UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL TESIS PRESENTADA PARA LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERÍA COMERCIAL TEMA ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN PARA UNA EMPRESA DE CONTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO DE OBRAS CIVILES, CASO ESPECÍFICO “WASHINGTON MOLINA” AUTORES GARCIA SORIA HECTOR FRANCISCO MEJILLON ENRIQUEZ JEFFERSON VINICIO
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE INGENIERÍA COMERCIAL
TESIS PRESENTADA PARA LA OBTENCION DEL TÍTULO DE INGENIERÍA COMERCIAL
TEMAELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA
ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN PARA UNA EMPRESA DE CONTRUCCIÓN Y
MANTENIMIENTO DE OBRAS CIVILES, CASO ESPECÍFICO “WASHINGTON MOLINA”
AUTORES GARCIA SORIA HECTOR FRANCISCO MEJILLON ENRIQUEZ JEFFERSON VINICIO
TUTOR DE TESISING. ROBIN MARTINEZ M. MSC.
GUAYAQUIL, AGOSTO DE 2015
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN PARA UNA EMPRESA DE CONTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO DE OBRAS
CIVILES, CASO ESPECÍFICO “WASHINGTON MOLINA”
AUTORES:García Soria Héctor Francisco
Mejillón Enríquez Jefferson Vinicio
REVISOR:Ing. Robin Martinez M. MSC.
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Ingeniería Comercial
FECHA DE PUBLICACIÓN: 2015 N° DE PÁGS.: 83
ÁREA TEMÁTICA: Administración
PALABRAS CLAVES: Estructuración, organización, administración, funciones, responsabilidades, empresa,
limitaciones, estructura organizacional, organigrama.
RESUMEN: El desarrollo de este proyecto de titulación, surge de la necesidad de estructurar una organización y
establecer los procesos administrativos que son esenciales para el buen funcionamiento de una empresa. Desde el año
1993, el señor Washington Marcelo Molina Salazar ha venido ejerciendo su profesión como contratista, realizando
actividades de construcción y mantenimiento de obras civiles; sin embargo pese al éxito que ha venido cosechando
existen falencias en cuanto a la organización, funciones, y responsabilidades que deben desempeñar las personas que
trabajan con él, ya que en sus inicios era una empresa familiar; y no se delimitaron funciones ni se estableció una
organización formalmente. El objetivo de esta investigación es diseñar e implementar un estudio organizacional,
estableciendo funciones con sus respectivas responsabilidades y limitaciones. En resumen el proyecto de titulación se
diseñó desde el punto de vista administrativo, partiendo desde la estructura organizacional y la importancia de
establecer funciones y responsabilidades a las personas que asumen los cargos dentro de ella, estableciendo
prioridades y netamente lo necesario y fundamental, sin duplicidad de funciones para que cada elemento de la
organización cuente con una posición específica y única en el organigrama.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN: Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDFSI NO
CONTACTO CON AUTORES:García Soria Héctor Francisco
Mejillón Enríquez Jefferson Vinicio
Teléfono:0997059709
0985790839
E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre: Ing. Janeth Bonilla
II
Departamento de Secretaria Teléfono: 042394259
CERTFICACIÓN DE ANTIPLAGIO
III
INDICE GENERAL
FICHA DE REGISTRO DE TESIS...........................................................................II
CERTFICACIÓN DE ANTIPLAGIO....................................................................... III
INDICE GENERAL................................................................................................ IV
INDICE DE TABLAS.............................................................................................VII
INDICE DE GRAFICOS.......................................................................................VIII
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR..............................................................................IX
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGO................................................................X
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR.............................................................XI
AGRADECIMIENTO.............................................................................................XII
DEDICATORIA....................................................................................................XIV
RESUMEN...........................................................................................................XVI
ABSTRACT.......................................................................................................XVIII
INTRODUCCIÓN.....................................................................................................1
CAPÍTULO I............................................................................................................2
DESCRIPCION DE LA INVESTIGACIÓN...............................................................2
1.1 PROBLEMA: ORGANIZACIONAL...............................................................2
1.2 ENFOQUE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL........................................3
1.3 OBJETIVOS..................................................................................................4
1.4 MARCO CONTEXTUAL................................................................................5
1.4.1 FUNDAMENTACIÓN Y SITUACIÓN ACTUAL......................................5
IV
1.4.2 CULTURA ORGANIZACIONAL.............................................................7
1.5 MARCO TEORICO........................................................................................9
1.5.1 TEORÍAS ORGANIZACIONALES........................................................10
1.5.2 EMPRESAS FAMILIARES...................................................................11
1.5.3 ADMINISTRACIÓN...............................................................................17
1.5.4 DESARROLLO ORGANIZACIONAL...................................................24
1.5.4.1 Valores del desarrollo organizacional..........................................25
1.5.4.2 Etapas del desarrollo organizacional...........................................26
1.5.4.3 Técnicas de desarrollo organizacional........................................27
1.5.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL....................................................29
1.5.5.1 Centralización y Descentralización..............................................31
1.5.5.2 Áreas de mando.............................................................................33
1.5.5.3 Manuales de organizaciones y funciones....................................33
1.5.5.4 Organigramas...............................................................................35
1.5.5.5 Simbología de los organigramas................................................35
1.5.5.6 Zonificación de los Organigramas..............................................37
1.5.5.7 Clasificación de los Organigramas.............................................38
1.5.5.8 Descripción y perfil de Puestos..................................................44
1.5.6 ESTUDIO DE CASO.............................................................................45
1.5.7 WASHINGTON MOLINA SALAZAR COMO ESTUDIO DE CASO......47
CAPITULO II.........................................................................................................49
V
ASPECTOS METODOLÓGICOS..........................................................................49
2.1 TIPO DE ESTUDIO: DESCRIPTIVO...........................................................49
2.2 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN...............................................................51
2.3 OBJETOS DE TRABAJO...........................................................................52
2.4 ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEL NEGOCIO DE WASHINGTON MOLINA SALAZAR....................................................................53
CAPITULO III........................................................................................................55
RESULTADOS Y ANÁLISIS.................................................................................55
3.1 ENTREVISTAS (ORGANIGRAMA)............................................................55
3.2 ENTREVISTAS (DESCRIPCIÓN DE PUESTOS)........................................57
3.3 OBSERVACIÓN DIRECTA.........................................................................58
3.4 CUESTIONARIOS.......................................................................................59
3.4.1 ENCUESTA..........................................................................................59
3.4.2 ANÁLISIS DE LOS CUESTIONARIOS................................................61
3.5 DISEÑO ORGANIZACIONAL.....................................................................71
3.6.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA....................................................73
3.6.2 DESCRIPCIÓN DE CARGOS...............................................................75
CAPITULO IV........................................................................................................79
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................................................79
4.1 CONCLUSIONES..........................................................................................79
4.2 RECOMENDACIONES...............................................................................80
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.....................................................................82
VI
INDICE DE TABLAS
Tabla 1 61
Tabla 2 62
Tabla 3 63
Tabla 4 64
Tabla 5 65
Tabla 6 66
Tabla 7 67
Tabla 8 68
Tabla 9 69
Tabla 10 70
VII
INDICE DE GRAFICOS
Grafico 1 62
Grafico 2 63
Grafico 3 64
Grafico 4 65
Grafico 5 66
Grafico 6 67
Grafico 7 68
Grafico 8 69
Grafico 9 70
Grafico 10 71
VIII
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
IX
X
CERTIFICACIÓN DE GRAMATÓLOGO
XI
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR
POR MEDIO DE LA PRESENTE CERTIFICO QUE LOS CONTENIDOS
DESARROLLADOS EN ESTA TESIS SON DE ABSOLUTA PROPIEDAD Y
RESPONSABILIDAD DE MEJILLON ENRIQUEZ JEFFERSON VINICIO Y
GARCÍA SORIA HÉCTOR FRANCISCO CON C.I 0917387532 Y 0923667448
RESPECTIVAMENTE.
CUYO TEMA ES:
“ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA PARA LA ESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL DE LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN PARA UNA
EMPRESA DE CONTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO DE OBRAS CIVILES,
CASO ESPECÍFICO “WASHINGTON MOLINA””
DERECHOS QUE RENUNCIAMOS A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL, PARA QUE HAGA USO COMO A BIEN TENGA.
______________________ ______________________
JEFFERSON MEJILLON E. HÉCTOR GARCÍA S.
C.I # 0917387532 C.I # 0923667448
GUAYAQUIL, JULIO DE 2015
XII
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios, quien ha sido parte fundamental de mi vida y
me ha dado la fortaleza y sabiduría para seguir adelante con mis estudios y
cumplir con las metas que me he planteado.
A mis padres por todo el sacrificio, esfuerzo y por los momentos difíciles que
siempre han estado conmigo dándome sus sabios consejos. A mi padre por ser
ejemplo de la lucha y constancia, a mi madre por haberme educado con buenos
valores y principios.
A mis amigos y compañeros que hice a lo largo de mi carrera universitaria,
quienes en conjunto hemos salido adelante.
Mi agradecimiento a todos quienes conforman la Facultad de Administración de la
Universidad de Guayaquil, por el apoyo brindado durante la formación
universitaria. Y a nuestro tutor Ing. Robin Martínez por el apoyo constante e
incondicional para la elaboración de la tesis, quien nos transmitió sus
conocimientos para cumplir con nuestro objetivo.
Héctor García
XIII
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme salud para luchar día a día, por las ganas de salir
adelante, ya que hoy se ven reflejadas con la culminación de una etapa más de
mi vida.
Mi agradecimiento a mis padres, personas muy importante en mi vida, ya que han
sido muestra de ejemplo de que las cosas se consiguen con esfuerzo y
dedicación; por guiarme desde niño e inculcarme amor y valor por los estudios.
A mi tutor de tesis Ing. Robin Martínez por compartir sus experiencias y
conocimientos a lo largo del desarrollo del trabajo de Tesis.
A todos mis maestros de la Facultad de Ciencias Administrativas que me han
transmitido sus conocimientos y gracias a ellos hoy estoy culminando mi carrera.
Jefferson Mejillón
XIV
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi padre Pedro García López y a mi madre Gina Soria
Campuzano, también a aquellos buenos amigos que me daban fuerzas para
seguir adelante y a todos quienes han sido un verdadero ejemplo de honestidad y
constancia a lo largo de mi vida.
A mi familia en general, porque todos han contribuido a mi desarrollo académico y
profesional y por quienes hoy soy una persona alcanzando una meta propuesta
hace muchos años.
Mis maestros desde que ingrese a esta Universidad hasta este momento en que
he logrado concluir con mis estudios universitarios ya que gracias a ellos tengo la
posibilidad de ser un Ingeniero Comercial.
Héctor García
DEDICATORIA
XV
Esta tesis se la dedico principalmente a mi madre y padre quienes siempre me
brindaron su apoyo incondicional, a mi hermano y familia en general quienes me
ayudaron en mi formación desde pequeño, inculcándome buenos valores y
hábitos, a ellos les debo gran parte de mis logros alcanzados hasta el día de hoy,
todos han sido, son y seguirán siendo pilar importante y fundamental en mi vida.
Finalmente a todos mis maestros de la Universidad, compañeros de aula y
amigos, ya que esto es un logro de todos.
Jefferson Mejillón
XVI
RESUMEN
El desarrollo de este proyecto de titulación, surge de la necesidad de
estructurar una organización y establecer los procesos administrativos que son
esenciales para el buen funcionamiento de una empresa.
Desde el año 1993, el señor Washington Marcelo Molina Salazar ha venido
ejerciendo su profesión como contratista, realizando actividades de construcción y
mantenimiento de obras civiles; sin embargo pese al éxito que ha venido
cosechando existen falencias en cuanto a la organización, funciones, y
responsabilidades que deben desempeñar las personas que trabajan con él, ya
que en sus inicios era una empresa familiar; y no se delimitaron funciones ni se
estableció una organización formalmente.
El objetivo de esta investigación es diseñar e implementar un estudio
organizacional, estableciendo funciones con sus respectivas responsabilidades y
limitaciones.
La metodología que se aplico fue la entrevista a las personas que participan
en la organización y la observación directa en el desarrollo de las actividades
diarias. Para establecer la organización formalmente y establecer funciones se
realizaron las siguientes actividades:
1. Recopilación de información referente a los inicios de la organización.
2. Establecer métodos para recabar información proveniente de los miembros
de la organización.
3. Recopilar información sobre: organizaciones, empresas familiares,
funciones, análisis y descripción de cargos.
4. Recopilar información respecto a las competencias y capacidades de los
miembros de la organización para llevar a cabo tareas.
XVII
5. Análisis de resultados
6. Interpretación de resultados
7. Diseñar una organización mediante un Organigrama.
En resumen el proyecto de titulación se diseñó desde el punto de vista
administrativo, partiendo desde la estructura organizacional y la importancia de
establecer funciones y responsabilidades a las personas que asumen los cargos
dentro de ella, estableciendo prioridades y netamente lo necesario y fundamental,
sin duplicidad de funciones para que cada elemento de la organización cuente
con una posición específica y única en el organigrama.
