Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements Methoden des SW- Projektmanagements 1.Tag: Motivation, Definition u. Abgrenzung Projektmanagement 2.Tag: Projektphasen u. Managementregelkreis 3.Tag: Techniken für Vorbereitung u. Initiierung 4.Tag: Techniken für Planung, Steuerung u. Abschluss 5.Tag: Tipps u. Wiederholung Warum? Was? Wie? ok Wann? Initiating Planning Controlling Executing Closing
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Weickert/Helmerich Methoden des SW-Projektmanagements 1.Tag: Motivation, Definition u. Abgrenzung Projektmanagement 2.Tag:Projektphasen u. Managementregelkreis.
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Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements
Methoden des SW-Projektmanagements
1.Tag: Motivation, Definition u. AbgrenzungProjektmanagement
2.Tag: Projektphasen u. Managementregelkreis3.Tag: Techniken für Vorbereitung u. Initiierung4.Tag: Techniken für Planung, Steuerung u. Abschluss5.Tag: Tipps u. Wiederholung
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Initiating Planning
Controlling Executing
Closing
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 2
Warum Projektmanagement?
Was ist PM? Wer hat schon in IT-Projekten mitgearbeitet? Wer hat schon IT-Projekte geleitet? Welche Projekte haben Sie schon geleitet? Was ist die Konsequenz ohne PM?
- ohne Planung keine Steuerung - ohne Steuerung keine Kostenkontrolle
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 46
A: Projektinitialisierung
B: Projektplanung
C: Projektdurchführg.
- Klärung der Ausgangslage- Erarbeitung der Projektziele- Gruppenführung + Teammanagm.
- Projektstruktur erarbeiten- Erfolgs- u. Mißerfolgsfaktoren analys.- Projektbeschluß herbeiführen- Durchführungsplanung
- Projektsteuerung und Kontrolle- Änderungsmanagement
Erfahrungen der Praxis belegen: Projektgruppen, die die Phasen A und B sorgfältig durcharbeiten, haben > 50 % des Projekterfolgs in der Tasche
Aber: Aus Zeitmangel oder Erfolgsdruck starten viele Projektgruppen mit Phase C “durch” und erhöhen somit das Risiko des Scheiterns ihres Projekts!
Generische Projektphasen (PDCA)
D: Projektabschluß
- Soll-Ist-Vergleich- Dokumentation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 47
Hindernisse in der Praxis
Management Entscheidungen sind nicht-technisch
- Techniker verstehen sie nicht- Techniker brauchen sie nicht verstehen- Techniker haben Angst sich zu blamieren
Die IST-Analyse ist zu teuer, aber- das neue System soll so gut sein wie das alte- Fehler sollen nicht wiederholt werden- das IST soll verbessert werden
Die Experten kennen bereits eine Strategie, aber- ist sie für die Situation die beste?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 48
Menschliches Irren
Nicht das, was wir nicht wissen, bringt uns zu Fall...sondern das, was wir fälschlicherweise zu wissen glauben.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 49
Warum Planung?
Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum-> Irrtum ermöglicht Lernen
Plane und du wirst Irren-> ja, aber geplant damit umgehen.
Je genauer der Plan, desto härter trifft der Zufall-> zu genaue Pläne sind oft falsch
Je mehr der Zufall trifft, desto nötiger ist der Plan-> je neuer die Situation, umso nötiger ein Plan
Plane nur soviel wie Du kontrollieren willst/kannst -> keine Diagnose und Steuerung ohne Planung-> keine Planung ohne Diagnose und Steuerung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 50
Projektphasen & Abhängigkeiten
Plan(design)
DoCheck
Act(decide)Initiating Planning
Controlling Executing
Closing
nach PMBok
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 51
Projektmanagement über die Zeit
Program Management Body of Knowledge, PMBOK Guide 2000 (pp 30-31)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 52
Projektphasen
Laut DIN 69901 ist eine Projektphase ein "zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist."
Diese Trennung erfolgt in der Regel durch einen Meilenstein.
