-
ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SEKRETARIAT DINAS
PEKERJAAN UMUM
PERUMAHAN DAN ENERGI SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI DIY
(STUDI KASUS JABATAN FUNGSIONAL UMUM)
Tesis
Diajukan oleh:
IBNU AFAN NIM. 172103703
Kepada
MAGISTER MANAJEMEN STIE WIDYA WIWAHA YOGYAKARTA
2019
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SEKRETARIAT DINAS
PEKERJAAN UMUM
PERUMAHAN DAN ENERGI SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI DIY
(STUDI KASUS JABATAN FUNGSIONAL UMUM)
Tesis
untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Sarjana S-2
Program Studi Magister Manajemen
Diajukan oleh:
IBNU AFAN NIM. 172103703
Kepada
MAGISTER MANAJEMEN STIE WIDYA WIWAHA YOGYAKARTA
2019
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
ii
TESIS
ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SEKRETARIAT DINAS
PEKERJAAN UMUM PERUMAHAN DAN ENERGI
SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI DIY (STUDI KASUS JABATAN FUNGSIONAL
UMUM)
Oleh:
IBNU AFAN NIM : 172103703
Tesis ini telah dipertahankan dihadapan Dewan Penguji
Pada tanggal : ............................ 2019
Dosen Penguji I
Prof. ........................................
Dosen Pembimbing I
I wayan Nuka Lantara, Ph.D.
Dosen Penguji II/Dosen Pembimbing II
Drs. Muhammad Mathori, M.Si.
dan telah diterima sebagai salah satu persyaratan
untuk memperoleh gelar Magister
Yogyakarta, ...................... 2019
Mengetahui,
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN STIE WIDYA WIWAHA YOGYAKARTA
DIREKTUR
Prof. Dr. John Suprihanto
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
iii
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam tesis ini tidak terdapat
karya yang pernah diajukan
untuk memperoleh gelar kesarjanaan di suatu Perguruan Tinggi,
dan sepanjang pengetahuan
saya juga tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis
atau diterbitkan oleh orang
lain kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan
disebutkan dalam daftar pustaka.
Yogyakarta, .................... 2019
IBNU AFAN
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum wr. wb,
Puji syukur, senantiasa Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT
yang telah
melimpahkan rahmat, hidayah dan inayah-Nya kepada kami sehingga
kami dapat
menyelesaikan penyusunan tesis dengan judul ” ANALISIS BEBAN
KERJA
PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SEKRETARIAT DINAS PEKERJAAN
UMUM PERUMAHAN DAN ENERGI SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI
DIY (STUDI KASUS JABATAN FUNGSIONAL UMUM)” sebagai salah
satu
persyaratan untuk memperoleh gelar Magister pada STIE WIDYA
WIWAHA
Yogyakarta.
Ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya
penulis
sampaikan kepada :
1. Orang tua dan keluarga yang selalu hadir untuk mendukung;
2. Istriku Henggi Nuriris yang selalu mendo’kan dan mendukung,
serta anak-anakku
Hasna Nur Fajri, Faris Ahmad Asyraf dan Wildan Ahmad Kamal yang
memberi
semangat dalam penyelesaian tesis ini;
3. Bapak Drs. John Suprihanto, MIM. selaku Direktur Program
Magister Manajemen
STIE Widya Wiwaha Yogyakarta;
4. Bapak I Wayan Nuka Lantara, SE, M.Si, Ph.D. dan Bapak Drs.
Muhammad
Mathori, M.Si. sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan
waktu dan
pemikiran serta kesabarannya dalam memberikan bimbingan dan
arahan langsung
kepada kami dalam penulisan tesis ini;
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
v
5. Bapak dan Ibu segenap dosen, pejabat struktural dan staf di
lingkungan STIE
WIDYA WIWAHA Yogyakarta yang telah membantu baik secara
langsung
maupun tidak langsung terhadap penyelesaian tesis ini;
6. Rekan-rekan Program Magister Manajemen STIE WIDYA WIWAHA
Yogyakarta
yang telah membantu dan memberikan dorongan dan semangat agar
tesis ini
berjalan dengan lancar;
7. Bapak dan Ibu segenap pegawai di lingkungan Sekretariat Dinas
Pekerjaan Umum,
Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY, yang
telah membantu
dan mendukung serta memberikan dorongan semangat untuk
selesainya tesis ini;
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu
yang telah memberikan
bantuan dan motivasi untuk penyelesaian tesis ini.
Semoga amal baik demi tujuan ilmu yang bermanfaat menjadikan
amal jariyah
kita sekalian dan bermanfaat bagi yang membutuhkan.
Demikian, tiada sesuatu yang sempurna, karena kesempurnaan
hanyalah milik
Allah SWT.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Yogyakarta, 2019.
Penulis
Ibnu Afan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
vi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………………...
LEMBAR PENGESAHAN
..............................................................................
PERNYATAAN KEASLIAN
..........................................................................
KATA PENGANTAR
......................................................................................
DAFTAR ISI
....................................................................................................
DAFTAR TABEL ……………………………..…….......………………….
DAFTAR GAMBAR …...……………………………………….…………..
DAFTAR LAMPIRAN ………………………….…………………………..
INTISARI.........………………………………….……………………………
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah...........………………………………………
B. Perumusan Masalah ……………………………………...………….
C. Pertanyaan Penelitian ………………………………....……………
D. Tujuan Penelitian ………………………………...……………....…..
E. Manfaat Penelitian …………………………………….……………
BAB II LANDASAN TEORI
A. Kajian Teori
1. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia …….....……………
2. Definisi Pegawai
Negeri............................................................….
3. Pengertian Beban
Kerja..................................................................
4. Dimensi Beban
Kerja......................................................................
5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Beban
Kerja............................
6. Analisis Jabatan dan Analisis Beban
Kerja.....................................
a. Analisis
Jabatan........................................................................
b. Analisis Beban
Kerja.................................................................
7. Proses Perhitungan Beban Kerja dan Jumlah Kebutuhan
Pegawai......................................................................................
i
ii
iii
iv
vi
viii
x
xi
xii
1
9
9
10
10
11
14
19
21
22
23
23
26
27
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
vii
a. Teknik Analisis Beban
Kerja....................................................
b. Full Time Equivalent
(FTE)..................................................
B. Penelitian Terdahulu
...........................................................................
C. Kerangka Berfikir
Penelitian................................................................
BAB III METODE PENELITIAN
A. Desain
Penelitian..................................................................................
B. Definisi Operasional
.............................................................................
C. Populasi dan
Sampel.............................................................................
D. Instrumen
Penelitian.............................................................................
E. Pengumpulan
Data................................................................................
F. Metode Analisis
Data............................................................................
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber
Daya
Mineral Provinsi
DIY.............................................................................
B. Visi dan Misi Dinas Pekejaan Umum Perumahan dan Energi
Sumber
Daya Mineral Provinsi
DIY..................................................................
C. Analisis Data
Kualitatif.........................................................................
D. Analisis Hasil
Penelitian.......................................................................
BAB V PENUTUP
A. Simpulan …………………………..........…….…………………….
B. Saran ……………………………………......……………………….
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
27
29
32
34
37
38
40
41
41
42
46
50
53
102
109
109
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1
Tabel 1.2
Tabel 4.1
Tabel 4.2
Tabel 4.3
Tabel 4.4
Tabel 4.5
Tabel 4.6
Tabel 4.7
Tabel 4.8
Tabel 4.9
Tabel 4.10
Tabel 4.11
Tabel 4.12
Tabel 4.13
Tabel 4.14
Tabel 4.15
Tabel 4.16
Jumlah Pegawai Sekretariat Dinas PUP-ESDM DIY Berdasarkan
Jabatan Struktural Per 31 Desember
2018............................................
Jumlah Pegawai Sekretariat Dinas PUP-ESDM DIY Berdasarkan
Pangkat /Golongan Per 31 Desember
2018..........................................
Gambaran Umum Sumber Daya Manusia Jabatan Fungsional Umum
Sekretariat DPUP-ESDM
DIY...............................................................
Sub Bagian
Umum.................................................................................
Sub Bagian
Keuangan............................................................................
Sub Bagian Program dan
Informasi.......................................................
Responden Berdasarkan Jenis
Kelamin.................................................
Responden Berdasarkan
Usia.................................................................
Responden Berdasarkan
Pangkat/Golongan..........................................
Responden Berdasarkan Tingkat
Pendidikan.........................................
JFU Pengadministrasian
Umum.............................................................
JFU Pengelola Administrasi
Kepegawaian............................................
JFU Pengelola Pengelola Milik
Negara.................................................
JFU Pranata
Kearsipan...........................................................................
JFU Tekniksi Sarana dan
Prasarana.......................................................
JFU Tekniksi
Pengemudi.......................................................................
JFU Pengelola
Akuntansi.......................................................................
JFU Pengadminitrasian
Keuangan.........................................................
6
7
54
57
58
59
59
60
60
61
79
81
83
85
85
87
89
90
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
ix
Tabel 4.17
Tabel 4.18
Tabel 4.19
Tabel 4.20
Tabel 4.21
Tabel 4.22
Tabel 4.23
Tabel 4.24
Tabel 4.25
JFU
Bendahara...............................................................................
JFU Pengelola
Gaji.................................................................................
JFU
Verifikator..............................................................................
