MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher WENIGER STRESS, WENIGER STEUERN Dienstwagensteuer: Die einzige Möglichkeit, der Ein-Prozent-Pauschale zu entkommen, ist das Fahrtenbuch. Handschriftlich ist das mühsam - und gefährlich. Einfacher geht's mit elektronischen Fahrtenbüchern: 21 Produkte auf einen Blick. Text: Nicole Holzer Fahren sie schon oder schreiben 'I sie noch? Dienstwagenfahrer, die ihr Fahrtenbuch per Hand Jühren, wissen, wie aufwendig dies ist. Datum, Uhrzeit, Reiseziel und -route müssen stets lückenlos eingetragen sein. Den- noch ist ein ordentlich geführtes Fahr- tenbuch die einzige Chance, der pau- schalen Ein-Prozent-Versteuerung durch das Finanzamt zu entkommen. Schließ- lich müssen Mitarbeiter, die ihren Fir- menwagen auch privat nutzen dürfen, für dieses Privileg bezahlen. Bei der Ein-Prozent-Methode setzt das Finanzamt pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs mo- natlich als geldwerten Vorteil an. Zu- sätzlich werden noch 0,03 Prozent pro Kilometer für die Strecke zwischen Woh- nrmg und Arbeitsplatz dazugerechnet- egal wie oft man diesen Weg zurücklegt. Wer hingegen ein Fahrtenbuch führt, muss lediglich die Privatfahrten ver- steuern. Da liegt es auf der Hand, dass Mitarbeiter die kaum privat unterwegs sind; mit dieser Methode_ deutlich bes- ser fahren. Grundsätzlich kann der Fahrer des Dienstwagens entscheiden, ob er seine private Nutzung pauschal versteuert oder sie mithilfe des Fahrtenbuchs ermittelt. Al- lerdings ziehen die meisten Unternehmen die pauschale Methode vor. »Wir raten grundsätzlich davon ab, dass Unterneh- men Fahrtenbücher einsetzen. Kommt der Betriebsprüfer und beanstandet das ge- führte Fahrtenbuch, bleibt das Unterneh- men gegebenenfalls auf den gesamten Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbei- trägen sitzen«, erklärt Oliver Braun, Steu- erberater bei Ecovis in Gräfing. Finanzämter kontrollieren genau Das kommt vor allem zum Tragen, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beim Unter- nehmen beschäftigt ist. Dazu kommt, dass die Finanzbeamten darauf geeicht sind, Fahrtenbücher genau unter die Lu- pe zu nehmen. Falls die Prüfer irgend- eine Unregelmäßigkeit feststellen, dür- fen sie es komplett venverfen. Bereits kleine Fehler werden so zum Verhängnis. Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. Vorausgesetzt, sie ent- MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrtenbücher Elektronische Fahrtenbücher verursachen höchstens 30 Prozent der Kosten von manuellen Prozessen werden. Karl-Theodor Hermann vom An- bieter Vispirion geht einen Schritt weiter: »Nur Systeme, die mit dem Fahrzeug ver- bunden sind und auf die CAN-Daten zu- greifen, bieten die Gewähr, manipulati- onsfest zu sein, Datenschutz zu leisten und wechselnde Fahrer abbilden zu kön- nen, ohne die Fahrstrecke zu erfassen.