Vor-bereitung
Initiali-sierung
Plan-ung
Steuer-ung
Ab-schluß
Vertrag Projekt-auftragTeamKick-Off
Projekt-plan
Projekt-ziele
Team auflösenLessons learned
Projektmanagement
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 53
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 64
Projektkontrolle
Ist-Analyse
Ziel-Definition
ProjektKontrolle
Lösungs-Strategie
Durch-führung
Planung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 65
Steuerung á la Regelkreis
Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares
Problem zu vermeidenKreative Lösung suchen
Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen
Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 66
Projektabschluss
Übergabe der Lieferprodukte Abnahme Rechnungsstellung
Auflösung der Service-Infrastruktur Auflösung der Infrastruktur Auflösung des Teams (Hilfe bei
Wiedereingliederung)Lessons Learned
Abschlussbericht (Ergebnis, Zahlen, Soll-Ist von Q,K,T, finanzielle & politische Betrachtung des Kosten/Nutzen, Chancen für Folgeprojekte)
Lessons learned für zukünftige Projekte Lessons kommunizieren
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 67
…..ändern wir das Programm,
nicht das Resultat!
3+4=74+2=3
korrigieren!
.. der SW-Prozeß schlecht ist ...
…….ändern wir meist das Produkt!
3+4=74+2=3!=> 6
korr!
..ein Programm falsch ist…..
Projektabschluss
Was tun wir wenn....
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 68
Wiederholung: 2. Tag (Mini-Quiz)
Warum unterscheidet man die 3 Managementebenen?
Welche Unterschiede zwischen - dem Projektprozess und - dem Lösungsprozess kennen Sie?
(Ziele, Aktoren, Modelle) Welche Projektphasen kennen Sie? Was geschieht in der Projektinitiierung?
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 92
Stabs-Projektorganisation
Vorteile schnelle
Projektinitialisierung
Know-how bleibt erhalten
flexibler Personaleinsatz
Nachteile Geringe Reaktions-
geschwindigkeit (Instanzenweg) Geringere Projekt-
verantwortung (kleine Projekte) Konflikte sind vorprogrammiert
Leitung
SysOp Web Java Admin
Stab-Proj 1 Stab Proj 2
PL PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 93
Matrix Projektorganisation
Vorteile Hohes
Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter
Konfliktbewältigung auf mittlerer Ebene
flexibler Personaleinsatz
Know-how bleibt erhalten
Nachteile Verunsicherung von
Vorgesetzten Konflikte sind vorprogrammiert
(Schlichter) Mitarbeiter ist „Diener zweier Herren" Hohe Kommunikationsbereitschaft
nötig Querverrechnungen
Leitung SysOp Web Java Admin
Kunde1
Kunde2
Land
PL
PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 94
Reine Projektorganisation
Vorteile konzentrierte
Projektinitialisierung hohe Motivation Schnelle Reaktion bei
Störungen Eindeutige Weisungs-
befugnis direkter Zugang zum
Chef
Nachteile hohe Kosten Trennung von
Fachabteilungen Know-how-Verlust bei
Projektende Probleme bei der
Wieder-eingliederung
Leitung
Projekt1 Projekt2 Abt1 Admin
PL PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 95
Teaming
Kennenlernen Interviewspiel (Vorstellung eines Stargasts)
- was bringt sie aus der Fassung?- worüber können sie sich richtig freuen?- wovor haben sie am meisten Angst?- in welche Persönlichkeit würden sie gerne
hineinschlüpfen? Gemeinsames Wochenende/Essen Gemeinsamer Erfolg
- Hochseilgarten, Rafting..- Präsenatation
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 96
AP Verantwortlich Aufwand Termin Interview mitAP1: Meier 6 Tage 31.3 X AP2: Müller+Josef 4 Tage 2.4 YAP3: Meier 5 Tage 6.4 XAP4: Müller + Meier 1 Tag 7.4
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 104
Mitarbeiter - Zeit
Teilbarkeit der Aufgabe Organisationsform Kommunikation
gemäß Phasenmodellbis auf die Ebene der Arbeitspakete