XVIII
ABSTRACT
The problem that gave rise to the development of this thesis, is the need to
structure an organization and establish administrative processes that are essential
for the smooth running of a company headed by a contractor.
Since 1993, Mr. Washington Marcelo Molina Salazar has been plying his
profession as a contractor, He carries out construction and maintenance of civil
works; However despite the success that has been reaping, there are deficiencies
in the organization, functions and responsibilities that people who work with him
should perform, because in the beginning it was a family business; and no
functions were limited even a formal organization was established.
The objective of this research was to design and implement an
organizational study, setting functions with their responsibilities and limitations.
The methodology applied was the interview the people involved in the organization
and direct observation in the development of daily activities.
To formally establish the organization and functions set the following activities
were carried out:
1. Gathering information about the beginnings of the organization.
2. Establish methods to gather information from members of the organization.
3. Gather information on: organizations, family businesses, functions, analysis
and job descriptions.
4. Collect information about the skills and abilities of the members of the
organization to perform tasks.
5. Analysis of results
6. Interpretation of results
XIX
7. Designing an organization by an organization chart.
In summary the thesis was designed from the administrative point of view,
starting from the organizational structure and the importance of roles and
responsibilities to people who assume positions within it, setting priorities and
clearly necessary and fundamental, without duplication of functions each element
of the organization has a specific and unique position within the organization.
XX
INTRODUCCIÓN
La organización como parte fundamental de toda empresa debe estar
debidamente establecida de una manera formal como parte esencial de la
administración, cualquier inconveniente con la estructura organizacional de toda
empresa afecta a las demás actividades. Por esto la importancia de estar
organizados y ejercer el debido control y seguimiento a las actividades.
El diseño de un modelo organizacional que se presenta como propuesta al
negocio dirigido por un contratista, se elabora teniendo como pilar fundamental
los resultados obtenidos del trabajo de investigación del estudio de caso, con la
finalidad de que la cabeza de la organización, en este caso el señor Washington
Molina Salazar tenga a su favor una estructura administrativa con la cual cuente
para alcanzar metas y lograr la efectividad administrativa en este tipo de
negocios, orientados a las actividades de construcción y mantenimiento de obras
civiles y por lo consiguiente se aspira a ser más competitivos dentro del sector de
la construcción, en un mercado cambiante que cada vez cuenta con clientes más
exigentes.
El contenido de cada uno de los capítulos se los desarrollara basándonos
en los problemas que se han originado en la empresa dentro de un periodo de
tiempo específico y también en peticiones personales por parte del contratista.
1
CAPÍTULO I
DESCRIPCION DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PROBLEMA: ORGANIZACIONAL
El Señor Washington Marcelo Molina Salazar es un contratista que se
dedica específicamente a la actividad de construcción y mantenimiento de obras
civiles, que en sus inicios se estableció como negocio familiar entre los cuatro
hermanos, Alberto, Roberto, Gregorio y Washington Molina Salazar; y a lo largo
del tiempo se fueron sumando más personas que contribuyeron notablemente al
crecimiento del negocio.
Desde el año 2011, la situación del negocio ha venido mejorando,
obteniendo más contratos de mantenimiento de infraestructuras, sin embargo las
diferencias entre los miembros de este negocio cada vez fueron más evidente
tales como: a) cada hermano tenia contratos por separado usando el nombre del
Señor Washington Molina Salazar como contratista principal, b) ninguno rendía
cuentas al propietario del RUC, c) no habían registros suficientes de compras ni
cuentas claras en cuanto a lo que se invertía, lo que se gastaba y lo que
realmente ingresaba por cada contrato. En resumen el negocio marchaba con
falta de organización y sin dirección alguna.
A principios del año 2014, el Señor Washington Molina decide dirigir el
negocio como propietario que es, delegando funciones a los otros miembros de su
organización, para que cada uno se haga cargo de una función y tareas
específicas, sin embargo no está establecido formalmente y de vez en cuando
surgen inconvenientes en la unidad de dirección y de mando, ya que las
atribuciones que se toman algunas personas suelen ocasionar conflictos entre
trabajadores y a la larga se ha visto perjudicada la empresa; tanto así que muchos
clientes han decidido finiquitar contratos.
2
Es evidente que la falencia es la organización formal junto con un correcto
análisis y descripción de puestos. Es necesario diseñar una estructura de tal
manera que ya no exista problemas relacionados con duplicidad de funciones y la
toma de atribuciones, ya que trabajar en estas circunstancias provoca problemas
y luego no hay manera de saber quién debe tomar decisiones o realizar alguna
actividad específica.
Finalmente se puede identificar claramente la pregunta que se pretende
responder. ¿Qué tipo de estructura organizacional se debe implementar para que
el negocio del Señor Washington Molina logre establecerse formalmente sin que
existan conflictos en la unidad de dirección y Mando?
1.2 ENFOQUE: DESARROLLO ORGANIZACIONAL
El gran problema que se presenta es la falta de una organización formal.
Con el fin de acabar con este problema se diseñara una adecuada estructura
organizacional en la que quede establecido cada cargo con sus funciones y
responsabilidades, siendo la manera en la que cada uno de los individuos que
forman parte de la empresa en todos sus niveles tengan claro a quien le rinden
cuentas y que personal tienen bajo su responsabilidad.
La propuesta que se plantea consiste en enfocar lo más importante de la
organización y plasmarlo en cargos, sin que exista duplicidad de funciones ni
responsabilidades, así se busca la mayor productividad y eficacia organizacional y
sobre todo el orden y control que tanto hace falta en cada uno de los niveles
jerárquicos.
3
Es totalmente primordial enfocarse en las personas y sus cargos, ya que el
éxito organizacional depende del buen desenvolvimiento y competencias que
tengan las personas en la ejecución de sus funciones, por tal razón se ubica a
cada elemento en el cargo que mejor se desempeñe, basándose en la
experiencia y los conocimientos con los que cuentan.
1.3 OBJETIVOS
Con la finalidad de establecer la organización formalmente se plantea cumplir
con el siguiente objetivo:
- Objetivo General:
Elaborar una propuesta de estructuración organizacional acerca de la
gestión y administración para una empresa de construcción y mantenimiento
de obras civiles.
- Objetivos Específicos:
i) Determinar los beneficios para el contratista con la implementación de
una propuesta de estructuración organizacional.
ii) Analizar las funciones dentro de una organización y determinar sus
principales competencias.
iii) Analizar y determinar el tamaño de la organización para establecer una
adecuada estructuración organizacional.
iv) Valorar la viabilidad de este proyecto en el sector de la construcción y
obras civiles del caso específico Washington Molina.
Con la aplicación de esta propuesta se estima que se eliminara todo tipo de
conflicto que ocasiona la falta de organización en esta empresa, ya que todo
4
inconveniente se ha generado por la falta de una estructura organizacional y es
meramente fundamental y necesario que todo este establecido formalmente; así
la administración del negocio encabezado por el Señor Washington Molina podrá
retomar su dirección.
1.4 MARCO CONTEXTUAL
1.4.1 FUNDAMENTACIÓN Y SITUACIÓN ACTUAL
A lo largo del tiempo la construcción de obras civiles, la remodelación y
mantenimiento de infraestructuras se han hecho más frecuentes; con el paso de
los años en el sector público se ha incrementado en muchas ciudades de nuestro
país esta actividad, ya sea como parte de proyectos estatales, municipales o
locales; en cuanto al sector privado podemos decir que también se ha
incrementado las actividades de construcción debido a proyectos habitacionales y
conjuntos residenciales.
En el sector público se implementó el sistema nacional de contratación
pública, regentado por el Servicio Nacional de Contratación Púbica (SERCOP), se
gestionan procesos de adquisición de bienes y servicios en todo el territorio
nacional dando oportunidad a muchas más empresas y personas que brindan
diferentes tipos de servicios, entre ellos los servicios de construcción de obras
civiles y mantenimientos en general de infraestructuras, es por tal razón que
muchas empresas incluido contratistas deciden ampliar sus horizontes y formar
parte de procesos de contratación, participando en licitaciones, subastas y demás
procedimientos que dan verdaderas oportunidades de crecer debido a que se
manejan grandes contratos, y procesos transparentes con el fin de que ambas
partes de vean beneficiadas.
5
Sin embargo la oportunidad de crecer sostenible y sustentablemente en
ciertas empresas o personas naturales se ve comprometida, debido a
inconvenientes relacionados netamente con la administración de sus negocios,
muchos no cuentan con la estructura organizacional adecuada ya que suelen ser
negocios familiares o simplemente carecen de planificación y sistemas que les
permitan conocer el estado situacional de su negocio.
La necesidad de crecer de todo tipo de negocio se presenta en la medida
en la que éste va teniendo éxito. Hemos visto personas que emprenden su
negocio y que son dedicadas a él, fijando metas y objetivos con el fin de hacer
conocer su producto o el servicio que brindan, logrando establecerse y
mantenerse hasta convertirse en grandes empresas; sin embargo no todos lo
logran debido a la falta o muy poca organización, planeación, dirección y control;
problema que conlleva muchas veces a la caída y hasta la desaparición de un
negocio.
En el sector de la construcción existen muchos casos en las que personas
que han empezado con pequeños trabajos, tales como simples mantenimientos
y/o refracciones en obras civiles, hasta convertirse en grandes empresas
contratistas debido a los resultados obtenidos y satisfacción de sus clientes.
Para un contratista es muy importante tener un control integral, el que le
permita tener información clara y precisa de cada una de sus obras civiles o de
servicios de mantenimiento, así mismo informes que detallen todos los recursos
utilizados y por utilizar en tiempo real, herramienta que ayuda a tener un buen
control en la ejecución de cada proyecto.
Washington Molina Salazar es un contratista que se ve en la necesidad de
establecer una organización formal y bien estructurada, en la que se designe
responsabilidades y obligaciones, ya que existen inconvenientes respecto a las
competencias, unidad y dirección de mando de su equipo de trabajo. Además de
6
la falta de organización es notoria la escaza planeación porque no tiene
establecido las condiciones y suposiciones bajo las cuales se desenvuelve su
negocio.
1.4.2 CULTURA ORGANIZACIONAL
Como parte fundamental y primordial de esta propuesta de estructuración
organizacional de la gestión y administración para una empresa de construcción y
mantenimiento de obras civiles, se planea definir la misión y visión, ya que es
necesario para tener una idea más clara de las metas que se plantean a corto y
largo plazo.
MISION
Somos una empresa enfocada en atender las necesidades en el ámbito de
la construcción y mantenimiento de obras civiles, que cuenta con personal
capacitado y experimentado con la finalidad de satisfacer a nuestros clientes.
VISION
Ser una empresa líder y reconocida en el sector de la construcción a Nivel
Nacional.
En las empresas existen diferentes culturas administrativas, las cuales son
guía para dirigir un negocio, entre tantas tenemos: 1) autoritaria, 2) burocrática, 3)
por objetivos y 4) de motivación.
7
La Cultura Administrativa Autoritaria
Las decisiones son tomadas por una sola persona; la misma persona que
puede tomar una gran decisión y direccionar a la empresa hacia el éxito es el
mismo quien puede llevarla al fracaso rotundo.
La cultura autoritaria se muestra con la decisión única y rotunda del gerente,
dejando de lado la opinión y la asesoría, por más necesario que pueda resultar
contar con ideas y planes, estos son dejados en un segundo plano. Es evidente
como se abaratan costos con este modelo de cultura administrativa ya que no se
realizan actividades adicionales y no se necesita otras opiniones para tomar
decisiones.
Se torna insegura cuando hay una mala decisión tomada que afecta a las
empresas en general, teniendo como limitación la experiencia y conocimiento de
la máxima autoridad
La Cultura administrativa Burocrática
Se fundamenta en los métodos y procedimientos, tiene normas que orientan a
cómo y qué hacer, dando espacio a la libertad de administrar con liderazgo en los
mandos medios y busca erradicar errores e improvisaciones mediante el trabajo
en equipo.
Para este tipo de cultura administrativa se necesita realizar inversión en el
ámbito tecnológico además de capacitar frecuentemente a los empleados para
mantener el alto grado de eficiencia.
La Cultura Administrativa por Objetivos
Se basa en alcanzar los objetivos y metas planteadas, su único propósito es
lograr lo dispuesto elaborando estrategias las cuales permitan que la empresa se
adapte a cambios, no obstante no todos los miembros de una organización
pueden trabajar en un ambiente bajo presión y se sienten desmotivados, ya que
no siempre son recompensados por la consecución de metas.
8
La Cultura Administrativa de Motivación
Es muy parecida a la administración por objetivos, pero con la diferencia que
se motiva a los individuos para que den el mayor esfuerzo de cada uno y a
cambio son recompensados social y económicamente.
