18 april 2013: Stokje overdragen Een jaar geleden heb ik de mooie titel Secretaresse van het Jaar mogen krijgen. Wat het begin was van een ontzettend leuk jaar met veel nieuwe ervaringen en inspirerende ontmoetingen. Ik heb een aantal radio-interviews gegeven, meegewerkt aan diverse artikelen, columns geschreven en presentaties gehouden, veelal als aftrap van een secretaressebijeenkomst binnen een organisatie, en stukjes geschreven voor mijn weblog. En natuurlijk de lunch op Paleis Noordeinde bij Prins Willem-Alexander en Prinses Maxima. Vandaag heb ik het stokje overgedragen aan de nieuwe Secretaresse van het Jaar. Ik heb erover nagedacht hoe ik die overdracht nu op een leuke en symbolische manier kan aankleden. Daarom heb ik een tovenaarsstokje meegebracht. Als secretaresse goochelen we namelijk, met gezond verstand, met de kennis van onze organisatie en maken we gebruik van de abracadabra die de nieuwste en mooiste technische snufjes ons bieden. Zo creëren we de magie van een goed geoliede omgeving voor onze manager of afdeling. Rondom de verkiezing en de titel Secretaresse van het Jaar hangt ook een bepaalde soort magie. Ik heb het beleefd als een echt sprookje. Een sprookje waarin ik nieuwe ervaringen heb opgedaan, en veel leuke en inspirerende mensen heb ontmoet. In mijn sprookje speelden ook een echte prins en prinses mee. Ik ben heel benieuwd naar de avonturen die Riet Schuppert als Secretaresse van het Jaar gaat beleven. Riet, van harte gefeliciteerd met het behalen van deze mooie titel. Ik wens je vanaf deze plaats heel veel magie en plezier het komende jaar. Met enige weemoed en melancholie neem ik afscheid van deze weblog. Ik heb op deze site een jaar lang met heel veel plezier mijn belevenissen als Secretaresse van het Jaar beschreven. Maar het is mooi zo. Net als een goed zakelijk rapport, had dit verhaal een voorwoord, een aanheft, een inhoud met meerdere hoofdstukken, en nu dus een afronding en een conclusie. Het was een fantastisch en onvergetelijk jaar!
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
18 april 2013: Stokje overdragen
Een jaar geleden heb ik de mooie titel Secretaresse van het
Jaar mogen krijgen. Wat het begin was van een ontzettend leuk
jaar met veel nieuwe ervaringen en inspirerende ontmoetingen.
Ik heb een aantal radio-interviews gegeven, meegewerkt aan
diverse artikelen, columns geschreven en presentaties
gehouden, veelal als aftrap van een secretaressebijeenkomst
binnen een organisatie, en stukjes geschreven voor mijn
weblog. En natuurlijk de lunch op Paleis Noordeinde bij Prins Willem-Alexander en Prinses
Maxima.
Vandaag heb ik het stokje overgedragen aan de nieuwe Secretaresse van het Jaar.
Ik heb erover nagedacht hoe ik die overdracht nu op een leuke en symbolische manier kan
aankleden. Daarom heb ik een tovenaarsstokje meegebracht.
Als secretaresse goochelen we namelijk, met gezond verstand, met de kennis van onze
organisatie en maken we gebruik van de abracadabra die de nieuwste en mooiste technische
snufjes ons bieden.
Zo creëren we de magie van een goed geoliede omgeving voor onze manager of afdeling.
Rondom de verkiezing en de titel Secretaresse van het Jaar hangt ook een bepaalde soort magie. Ik
heb het beleefd als een echt sprookje. Een sprookje waarin ik nieuwe ervaringen heb opgedaan, en
veel leuke en inspirerende mensen heb ontmoet. In mijn sprookje speelden ook een echte prins en
prinses mee.
Ik ben heel benieuwd naar de avonturen die Riet Schuppert als Secretaresse van het Jaar
gaat beleven.
Riet, van harte gefeliciteerd met het behalen van deze mooie titel.
Ik wens je vanaf deze plaats heel veel magie en plezier het komende jaar.
Met enige weemoed en melancholie neem ik afscheid van deze weblog.
Ik heb op deze site een jaar lang met heel veel plezier mijn belevenissen als Secretaresse van
het Jaar beschreven. Maar het is mooi zo. Net als een goed zakelijk rapport, had dit verhaal
een voorwoord, een aanheft, een inhoud met meerdere hoofdstukken, en nu dus een afronding
en een conclusie.