Schätzen der Aufwände
(bottom-up)Vergleich mit Angebot
Einteilung der Ressourcen
gemäß der Faustformel: Zeit = Aufwand/MA
möglichst MA ganz für einen Zeitraum
Urlaub berücksichtigen
Optimieren der Kommunikation
Teams bilden / TeilprojekteKommunikationsweg festlegenRegeln festlegen
Risiken einplanen
Buffer Maßnahmen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 109
Netzplantechniken
CPM (Critical Path Methode) Zeit pro Aktivität ist fix und wird mit Pfeil
dargestellt Abhängigkeiten durch Knoten symbolisiert Optimieren durch Verkürzung der Zeit unter
Erhöhung des PreisesPERT (Programm Evaluation and Review Technique)
Jedes Ereignis ist ein Knoten (EKN) Ein Ereignis hat eine Wahrscheinlichkeit (3 Werte) Gut für Risikoplanung
Gantt (Balkendiagramm v. Betriebswirt H.L.Gantt) Aktivität als zeitlicher Balken (VKN) logische Abhängigkeiten durch Pfeile
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 110
Anordnungsbeziehungen (EKN)
Bestellung Bauteile
Montage
EntwicklungElektronik
BestellungBauelemente
Endmontage Inbetriebnahme
BetriebNeuanlage
Abschalten Altanlage
SF=SprungfolgeunterbrechungsfreiAE
EF=EndfolgeEE
AF=AnfangfolgeÜberlappung (AA)
NF=NormalfolgeEA-Beziehung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 111
Schätzverfahren
AnalogieverfahrenVergleich mit ähnlichen Projekten (Erfahrungs-DB)
ProzentverfahrenHochrechnung von vorausgegangenen Aufwänden auf die Zukunft gemäß Phasenverteilung (40-20-40)ADesign=AEntwurf*20%/40%
Faktoren-VerfahrenZusammenhang zwischen gemessener Produktgröße, Einflussfaktoren und geschätztem AufwandA=f(M,E)z.B. CoCoMo, Function Point
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 112
Analogieverfahren
Schätzung durch Vergleich mit ähnlichen, bereits abgeschlossenen Projekten. Kann früher als andere Verfahren verwendet werden. Liefert aber nur Anhaltspunkte.
Bezugsgrößen:
Lines of Code LOC
Anzahl Komponenten
Anzahl Testfälle
Anzahl Anforderungen
Anzahl Seiten
Ähnlichkeit bezüglich:
Aufgabenstellung
Branche
Programmiersprache
Qualitätsansprüche"
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 113
Prozentsatzverfahren
Zeitaufwand für die einzelnen Phasen wird als Prozentsatz der Gesamtzeit ausgedrückt. Voraussetzung: Die erste Phase ist bereits abgeschlossen. Bewertung: Die Vorleistungen in der ersten Phase müssen beurteilt werden, damit keine Über- bzw. Unterschätzung der restlichen Phasen erfolgt. z.B. geringe Vorleistungen -> wenig erfolgte Planung -> größere Nacharbeiten
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 114
Prozentsatzverfahren (Beispiel)
Projekt Formulierung d. Aufgabevorschlagsphase Vorstudie
Fachl. EntwicklungsantragFachliches Idealkonzept
Planungsphase I Auf IstAufnahmeSchwachstellenanalyse
wand Fachliches GrobkonzeptPlanungsphase II Fachliches Feinkonzept 20%
DVGrobkonzept 5% 25%Realisierungs DV DVFeinkonzept 15%Phase I Auf Programmierung 10% 50%
wand Test 25%AnwenderschulungProbebetrieb
5%
10%
RealisierungsPhase II 10 %
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 115
Faktoren-Verfahren
Gesamtaufwand = Fachlicher Aufwand + DV-Aufwand
= FU*FT*FE + DU*DT*DE*DO*DW*DS FU /DU = Fachl. Umfang (#Funktionen)FT /DT = Tätigkeit (0,1 bis 1,1) FE /DE = Erfahrung für Tätigkeit
DO = Organisatorische SchwierigkeitenDW = Wiederverwendung gewünschtDS = Maschinennahe Sprache
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 116
z.B. Schätzung des Restaufwandsz.B. Vergleich Ist-Stunden/linearen Plan-Stundenz.B. Stundenverbrauch mit Fertigstellungsgrad
Risikoüberwachung Probleme Planungsänderung nötig? Feedback vom PL
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 120
Meilensteintrendanalyse
TermineBerichtszeitpunkte
11. Idealer Fall2. Terminverzug3. Abbruch
2
1.6
1.5
1.7.
