SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN PROSES ADMINISTRASI PUBLIK Disusun untuk Memenuhi Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik Kelas E Disusun Oleh: 1) Ricke Silva Lorenza (145030100111034) 2) Devi Sheila Ismaya (145030100111046) 3) Tasyakurnia Laili Putri (145030101111051) 4) Anastasia Jumriati B. (145030101111057) 5) Yualita Windy Lestari (145030101111086) JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
48
Embed
· Web viewTeknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, bengkel, pompa
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI DAN
PROSES ADMINISTRASI PUBLIK
Disusun untuk Memenuhi Mata Kuliah
Sistem Informasi Manajemen Sektor Publik
Kelas E
Disusun Oleh:
1) Ricke Silva Lorenza (145030100111034)
2) Devi Sheila Ismaya (145030100111046)
3) Tasyakurnia Laili Putri (145030101111051)
4) Anastasia Jumriati B. (145030101111057)
5) Yualita Windy Lestari (145030101111086)
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Munculnya Sistem Informasi Publik. Perkembangan yang mencolok selama
beberapa dasa warsa menjelang dimulainya abad ke-21 ditandai dengan semakin
pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam banyak aspek kehidupan
manusia. Seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik
maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi baru
yang dapat menunjang efektifitas, produktifitas, dan efisiensi mereka. Perkembangan
teknologi informasi dalam hal ini teknologi komputer dapat menunjang pengambilan
keputusan di dalam organisasi-organisasi modern yang memungkinkan pekerjaan-
pekerjaan di dalam organisasi dapat diselasaikan secara tepat, akurat, dan efisien.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan
yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada
semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan
peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu
dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya
dalam proses pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi
informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan
berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi
dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan
berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer sekarang ini dituntut
kemampuan mereka untuk dapat memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi
dan membuat keputusan secara tepat berdasarkan informasi tersebut. Termasuk juga
dalam organisasi publik, permasalahan utama dalam organisasi publik adalah masalah
pelayanan publik.
Pelayanan publik menurut Thaha (1994:14) merupakan suatu kegiatan yang
harus mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik,
mempersingkat waktu pelayanan, dan memberikan kepuasan kepada publik. Seiring
dengan diberlakukannnya otonomi daerah sejak dikeluarkannya UU No. 22 Tahun
1999 UU No. 32 Tahun 2004 yang memberi 2 hak dan kewenangan pada pemerintah
daerah untuk mengukur dan mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan
masyarakatnya serta dalam menghadapi era perdagangan bebas, peranan administrasi
pemerintahan dan perijinan perkotaan menjadi sangat penting. Keberhasilan
pelaksanaan otonomi daerah sangat ditentukan oleh kinerja administrasi pemerintahan
dan perizinan, karena masyarakat menilai baik buruknya otonomi daerah berdasarkan
baik buruknya administrasi dan perijinan. Sementara itu era perdagangan bebas dan
globalisasi juga menuntut tingkat kinerja administrasi pemerintahan dan perijinan
yang tinggi, karena administrasi pemeritahan dan perijinan akan sangat
mempengaruhi tingkat daya saing daerah dan juga produk-produk daerah yang pada
gilirannya akan sangat menentukan kinerja keuangan daerah atau Negara (Ratminto,
2003). Beberapa studi menunjukkan bahwa akar permasalahan administrasi
pemerintahan dan perijinan kota adalah prosedur yang berbelit-belit dan tidak
transparan. Sehingga konsep birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai suatu yang
menyusahkan karena rumit, tidak efisien dan korup. Oleh karena itu prosedur
pemerintahan dan perijinan perkotaan merupakan salah satu hal yang harus dikelola
secara lebih baik demi untuk meningkatkan keberhasilan pelaksanaan otonomi daerah
dan memenangkan persaingan di era globalisasi ini (Ratminto, 2003). Pemenuhan hak
orang lain (masyarakat) yang merupakan tujuan dari fungsi pelayanan publik harus