« Allerdings stellt der Bundesfinanzhof in Deutschland keine Zertifikate für von ihnen als regelkonform akzeptierte Lö- sungen aus - letztlich lielit die Entschei- dung beim einzelnen Finanzamt. Absi- ehern können sich Unternehmen und Fuhrparkleiter nur über eine Lohnsteu- er-Anrufungsauskunft: »Erst nach einer Lohnsteuer-Anrufungsauskunft und dem Bescheid des Bundesfinanzhofs kön- nen sich Fuhrparkleiter relativ sicher sein, dass das elektronische Fahrtenbuch den AnforderW1gen der Behörden sagt Steuerberater Braun. Private Daten werden nicht gesammelt Darüber hinaus wird das Thema Daten- schutz in deutschen Firmen großgeschrie- Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher sprechen den Anforderungen des Finanz- amts. Hierzu gibt es verschiedene Lösill1- gen (siehe Marktübersicht), in die zu- nächst alle in einem Fahrtenbuchgesetz- lich vorgeschriebenen Daten eingetragen werden, also Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende, Zweck der Fahrt, Fahrtziel inklusive Gesprächspartner am Zielort sowie die Gesamtkilometer. Beim Ausdrucken der elektronischen Aufzeichnrmgen müssen laut Bundes- finanzhof nachträgliche Veränderungen der Angaben technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert > FAHRTENBUCH-TIPPS -·j Da schauen die Beamten besonders hin ' •Die Entfernung zwischen den Tankungen sollte nicht stark von der nonnalen Reichweite abweichen. •Ölverbrauch muss zu den Kilometerangaben passen. ·Park-, Tank- und Bewirtungsbelege müssen mit Angaben im Fahrtenbuch Obereinstimmen. Das gilt auch für doku- mentierte Kilometerstände von Werkstätten-, UW- oder L __ --- -- .---- - „„ ... J ben. So schützt beispielsweise Yellow-Fox die Privatsphäre mithilie eines »Privat- schalters«. Informationen, die keinen dienstlichen Zweck erfüllen, werden laut Anbieter nicht verarbeitet. Sichere Daten- banksysteme haben elektronische Schlüs- sel, mit denen die Daten vor Verändertmg geschützt werden. Zentral verwaltete Fahrtenbücher müssen darüber hinaus das Kennzeichen des jeweiligen Fahr- zeugs und den Fahrer aufführen. Auch beim Anbieter Vimcar steht der Datenschutz auf d er Agenda. Da das Bomemann Bury ! Carpanlon j Ctrack 1 Erich Krupp 1 __ __ _ _ __, Anbieter GPS·Watch 1 M4Telematla Group rntemetadresse llomf'ma11n.net bury. com carpanion.eu c·traOCde elektronisches· gps-watch.de gpsfahrtenbuch.de ______ ---+ -- - ----! _!'!d_•_ kt_ __ .::GPS=2, Journa l i GPSFatrtenbuch. de _ _ __ 19,90/Monat 11 _ 184{Ctrack:Plug&Play) 1 890 1 __ 1 68 _ _ ,___ ___ :: _ ___ ___ - ___ .,_ .... __ -j,f--- -- -- - -1-. -··- -- - -- - --- - --+ 1 , _ _, Einbautosten 11 k. A. k. A . 1 ) i 380 170 von 0- 90 i 80 -=-: - So _ft1_•_a _ re _ ''-- _.,_ ___ "_" __ -+---- = ----+: 1 _ __ = ___ __ 1 = il Datenübertragung 1 l , . . . weitere Kosten1l - - - - - 2 1,80/Monat - i _ _ _ ___ ,__ ______ , Produktlnfos -MaBe - --- s5144Ji2-„---·1·-· . -- 7o/8lV20 _ __ 1 _·-·-- ___ _ ! Amaturenbrett [ hinter Rückspiegel 08D2· Stei:ker 1 unter Armaturenbrett f 08D- Sdmittstelle, i unter Annaturenbrett 1 i · 1 1 -f;h;;.egitlmtiofl 