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Herausforderungen beim Einsatz nicht-mandatorischer oder freiwilliger Angebote
AnnonymitätRollenkonzepteKonkurrenzfalsche Themen / kein InteresseZwangwenig Zeit
„Kaltstartprobleme“ bei InbetriebnahmeAnreize schaffen / Motivation erhalten QualitätssicherungSchulungInformationen nach MaßKonkurrenzsysteme…
Nicht-mandatorische Softwareangebote sind insbesondere relevant• für die Bearbeitung schwach-strukturierter Prozesse• Aufgaben mit hohen Freiheitsgrade• Innovatiionsprozesse• Lernprozesse
Herausforderung: Anreize schaffen und Motivation fördern
Der Erfolg des Wissensmanagements hängt sehr stark vom Engagement der Mitarbeiter ab, weil ...- Quantität ≠ Qualität- Wissenspreisgabe sich nicht erzwingen lässt- Der Erfolg sich oft erst mittelfristig zeigt- ...
Erhöhung der Transparenz intrinsischer Anreize als Alternative
Die Motivation beim Wissensmanagement leidet vielfach weniger unter einem Mangel an monetären Anreizen ...... als unter der geringen Transparenz des Nutzens unter Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Maßnahme: Beteiligung / Partizipation- bei Gestaltung und Einführung von Softwaresystemen - bei der Festlegung von Organisationsregeln
Maßnahme: Den Nutzen sichtbar machen - Rückmeldung der gemeinschaftlichen Systemnutzung - und kollektiven des Nutzens
Warum handeln wir wie wir handeln und nicht anders?
3) Anreizebene
TätigkeitsspezifischeVollzugsanreize
Anreize künftigerUmwelt- u. Binnenzustände
E→F
S→E
H→ES→H1) Erwartungsebene
Das Modell besagt„dass die Handlungstendenz einer Person um so stärker wird, je sicherer das Handlungsergebnis Folgen mit hohem Anreizwert nach sich zieht, und um so eher dieses Ergebnis vom eigenen Handeln abhängt und sich nicht schon aus dem Gang der Dinge von alleine ergibt.“ (Rheinberg 1998, S.127f).
Mangelnde Vollständigkeit, Aktualität oder Genauigkeit verringern den Wert einer Inhaltssammlung überproportional- Wenn von 10 möglichen Informationen nur eine
fehlt, verliert der Wert der Sammlung für die Nutzer möglicherweise mehr als 10%
Maßnahme: Personalkosten für Qualitätssicherung einplanen
Maßnahme: Qualitätssicherung in Geschäftsprozessen verankern
Zusammenfassung: Erfolgsfaktoren beim Wissensmanagement
Eingangsnutzen durch redaktionell betreute Inhalte erhöhenNutzung fördernVertrauen schaffen!Anreizsysteme gezielt einsetzen Beteiligung / PartizipationNutzen des Wissensmanagement transparent machen!Personalkosten für Qualitätssicherung einplanenQualitätssicherung in Geschäftsprozessen verankernQualifizierung verstetigenSchulung der Bedienung der Technik und der ZusammenarbeitAngebot nutzerbezogen filtern und situationsspezifisch bündeln Anpassungsmöglichkeiten vorsehen
Analyse und Design (2) – Nutzungsmodell und Akteure
Characteristik :„Präsentations Platform“Focussierung auf InhalteUnidirectionale VerteilungHigh Anforderungen an Struktur, Qualität and LayoutRollen: Author, Content-Manager, Leser
Entwicklung eines Entity Relationship Model- Definition of Beziehungen zwischen den Geschäftsobjekten- Definition / Zuordnung von Inhalten (e.g. documents, templates,...) für
jedes Geschäftsobjekt
Einer der wesentlichen Schritte beim Design einer ECM Lösung ist die Identifikation von Geschäftsobjekten, für die Inhalte verwaltet werden müssen.
Die Definition eines Metadaten-Konzeptes ist fundamental, um verschiedeneGeschäftsanforderungen zu erfüllen.Typen von MetadatenA. System Metadaten Beschreibende Metadaten B. Relationale Metadaten
Anwendung von Metadaten
Beschreibung von GeschäftsobjektenMetadaten informieren über the Zusammenhang / Inhalt von Geschäftsobjekten.
Basis für komplexe Such FunktionenOhne Metadaten sind komplexe Suchanfragen schwer möglich.
NavigationshilfenMetadata werden genutzt, um unterschiedliche Sichten auf die Inhalte zu erzeugen
Analyse and BerichtswesenMetadaten liefern die Basis für Statistiken und Auswertungen
Definition von Lebenszyklen für Geschäftsobjekte und Inhalte
Definition von typischen AnwendungsprozessenEntstehung / Verteilung von GeschäftsobjektenPrüfungs- und GenehmigungsprozesseInformation Retrieval (Suchen)Collaboration…
Definition und Optimierung zu steuernder Arbeitsprozesse (“Workflow”)
BerechtigungselementeOrganisatorische Gruppen (z.B. Abteilungen)RollenBerechtigungsstufen (z.B. lesen, schreiben, verwalten)Berechtigungen werden nur auf Container-Ebene vergeben
AuthentifizierungskonzepteAuthentifizierung nur am Betriebssystem (SSO)zentrale Benutzerverwaltung / versus dezentrale Verwaltung….
Die Definition eines Berechtigungs- und Authentifizierungskonzeptes sindnotwendig um die effiziente Nutzung des ECM-Systems zu ermöglichen.
Public Members Guests Z_Administration Z_Open Text Z_Global Services GS
Enterprise WS Reader Reader No Access Coordinator ReaderBusiness Units Coordinator Reader No Access Coordinator Reader[Business Unit] Coordinator Administrator No Access Contributor ReaderCustomers & Projects Coordinator Reader No Access Coordinator ReaderCustomers by Name Coordinator Reader No Access Coordinator Reader[Customer] Coordinator Reader No Access Coordinator ContributorCorrespondence Coordinator Reader No Access Coordinator Contributor[Project] Administrator Administrator No Access Contributor ReaderCorrespondence Coordinator Reader No Access Contributor ContributorGSDA Organisation Reader Reader No Access No Access ReaderGSDA Service Delivery Reader No Access No Access No Access Reader CoManagement Coordinator No Access No Access No Access No Access No Access CoGeneral Information Reader No Access No Access Reader CoOrganisation Coordinator No Access No Access Reader CoHeads Coordinator No Access No Access[Department] Administrator Administrator No Access Contributor ReaderManagement Administrator Administrator No Access No Access No Access CoGeneral Information Administrator Administrator No Access Contributor ReaderOrganisation Administrator Administrator No Access Contributor Reader[Team] AdministratorManagement Administrator Administrator No Access No Access No AccessOrganisation Administrator Administrator No Access Contributor ReaderProject Navigator