terus ditingkatkan, baik dari sisi kualitas maupun dari sisi kuantitas. Sisi kuantitas
dapat dilakukan dengan memperbanyak jumlah masyarakat yang dapat dilayani dan
menambah waktu pelayanan, sedangkan sisi kualitas dapat dikurangi dengan
mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan
pelayanan. Beberapa studi dilakukan terkait dengan kepuasan pelanggan terhadap
kualitas pelayanan publik. Diantaranya dilakukan oleh Ratminto (2003) dengan
melakukan survey kepuasan pelangan di Unit Pelayanan Terpadu Perijinan Satu Atap
(UPTPSAP) Kecamatan Sleman, menyimpulkan bahwa pelayanan perizinan berjalan
secara lambat yang disebabkan karena panjangnya prosedur pelayanan dan berbelit-
belit, tidak transparan ditambah lagi dengan penilaian tentang kemampuan aparat
yang masih rendah, sehingga konsep birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai
seuatu yang menyusahkan karena berbelit-belit, tidak efisien dan korup. Selain itu
menurut Dwiyanto (2001:1) hasil survey menunjukkan bahwa 59% masyarakat
pengguna pelayanan menilai pelayanan publik buruk. Dan masih dijumpai berbagai
bentuk patologi birokrasi seperti kelambatan dan sebagainya. Untuk mendukung
pemenuhan kebutuhan tersebut dan upaya mengantisipasi perubahan dan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya pemanfaatan teknologi
informasi instansi pemerintah selaku penyelenggara pelayanan publik menerapkan E-
government (electronic government).
Pengembangan E-government merupakan upaya mengembangkan
penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam
meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisian (Instruksi Presiden
No.3/2003 tentang kebijakan dan strategi nasional). Perkembangan birokrasi
selanjutnya akan mengacu pada knowledge and skill dengan kebutuhan kerja tim.
Oleh karena itu Team dan Information Technology merupakan 2 hal yang sangat
penting dalam pengembangan organisasi (Don Makin Susan. G, 1998 dalam Kaiman
Turnip, 2003). Dengan Global Network, Sistem Informasi Birokrasi, Sistem Informasi
Manajemen, dalam pengambilan keputusan akan bersifat terbuka dan transparan serta
diakses oleh berbagai lapisan sehingga informasi dapat menyebar merata.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Defenisi organisasi publik dan organisasi swasta
Organisasi Publik sering dilihat pada bentuk organisasi pemerintah yang
dikenal sebagai birokrasi pemerintah (organisasi pemerintahan). Atau satu-satunya
organisasi didunia yang mempunyai wewenang “merampok” harta rakyat (pajak),
“membunuh” rakyat (hukuman mati), dan “memenjarakan” rakyat. Organisasi Publik
adalah organisasi yang terbesar yang mewadahi seluruh lapisan masyarakat dengan
ruang lingkup Negara dan mempunyai kewenangan yang absah (terlegitimasi) di
bidang politik, administrasi pemerintahan, dan hukum secara terlembaga sehingga
mempunyai kewajiban melindungi warga negaranya, dan melayani keperluannya,
sebaliknya berhak pula memungut pajak untuk pendanaan, serta menjatuhkan hukuman
sebagai sanksi penegakan peraturan.
Organisasi ini bertujuan untuk melayani kebutuhan masyarakat demi
kesejahteraan sebagaimana diamanatkan oleh konstitusi sebagai pijakan dalam
operasionalnya. Organisasi berorientasi pada pelyanan kepada masyarakat tidak pada
profit/laba/untung.
Sedangkan Organisasi Swasta atau organisasi laba adalah organisasi yang juga
bergerak di bidang pelayanan barang dan atau jasa yang kepemilikannya yang
dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum
pasar oleh satu orang atau lebih yang berorientasi pada keuntungan / laba. Dengan
demikian, jelas organisasi ini mempunyai tujuan utamanya adalah untuk mencari laba
atau untung sebesar-besarnya. Organisasi laba meliputi antara lain perusahaan-
perusahaan berskala kecil hingga berskala besar baik bertaraf local, nasional maupun
internasional. Ciri-cirnya antara lain Dimiliki oleh satu orang atau lebih, berorientasi
pada keuntungan. Organisasi publik identik dengan administrasi pemerintah Seperti
diketahui bahwa kegiatan pemerintah itu bermacam-macam baik dalam hal pelaksanaan
kegiatan tertentu ataupun dalam hal pelayanan yang bersifat monopoli. Jenis kegiatan
yang pertama dapat meliputi hubungan external, pelaksanaan hukum-hukum internal
dan aturan-aturan, pekerjaan sosial, penarikan pajak, dan juga pertahanan. Sedangkan
pelayanan yang bersifat monopoli dapat berupa pelayanan pos, mengontrol imigrasi,
pengaturan listrik, transportasi kereta api. dll.