JFU Pengelola Sistem dan
Jaringan.......................................................
JFU Pengelola Sistem dan
Jaringan.......................................................
Beban Kerja Jabatan Fungsional Umum pada Sub Bagian
Umum........
Beban Kerja Jabatan Fungsional Umum pada Sub bagian
Keuangan....
Beban Kerja Jabatan Fungsional Umum pada Sub bagian Program
dan Penganggaran
.................................................................................
Rekapitulasi Hasil Analisis Beban Kerja Menggunakan Metode
Full
Time Equivalent
(FTE)..........................................................................
92
94
96
97
100
103
104
105
108
.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1
Gambar 4.1
Kerangka Berfikir
Penelitian....................................................
Struktur Organisasi DPUP-ESDM
DIY...................................
36
48
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Daftar Formulir Analisis Beban Kerja
Lampiran 2 : Petunjuk Pengisian Analisis Beban Kerja
Lampiran 3 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Administrasi Umum
Lampiran 4 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Administrasi
Kepegawaian
Lampiran 5 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan Pengelola
Barang
Milik Negara
Lampiran 6 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan Pranata
Kearsipan
Lampiran 7 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan Teknisi
Sarana dan
Prasarana
Lampiran 8 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Pengemudi
Lampiran 9 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Pengelola
Akuntansi
Lampiran 10 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Administrasi
Keuangan
Lampiran 11 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Bendahara
Lampiran 12 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan Pengelola
Gaji
Lampiran 13 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Verifikasi Data dan
Laporan Keuangan
Lampiran 14 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan Pengelola
Sistem
dan jaringan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
xii
Lampiran 15 : Analisis Perhitungan Beban Kerja Jabatan
Penyusunan
Program dan Anggaran
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
xii
INTISARI
ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL PADA SEKRETARIAT DINAS
PEKERJAAN UMUM PERUMAHAN DAN ENERGI
SUMBER DAYA MINERAL PROVINSI DIY (STUDI KASUS JABATAN FUNGSIONAL
UMUM)
Ibnu Afan [email protected]
Magister Manajemen STIE Widya Wiwaha
Penelitian pada masalah beban kerja Pegawai Negeri Sipil ini
berdasarkan pada jumlah pegawai Negeri Sipil yang melebihi jumlah
jabatan fungsional umum (JFU) pada Sekretariat Dinas Pekerjaan
Umum, Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY, yaitu
13 jabatan fungsional umum dan dengan jumlah pegawai 29 Pegawai
Negeri Sipil. Tujuan Penelitian ini untuk mengetahui kesesuaian
anatara beban kerja terhadap tugas jabatan yang ada, serta untuk
mengetahui kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang dibutuhkan untuk
menangani 13 jabatan fungsional umum yang telah ditetepkan.
Penelitian ini menggunakn desain penelitian diskriptif kualitatif,
dengan menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE). Metode ini
membandingkan antara jumlah waktu penyelaian tugas dikalikan dengan
beban kerja dibandingkan dengan jumlah waktu kerja efektif. Hasil
dari penelitian ini menunjukkan terjadi ketidak sesuain antara
beban kerja terhadap tugas jabatan serta terjadi kekurangan pegawai
pada jabatan fungsional umum Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum,
Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY. Hal ini
ditunjukkan dengan beban kerja normal pada jabatan fungsional umum
sebayak 13 pegawai atau 45% dari jumlah normal 100% namun masih ada
jabatan fungsional umum yang beban kerjanya underload sebanyak 9
pegawai atau 31% dari jumlah normal dan 7 pegawai overload atau 21%
dari jumlah normal. Sedangkan jumlah pegawai untuk menangani 13
jabatan fungsional umum sebanyak 29 Pegawai Negeri Sipil, maka
sesuai hasil analisis tersebut untuk perencanaan kegawaian
kedepanya perlu mengoptimalkan kinerja pegawai dapat dilakukan
dengan merubah komposisi jumlah tenaga kerja dengan ditambah 4
Pegawai Negeri Sipil menjadi 33 Pegawai Negeri Sipil.
Kata kunci : Analisis, Metode, Beban kerja,Pegawai
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
xiii
ABSTRACT
WORKLOAD ANALYSIS OF CIVIL SERVANTS IN SECRETARIAT OF HOUSING
AND ENERGY GENERAL RESOURCES,
MINERAL RESOURCES, DIY PROVINCE (CASE STUDY OF GENERAL
FUNCTIONAL POSITION)
Ibnu Afan
[email protected] Magister Manajemen STIE Widya Wiwaha
This research on the workload problem of Civil Servants is based
on the number of Civil Servants who exceeds the number of public
functional positions (JFU) at the Secretariat of the Office of
Public Works, Housing and Energy of Mineral Resources of DIY
Province, namely 13 general functional positions and with 29
employees Civil Affairs.
The purpose of this study was to determine the suitability
between workloads for existing job assignments and to find out the
needs of Civil Servants needed to handle 13 general functional
positions that have been established. This study uses a descriptive
qualitative research design, using the Full-Time Equivalent (FTE)
method. This method compares the amount of time the task is
multiplied by the workload compared with the amount of effective
work time.
The results of this study indicate that there is a mismatch
between workload on office duties and a shortage of employees in
the general functional position of the Secretariat of the Office of
Public Works, Housing and Energy of Mineral Resources of DIY
Province. This is indicated by the normal workload in general
functional positions as much as 13 employees or 45% of the normal
amount of 100% but there are still general functional positions
where the workload is underloaded by 9 employees or 31% of the
normal amount and 7 employees are overloaded or 21% of the total
normal. While the number of employees to handle 13 general
functional positions is 29 Civil Servants, according to the results
of the analysis for future staffing planning, it is necessary to
optimize employee performance by changing the composition of the
workforce by adding 4 Civil Servants to 33 Civil Servants.
Keywords: Analysis, Methods, Workload, Employees
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam rangka mencapai tujuan nasional sebagaimana tercantum
dalam
alinea ke-4 Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun
1945 (UUD 1945), diperlukan ASN yang profesional, bebas dari
intervensi politik,
bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, mampu
menyelenggarakan
pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran
sebagai perekat
persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan UUD
1945. Tujuan
Nasional seperti tercantum dalam Pembukaan UUD 1945 adalah
melindungi
segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia,
memajukan
kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan ikut
melaksanakan
ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi,
dan keadilan
sosial.
Undang-Undang (UU) No 43 tahun 1999 tentang perubahan atas UU No
8
Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian mengamanatkan bahwa
setiap
organisasi pemerintah pusat maupun daerah dituntut untuk
memiliki Sumber Daya
Manusia Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memenuhi persyaratan
baik kualitas
maupun kuantitas, sehingga dapat melaksanakan tugas dan fungsi
secara
profesional. Kualitas Sumber Daya Manusia PNS yang antara lain
ditentukan oleh
rekrutmen yang merupakan proses aktivitas mencari dan menentukan
Sumber Daya
Manusia PNS yang memiliki pengetahuan (Knowledge), Keterampilan
(Skill) dan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
2
Sikap (Attitude) yang diperlukan dalam melaksanakan tugas
pekerjaannya. Maka
peran sumber daya manusia sangat penting karena sebagai
penggerak utama dalam
membantu mencapai visi, misi dan tujuan serta strateginya.
Sumber daya manusia
merupakan aset yang harus dipergunakan sebaik-baiknya agar
setiap pekerjaan
yang dihasilkan memenuhi apa yang ditargetkan oleh organisasi.
Berdasarkan
output atau hasil kerja yang mampu dihasilkan setiap karyawan
dapat diketahui
berapa jumlah karyawan yang sesungguhnya diperlukan oleh
organisasi untuk
mencapai target. Hal tersebut dapat dilakukan melalui suatu
pengukuran beban
kerja, sehingga karyawan dapat bekerja secara optimal.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 tahun 2008 tentang
pedoman
analisis beban kerja di lingkungan Departemen Dalam negeri
mengemukakan
“Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang
dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat
efektivitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja”. Sedangakan beban
kerja adalah
besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit
organisasi dan
merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.
Sedarmayanti (2010),
mengemukakan “manfaat analisis beban kerja dan tenaga kerja
adalah untuk
menetapkan bilangan atau jumlah karyawan yang diperluakan dalam
pelaksanaan
sejumlah pekerjaan tertentu selama waktu tertentu”.
Pertama kalinya regulasi yang mengatur tentang jam kerja PNS
adalah
Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 yang berlaku untuk 6
(enam) hari kerja
dalam 1 (satu) minggu, dan Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun
1995 untuk 5 hari
kerja, telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah, yakni 37
jam 30 menit per
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
3
minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6
(enam) hari kerja sesuai
dengan yang ditetapkan Kepala Daerah masing-masing. Selanjutnya
dikeluarkan
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang
analisis beban
kerja tentang Pedoman analisis beban kerja di lingkungan
Departemen Dalam
Negeri dan Pemerintah Daerah, dimana Permendagri ini dimaksudkan
untuk
mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan/unit kerja
sehingga dapat
diperoleh informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja
organisasi, serta
mempunyai tujuan untuk meningkatkan kapasitas organisasi yang
profesional,
transparan, proporsional dan rasional dalam rangka mewujudkan
kepemerintahan
yang baik (Good Governance). Dimana hasil analisis beban kerja
juga dapat
dijadikan tolak ukur untuk meningkatkan produktifitas kerja
serta langkah-langkah
lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan
dan
pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan,
ketatalaksanaan
maupun kepegawaian. Dengan demikian pedoman analisis beban kerja
ini
merupakan salah satu instrumen dalam rangka peningkatan
kapasitas organisasi,
dan agar instrumen ini dapat dipergunakan untuk penataan
organisasi/kelembagaan
dan kepegawaian maka harus didukung oleh kesepakatan dan
komitmen .
Dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
:
KEP/75/M.PAN/7/2004, tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai
Negri
Sipil, menyatakan dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang
efektif dan
efisien, Pegawai Negeri Sipil (PNS) dituntut untuk bekerja
secara professional.
Dalam kaitannya dengan perencanaan formasi PNS, ketentuan
Undang-undang
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
4
nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian sebagaimana
telah diubah
dalam Undang-undang nomor 43 tahun 1999 menyebutkan yaitu:
1. Pasal 1 ayat 1 : “ Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga
Negara Republik
Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat
oleh pejabat
yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri,
atau diserahi
tugas Negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan
perundang-undangan
yang berlaku.
2. Pasal 15 ayat 1: “ Jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri
Sipil yang
diperlukan ditetapkan dalam formasi”. Sedangkan dalam ayat 2: “
Formasi
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ditetapkan untuk jangka
waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan”.
3. Pasal 17 ayat 1: “ pegawai Negeri Sipil diangkat dalam
jabatan dan pangkat
tertentu”.
Ketiga pasal diatas mengamanatkan bahwa seorang PNS adalah:
a. Seseorang yang duduk dalam suatu jabatan;
b. Dibutuhkan karena adanya beban kerja organisasi;
c. Ditempatkan dan dikembangkan untuk melakukan tugas
sebagaimana yang
uraian tugas jabatan;
d. Didayagunakan untuk memperoleh hasil kerja sebagaimana yang
ditargetkan
oleh jabatan tersebut.
Oleh karena itu, perencanaan formasi harus didasarkan pada hasil
perhitungan
beban kerja organisasi sehingga formasi pegawai yang telah
disusun dapat
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
5
memenuhi kebutuhan organisasi untuk pelaksanaan tugas organisasi
dalam
mendukung pencapaian visi dan misinya.
Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral DIY
sesuai
dengan tugas dan fungsi harus menyusun Renstra yang memuat
tujuan, sasaran,
program dan kegiatan pembangunan dalam rangka pelaksanaan
urusan
pemerintahan wajib dan atau urusan pemerintahan pilihan.
Pelaksanaan Urusan
Pemerintahan bidang Pekerjaan Umum dan bidang Perumahan dan
Permukiman
merupakan urusan wajib. Pemerintah Daerah terkait Pelayanan
Dasar yaitu
melaksanakan ketugasan penyediaan infrastruktur dasar (basic
infrastructure)
yang terdiri dari pelayanan di Sub Urusan Sumber Daya Air, Sub
Urusan Jalan,
Sub Urusan Keciptakaryaan serta Sub Urusan Perumahan Rakyat dan
Kawasan
Permukiman. Penyediaan infrastruktur dasar bagi seluruh lapisan
masyarakat DIY
tersebut diselenggarakan dalam rangka peningkatan ekonomi
lokal,
pemberdayaan masyarakat, peningkatan layanan masyarakat dan
kelestarian
lingkungan. Sedangkan urusan pilihan pemerintah daerah yang
dikelola oleh
Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Daerah
Istimewa
Yogyakarta adalah Sub Urusan Energi dan Sumber Daya Mineral yang
ditujukan
untuk membangun keamanan energi, keadilan energi, peningkatan
akses energi
masyarakat serta keberlanjutan lingkungan.
Pada tahun Anggaran 2018 Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan
Energi Sumber Daya Mineral mempunyai 173 pegawai yang ada di
Sekretariat 33
Pegawai, Bidang Bina Marga 62 pegawai, Bidang Cipta Karya 20
pegawai,
Bidang Sumber Daya Air 23 pegawai, Bidang Perumahan 11 pegawai,
Bidang
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
6
No Jenis Jabatan Jumlah (orang) 1 Jabatan Struktural :
a. Eselon IIa -
b. Eselon IIIa 1
c. Eselon IVa 3
2 Jabatan Fungsional Umum 29
3 CPNS -
4 Jabatan Fungsional Tertentu -
JUMLAH 33
Energi Sumber Daya Mineral 24 pegawai dengan mengelola dana APBD
dan
Dana Istimewa (DAIS) yang terdiri dari11 Program dan 44
Kegiatan. Penulis
hanya menganalisa beban kerja pada Jabatan Fungsional Umum
Sekretariat Dinas
Pekerjaan Umum Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral DIY,
yang terdiri
dari 3 Bagian ; 1. Subbag Umum, 2. Subbag Keuangan, 3. Subbag
Program dan
Informasi, yang mengelola administrasi dan pelaporan seluruh
kegiatan dan
Program di DPUP-ESDM DIY
Tabel 1.1 Jumlah Pegawai Sekretariat Dinas PUP-ESDM DIY
Berdasarkan Jabatan Struktural
Per 31 Desember 2018
Sumberdata:DaftarNominatifPNSDPUP‐ESDMDIYTH.2018
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
7
No Pangkat / Golongan Jumlah (orang) 1 Pembina Utama Muda/IVd -
2 Pembina Tingakt I/IVb 1 3 Pembina/IVa 2 4 Penata Tingkat I/IIId 1
5 Penata/IIIc 1 6 Penata Muda Tingkat I/III b 13 7 Penata Muda/IIIa
5 8 Pengatur Tingkat I/IId 3 9 Pengatur/IIc 6 10 Pengatur Muda
Tingkat I/IIb - 11 Pengatur Muda/IIa 1 12 Juru Tingkat I/Id - 13
Juru/Ic - 14 Juru Muda Tk I/Ib - 15 Juru Muda/Ia -
JUMLAH 33
Tabel 1.2 Jumlah Pegawai Sekretariat Dinas PUP-ESDM DIY
Berdasarkan Pangkat / Golongan
Per 31 Desember 2018
Sumberdata:DaftarNominatifPNSDPUP‐ESDMDIYTH.2018
Dari data diatas terdapat jabatan fungsional umum sejumlah 29
orang
Pegawai Negeri Sipil pada Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum
Perumahan dan
Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY. Mengacu pada Peraturan
Bersama
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi,
Menteri Dalam Negeri dan Menteri Keuangan Nomor 02/SPB/MPAN-
RB/8/2012, tentang Penundaan Sementara Penerimaan Calon Pegawai
Negeri
Sipil, penataan pegawai dengan penyusunan Analisis Jabatan
(ANJAB), Analisis
Beban Kerja (ABK) dan Evaluasi Jabatan (EVJAB) terlebih
dahulu.
Perencanaan karyawan yang baik adalah hal penting untuk
dilakukan yaitu
meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban kerja secara
keseluruhan. Menurut
Moekijat (2015), analisis beban kerja merupakan metode yang
biasa digunakan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
8
untuk menentukan jumlah dan kuantitas karyawan yang diperlukan.
Beban kerja
yang didistribusikan secara tidak merata dapat mengakibatkan
ketidaknyamanan
suasana kerja karena karyawan merasa beban kerja yang
dilakukannya terlalu
berlebihan atau bahkan kekurangan.
Menurut L. Hardi Pranoto (2015) menyatakan analisis beban kerja
adalah
metode untuk menghitung beban kerja sehingga bisa dihitung
jumlah pegawai
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan beban kerja dari tugas yang
diberikan.
Satuan yang dipakai menghitung kebutuhan pegawai untuk
menyelesaikan suatu
pekerjaan sering disebut degan Full Time Equivalent (FTE).
Analisis beban kerja dapat menghasilkan norma waktu
penyelesaian
pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, standar beban kerja dan
prestasi kerja,
menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur
kerja dan
manajemen lainnya. Maka hasil dari analisis beban kerja juga
dapat dijadikan
tolak ukur untuk meningkatkan produktifitas kerja serta
langkah-langkah dalam
rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunan
aparatur
Negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun
kepegawaian.
Pada Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi
Sumber
Daya Mineral Provinsi DIY. (DPUP-ESDM DIY), tahun 2018 terdapat
33
Pegawai Negeri Sipil yang terdiri dari 4 Pegawai struktural dan
29 pegawai
fungsional umum, melihat kondisi pada saat ini 13 jabatan
fungsional umum yang
diisi oleh 29 Pegawai Negeri Sipil, sehingga satu jabatan diisi
oleh satu pegawai
dan ada beberapa jabatan yang diisi oleh lebih dari satu
pegawai, kondisi demikian
diperkirakan akan adanya kelebihan beban kerja pada jabatan yang
diisi oleh satu
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
9
pegawai, dan kekurangan beban kerja pada jabatan yang diisi oleh
lebih dari satu
pegawai, atau pada jabatan yang diisi satu pegawai dan diisi
lebih dari satu
pegawai namun beban kerja masih sesuai dengan tugas
jabatannya.
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, pada penelitian ini
kami ingin
menganalisis Beban Kerja Pegawai Negeri Sipil di Sekretariat
Dinas Pekerjaan
Umum Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY
(Studi Kasus
Jabatan Fungsional Umum).