Het was een fantastisch en onvergetelijk jaar!
11 april 2013: Jury kiest finalisten
Vandaag is er weer een belangrijke stap gezet in de
verkiezing voor de Gelukkige Secretaresse van het Jaar
2013. Uit alle aanmeldingen via de website heeft de
selectiecommissie, een team zeer ervaren (interim)
professionals van Manpower en Experis, een shortlist
opgesteld van zes genomineerden. Deze zes dames
hebben vandaag in de Atoomclub te Utrecht een
presentatie gegeven aan de Vakjury.
Deze jury beslist welke drie deelnemers naar de finale gaan. Als SvhJ2012 mag ik deel
uitmaken van deze Vakjury. Heel leuk om nu aan de andere kant van de tafel te mogen zitten.
Zoals je al op de homepage van deze site (vanaf 15 april) kunt zien, zijn de drie finalisten:
Monique van Rossum, Karin Kuilman en Riet Schuppert.
Nu is het aan hen om de komende dagen campagne te voeren. Via de website gaan zij zoveel
mogelijk online stemmen voor zich proberen te winnen. De score hiervan telt voor een deel mee
op de finaledag, volgende week donderdag, op Secretaressedag. Die dag geven ze weer een
presentatie, aan de vakjury én aan het publiek van het derde hoofdstuk van De Gelukkige
Secretaresse. Het publiek mag ook over deze presentaties meestemmen. Maar de stem van de
Vakjury is doorslaggevend. De drie finalisten worden bijgestaan door een presentatiecoach
vanuit Experis om tot een topprestatie komen.
Ik wens de drie finalisten heel veel succes en vooral heel veel plezier met hun voorbereidingen.
Ik kan me nog heel goed herinneren hoe leuk en hoe spannend ik het vorig jaar in deze periode
vond.
12 februari 2013: Deze Gelukkige Secretaresse zegt Alaaf !
Voor een geboren en getogen Brabantse is het een rare
gewaarwording om op carnavalsdinsdag niet in een
carnavalskostuum gekleed te gaan. Dus ga ik in mijn zakelijke outfit
naar het Microsoft kantoor op Schiphol. De eerste keer dat ik daar op
bezoek was, was op 19 april 2012, Secretaressedag. Je weet vast
nog wel: dé dag dat ik die mooie titel kreeg. Nu ga ik daar heen voor
het evenement De Gelukkige Secretaresse.
De Gelukkige Secretaresse is gelukkig in haar werk omdat ze vanuit eigen verantwoordelijkheid
haar keuzes bepaalt. Haar persoonlijke ontwikkeling geeft ze zelf vorm en zij vaart haar eigen
koers. Ze blijft op de hoogte van de ontwikkelingen in haar vakgebied en haalt actief kennis en
kunde. Dit is waar het haar om gaat: waarde toevoegen! Haar vak vindt ze het mooiste wat er is
en ze noemt zich daarom met trots: De Gelukkige Secretaresse!
De Gelukkige Secretaresse is een samenwerking van Manpower, Experis, Microsoft en
Schoevers en biedt een inspirerend ´verhaal´ in drie hoofdstukken.
Een verhaal waar tijdens drie verschillende evenementen je als deelnemer wordt uitgedaagd
om na te denken wat jou een Gelukkige Secretaresse maakt. Drie bijeenkomsten waarbij je
nieuwe vakgenoten leert kennen en je jezelf verdiept in de technologie die jouw werk
interessanter en makkelijker maakt. Met alle bevindingen, leerpunten en tips uit het netwerk die
je in deze drie hoofdstukken opdoet, maak je je eigen persoonlijke document. Een portfolio
waarin je kennis en inspiratie verzamelt en waarmee je jouw koers als duurzaam gelukkige
professional kunt uitstippelen.
Hoofdstuk 1 op 13 november 2012 was een succes. In dit hoofdstuk stond Het Nieuwe Werken
centraal. Thema’s als mentaliteit, cultuur, time-management en tools kwamen aan bod die de
Gelukkige Secretaresse helpen succesvol te zijn in de veranderde wereld van werk.