18utton, Fahrer 10, Führer· Passworigeschotzt;- Benutzername und nicht erforderlich, opt iri der Software Driver·ID (RFID) -- --- - schein oder hand1sdl 1 Passwort bzw PIN mögl. für t --- - ----- -I Welche Fah;, Uhrzeit, 1 Fahrzeug. Fahrer, Uhrzeit, I' Uhrzeit, Datum, 1 Fahrzeug, Fahrer, Fahrzeug, Uhrzeit, Datum, Fahrzeug, . fahrer, Fahrzeug, Ort, Start, automatisch erfasst Adressdaten, Kilometer, Datum, Fahrtyp, Start-/ GPS-Koordinaten, 1 Fahrtstartl-ende/-dauer, Pausen, Kilometer, Star· Pausen, Adressen, ' Stopp, Pause, Stredre, Pausen, Endpunkt, Geokoordma- 1 Kilometerstand Standzert, Standort (über tort, ReisezJel, Fahrttyp i Routen, gefahrene km, 1 Fahrzeit/·verhalten, l11Spektions1ntervall, 1 ten,Geschwlndlgkelt 1 1 GPS·Koordinateri), POi i Kundenadressen (falls , Fahrtziel/·gnmd 1 Tankdaten, Kosten 1 ! (>ofem angelegt) 1 1 hinterlegt} i ,ib'I 1 1 Fahrtzwed<, besuchte besucht;! Fah;torund - Faluer 1 l'el<On/Ftrma, • llatenam PC 1 l'eßOn. Art der Grund des 115uch" Peooo/ firma ten b<i ode< ' I (dienstlkh/prlvat ) L- Übe<galu m PDF/Ex<el 1 Mobllfunk,GPS, GPRS USB -- SIM-ooChlp, Mobilfunk 1 - GPRS MobilfunkGPRSubfir II per!iPRSweltweitü· i;- , Datenübemah11e 1 __J_ Kurzsted:enfunk alle Netze das Mobilfunknetz Wie erfvlgtdle webbaslert lokal : webbaslert auf einem 1 ---;(track Online·- ·- mit der Software (auf p( - . ... 1 im Webportal mit 18 . 1 Server j__ oderServer) _ Finanzarntskher 0i " • t1 'I ·D 1 e „eeso;ierlteiten derDaten 1 der Tacfloanbindung 1 -1- Fa.hrtiJ;undschalter ·- 1 datsverwaltung, Fuhrer- keine weiteren Gebuhren : direkt am CAN-Bus des r Hardware auf den OB02- (Aufze1chnun9 auch in 1 Aufpreis i (pnvat/dlenstllch) Im 1 schein check, übe.r [ . Fahrzeugs, Security und 1 1 Sted:er 1m Fahrzeug, bei Tunnels und Tiefgaragen}, 1 automatisdle Auftragsverwaltung 1 les Umstecken, optional laufenden Kosten (e1nma· i 1 , Fahrerlcommurnkation, I Pnvacy Konzept Fahrzeugwechsel schnel· Einbau, keine 1 Fahrzielverknüpfung --- --- .- -.J - -- - ·-···-·- - ---- -· -----·-·_J ___ __ __ „ _ ._ ,_ _ _ __ L _____ _ • li. -n !in,k A alltr Koslenfurilummu llibttm, Pi:ßlll, 30 FIRMENAUTO Oktober 2015 MANAGEMENT 1 Elektronische Fahrte nbücher 30 Proz ent, verglichen mit manuellen Prozessen. Hinzu kommen eingeschlos- sene Funktionen wie Führerscheinkont- rolle, Tank- und Batteriedatenmanage- ment sowie Input für das Flotten- management«, sagt Hermann. Systeme bi e ten me!lr als nur die Funk- ti onen eines Fahrtenbuchs Auch Systeme wie Ctrack besitzen nicht nur eine Fahrtenbuchfunktion. »Unsere Hardware greift weiterhin auf Informa· tionen wie Motordrehzahl, Diagnose- meldungen zu, diese können die Fuhr- parkleiter e insehen und so beispiels- weise gleich einen Werkstatttermin ver- einbaren«, sagt Ralph Eb,binghaus von Ctrack. Nicht jedes Unternehmen ist bereit, in fest installierte elektronische Fahrten- bücher zu investieren. Dann liegt die Möglichkeit einer Fahrtenbuch-App nahe: Das Smartphone ist immer dabei und