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan data diatas bahwa ada 13 jabatan fungsional umum
pada
Sekretariat Dinas Pekejaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber
Daya Mineral
Provinsi DIY, diketahui terdapat keterbatasan jumlah pegawai
untuk untuk dapat
mengisi jabatan fungsional umum. Oleh karena itu, pengukuran
beban kerja perlu
dilakukan untuk mengetahui apakah jabatan fungsional umum sudah
sesuai
dengan jabatannya.
C. Pertanyaan Penelitian
Dari rumusan masalah diatas, maka dapat diungkap pertanyaan yang
akan
dipecahkan dalam penelitian ini, yaitu:
1. Apakah beban kerja Pegawai Negeri Sipil di jabatan fungsional
umum
Sekretariat DPUP-ESDM DIY sudah sesuai dengan standar
jabatannya?
2. Berapakah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang ideal untuk
menangani tiga
belas jabatan fungsional umum Sekretariat DPUP-ESDM DIY?
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
10
D. Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apakah beban kerja Pegawai Negeri Sipil
Sekretariat
DPUP-ESDM DIY telah sesuai dengan tugas standar jabatannya.
2. Mengetahui jumlah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil Sekretariat
DPUP-
ESDM DIY yang ideal pada jabatan yang telah ditetapkan.
E. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian ini diharapkan menjadi salah satu upaya
untuk
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam rangka mengatasi
masalah
beban kerja pada Jabatan Fungsional Umum di Sekretariat Dinas
Pekerjaan
Umum, Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral Provinsi DIY
adalah:
1. Manfaat Teoritis
a. Sebagai tambahan referensi dan pengembangan studi dan
ilmu
pengetahuan di bidang sumber daya manusia.
b. Secara Praktis memperkaya khasanah pengetahuan teoritis
terutama dalam
dunia akademis khususnya ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia,
terutama yang berkaitan dengan analisis beban kerja.
2. Manfaat praktis
a. Memberikan informasi dan referensi terkait dengan analisis
beban kerja
kepada pembaca serta semua pihak khususnya bagi instansi
pemerintah.
b. Bagi peneliti selanjutnya, penelitian ini dapat menjadi bahan
pustaka dan
referensi dalam melakukan penelitian selanjutnya.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
11
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Kajian Teori
1. Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) merupakan peranan yang
penting dalam memperdayakan, mengembangan, dan
mempertahankan
karyawan dalam perusahaan agar dapat memberikan kontribusi
dengan
maksimal guna mencapai tujuan perusahaan yang berdasarkan
keahlian,
pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki.
Menurut Wahyudi (2002) sumber daya manusia adalah manajemen
Sumber Daya Manusia diartikan sebagai ilmu dan seni atau
proses
memperoleh, memajukan atau mengembangkan dan memelihara sumber
daya
manusia yang tercapai dengan efesien dan ada kepuasan pada diri
pribadi yang
bersangkutan.
Menurut Rivai dan Sagala (2009) Manajemen sumber daya
manusia
(MSDM) merupakan salah satu bidang dari manajemen umum yang
meliputi
segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengendalian.
Proses ini terdapat dalam fungsi/bidang produksi, pemasaran,
keuangan,
maupun kepegawaian. Karena sumber daya manusia (SDM) dianggap
semakin
penting perannya dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka
berbagai
pengalaman dan hasil penelitian dalam bidang SDM dikumpulkan
secara
sistematis dalam apa yang disebut manajemen sumber daya manusia.
Istilah
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
12
“manajemen” mempunyai arti sebagai kumpulan pengetahuan
tentang
bagaimana seharusnya mengelola sumber daya manusia.
Menurut Hasibuan (2016:21) fungsi Manajemen Sumber Daya
Manusia, meliputi:
1. Fungsi Manajerial
a. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif
dan
efesien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam
membantu
terwujudnya suatu tujuan. Perencanaan dilakukan dengan
menetapkan
program kepegawaian.
b. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasi semua
karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja,
delegasi wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagan
organisasi
(organization chart).
c. Pengarahan (directing)
Pengarahan adalah kegiatan yang mengarahkan semua karyawan
agar
mau bekerja sama dengan efektif serta efesien dalam membantu
tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
d. Pengendalian (controlling)
Pengendalian adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan
agar
menaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai
dengan
yang telah direncanakan. Apabila terdapat penyimpangan atau
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
13
kesalahan maka diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan
perencanaan.
2. Fungsi Operasional
a. Pengadaan (procurement)
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan,
orientasi, dan
induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan
kebutuhan
perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya
suatu
tujuan
b. Pengembangan (development)
Pengembangan adalah suatu proses peningkatan keterampilan
teknis,
teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan
dan
pelatihan.
c. Kompensasi (compensation)
Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak
langsung
berupa uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan atau
upah
yang diberikan oleh suatu perusahaan.
d. Pengintegrasian (integration)
Pengintegrasian adalah kegiatan untuk mempersatukan
kepentingan
perusahaan dan kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama
yang
serasi dan saling menguntungkan.
e. Pemeliharaan (maintenance)
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau
meningkatkan
kondisi fisik, mental, dan loyalitas karyawan agar mereka tetap
mau
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
14
bekerja sampai pensiun. Pemeliharaan yang baik dilakukan
dengan
program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagai
besar
karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal
konsistensi.
f. Kedisiplinan (Dicipline)
Kedisiplinan merupakan fungsi dari manajemen sumber daya
manusia
yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tanpa
adanya
kedisiplinan yang baik sulit terwujudnya tujuan yang
maksimal.
g. Pemberhentian (Separation)
Pemberhentian adalah putusnya suatu hubungan kerja seseorang
dari
suatu perusahaan. Pemberhentian ini biasanya disebabkan oleh
keinginan keryawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja yang
telah
berakhir, pensiun dan sebab-sebab lainnya.
Maka dari pengertian tersebut diatas disimpulkan bahwa
manajemen
sumber daya manusia adalah cara untuk mengelola sumber daya
manusia
dalam organisasi maupun lingkungan yang mempengaruhinya agar
dapat
memberikan kontribusi yang maksimal bagi kemajuan
organisasi.
2. Defisini Pegawai Negeri Sipil
Pegawai Negeri Sipil, Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia,
“Pegawai” berarti orang yang bekerja pada pemerintah (perusahaan
dan
sebagainya) sedangkan “Negeri” berarti negara atau pemerintah,
jadi PNS
adalah orang yang bekerja pada pemerintah atau Negara.1 Pasal 1
Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 1999 memberikan pengertian PNS adalah
mereka
yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam
peraturan dalam
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
15
peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat
yang
berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan Negeri atau
diserahi tugas
Negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan sesuatu peraturan
perundang-
undangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 2014,
pengertian Pegawai Negeri Sipil dalam pasal 1 adalah :
1. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah
profesi bagi
pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian
kerja yang
bekerja pada instansi pemerintah.
2. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut
Pegawai ASN
adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan
perjanjian
kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan
diserahi tugas
dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara
lainnya dan
digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
3. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah
warga negara
Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
Pegawai ASN
secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki
jabatan
pemerintahan.
Maka unsur-unsur yang harus dipenuhi agar seseorang dapat
disebut
sebagai Pegawai Negeri Sipil adalah:
1) Warga negara Indonesia yang telah memenuhi syarat-syarat
menurut
peraturan perundang-undangan.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
16
Dalam Peraturan perundangan yang mengatur tentang syarat-syarat
yang
dituntut bagi setiap (calon) Pegawai Negeri untuk dapat diangkat
oleh
pejabat yang berwenang adalah Peraturan Pemerintah Nomor 98
Tahun
2000, yang meliputi:
a. Warga Negara Indonesia. Pembuktian bahwa seseorang itu
adalah
warga negara Indonesia harus melampirkan akta kelahiran dan
fotokopi KTP yang masih berlaku
b. Berusia minimal 18 (delapan belas) tahun dan minimal 35 (tiga
puluh
lima) tahun dibuktikan dengan akta kelahiran dan fotokopi KTP
yang
masih berlaku.
c. Tidak pernah dihukum atas keputusan hakim yang sudah
mempunyai
kekuatan hukum yang tetap.
d. Tidak pernah diberhentikan dengan tidak hormat dalam
sesuatu
instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta.
e. Tidak berkedudukan sebagai Pegawai Negeri atau Calon
Pegawai
Negeri Sipil.
f. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian, dan keterampilan
yang
diperlukan. Pendidikan yang dimaksud adalah pendidikan yang
sesuai
dengan formasi yang akan diisi.
g. Berkelakuan baik (berdasarkan keterangan yang berwajib).
h. Berbadan sehat (berdasarkan keterangan dokter).
i. Sehat jasmani dan rohani.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
17
j. Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Indonesia atau negara
lain
yang ditetapkan oleh pemerintah.
k. Syarat lainnya yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.
2) Diangkat oleh pejabat yang berwenang.
Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 menegaskan
bahwa pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai
kewenangan mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan
Pegawai
Negeri berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pada
dasarnya kewenangan untuk mengangkat Pegawai Negeri berada
ditangan
presiden sebagai kepala eksekutif, namun untuk (sampai)
tingkat
kedudukan (pangkat) tertentu, presiden dapat mendegelasikan
kewenangan kepada pejabat lain dilingkungannya
masing-masing.
