Wikiwednesdaypresentatie6mei2009

Bib2.0 in de praktijk: Biebwiki Vlissingen

Karolien Selhorst, Beleidsmedewerker Kennismanagement en Digitale Bibliotheek

Bibliotheek Vlissingen ~ 6 mei 2009 ~ WikiWednesday - Amsterdam

If you have knowledge, let others light their candles in it

Margaret Fuller

Inhoud presentatie

• Een wiki voor Bibliotheek Vlissingen: hoezo?• Implementatieproces wiki• Doelstellingen & concrete toepassingen• Wikigebruik en -gebruikers • Question Manager: twee weten meer dan één• Vragen?

Wie zijn wij?

• Bibliotheek Vlissingen heeft 45 medewerkers

• Verschillende locaties: kennis zit verspreid

• Missie: informatiegids en coach mediawijsheid

• Vraaggerichtheid en maatwerk: focus

BiebWiki: facts & figures

• Start wiki: september 2008• 45 wikigebruikers • Wiki tuinierster: Nicole • Software: Plone • 1e fase: uitbouw interne

wiki• 2e fase: integratie QM• 3e fase wiki: wiki openen

voor derden

Waarom een BiebWiki voor Vlissingen?

• Aanleiding: kennisscan; • Intranet voldeed niet aan de noden van medewerkers + er

was behoefte aan een virtueel kennisdelingsplatform;• Wiki’s hebben specifieke voordelen:

– Makkelijk te updaten– Iedereen kan heel gemakkelijk zelf content toevoegen,

wijzigen, verwijderen (naargelang de rechten) – Uitgebreide zoekmogelijkheden – Enz..

KM-plan: samenvatting

• Kennis (verborgen) in kaart brengen via kennisprofielen op wiki

• Kenniskloof dichten (’23 Dingen’-cursus)• De ‘knowledge flow’ in drie dimensies:

– Systemen: De wiki als faciliterend medium voor alle aanbevelingen i.p.v. het intranet

– Mensen: De kenniscultuur: een ‘collectieve ambitie’ ontbreekt = mensen werken in silo’s (barrières die ‘free flow of knowledge’ verhinderen tussen medewerkers en klanten =>cultuuromslag: teamwerk wordt belangrijk

– Kennisprocessen: after action reviews en kennis delen (teamoverschrijdend) via kenniskringen op basis van clusters nieuwe organisatie (lateraal kennis delen)

In 6 stappen naar een wiki

Wiki gebruikers

BiebWiki Vlissingen: doelstellingen

• De wiki is het platform bij uitstek om:

– Informatie en kennis met elkaar te delen– Samen te werken aan gezamenlijke documenten en

projecten– Praktische informatie op te slaan en te ontsluiten– Overleg te plegen met elkaar– De vraagafhandeling te ondersteunen en aldus de

dienstverlening te verbeteren

BiebWiki Vlissingen: concrete toepassingen

• De wiki wordt in de praktijk gebruikt voor:

– Het ondersteunen van teams en kenniskringen– Het verspreiden van nieuws– Het delen & borgen van ‘tacit knowledge’ – Het samen plannen van agenda’s en evenementen – Het samen werken aan projecten – Het ondersteunen van specifieke bibliotheekfuncties

zoals ‘romanadvies’ en informatiedienstverlening

BiebWiki in de praktijk: romanadvies

• Inventarisatie van bronnen en instrumenten voor het geven van advies over literatuur

• Toepassingen:– Het samen maken en delen van themalijsten, literaire

dossiers, enz.– Het ondersteunen van virtuele leesclubs (toekomst)– Permanent leren: het verspreiden van tips (literatuur en

romanadvies) en het ondersteunen van mondelinge cursussen

– Het expliciet en inzetbaar maken van literatuurkennis medewerkers wordt expliciet door kennisprofielen en bijdrage aan wiki

• Toekomst: een wiki romanadvies voor Zeeuwse bibliotheken

Wiki ‘neveneffecten’voor romanadvies

• Een verbeterde romanfunctie => meerwaarde voor de klant en voor de collectie

• Een nieuwe impuls voor het lenen en lezen van romans• Permanente bijscholing van experts romanadvies• Belangrijke stap in de verdere ontwikkeling van de digitale

bibliotheek• Nieuwe kansen voor medewerkers door een kwalitatieve

invulling van hun functie• Impliciete kennis over romans expliciet maken, delen en

hergebruiken

Wiki adoptie: vijf fases

• Gebruikers doorlopen vijf fases (naar analogie met Kübler-Ross):– Ontkenning: “Ons intranet werkte toch goed”– Woede: “Waarom moet onze bibliotheek dit weer

invoeren?”– Onderhandelen: “Ik wil wel bijdragen als de achtergrond

roze is”– Depressie: “Het zal zijn tijd wel duren”– Aanvaarding: “Misschien moet ik het toch maar eens

proberen?”

• Waar zijn we nu? – 60% zit in fase van aanvaarding– 30% zit in fase onderhandeling– 10% zit in fase depressie

• Ideale situatie: 100% integratie in werk

Wikigebruikers: niveaus betrokkenheidN-A:10%

Creators: 20%

Editors: 55%

Kijkers: 90%

Types wikigebruikers

• Creators: hebben kennis/informatie die ze willen delen met anderen via het aanmaken van pagina’s/documenten op de wiki; hebben behoefte nieuwe kennis te creëren

• Editors: hebben zelf geen behoefte om nieuwe kennis/informatie te creëren binnen de wiki, maar dragen wel bij aan de discussie en dragen bij aan de wiki

• Viewers: kijken alleen of/en kunnen ook behoren tot creators/editors

• Inactieven : doen niets om diverse redenen• Combinaties van types

Hoe stimuleer je wikigebruik?

• Promoot niet de wiki, maar stimuleer sociaal en kennisdelend gedrag

• Creëer sfeer van openheid en vertrouwen• Neem drempels weg • Informeer en communiceer ten overvloede !• ‘Zachte dwang’: maak de wiki onmisbaar voor professioneel

functioneren: integratie in dagelijks werk • Betrek iedereen bij de wiki in een zo vroeg mogelijk

stadium • What’s in it for me?• Beloon!

Question Manager: twee weten meer dan één

• Tot voor kort was de kwaliteit van de informatiedienstverlening in bibliotheken afhankelijk van individuele medewerkers

• Bibliotheek Vlissingen wil van dit individuele proces een groepsproces maken op basis van kennis delen en samenwerken

• Om deze doelstelling te verwezenlijken is Question Manager (QM) ontwikkeld

• QM: een vraagdoorleidingssysteem dat de vraagbeantwoording zichtbaar maakt

• Perfecte match tussen klantvraag en kennisexpert• Visie: gebruik maken van de vaak onzichtbare kennis in de

hoofden van bibliotheekmedewerkers• Wordt QM op nationaal (openbare bibliotheek) niveau

toegepast, dan kan geput worden uit een, enorme kennispool van medewerkers uit bibliotheken, musea, enz..

• Pilotproject Naturalis

Uitdagingen & tips

• Geduld: Rome is niet op één dag gebouwd• Organisatiecultuur: werken aan sfeer van vertrouwen en

openheid vereist voortdurend aandacht• Training• Blijf niet stilstaan; evalueer en verbeter • Een wiki faciliteert het virtuele kennis delen, maar vervangt

niet het face to face kennis delen• Usablility centraal• ‘Control & demand’ versus ‘vrijheid blijheid’• Support management is onontbeerlijk

Bedankt voor uw aandacht!

[email protected]