Identifikasi organisasi publik didasarkan dengan peraturan negara, dibiayai oleh
keuangan negara, dan dioperasionalisasikan oleh aparat yang mempunyai jenjang kariri
tertentu. Konsekuensi pertama dari realitas ini adalah bahwa kewenangan publik
menjadi dibawah kontrol politik.
Departemen-departemen pemerintahan akan menjadi lembaga-lembaga yang
sangat diatur oleh peraturan yang sering membatasi pencapaian tujuan pada pelayanan
publik itu sendiri. Kenyataan bahwa antara negara yang satu dengan negara lain dalam
pelayanan ada perbedaan seperti di Inggris misalnya pemerintah telah bekerja sama
dengan organisasi sosial lainnya dalam rangka pelayanan pada publik. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa administrasi negara bukan sinonim dengan organisasi
pemerintah. Karena administrasi negara akhirnya mencakup semua organisasi sosial,
organisasi swasta yang bersama-sama melaksanakan aspek-aspek kebijakan publik
(publik policy).
Sifat-sifat administrasi organisasi publik berorientasi pada publik
Kaarakteristis khas yang mempunyai sifat-sifat yang berorientasi pada publik, seperti
memiliki perhatian yang tinggi dengan masalah-masalah sosial dan nilai-nilai sosial,
adanya kesadaran yang tinggi dengan pendapat umum, respek pada tanggung jawab
publik.
Melihat administrasi negara berbentuk organisasi publik memiliki ciri khusus
dalam melaksanakan kebijakan publik seperti control politik, akuntabilitas, pemakian
birokrasi pemerintah, pembuatan kebijakan pemerintahan penegakan hukum yang
berbeda dilakukan oleh swasta. Pada hakekatnya pelayanan publik bukan monopoli
pemerintah seperti yang telah dikatakan diatas organisasi swastapun mampu juga
melakukan pelayanan publik. Hanya pada sifat-sifat tertgentu sebagaimana yang
diungkapkan pada pendekatan keempat hal ini menjadi monopoli pemerintah.
Memfokuskan pada sifat publicness Mengutip pendapat dari Robert Danhardt dalam
“Toward A Critical Theory of Public Organization” dari public Administration Review,
1981, maka sifat publikness dijawab dengan perlunya organisasi public memfokuskan
pada demokratisasi hubungan social. Menurut dia administrasi Negara harus
mengkonsentrasikan pada administrasi public yang demokratis daripada orientasi pada
administrsi Negara yang otokratis, dan manajemen partisipatif daripada manajemen
hirarkis.
Perbedaan dan persamaan organisasi publik dan organisasi swasta
Setelah kita pelajari pengertian dari masing-masing jenis organisasi di atas,
maka kita dapat melihat perbedaan-perbedaan diantaranya, yang antara lainnya adalah
sebagai berikut:
1) Orientasi
Organisasi laba berorientasi pada laba atau untung, sedang organisasi public
berorientasi pada pelayanan kepada masyarakat (tidak mencari untung). Sementara
organisasi nirlaba hanya sebagai suatu organisasi yang didirikan untuk mendukung
suatu isu di dalam menarik perhatian publik untuk suatu tujuan yang tidak komersil,
tanpa ada perhatian terhadap hal-hal yang bersifat mencari laba (moneter).
2) Kepemilikan
Kepemilikan organisasi nirlaba tidak jelas siapa sesungguhnya ’pemilik’
organisasi apakah anggota, klien, atau donatur. Pada organisasi laba, pemilik jelas
memperoleh untung dari hasil usaha organisasinya. Sementara pemilikan organisasi
public adalah milik Negara yang dimana telah diatur oleh konstitusi.
