Page 1
e
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
TRANSPARANSI PENYUSUNAN PERATURAN DAERAHMELALUI SINORI DI SEKRETARIAT DPRD KAMPAR
DISUSUN OLEH :
NAMA : RAMLAH, S.E, M.Si.
NDH : 21
INSTANSI : SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN KAMPAR
PROGRAM PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT II ANGKATAN XXIV
PUSBANGKOM PIMPINAN NASIONAL DAN MANAGERIAL ASN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA RI
JAKARTA , OKTOBER 2019
i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 2
ABSTRACT/EXECUTIVE SUMMARY
Laporan Proyek Perubahan dengan judul Transparansi Penyusunan Peraturan Daerah Melalui SINORI di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Kampar adalah solusi tepat atas tantangan terhadap minimnya pelayanan
administrasi notulen dan risalah sidang pada Alat Kelengkapan Dewan (AKD)
Kabupaten Kampar. Notulen dan Risalah Sidang merupakan catatan-catatan dari
tahapan-tahapan penyelesaian Rancangan Peraturan Daerah (Ranperda) sesuai
dengan jadwal yang telah di tetapkan oleh Badan Musyawarah Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Kampar. Keberadaan SINORI dimaksudkan untuk
mempermudah pendamping pada Alat Kelengkapan Dewan selaku notulensi yang
melekat pada Alat Kelengkapan Dewan secara berkesinambungan.
Sebagai gambaran Notulen dan Risalah bukan hanya pada penyusunan
Ranperda saja melainkan untuk seluruh agenda Rapat-rapat yang ada pada Alat
Kelngkapan Dewan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018
tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi,
Kabupaten/Kota pasal 89 ayat (1) bahwa jenis rapat DPRD terdiri atas : a. Rapat
Paripurna; b. Rapat Pimpinan DPRD; c. Rapat Fraksi; d. Rapat Konsultasi; e. Rapat
Badan Musyawarah; f. Rapat Komisi; g. Rapat Gabungan Komisi; h. Rapat Badan
Anggaran; i. Rapat Bapemperda; j. Rapat Badan Kehormatan; k. Rapat Panitia
Khusus; l. Rapat Kerja; m. Rapat Dengar Pendapat; dan n. Rapat Dengar Pendapat
Umum dan pada Pasal 2 berbunyi : DPRD Propinsi dan Kabupaten/Kota mempunyai
fungsi : a. Pembentukan Peraturan Daerah; b. Anggaran; dan c. Pengawasan.
Keberadaan Sekretariat DPRD sebagai pelayan administrasi tentunya harus
mampu memberikan pelayanan sebagai notulensi disetiap rapat-rapat dan sidang.
Pekerjaan yang terus menerus ini akan banyak melibatkan stakeholders dan pasti
mempunyai kelemahan, sehingga diperlukan suatu sistim yang sismatis. Sistim yang
dimaksud yaitu dapat memberikan nilai tambah bagi Sekretariat DPRD dalam waktu
cepat agar tidak ada hambatan dan dapat mengatasi kesalahan dalam melaksanakan
ii Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 3
tugas sebagai pelayan adminstrasi tepatnya sebagai notulensi disetiap Rapat-rapat Alat
Kelengkapan Dewan.
Dengan membangun suatu sistim yang sistimatis maka notulen rapat dan risalah sidang
bukanlah hanya suatu dokumentasi mengenai catatan-catatan yang sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan Musyawarah saja, namun fokus kepada
kesesuaian, ketepatan dan lengkapnya isi dari notulen tersebut serta memberi nilai
tambah bagi Sekretariat DPRD. Ruang lingkup proyek perubahan ini meliputi
pengembangan sistim dengan melibatkan Stakeholders, pejabat dan staf dilingkungan
Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar mulai dari tahap persiapan penyusunan strategi,
pengembangan perangkat sistim sampai dengan implementasi sistim. Sedangkan
output kunci proyek perubahan ini sebagai komitmen bersama dalam pengembangan
Sistim Informasi Notulen dan Risalah (SINORI) dengan Stakeholders, menyusun
Standar Operasional Prosedur (SOP) SINORI, membangun SINORI serta
mensosialisasikan SINORI kepada Steakholders dan Anggota DPRD Periode 2019-
2024.
Proses penyusunan proyek perubahan ini melibatkan diskusi intensif dan
komunikasi yang berkelanjutan dengan Stakeholders antara lain Pimpinan DPRD,
Dinas KOMINFO dan Persandian, BAPPEDA sebagai penganggaran di dalam KUA-
PPAS dan BPKAD selaku penganggaran di dalam RKA Tahun Anggaran 2020.
Proyek Perubahan ini berhasil menyusun SOP sesuai dengan target jangka
pendek. Proyek perubahan ini juga berhasil melakukan percepatan pencapaian target
jangka menengah berupa rancangan aplikasi SINORI. Issu penting disampaikan dalam
saran Proyek Perubahan ini adalah terkait peran SINORI dalam percepatan
penyelesaian penyusunan Ranperda di Lembaga DPRD.
iii Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 4
DAFTAR ISILEMBAR PERSETUJUAN MENTOR DAN COACH…………………………………
FORM PERSETUJUAN SEMINAR PKN TK. II ANGKATAN XXIV TAHUN 2019…..
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………………
DAFTAR TABEL……………………………………………………………………………
DAFTAR GAMBAR………………………………………………………………………..
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………….
A. LATAR BELAKANG………………………………………………………………
B. KONDISI SAAT INI……………………………………………………………….
C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI………………………………………….
D. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN………………………………………………
E. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN…………………………………………….
F. OUTPUT DAN OUTCOME………………………………………………………..
G. INSTRUMEN ANALISIS…………………………………………………………..
BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN……………………………………………
A. PENETAPAN RENCANA STRATEGIS………………………………………...
B. PEMBERDAYAAN ORGANISASI PEMBELAJARAN………………………..
C. IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS) DAN
STRATEGI KOMUNIKASI………………………………………………………..
D. MANAJEMEN RISIKO………………………………………………………………
E. INDIKATOR KEBERHASILAN……………………………………………………..
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN………………………………………
A. STRATEGI PEMASARAN SEKTOR PUBLIK……………………………………
B. CAPAIAN MILSTONE DAN OUTPUT PROYEK PERUBAHAN……………….
C. DUKUNGAN STAKEHOLDERS……………………………………………………
BAB IV PENUTUP…………………………………………………………………………
A. KESIMPULAN……………………………………………………………………….
B. SARAN……………………………………………………………………………….
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………
LESSON LEARNED……………………………………………………………………….
iv Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 5
DAFTAR TABELTabel 1 Jenis Rapat DPRD ………………………………………………………….
Tabel 2 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun
2017………………………………………………………………………………..
Tabel 3 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun
2017 Yang Tidak Dibahas………………………………………………………..
Tabel 4 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun
2018……………………………………………………………………………
Tabel 5 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun
2018 Yang Tidak Dibahas…………………………………………………………
Tabel 6 Stakeholders Internal Proyek Perubahan………………………………………
Tabel 7 Stakeholders eksternal Proyek Perubahan……………………………………
Tabel 8 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek……..………………………………………
Tabel 9 Tahapan Kegiatan Jangka Menengah..………………………………………
Tabel 10 Tahapan Kegiatan Jangka Panjang……..……………………………………
Tabel 11 Susunan Tim Proyek Perubahan……..………………………………………
Tabel 12 Output Tahapan Kegiatan……..……..………………………………………
Tabel 13 Stakeholders Internal Pada Proyek Perubahan………………………………
Tabel 14 Stakeholders Eksternal Pada Proyek Perubahan……………………………
Tabel 15 Capaian Output Proyek Perubahan……..…………………………………
v Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 6
DAFTAR GAMBARGambar 1 Milestone Proyek Perubahan………………………………………………
Gambar 2 Struktur Organisasi Proyek Perubahan………………………………
Gambar 3 Stakeholders Engagement berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan……
Gambar 4 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 5 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 6 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 7 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 8 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 9 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 10 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 11 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 12 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 13 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 14 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 15 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 16 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
Gambar 17 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD…………………………………
vi Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 7
i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 8
i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 9
i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 10
i Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 11
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANGSebagai salah satu Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mengurus
lembaga politik yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi
kesekretariatan dan keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
Kabupaten, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD Kabupaten dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai
dengan kebutuhan. Sebagaimana yang disebutkan dalam Pasal 201 dan 204
Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 telah di tegaskan bahwa untuk mendukung
kelancaran dan pelaksanaan tugas dan wewenang DPRD, di bentuk Sekretariat
DPRD propinsi dan Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota. Keberadaan Sekretariat
DPRD merupakan faktor pendukung bagi kesuksesan implementasi wewenang,
fungsi dan tugas DPRD dalam menjalankan amanah sebagai unsur penyelenggara
Pemerintah Daerah. Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor 23
Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah dan kemudian di pertegas dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat
Daerah, bahwa Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan administrasi dan
pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD.