3) Diserahi tugas dalam jabatan negeri.
Pegawai negeri yang diangkat dapat diserahi tugas, baik berupa
tugas
dalam suatu jabatan negeri maupun tugas negara lainnya. Ada
perbedaan
tugas negeri dan negara lainnya. Dimaksudkan dengan tugas dalam
jabatan
negeri apabila yang dimaksudkan diberi jabatan dalam bidang
eksekutif
yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku,
termasuk didalamnya adalah jabatan dalam kesekretariatan
lembaga
negara serta kepaniteraan di pengadilan, sedangkan tugas negara
lainnya
adalah jabatan diluar bidang eksekutif seperti hakim-hakim
pengadilan
negeri dan pengadilan tinggi. Disini terlihat bahwa pejabat
yudikatif di
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
18
level pengadilan negeri dan tinggi adalah pegawai negeri,
sedangkan
hakim agung dan mahkamah (agung dan konstitusi) adalah pejabat
negara.
4) Digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Gaji adalah balas jasa dan penghargaan atas prestasi kerja
Pegawai Negeri
yang bersangkutan. Sebagai imbal jasa dari pemerintah kepada
pegawai
yang telah mengabdikan dirinya untuk melaksanakan sebagaian
tugas
pemerintahan dan pembangunan, perlu diberikan gaji yang layak
baginya.
Dengan ada gaji yang layak secara relatif akan menjamin
kelangsungan
pelaksanaan tugas pemerintahan dan pembangunan, sebab pegawai
negeri
tidak lagi dibebani dengan pemikiran akan masa depan yang layak
dan
pemenuhan kebutuhan hidupnya. Sehingga bisa bekerja dengan
professional sesuai dengan sesuai dengan tuntunan kerjanya.
Sedangkan menurut pasal 2 ayat (2) UU No.43 tahun 1999, maka
Pegawai Negeri terdiri dari:
a. Pegawai Negeri Sipil, dan
b. Anggota Angkatan Bersenjata Republik Indonesia
Dalam pasal 2 ayat (2) menyatakan pula bahwa Pegewai Negeri
Sipil terdiri
dari:
a. Pegawai Negeri Pusat
b. Pegawai Negeri Daerah
c. Pegawai Negeri Sipil lain yang ditetapkan dengan pereturan
pemerintah
Selanjutnya dalam penjelasan Pasal 2 ayat (2) dari UU No.43
tahun
1999, menyatakan bahwa:
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
19
a. Pegawai Negeri Sipil Pusat
Yang dimaksud dengan Pegawai Negeri Sipil pusat adalah Pegawai
Negeri
Sipil yang gajinya dibebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja
Negara
dan bekerja pada Departemen, Lembaga Pemerintahan
Nondepartemen,
Kesekertariat Lembaga Negara, Instansi Vertikal di Daerah
Provinsi
Kabupaten/Kota, Kepaniteraan Pengadilan, atau dipekerjakan
untuk
menyelenggarakan tugas Negara lainnya.
b. Pegawai Negeri Daerah
Yang dimaksudkan dengan Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah
Pegawai
Negeri Sipil daerah Provinsi/Kabupaten/Kota yang gajinya
dibebankan
pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah dan bekerja pada
Pemerintah Daerah, atau dipekerjakan diluar instansi
induknya.
3. Pengertian Beban Kerja
Setiap perusahaan harus memperhatikan beban kerja karena
merupakan
salah satu aspek yang dapat meningkatkan produktivitas kerja
karyawan.
Setiap pekerjaan yang dilakukan seseorang merupakan beban kerja
baginya,
beban-beban tersebut tergantung bagaimana orang tersebut
bekerja. Munandar
(2001) menerangkan beban kerja adalah keadaan dimana pekerja
dihadapkan
pada tugas yang harus diselesaikan pada waktu tertentu.
Beban kerja dapat didefinisikan sebagai suatu perbedaan antara
kapasitas
atau kemampuan pekerja dengan tuntutan pekerjaan yang harus
dihadapi.
Mengingat pekerjaan manusia bersifat mental dan fisik, maka
masing-masing
mempunyai tingkat pembebanan yang berbeda-beda. Tingkat
pembebanan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
20
yang terlalu tinggi memungkinkan pemakaian energi yang
berlebihan dan
terjadi overstress, sebaliknya intensitas pembebanan yang
terlalu rendah
memungkinkan rasa bosan dan kejenuhan atau understress (Tarwaka,
2014).
Sedangkan menurut Permendagri Nomor 12 tahun 2008, beban
kerja
adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan
atau unit
organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan
norma waktu.
Dengan demikian pengertian beban kerja adalah sebuah proses yang
dilakukan
oleh seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas suatu pekerjaan
atau
kelompok jabatan yang dilaksanakan dalam keadaan normal dalam
suatu
jangka waktu tertentu.
Menurut Sutarto (2006) beban aktivitas satuan organisasi atau
beban
kerja masing-masing pejabat atau pegawai hendaknya merata
sehingga dapat
dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak
aktivitasnya dan ada
satuan organisasi terlalu sedikit aktivitasnya demikian pula
dapat dihindarkan
adanya pejabat atau pegawai yang terlalu bertumpuk-tumpuk
tugasnya dan ada
pejabat atau pegawai yang sedikit beban kerjanya sehingga nampak
terlalu
banyak menganggur.
Maka beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi
maupun
institusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting
untuk
menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam
kelancaran suatu
penyelesaian pekerjaan dimana penghitungan beban kerja tersebut
memerlukan
suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai dengan keinginan
dari organisasi
atau institusi tersebut.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
21
4. Dimensi Beban Kerja
Menurut Munandar (2001) mengklasifikasikan beban kerja
kedalam
faktor-faktor intrinsik dalam pekerjaan sebagai berikut :
1. Tuntutan Fisik. Kondisi kerja tertentu dapat menghasilkan
prestasi kerja
yang optimal disamping dampaknya terhadap kinerja pegawai,
kondisi
fisik berdampak pula terhadap kesehatan mental seorang tenaga
kerja.
Kondisi fisik pekerja mempunyai pengaruh terhadap kondisi faal
dan
psikologi seseorang. Dalam hal ini bahwa kondisi kesehatan
pegawai
harus tetap dalam keadaan sehat saat melakukan pekerjaan ,
selain
istirahat yang cukup juga dengan dukungan sarana tempat kerja
yang
nyaman dan memadai.
2. Tuntutan tugas kerja shif/kerja malam sering kali
menyebabkan
kelelahan bagi para pegawai akibat dari beban kerja yang
berlebihan.
Beban kerja berlebihan dan beban kerja terlalu sedikit dapat
berpengaruh
terhadap kinerja pegawai. Beban kerja dapat dibedakan menjadi
dua
katagori yaitu :
a. Beban kerja terlalu banyak/sedikit “ Kuantitatif” yang timbul
akibat
dari tugas tugas yang terlalu banyak/sedikit diberikan kepada
tenaga
kerja untuk diselesaikan dalam waktu tertentu.
b. Beban kerja berlebihan/terlalu sedikit Kualitatif yaitu jika
orang
merasa tidak mampu untuk melaksanakan suatu tugas atau
melaksanakan tugas tidak menggunakan keterampilan dan atau
potensi dari tenaga kerja.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
22
Beban kerja terlalu sedikit dapat menyebabkan kurang adanya
rangsangan akan mengarah kesemangat dan motivasi yang rendah
untuk
kerja, karena pegawai akan merasa bahwa dia tidak maju maju dan
merasa
tidak berdaya untuk memperlihatkan bakat dan keterampilannya
(Sutherland
& Cooper dalam Munandar 2001).
Sedangkan menurut Tarwaka (2011) sebagai berikut dimensi
ukuran
beban kerja yang dihubungkan dengan performasi, yaitu:
1. Beban waktu (time load) menunjukan jumlah waktu yang
tersedia
dalam perencanaan, pelaksanaan dan monitoring tugas atau
kerja.
2. Beban usaha mental (mental effort load) yaitu berarti
banyaknya usaha
mental dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
3. Beban tekanan Psikologis (psychological stress load) yang
menunjukan
tingkat resiko pekerjaan, kebingungan, dan frustasi.
5. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Beban Kerja
Beban kerja dipengaruhi oleh 2 faktor, yaitu faktor eksternal
dan faktor
internal. Menurut Tarwaka (2011) faktor-faktor yang mempengaruhi
beban
kerja antara lain:
a. Faktor eksternal, yaitu beban yang berasal dari luar tubuh
pekerja, seperti;
1. Tugas-tugas yang bersifat fisik, seperti stasiun kerja, tata
ruang, tempat
kerja, alat dan sarana kerja, kondisi kerja, sikap kerja, dan
tugas-tugas
yang bersifat psikologis, seperti kompleksitas pekerjaan,
tingkat
kesulitan, tanggung jawab pekerjaan.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
23
2. Organisasi kerja, seperti lamanya waktu bekerja, waktu
istirahat, shift
kerja, kerja malam, sistem pengupahan, model struktur
organisasi,
pelimpahan tugas dan wewenang.