kann per GPS seine Position und somit die Start- und Zielpunkte der Fahr- ten erfassen. Probleme könnte es bei der Genauig- keit der Streckenerfassung geben: Allein die Start- und Ziel-Koordinaten einer Fahrt sagen noch nichts über die dazwi- schen tatsächlich gefahrene Strecke und die dabei zurückgelegten Kilometer aus. Zudem muss jede nachträgliche Ände- rung dokumentiert werden. Hier ist Vor- sicht geboten: Diese Anforderungen er- füllen nicht alle Fahrtenbuch- Apps.111 Marktübersicht elektronische Fahrtenbücher Anb- Tomlom Teltll18tia TomTomTtlemadcs PR/llATNUTZUNG FIRMENWAGEN . - - ,_ .„ ._ •..•.• So müssen Sie versteuern Ein-Prozent-Regelung: Monatlich wird pau- schal ein Prozent des Bruttolistenprei ses des Fahrzeugs plus 0, 03 Prozent pro Entfernungs- kilometer zwischen Wohnull1J und Arbeitsplatz auf das zu versteuernde Einkommen aufge - schlagen. Fahrtenbuch-Methode: Der Fahrer muss jede Fahrt akribisch dokumentieren. Es müssen zeit- nah folgende Angaben erfasst werden: Datum, Uhrzeit, Kilometerangaben, Reiseziel, -route und -zweck und Geschäftspartner. Außerdem müssen nachträgliche Änderungen als solche gekenn- zeichnet werden. Kilometergeld: Nu r für Selbstständige und Unternehmer , nicht für Dienstwagen, die vom Betrieb auch für Privatfahrten zur Verfügung ge- stellt werden. In diesem Fall werden betriebliche Fahrten mit 30 Cent pro Kilometer angesetzt. Vorsicht: Das Auto muss mehr als 50 Prozent be- trieblich genutzt werden. Wollnikom Yellowfoz : Trad.Jad. Germany VllllOlr . 1 Ybpkon CanJn< ------ -t carsyoc-log.de · ---···· ---··· - ----- lnterMtadres.se tomtom.com/telematlcs tomtom tractjad:.de wollni kom.de yolowfu<de mattes Produkt Webfleet Ute/ Webfleet LogOOok I DTM 2.0 Vimcar Fahrtenbuch Carsync-log Road Data Yellow Trac.ter 100 Tomlom Link 200 Tom Tom Pro 5250 Kauf)Meis l) - 179 165,25 699 ab 198 i 179 ab 179 -- -- ab 19/Monat 1 23.9S/Monat2l ab 4,50/MonaPI ab 15,95/Monat pro Fzg. auf Anfrage 199/Jahr ·----··--·-- ' ----t----· ·„,.„_ --·-- ·- 1-- Einbaakosten 1 l - : - 7S - ' ab99 · 79 1 B0-100 ---·--- -· - -----· -- Kosten Software 11 - ! - - - 1 abB/Morlat i - 9,95/Monat ·-- - Kosten - ab 19,9CJ/Monat pro Fzg. I 83,19/Jahr - ab3/Monat 9,90 (europaweit) 3/Monat Dattnübtrtragung 1 1 weitere Kosten u - einmalig 29 ·: - - je Mch System: 7 (RFID) i - l_- ------ ----- _ _L _____ - -- --- Prodütllllos . . 12 iii81® 114s mllo ___ _ ; _ 1 Fahrerfußraum (ober- i unter 1 unter Armaturenbrett,. 1 871 45117 L ! unter Armaturenbrett finbauort ' Steckplatz im Fahrzeug j im Fahrzeug i r halb der Verkleidung) I' Fußraum, hinter -· - -·-- --- " --- Fahrerleg itimation -----· Daten werd1n Welche 1utomat1 scherfasst ·---·- Di!ltellglbt w.ldle Fahrere \'llHrfol Datenibe In gtdle rnahme -- - lgtdle _"'!!!! her ttlft Wieerfo Date1H1uswert Finanzamtsk s.s- per Logbook App - - --·-· ·- - - Fahrzeug, Fahrer, Uh1Zeit, Datum, GPS·Koordlna- ten, Kilometerstand, Tages-km, Anteil Privat- 1 km, Spurdaten, Status-/ AuftJagsmeldungen Fahrtzweck per GPRS an Webfleet lite Webportal • ' EI Kil ngabe PIN-Code am ·----· RFID-Chip/Karte (opt.) --- - Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit, Datum, GPS-Koordinaten, KUometerstand, Geschwindigkei t, Ridl- tung, Fahrer-ID ( opt.) 1 Verkleidung ---- - ··-·-r:: --··--=-i· ···--········· ·· -... •• f App ___ rzeug, Fahrer, Fahrzeug, Fahrer, 1 Fahrzeuq, Fahrer, Fahrzeug, Fahrer, rzeit, Datum, i Uhrzeit, Datum, Start ·/Stoppzeit, Uhrzeit, Datum, erstrecke, Start· GPS-Koordinaten, 1 DatL1m, Kennzeichen, Kilometer, Adresse, Zieladresse Adressen, je nach Start-/Stoppadresse, 1 Fatirstatus Konfigurati on weitere Fahrtzeft /-strecke Daten i ··- - ···- Nutze Fah Uh Kilomet · · und Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit, Datum, GPS-KoordlMten, ometerstand, Tages km, Anteil Pnv.rt-km, Spurdattn, Status· / - -· ---------f-- --· L -· ·· ---- -- - l-:-c- - -- rtzweck. Geschafts- Fahrtzw.ck. besuchte ! mit App · Fahrtzw . ock, 1 fahrtzw«k, besuchte er, Kommentar 1 Pers1m/firma i Person, Besuchsgrund Person 1 _! t webbas1ert 1 Webportal,nat i veA .. pp . webbas1Nt + webbasiert . für IOS und Android Portal ; __ _ - -- ...- ---- - .- --1-- - .- -- - ---e -··-· 1---- - -- - -- e Fahrtzweck ! ' ·- Fahrtzweck, besuchte Fah GPRS (europaweite Mobil Abdeckung inkludiert) 51 .. T modularesSystem· : I; erwe1terbarm1tApp J ntriigevon fruheren funkvertrag nötig, EU- k05ten, flexibler 1 Fahrtenbudi, Führer· : bei wachsenden An fur Datenpflege Im Touren vor Abdecku ng Standard, Fahrzeugwet.hsel, 1 scl'lelnkontrolle, Sch l us- : futdcr u n9en ff!derze1 t ! Fahrze11g, keine Nach- Alarmaufschaltung l Rahmenverträge , sflverwahung. Fahrdy· : <1ufzurtisten l rbeit notwendig, App 1 div Alarme 1nll mit dem Deutsdlen l nam1k. Aottenmallilg , 1 lnkL Schnellein- l Sldlerhe1tszone, Fern- Steuerberaterverband CAN·Bus-Ansdlluss, 1 gabefunktion und ---- ----·- ·- . . kostenlose App schlägt Einträge von früheren E1 T oure n vor • Jil, - nem. k. A . Angaben,. QueUe Angi!ben 1erUntemffimen, 11 m Euro •1 24 Monatl! Liufzeit rnkl Einbau ll]ll Nd111nkilsh!o 32 FIRMENAUTO Oktober 2015 Fahrtenbuch bei der Fahrtaufzeichnung ohne Tracking Kilometer- stände direkt ausliest und GPS lediglich zur Erfassung von Start- und Zieladres- sen verwendet, setzen nach eigenen Angaben inuner mehr Firmen mit sen- siblen Arbeitnehmervertretungen auf diese Lösung. Dennoch geht es am Ende immer um Kosten und Nutzen. Und da können viele Lösungen mit zusätzlichen Features punkten. »Modeme elektronische Fahr- tenbücher ko sten lediglich maximal > re Se<urysat »Sobald Datens ä tze im Nachhinein veränderbar sind, kann der Finanzbeamte das Fahrtenbuch verwerfen « 5-1 Syada Oliver Braun Steuerberater von Erovis S)stemla llektronllc lCSlechnologyConb!nt Services Mastemaut Probasys 5oftwa L .