Het tweede hoofdstuk: De Gelukkige Secretaresse & Personal Branding vindt dus plaats op
carnavalsdinsdag 12 februari 2013. Hoe wil je jezelf profileren naar de buitenwereld, zoals op
social media. Er wordt dieper ingegaan op waar een goed LinkedIn profiel aan voldoet. Tijdens
deze middag besef ik me dat ik weer eens kritisch naar mijn eigen profiel moet gaan kijken. Ik
heb goede tips meegekregen die ik zeker in praktijk ga brengen.
En op 18 april 2013 wordt tijdens hoofdstuk 3 de Gelukkige Secretaresse van het Jaar 2013
bekend gemaakt. Volgens traditie zit de huidige Secretaresse van het Jaar in de jury. Ik mag nu
dus vanuit de andere kant de verkiezing en de organisatie erom heen meemaken. Wordt dus
vervolgd.
1 februari 2013: Sint-Norbertusinstituut te Antwerpen
Door de Belgische leerkracht Marijke D'hooghe ben ik gevraagd om een presentatie te geven
aan haar leerlingen van de studierichting Kantoor. Deze leerlingen van het 5e jaar volgen het
vak Seminarie. Dit is een voorbereiding op hun stage die ze later in het 6e en 7e jaar zullen
volgen. Ze gaan regelmatig op bezoek bij bedrijven en nodigen gastsprekers uit op school.
Mijn voorgangster Karin van Peursen is vorig jaar ook bij hen op school geweest en de
leerlingen waren erg enthousiast over haar lezing.
De leerlingen hebben vooraf van de leerkracht een opdracht gekregen ter voorbereiding op mijn
presentatie en ook de verdere organisatie hiervan wordt aan hun overgelaten (o.a. reservering
en klaarzetten van de zaal en het ontvangst regelen).
Na mijn presentatie vragen de leerlingen (kinderen kan ik ze niet echt meer noemen, ze zijn
rond de 16-17 jaar) me het hemd van het lijf. Met oprechte en goede vragen, ze zijn zeer
geïnteresseerd in het vak Secretaresse. Na afloop blijf ik nog een broodje met Marijke eten en
spreek ik ook enkele andere leerkrachten. Ook voor mij is deze dag een leuke ervaring.
21 maart 2013: Kracht2013
Helaas gaat het evenement Kracht2013 niet door.
Dit zou de eerste editie worden van wat een jaarlijks
terugkerend evenement zou moeten worden, georganiseerd
door Commited in samenwerking met Tout Event.
Als Secretaresse van het Jaar ondersteunde ik dit evenement
(van secretaresses voor secretaresses) van harte en zou ik zelf
ook aanwezig zijn om een presentatie te geven.
Het aantal aanmeldingen bleef echter te ver achter om het evenement
succesvol te laten zijn. Kwaliteit staat bij de organisatie voorop en
daarom vond zij het professioneler om op tijd te stoppen. Maar ze
hebben een goed raamwerk en programma neergezet en ik hoop dan
ook dat Kracht2014 het succes wordt dat het verdient.
Waarom wordt Kracht2013 georganiseerd?
“Ik geloof in de kracht van mijn vak, van mijn beroep als managementondersteuner. Maar in
deze tijden, waarin technologie en ‘Het Nieuwe Werken’ hoogtij vieren, wordt geroepen om een
andere functiebenaming, en wordt gesproken over de nieuwe inrichting van het takenpakket.
Wat ik wil meegeven aan de deelnemers aan Kracht2013 is dat het juist deze functiebenaming
is die ons de kracht en het doorzettingsvermogen geeft om steeds opnieuw om te gaan met
veranderingen, met nieuwe inzichten en nieuwe manieren van werken. Vanuit de wens om
anderen ook dat inzicht te geven is het idee ontstaan om Kracht2013 te organiseren.”
December 2012, Daniëlla van Maldegem
22 januari 2013: Winters sprookje op Kasteel Heeswijk
Mijn eerste bijeenkomst als nieuw lid van de Nederlandse
Vereniging Directiesecretaresse (NVD). Door mijn titel is mij een
jaar lidmaatschap aangeboden. Daar maak ik natuurlijk graag
gebruik van. Kennis delen en netwerken zijn immers de
kernpunten van de NVD.