Keberadaan organisasi Sekretariat DPRD yang merupakan bagian intergral
dari Pemerintah Daerah merupakan bagian yang tidak terpisahkan apabila kita
membicarakan kinerja DPRD. Tugas dan fungsi Sekretariat DPRD adalah
menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung
pelaksanaan tugas dan fungsi, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga
ahli yang di perlukan oleh DPRD dalam melaksanakan hak dan fungsinya sesuai
dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan daerah.
1 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 12
Dalam Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 Pasal 215 ayat (1), (2) dan ayat
(3), Sekretariat DPRD Kabupaten/Kota dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD
Kabupaten/Kota yang diangkat dan diberhentikan dengan keputusan Kepala
Daerah atas persetujuan Pimpinan DPRD Kabupaten/Kota. Secara teknis
operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD
sedangkan secara administratif bertanggung jawab kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah. Dengan posisi yang penting di dalam proses penyelenggaraan
Pemerintah Daerah, Sekretaris DPRD sebagai bahagian dari Aparatur Sipil Negara
perlu memiliki kepekaan politik dan professional dalam mendukung hubungan kerja
antara Pemerintah Daerah dengan DPRD, Sekretaris DPRD dituntut untuk
memberikan pelayanan yang professional dan berkualitas untuk mendukung fungsi
DPRD sebagai Wakil Rakyat yang menyerap aspirasi rakyat.
Berdasarkan pengalaman selama menjadi Sekretaris DPRD Kabupaten
Kampar, maka ditemui berbagai macam persoalan baik itu dalam pelayanan
kesekretariatan, Anggota DPRD maupun datangnya dari Pemerintah Daerah.
Dalam melaksanakan perannya Sekretariat DPRD telah menata organisasinya
berdasarkan Peraturan Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016 tentang kedudukan,
susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat DPRD Kabupaten
Kampar kedalam empat bagian salah satunya adalah Bagian Hukum dan
Persidangan.
Sesuai dengan pasal 14 Peraturan Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016
Bagian Hukum dan Persidangan mempunyai tugas dan fungsi :
a. Menyelenggarakan kajian Perundang-undangan;
b. Memfasilitasi penyusunan Naskah Akademis;
c. Memverifikasi, mengevaluasi dan menganalisis produk penyusunan Peranturan
Perundang-undangan;
d. Mengumpulkan bahan penyiapan Draf Perda Inisiatif;
e. Memverifikasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi pembahasan Perda;
f. Menyelenggarakan Persidangan;
2 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 13
g. Menyusun Risalah;
h. Menyelenggarakan hubungan Masyarakat, publikasi dan ke protokolan;
Sejalan dengan visi Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar, untuk mendukung
kinerja DPRD salah satunya adalah memberi pelayanan administrasi yang baik
dalam rangka memberikan dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD.
B. KONDISI SAAT INIUntuk melaksanakan peran Sekretariat DPRD mengacu kepada Peraturan
Bupati Kampar Nomor 38 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Tugas dan Fungsi serta tata kerja Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar,
Sekretaris DPRD menyelenggarakan tugas dan fungsi :
1. Merumuskan dan dan melaksanakan visi dan misi Sekretariat DPRD ;
2. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA), Rencana
Kerja (RENJA), penyusunan Penetapan Kinerja (Penja), penyusunan Laporan
Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP) dan Indikator Kinerja Utama (IKU)
Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar;
3. Mengkoordinasikan perencanaan, penyelenggaraan, pengendalian dan
pengawasan tugas-tugas Sekretraiat dan Bagian;
4. Menyelenggakan administrasi Sekretariat DPRD ;
5. Menyelenggarak administrasi keuangan DPRD ;
6. Memfasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD ;
7. Menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
8. Mempelajari, memahami dan melaksanakan perturan dan perundang-
undangan yang berkaitan dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam
pelaksanaan tugas ;
9. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi hasil kerja
bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancer sesuai dengan
ketentuan yang berlaku ;
10.Melaksanakan tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan.
3 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 14
Kondisi umum Sekretariat DPRD saat ini masih terdapat kelemahan pada
Bagian Hukum dan Persidangan karena belum mampu memfasilitasi dan
membuat laporan secara lengkap dan sistimatis disebabkan belum terbangunnya
sistim IT. Sesungguhnya kegiatan rapat dan sidang di Sekretariat DPRD sudah
berjalan setiap minggu pada Alat Kelengkapan Dewan, namun Notulen dan
Risalah Rapat tersebut tetap tidak terkoordinir dan tidak lengkap pada saat
dibutuhkan.
Sudah saatnya Notulen rapat dan Risalah Sidang untuk ditertibkan karena
merupakan jantungnya administrasi seluruh produk hukum yang dikeluarkan oleh
Lembaga DPRD. Untuk itu melalui pengembangan SINORI ini seluruh
pendamping dan khususnya bagian hukum dan persidangan diharapkan mampu
menghimpun notulen rapat dan risalah sidang secara lengkap dan terintegrasi.
Tabel 1 Jenis Rapat DPRD
No Jenis Rapat Keterangan
1 Rapat paripurna ; Rapat paripurna merupakan forum rapat
tertinggi Anggota DPRD yang dipimpin oleh
ketua atau wakil ktua.
2 Rapat Pimpinan DPRD ; Rapat pimpinan DPRD merupakan rapat
para anggota Pimpinan DPRD yang
dipimpin oleh ketua atau wakil ketur.
3 Rapat Rapat Fraksi ; Rapat Fraksi merupakan rapat anggota
Fraksi yang dipimpin oleh pimpinan Fraksi.
4 Rapat Konsultasi ; Rapat konsultasi merupakan rapat antara
Pimpinan DPRD dengan pimpinan Fraksi
dan pimpinan alat ketengkapan DPRD
yang dipimpin oleh ketua atau wakil ketua
DPRD.
5 Rapat Badan Musyawarah ; Rapat badan musyawarah merupakan
4 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 15
rapat anggota badan musyawarah yang
dipimpin oleh ketua atau wakil ketua badan
musyawarah.
6 Rapat Komisi ; Rapat komisi merupakan rapat anggota
komisi yang dipimpin oleh ketua atau
wakil ketua komisi.
7 Rapat Gabungan Komisi ; Rapat gabungan komisi merupakan rapat
antarkomisi yang dipimpin oleh ketua atau
wakil ketua DPRD.
8 Rapat Badan Anggaran ; Rapat badan anggaran merupakan rapat
anggota badan anggaran yang dipimpin
oleh ketua atau wakil ketua badan
anggaran.
9 Rapat Bapemperda ; Rapat Bapemperda merupakan rapat
anggota
Bapemperda yang dipimpin oleh ketua atau
wakil ketua Bapemperda.
10 Rapat Badan Kehormatan ; Rapat badan kehormatan merupakan
rapat anggota badan kehormatan yang
dipimpin oleh ketua atau wakil ketua badan
kehormatan.
11 Rapat Panitia Khusus ; Rapat panitia khusus merupakan rapat
anggota
panitia khusus yang dipimpin oleh ketua
atau wakil ketua panitia khusus.
12 Rapat Kerja ; Rapat kerja merupakan rapat antara
badan anggaran, komisi, gabungan komisi,
Bapemperda, atau panitia khusus dan
Kepala Daerah atau pejabat yang ditunjuk.
13 Rapat dengar pendapat ;
dan
Rapat dengar pendapat merupakan rapat
antara komisi, gabungan komisi,
5 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 16
Bapemperda, badan anggaran, atau panitia
khusus dan Pemerintah Daerah
14 Rapat dengar pendapat
umum ;
Rapat dengar pendapat umum merupakan
rapat antara komisi, gabungan komisi,
Bapemperda, badan anggaran, atau
panitia khusus dan perseorangan,
kelompok, organisasi, atau badan swasta.
Selama ini Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar belum membangun suatu
sistim yang dapat memperlancar dan menertibkan administrasi terkait penyusunan
Ranperda sehingga terjadinya tunggakan Program pembentukan peraturan
daerah (Propemperda) Lembaga DPRD dari tahun ketahun, baik itu Program
pembentukan peraturan daerah (Propemperda) yang datangnya dari eksekutif
maupun Program pembentukan peraturan daerah yang berasal dari inisiatif DPRD
sendiri, contohnya sesuai dengan tabel diatas dari 17 (tujuh belas) Program
Pembentukan Peraturan Daerah yang dilaporkan oleh Badan pembentukan
peraturan daerah dan kemudian ditetapkan oleh Lembaga DPRD didalam rapat
Paripurna Tahun 2018 untuk dilaksanakan pada Tahun 2019, ternyata tidak
terselesaikan 100 persen menjadi perda pada Tahun 2019. Hal ini berdampak
pada kinerja Lembaga DPRD sendiri.