1.51.415.3 15.5 1.7
23
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 121
Terminverfolgung
50% fertig
Zeitheute
Arbeitspakte
AP1
AP2
AP3
AP4
fertig
fertig
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 122
Aufwandsverfolgung
V-Ist
MA-Std
ObergrenzeRisiko (Eskalation)
kalkulierter Aufwand
Berichtspunkte
1
2 3
1. Erhöhung wegen Anforderungen2. Krankheit MA13. MA2 war effektiver als erwartet
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 123
Phasenentscheidungssitzung
Sinn Controlling Eskalation, wenn nötig (Hilfe vom Mgt) Entscheidung des Mgt (Entlastung des PL)
Agenda Bericht über die Phase (Zeit, Budget) Gutachten über Qualität der Ergebnisse Entscheidung (Abnahme, Maßnahme) Plan für nächste Phase Freigabe nächste Phase nächster Termin
Protokoll
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 124
Steuerung
Aufnahme des Problems nicht den Boten bestrafen Ursachensuche nur sinnvoll, um vergleichbares
Problem zu vermeidenKreative Lösung suchen
Änderung der Netzplanlogik Änderung der Rahmen (Inhalt, Qualität, Zeit) Änderung der Methode (kaufen statt entwickeln) Hilfe bei Experten suchen (Delegieren) Verzögerung wo anders wettmachen
Steuerung kommunizieren Neuer Plan Akzeptanz beim Entscheider, evtl. Auftraggeber
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 125
Change-Request-Verfahren
Änderungswünsche werden gebündeltEs findet eine Entscheidung im Change Control Board statt, ob
Änderung ohne Mehraufwand akzeptiert wird Änderung zu Mehraufwand führt Endtermin geändert wird
Jeder Change des Kunden, der eine Auswirkung auf Zeit, Qualität oder Aufwand hat, ist eine Vertragsänderung!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 126
Risikomanagement
„Risk management is a people issue“ Alle Projektbeteiligte tragen Risikoverantwortung Projektleiter initiiert und führt RM-Prozess durch Management ist in der Überwachung und
Steuerung beteiligt
Risiken verändern sich bzgl. Wahrscheinlichkeit, Dringlichkeit und Auswirkung
Risiken + Maßnahmen müssen verfolgt werden
RM-Prozess muss einfach und pragmatisch sein Dokumentation so viel wie nötig, so wenig wie
möglich,
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 127
Beispiele aus der Praxis....(PL)
Situation schon am
Projektanfang reicht die geplante Zeit nicht!
ein Arbeitspaket ist überfällig
was ist die Konsequenz für das Gesamtprojekt?
Auftraggeber sucht einen Schuldigen.
Teammitarbeiter arbeitet in einem anderen Projekt
Drohen oder belohnen?
Tipp nicht drängeln,
neu planen, Synergie ausnutzen
neu planen – kritischer Pfadnicht mehr Leute!
andere AP von Anfang an mit mehr Leute planen
PM ist schuld!Vor das Team stellen.
Einigung mit anderen Projekt suchen – ganz oder gar nichtZeitweise, dann aber am Stück für ein AP.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 128
Meetings (kurz-zielgerichtet)
Agenda vorbereiten- Planung der Ergebnisse (was = warum)- Planung des Ablaufs (wie)
Meeting organisieren- alle einladen (Agenda verschicken)- Raum reservieren, Material bereit (Stift,
Beamer)- Pünktlich sein
Durchführen- Moderation (jeden hören – evtl. Kollegen bitten)- Visualisieren der Agenda- Visualisieren der Ergebnisse- Protokoll der Ergebnisse
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 129
portabel, wenn 0 Aufwand! Installierbarkeit Austauschbarkeit
Die Benutzbarkeit umfasst die Adäquatheit, die Erlernbarkeit und die Robustheit eines Softwaresystems.