3. Lingkungan kerja adalah lingkungan kerja fisik, lingkungan
kimiawi,
lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikologis
b. Faktor internal
Faktor internal adalah faktor yang berasal dari dalam tubuh itu
sendiri
akibat dari reaksi beban kerja eksternal. Faktor internal
meliputi faktor
somatis (jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, dan
kondisi
kesehatan) dan faktor psikis (motivasi, persepsi, kepercayaan,
keinginan dan
kepuasan).
6. Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja
a. Analisis Jabatan
Analisis Jabatan/Pekerjaan (Job Analysis) merupakan kegiatan
pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu
jabatan/pekerjaan digunakan untuk menetapkan uraian
jabatan/pekerjaan
dan persyaratan jabatan/pekerjaan.
Menurut Edwin Fillipo (1994) Analisis jabatan adalah proses
mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan
dengan
operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu. Flippo
menekankan
bahwasannya ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan,
yaitu
mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab
suatu
pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
24
Analisis Jabatan (Job analysis) sering dianggap sebagai pondasi
dari
sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi.
Restrukturisasi,
inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia,
desain
jabatan, pelatihan, pengembangan karir, serta sistem penilaian
prestasi
kerja merupakan bentuk aktualisasi dari hasil analisis jabatan.
Analisis
jabatan merupakan langkah awal pada hampir seluruh fungsi
personalia
organisasi baik bisnis, nirlaba, maupun pemerintahan.
Dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi serta efisiensi
anggaran belanja pegawai pada setiap satuan organisasi,
pemerintah sejak
tahun 2012 telah mencanangkan program penataan organisasi
dan
pegawai. Program penataan ini menjadi hal yang wajib dan
mendesak.
Sesuai dengan kebijakan pemerintah melalui agenda moratorium
penerimaan CPNS, setiap Instansi Pemerintah (Pusat dan
Daerah)
diwajibkan melakukan penghitungan jumlah kebutuhan PNS yang
tepat
berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja, serta
evaluasi
jabatan. Selain itu, masing-masing Instansi Pemerintah juga
diwajibkan
menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama lima tahun ke depan
yang
pemenuhannya dilakukan secara berkesinambungan dengan
sasaran
prioritas per tahun yang jelas.
Dengan demikian, implementasi dari teori analisis jabatan
secara
langsung dan legal telah ditetapkan dan diterapkan oleh
organisasi
pemerintah secara serentak dan nasional melalui kebijakan
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dengan
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
25
asistensi Badan Kepegawaian Negara selaku instansi pembina
manajemen
kepegawaian nasional.
Analisis jabatan yang dilakukan oleh instansi pemerintah
telah
diatur dalam Peraturan Menpan Reformasi Birokrasi Nomor 33
Tahun
2011, dimana analisis jabatan didefinisikan sebagai proses,
metode, dan
teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi
informasi
jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian
serta
memberikan umpan balik bagi organisasi, tata laksana, pengawasan
dan
akuntabilitas. Disamping itu, dalam Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian
Negara Nomor 12 Tahun 2011 dinyatakan bahwa Analisis Jabatan
adalah
proses pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan penyusunan data
jabatan
menjadi informasi jabatan.
Proses analisis jabatan setidaknya akan menghasilkan tiga
komponen yakni:
1. Rumusan jabatan baik struktural maupun fungsional untuk
setiap unit
kerja;
2. Uraian jabatan baik jabatan struktural maupun fungsional;
3. Peta jabatan yang berupa bentangan seluruh jabatan sebagai
gambaran
menyeluruh yang ada di satuan organisasi.
Analisis jabatan setidaknya berisikan informasi mengenai: nama
jabatan,
kode jabatan, unit kerja, ikhtisar jabatan, uraian tugas, hasil
kerja, bahan
kerja, peralatan kerja, tanggung jawab jabatan, wewenang
jabatan, korelasi
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
26
jabatan, kondisi lingkungan kerja, kemungkinan resiko bahaya,
syarat
jabatan, dan butir informasi lain.
b. Analisis Beban Kerja
Untuk menjamin tersedianya jumlah Pegawai Negeri Sipil yang
tepat dalam memberikan pelayanan publik, maka perlu
dilakukan
pentaan Pegawai Negeri Sipil. Setiap Pejabat Pembina
Kepegawaian
Pusat dan Daerah melakukan penataan Pegawai Negeri Sipil
dilingkungannya untuk memperolah Pegawai Negeri Sipil yang
tepat,
baik secara kualitas, kuantitas, komposisi, dan distribusinya
secara
proporsional sehingga dapat mewujudkan Visi dan Misi
organisasi
menjadi kinerja nyata. Pedoman analisis beban kerja menjadi
acuan bagi
setiap unit organisasi.
Analisis beban kerja dilaksanakan untuk mengukur dan
menghitung beban kerja setiap jabatan unit kerja dalam rangka
efisiensi
dan efektivitas pelaksanaan tugas dan meningkatkan kapasitas
organisasi
yang profesional, transparan, proporsional dan rasional.
Analisis beban
kerja dilakukan pada setiap jabatan yang ada dalam satuan
kerja
organisasi.
Menurut Wakui dalam Agus Darhamsyah (2016) menyatakan
analisis beban kerja adalah aktivitas yang dilakukan oleh tiap
posisi atau
jabatan dalam rangka untuk melaksanakan tugasnya seperti
tercantum
dalam deskripsi pekerjaannya memberikan suatu beban kerja
pada
posisi/jabatan tersebut.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
27
7. Proses Perhitungan Beban Kerja dan Jumlah Kebutuhan
Pegawai
a. Teknik Analisis Beban kerja
1) Pendekatan hasil kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan
pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan
mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode
ini
dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau
bersifat
kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat
dikuantifisir. Perlu
diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan
untuk
jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis.
Dalam menggunakan metode ini berdasarkan Manpan Nomor
KEP/75/M.PAN/7/2004, informasi yang diperlukan adalah:
a) Wujud hasil kerja dan satuannya;
b) Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja
yang
harus dicapai;
c) Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah:
∑ Beban kerja x 1 orang Standar kemampuan Rata-rata
2) Pendekatan obyek kerja
Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani
dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan
yang
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
28
beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus
dilayani.
Metode ini memerlukan informasi:
a) Wujud objek kerja dan satuan;
b) Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek
yang
harus dilayani;
c) Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah:
Objek kerja x 1 orang Standar kemampuan Rata-rata
3) Pendekatan peralatan kerja
peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja.
Metode
ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung
pada
peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya
bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus
dikemudikan.
Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan
adalah:
a) Satuan alat kerja;
b) Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
c) Jumlah alat kerja yang dioperasikan;
d) Rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK);
Rumus perhitungannya adalah:
Peralatan kerja x 1 orang Rasio penggunaan alat kerja
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
29
4) Pendekatan tugas per tugas jabatan
Metode ini adalah metode untuk menghitung kebutuhan pegawai
pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil
beragam
artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode
ini
adalah:
a) Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;
b) Waktu penyelesaian tugas;
c) Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
Rumusnya adalah:
∑ Waktu penyelesaian tugas
∑ Waktu kerja efektif
Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT. Sedangkan waktu
kerja
Efektif disingkat WKE.
5) Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas
6) Waktu penyelesaian tugas
7) Jumlah waktu kerja efektif
b. Full Time Equivalent (FTE)
Metode ini digunakan untuk menghitung jumlah beban kerja
serta
kebutuhan pegawai dengan perhitungan waktu yang digunakan
untuk
menyelesaikan berbagai pekerjaan dibandingkan terhadap waktu
kerja
efektif yang tersedia. Dengan tujuan menyederhanakan pengukuran
kerja
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
30
dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan
untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu (Adawiyah, 2013).
Metode yang digunakan dalam perhitungan full time equivalent
(FTE)
yaitu metode dimana waktu yang digunakan dapat menyelesaikan
berbagai
pekerjaan dari pada dengan dibandingkan waktu kerja efektif
yang
tersedia. Oleh karena itu, tujuan dari penggunaan metode full
time
equivalent ini adalah untuk menyederhanakan jam beban kerja ke
jumlah
orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu
(Adawiyah, 2013).
Oesman dalam Agus Darhamsyah (2016), menyatakan bahwa Full
Time Equivalent adalah cara-cara untuk menghitung jumlah orang
di suatu
populasi atau organisasi, Dimana FTE adalah cara yang digunakan
untuk
mengukur seorang pekerja “full time” (sesuai standar yang
ditetapkan)
sehingga pengambilan sampel pegawai dapat menghasilkan data
waktu
aktual jam kerja dari seorang pekerja tetap (full time
employee). Sehingga
pada intinya FTE merupakan metode yang digunakan untuk
mengukur
jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan transaksi dari
suatu
proses pada periode waktu tertentu (Zimmerman, 2002).
Dalam metode Full Time Equivalent (FTE) membagi menjadi 3
jenis
yaitu Overload, normal kerja, dan underload (Dewi & Satya ,
2012). Dan
berdasarkan pedoman analisis beban kerja yang dikeluarkan oleh
Badan
Kepegawaian Negera (BKN) pada tahun 2010, menyatakan bahwa
nilai
indeks FTE berada diantara diatas 1,28 dianggap overload, nilai
indeks
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
31
FTE 1 dianggap normal, dan untuk nilai indeks FTE yang berada
diantara
nilai 0 sampai 0,99 dianggap underload atau dapat dikatakan
beban kerja
masih kurang.