Este tipo de cultura administrativa da lugar a inconvenientes relacionados con
los intereses personales, ya que trabajan por recompensas y el ambiente se
vuelve de competencia y quien resalte y contribuya con más valor a la
consecución de las metas será el ganador.
.
1.5 MARCO TEORICO
La organización de una empresa es parte fundamental para el desarrollo de
la misma, ya que es la estructura intencional de las funciones y roles que se
desempeñan, sin embargo a pesar de existir una organización formal, no quiere
decir que no hayan inconvenientes en lo que respecta a la unidad de dirección y
de mando, de parte de los funcionarios.
El objetivo de organizar es colocar a cada persona con sus debilidades y
fortalezas en el mejor puesto, en el cual pueda desenvolver y desempeñar de la
mejor manera sus competencias; así mismo lograr que cada objetivo personal sea
una contribución al objetivo organizacional.
No existen razones para una desorganización puesto que se lo debe hacer
en todo tipo de negocio sin importar el tamaño ni naturaleza de la empresa ya que
la falta de organización en todo organismo genera el conflicto de mando e
intereses, ya que no establecida cada función y responsabilidades en el momento
que surja un problema no van a existir personas que respondan formalmente por
dicha acción.
9
Algunas causas por las que fracasan las empresas son relacionados con
problemas para vender un bien o servicio, producir u operar, una escaza
planificación, poco control y corrección de errores.
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y
Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. La información
que se genere en cada departamento o funcionario contribuirá a alcanzar el
objetivo general de la empresa, en especial la Planificación y el Control.
1.5.1 TEORÍAS ORGANIZACIONALES
En la obra de Gómez G. (2004) llamada “Planeación y Organización de
Empresas” podemos encontrar la teoría organizacional, la cual describe tres
puntos de vista: 1) Clásica, 2) Neoclásica y 3) Moderna.
Teoría ClásicaDescribe la anatomía organizacional formal y se estructura en cuatro bases
principales:
- División de Trabajo:
Se encuentra la estructura organizacional, tal como la especialización y la
departamentalización.
- Los Procesos Funcionales y Numéricos:
El proceso funcional se enfoca en el crecimiento vertical y horizontal; El
proceso Numérico hace referencia a la cadena de mando, la delegación
de autoridad, Unidad de mando, Unidad de dirección y la responsabilidad
de informar.
10
- La Estructura:
Es la relación que se tiene entre todos los miembros de la organización
para alcanzar objetivos.
- El Control:
Se refiere a la cantidad de subordinados a quienes un administrador
puede ejercer control.
Teoría NeoclásicaTrata sobre las relaciones humanas tomando las mismas bases de la teoría
clásica, pero haciendo énfasis en que las actividades se ven afectadas por
quienes las desarrollan. Además dentro de esta teoría se hace hincapié a puntos
tales como: No a todos se les puede delegar actividades o tareas y la duplicidad
de funciones causa que no se ejecute correctamente una tarea.
Teoría Moderna
Se estudia a la organización como un sistema, porque se considera a la
organización en su totalidad. Se tratan las siguientes premisas:
- Las partes en masa y movimiento de los individuos hacia el sistema y
fuera del mismo.
- La interacción de los individuos con el ambiente en el que se encuentra el
sistema.
- Las interacciones de los individuos dentro del sistema
- Los problemas del crecimiento general y estabilidad de los sistemas.
1.5.2 EMPRESAS FAMILIARES
Una empresa es un organismo el cual tiene un fin socio-económico, es
decir no solo vende sus bienes o presta un servicio para obtener un beneficio
11
monetario, sino que también brinda facilidades a las personas para que adquieran
sus productos y satisfacer sus necesidades (Audirac y otros, 2002).
Un gran número de empresas han empezado como pequeños negocios y
con el paso de los años progresan y se convierten en grandes empresas y crean
una buena reputación que hace que la consecución de nuevos clientes sea cada
vez más frecuente, ya que para la mayoría de clientes se fijan en la reputación y
marca de sus proveedores.
En el libro de Joan Ginebra (2001) denominado “Las Empresas Familiares”,
expresa claramente que cada empresa familiar tiene realidades distintas, en el
aspecto de las características, naturaleza o sus fines propios. Un concepto que
ayuda a entender un poco más a los negocios familiares es: la realidad de las
empresas y la realidad de las familias. La realidad de las empresas es la
obtención del beneficio económico y es su única justificación; y la realidad de las
familias resalta la superación y autorrealización de cada miembro del grupo
familiar.
Las empresas familiares se denominan como tal por la única razón de que
los miembros de la familia son dueños de las propiedades y la participación de
estos es notoria porque tienen el mismo apellido o parientes de hasta un segundo
grado de consanguinidad; esto da como resultado que sean hasta tres
generaciones que intervienen en la administración.
Las empresas familiares consiguen éxito cuando se emplea la
administración de manera profesional y los intereses personales se deben dejar
en segundo plano, ya que esto afecta desde la cabeza de organización hasta el
último nivel organizacional. El equilibrio entre familia y empresa se lo debe realizar
en medida que los objetivos personales y los organizacionales no afecten en la
consecución de un objetivo que se planteó previamente, evitando que la familia
afecte a la empresa y que la empresa no afecte a la familia, debido a que la
12
familia y las empresas existen por razones distintas (Longenecker, Moore, y Petty,
2001), las cuales podemos describir es los siguientes puntos
- La función principal de la familia se relaciona estrechamente con el cuidado
de sus miembros mientras que la de la empresa se relaciona con las
ventas de sus bienes y/o servicios.
- Las metas dentro de la empresa son en busca de rentabilidad y en la familia se identifican con el desarrollo de cada individuo.
Las empresas familiares son organizaciones como cualquier otra, pero con
una gran carga emotiva, debido a esto lo que comprende a la familia y sus
miembros ejercen una influencia muy grande sobre ella. Existen muchas maneras
en las que se podrían evitar y/o reducir los problemas familiares que se pueden
ocasionar debido a la convivencia diaria dentro de la misma organización, entre
ellas tenemos:
Establecer la visión adecuada
La visión como herramienta muy poderosa que alienta a la organización a
cumplir sus metas y objetivos, es decir pensar en el futuro de la empresa
partiendo del presente en que nos encontramos y la realidad la cual encaramos.
En la visión se establece lo que queremos ser, hacia donde queremos
llegar a largo plazo, teniendo como referencia un periodo de tiempo de 5 hasta 20
años, dependiendo al tipo de empresa y a la actividad que desarrolla.
La visión no siempre es alcanzable porque muchas veces determinamos
metas inalcanzables pero son inspiración para los miembros de la organización.
Una vez creada la visión organizacional adecuada, se debe socializarla con
cada miembro de la empresa dentro de todos sus niveles jerárquicos, con esto se
logra que los miembros de una familia, los cuales muchas veces son cabeza de la
organización tengan la visión clara y unificada.
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Es muy importante que todos participen de la creación de la visión, de tal
forma se sentirán más comprometidos con la empresa.
Establecer y esclarecer las reglas dentro del entorno familiar
Todas las personas que son miembros de una familia y a su vez forman
parte de una empresa, deben tener claro cuáles son las cuestiones
fundamentales de la organización, tales como la limitación de funciones y la
responsabilidad ya sea esta individual o compartida.
No todos conocen las claves o las directrices con las que se direcciona un
negocio hacia el éxito, pero por lo menos deben de conocer en teoría como se
dirige y cuál es el rumbo de la empresa.
Establecer cargos acorde a la necesidad
Una organización bien establecida tiene poca apertura para los problemas
de carácter familiar. Muchas empresas crean cargo de nivel jerárquico medio para
complacer a la familia, sin embargo estos cargos administrativos suelen ser
innecesarios y traen consigo duplicidad de funciones; por tal razón se resalta la
importancia de establecer el correcto modelo organizacional y sobre todo analizar
cualquier cargo que se quiera implementar.
Contar con personas capaces de agregar valor a la empresa
Las empresas como organismos está conformada por personas las cuales
desempeñan múltiples funciones dentro de ella. El éxito de las empresas depende
de quienes la dirigen y a quienes se colocan en los puestos, principalmente en los
cargos que tienen tareas esenciales y críticas.
No hay manera de determinar si algún individuo va a sobrepasar las
aspiraciones de quienes dirigen la empresa, pero si se debe analizar el perfil de la
persona con la descripción del cargo y colocar a quien más se aproxime.
14
Las empresas familiares excluyen ese proceso y colocan a personas que
no cuentan con la experiencia, destrezas o aptitudes para desempeñarse; esto
ocasiona el gran problema que conocemos como incompetencia administrativa.
División de funciones y descripción de cargos
La división clara y precisa de funciones, ya sean estas administrativas u
operativas son base esencial del buen desempeño y desenvolvimiento de una
empresa, el trabajo se especializa y las personas se vuelven expertas de las
tareas que realizan. En las empresas pequeñas y familiares se puede notar que
varias personas realizan actividades similares, las cuales no están previamente
definidas dentro de sus funciones; y esto es motivo por el que las personas
conocen un poco de cada cosa.
Los fundadores o dueños de pequeñas empresas suelen tener
inconvenientes con la dirección de la misma cuando éstas comienzan a
expandirse, ya que las funciones que siempre ha desempeñado las empieza a
delegar a otros funcionarios y constantemente se entrometen en el trabajo de los
demás, ya que en el pasado realizaban dichas funciones y cuentan con la
experiencia.
El primer paso para la división de funciones en una empresa familiar es
tener en claro las actividades que se van a realizar, conocer a que departamento
pertenecen formalmente, tener claro a quien rendirle cuentas y sobretodo dirigir
adecuadamente al personal y recursos que se tiene a cargo.
No solamente se puede detallar funciones a realizar en un análisis y
descripción de cargos, sino que también podemos detallar funciones que no se
pueden realizar, esto debido al grado de consanguinidad que se pueda tener
dentro de la organización, de esta manera se evita que pueda existir alguna clase
de asociación entre algunos miembros, la cual no sea tan favorable para el
desarrollo normal de la empresa.
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Capacitación y desarrollo de carreras
Capacitar a los miembros de una organización es una actividad necesaria y
fundamental, hoy en día existen factores sociales, políticos, tecnológicos y
culturales los cuales influyen en la vida de las personas, por tal motivo la
actualización en estos aspectos es esencial.
El desarrollo de un plan de carrera para los empleados comprende no
solamente preparar académicamente a los mismos, si no brindarles la experiencia
para que en el futuro puedan desempeñar funciones que hoy en día son
realizadas por su jefe. El plan de carrera es una oportunidad de crecer para cada
miembro de la organización, ya que esto es parte importante de la división de
trabajo, es decir, los empleados se especializan en el área que desempeñan sus
funciones día a día, teniendo la oportunidad de aspirar a un cargo superior dentro
de su línea de trabajo.
Desarrollo y aceptación de ideas
La cabeza de una empresa no siempre acepta ideas o planes de las demás
personas, son autoritarios y tienden a dirigir una empresa como siempre lo han
hecho, ignorando los diferentes factores y cambios que influyen en la sociedad,
además de no ser autocríticos, descartan cualquier contribución que pueda dar un
empleado para el mejoramiento de la empresa. En las empresas familiares suelen
haber conflictos relacionados a la contribución de ideas, ya que estas no son no
son aceptadas aunque sean innovadoras.
En este punto tratamos de la aceptación y tolerancia de ideas, la
socialización de una cultura de participación en una empresa la hará más activa y
de generación de propuestas que afiancen la labor administrativa, cabe recalcar
que si se piensa más en ideas innovadoras seguramente en algún momento
podemos revolucionar el mercado o sector en el que la empresa tiene
participación.
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No encasillar problemas
Cuando los conflictos dentro de una familia se vuelven más grandes y
pasan a formar parte de la empresa, se torna un ambiente muy tenso, ya que se
empiezan a formar grupos y alianzas que dividen a la organización, aunque a los
demás no competa siempre habrán más inmersos, por el simple hecho que las
personas viven en sociedad.
Estos conflictos son solucionables entre los afectados y simplemente se
puede conversar y aclarar la situación, sin crear un malestar en la empresa,
aunque no sea fácil en ciertas ocasiones debido a que las personas tienen su
orgullo y esto hace que no exista remisión.
Remisión de conflictos
En las empresas familiares que tienen problemas de carácter personal
constantemente no se desenvuelven en su curso normal; y para la organización
sería más fácil que no existieran conflictos de esta índole.
Haciendo un punto aparte en la administración y dirección de un negocio,
nos enfocamos a la remisión de problemas entre familiares para que exista una
relación laboral más sana y no exista división ni intereses personales con
cualquier finalidad que no sea la de sacar adelante una empresa.
Una empresa unida tiene claro sus objetivos y metas, no tiene lugar para
las diferencias entre personas solamente la unión de un grupo con una misión y
visión encaminada al éxito.
1.5.3 ADMINISTRACIÓN
La administración es la parte primordial fundamental y esencial de toda
empresa; sin importar el tamaño, productos o bienes que se comercialicen, esta
nunca debe faltar. La administración establece procesos que tienen relación entre
si y a su vez determina los procedimientos y pasos que se deben realizar para
que cada uno de estos procesos se ejecuten satisfactoriamente.
