trên các tài liệu dài, còn cho phép bạn sử dụng mọi ưu điểm của màn
hình Outline.
Chú ý: Hiểu phương pháp làm việc trong màn hình Outline là điều quan trọng
khi bạn làm việc với các tài liệu chính. Bạn không nên tạo ra một tài liệu chính
trừ khi bạn biết sử dụng và vận hành tất cả các nút trên thanh công cụ Outlining.
2. Tạo tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ
Một tài liệu chủ để làm việc riêng lẻ bao gồm nhiều tài liệu trong nhiều hồ
sơ, ta có thể kết hợp các tài liệu đó bằng cách làm theo các bước sau:
- Tạo hồ sơ cho tài liệu chính.
- Tạo tài liệu mới.
- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn mới tạo lập. Bạn tạo ra một tài liệu chính.
- Chọn View/Outline. Thanh công cụ Master Document xuất hiện
- Nhấp nút Insert Subdocument. Bạn sẽ thấy hộp thoại lnsert Subdocument
- Tìm và nhấp tập tin đầu bên mà bạn muốn trở thành một phần của tài liệu
chính, sau đó nhấp Open.
- Nhấp nút l hoặc 2 trên thanh công cụ Master Document. Để làm việc dễ dàng
hơn trong màn hình Master Document, bạn chỉ nên cho xuất hiện một hoặc hai
tiêu đề.
- Đến cuối tài liệu chính và lặp lại các bước 5 và 6 nhiều lần tùy theo yêu cầu để
chèn tất cả các tài liệu phụ. Các tài liệu hiện hữu vẫn giữ các tên gốc của chúng,
khi được chèn vào tài liệu chính.
3. Tạo tài liệu chủ để làm việc chung một nhóm
Bạn hãy làm theo các bước sau, để tạo tài liệu chủ để làm việc chung một
nhóm:
- Tạo hồ sơ cho tài liệu chính.
- Tạo tài liệu mới.
- Lưu tài liệu này vào hồ sơ bạn đã tạo ra ở bước 1.
- Chọn View/Outline thanh công cụ Master Document xuất hiện cùng với
thanh công cụ Outlining.
- Nhập các tiêu đề vào tài liệu nêu trên. Nói cách khác, bạn xây dựng đề cương
cho tác phẩm của mình. Khi nhập các tiêu đề, bạn hãy gán cho mỗi tiêu đề một
Style tiêu đề. Trong các bước 6 và 7, bạn sẽ chia đề cương thành các tài liệu
mẫu, vì vậy, phải gắn Style Heading 1 cho tiêu đề thứ nhất trong từng tài liệu
phụ.
- Chọn các tiêu đề cho tài liệu phụ thứ nhất. Để thực hiện điều đó bạn hãy nhấp
dấu cộng (+) bên cạnh tiêu đề đã được gán cho Style Heading 1.
- Nhấp nút Create Subdocument trên thanh công cụ Master Document. Như
trên hình 4, hộp màu xám xuất hiện xung quanh các tài liệu phụ. Trong khi đó,
một biểu tượng tài liệu phụ xuất hiện ở góc trên bên trái hộp đó.
- Chọn loạt tiêu đề tiếp theo và nhấp lại nút Create Subdocument.
Tiếp tục công việc này cho đến khi bạn tạo ra tất cả các tài liệu phụ.
Lưu tài liệu chính.
Khi bạn lưu tài liệu chính, Word cũng lưu các tài liệu phụ của tài liệu đó
Word đặt tên các tài liệu phụ, tiêu đề thứ nhất của mỗi tài liệu phụ đó.
II. LÀM VIỆC VỚI TÀI LIỆU CHỦ
1. Xße réng xÕp gän c¸c tµi liÖu con
Muèn xße réng c¸c tµi liÖu con ®Ó thÊy ®îc néi dung bªn trong