Urgensi Proyek perubahan ini menjadi penting agar Pemerintah Daerah baik
eksekutif maupaun legislatif untuk memanfaatkan sistim dan berkomitmen dalam
menyelesaikan tugas pokok dan fungsinya, karena tidak tuntasnya Program
Pembentukan Peraturan Daerah bukanlah semata-mata kesalahan dari pihak
legislatif saja melainkan juga datang dari pihak eksekutif.
C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
6 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 17
Tidak terkoordinir dan belum terhimpunnya pencatatan notulen rapat dan
risalah sidang alat kelengkapan dewan dapat mempengaruhi tahapan percepatan
penyusunan Ranperda sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan oleh Badan
Musyawarah termasuk juga tidak disiplinnya tingkat kehadiran Stakeholders dalam
menghadiri Rapat-rapat alat kelengkapan dewan serta kurang lengkapnya data
yang disampaikan oleh leading sektor, seperti pada tabel dibawah ini ;
Tabel 2 Daftar Program Pembentukan Peraturan DaerahKabupaten Kampar Tahun 2017
NO Inisiator Tentang Keterangan1 2 3 4
1 INISIATIF
HAK KEUANGAN DAN ADMINISTRATIF
PIMPINAN DAN ANGGOTA DPRD KABUPATEN
KAMPAR (INISIATIF)
BARU
2 INISIATIF KETAHANAN KELUARGA (INISIATIF)
3 INISIATIFPENYELENGGARAAN KEOLAHRAGAAN
(INISIATIF)
4 INISIATIF PERLINDUNGAN PEREMPUAN (INISIATIF)
5USULAN
EKSEKUTIF
PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN
APBD DAERAH KAB.KAMPAR TAHUN 2016
6USULAN
EKSEKUTIFPERUBAHAN APBD TAHUN ANGGARAN 2017
7USULAN
EKSEKUTIF
APBD KABUPATEN KAMPAR TAHUN
ANGGARAN 2018
8USULAN
EKSEKUTIFKETENTRAMAN DAN KETERTIBAN UMUM
9USULAN
EKSEKUTIF
PEDOMAN DAN PEMBANGUNAN MENARA
BERSAMA TELEKOMUNIKASI
10USULAN
EKSEKUTIFANALISIS DAMPAK LALU LINTAS
11 USULAN PENEMPATAN RAMBU, MARKA JALAN DAN
7 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 18
EKSEKUTIF ALAT PEMBERI ISYARAT LALU LINTAS
12USULAN
EKSEKUTIF
PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN
PERANGKAT DESA
13USULAN
EKSEKUTIF
PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KABUPATEN KAMPAR NOMOR 2 TAHUN 2015
TENTANG PEMILIHAN KEPALA DESA
14USULAN
EKSEKUTIF
PENYELENGGARAAN DAN RETRIBUSI
PELAYANAN TERA/TERA ULANG
15USULAN
EKSEKUTIFPENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH
16USULAN
EKSEKUTIF
PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KABUPATEN KAMPAR NOMOR 7 TAHUN 2011
TENTANG PAJAK HIBURAN
17USULAN
EKSEKUTIF
PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KABUPATEN KAMPAR NOMOR 8 TAHUN
2011TENTANG PAJAK MINERAL BUKAN
LOGAM DAN BATUAN
Tabel 3 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun 2017 yang tidak Dibahas.
NO Inisiator Rancangan Peraturan Daerah Tentang Keterangan1 2 3 41 INISIATIF DESA WISATA (INISIATIF)
2 INISIATIFPERLINDUNGAN LAHAN PERTANIAN PANGAN
BERKELANJUTAN (INISIATIF)
3 INISIATIF
PENANGGULANGAN PENYALAHGUNAAN
NARKOTIKA DAN ZAT ADIKTIF
LAINNYA(INISIATIF)
4USULAN
EKSEKUTIF
TUNTUTAN GANTI KERUGIAN
NEGARA/DAERAH
PEMDA
KAMPAR
5 USULAN PERUBAHAN NAMA STADION TUANKU
8 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 19
EKSEKUTIF TAMBUSAI
6USULAN
EKSEKUTIFPEMBENTUKAN DAN PEMBINAAN BUMD
7USULAN
EKSEKUTIF
RENCANA TATA RUANG WILAYAH KABUPATEN
KAMPAR
8USULAN
EKSEKUTIF
PEDOMAN PENYUSUNAN ORGANISASI DAN
TATA KERJA PEMERINTAHAN DESA
9USULAN
EKSEKUTIF
TARIF PELAYANAN KESEHATAN PADA BADN
LAYANAN UMUM DAERAH RSUD BANGKINANG
10USULAN
EKSEKUTIF
PEMBENTUKAN KECAMATAN KUALA TAPUNG
DAN TAPUNG KANAN
Dari 27 (dua puluh tujuh) Propemperda diatas yang dapat diselesaikan pada
tahun 2017 adalah sebanyak 17 (tujuh belas) Ranperda dan yang tidak
terselesaikan sebanyak 10 (sepuluh) Ranperda.
Tabel 4 Daftar Program Pembentukan Peraturan DaerahKabupaten Kampar Tahun 2018
NO Jenis Tentang Keterangan1 2 3 4
1
PENCEGAHAN DAN PENANGGULANGAN
PENYALAHGUNAAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA
DAN ZAT ADDIKTIF LAINNYA (INISIATIF)
2PERTANGGUNGJAWABAN PELAKSANAAN APBD
TAHUN 2017
3 PERUBAHAN APBD TAHUN ANGGARAN 2018
4APBD KABUPATEN KAMPAR TAHUN ANGGARAN
2019
5 BADAN PERMUSYAWARATAN DESA
6 PENYELENGGARAAN PENDIDIKAN
7 PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KAB.KAMPAR NOMOR 8 TAHUN 2012 TENTANG
9 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 20
RETRIBUSI JASA USAHA
8
PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KAB.KAMPAR NOMOR 12 TAHUN 2011 TENTANG
PAJAK AIR TANAH
9
PENCABUTAN PERATURAN DAERAH KAB.KAMPAR
NOMOR 25 TAHUN 2011 TENTANG RETRIBUSI
IZIN GANGGUAN
10RENCANA TATA RUANG WILAYAH KABUPATEN
KAMPAR
11
PENCABUTAN PERATURAN DAERAH KAB.KAMPAR
NOMOR 5 TAHUN 2016 TENTANG IZIN
GANGGUAN
Tabel 5 Daftar Program Pembentukan Peraturan Daerah Kabupaten Kampar Tahun 2018 yang tidak Dibahas.
NO Inisiator Rancangan Peraturan Daerah Tentang Keterangan1 2 3 4
1
RETRIBUSI PELAYANAN PADA LABORATORIUM
PENYAKIT IKAN DAN KWALITAS AIR DINAS
PERIKANAN KABUPATEN KAMPAR
2
RENCANA INDUK PEMBANGUNAN
KEPARIWISATAAN KABUPATEN KAMPAR
TAHUN 2018-2025
3
PERUBAHAN ATAS PERATURAN DAERAH
KABUPATEN KAMPAR NOMOR 24 TAHUN 2009
TENTANG PENGELOLAAN MARKAZ ISLAM
4 KAJIAN PENATAAN WILAYAH
5 PENCABUTAN ATAS PERATURAN DAERAH
KABUPATEN KAMPAR NOMOR 6 TAHUN 2016
TENTANG PEMBENTUKAN DAN SUSUNAN
ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
10 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 21
KAB.KAMPAR
6 PENGELOLAAN LIMBAH DOMESTIK
Dari 17 (tujuh belas) Propemperda diatas yang dapat diselesaikan pada tahun
2018 adalah sebanyak 11 (sebelas) Ranperda dan yang tidak terselesaikan
sebanyak 6 (enam) Ranperda.
Hal ini disebabkan tidak lengkapnya dokumen yang disampaikan Pemerintah
Daerah kepada DPRD melalui Sekretariat DPRD selaku perpanjangan tangan
Pemerintah Daerah yang ditempatkan pada Lembaga DPRD serta tidak
disiplinnya Stakeholders dan Anggota DPRD dalam mematuhi jadwal yang telah
ditetapkan oleh Badan Musyawarah dalam rangka pembahasan dan penyusunan
Ranperda yang sudah ditetapkan didalam Propemperda tahun 2017 dan 2018.
Sesuai dengan amanah Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik, pada intinya memberikan kewajiban kepada setiap
badan publik untuk membuka akses bagi setiap pemohon informasi publik untuk
mendapatkan informasi publik tersebut dan dipertegas dengan Peraturan
Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistim Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE) yang merupakan kebijakan pemerintah untuk mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan
publik yang berkualitas dan terpercaya.
Menghadapi permasalahan tersebut dan sesuai dengan perkembangan IT
maka untuk melaksanakan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 dan Peraturan
Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
(SPBE), maka strategi yang akan dilakukan adalah dengan membangun sistim
informasi yang terintegrasi terhadap hasil rapat dan risalah sidang.
D. TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
11 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 22
Tujuan perubahan ini adalah meningkatkan nilai tambah pelaksanaan
kegiatan rapat dan sidang pada ALat kelengkapan Dewan di Lembaga Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah. Tujuan tersebut dapat dikelompokkan pada 3 (tiga)
kelompok tujuan yaitu Tujuan Jangka Pendek (2 bulan), Tujuan Jangka
Menengah (3-12 bulan) dan Tujuan Jangka Panjang (lebih dari 1 tahun). Adapun
rincian dari tujuan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Jangka Pendek
Proyek perubahan ini dalam Jangka Pendek bertujuan untuk membentuk Tim
Efektif sebagai Perancang Aplikasi dalam mengimplementasikan Sistim
dengan rincian sebagai berikut :
a. Kesepakatan bersama;
b. Terbentuknya Tim Efektif;
a. Tersusunnya SOP SINORI; dan
b. Merancang Aplikasi.
c. Launcing Aplikasi SINORI;
2. Tujuan Jangka Menengah
Dalam jangka menengah, proyek perubahan ini bertujuan untuk
melaksanakan sistim Aplikasi SINORI pada setiap Rapat Alat Kelengkapan
Dewan sesuai dengan SOP sebagai acuan dan panduan dalam melaksankan
tugas serta mengsosialisasikan kepada Anggota DPRD, dengan rincian
sebagai berikut :
a. Tersosialisasi SINORI kepada Anggota DPRD 2019-2024 dan
Stakeholders; dan
b. Terlaksanya SINORI.
3. Tujuan Jangka Panjang
Dalam jangka panjang, proyek perubahan ini sudah berjalan secara efektif
dan meningkatkan fitur-fitur terbaru agar sistim tersebut terlaksana secara
berkesinambungan, dengan rincian sebagai berikut :
12 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 23
a. SINORI sudah berjalan secara efektif;
b. Peningkatan fitur-fitur terbaru secara berkesinambungan; dan
c. Evaluasi Aplikasi SINORI (Software dan Hardware).
E. MANFAAT PROYEK PERUBAHAN1. Manfaat proyek perubahan bagi Institusi
Dalam upaya meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar
sebagai notulensi rapat alat kelengkapan dewan dalam meningkatkan kualitas
pelayanan dibidang administrasi.
2. Manfaat proyek perubahan bagi Penulis
Sebagai Penanggungjawab di Instansi Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar
dapat menjadi pelopor perubahan yang inovatif serta meningkatkan
kemampuan managerial yang berkomitmen.
3. Manfaat proyek perubahan Bagi Stakeholder
Mempermudah bagi stakeholder dalam mengakses produk hukum yang sudah
di tetapkan dalam Rapat Paripurna DPRD dan Rapat Alat Kelengkapan Dewan
lainnya.
F. OUTPUT DAN OUTCOMERuang lingkup proyek perubahan ini meliputi pengembangan sistim mulai dari
tahap persiapan penyusunan komitmen, pembentukan Tim sampai dengan
tersusunnya SOP, merancang Aplikasi, Launching Aplikasi SINORI serta
terlaksanakanya SINORI. Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam tiga tahapan
milestone, yaitu jangka pendek, menengah dan panjang. Cakupan waktu jangka
pendek adalah 2 (dua) bulan, jangka menengah sampai dengan Nopember 2019,
serta jangka panjang yang pelaksanaanya sampai setahun hingga Desember
2020.
13 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 24
Gambar 1. Milestone Proyek Perubahan
Agu
stus
s.d
Nop
embe
r 201
9 Kesepakatan bersama
Terbentuknya Tim
Efektif
Tersusunnya SOP
SINORI
Merancang Aplikasi
Launching Aplikasi
SINORI
Nop
embe
r s.d
Des
embe
r 201
9
Tersosialisasi SINORI
kepada Anggota DPRD
2019-2024 dan
Stakeholder
Terlaksanya Aplikasi
SINORI
Janu
ari s
.d M
aret
202
0
SINORI sudah berjalan
secara efektif
Peningkatan fitur-fitur
terbaru secara
berkesinambungan
Evaluasi Aplikasi SINORI
(Software dan Hardware)
Rincian milestone diuraikan dalam Bab II tentang deskripsi proyek perubahan.
G. INSTRUMEN ANALISISStakeholders yang terkait dengan rancangan proyek perubahan ini terdiri dari
internal dan eksternal yang masing-masing memiliki peran dan pengaruh yang
akan menentukan strategi komunikasi, koordinasi, konsultasi dan kerjasama
dalam pelaksanaan proyek perubahan :
1. Stakeholders Internal Sekretariat DPRD
Stakeholders internal pada proyek perubahan ini terdiri dari para pihak yang
memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD. Stakeholders internal terdiri dari
unsur Pimpinan, Setwan, Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan, Tenaga
Ahli Fraksi, para Kepala Bagian, Kepala Sub. Bagian dan Staf Sekretariat
DPRD.
14 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang
Page 25
Tabel 6 Stakeholders Internal Proyek Perubahan
No.
Stakeholders Peran terkait
1.Pimpinan DPRD Kabupaten
KamparPimpinan/Pelopor
2. Sekretaris Dewan Project Leader
3.Seluruh Pimpinan Alat
Kelengkapan DewanPromotor
4. Tenaga Ahli Fraksi Pendukung Lembaga
5.
Para Kepala Bagian dan
Kepala Sub Bagian pada
Sekretariat DPRD Kabupaten
Kampar
Koordinator
6. Staf Sekretariat DPRD Pelaksana operasional
2. Stakeholders Eksternal Sekretariat DPRD
Stakeholdrs eksternal pada proyek perubahan ini terdiri dari para pihak yang
memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait pelaksanaan aktifitas proyek
perubahan secara keseluruhan. Stakeholders eksternal ini terdiri dari unsur
Pimpinan Lembaga yang terkait dengan sistim SINORI.
Tabel 7 Stakeholders Eksternal Proyek Perubahan
No.
Stakeholders Peran terkait
1. Sekretaris Daerah Mentor
2. Dinas Komunikasi, Perancang Aplikasi
15 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 26
Informatika dan Persandian
Kabupaten Kampar
3.
Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah
(Bappeda)
Penganggaran ditingkat KUA-PPAS
4.Badan Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah (BPKAD)Penganggaran
5.Kabag hukum Sekretariat
Daerah Kabupaten Kampar
Pengundangan dalam lembaran
daerah
Hasil identifikasi terhadap Stakeholders tersebut dipetakan berdasarkan
derajat kepentingan dan pengaruh terhadap empat kelompok :
a. Promotors merupakan Stakeholdres yang memiliki kepentingan dan pengaruh
yang tinggi. Pimpinan DPRD, Sekretaris Daerah, Sekretaris Dewan serta
Pimpinan AKD.
b. Latent merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan rendah tetapi
memiliki pengaruh yang kuat. Bappeda, Diskominfo dan Persandian serta
BPKAD.
c. Defender merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan tinggi tapi
memiliki pengaruh yang rendah. Kabag, Kasubbag serta Staf Sekretariat
DPRD
d. Apathetic merupakan stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh
yang rendah. Forum Wartawan Indonesia.
Strategi berkomunikasi secara intensif dan efektif dengan Stakeholders terkait
sehingga kendala yang akan diperkirakan akan dihadapi dalam pelaksanaan
proyek perubahan ini bisa dihindari atau diatasi dengan baik.
16 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 27
BAB II
DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN
A. PENETAPAN RENCANA STRATEGIS
Penyusunan rencana strategis dalam proyek perubahan ini
mempertimbangkan pengembangan visi dan misi, identifikasi peluang dan
ancaman baik internal maupun eksternal, kekuatan kelemahan internal penetapan
tujuan jangka panjang, pencarian strategi-strategi alternative dan pemilihan
strategi tertentu untuk mencapai tujuan.
Penerapan rencana strategis mencakup penciptaan struktur organisasi yang
efektif, penyiapan anggaran, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi
termasuk literasi bersama Stakeholders dan evaluasi berkala.