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Robbins y De Cenzo (2009) mencionan que la administración se refiere al
proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante
otras personas y junto con ellas. Por otro lado Bateman y Snell (2009) se refieren
a la administración como el proceso de trabajar con los recursos para cumplir con
los objetivos organizacionales.
Es la forma en que el área que dirige la empresa, maneja un grupo de
actividades de manera coordinada en sus distintos niveles de la organización para
la consecución de objetivos establecidos para el éxito de la empresa. Los
elementos que componen la administración son:
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
La Planeación
Es la parte esencial del proceso administrativo, debido a que la
organización establece las diversas tareas y actividades a realizar y los resultados
posteriores que se deben conseguir en el ámbito en que se desarrolla la empresa.
La base de una excelente planeación es:
- Desarrollar un buen diagnóstico:
El diagnostico muestra la realidad de la situación actual de una empresa,
por tal razón debe ser preciso y exacto, el diagnostico evita contar con las
falsas expectativas, encajando a las actividades previamente planeadas.
- Establecer los objetivos adecuadamente:
Los objetivos se establecen de manera que se puedan cumplir, para esto
hay que tratar de ser exactos en el tiempo en que se pretende
alcanzarlos.
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Los objetivos a corto plazo se los plantea hasta seis meses, mientras que
los objetivos a mediano plazo se determinan dentro de un periodo no
mayor a dos años; y finalmente los objetivos a largo plazo se los
establecen en periodos mayor a dos años.
Una de los más grandes atributos del principio administrativo, es el
destino y rumbo en que se encaminan los objetivos, para esto se debe ser
cauteloso, transparente, preciso, accesible, medible y realizable en el
tiempo determinado, por tal razón se debe hacer el adecuado control de
todo lo que se planea.
- Diseño de planes estratégicos:
Los directivos o la cabeza de la organización determinara la manera y
viabilidad de conseguir los objetivos establecidos como parte de la
planeación, preliminarmente del análisis de la postura en particular de los
mismos, y lo que se busca es tomar la decisión que más se apegue a los
intereses institucionales. Las buenas estrategias abarcan las diferentes
áreas empresariales, es decir toma en cuenta cada uno de los
departamentos y encadena las tareas y actividades entre ellos.
- Criterios de Evaluación:
La calidad es lo que todo empresario desea conseguir con el producto
que vende o el servicio que presta; y es parte primordial del proceso
administrativo, lleva consigo a la evaluación rutinaria en el desarrollo y
tiempo que se aspira alcanzar cada objetivo establecido.
La Organización
Es el segundo proceso administrativo que tiene como finalidad agrupar
todas las actividades y distribuirlas en funciones para de esta manera se
constituya formalmente una estructura organizacional.
Para organizar es meramente necesario conocer todo lo referente al
espacio físico, tiempo, funciones, tareas, talento humano y los recursos que se
utilizan para llevar a cabo cada una de las actividades.
19
- El espacio Físico:
Destinar el área física en la que un departamento llevara a cabo sus
actividades y que cada todo se encuentre en su respectivo orden para la
mayor facilidad de acceso a la información, como en el caso de los
departamentos de estadística o bodegas.
- El tiempo:
Las actividades, tareas y trabajos se programan, de la forma que las
personas puedan realizarlas en un lapso de tiempo previamente
establecido. Con esto se consigue que las personas se comprometan a
realizar lo que se les designa y se hace más fácil llevar el respectivo
control.
- Las Funciones:
Las funciones se las determinan con el respectivo análisis y descripción
de cargos, se designa responsabilidades y limitaciones para cada
individuo, así mismo se espera que cada uno cumpla con lo que se le
designa a hacer.
- Las tareas:
Las tareas como parte de las funciones y cargos se deben realizar
diariamente y deben ser supervisadas, para tener un producto final de
calidad.
- El Talento Humano:
Las personas como parte esencial y primordial de una organización, son
quienes consiguen los objetivos planteados, se debe colocar a la persona
más idónea en el cargo diseñado, ya que mediante la experiencia y
conocimiento cada individuo responde a los requerimiento y necesidades
de la empresa, la subordinación está presente en todos lados y en cada
momento en una organización, por eso la importancia de saber en qué
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nivel jerárquico una persona se encuentra, a quienes rinde cuentas y a
quienes tiene bajo su mando.
- Los Recursos:
La organización cuenta con el personal idóneo para realizar las tareas
encomendadas, pero necesita recursos y herramientas para llevar a cabo
sus actividades diarias, también es primordial que todos los recursos se
utilicen con cautela, ya sean tecnológicos, materiales o financieros, este
último es el más efectivo que se requiere para llevar a cabo todas y cada
una de las actividades que trae consigo el proceso de administrar.
La Dirección
Dirigir una empresa y ser líder al mismo tiempo es sin duda una de las
tareas más difíciles de la administración, tarea que la asume una persona capaz
de responder por las decisiones que toma, por eso siempre debe encaminar a los
demás hacia la excelencia y el buen manejo administrativo, que por medio de la
coordinación delega en otros miembros de la organización, actividades, y
funciones, trabajo que se debe desarrollar con responsabilidad y precisión,
orientadas a alcanzar los objetivos con trabajo en equipo.
Un verdadero líder se maneja con experiencia y sobriedad en los siguientes
aspectos:
- La Comunicación con el resto del equipo de trabajo:
La comunicación siempre ha sido el motor que motiva a las personas a
convivir en sociedad, mientras más comunicación mejor será la relación
entre los seres humanos.
En una organización es importante mantener informado a los jefes de las
novedades que se presentan, sean buenas o malas para la empresa, para
la posterior toma de decisiones y correcciones que se deban hacer para
encaminar en su curso normal al negocio.
21
Hoy en día existen muchas maneras de mantenerse en comunicación con
cada miembro de una organización, ya sea con herramientas tecnológicas
como correos electrónicos o más tradicionalista como cartas, circulares,
memos y oficios; hay otras maneras de mantenerse informado que no son
aplicadas por todas las empresas pero no dejan de ser útiles como las
videoconferencias y chats electrónicos.
- La Motivación:
La motivación es una pieza importante de la dirección como proceso
administrativo, no es fácil darle a cada persona lo que necesita, pero si
es posible motivarlas. Solo un gran líder sabe cómo llegar a las masas y
transmitir la idea que ayude a la consecución de objetivos, en estos casos
es cuando determinamos quienes son buenos dirigentes porque
mantienen el clima organizacional de tal manera que cada individuo tome
el objetivo general como personal y así se logra que se comprometan
mucho más con la empresa.
Las relaciones interpersonales se deben manejar con cautela y respeto,
ya que puede existir abuso de confianza por parte de algún subordinado y
el respeto y la figura de autoridad se pierde.
- Los beneficios para los empleados:
Las personas trabajan a cambio de una remuneración, entregan parte de
su tiempo, habilidades y destrezas para conseguir beneficios para ellos y
para sus familias, pero aparte de contar con aquello los líderes suelen dar
recompensas al buen desempeño, las cuales pueden ser:
o Recompensa Social: es la manera en que se reconoce el buen
desempeño de una persona mediante votos de felicitación, esquelas o
placas.
o Recompensa Económica: basada en la teoría de la expectativa, la
que menciona que un individuo ejerce una gran cantidad de esfuerzo
cuando cree que este va a ser retribuido; y la mejor manera en que
una persona se siente retribuida es la económica.
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Además de lo antes descrito también podemos mencionar que existen
otros aspectos, los cuales un líder motivador puede tomar en cuenta para
conseguir un poco más de sus empleados.
o La estabilidad laboral
o La participación en planes de desarrollo personales.
o Igualdad para cada miembro de la organización
o Un trato amable y respetuoso
o Oportunidad para la autorrealización de los empleados.
o El reconocimiento periódico por buen desempeño.
- La autoridad:
La autoridad es la facultad que tienen las personas para dirigir y designar
tareas a los subordinados, mientras se ejerce control sobre la empresa.
La máxima autoridad de toda organización es quien toma las decisiones
más importantes, aprueba planes institucionales, presupuestos políticas y
tiene la última palabra, por tal razón cuenta con el reconocimiento y
respeto de toda la empresa.
Un buen líder dirigente toma las decisiones siempre acertadas y para
cada problema tiene la solución, es proactivo y siempre piensa en la
innovación.
El Control
Es el último proceso administrativo pero igual de importante que los demás,
ya que nos permite contar con la información de todos los procesos y
procedimientos realizados, analizarlos y re direccionar de ser el caso. Este
proceso permite conocer cómo se encuentra la empresa en la actualidad interna y
externamente.
Se lo lleva a cabo en cada elemento del plan que fue elaborado
previamente, de esta manera podemos comparar entre lo planificado y la realidad
23
de la situación, en esta etapa es cuando se toman medidas de acción para
retomar el curso normal de la empresa y corregir cualquier error.
1.5.4 DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Lawrence y Lorsch (1973) a través de su libro “Desarrollo de
Organizaciones: Diagnostico y Acción” establecen que el desarrollo
organizacional es modificar un organismo al estado más desarrollado y
estructurado y una de las implicaciones del desarrollo organizacional es el
diagnóstico y el desarrollo de un plan de cambio para poder finalmente evaluarlos.
El autor Gómez (2004) hace referencia a siete pasos que se realizan para
efectuar un estudio de desarrollo organizacional, las cuales se detallan a
continuación:
Detectar el problema
Definir el problema
Determinar soluciones (Hipótesis)
Seleccionar la solución
Elaborar el plan de acción
Prever futuros conflictos; y
Retroalimentación
El desarrollo organizacional es una herramienta eficaz cuando se trata de
efectuar cambios dentro de un organismo; tomando como recursos principales el
Talento Humano y las metodologías necesarias para realizar dichos cambios. Si
se consigue combinar e involucrar a cada uno de estos recursos se conseguirán
resultados favorables.
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El autor Audirac (2002) manifiesta que la planeación, organización,
dirección y control como procesos administrativos se pueden modificar para la
obtención de una mayor eficacia.
1.5.4.1 Valores del desarrollo organizacional
Los valores que se enfatizan en el desarrollo organizacional son
tradicionales pero muy importantes para convivencia en sociedad, tales como:
Respeto y consideración por los demás
Se tiene la idea de que todas las personas son responsables y dedicadas a su
trabajo y que se merecen el trato más digno y justo.
Confianza y apoyo
Dar apertura a la opinión de los demás, cada persona es un mundo diferente y
no se sabe cuándo alguien pueda tener una idea revolucionaria.
Respeto de la jerarquía
Todas las personas tienen su ubicación dentro de la empresa y funciones que
desempeñar, sin embargo cada uno se encuentra en un nivel diferente, unos
con más responsabilidad que otros, pero todos se encuentran inmersos y
obligados a respetar las políticas de la organización.
Encarar Problemas
Las situaciones que generen malestar no se deben ocultar, deben encararse
libre y abiertamente, a fin de encontrarles solución, que no afecte a la persona
ni a la empresa.
25
Participación
La participación en muy importante para el desarrollo de una idea, todos
aportan con su opinión y en conjunto se convierte en grandes productos.
1.5.4.2 Etapas del desarrollo organizacional
El desarrollo organizacional cuenta con tres etapas las cuales son:
- Diagnóstico inicial
- Recopilación de Información
- Mediación
Diagnóstico inicial
El diagnóstico trata temas relacionados a la baja producción, insatisfacción de
los empleados, realidad de los productos en el mercado, entre otros, sin
embargo los altos gerentes se apoyan de los gerentes de los mandos medios y
mantienen sesiones de trabajo y entrevistas en las que determinan y ayudan a
definir la situación actual de la empresa. Una vez finalizado el hallazgo del
problema se ejecuta un proceso de recolección de información.
Recopilación de Información
En esta etapa se elaboran encuestas destinadas al personal de la empresa.
Las cuales constan con información respecto a la satisfacción en el cargo,
opinión sobre jefes, el ambiente laboral y la participación de los empleados en
las decisiones de la empresa.
Las diferencias y reclamos por parte de los empleados también son tomados
en consideración en la etapa de recolección de información, ya que muchas
veces los empleados no presentan sus quejas.
Luego se analiza la información recolectada y se emiten conclusiones y se
identifica el problema y se procede con la corrección del mismo.
26
Mediación
La mediación comprende actividades que requieren experiencia y capacitación
para darle solución a los inconvenientes hallados. La mediación busca retomar
la paz y el buen clima organizacional, hasta el punto de tomar medidas
extremas pero con la finalidad de no desviarse del rumbo en que está
encaminada una organización.
La mediación tiene como herramienta la retroinformación que busca mantener
latente en los empleados la misión, visión, objetivos, metas y valores de la
empresa, también abarca mantener las nuevas conductas adoptadas, el cual
se consigue por medio de un equipo de trabajo interno encargado de controlar
el desempeño y realizar encuestas de satisfacción y seguimiento.