Menurut Dewi & Satrya (2012) analisis beban kerja dengan
menggunakan metode Full Time Equivalent (FTE) terdapat lima
langkah
yang perlu dilakukan antara lain):
1) Menetapkan unit kerja beserta kategori tenaganya yang
akan
dilakukan analisis beban kerja.
2) Menetapkan dari waktu kerja yang tersedia selama periode
waktu satu
tahun. Dengan data yang dibutuhkan dalam menentukan waktu
kerja
dalam setahun antara lain:
a) Hari kerja
b) Cuti tahunan
c) Pendidikan dan pelatihan
d) Hari libu nasional
e) Ketidakhadiran kerja
f) Waktu kerja
3) Menyusun standar kelonggaran dengan tujuan untuk
mengetahui
faktor kelonggaran (allowance) pekerja/karyawan yang meliputi
dari
jenis kegiatan dan kebutuhan waktu dalam menyelesaikan suatu
tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan kegiatan pokoknya.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
32
4) Menetapkan standar dari beban kerja berdasarkan volume beban
kerja
yang dirasakan oleh pekerja/karyawan dalam menyelesaikan
pekerjaannya (rata-rata waktu).
5) Menghitung kebutuhan dari tenaga yang digunakan per unit
kerja.
dimana diperlukannya data terkait jumlah dan kategori karyawan
yang
bekerja sesuai dengan beban kerja yang dilakukan.
B. Penelitian Terdahulu
1. Penelitian yang dilakukan oleh Agus Darhamsyah (2016),
Analisis Beban
Kerja Pegawai Negeri Sipil (Studi Kasus Jabatan Fungsional Umum
Pada
Kantor Camat Tarakan Barat), kesimpulan peneletianya sebagai
berikut:
Dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap dua puluh orang
pegawai
terdapat ketidak sesuaian antara beban kerja dengan tugas
jabatan yang
diberikan. Ketidak sesuaian terjadi pada jabatan administrasi
umum, jabatan
analis program perencanaan, analis hukum, jabatan
pengadmistrasi
pemerintahan, jabatan analis pemberdayaan masyarakat, serta pada
jabatan
petugas lapangan.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Jaza (2018), Analisis Beban
Kerja Pegawai
pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kabupaten
Pacitan,
kesimpulan penelitiannya:
Analisa beban kerja pada Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat
Daerah
Kabupaten Pacitan, menunjukkan belum meratanya pembagian tugas
masing-
masing individu dan Sub Bagian, Terdapat penumpukan beban kerja
pada
Pengumpul Data Urusan Keagamaan. Sedangkan beban kerja pada
Penyiap
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
33
Bahan Urusan Kemasyarakatan masih rendah. Beban kerja tertinggi
terdapat
pada tugas mengagendakan surat – surat masuk dan keluar.
Sehingga
diperlukan pegawai khusus untuk menyelesaikan tugas ini. Beban
kerja
pegawai pada Sub Bagian Keagamaan lebih tinggi dari pada dua Sub
Bagian
lainnya (Belum berimbang)
3. Penelitian yang dilakukan oleh Adawiyah dan Sukmawati (2013),
Analisis
Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam Aktivitas Produksi
Komoditi
Sayuran Selada (Studi Kasus CV. Spirit Wira Utama). Kesimpulan
penelitian:
Peneliti ini menggunakan metode penelitian waktu penyelesaian
tugas (WTP)
yang dikonversi selama satu tahun serta metode Full Time
Equivalent. Hasil
penelitian menunjukkan waktu kerja SDM berdasarkan analisis
beban kerja
melalui perhitungan FTE masih belum optimal, sehingga untuk
mencapai
jumlah karyawan dan aktivitas produksi yang efektif dan efisien
alternatif
yang dapat dilakukan oleh perusahaan yaitu dengan melakukan
penggabungan
jabatan untuk bagian teknik dan bagian produksi, perluas
pekerjaan untuk
bagaian keuangan dan pemasaran, serta improvement untuk tahapan
produksi
sayur selada.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Tridoyo (2014), Analisis beban
kerja dengan
Metode Full Time Equivalent untuk mengoptimalkan kinerja
karyawan pada
PT. Astra International Tbk., kesimpulan penelitia:
Tidak sesuai antara beban kerja dan jumlah pekerjaan, dilakukan
pengukuran
beban kerja, hasilnya menunjukkan pada level administrator 64%
atau 25
karyawan underload, 33% atau 13 karyawan normal, dan 3% atau
1
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
34
karyaawan oveload.untuk mengoptimalkan pada level administrator
adalah 34
karyawan.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Priyantoro (2016), Analisis
Beban Kerja
Pegawai Negeri di Bidang Pendidikan Dasar Dinas Pendidikan
Kebudayaan
Pemuda dan Olahraga Kabupaten Purworejo, kesimpulan penelitian
:
Beban kerja sudah merata dan semua pegawai disamakan dan dibagi
tugas
sesuai dengan bidangnya.
C. Kerangka Berfikir Penelitian
Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Energi Sumber Daya
Mineral
(DPUP-ESDM DIY) memiliki visi dan misi dalam setiap programnya.
Visi
DPUP-ESDM DIY adalah terwujudnya kualitas layanan infrastruktur
pekerjaan
umum dan permukiman yang memadai, peningkatan jumlah rumah layak
huni.
Untuk mencapai visi tersebit, DPUP-ESDM DIY memiliki misi
yaitu:
1. Meningkatkan fungsi dan keandalan sarana dan prasarana daerah
dengan
memperhatikan integrasi penataan ruang wilayah dan
kelestarian
lingkungan.
2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana
daerah untuk
mendukung pengembangan wilayah.
3. Meningkatkan pelayanan secara prima untuk mendukung kualitas
sarana
dan prasarana daerah dengan membudayakan akuntabilitas
publik.
Visi dan misi tersebut bersifat jangka panjang sehingga untuk
mencapainya
dibutuhkan sebuah perencanaan stratejik. Salah satu perencanaan
stratejik
yang diperlukan adalah manajemen sumber daya manusia, sumber
daya
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
35
manusia yang dimaksud di sini adalah pegawai Sekretariat
DPUP-ESDM
DIY pada jabatan fungional umum. Manajemen kepegawaian dilakukan
dengan
langkah awal mendeskripsikan analisa jabatan atau uraian tugas
yang harus
dilakukan. Setiap uraian tugas tersebut memiliki beban kerja
yang berbeda-
beda, tergantung jumlah output yang diharapkan, tingkat
kesulitan
pengerjaan, dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikannya.
Setelah mengetahui beban kerja masing-masing bagian, maka dapat
dihitung
jumlah pegawai yang dibutuhkan agar dapat menyelesaikan setiap
pekerjaan
secara efektif dan efisien. Jumlah yang didapatkan dari hasil
perhitungan (jumlah
ideal) kemudian dibandingkan dengan jumlah pegawai yang riil.
Apabila jumlah
riil kurang dari jumlah ideal maka langkah manajerial yang
sebaiknya
diambil adalah melakukan penambahan jumlah pegawai, sedangkan
apabila
lebih dari jumlah ideal maka sebaiknya dilakukan pengurangan
pegawai.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
36
Gambar 2.1 Kerangka Berfikir Penelitian
Gambaran mengenai kerangka pemikiran dalam penelitian ini
dapat
dilihat pada gambar berikut.
DPUP-ESDM DIY
Visi dan Misi DPUP-ESDM DIY
Sumberdaya Manusia pada JFU Sekretariat DPUP-ESDM DIY
Analisa Jabatan
Uraian Jabatan Informasi Jabatan
Beban Kerja PNS
1. Overload 2. Normal 3. Underload ST
IE W
idya
Wiw
aha
Jang
an P
lagi
at
-
37
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Desain Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif, teknik
analisis
data kualitatif merupakan metode analisis data berupa uraian
kalimat dan
laporan yang dikumpulkan yang akan diambil kesimpulan.
Sugiyono (2016:38) mengungkapkan bahwa metode penelitian
kulitatif
digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data
yang
mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data pasti
yang
merupakan suatu nilai balik data yang tampak. Oleh karena itu
dalam penelitian
kualitatif tidak menekankan pada generalisasi, tetapi lebih
menekankan pada
makna.
Moleong (2016:6) mengemukakan bahwa Penelitian kualitatif
adalah
penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa
yang
dialami subyek penelitian misalnya, perilaku, persepsi,
motivasi, tindakan,
dll, secara holistik, dan dengan cara deskripsi dalam bentuk
kata-kata dan
bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan
memanfaatkan
berbagai metode ilmiah.
Maka rancangan penelitian ini adalah metode kualitatif
menyajikan
penelitian bertujuan untuk mengetahui beban kerja Pegawai Negeri
Sipil
Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Energi Sumber
Daya
Mineral Provinsi DIY., pada Jabatan Fungsional Umum.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
38
B. Definisi Operasional
Analisa beban kerja dilakukan pada jabatan fungsional umum yang
di
Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Energi Sumber
Daya
Mineral Propinsi DIY tahun 2018. Konsep operasional atau
definisi
operasional dari penelitian ini adalah:
1. Pegawai Negeri adalah mereka yang setelah memenuhi
syarat-syarat yang
ditentukan dalam peraturan dalam peraturan perundang-undangan
yang
berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas
dalam
suatu jabatan Negeri atau diserahi tugas Negara lainnya yang
ditetapkan
berdasarkan sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji
menurut
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung
jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam suatu satuan
kerja
organisasi Negara.