Berdasarkan pada uraian tersebut diatas, proyek perubahan ini dilaksanakan
dalam tiga tahapan, sebagai berikut :
1. Jangka Pendek
Penetapan tahap jangka pendek bertujuan untuk melakukan identifikasi tim
melalui komunikasi yang intensif dengan Stakeholders dan penyiapan
rancangan aplikasi, alokasi waktu pada tahapan jangka pendek ini disesuaikan
dengan jadwal pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II
Angkatan XXIV Tahun 2019 yang berlangsung sejak awal pendidikan sampai
dengan seminar proyek perubahan pada tanggal 04 Desember 2019. Adapun
rangkaian kegiatan dan milestone dalam jangka pendek sebagai berikut :
17 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 28
Tabel 8 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek
No. Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke1. Meminta
Dukungan
Mentor dan
Persiapan,
Pembentukan
Tim Kerja
Penyusunan Tim
Kerja
SK Organisasi Tim 1
(30 Agustus -
02 September
2019)
Diskusi
Rancangan
Aplikasi bersama
Mentor
Notulen Diskusi
Rancangan
Aplikasi
1
(02
September
2019)
Tatap Muka
bersama Mentor
Notulen 2
(11 september
2019)
Membangun
komitmen
bersama
Rencana Kerja Tim 2
(12
September
2019)
2. Diskusi
meminta
dukungan
stakeholders
Tatap Muka
bersama
stakeholders
Notulen
menyepakati
pembangunan
aplikasi
1
(05
September
2019)
3. Diskusi
Penyusunan
SOP dengan
Stakeholders
Diskusi via Telp
dengan
Stakeholders
Masukan
penyusunan SOP
3
(19
September
2019)
4. Diskusi dengan
Stakeholders
Penyusunan
rancangan matrix
AKD bersama
Diskominfo dan
Persandian
Notulen rapat
penyusunan
rancangan matrix
Renja AKD
3
(15 Oktober
2019)
18 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 29
Ekspose awal
rancangan SOP
bersama
Diskominfo dan
Persandian
Rancangan SOP
3
(16 Oktober
2019)
Harmonisasi
rancangan SOP
bersama
Diskominfo dan
Persandian
Finalisasi SOP
3
(17 Oktober
2019)
5. Diskusi dengan
Stakeholders
Penyerahan SOP
untuk pedoman
pembuatan
rancangan
aplikasi SINORI
ke Diskominfo
dan Persandian
Dokumen SOP
4
(28 Oktober
2019)
6. Diskusi dengan
stakeholders
Pertemuan,
Pembahasan
Aplikasi dengan
Programer
Aplikasi SINORI1
(04 Nopember
2019)
7. Diskusi dengan
stakeholders
Pemberian
testimoni proper
oleh Kadiskominfo
dan Persandian
Visualisasi
testimoni1
(04 Nopember
2019)
8. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni oleh
Bupati Kampar
Visualisasi
testimoni
1
(04 Nopember
2019)
9. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni oleh
Sekretaris Daerah
Visualisasi
testimoni
1
(04 Nopember
19 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 30
Kampar 2019)
10. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni oleh
Kepala Bappeda
Visualisasi
testimoni
4
(25 Nopember
2019)
11. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni oleh
Kepala BPKAD
Visualisasi
testimoni
4
(25 Nopember
2019)
12. Penyusunan
tutorial
Penyusunan
tutorial
Tutorial 4
(26 - 30
Nopember
2019)
2. Jangka Menengah
Setelah terbangunnya sistim SINORI pada tahap jangka menengah ini lebih
fokus mensosialisasikan SINORI kepada Anggota DPRD dan seluruh Pejabat
dan Staf di Sekretariat DPRD Kampar.
Tabel 9 Tahapan Kegiatan Jangka Menengah
No.
Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke
1.Persiapan
Pelaksanaan
Launching
Pelaksanaan
Launcing SINORIAplikasi SINORI
4
(26 Nopember
2019)
2.Sosialisasi
SINORI
Pelaksanaan
sosialisasi SINORI
Pimpinan dan
Anggota DPRD
serta seluruh
Pejabat dan Staf
Sekretariat DPRD
4
(26 Nopember
2019)
3. Simulasi
SINORI
Uji coba aplikasi Fungsionalisasi
SINORI
1
(9 Desember
20 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 31
2019)
3. Jangka Panjang
Tahapan jangka panjang ini sudah bisa dilaksanakan yaitu dengan melakukan
pelatihan kepada seluruh Staf Sekretariat DPRD selaku notulensi Alat
Kelengkapan Dewan. Serta melakukan pengawasan secara periodik dan
melakukan evaluasi terhadap fitur-fitur terbaru secara berkesinambungan.
Tabel 10 Tahapan Kegiatan Jangka Panjang
No.
Tahapan Kegiatan Output Minggu Ke
1.
Pelatihan
terhadap
Pendamping
AKD
Pelatihan SINORI
Terlatihnya
pendamping dalam
menggunakan
aplikasi
1
(06 Januari
2020)
2.Implementasi
SINORI
Pelaksanaan
SINORI
Terlaksananya
SINORI
1
(13 Januari
2020)
3.
Monitoring dan
Evaluasi
SINORI
Survey aplikasi Hasil survey
1
(01 Maret
2020 s.d
Seterusnya)
B. PEMBERDAYAAN ORGANISASI PEMBELAJARAN
Pembentukan organisasi pembelajaran merupakan upaya project leader dalam
menerapkan prinsip tata kelola yang baik melalui pemberdayaan Stakeholders
baik internal maupun eksternal. Pembentukan Kelompok Kerja (Pokja) yang
21 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 32
SponsorKetua DPRD
MUHAMMAD FAISAL, ST
COACHIr.MARYATI KARMA, MM
Project LeaderSekretaris DPRD Kab. Kampar
RAMLAH, SE.,M.Si
Pokja IPenyusunan Kebijakan
MentorSekretaris Daerah
YUSRI, S.STP
Pokja IIPemetaan Sistem Informasi
Pokja IIIPenyusunan Notulen dan
Risalah
beranggotakan pejabat struktural dan staf dengan struktur organisasi sebagai
berikut :
Gambar 2 Struktur Organisasi Proyek Perubahan
Susunan tim proyek perubahan sebagaimana terdapat dalam tabel berikut :
Tabel 11 Susunan Tim Proyek Perubahan
Nama Jabatan Peran Uraian PeranMuhammad Faisal, ST Ketua DPRD Kampar Sponsor Memberikan
dukungan atas
pelaksanaan
proyek perubahan
ini agar dapat
memberikan hasil
22 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 33
yang sesuai
dengan
direncanakan
Drs. Yusri, M.Si Sekretaris Daerah
Kampar
Mentor Memberikan
arahan kepada
pemimpin proyek
atas pelaksanaan
proyek perubahan
agar dapat
memberikan hasil
yang sesuai
dengan yang
direncanakan
Ir. Maryati Karma, MM Widyaiswara Coach Melakukan
monitoring
terhadap kegiatan
selama tahap
laboratorium
kepemimpinan dan
memberikan
masukan, arahan
serta intervensi bila
terdapat hambatan
yang tidak dapat
diatasi selama
tahap laboratorium
kepemimpinan.
Ramlah, SE, M.Si Sekretaris DPRD
Kampar
Project
Leader
Mempunyai tugas
dan tanggung
jawab atas
terselenggaranya
23 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 34
tugas tim kerja
agar memberikan
hasil yang sesuai
dengan yang
direncanakan
Sahrial, S.Sos, M.Si Kabag Keuangan Pokja I Berkoordinasi
dengan eksternal
stakeholders
Jamaris, S.Sos Kabag Dukungan
Aspirasi, Penggaran
dan Pengawasan
Pokja II Menyusun
instrumen dan
narasi pedoman
penggunaan
aplikasi SINORI
Lismarni, SH Plt. Kepala Bagian
Hukum dan
Persidangan
Pokja III Mengoordinasikan
kegiatan dukungan
proyek perubahan
Total perkiraan anggaran biaya yang dibutuhkan dalam proyek perubahan ini
sebesar Rp. 153.000.000,- (Seratus Lima Puluh Tiga Juta) yang digunakan dalam
tahapan pengeluaran/realisasi jangka pendek, anggaran biaya bersumber dari
DPA Sekretariat DPRD – Belanja Barang dan Jasa.