1.5.4.3 Técnicas de desarrollo organizacional
Los encargados de elaborar un plan de desarrollo organizacional se
manejan con técnicas fundamentadas en la conducta humana, y así diagnostican
estos problemas y orientan a cambios en la conducta de las personas en una
organización. Entre estas técnicas tenemos:
- La retroinformación con fundamento de un cuestionario.
- La formación de equipos de trabajo
- Los grupos de calidad
La retroinformación con fundamento de un cuestionario
Empieza con una encuesta que se entrega a los miembros de la empresa, en
el que se les indaga referente al clima organizacional, la participación y la
innovación dentro de la empresa. La encuesta recopila información acerca de
la percepción y actitud en cuanto una variedad de temas, incluida la toma de
27
decisiones, la buena comunicación, la coordinación y la satisfacción del
personal, el trabajo y las actividades diarias, los compañeros y el jefe directo.
Los datos de esta encuesta se analizan y se identifican problemas y se aclaran
situaciones que dan problemas a más de un individuo. Finalmente, con la
retroalimentación del cuestionario, el debate de grupo está obligado a
establecer las implicaciones de los resultados obtenidos.
Formación de equipos de trabajo
Las empresas como organizaciones formalmente establecidas se componen
de gente que trabajan en conjunto para lograr un objetivo trazado a nivel
institucional, por tal razón el diseño de una organización hace énfasis en la
creación de equipos de trabajo.
Las personas se asocian con otras en las que sientan bien en conjunto, que
puedan compartir experiencias o simplemente se sienten identificados; y de
esto sacan provecho los encargados del desarrollo organizacional.
Les permiten mantener asociaciones muchas veces informales, pero que no
afectan a la empresa, es decir no hay un fin que no sea convivir en sociedad y
de ahí parte el planteamiento de metas para ese equipo de trabajo, las cuales
van a resultar de agrado por cada uno de los miembros de equipo, ya que
todos son parte de una asociación.
Grupos de calidad
La oportunidad de participar en las grandes decisiones que toma la empresa
se las ubica en esta parte de las técnicas de desarrollo institucional; las
personas de varios niveles jerárquicos dan ideas de cómo manejar situaciones
y como enfrentarse a los problemas, con el objeto de no verse afectados y así
con la participación de delegados se emprende el debate para llegar a
acuerdos que traten de beneficiar a los empleados en su totalidad.
Los grupos de calidad buscan el bien común y a su vez sentirse cada vez más
útil para la empresa, porque se percibe un reconocimiento de tipo social al
28
sentir que las ideas que se tienen son escuchadas y aportan al crecimiento
empresarial.
1.5.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Según Joaquin Rodríguez (2002) en su libro “Como elaborar y usar los
manuales administrativos”, establece que la relación y la forma en que se ordenan
las partes de una organización están determinadas en la estructura de la misma.
Organizar provee de una estructura a los individuos dentro de la empresa,
con la intención de ubicarlos en el puesto que mejor se desempeñen; por ende se
concluye que entre la organización y su estructura hay una estrecha relación; y
que juntos conforman la Estructura Organizacional. Una empresa sin organización
es un caos al momento que se deleguen funciones, porque se van generando
problemas tales como:
Conflictos de autoridad
Duplicidad de mando
Conflictos jerárquicos
Abuso de autoridad
Falta de responsabilidad
Todo esto en conjunto dificulta la dirección en la que está encaminada una
empresa para alcanzar sus metas y lograr sus objetivos. Para organizar se debe
tener en cuenta dos aspectos muy importantes, que son: el tamaño de la empresa
y la cantidad de actividades.
Gómez (2004), expresa que el proceso de organizar va direccionado a la
consecución de un fin definido, siendo una estructura intencional de la relación
entre las personas, sus funciones, actividades y niveles jerárquicos. Kast,
29
Fremont y Rosenzweig (1983) mencionan que una organización existe para
determinar la forma y quienes realizan las tareas, también enfatizan que hay dos
tipos de organización, la formal y la informal.
La organización formal
La encontramos establecida en un organigrama, respaldada por los manuales
internos, políticas, análisis y descripción de cargos
La organización informal
Es el resultado de las relaciones interdepartamentales que surgen entre los
miembros de la organización, las cuales son producto de la convivencia diaria,
la afinidad y demás aspectos sociales.
Fulmer R (1979) nos dice que los requisitos estructurales para contar con
una organización efectiva, son los que permiten:
Coordinar actividades para lograr objetivos
Aprovechar la forma de autoridad administrativa
Reflejar el ambiente social y físico de la organización
Contar con el talento humano cuyas habilidades están asociadas con la
responsabilidad del cargo.
Cuando una organización empieza sus actividades, la estructura
organizacional es limitada y muy sencilla; con el paso del tiempo y conforme
crece, las tareas pueden ampliarse y se las agrupa en funciones y se crean
departamentos. La división de trabajo se caracteriza principalmente por los
siguientes puntos:
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Diferencia de habilidades
El adiestramiento
El ahorro de tiempo
Las personas se vuelven expertas, es decir mientras más se distribuye las
tareas y trabajos, se consigue mayor eficacia de los empleados.
La división del trabajo en una empresa, tiene como finalidad el buen
funcionamiento y desempeño de funciones determinadas, es fundamental para
alcanzar una eficiente especialización de las actividades dentro de empresa.
Los departamentos son la agrupación de funciones de una organización,
que se las representa en un organigrama el cual consta con niveles jerárquicos
que determinan de arriba hacia abajo el mandato, es decir a quienes se tiene a
cargo y de abajo hacia arriba la responsabilidad, a quienes les rendimos cuentas
y quienes son nuestro jefes directos, a más de notar la autoridad funcional con la
que cuenta la organización. La organización por departamentos trata de conseguir
la mayor eficacia y eficiencia posible, dividiendo tareas a cada miembro, no
obstante se puede determinar tareas eventuales y poco frecuentes.
1.5.5.1 Centralización y Descentralización
La centralización
La centralización es la metódica y permanente agrupación de autoridad en un
grado jerárquico, con la finalidad de juntar en un solo individuo la
responsabilidad de tomar decisiones y organizar las tareas dentro del
adecuado ámbito de acción. La centralización confiere poco y mantiene en los
altos mandos de la empresa el control superlativo, dejando a este nivel
organizacional la más grande labor que es la de tomar decisiones.
Existen puntos que los podemos considerar como ventajas de la
centralización, entre los cuales podemos mencionar:
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- Los administradores que cuentan con una visión general son quienes
toman las más grandes decisiones
- De la magnitud del cargo depende el grado de responsabilidad
- Las decisiones de toman en base a los objetivos organizacionales
- Reducción de funciones, ya que las decisiones son centralizadas
- Aumento de habilidades y experticia
Así mismo encontramos las siguientes desventajas:
- Coordinación dificultosa, al existir un delegado por departamento
- Difícil control en los departamentos con mucho personal
- Comunicación deficiente, en cuanto a trámites y papeleos
La Descentralización
La descentralización en una empresa se relaciona a la delegación de autoridad
a los a los grados administrativos más bajos, con excepción a las que sólo
puede ser dirigidos por los más altos mandos. Las decisiones son tomadas por
los mandos medios, concediendo un gran aumento de eficiencia.
La descentralización tiene ventajas entre las que resaltamos las siguientes:
- Los jefes departamentales toman decisiones
- Disminuye el tiempo de aprobación de cualquier trámite administrativo
- Mayor coordinación entre los miembros del departamento
- Reducción de conflictos relacionados con la atención de problemas
departamentales
En cuanto a las desventajas tenemos:
- Poca igualdad en las decisiones
- Se reduce la asesoría administrativa, por parte de la gerencia general
- Escases de jefaturas especializadas
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1.5.5.2 Áreas de mando
Las áreas de mando de una organización comprenden la ubicación
jerárquica y la limitación de funciones y responsabilidades las cuales se analizan
a continuación:
Con cuántos subordinados se puede contar bajo mando, sin tener
conflictos de dirección y control
La organización brinda facilidades de crecer y aspirar un mejor cargo
El excesivo número de niveles jerárquicos resulta costoso y notoriamente
dificulta una inspección de control.
Un alto mando ejecutivo debe contar solamente con los subordinados que
pueda dirigir eficientemente.
Las áreas de mando se determinan en base a:
Semejanza de funciones.
Cercanía geográfica.
Dificultad de las funciones y grado de responsabilidad
Tipo de dirección y control.
Comunicación con las demás áreas
1.5.5.3 Manuales de organizaciones y funciones
Dentro de una empresa encontramos diversas maneras de establecer las
reglas, normas y procedimientos, mediante manuales que de manera preparada y
metódica, se encuentra la información e instrucciones sobre las políticas, misión,
visión, organización, historia y procedimientos de la empresa que son primordiales
y que cada miembro de la organización debe conocer.
33
Los manuales de organizaciones y funciones son documentos normados
que contienen la descripción de las funciones, características, objetivos, requisitos
y responsabilidades de cada empleado que trabaja en la empresa; para los
nuevos colaboradores de una organización es importante conocer sobre este tipo
de manuales, mediante una inducción se socializa el contenido y se aspira que la
eficiencia aumente para beneficio de la organización; estos manuales brindan
información a los individuos de la empresa en general, ya sean estos, Directivos,
Gerente General o Gerente departamentales respecto a todas las actividades y
tareas en la estructura organizacional.
Su objetivo es el de proveer el proceso de orientación e integración a los
miembros de la empresa, dándoles a conocer sobre las funciones que se les ha
sido asignada, se encuentra la descripción de los pasos para ejecutar una tarea
ya sea diaria o eventualmente y de esta forma realizarla eficientemente, así como
también proporcionar información relevante acerca de programas de capacitación
y demás datos que la empresa proporciona. Como objetivo se puede mencionar
que establece las funciones, la autoridad funcional y la responsabilidad de cada
uno de los puestos administrativos y operativos para cada nivel jerárquico; brinda
de una manera general la visión de la forma en que se desempeña la
organización en el mercado, precisa los pasos y orden en que se realizan las
actividades.
Para establecer el manual de organizaciones y funciones se toma en
consideración el reglamento interno, políticas y de ser el caso la reglamentación
de carácter general que pueda ser determinada por organismos estatales. Una
vez elaborado será expuesto a la máxima autoridad o a los miembros del
directorio de la empresa para que determine las respectivas correcciones y
acotaciones para que sea aprobado y finalmente socializado. Dando por aceptado
dicho manual se procede a su distribución, socialización e inducción.
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Para culminar con este punto debemos acotar que los manuales son
esenciales para el buen funcionamiento de la empresa, no solo encontramos lo
que debemos hacer, sino lo que se prohíbe; así se informa a los empleados
desde el primer momento en que son parte de la organización de sus deberes y
obligaciones y la importancia de las funciones que desempeñaran.
1.5.5.4 Organigramas
Un organigrama es la representación gráfica de una empresa, ahí podemos
visualizar como está conformada una empresa y se identifica su estructura en la
cual hay niveles jerárquicos que determinan autoridad y la comunicación formal.
Hay muchas maneras de clasificar a los organigramas dependiendo de los
autores que hayan hecho el análisis y estructura, ya sea basándose en su
tamaño, estructura, funciones o presentación.
1.5.5.5 Simbología de los organigramas
En el diseño de un organigrama tomamos en cuenta la figura geométrica
de un rectángulo para representar departamentos o cargos, además de líneas y
puntos para determinar qué tipo de relación existe entre departamentos.
Relación de Estado Mayor
Relación de Subordinación
35
Asesoría Temporal
Asesoría Permanente
Relación de Dependencia
Las lineas se utilizan para interpretar el armazon de la estructura
organizacional.
Las lineas puntedas representan relacion indirecta y de coordinacion
………………
Las lineas llenas representan las relaciones directas o formales.
36
1.5.5.6 Zonificación de los Organigramas
Para diseñar un organigrama y tener un fácil entendimiento de cada nivel
jerárquico se lo realiza bajo el criterio de zonificación como se explica a
continuación:
Zona 1.- Ubicada en la parte superior del organigrama y representa la
máxima autoridad
Zona 2.- Se encuentra a la derecha de la línea central de autoridad y sobre
la zona 4, representa la asesoría.
Zona 3.- En esta parte están las unidades auxiliares
Zona 4.- Son los mandos medio o las unidades operativas de la
organización.
Zona 5.- Unidades descentralizadas, es decir las que tengan vinculación
indirecta con la estructura central.
37
1.5.5.7 Clasificación de los Organigramas
Tomando en consideración lo que establece Joaquin Rodríguez (2002),
respecto a la clasificación de los organigramas podemos clasificarlos en tres
grupos: 1) Por su contenido, 2) Por su ámbito de aplicación y 3) Por su
presentación.
Por su contenidoPor su contenido se clasifican en estructurales, funcionales e integración
de puestos.