Die Fähigkeit Änderungen an den Funktionen vornehmen zu können. Die Wartbarkeit hängt ab, von der Lesbarkeit, der Erweiterbarkeit und der Testbarkeit eines Systems.
Darunter versteht man die Leichtigkeit, mit der ein System in einer anderen Umgebung verwendet werden kann.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 133
Testen
Warum? Beweis, dass die Anzahl der Fehler eines realisierten Systems unterhalb einer definierten Schwelle liegt
Wie?Manuel (Fagan, Testuser), Automatisch, wie oftBlackbox, Whitebox, Debugging, Trace
PlanenWer, Wann, ...Test der Testumgebung
Testen Testbericht
Warum?
Was?
Wie?
ok
Wann?
Modul
TestDaten
TestBericht
Driver
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 134
Abnahme
Der Kunde prüft die Produkte gemäß Spezifikation im Angebot Spezifikation laut Prozess Spezifikation laut vorheriger Phase Qualität bezüglich der Verwendung
Gesetzliche festgelegter Abnahmeprozess AN gibt Produkt zur Abnahme frei AG hat 4 Wo um
- annehmen ohne Mängel- annehmen mit Mängel- ablehnen mit Begründung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 135
Wiederholung: 4. Tag (Mini-Quiz)
Welche Schätzverfahren kennen Sie? Was ist der Unterschied
- einer Schätzklausur- einer Mehrfachbefragung?
(Vorgehen, Vor- u. Nachteil) Was sind Knoten und Kanten?
(EKN, VKN, VPN) Welche Anordnungsbeziehungen kennen Sie? Was sind die Qualitätsmerkmale nach ISO 9126?
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 136
Beurteilung des Erfolgs
Haben wir das Ziel erreicht? Haben wir gut zusammengearbeitet? Wo waren unsere Stärken?
Was haben wir in diesem Projekt gelernt? Was werden wir in Zukunft anders machen?
konstruktive Kritik!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 137
Gründe für erfolgreiche Projekte
1. Einbindung der Nutzer 15,9%2. Unterstützung durch das Management13,9%3. klare Anforderungen 13,0%4. realistische Planung 9,6%5. realistische Erwartungen 8,2%6. kleine Abstände der Meilensteine 7,7%7. erfahrenes und kompetentes Team 7,2%8. Übernahme der Verantwortung 5,3%9. klare Vision und Ziele 2,9%10. konzentriert und gut arbeitendes Team2,4% andere 13,9%
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 138
Es gibt endlich viele Möglichkeiten,
einen Tag zu vertun ...
aber keine einzige,
ihn zurückzubekommen.
Tipp
Ein Tag, der am Anfang eines Projekts verloren geht, tut genauso weh wie ein Tag, der am Ende verloren geht.
Begrenzen Sie Verluste: Blasen Sie scheiternde Anstrengungen frühzeitig ab – ohne Wenn und Aber.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 139
Kommunikationstheorie
Jede Nachricht wird von 4 „Ohren“ empfangen.„Ziehe dich warm an, es ist kalt“ kann bedeuten:
Sachohr -> es ist kalt
Beziehungsohr-> Du bist klein und ich muss dich bemuttern
Selbstoffenbarungsohr-> es hat sich früher nie jemand um sie gekümmert
Appellohr-> zieh Dich an!
ich bin doch kein kleines
Kind
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 140
7. Übungsaufgabe:Hören sie auf allen 4 „Ohren“!
in 2er Gruppen
15 min Zeit
Randbedingung:
1. Sehen Sie man kommt hier her und will gute Arbeit leisten und dann erkennt man, dass alles sinnlos ist, weil der Vorgesetzte alles anders macht.