Dalam melakukan monitoring progress pelaksanaan dan hasil proyek
perubahan melalui instrument berupa laporan kegiatan, dokumentasi pertemuan,
surat dukungan, serta dokumentasi fisik. Instrument-instrumen yang merupakan
output dari setiap tahapan dalam proyek perubahan sebagaimana dijabarkan
dalam tabel dibawah ini :
Tabel 12 Output Tahapan Kegiatan
No Tahapan Kegiatan Output
24 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 35
.1. Persiapan dan
Pembentukan Tim
Penyusunan Tim SK Organisasi Tim
Membangun
komitmen
bersama
Rencana kerja tim
2. Diskusi meminta
dukungan
stakeholders
Pembangunan
rancangan aplikasi
Disepakati rancangan
aplikasi
3. Diskusi dengan
Stakeholders
Penyusunan
rancangan matrix
AKD
Rancangan matrix Renja
AKD
4. Diskusi, Paparan
dan meminta
dukungan
stakeholders
Ekspose awal
rancangan SOP
Rancangan SOP
5. Penyusunan dan
harmonisasi
rancangan SOP
Harmonisasi
rancangan SOP
Finalisasi SOP
6. Finalisasi SOP Penyerahan SOP SOP
7. Diskusi
pembahasan
Aplikasi
Pembahasan
Aplikasi dengan
Programer
Aplikasi SINORI
8. Diskusi, paparan
dan meminta
dukungan
stakeholders
Testimoni proper
oleh Kadiskominfo
dan Persandian
Visualisasi testimoni
Testimoni oleh
Bupati Kampar
Visualisasi testimoni
Testimoni oleh
Sekretaris Daerah
Kampar
Visualisasi testimoni
Testimoni oleh Visualisasi testimoni
25 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 36
Ketua DPRD
Kampar
Testimoni oleh
Kepala Bappeda
Visualisasi testimoni
Testimoni oleh
Kepala BPKAD
Visualisasi testimoni
12. Penyusunan draft
tutorial
Diskusi dengan tim
penyusun draft
Undangan
Dokumentasi
Daftar Hadir
13. Persiapan
Pelaksanaan
Launching
Pelaksanaan
Launcing SINORI
Aplikasi SINORI
14. Sosialisasi SINORI Pelaksanaan
sosialisasi SINORI
SINORI
15. Simulasi SINORI Uji coba aplikasi Fungsionalisasi SINORI
16. Pelatihan terhadap
Pendamping AKD
Pelatihan SINORI Terlatihnya pendamping
dalam menggunakan aplikasi
17. Implementasi
SINORI
Pelaksanaan
SINORI
Terlaksananya SINORI
18. Monitoring dan
Evaluasi SINORI
Survey aplikasi Hasil survey
C. IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDERS) DAN STRATEGI KOMUNIKASI
Pemangku kepentingan yang terkait dengan rancangan proyek perubahan ini
terdiri dari stakeholders internal dan eksternal. Kedua pihak tersebut, masing-
masing memiliki peran dan pengaruh yang akan menentukan strategi komunikasi,
26 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 37
koordinasi, konsultasi dan kerjasama dalam pelaksanaan proyek perubahan.
Kedua pemangku kepentingan ini dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Stakeholders Internal Sekretariat DPRD
Stakeholder internal pada proyek perubahan ini, terdiri dari para pihak yang
memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait tindakan dan aktifitas proyek
perubahan secara keseluruhan. Stakeholders internal ini terdiri dari unsur
Pimpinan, Setwan, Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan, Tenaga Ahli
Fraksi, para Kepala Bagian, Kepala Sub. Bagian dan Staf Sekretariat DPRD
lainnya yang berkepentingan.
Tabel 13 Stakeholders Internal pada Proyek Perubahan
No.
Stakeholders Peran terkait
1. Pimpinan DPRD Kabupaten
Kampar
Pimpinan/Pelopor
2. Sekretaris Dewan Project Leader
3. Seluruh Pimpinan Alat
Kelengkapan Dewan
Promotor
4. Tenaga Ahli Fraksi Pendukung Lembaga
5. Para Kepala Bagian dan
Kepala Sub Bagian pada
Sekretariat DPRD Kabupaten
Kampar
Koordinator
6. Staf Sekretariat DPRD Pelaksana operasional
2. Stakeholders Eksternal Sekretariat DPRD
Stakeholders eksternal pada proyek perubahan ini, terdiri dari para pihak yang
memiliki kepentingan di Sekretariat DPRD terkait tindakan dari aktifitas proyek
27 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 38
perubahan secara keseluruhan. Stakeholder eksternal ini terdiri dari unsur
Pimpinan Lembaga yang terkait dengan sistim SINORI.
Tabel 14 Stakeholders Eksternal Proyek Perubahan
No.
Stakeholders Peran terkait
1. Sekretaris Daerah Mentor
2. Dinas Komunikasi,
Informatika dan Persandian
Kabupaten Kampar
Perancang Aplikasi
3. Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah
(Bappeda)
Penganggaran
4. Badan Pengelolaan Keuangan
dan Aset Daerah (BPKAD)
Penganggaran
5. Kabag hukum Sekretariat
Daerah Kabupaten Kampar
Penyedia Referensi dan
pengundangan dalam lembaran
daerah
Sesuai hasil identifikasi yang dilakukan terhadap stakeholders tersebut, maka
Stakeholders dapat dibagi menjadi empat kelompok berdasarkan derajat
kepentingan dan pengaruh yaitu :
1. Promoters
Promoters merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh
yang tinggi terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini. Dalam hal ini, yang
termasuk kedalam kelompok, promoters adalah Pimpinan DPRD, Sekretaris
Daerah, Sekretaris Dewan serta Pimpinan AKD.
28 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 39
2. Latent
Latent merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan rendah tetapi
memiliki pengaruh yang tinggi terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini.
Dalam hal ini, yang termasuk kedalam kelompok Latent adalah Bappeda,
Diskominfo dan Persandian serta BPKAD.
3. Defender
Defender merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan tinggi namun
memiliki pengaruh yang rendah terhadap pelaksanaan proyek perubahan ini.
Dalam hal ini, yang termasuk dalam kelompok defender adalah Kabag,
Kasubbag serta Staf Sekretariat DPRD
4. Apathetic
Apathetic merupakan Stakeholders yang memiliki kepentingan dan pengaruh
yang rendah terhadap proyek perubahan ini. Dalam hal ini yang termasuk
dalam kelompok apathetic adalah Forum Wartawan Indonesia
Gambar 3 Stakeholders Engagement berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan
Influence
1.
2.
3.
1.
LatensBappeda
Diskominfo dan persandian
BPKAD
Forum Wartawan Indonesia
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
PromotersPimpinan DPRD
Sekretaris Daerah
Sekretaris Dewan
Pimpinan AKD
Kabag Hukum Setda
interest
Kabag
Kasubbag
Staf Sekretariat DPRD
29 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
BEFORE
Page 40
Apathetic Defender
Influence
Latens
Forum Wartawan Indonesia
Apathetic
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
PromotersPimpinan DPRD
Sekretaris Daerah
Sekretaris Dewan
Pimpinan AKD
Bappeda
Diskominfo dan Persandian
BPKAD
Kabag
Kasubbag
Staf Sekretariat DPRD
interest
Defender
30 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
AFTER
Page 41
Sedangkan untuk strategi komunikasi terhadap stakeholders proyek
perubahan ini dapat digambarkan dalam bagan dibawah ini :
Gambar 4. Strategi Komunikasi terhadap Stakeholders
Strategi Komunikasi PENGARUH
31 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Latens(Tidak memiliki kepentingan khusus dan
memiliki pengaruh besar)
Komunikasi diskusi interaktif sehingga menimbulkan kesamaan persepsi
Melakukan koordinasi secara intensif sampai mendapatkan dukungan nyata
Promoters(Memiliki kepentingan dan pengaruh besar)
Komunikasi yang membangun pemahaman bersama untuk saling mendukung dan bersinsergi
Melakukan kegiatan yang melibatkan stakeholders melalui rapat koordniasi, forum diskusi
Apatethic(Kurang memiliki kepentingan dan
pengaruh)
Pendekatan untuk Menggugah kesadaran
Komunikasi yang dapat memberikan informasi komperehensif
Defender(Memiliki kepentingan besar dan pengaruh
kecil)
Komunikasi yang dapat menggerakkan pelaksanaan kegiatan
Terus mendorong peran stakeholders jenis ini secara konkrit
Page 42
D. MANAJEMEN RESIKO
Manajemen resiko merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh seluruh
bagian dari organisasi, diterapkan dalam penetapan strategi yang dirancang untuk
mengidentifikasi kejadian potensial yang dapat mempengaruhi entitas dan
mengelola resiko untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian
tujuan entitas.
Proses ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi resiko-resiko yang menghalangi
keberhasilan organisasi dan memanfaatkan peluang-peluang yang memungkinkan
dalam pencapaian keberhasilan organisasi. Organisasi mengembangkan strategi
sehubungan dengan bagaimana mengelola resiko dan peluang secara optimal.
Resiko tidak tercapainya tujuan organisasi tidak hanya ada pada organisasi
bisnis, namun juga dapat terjadi pada organisasi atau instansi pemerintah.
E. INDIKATOR KEBERHASILAN
Untuk memastikan proyek perubahan ini bisa berjalan dengan baik dan
menghasilkan produk yang direncanakan maka perlu diidentifikasi dan dikelola
dengan baik resiko yang diperkirakan akan dihadapi dalam menjalankan proyek
perubahan. Agar dijelaskan seperti d ppt
32 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 43
BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. STRATEGI PEMASARAN SEKTOR PUBLIK
Untuk dapat berhasil dalam pelaksanaan proyek perubahan maka dibutuhkan
dukungan dari stakeholders terkait. Oleh Karena itu diperlukan strategi pemasaran
yang kuat dengan komunikasi yang baik, efektif dan intensif dengan stakeholders
terkait melalui pengenalan konsep membangun komitmen bersama internal dan
penyepakatan peran.
Materi strategi marketing yang didapat selama menjalani pendidikan dan
pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II akan dipraktekkan dan
dikombinasikan dengan pengalaman pribadi serta pengalaman berbagai pihak
yang telah menjalani proyek perubahan. Tujuan dari penerapan marketing dalam
proyek perubahan ini adalah mengenalkan aplikasi SINORI yang relatif baru di
Sekretariat DPRD maupun di Indonesia.