38
- Estructurales:
Solo se muestra la estructura administrativa de la organización
- Funcionales:
Se encuentran los departamentos y sus funciones principales.
39
DEPARTAMENTODEPARTAMENTO
DIRECCIÓN T. HUMANO
DEPARTAMENTODEPARTAMENTO
DIRECCIÓNFINANCIERA
DEPARTAMENTODEPARTAMENTO
DIRECCIÓNTECNICA
DIRECCIÓN GENERAL
Dirección de Talento Humano
Reclutar Personal
Elaborar planes de capacitación
Dirección Financiera Obtener los recursos
necesarios Formular planes de
financiamiento
Dirección Técnica Evaluar y controlar
los programas Elaborar programas
anuales
Dirección General Cumplir con acuerdos de
la Junta De Accionistas Vigilar el cumplimiento de
programas Coordinar a las
direcciones
- Integración de Puestos:
Se encuentran los requerimientos y personal con el que se cuenta en
cada departamento.
Por su ámbito de aplicaciónPor su ámbito de aplicación se clasifican en generales y específicos.
- Generales:
Se encuentra toda la organización y sus interrelaciones.
40
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
GERENCIAA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
GERENCIA B
DIRECCIÓNDIRECCIÓN
GERENCIA C
DIRECCIÓN GENERAL
Dirección 4 4GeneralDirector 1 1
Asistente 1 1
Auxiliares 2 2
Dirección 5 5TécnicaDirector 1 1
Analistas 2 2
Secretarias 2 2
Dirección 4 4T. HumanoDirector 1 1
Analistas 2 2
Secretarias 1 1
Dirección 6 6FinancieraDirector 1 1
Asistentes 3 3
Auxiliares 2 2
- Específicos:
Representan una sección o un departamento en específico de la
organización, pero no es independiente del organigrama general.
Por su presentaciónPor su presentación se clasifican en verticales, horizontales, mixtos y
circulares.
- Verticales:
Los organigramas verticales están estructurados de arriba hacia abajo, es
decir la máxima autoridad se encuentra en la parte superior y los niveles
más bajos se encuentran en la parte inferior.
41
DEPARTAMENTODEPARTAMENTO
DIRECCIÓN B
DEPARTAMENTODEPARTAMENTO
DIRECCIÓN A
GERENCIAA
- Horizontales:
Los organigramas horizontales están estructurados de izquierda a
derecha, es decir la máxima autoridad se encuentra en la parte izquierda
y los niveles más bajos se encuentran en la parte derecha.
42
- Mixtos:
Los organigramas mixtos se encuentran estructurados mediante una
combinación de organigrama vertical y horizontal.
- Circular:
Representa la estructura organizacional, teniendo en el centro la
autoridad máxima y en la periferia los niveles subordinados.
43
1.5.5.8 Descripción y perfil de Puestos
La división de trabajo es la base para poder determinar cargos con sus
respectivas funciones, las mismas que se determinan de acuerdo a la importancia
que tenga cada una para la consecución de un objetivo estratégico.
Adam Smith nos da tres premisas para aumentar la producción en una
empresa (Fulmer R., 1979):
Cada trabajador desarrolla de mejor manera un conjunto de habilidades
específicas.
Se disminuye el tiempo de transición de una fase de trabajo a otra.
La especialización promueve el desarrollo y el uso de equipo de producción
de una manera más eficiente.
La división de trabajo es la delimitación de las tareas y actividades, con el
objetivo de ejecutar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo
esfuerzo, lo cual origina la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
En una organización hay varias responsabilidades que se establecen en
función de las metas y objetivos que se desean alcanzar, de tal modo que se
deben asignar de manera coherente para que puedan ser seguidas
correctamente. Para entender que conlleva un cargo en una empresa se debe
tener claro que una función es un conjunto de actividades esenciales y una
actividad es la cantidad de trabajo especifico que se necesita para desempeñar
una función.
El perfil de un puesto constituye los requerimientos más importantes que se
consideran para desenvolverse y desempeñarse en una función, entre ellos
tenemos: la experiencia, conocimiento, personalidad, habilidades, aptitudes,
44
capacidad de trabajar bajo presión, manejo de sistemas informáticos y demás que
se requieran dependiendo a la importancia y jerarquía de un cargo.
A continuación se enlistan algunos puntos importantes para elaborar la
descripción de un cargo:
Que los nombres de la función sean los mismos que constan en el
organigrama
Que tengan un orden establecido en el organigrama
Brevedad en la redacción
Se establecen excepciones y cuáles son las actividades eventuales.
Especificar ¿Qué se hace?, ¿Cómo se hace? y ¿Cuáles son los
instrumentos que se utilizan para realizar dicha función?
1.5.6 ESTUDIO DE CASO
El estudio de caso es un método de investigación de gran importancia para
el tratamiento de trabajos de carácter investigativo, implica un proceso de
averiguación y análisis caracterizando la profundidad de hallazgo de información
de casos particulares que buscan darle solución a sus problemas administrativos;
comprende de una estrategia que pretende diseñar el proceso de investigación
mediante el cual se determina el sujeto de estudio y el ambiente en el cual se
desarrolla y se definen los objetivos y características, se usa considerablemente
para encontrar el porqué de un problema y darle solución mediante propuestas.
Es una descripción y análisis minucioso de situaciones de índole social,
cultural, educativa o administrativa. Es el estudio de la complejidad de una
situación única y particular, para llegar a entender su dinamismo es condiciones
precisas. Lo que caracteriza a este modelo de investigación es el análisis
exhaustivo y extenso de las situaciones con cierta profundidad. Para ser más
exactos, se denomina casos a las situaciones o circunstancias únicas que
ameritan una investigación.
45
Es necesario señalar que el estudio de caso puede comprender estudios de
un solo caso, así mismo de múltiples casos; y siempre con el mismo propósito
que es entender la singularidad del caso, en la pretensión de saber cómo se
desempeñan las secciones.
El estudio de caso comprende un escenario único y lleno de ventajas para
entender la profundidad de la problemática de una situación, entre éstas tenemos:
Es una forma de indagar en un proceso investigativo partiendo de las
primeras referencias utilizadas
Es indicada para examinar a pequeña escala, la situación de un
organismo como pequeñas empresas
Es un método investigativo abierto a analizar las condiciones personales
que influyen en la dirección de un negocio
Es favorable para el trabajo en equipo y la apertura para los diferentes
puntos de vista
No existen perjuicios al momento de dar una recomendación
Se puede contemplar como los objetivos del estudio de caso los siguientes
puntos:
Exploratorio
Los resultados obtenidos suelen ser usados como fundamento para formular
preguntas esenciales, que buscan respuesta mediante la extensiva
investigación.
Descriptivo
Describe los antecedentes y lo que pasa en la actualidad del caso de
investigación.
46
Explicativo
Es la manera en la que se presenta el estudio para su fácil entendimiento y
posterior recomendación.
La presente investigación se lleva a cabo en un contexto real y se enfoca
en la situación actual, además es necesario tomar en cuenta y analizar datos
históricos, para de esta manera entender el entorno en que se ha venido
desarrollando el negocio.
Se debe considerar los siguientes aspectos para desarrollar un estudio de
caso:
Definir lo que se desea obtener, siendo imparcial al interpretar resultados.
El propósito de la investigación debe ser el mismo con el que se planteó el
problema, evitando respuestas antes de haber concluido con la
investigación.
Determinar las evidencias que pueden establecer situaciones a favor o en
contra del propósito de investigación.
1.5.7 WASHINGTON MOLINA SALAZAR COMO ESTUDIO DE CASO
Previamente determinada la fundamentación teórica, se han establecido los
métodos adecuados para diseñar una correcta estructura organizacional; y con
ella el análisis y descripción de cargos, para el negocio del contratista Washington
Marcelo Molina Salazar. La información que se obtendrá será mediante la
observación directa y la entrevista a los involucrados en la problemática de la
investigación.
47
Sin un diseño organizacional y sin la descripción de cargos no hay manera
de mejorar el negocio y probablemente vaya decayendo poco a poco hasta
desaparecer totalmente.
En cuanto a las responsabilidades y las decisiones que se toman en este
negocio, no están establecidos con certeza porque como se trata de un negocio
familiar se ven involucrados muchos aspectos personales que dificultan la
consecución de objetivos.
48
CAPITULO II
ASPECTOS METODOLÓGICOS
El trabajo se basa en una investigación que apunta a contestar preguntas
acerca de la falta de organización, descripción y análisis de cargos y demás
aspectos administrativos que dificultan la gestión de un negocio dirigido por un
contratista, la cual requiere implementar una organización bien estructurada para
su correcta gestión y administración.
La estrategia de investigación consiste en realizar el estudio de un caso
real, sobre la actividad del señor contratista Washington Molina Salazar. Los
estudios de caso son útiles cuando una investigación busca responder preguntas
como: ¿Cuál es la importancia de una organización bien estructurada dentro de
toda empresa?, ¿Cuáles son las causas claves por las que existe problemas en la
unidad de mando y en la unidad de dirección? El estudio de caso permite incluir
varias fuentes de evidencia.
Rediseñar la estructura organizacional en una empresa es importante; ya que
permite ubicar el centro del problema organizacional el cual está generando
inconvenientes a nivel administrativo
2.1 TIPO DE ESTUDIO: DESCRIPTIVO
Se debe establecer qué tipo de estudio se va a llevar a cabo para proceder
con la consecución de información. Hay cuatro tipos de investigación, que son:
Investigación Descriptiva
49
Investigación Explicativa
Investigación Exploratoria
Investigación Correlacional
Al momento de seleccionar el tipo de investigación, se necesita conocer
¿cuál es el diseño de la misma?, ¿cómo se procederá a recolectar datos?, ¿Qué
tipo de muestra se empleara? y por supuesto ¿cuál es el propósito de la
investigación?
Si la investigación que se está realizando busca describir una situación y
darle solución se trata de una investigación descriptiva; con este tipo de
investigación se puede medir y evaluar las variables del problema.
Con el diseño descriptivo podemos medir diferentes fenómenos y sus
variables dentro de la investigación que estamos llevando a cabo, con las cuales
se busca indagar con mayor exactitud; y así diseñar los cambios que se necesitan
para conseguir el logro del objetivo del estudio realizado.
Esta investigación corresponde a un estudio no experimental, con el fin de
constatar y verificar un problema tal y como se desarrolla en su ambiente natural,
además se busca explorar y reconocer los fenómenos mediante la definición de
sus variables, ahondando en su interrelación, también se plantea identificar
sucesos y supuestos que contribuyan a situar, posicionar y examinar de mejor
forma el fenómeno.
2.2 INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN
50
Para desarrollar la investigación con mayor precisión usaremos métodos
cualitativos y cuantitativos.
Los métodos cualitativos buscan que un individuo describa su entorno y la
percepción que tiene de él; y la manera en que interpreta la realidad. Se
lo empleará en nuestra investigación mediante la observación a los
trabajadores de la organización.
Los métodos cuantitativos recopilan información de los involucrados en la
organización, es más preciso o confiable ya que se puede medir. Se lo
empleará en nuestra investigación a través de la aplicación de los
cuestionarios.
Entre los principales tipos de estudios utilizados para los métodos
cuantitativos y cualitativos tenemos entrevistas, reuniones, observación directa,
archivos y documentación.
Entrevistas: Dos tipos de entrevistas: abiertas: en las que se preguntara al
entrevistado acerca de hechos, opiniones y sugerencias sobre los
mismos, estas entrevistas contribuyen también a identificar temas
relevantes; focalizadas: en las que se seguirá un conjunto articulado de
preguntas a los efectos de cubrir temas específicos del caso, muchas de
estas preguntas serán abiertas para permitir opiniones más libres,
mientras que otras serán más estructuradas.
Las reuniones casuales, conversaciones informales y asistencia a
reuniones. Estas actividades contribuyen a generar ideas y a precisar
información obtenida durante las entrevistas.
51
Observación directa. La observación de los problemas que surgieron
durante el transcurso de las actividades durante el trabajo.
Archivos. Tales como los diseños de la estructura organizacional, las
descripciones de posiciones de trabajo. Esta información ayudara a
corroborar y rectificar información recolectada a través de las entrevistas.
Documentación. Varios tipos de información documental, tales como
informes, reportes, recomendaciones y experiencia laboral.
2.3 OBJETOS DE TRABAJO
Es la forma en que los tipos de estudio ayudaron a obtener información
respecto a los objetos de trabajo, para así determinar puntos clave de este
estudio de caso.
Lo que ayudara directamente a implementar una adecuada estructura
organizacional, que luego se plasmara en un organigrama, será buscar
respuestas a preguntas clave que determinen la raíz y la razón de los conflictos
de autoridad y dirección de mando, que han sido motivo de numerosos problemas
administrativos.
52
Estructura Organizacional
¿De quién o quienes recibe la mayor cantidad de ordenes?
¿Considera que alguien aparte de su jefe tiene más autoridad que él?
¿Quién es su jefe directo?