2. Sie können doch nicht wirklich erwarten, dass ich eine Arbeit von zwei Wochen in einer erledige.
3. Unser neuer Kollege glaubt, das Schießpulver erfunden zu haben.
4. Ich bin nicht schuld!5. Das ist zwar ehrgeizig, aber Sie
schaffen das schon.
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 141
Gute Kommunikation
Beziehungsebene klären Statt auf dem Beziehungsohr, das Gras wachsen
hören: positive Unterstellung Beziehungsprobleme offen ansprechen Im Vorfeld die Beziehungsebene zusichern:
Schulterklopfen, Lächeln, klare AnsageKonflikt auf der Sachebene als Chance sehen
These-Antithese: Synthese Widerspruch als neuer Aspekt Anerkennen und auf Lösungssuche gehen Nicht: entweder/oder, sondern: oder auch
Guter Stil Sachlich bleiben Ausreden lassen, aber selbst kurz
halten Regeln vereinbaren
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 142
Gesprächsführung
Gesprächsbereitschaft sicherstellen Rahmen setzen (Thema) Frage nach Zeit
Akzeptanz der Situation Problem schildern persönliche Sicht (Ich-Botschaft) Abgleich des Verständnisses
Gegenseitige Erwartungen (Ziele) persönliche Sicht (Lösungsvorschlag) Frage nach anderer Sicht
Einigung/Entscheidung Vereinbarung der nächsten Schritte Wann berichten über Erfolg? Dank und Verabschiedung
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 143
Sandwich Feedback - Beispiele
So geht es nicht weiter Herr Meier! Ihre Präsentation ist katastrophal!
Gut finde ich Ihren Mut zu schwierigen Themen Stellung zu beziehen.Im Mittelteil ist mir aufgefallen, dass viele Zuschauer irritiert waren. Mich hat ihr Zeigestab auch nervös und kribbelig gemacht.Vielleicht könnten sie sich etwas einfallen lassen, die Ergebnisse besser zu visualisieren.Im Vergleich zu früher war dies schon viel besser. Weiter so!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 144
Feedback geben
1. Positive Basis schaffen (Rahmen setzen)z.B. darf ich Ihnen meine Wahrnehmung/Meinung schildern?
2. Wahrnehmung mitteilen (Situation aus persönlicher Sicht)z.B. ich hatte beobachtet...
3. Persönliche Reaktion = Wirkung beschreibenz.B: da habe ich mich geärgert...
4. Ziel als persönlichen Wunsch formulieren(möglicherweise als Frage verpacken)z.B: Können Sie beim nächsten Mal...?
5. Nutzen für beide Seiten darstellen(positive Gesamtaussage)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 145
Feedback bekommen
1. Fragen (eigener Rahmen) oder aktiv annehmen (Antwort auf Rahmen)
2. Aktiv zuhören(Fragen, selbst wiederholen, keine Argumentation!)z.B: habe ich richtig verstanden..., Sie haben das so empfunden..?
3. Nachdenken, nachempfindenVersuchen in den anderen zu spürenz.B. aha, da muss ich darüber nachdenken, welche Auswirkungen das hat...
4. Bedanken für das Feedback(Feedback akzeptieren)Es wird keine sofortige Lösung/Änderung erwartet!
Keine Verteidigung. Kein Kampf..
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 146
Reaktionen auf Killerphrasen
1. "Wie kommen Sie gerade jetzt auf diese Frage?"
2. "Nach dieser Killerphrase kommen wir zurück zur Sache."
3. "Soso!"
4. "Vielen Dank für diesen Hinweis.„
5. "Wenn es Ihnen hilft, gebe ich Ihnen gerne Recht."
6. "Wenn Sie darunter verstehen, dass..."