Dalam menerapkan konsep yang baru, diperlukan strategi marketing yang
baik, agar kebijakan yang dihasilkan dan berkaitan dengan peningkatan kinerja
dari Sekretariat DPRD dapat dipahami oleh Stakeholders terkait melalui kegiatan
sosialisasi. Dengan demikian diperlukan mindset marketing bagi Sekretariat DPRD
yang mampu berpikir proaktif, kreatif dan inovatif dan untuk memenuhi penerapan
strategi product, price, place dan promotion (4P) sebagai berikut :
1. Product (Produk)
33 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 44
Terkait dalam produk, proyek perubahan ini menghasilkan aplikasi SINORI
yang menciptakan nilai tambah untuk Sekretariat DPRD. Dalam hal ini project
leader telah melibatkan stakeholdres seperti Diskominfo dan Persandian,
Bappeda, BPKAD serta Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kampar, sejak awal
proses perumusan aplikasi tim juga telah melakukan pertemuan dengan para
stakeholders untuk melakukan konsultasi dan komunikasi. Berdasarkan
pertemuan tersebut, project leader telah mendapatkan penjelasan yang lebih
rinci terkait aplikasi SINORI dan permasalahan yang dihadapi oleh masing-
masing stakeholders. Penjelasan dan permasalahan tersebut dijadikan tim
sebagai bahan rumusan aplikasi SINORI.
2. Price (Harga)
Produk dari sektor pemerintah kebanyakan berupa kebijakan atau terkait
layanan public maka produk yang dihasilkan harus bisa memaksimalkan
fasilitas yang ada tanpa menggunakan biaya yang tinggi untuk menghasilkan
aplikasi ini.
3. Place (penempatan)
Tempat yang digunakan untuk memasarkan produk yang dihasilkan juga harus
tepat. Dalam hal ini cukup menggunakan ruang rapat paripurna DPRD
Kabupaten Kampar. Dalam hal proyek perubahan ini (menyusun dan
mensosialisasikan pedoman) yang tepat adalah dengan melakukan koordinasi
dan sosialisasi.
4. Promotion (Promosi)
Strategi promosi pada dasarnya merupakan strategi untuk mengkomunikasikan
produk yang dihasilkan, terkait dengan proyek perubahan ini produknya berupa
aplikasi, maka perlu dipromosikan dan dievaluasi apakah program promosinya
sudah tepat atau belum. Selain itu, perlu dilakukan evaluasi supaya mengikuti
perkembangan sesuai dengan fitur-fitur yang terbaru.
B. CAPAIAN MILESTONE DAN OUPUT PROYEK PERUBAHAN
1. KESEPAKATAN BERSAMA
34 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 45
Untuk dapat mewujudkan proyek perubahan ini tim melakukan kesepakatan
bersama antara lain dengan :
a. Satkeholders Internal
Stakeholders internal dalam proyek perubahan ini antara lain :
1. Ketua DPRD Kabupaten Kampar
Pertemuan dengan Ketua DPRD Kabupaten Kampar dilaksanakan pada
tanggal 12 September 2019, sebagai sponsor Ketua DPRD Kabupaten
Kampar memberikan dukungan penuh atas pelaksanaan proyek
perubahan ini agar dapat memberikan hasil yang sesuai dengan yang
direncanakan, Ketua DPRD juga memberikan masukan serta meminta
kepada project leader agar Aplikasi SINORI segera terapkan.
Gambar 5 Dokumentasi Dukungan Ketua DPRD
2. Seluruh Pimpinan Alat Kelengkapan Dewan
Pada Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar terdapat 8 (delapan) alat
kelengkapan dewan yang masing-masing di pimpin oleh Pimpinan AKD.
Tim efektif bersama project leader meminta dukungan kepada Pimpinan
AKD dalam hal ini yang akan menerima manfaat dari proyek perubahan
ini.
35 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 46
Gambar 6
3. Para Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian pada Sekretariat DPRD
Kabupaten Kampar
Para Kepala Bagian sebagai koordinator di bagi kedalam kelompok
kerja dengan tugas mengkoordinasikan, menyusun rencana
pelaksanaan kegiatan dan melaporkan hasil kegiatan kepada project
leader.
Gambar 7
4. Staf Sekretariat DPRD
Keterlibatan unsur staf pada proyek perubahan ini guna untuk
mendukung pelaksanaan kegiatan secara internal, dengan dukungan
yang diberikan oleh staf sehingga proyek perubahan ini dapat berjalan
lancar.
Gambar 8 Dokumentasi Staf Sekretariat DPRD
36 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 47
b. Stakeholders Eksternal
Untuk terlaksananya proyek perubahan ini perlu mendapat dukungan dari
Stakeholders eksternal. Dalam hal ini terdiri dari :
1. Sekretaris Daerah Kabupaten Kampar
Peran Sekretaris Daerah sangat penting dalam kegiatan proyek
perubahan ini terutama sebagai pembimbing, memberi dukungan dan
memberi persetujuan pelaksanaan proyek perubahan. Sekretaris
Daerah sebagai mentor memberikan arahan kepada project leader atas
pelaksanaan proyek perubahan agar dapat memberikan perubahan
pada opd Sekretariat DPRD sebagai pelayan administrasi untuk
mendukung tugas pokok dan fungsi Dewan dan sebagai jembatan
antara eksekuti dan legislatif.
37 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 48
Gambar 9 Dokumentasi Dukungan dari Sekretaris Daerah Kabupaten
Kampar sebagai Mentor
2. Dinas komunikasi, Informatika dan Persandian Kabupaten Kampar
(Diskominfo dan Persandian)
Keterlibatan Diskominfo dan Persandian sebagai perancang aplikasi
yang akan digunakan pada proyek perubahan ini. Dalam hal ini berupa
aplikasi SINORI. Diskominfo mendukung penuh proyek perubahan ini
disamping terobosan yang inovatif proyek perubahan ini juga
mendukung Diskominfo dalam menindaklanjuti Peraturan Presiden
Nomor 95 tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis
Elektronik (SPBE ).
Gambar 10 Dokumentasi Dukungan Diskominfo dan Persandian
Kabupaten Kampar (Perancang Aplikasi)
38 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 49
3. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda)
Bappeda Kabupaten Kampar selain menjalankan tugas pokok dan
fungsinya juga sebagai tim anggaran pemerintah daerah (TAPD) sangat
mendukung proyek perubahan yang akan di laksanakan oleh project
leader karena proyek perubahan tersebut juga bermanfaat bagi
Bappeda sendiri, untuk itu Bappeda mendukung dan menyetujui
anggaran yang disusun oleh project leader untuk dimasukkan kedalam
KUA-PPAS tahun anggran 2020 guna melatih tenaga notulensi untuk
menjalankan Aplikasi SINORI di Sekretariat DPRD serta honorer tenaga
pelatih Aplikasi SINORI tersebut.
Gambar 11 Dokumentasi Dukungan Bappeda Kabupaten Kampar
39 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 50
4. Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
Project leader mengundang BPKAD Kabupaten Kampar ke Sekretariat
DPRD untuk meminta dukungan sambil melakukan paparan serta
berdiskusi, berkoordinasi terkait proyek perubahan yang sedang di
susun. BPKAD juga sangat mendukung dan mengapresiasi proyek
perubahan yang dilakukan oleh poject leader dengan menyetujui
anggaran yang tertuang didalam KUA-PPAS untuk masukkan ke dalam
RAPBD tahun anggaran 2020.
Gambar 12 Dokumentasi Dukungan BPKAD Kabupaten Kampar
(Penganggaran)
40 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 51
5. Kabag Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kampar
Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kabupaten Kampar
merupakan bagian yang akan melakukan verifikasi atas rancangan
peraturan daerah dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai
bahan untuk pembahasan di Propemperda DPRD Kabupaten Kampar,
dan melakukan pengundangan dalam lembaran daerah setelah
ranperda menjadi perda.
2. PEMBENTUKAN TIMDalam rangka meningkatkan nilai tambah pelaksanaan kegiatan notulensi
yang dilaksanakan pada Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar maka perlu
dibentuk tim untuk penyusunan pedoman teknis berupa Standart Operasional
Prosedur (SOP) dan tutorial penggunaan aplikasi.
Persetujuan terhadap pembentukan tim tersebut dituangkan dalam Surat
Keputusan Sekretaris DPRD Nomor : 800/KPTS/Setwan/14 tentang Tim
Efektif Proyek Perubahan Tanggal ………September 2019.