En cuanto a los cargos que se deben implementar y los puestos ya
existentes, los cuales según el análisis podrían ser reordenados y reasignados en
cuanto a funciones y responsabilidades, se debe hacer tomando precauciones a
fin de evitar duplicidad de funciones y asignación de puestos innecesarios.
2.4 ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS DEL NEGOCIO DE WASHINGTON MOLINA SALAZAR
Para diseñar la estructura organizacional de la empresa del Señor
Washington Molina Salazar, debemos tomar en cuenta el número de personas
que trabajan y las tareas que realizan rutinaria y ocasionalmente, para así
elaborar un cuestionario que permita recolectar la información meramente
necesaria.
Los pasos que se llevaron a cabo para la elaboración del organigrama y
determinar los cargos fueron:
53
La experiencia y conocimientos que se necesitan para ejercer un
cargo.
¿Cómo se ejecutan las tareas?
¿Cuáles son las tareas eventuales?
¿Cuáles son las tareas de rutina?
Descripción de Cargos
Elaborar cuestionarios para la obtención de información de los miembros
de la organización
Proceder con la encuesta a los miembros de la organización
Recopilación de información en base a la observación directa
Realizar entrevistas
Analizar la información obtenida mediante los tipos de estudio
Determinar cuáles son las tareas más importantes en la organización
Describir los cargos
Diseñar el organigrama
54
CAPITULO III
RESULTADOS Y ANÁLISIS
En este capítulo se muestran los resultados logrados mediante los
instrumentos de medición utilizados, los cuales fueron la observación directa, la
entrevista y los cuestionarios. De esta manera fue recopilada la información
procedente del personal que trabaja con el Señor Contratista.
Los análisis de la observación directa y la entrevista requieren ser
enfocados a la estructura organizacional que se verán reflejados en el
organigrama, mientras que la descripción de cargos requiere un análisis antes de
implementar el esquema final de la investigación, que se encuentra plasmado en
los cuestionarios aplicados.
3.1 ENTREVISTAS (ORGANIGRAMA)
Fueron realizadas a Marcelo Molina (Entrevistado A), Alberto Molina
(Entrevistado B) y Gregorio Molina (Entrevistado C), la información recopilada fue
referente a sus inicios, evolución y actualidad del negocio familiar en el cual
laboran, además se obtuvo información sobre que piensan de la organización y
coordinación y finalmente como se encaminan para cumplir con su misión y
visión.
Los tres entrevistados tienen conocimiento de los inicios, evolución y
actualidad del negocio, en cuanto a la organización y coordinación sus respuestas
fueron importantes para la elaboración del organigrama. A continuación se hace
una reseña de lo más importante de las entrevistas con cada persona.
55
Entrevistado A
El negocio ha ido mejorando con el paso del tiempo aunque considero que es
necesario reorganizar su estructura y establecer responsabilidades y limitaciones
que debe tener cada uno de los que conformamos esta empresa familiar.
La reestructuración la veo necesaria, a pesar de ser una empresa pequeña, y
considero que existe el compromiso de todos quienes conformamos este negocio,
así podríamos seguir encaminados en la consecución de nuestras aspiraciones y
cumplir con la misión y visión.
Entrevistado B
La empresa está organizada y muchas veces uno apoya el trabajo y las tareas de
otros cuando están ausentes, aunque las demás personas no lo vean tan bien,
pero es la manera de seguir con nuestros contratos y sin interrupciones, yo pienso
que todos contamos con la experiencia necesaria y podemos desempeñarnos
adecuadamente.
A pesar de los malos momentos que se han vivido en este negocio, siempre ha
estado latente el compromiso familiar y con el apoyo mutuo hemos conseguido
avanzar a pesar de los obstáculos.
Entrevistado C
Nuestra empresa como empresa familiar tiene muchas veces conflictos entre
quienes trabajamos en esto, ya que muchas veces nuestras ideas no son
aceptadas por los demás y eso genera un malestar.
En mi opinión considero que es necesario establecer límites en cuanto a las
obligaciones de cada uno, para que todos podamos aportar por igual a este
negocio, y dejar a un lado los conflictos que muchas veces han sido causantes
que crea que este negocio no llegara más allá de unos pocos años más.
56
3.2 ENTREVISTAS (DESCRIPCIÓN DE PUESTOS)
En esta parte del proceso de recolección de información, se procedió a
obtener datos respecto a las tareas que desempeña cada uno de los
entrevistados.
Entrevistado A
Soy Economista y apoyo directamente al dueño del negocio, además mi
gestión incluye actividades como la consecución de créditos y recursos para
financiar proyectos y cumplir con los contratos, ya que muchas veces son
pagados contra-entrega.
Entrevistado B
Yo me encargo de fiscalizar las obras de construcción y los servicios de
mantenimiento.
Entrevistado C
Mi labor dentro del negocio es conseguir el personal que trabaja en cada uno
de los contratos, como albañiles, electricistas, pintores, gasfiteros etc. Y
controlar el trabajo de cada uno.
Entrevistado D
Mis funciones incluyen control del personal y verificar lo que tienen que hacer,
e informar sobre alguna falta que cometa algún empleado.
57
Entrevistado E
Yo soy trabajador me desempeño como albañil, pero cuando alguno de los
jefes lo decide me dedico a realizar trabajos de pintura o actividades varias de
obrero.
Entrevistado F
Me encargo del despacho de los materiales de construcción, eléctricos,
pinturas etc. Pero es algo complicado cuando se requieren los materiales y
nadie firma la recepción de los mismos, algunas veces son los mismos dueños
quienes los llevan.
Esto es algo dificultoso, porque esto me obliga a contar una y otra vez los
materiales, al inicio de la jornada de trabajo, así mismo como al finalizarla y
por lo general no coinciden los números. A mi parecer esto origina un
problema de control, porque no soy el único que tiene acceso a este lugar.
3.3 OBSERVACIÓN DIRECTA
La observación directa nos permitió conocer a quien o a quienes reconocen
como jefes y de quien reciben indicaciones y órdenes los trabajadores de esta
empresa.
Fueron Observados 4 trabajadores (1 albañil, 1 electricista y 1 pintor y el
Encargado de la bodega) y también los hermanos Molina Salazar, de lo cual se
obtuvo como resultado lo siguiente:
Los 2 albañiles, el electricista y el pintor identifican a los hermanos
Marcelo, Gregorio, Alberto y Roberto como jefes, además de recibir
órdenes de ellos también reciben indicaciones del Ec. Gustavo Guerrero, a
quien identifican como quien les paga.
58
El encargado de la bodega reconoce como dueño de la empresa a Marcelo
Molina, pero que recibe órdenes de 5 personas. Además el control que
ejerce es escaso debido al conflicto de falta de autoridad y falta de
recepción de materiales.
Los hermanos Molina Salazar conocen sobre las actividades que
desarrollan, pero en numeradas ocasiones luego que uno de ellos da una
orden a algún empleado, otro hermano da otras indicaciones, generando
confusión entre los trabajadores, y en ocasiones son sancionados.
3.4 CUESTIONARIOS
Se elaboraron 10 preguntas a 12 trabajadores de la empresa con la
finalidad de obtener y recopilar información que contribuya a la posición de cada
persona en una estructura organizacional.
Así mismo nos ayudara a identificar la duplicidad de funciones, y
restablecer de manera que solo queden las que sean primordiales.
3.4.1 ENCUESTA
Fecha:
Lea detenidamente las preguntas, cada respuesta es confidencial, y solo es para
fines investigativos.
1.- ¿Cuantos jefes considera que tiene usted?
1 2 3 4 Otro……
59
2.- ¿Recibe usted, ordenes e indicaciones de más de una persona?
Sí No
3.- En caso de consulta o dudas respecto a su trabajo ¿a quién se dirige usted?
Jefe Directo
Compañero de Trabajo
A quien le da más ordenes
4.- ¿Mantiene una buena relación laboral con la o las personas que usted considera como su(s) jefe(s)?
Sí No
5.- ¿Acatar órdenes y disposiciones proveniente de más de una persona le ha ocasionado dificultad es su trabajo?
Sí No
6.- ¿Conoce que funciones corresponden al cargo que desempeña?
Sí No
7.- ¿En alguna ocasión ha desempeñado tareas que creen que no le corresponden?
Sí No
60
8.- ¿Cree usted que los problemas familiares afectan en las relaciones de trabajo de los miembros de una organización?
Sí No
9.- En el tiempo que lleva trabajando para el contratista, ¿ha tenido problemas con alguna decisión que haya tomado alguno de los hermanos Molina Salazar?
Sí No
10.- ¿Le gustaría que sus ideas en cuanto a la actividad que realiza sean escuchadas e implementadas?
Sí No
3.4.2 ANÁLISIS DE LOS CUESTIONARIOS
En base a las respuestas de los cuestionarios realizados, se obtuvieron los
siguientes resultados:
Pregunta No. 1 ¿Cuantos jefes considera que tiene usted?Tabla No.1
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 1 2 16,66%
2 2 3 25%
3 3 5 41,67%
4 4 2 16,66%
5 Otros 0 0%
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
61
Grafico No. 1
16.66
2541.67
16.66
¿Cuantos jefes considera que tiene usted?
1 2 3 4 Otros
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
En esta grafica podemos visualizar la respuesta de los empleados, en su gran
mayoría consideran que tienen 3 jefes que corresponde a un 41,67%, el 25 %
considera que tiene 2 jefes, y con igual número de porcentaje, 16,66%
manifiestan que tienen 1 y 4 jefes. Por lo tanto evidenciamos el problema de no
contar con una estructura organizacional formal.
Pregunta No. 2 ¿Recibe usted órdenes e indicaciones de más de una persona?
Tabla No. 2
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 10 83 %
2 No 2 17 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
62
Grafico No.2
83
17
¿Recibe usted, órdenes e indicaciones de más de una persona?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 83% de los encuestados reciben órdenes de más de una persona, mientras
que el 17% recibe indicaciones de solamente una persona.
Esto indica el problema de Unidad de mando y la escasa limitación de
responsabilidades.
Pregunta No. 3 En caso de consulta o dudas respecto a su trabajo ¿A quién se dirige usted?
Tabla No. 3
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Jefe Directo 2 16,67%
2 Compañero de Trabajo 3 25%
3 A quien le da más ordenes 7 58,33
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
63
Grafico No. 3
16.67
2558.33
En caso de consulta o dudas respecto a su trabajo ¿a quién se dirige usted?
Jefe Directo Compañer de Trabajo Aquien le da mas ordenes
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
Ante una consulta, duda o pregunta, el 58,33% de los encuestados recurre a la
persona que le da más órdenes y no necesariamente es su jefe, el 25% consulta
a sus compañeros de trabajo, ya que existen dudas de quien es realmente el jefe
directo; y por último el 16.67 % acude a su jefe directo.
Pregunta No. 4 ¿Mantiene una buena relación laboral con la o las personas que usted considera como su(s) jefe(s)?
Tabla No.4
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 4 33,33 %
2 No 8 66,67 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
64
Grafico No. 4
33.33
66.67
¿Mantiene una buena relación laboral con la o las personas que usted considera como su(s) jefe(s)?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 66,67 % de las personas encuestadas no mantienen una buena relación laboral
con la persona a quien consideran como su jefe, mientras que el 33,33% si
mantienen una buena relación.
Se debe a que los empleados evitan muchas veces hablar con un jefe, ya que
manifiestan que siempre reciben diferentes órdenes de cada uno, que obligan a
modificar o cambiar el trabajo que se encuentran realizando.
Pregunta No. 5 ¿Acatar órdenes y disposiciones proveniente de más de una persona le ha ocasionado dificultad es su trabajo?
Tabla No. 5
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 9 75 %
2 No 3 25 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
65
Grafico No. 5
75
25
¿Acatar órdenes y disposiciones proveniente de más de una persona le ha ocasionado dificultad es su
trabajo?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 75% de los encuestados menciona que si ha tenido problemas al recibir
órdenes y disposiciones de más de una persona, por otro lado el 25% de
encuestados no ha tenido problemas de este tipo.
En su mayoría obedecen y ejecutan tareas por temor a perder su trabajo, ya que
en más de una ocasión se sienten comprometidos y hacen cada cosa que les
piden, aunque posteriormente tengan problemas con alguna otra persona.
Pregunta No. 6 ¿Conoce que funciones corresponden al cargo que desempeña?
Tabla No.6
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 4 33,33 %
2 No 8 66,67 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
66
Grafico No. 6
33.33
66.67
¿Conoce que funciones que corresponden al cargo que desempeña?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 66,67 % de encuestados respondió que no conoce cuales son las funciones
que se les asignaron, en su mayoría solo se dedica a acatar órdenes. El 33,33%
de encuestados dice que si conocen las funciones de su cargo y que se limitan a
cumplirlas.
Podemos notar la escasa descripción en un puesto de trabajo, esto es causa de la
confusión de los empleados y se limitan a hacer lo que le dicen así no sean de su
competencia.