Door de vele sneeuwval van afgelopen week ligt het kasteel er
zeer sprookjesachtige bij in een hele mooie omgeving. Het
kasteel is een voormalige waterburcht uit de 11e eeuw dat enigszins verscholen ligt in het
bosrijke Brabantse land tussen 's-Hertogenbosch en Eindhoven. Heerlijk dichtbij dus voor mij.
Dus deze keer ga ik niet met de trein, maar kan ik met de auto.
Het programma van deze avond staat in teken van de kracht van de vrouw. Claudia Zwart van
Totara vertelt over haar Global Women Leadership Project en de indrukwekkende interviews
die zij heeft gehouden met internationale vrouwelijke leiders in India, Suriname, Rusland en
Zuid-Afrika. Met dit project is zij nu verbonden aan de Verenigde Naties. De bezoeken hebben
een belangrijke bijdrage gegeven en op verzoek van deze vrouwen gaat Claudia nu een Global
Women Leadership Netwerk opstarten. Op deze avond interviewt zij Lydia van den Bogaard
over wat haar 'kracht en drijfveer' is om hoofdbestuurder te zijn van de NVD. Lydia heb ik leren
kennen als juryvoorzitter van de verkiezing Secretaresse van het Jaar.
We krijgen ook een rondleiding door het kasteel en zien de vele mooie ingerichte kamers en
horen van de gidsen leuke ‘inside’ verhalen. Verder worden we enorm in de watten gelegd met
een heerlijk walking diner. Niet dat wij naar het eten hoeven te lopen, het eten komt gewoon
naar je toe, waar je ook staat of zit.
Ik ontmoet op deze avond een aantal leuke en boeiende mensen. Maar ook kom ik iemand uit
mijn jeugd tegen, vanuit PSV Korfbal. Dus kunnen we samen herinneringen ophalen.
Kortom, ik heb enorm van deze avond genoten en kijk al uit naar de volgende inspirerende
Dinsdag 27 november: Kick-off Teambuilding secretariaat Ministerie van Financiën Sinds september van dit jaar reis ik wat af met het openbaar vervoer, en dan met name met de
trein. Het in- en uitchecken of het aanmaken van een e-ticket is inmiddels routine voor mij.
Voorheen reisde ik zelden met openbaar vervoer. Ik heb namelijk het geluk dat ik op slechts
7 fietsminuten van mijn werk woon, en privé kan ik alles met de auto doen.
Als ik nu op pad ga om als Secretaresse van het Jaar een bijeenkomst bij te wonen, probeer ik
zoveel mogelijk met de trein te gaan. Heerlijk ontspannen, ik neem altijd een kopje thee mee,
kan ik in de trein nog even mijn presentatie doornemen en op de terugweg gewoon genieten
van het uitzicht of een goed boek.
Ook op deze dinsdag in november ben ik weer met de
trein afgereisd, deze keer naar Den Haag. Ik ben
uitgenodigd om een presentatie te geven op de kick-off
van een professionaliseringstraject van het
secretariaat binnen de Auditdienst Rijk (ADR). Deze
dienst maakt onderdeel uit van het Ministerie van
Financiën. Sinds 1 mei 2012 zijn de auditdiensten van de
verschillende departementen samengevoegd tot één
organisatie, de ADR. Als in 2013 ook de auditdiensten van Justitie en Veiligheid en van
Defensie hieraan worden toegevoegd, is de fusie voltooid. De ADR organiseert samen met de
Rijksacademie verschillende bijeenkomsten in het kader van deze fusie. Het
professionaliseringstraject voor de secretaresses is hier een onderdeel van. Waarbij deze
middag dus de kick-off vormt van het programma dat onder begeleiding van een externe
trainer/coach, Nathalie Scholtes, is opgesteld.
In mijn presentatie geef ik aan dat ik het als een belangrijke taak van de secretaresse zie om
voor verbinding te zorgen. Dat speelt bijvoorbeeld als mensen op verschillende locaties werken
of als verschillende afdelingen met elkaar moeten samenwerken. En dat je als secretaresse
mee moet gaan in de veranderingen die er binnen een organisatie spelen. Of dat nu op het
gebied is van ICT, facilitair (denk ook aan het kantoorgebouw zelf) of in de organisatiestructuur
en de wijze van leidinggeven. Dit is voor de secretaresses bij de ADR door de fusie zeker ook
het geval.