-- . -----· J___ masternautconnect.com driverslog.de securysat.de gps-carm sycada.com systemKS- de tcs·dlenstleistung.de C on nectTax& Expense Dm:_erslog Securysat Fleet 370 IZl!llQ ·-· -- 199 (Endgoät) - - - -- -·· ··--' ---„···-··- ' 130 - 1 70 - ---- 12,99/Monat/Fzg. - --·-1 10,90/MoMt'l - Onllne/GPRS gig (Provider) - für wertere Servt GPS-Ca rMagk'. - .... ·-·- ·- -··-··- ·- ! m! Trace 1 abO 1 variabel Trave!Co ntrol o-coclilt 988 ab99 1 - ------· ·-- ·„·- · ·- ·-1 - 12 50 -· ---·-- +- 1 -- - - --+ ab50 ab60 83 (ab dem 2. Jahr) variabel ab 10/Monat bei Änderungen - - - -·------'-·----- _ __ _ ·-·---- ----··-·--- -·- -- .- ilil651l8 --,-- -··· 60/Wi5_. __ J _ ___ k:A: __ _ l _._ ii:\1i00n3- -T---- -- k:t.: ··-··---· 110195/20 unter Armaturenbrett - RRD-Chip ' 1 .. Fahrzeug. Fahrer, Uhrzeit, Datum, Pausen, GPS-Koordinaten, Privat· fahrten, Geschäftsfahrten, usw. 1 - ·----- . .. . -·- · entfällt · - flexibel {z.B. unter Armatu- flex i bel ·· --·- -·-·- 1 flexibel renbrett) Motorraum,Zigaretteri· ' 1 --- -- Mobilfunknummer u - +- - -- ----- 1--· nd automatisch, keine Eingabe Chip Code, IButton, RFID, Führer· Chipkarte Fahrer-PIN -··- - -- Fahrzeug. Fahrer durch ' bekannt Uhrzeit, Da km-Endstand, Textvorg Tankbelege erforderlldi schein, Tastatur +- Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit, turn, I Fahrten, Stopps, Adressen, Endadresse, Stlrt- und End- Dctum, GPS-Koordinaten, Datum, Fahr-/Standzert, GPS· 1 aben, 1 Kennzeichen zert, Kiiometer, Kennzeichen Kilometerstand, Speed, Koordinaten, Kilometerstand, 1 1 Richtung, Fahrer-ID Zieladresse, weitere Daten 1 1 (optional) iButton, Code, RFID, Führerschein-Transponder Fahrzeug, Fahrer, Uhrzeit, Datum, Pausen, GPS-Koordinaten -- ------ ------+-·-- - - „·-··-··· -- ·· -1 - ---- - - -- - ·- -' i·····- ---- --··-···· -·-··-· -1- --- --· "'"°n1 PffiOn l ___ P"_'att_• _h" _ __ c Fahrtzweck ' Fahrtzweck, bewchte Firma - --- -- - -· -· - ----- -- --- - --- Mobilfunkkarte GPR5/WLAH Mobilfunk GPRS, Mobl1funk automatlsdi überGPRS Chipkarte, Kurzstreckenfunk 1 im Auto: GPS, CAH-Bus; lllll ·-- ·- ----- --- -- - -----· -·-··----- ------ ____ __ ------- · __ _ _ ___ __ _ ___ __ ______ t Server per GPRS webbasiert per E-Mail webbas1ert webbas1ert webbasiert am lokalen PC webbasiert ·- - ·· - --·-····-- ·--· ·-· ---·--·--····· ·· --·- • (zu ca. 90 %) patentierterCAN-Bus Abgriff , 1m System integr1e (induktiv, d.h. keine Garantie· 1 Fuhrerscheinkontrol verletzung und echte, exakte D:_i -·----- - ·· ·- -· --- --·--· -- --„ -; -··-·-·-·· - · -j- -- - ·- --.-- - -- • -·-·· --·· ·· ·-„. ---·---·-··· -- ·· -- -- --.· ---- -- f.l 1 1 L ltertwerden 1 G . oo .zonen festgelegt wer. den Securlty· Funktionen, Weg· TUV-Sudgepruft, optional weitere Funktionen und sind 1m 1 fahrsperre, Vibrationssensor, erweiterter (z B. Alarm·/Securlty·Furik· voreingetragen, zusatzhche Fahrverhaltensberichte fang, Travel(ontrol 1stselt t1on, Fahrverhaltensberichte, App mit ßeschrelbungsmög· über integr. 3G· 16 Jahren vom Finanzamt Auftragilleuerung, CRM- _„__ _. . __ _1_ _ _ _ _ -· Schnittstellen) _ Oktober 2015 FIRMENAUTO 31