7. "Lieber die Taube auf dem Dach als der Spatz in der Hand“
oder
"Weil wir gerade davon reden, haben Sie den interessanten Film am Freitag über die Buschkaninchen gesehen....
http://www.systems-world.de
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 147
Konfliktmanagement – WinWin
Konfliktlösung auf der Sachebene nach Harvard-Verhandlungsmodell:
gemeinsame Interessen suchen und sichernmeist hinter den Interessen = Motivation
unterschiedliche Ziele motivieren und anerkennen Alternative Wege suchen Objektive Kriterien zur Bewertung
suchen und vereinbaren Kompromiss schließen Kontrolle vereinbaren
Konflikte auf der Beziehungsebene über Zuhören, Feedback, Spiegeln Reindenken mit positiver Unterstellung Moderator/ Mediator
wir
ich du
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 148
8. Übungsaufgabe
Spiel:
Konfliktlösung nach
dem Harvard-Modell
2 Gruppen
20 min Zeit
Sie sind SysOp und sind für die Sicherheit des IT-Systems verantwortlich.
Zugriff von außen ist sehr gefährlich.
Ihr Kollege will für eine Präsentation beim Kunden einen Zugriff von außen, um zu zeigen die Firma ist Spitze in IT.
Randbedingung:
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 149
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 155
Risikomanagement Definitionen
Nach PMBOK (Project Management Body of Knowledge):
Risiko: Ein unsicheres Ereignis oder Bedingung, die im Eintrittsfall einen positiven (!) oder negativen Effekt auf die Projektziele hatRisiko = Eintrittswahrscheinlichkeit * AuswirkungenRisikomanagement: Systematischer Prozess der Identifikation, Analyse und Antwort auf ein Projektrisiko
Nach DIN 69905:
Risikomanagement: Ausschaltung, Vermeidung oder Verringerung von ProjektrisikenIdentifizierung und Bewertung gehört zur Risikoanalyse!
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 156
Nutzen von Risikomanagement
Fokussierung der begrenzten Ressourcen Problemverhinderung reduziert Zeit und Aufwand Schätzungen und Projektpläne werden
zuverlässiger Die Eigner der Risiken werden klar erkennbar Verbessert die Qualität und Vorhersehbarkeit im
Projekt Entkriminalisiert Risiken Bedeutet eine Kulturveränderung
(Risiko + Ignoranz = Problem) Risiken und Nutzen wachsen parallel Die Wahrscheinlichkeit wächst, ein Produkt zur
rechten Zeit mit den richtigen Inhalte in geforderter Qualität im geplanten Budget zu liefern
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 157
Der Prozess des Risikomanagements
Identifizierung
Bewertung
Abschwächung
Verfolgung
Strategie
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 158
Aktionen zur Abschwächung mit Zeitplan und Verantwortlichen
Externer Lieferant als backup ab 15.07. 12 verfügbar
Verfolgung Zeitplan und Verantwortung für Aktionen Weickert, 07/2012, Review 08/2012
Budget Eingeplante Aufwände für Abschwächung 20.000 €
Evolution Kriterien für Neubewertung, Notfallplan Eigene Infrastruktur vorhanden
Notfallplanung
Spezifischer Plan für Risiken, die häufig auftreten
Nichtanwendbar
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 161
Mathematische Risikobewertung
Das Risiko macht ein an sich singuläres Ereignis quantifizierbar und erlaubt eine vergleichende Bewertung
Das Risiko erlaubt, Ungunstereignisse zu quantifizieren und in Ihrer Gesamtheit zu betrachten
Die Addition aller Risiken erlaubt, den Gesamtschaden mit einem Gesamtaufwand zur Abschwächung zu vergleichen und in die Kalkulation mit einzubeziehen
Die quantifizierte Risikobetrachtung hilft dabei, Abläufe und Prozesse systematisch dort zu verbessern, wo es am meisten Nutzen bringt und sie erlaubt systemische Analysen von zusammmengesetzten Risiken
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 162
Risikobewertung einfach halten (1)
WahrscheinlichkeitStufe Wert Kriterien
5 So gut wie sicher Alles deutet darauf hin, dass dies zum Problem wird
4 Sehr sicher Große Wahrscheinlichkeit, dass dies zum Problem wird
3 Wahrscheinlich (50/50) Gleichverteilte Chance, dass dies eintritt
2 unwahrscheinlich Manchmal wird dies zum Problem
1 Fast unmöglich Sehr unwahrscheinlich, dass dies jemals eintritt
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 163
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 164
Risikobewertung: Rechenbeispiel
Risikoeintritt: Wahrscheinlichkeit und Verlust
Regressionstest
Nein
Ja
Kosten 5 Mio.