4 december: Niet één maar 12 chocoladeletters
Een van de prijzen die ik heb mogen ontvangen bij de verkiezing SvhJ was een cheque van
Schoevers.
Na de zomer ben ik om de 2 weken op dinsdag naar Utrecht gereisd, met de trein weer, voor de
Leergang Professional Performance voor de managementondersteuner. Onder de bezielende
leiding van Annette van Gent ben ik met 10 medecursisten aan de slag gegaan met
onderwerpen als communicatiemodellen, gesprekstechnieken, prioriteiten stellen, assertiviteit,
creativiteit, kernkwaliteiten en samenwerken. Met daaroverheen als totaalsausje ‘Professional’.
Theorie en praktijk wisselden elkaar goed af. Vanuit de groep zelf zijn er veel voorbeelden naar
voren gekomen, waarmee we als groep naar keken hoe zo’n situatie aangepakt kan worden en
elkaar daarin adviezen gaven.
En op de laatste cursusdag, 4 december, hebben we als groep een klein bedankje aan onze
docente gegeven. Een van de onderwerpen in de cursus was out of the box denken.
Nou dat hebben we als groep mooi losgelaten op deze attentie. In eerste instantie dachten we:
Sinterklaas, 4 december, attentie: dat kan niets anders worden dan de mooie chocoladeletter A.
Maar met wat creativiteit (out of the box denken) hebben we dit toch een stapje verder kunnen
doorvoeren. Het woord Professional bestaat uit 12 letters en we waren met 11 cursisten.
Iedereen heeft één chocoladeletter uit dit woord gekocht, behalve één persoon, die mocht er
2 kopen (de dubbele S natuurlijk). Op deze manier kon ieder zelf het budget bepalen, had
iedereen een actiepunt én lagen er op de tafel uitgestald alle smaken, soorten en groottes door
elkaar. Een van de cursisten bleek ook nog eens een kei in het dichten te zijn, met als resultaat
een mooi gedicht van 12 regels, uiteraard beginnend met de bewuste (chocolade)letters. Het
gedicht is door een ander weer op papier geprint met mooi versiersels.
Alles bij elkaar een mooi staaltje Samenwerken. Verpakt in een jute pakjeszak werd dit alles
rond drie uur door de receptioniste van de locatie bij de deur gezet, mét harde bonzen. De rest
spreekt voor zich.
Ik heb de cursus ervaren als heel interessant, professioneel opgezet en uitgevoerd, en heb hele
leuke en lieve meiden leren kennen. Ieder met haar eigen achtergrond, werk- en
levenservaring, karakteristieken én kernkwaliteiten.
16 november: KPN webseminar
Op de 50-jarige trouwdag van mijn ouders verzorg ik in de
ochtend het webseminar Het Nieuwe Werken. Deze wordt
georganiseerd door KPN Event & Conferencing samen met
Management Support.
Tijdens deze webseminar leg ik uit wat Het Nieuwe Werken is
en wat voor impact het heeft voor de managementondersteuner.
Op luchtige wijze en met metaforen naar de wintersport loop ik
door de veranderingen van het secretaressevak. De deelnemers
kunnen op afstand meedoen aan het seminar. Het enige dat zij
nodig hebben, is een (mobiele) telefoon en een pc met
internetverbinding.
Voor mij is dit de eerste keer dat ik op deze digitale manier een presentatie geef. Het is wel
vreemd dat ik mijn ‘publiek’ niet kan zien. Een beetje alsof ik een hele lange voicemail inspreek.
Maar door tijdens de presentatie zogenaamde Poll-vragen te stellen, houd ik de deelnemers
actief betrokken en kan ik inspringen op hun reacties. Na afloop is er ruimte voor
vragen/opmerkingen.
Ik heb er trouwens voor gekozen om tijdens deze webseminar geen webcam te gebruiken.
Zodat ik gewoon met de krullers in mijn haar achter de computer kan zitten en mensen niet zien
als ik te veel op mijn spiekbriefje kijk.
En daarna ga ik natuurlijk met mijn ouders, broers en zus vieren dat het vandaag een hele
speciale dag is. Met mijn haar mooi in de krullen, want die heb ik de hele ochtend in kunnen
hebben. Zondag vieren we het ‘gouden feest’ in het groot met de hele familie (alle neven en
nichten zijn uitgenodigd) en goede vrienden, waarmee mijn ouders zelfs al meer dan 50 jaar