3. Jabatan Funsional Umum adalah kedudukan yang menunjukkan
tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang CPNS dan PNS
dalam
suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya
didasarkan pada
keterampilan tertentu dan untuk kenaikan pangkatnya tidak
disyaratkan
dengan angka kredit.
4. Informasi Jabatan adalah hasil dari nalisis jabatan berupa
uraian dan peta
jabatan.
5. Uraian Jabatan adalah uraian tentang hasil analisis jabatan
yang berisi
informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, unit organisasi,
ikhtisar
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
39
jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat kerja, hasil
kerja, tanggung
jawab, wewenang, narna jabatan yang berada dibawahnya,
korelasi
jabatan, kondisi lingkungan kerja, dan resiko bahaya.
6. Analisis Jabatan adalah sebagai proses, metode, dan teknik
untuk
memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan
dan
disajikan untuk kepentingan program kepegawaian serta
memberikan
umpan balik bagi organisasi, tata laksana, pengawasan dan
akuntabilitas.
7. Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik manajemen yang
dilakukan
secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai
tingkat
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan voleme
kerja.
8. Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh
suatu
jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume
kerja dan
normal waktu.
9. Normal waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata
dipergunakan
secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku
jabatan
untuk menyelesaikan pekerjaan.
10. Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus
diselesaikan
dalam waktu satu tahun.
11. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus dipergunakan
untuk
menjalankan tugas.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
40
C. Populasi dan Sampel
1. Populasi
Sugiyono (2016:363) Populasi adalah wilayah generalisasi
yang
terdiri dari atas : obyek/subyek yang mempunyai kualitas dan
karakteristik
tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian
ditarik kesimpulannya. Dalam penelitian kualitatif tidak
menggunakan
populasi, karena penelitian kualitatif berangkat dari kasus
tertentu yang
ada pada situasi sosial tertentu dan hasil kajiannya tidak akan
diberlakukan
ke populasi tetapi ditransferkan ke tempat lain pada situasi
sosial yang
memiliki kesamaan dengan situasi sosial pada kasus yang
dipelajari.
Maka Populasi dalam penelitian ini adalah pegawai Negeri
Sipil
pada Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan Energi
Sumber
Daya Mineral Provinsi DIY.
2. Sampling
Sugiyono (2016:363) Sampel adalah bagian dari populasi.
Sampel
dalam penelitian kualitatif juga bukan disebut sampel statistik,
tetapi
sampel teoritis, karena tujuan penelitian kualitatif adalah
untuk
mengasilkan teori.(Sugiyono, 2016:364)
Dalam penelitian ini menggunakan teknik sampling
probability,
sampling merupakan teknik pengambilan sampling yang
memberikan
peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi untuk
dipilih
menjadi anggota sampel. Maka sampel dalam penelitian ini adalah
13
Jabatan Fungsional Umum (JFU) pada Sekretariat Dinas Pekerjaan
Umum
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
41
Perumahan dan Energi sumber Daya Mineral Povinsi DIY dengan
jumlah
29 Pegawai Pegawai Negeri.
D. Instrumen Penelitian
Jadi dalam penelitian ini, adalah daftar formulir analisa beban
kerja,
tugas jabatan masing-masing sebanyak 13 jabatan fungsional umum
dengan
jumlah 29 Pegawai Negeri Sipil, sesuai dengan Pergub. DIY Nomor
63 tahun
2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan
Tata Kerja
Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber Daya
Mineral
E. Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini bersumber dari data primer
dan
data sekunder.
1. Data Primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan untuk suatu riset
tertentu yang
sedang dilaksanakan. Dalam penelitian ini data primer yang
digunakan
adalah data formulir isian beban kerja pada Pegawai Negeri Sipil
di
Sekretariat Dinas Pekerjaan Umum Peruhaman dan Energi Sumber
Daya
Mineral Provinsi DIY.
2. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data penunjang atau pendukung dalam
penelitian ini
data yang digunakan adalah data mengenai jurnal, pendapat para
pakar,
studi pustaka dan telaah dokumen kepegawaian di Sekretariat
Dinas
Pekerjaan Umum, Perumahan dan Energi Sumber Daya Mineral
Provinsi
DIY.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
42
F. Metode Analisis Data
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk menghitung
beban
kerja pegawai atau karyawan, antara lain:
1. Metode NASA-TLX
NASA-TLX adalah sebuah prosedur penilaian multi-dimensional
yang
memperoleh skor beban kerja secara keseluruhannya berdasarkan
kepada
berat rata-rata penilaian 6 sub skala. Subskala tersebut
meliputi kebutuhan
mental (mental demand), kebutuhan fisik (physical demand),
kebutuhan
waktu (temporal demand), performansi (own performance), usaha
(effort)
dan tingkat stres (frustration).
2. Metode Work Load Analysis (WLA)
Metode Work Load Analysis (WLA) dilakukan untuk mengetahui
tingkat
efisiensi kerja berdasarkan total prosentase beban kerja dari
job yang
diberikan dalam menyelesaikan pekerjaannya.
3. Subjective Workload Assessment Technique ( SWAT )
Metode Subjective Workload Assesment Technique (SWAT) pertama
kali
dikembangkan oleh Gary Reid dari Divisi Human Engineering
pada
Armstrong Laboratory, Ohio USA digunakan analisis beban kerja
yang
dihadapi oleh seseorang yang harus melakukan aktivitas baik
yang
merupakan beban kerja fisik maupun mental yang bermacam-macam
dan
muncul akibat meningkatnya kebutuhan akan pengukuran subjektif
yang
dapat digunakan dalam lingkungan yang sebenarnya (real world
environment).
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
43
4. Full Time Equivalent (FTE)
Full Time Equivalent adalah salah satu metode analisis beban
kerja yang
berbasiskan waktu dengan cara mengukur lama waktu
penyelesaian
pekerjaan kemudian waktu tersebut dikonversikan dalam indeks
nilai FTE.
Metode perhitungan beban kerja dengan full time equivalent (FTE)
adalah
metode dimana waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
berbagai
pekerjaan dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang
tersedia. FTE
bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah
jam
beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan
pekerjaan tertentu.
Dalam penelitian ini metode yang digunakan untuk menghitung
beban
kerja serta jumlah kebutuhan pegawai adalah metode Full Time
Equivalent
(FTE) dengan pendekatan tugas pertugas jabatan sesuai dengan
(KEMENPAN/75/2004). Dalam perhitungan FTE ada berapa langkah
yang
harus dilakukan, antara lain :
1) Mendapatkan unit kerja beserta jumlah tenaganya.
2) Menetapkan waktu kerja yang tersedia selama setahun.
3) Hari Keja Efektif.
Didalam Kepres nomor 68 tahun 1995, tentang Hari Kerja di
Lingkungan
Lembaga Pemerintahan, ditetapkan bahwa hari kerja formal adala 5
hari
dan 6 hari kerja. Hari kerja efektif yang digunakan dalam
penelitian ini
adalah 5 hari kerja.
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
44
4) Jam Kerja Formal.
Berdasarkan Kepres nomor 68 tahun 1995, menyebutkan bahwa jam
kerja
formal pegawai negeri sipil adalah 37,5 jam untuk setiap
minggunya.
5) Waktu luang/waktu boros (Allowance).
Ditetapkan sebesar 30% dari jam kerja formal.
6) Jam Kerja Efektif.
Bagi Instansi yang menerapkan 5 hari kerja, maka jumlah jam
kerja efektif
300 menit per hari
Perhitungan menurut KEP/75/M.PAN/7/2004 :
Hari Kerja/minggu : 37,5 jam
Satu minggu : 5 hari
Maka 1 hari jam kerja : 37,5 jam/5 hari : 7,5 jam/hari
Allowance (waktu boros) : 30 %
Jam efektif/hari : 7,5 jam – (,5 jam x 30%)
: 5,25 jam
: 5 jam
: 300 menit
Maka untuk instansi yang menerapkan 5 hari kerja :
a. Per hari : 1 hari x 300menit = 300 menit
b. Per minggu : 5 hari x 300 menit = 1.500 menit
c. Per bulan : 20 hari x 300 menit = 6.500 menit
d. Per tahun : 240 hari x 300 menit = 72.000 menit
STIE
Wid
ya W
iwah
a
Jang
an P
lagi
at
-
45
Indek FTE =
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) / Waktu Penyelesaian Tugas
(WPT)
diperoleh dari rata-rata waktu pegawai yang menghasilakn produk
atau
melaksanakan tahapan proses dalam menyelesaikan tugasnya.
Rumus dalam metode Full Time Equivalent (FTE) adalah :
waktu penyelesaian tugas x beban kerja
Waktu kerja efektif
Dengan ketentuan :
1. Beban rendah (Underload)
0 – 0,99 (pada kondisi ini perlu peninjauan ulang mengenai
tugas-
tugas yang diberikan sehingga beban kerja menjadi normal)
2. Beban sesuai (Normal)
1 – 1,28 (kondisi ini menunjukkan beban kerja telah terpenuhi
dan
hanya diperlukan satu orang dalam jabatan yang dipegang atau
didudukinya).
3. Beban tinggi