Pregunta No. 7 ¿En alguna ocasión ha desempeñado tareas que creen que no le corresponden?
Tabla No. 7
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 8 66,67 %
2 No 4 33,33 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
67
Grafico No. 7
66.67
33.33
¿En alguna ocasión ha desempeñado tareas que creen que no le corresponden?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 66,67 % de encuestados respondió que sí ha realizado actividades que no le
competen. El 33,33% de encuestados dice que no ha realizado actividades de las
cuales no sean de las asignadas.
En las respuestas de esta pregunta sigue predominando la notoria falta de
descripción de puestos y asignación de funciones y responsabilidades.
Pregunta No. 8 ¿Cree usted que los problemas familiares afectan en las relaciones de trabajo de los miembros de una organización?
Tabla No. 8
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 12 100 %
2 No 0 0 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
68
Grafico No.8
100
¿Cree usted que los problemas familiares afectan en las relaciones de trabajo de los miembros de una
organización?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
El 100% de los encuestados manifiestan que los problemas familiares afectan las
relaciones de trabajo entre los miembros de una organización.
Los empleados sienten malestar cuando tienen problemas familiares, sobre todo
entre los hermanos Molina Salazar y cuando algún compañero los tiene creen que
esto afecta al grupo.
Pregunta No. 9 En el tiempo que lleva trabajando para el contratista, ¿Ha tenido problemas con alguna decisión que haya tomado alguno de los hermanos Molina Salazar?
Tabla No. 9
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 6 50 %
2 No 6 50 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
69
Grafico No. 9
5050
En el tiempo que lleva trabajando para el contratista, ¿ha tenido problemas con alguna decisión que haya
tomado alguno de los hermanos Molina Salazar?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
La mitad de los encuestados se han visto afectados con la decisión de algún
hermano Molina Salazar, mientras que la otra mitad no han sentido malestar por
alguna decisión tomada.
Se evidencia que las decisiones que toman a menudo los administradores, han
afectado a gran parte de los trabajadores en muchos aspectos. A lo que se le
adjudica la atribución de funciones arbitrariamente sin hacerse responsables por
los actos.
Pregunta No. 10 ¿Le gustaría que sus ideas en cuanto a la actividad que realiza sean escuchadas e implementadas?
Tabla No. 10
No
.
Respuesta Frecuencia Porcentaje
1 Si 12 100 %
2 No 0 0 %
TOTAL 12 100%
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
70
Grafico No. 10
100
¿Le gustaría que sus ideas en cuanto a la actividad que realiza sean escuchadas e implementadas?
SI NO
Fuente: Washington Molina Salazar
Elaboración: García Héctor, Mejillón Jefferson
La totalidad de encuestados manifiesta que si les gustaría aportar con ideas para
que posteriormente estas sean implementadas en el sector de la construcción, así
sienten que contribuyen a la empresa.
3.5 DISEÑO ORGANIZACIONAL
El diseño organizacional se estableció en un organigrama general vertical,
en el cual situamos la estructura administrativa y está conformado por cuatro
niveles.
Nivel 1: Gerente General o Propietario
Toma las decisiones la cual influyen directamente en la organización, ya que
estas pueden ayudar o afectar a la consecución de objetivos.
71
Nivel 2: Asesor
Persona encargada de asesorar directamente al Gerente General o
Propietario, recopila información referente a proyectos y recursos a utilizar.
Nivel 3: Compras, Administración, Finanzas y Proyectos
Este es el Nivel de mandos Medio de la organización. Cada persona de este
nivel es responsable de dirigir a sus subordinados.
Nivel 4: Bodega, Personal operativo, Asistente de proyectos
Nivel operativo de la empresa, donde se encuentra las actividades que dan
razón de ser de la organización.
En lo que concierne a la descripción de puestos se tuvo como referencia a
la división de trabajo, para así aprovechar los esfuerzos individuales y de esta
manera alcanzar metas colectivas; tal y como lo propuso el Economista Adam
Smith. Se elaboró la descripción de nueve cargos en los cuales de establecen las
funciones para cada cargo.
Finalmente con el organigrama y la descripción de cargos se aspira ordenar
formalmente la empresa del Señor Marcelo Molina Salazar y establecer
responsabilidades y limitaciones a cada persona con la finalidad de terminar con
la duplicidad de funciones, los conflictos de autoridad, unidad y dirección de
mando.
72
3.6 PROPUESTA
3.6.1 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Gerencia general- Dirigir, disponer y controlar a la organización.
- Ser el representante Legal de la organización
- Plantear metas u objetivos a cumplir
- Realizar evaluaciones y seguimiento a las tareas de los diferentes niveles
de la organización
- Aprobar presupuestos, planificación y proyectos de la empresa
Compras- Buscar alternativas de proveedores y seleccionar la mejor oferta.
- Realizar compras de acuerdo a la planificación y presupuesto.
- Trabajar en coordinación con el Departamento de Proyectos y Bodega.
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ASESORIA
GERENTE GENERAL O PROPIETARIO
PERSONAL OPERATIVO
ADMINISTRACION
ASISTENTE DE PROYECTOS
PROYECTOS
BODEGA
COMPRAS FINANZAS
- Realizar pliegos y demás requisitos para participar en subastas y
licitaciones, por medio del Sistema Nacional de Contratación Pública
Bodega- Llevar un inventario de todos los bienes, materiales y suministros de la
organización.
- Recibir los materiales que se adquieren en la organización para su
respectivo despacho o repartición.
- Realizar la respectiva constatación física de todos los materiales y
suministros adquiridos a través del Departamento de Compras.
- Informar sobre novedades al Departamento de Compras.
- Elaborar un kardex con el método PEPS.
Administración- Gestionar permisos y todos los documentos legales que permitan
desarrollar algún proyecto.
- Contratar al personal operativo de la organización.
- Supervisar al personal a su cargo y atender requerimientos y necesidades
de los mismos.
- Aplicar las normas y reglas establecidas por la ley, así mismo verificar que
se cumplan las establecidas internamente.
- Informar a la máxima autoridad respecto a novedades y actividades que
se hayan salido de su curso normal.
Finanzas- Gestionar las actividades de crédito y cobranza.
- Realizar las actividades contables, presupuestos e impuestos.
- Realizar los diferentes pagos que se presenten dentro de la organización.
- Verificar por el cumplimiento de las leyes contables establecidas.
- Contabilizar operaciones y transacciones.
- Elaborar informes mensuales y por proyecto, para la revisión del Gerente
General.
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Proyectos- Elaborar la planificación de proyectos con la herramienta informática
Project.
- Verificar que los trabajos en obras o servicios de mantenimiento vayan
acorde a la planificación.
- Realizar correctivos a la planificación cuando se vea afectada por factores
exógenos a la organización.
- Supervisar y controlar el buen uso y manejo de los diferentes materiales
utilizados en los proyectos.
- Elaborar informes periódicamente del avance de los proyectos.
- Informar al departamento de Finanzas sobre los materiales usados para
que puedan ser dados de baja.
3.6.2 DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Los cargos que se determinaron una vez establecido la investigación
fueron:
- Gerente General o Propietario
- Asesor
- Gerente de compras
- Gerente administrativo
- Gerente financiero
- Gerente de proyectos
- Bodeguero
- Personal operativo
- Asistente de Proyectos
Gerente General o Propietario
El gerente general se encarga de supervisar todas las áreas administrativas y
los diferentes niveles de la organización, como las compras y finanzas; y con
75
el propósito general de cumplir y hacer cumplir los objetivos planteados, es
decir se establece el control de la unidad de dirección de toda la organización,
así queda a un lado uno de los inconvenientes por los que esta empresa ha
venido atravesando.
Asesor
El asesor trabajara directamente con el gerente general o propietario, y le
brindara asesoría tanto en la administración y toma de decisiones de la
organización en sus diferentes áreas, será la mano derecha del gerente
general y trabajarán conjuntamente.
Gerente de Compras
El gerente de compras se encargara de las adquisiciones de la empresa tanto
de materiales que se utilizarán en los trabajos así como diferentes suministros
que sean requeridos por el personal de la organización.
Trabajara en conjunto y en coordinación con la bodega y los requerimientos
que presente el gerente de proyectos.
Gerente administrativo
El gerente administrativo tiene a su cargo funciones como la de la consecución
de personal, trámites legales que se requieran para elaborar algún proyecto; y
ser el único medio por el cual los trabajadores puedan presentar quejas o
peticiones.
Cabe manifestar que se han colocado tareas y funciones relacionadas con el
talento humano y las leyes, debido al tamaño de esta organización.
76
Gerente Financiero
El gerente financiero se encarga de los movimientos económicos, bancarios,
ingresos y egresos del flujo monetario, pago a trabajadores, busca de
financiamiento y créditos, elaborar planificación; y todos los movimientos
contables de ley.
Gerente de proyectos
El gerente de proyectos se encarga de la elaboración de un cronograma de
actividades el cual se deberá seguir y así llevar a cabo de manera eficiente el
trabajo que debe cumplir la organización.
Se encargara del control y del buen uso de los materiales además de informar
las necesidades de personal requerido por proyecto. Trabajará en
coordinación con la bodega, y será el responsable de informar al
departamento de compras los requerimientos de materiales que se necesitan
en cada proyecto.
Bodeguero
El bodeguero tiene a su cargo el control de la mercadería, tanto en las
entradas y salidas de las mismas, revisar que se encuentren en óptimas
condiciones al momento de despacharlas para la elaboración de algún trabajo,
llevara un control general de las mismas.
Personal operativo
El personal operativo estará conformado por los diferentes trabajadores que
realizan las actividades de construcción y mantenimiento en la organización,
como los albañiles, electricistas, pintores, etc.
77
Asistente de Proyectos
El asistente de proyectos será el encargado de manejar la herramienta
informática Project, elaborando la planificación y darle seguimiento e informar
a su jefe inmediato sobre las actividades diarias y hacer las correcciones
cuando lo amerite, de tal manera que tenga un mayor y mejor control de los
trabajos de la organización.
78
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
El desarrollo de esta investigación nos ha permitido cumplir con el objetivo
de estudio, el cual fue identificar los problemas que afectan a esta empresa, y se
procedió a diseñar una adecuada estructura organizacional y realizar un análisis y
descripción de cargos.
El resultado fue plasmado en un organigrama, eliminando la duplicidad de
funciones y asignando responsabilidades y limitaciones. Quedó establecido que la
estructura de una organización muestra la relación y ayuda a visualizar la manera
en que están ordenadas, donde se concentra la autoridad y cada nivel de mando.
Basándonos en lo antes descrito se puede concluir lo siguiente referente a este
estudio de caso.
Los empleados reconocen a más de una persona como su jefe, de quienes
acatan cualquier tipo de órdenes.
Existe numerosa rotación de personal, debido a despidos frecuentes.
Los problemas personales de los administradores han afectado a la
organización en general, ya que se han generado conflicto de intereses.
El personal desconoce cuáles son sus funciones, responsabilidades y
limitaciones.
No se ha definido ni establecido cargos ni funciones, mediante un análisis y
descripción de puestos.
79
No existe una organización formal, ni se cuenta con un organigrama.
Existe poca información de los ingresos y egresos de la organización
Los proyectos se planifican con pocos recursos y herramientas
tecnológicas (programas informáticos), lo cual dificulta su control.
4.2 RECOMENDACIONES
Una vez concluida con la elaboración de este proyecto podemos dar
recomendaciones que beneficien a la empresa y corrijan todos los inconvenientes
que se han generado por la falta de organización.
Se recomienda establecer una organización formal, describiendo cargos y
funciones para cada miembro de la empresa. De esta manera se busca
eliminar la duplicidad de funciones y que cada individuo reconozca a su
jefe inmediato.
La estructura organizacional que se recomienda ejecutar es la de gerente
general, asesor, cuatro departamentos con mandos medios y sub niveles
con funciones ya establecidas de tal manera que se elimine la duplicidad
de funciones en diferentes cargos.
En cuanto a los problemas personales que afectan a la organización,
recomendamos establecer reglas y normas que limiten a cada
administrador en cuanto a los actos y atribuciones que se puedan tomar.
Respecto al desconocimiento de las funciones de parte de los empleados,
recomendamos realizar un análisis y descripción de cargos, para así
oficializar las tareas y trabajos que debe realizar cada persona.
80
Llevar un registro contable financiero y administrativo es esencial, para
eliminar el escaso control y registro de los bienes, recursos e insumos
utilizados en los proyectos.
Se recomienda utilizar una debida herramienta informática para la
planificación y control de cada proyecto, además de la previa capacitación
para el manejo de la misma.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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enfoque por competencias.
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Edición.
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Empresarial, Décima Tercera Edición.
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Kast, Fremon, Rosenzweig. Administración en las organizaciones.
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Longenecker J., Moore C., y Petty J. Administración de Pequeñas
Empresas
Robbins S y De Cenzo D., Fundamentos de Administración.
Bateman y Snell, Administración: Liderazgo y colaboración de un mundo
competitivo.
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