Kosten 1 Mio.
P=0,75
L=5 Mio
P=0,05
L=30 Mio
P=0,20
L=5 Mio
P=0,30
L=1 Mio
P=0,50
L=26 Mio
P=0,20
L=1 Mio
Kritischer Fehler gefunden
k. F. nicht gefunden
kein k.F.
Kritischer Fehler gefunden
k. F. nicht gefunden
Kein k. F.
Risiko Summe
3,75 Mio
1,5 Mio
1,0 Mio
0,30 Mio
13 Mio
0,20 Mio
6,25 Mio
13,50 Mio
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 165
Risiken abschwächen
Vermeiden (d.h. Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren und damit aber auch nicht die Chancen wahrnehmen, die aus dem Eingehen des Risikos entstehen könnten)
Begrenzen(d.h. Auswirkungen begrenzen, z.B. mit verschiedenen Vertragsmodellen, also ähnlich der Wirkung einer Haftpflichtversicherung ggf. mit Selbstbeteiligung als max. Kosten)
Behandeln(setzt an beiden Faktoren an und optimiert die Summe der Risiken mit begrenztem Aufwand, ist somit ein zusätzlicher Aufwand, um mit kreativen Lösungen die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen reduzieren)
Ignorieren(setzt die Wahrnehmung des Risikos ungeachtet der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Auswirkungen auf Null, ...)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 166
Risiken verfolgen
Grundfragen: Greifen die vereinbarten Aktionen zur
Abschwächung? Sind die Risiken und vereinbarten Aktionen noch
relevant? Hat sich ihre Bewertung verändert? Hat sich der Status der Risiken verändert? Sind die Risiken zu einem Problem geworden? Gibt es neue Risiken?
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 167
Tipps zur Risikoverfolgung Die wichtigsten Risiken kontinuierlich verfolgen Nur so viele Risiken verfolgen wie Kapazitäten zur
Abschwächung eingeplant sind Verfolgung einfach halten mit standardisierten Templates Keine Bestrafung für das Kommunizieren von Risiken Risiken müssen auch mal in Kauf genommen werden und
gleichzeitig abgeschwächt werden (unerwartete Risiken, die bei Auftreten zum Problem werden sind das eigentliche Problem)
Hinreichend genaue Notfallpläne falls Risiken doch mal eintreten (damit es keine Panik gibt,...)
Dokumentation und somit Auditierbarkeit der Risikoverfolgung (vgl. Gesetzgebung bei Kreditvergabe!)
Formalisierte und systematische Reviews zur Fortschrittsverfolgung, Statusbewertung, Entscheidung zwischen handlungsalternativen, Zuweisung von Ressourcen
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 168
Risikostrategie
Risikostrategie als Anleitung für das Tagesgeschäft
Umgang mit typischen sich wiederholenden Risiken Risikomanagement als skalierbarer Prozess
(Risikomanagement funktioniert auch unter unterschiedlichen Randbedingungen)
Systematisierung der internen und externen Kommunikation von Risiken(intern zur Standardisierung des Risikomanagements, extern, um Verbindlichkeit gegenüber Kunden zu erzeugen)
Risikomanagement vor Projektstart(die meisten späteren Probleme sind vor Projektstart bekannt!)
Konsistenz des Risikomanagementprozesses(Risikostrategie als verbindliche Richtlinie für das ganze Unternehmen)
Projekt-management
Weickert/HelmerichMethoden des SW-Projektmanagements 169
Literaturhinweise
http://www.projektmagazin.de/glossar/Projekt Management Body of Knowledge (PMBOK)
http://gpm-ipma.de/index.html International Competence Baseline (ICB)vor allem Buchliste, Kurse u. Veranstaltungen
http://www.software-kompetenz.de/Wissensdatenbank mit 1500 BeiträgenGlossar
http://www.its.qut.edu.au/pp/framework/ Project management Framework (PMF)(englisch, aber viele Artikel)