3) Dalam hal donatur
Organisasi nirlaba membutuhkannya sebagai sumber pendanaan. Berbeda
dengan organisasi laba yang telah memiliki sumber pendanaan yang jelas, yakni dari
keuntungan usahanya, sedangkan organisasi public didanai oleh pendapatan Negara
atau daerah yang didapat dari pajak.
4) Dalam hal penyebaran tanggung jawab
Pada organisasi laba telah jelas siapa yang menjadi Dewan Komisaris, yang
kemudian memilih seorang Direktur Pelaksana. Sedangkan pada organisasi nirlaba, hal
ini tidak mudah dilakukan. Anggota Dewan Komisaris bukanlah ’pemilik’ organisasi,
sementara di organisasi public yang bertanggung jawab adalah Negara yang
didelgasikan kepada pejabat atau orang tertentu untuk mengelolanya dan kalau tidak
maka dikenai sanksi.
5) Sistem akuntansi yang digunakan
Perbedaan yang lain adalah sistem akuntansi yang digunakan. Pada sektor
swasta sistem akuntansi yang biasa digunakan adalah akuntansi yang berbasis
akrual (accrual accounting). Sedangkan pada sektor publik lebih banyak menggunakan
sistem akuntansi berbasis kas (cash basis accounting).
Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum, yaitu:
No Organisasi
Publik
Organisasi
Privat
1. Tujuan Laba non laba
2. Produk yang
dihasilkan
Publics goods Privat goods
3. Cara
pengambilan
keputusan
demokratis Strategis
bisnis
4. Ukuran kinerja Social
welfare
efisiensi
5. Misi organisasi “melakukan
kebaikan”
“untung rugi”
Meskipun Organisasi Publik memiliki sifat dan karakteristik yang berbeda
dengan Organisasi Swasta, akan tetapi dalam beberapa hal terdapat persamaan, yaitu:
Kedua sektor tersebut, yaitu sektor publik dan sektor swasta merupakan bagian
integral dari sistem ekonomi di suatu negara dan keduanya menggunakan sumber daya
yang sama untuk mencapai tujuan organisasi. Keduanya menghadapi masalah yang
sama, yaitu masalah kelangkaan sumber daya (scarcity of resources), sehingga baik
sektor publik maupun sektor swasta dituntut untuk menggunakan sumber daya
organisasi secara ekonomis, efektif dan efisien. Proses pengendalian manajemen,
termasuk manajemen keuangan, pada dasarnya sama di kedua sektor. Kedua sektor
sama-sama membutuhkan informasi yang handal dan relevan untuk melaksanakan
fungsi manajemen, yaitu: Perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian.
· Pada beberapa hal, kedua sektor menghasilkan produk yang sama,
misalnya: baik pemerintah maupun swasta sama-sama bergerak di bidang transportasi
massa, pendidikan, kesehatan, penyediaan energi, dan sebagainya. Kedua sektor terikat
pada peraturan perundangan dan ketentuan hukum lain yang disyaratkan.
Pada dasarnya antara manajemen publik dan manajemen swasta ada beberapa
persamaan dalam pengelolaan sistem informasinya. Tetapi disamping persamaan
persamaan yang ada, diantara manajemen publik dan manajemen swasta ada juga
perbedaan yang cukup besar dalam konteks, orientasi nilai, sasaran pelayanan.
Persamaan-persamaan yang anda antara sektor publik dan sektor swasta adalah pada
peran dan fungsi manajemen. Sementara itu perbedaannya cukup besar, antara lain
sistem nilai dan landasan ideologinya berbeda. Dunia bisnis merupakan produk dari
ideologi kapitalistik: yang mengurus soal : pemasukan, biaya, keuntungan, dan
pengembangan investasi dengan aplikasi sistem informasi sebagai berikut :
1.Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi
dan transaksi keuangan.
2.Sistem informasi pemasaran(marketing information systems), menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-
kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.Sistem informasi manajemen persediaan(inventory management information
systems).
4.Sistem informasi personalia (personal information systems)
.5.Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems).
6.Sistem informasi teknik(engineering information systems).
Sedangkan manjemen publik, yang terkait erat dengan adminsitrasi publik,
landasan ideologinya muncul dari konstitusi, seperti: kedaulatan rakyat, pembagian