41 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 52
Secara garis besar tugas tim dituangkan dalam rencana kerja yang dibagi
menjadi 3 (tiga) tahap yaitu jangka pendek, menengah dan panjang.
a. Jangka Pendek, tim melaksanakan tugas sebagai berikut :
1. Menyiapkan materi untuk persiapan rapat dengan Kominfo dan
Persandian;
2. Merumuskan konsep awal penggunaan aplikasi SINORI; dan
3. Menyusun SOP;
4. Menyusun rancangan aplikasi SINORI; dan
5. Menyiapkan tutorial aplikasi SINORI.
b. Jangka Menengah, tim melaksanakan tugas sebagai berikut :
1. Mempersiapkan launching aplikasi SINORI;
2. Mempersiapkan sosialisasi SINORI; dan
3. Mempersiapkan pelaksanaan penggunaan aplikasi.
c. Jangka Panjang, tim melakukan tugas sebagai berikut :
1. Pelaksanaan pelatihan SINORI;
2. Monitoring penggunaan aplikasi SINORI; dan
3. Melakukan evaluasi aplikasi SINORI.
selain itu tim dikelompokkan menjadi tiga kelompok yaitu :
a. Kelompok Kerja I (Pokja I) yang bertugas untuk berkoordinasi dengan
eksternal Stakeholders antara lain, Sekretaris Daerah, Diskominfo dan
Persandian, Bappeda, BPKAD serta Kabag Hukum Setda Kampar dan
melaporkan hasil kegiatan tim kepada project leader.
b. Kelompok Kerja II (Pokja II) yang bertugas untuk menyusun instrumen
dan narasi pedoman penggunaan aplikasi SINORI dan melaporkan
kepada project leader.
c. Kelompok Kerja III (Pokja III) yang bertugas untuk mengoordinasikan
kegiatan dukungan proyek dan melaporkan hasil kegiatan tim kerja
kepada project leader.
42 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 53
3. KOORDINASI DAN KONSULTASIProject leader melakukan pertemuan dengan Bupati Kampar dalam
rangka meminta dukungan atas proyek perubahan yang akan dilakukan oleh
project leader. Dalam hal ini Bupati Kampar memberikan dukungan penuh
kepada project leader agar proyek perubahan ini dapat terlaksana dengan
baik dan mempunyai nilai tambah serta hasil yang maksimal. Terutama dalam
mendukung himbauan Presiden RI tentang E-Government. Bupati Kampar
juga memberi masukan kepada project leader sebagai perpanjangan tangan
Bupati Kampar yang tugaskan di Sekretariat DPRD yang secara operasional
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara
administrasi bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Bupati juga mengingatkan dengan adanya proyek perubahan ini hendaknya
seluruh propemperda yang telah di tetapkan didalam sidang paripurna agar
menjadi perda tanpa ada tunggakan pada tahun berikutnya seperti yang
terjadi pada tahun-tahun sebelumnya.
Gambar 13 Dokumentasi Dukungan Bupati Kampar
43 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 54
4. TERSUSUNNYA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan sebagai alat penilaian kinerja. Pada
tahap ini project leader melakukan penyusunan SOP bersama tim efektif dan
seluruh pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar guna untuk panduan
pada rapat-rapat AKD, untuk diinput kedalam aplikasi SINORI.
5. MERANCANG APLIKASIDalam merancang aplikasi SINORI yang akan digunakan pada proyek
perubahan, project leader melakukan kerjasama dengan Diskominfo dan
Persandian Kabupaten Kampar sebagai stakeholders eksternal. Dari
pertemuan tersebut disepakati untuk merancang suatu aplikasi Sistim
Informasi Notulen dan Risalah (SINORI). Project leader menyerahkan
sebanyak tujuh puluh dua (72) SOP kepada Diskominfo untuk menjadi dasar
pembuatan Aplikasi. Projeck leader bertemu dan berdiskusi langsung dengan
Sekretaris serta tenaga programer Diskominfo guna menyampaikan
bagaimana caranya agar notulensi dengan mudah dapat menggunakan
Aplikasi SINORI tersebut.
Gambar 14 Dokumentasi Kerjasama dan Perancangan Aplikasi dengan
Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar
44 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 55
Gambar 15 Dokumentasi Kerjasama dan Perancangan Aplikasi dengan
Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar
6. LAUNCHING APLIKASI SISTIM INFORMASI NOTULENSI DAN RISALAH (SINORI)Setelah tahapan perancangan aplikasi SINORI dilakukan maka perlu adanya
tahapan selanjutnya untuk diperkenalkan kepada Stakeholders. Dalam hal ini
Launching aplikasi SINORI. Project leader mengadakan rapat pimpinan dan
kemudian hasil rapat pimpinan ditindak lanjuti dan dijadwalkan didalam rapat
45 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 56
Badan Musyawarah untuk dilaksanakan launching pada tanggal 26
Nopember 2019. Launching aplikasi ini dilakukan bersamaan dengan Rapat
Paripurna DPRD Kabupaten Kampar tentang laporan Badan Anggran dan
penetapan APBD tahun anggaran 2020 serta penyampaian 7 (tujuh)
Ranperda yang disampaikan oleh Pemerintah Daerah kabupaten Kampar.
Launching ini dihadiri Bupati Kampar, Sekretaris Daerah Kampar, unsur
Forkopimda, Kepala Organisasi Perangkat Daerah beserta Stakeholders
lainnya serta Pimpinan dan Anggota DPRD. Ketua DPRD dan Bupati Kampar
secara bersama menyentuh layar monitor tanda launching Aplikasi SINORI
sudah resmi dilaksanakan.
Gambar 16 Dokumentasi Launching SINORI
Gambar 17 Dokumentasi Launching SINORI
46 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 57
7. TERSOSIALISASI SINORI KEPADA ANGGOTA DPRD 2019 – 2024 DAN STAKEHOLDERSDengan dilakukannya Launching SINORI tersebut sekaligus telah
tersosialisasikan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD Kabupaten Kampar,
seluruh staf Sekretariat DPRD serta Stakeholders. Selanjutnya pada jangka
menengah akan dilaksanakan pelatihan terhadap notulensi yang akan
dipandu oleh tenaga ahli IT (programmer) Diskominfo
Gambar 18 Dokumentasi Launching dan Sosialisasi SINORI
47 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 58
8. TERLAKSANANYA APLIKASI SINORIPenggunaan aplikasi SINORI pada setiap Rapat-rapat Alat Kelengkapan
Dewan sebagai suatu tanda bahwa aplikasi SINORI sudah terlaksana dan
dapat dioperasikan oleh Alat Kelengkapan Dewan melalui pendamping Alat
Kelengkapan Dewan sebagai notulensi pada Alat Kelengkapan Dewan.
9. SINORI SUDAH BERJALAN SECARA EFEKTIFPada tahap ini aplikasi SINORI telah berjalan secara optimal artinya aplikasi
SINORI sudah dapat mendukung kelancaran kegiatan Alat Kelengkapan
Dewan.
10. PENINGKATAN FITUR-FITUR TERBARU SECARA BERKESINAMBUNGANDalam rangka upaya untuk peningkatan aplikasi SINORI secara
berkesinambungan diperlukan peningkatan fitur-fitur terbaru sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi, tentunya dengan melakukan update
terhadap fitur-fitur terbaru.
11. EVALUASI APLIKASI SINORI (software dan Hardware)
48 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 59
Sebagai upaya proyek perubahan dapat memberi nilai manfaat kepada
Stakeholders, project leader melakukan evaluasi terhadap efektifitas
aplikasi SINORI. Evaluasi terhadap aplikasi ini akan dilakukan untuk
peningkatan aplikasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
yang setiap saat berubah.
49 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 60
Tabel 15 Capaian Output Proyek Perubahan
No
.Tahapan Kegiatan
Timeline
Output
Pihak
Yang
Terlibat
Nomor/
Tanggal
Dokumen
%
Penyelesai
an
Lampiran
Agus- Sept 19 Okt 19 Nop 19 Des 19 Jan 20 Mar 20
30 02 05 11 12 19 15 16 17 28 04 25 26 30 09 06 13 01
JANGKA PENDEK
1. Meminta
Dukungan
Mentor dan
Persiapan,
Pembentuka
n Tim Kerja
Penyusuna
n Tim Kerja
SK Organisasi
Tim
Diskusi
Rancangan
Aplikasi
bersama
Mentor
Notulen Diskusi
Rancangan
Aplikasi
Tatap Muka
bersama
Mentor
Notulen
Membangu
n komitmen
bersama
Rencana Kerja
Tim
2. Diskusi
meminta
dukungan
stakeholders
Tatap Muka
bersama
stakeholder
s
Notulen
menyepakati
pembangunan
aplikasi
3. Diskusi
Penyusunan
SOP dengan
Stakeholders
Diskusi via
Telp
dengan
Stakeholder
s
Masukan
penyusunan
SOP
4. Diskusi
dengan
Penyusuna
n
Notulen rapat
penyusunan
50 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 61
Stakeholders rancangan
matrix AKD
bersama
Diskominfo
dan
Persandian
rancangan
matrix Renja
AKD
Ekspose
awal
rancangan
SOP
bersama
Diskominfo
dan
Persandian
Rancangan SOP
Harmonisas
i rancangan
SOP
bersama
Diskominfo
dan
Persandian
Finalisasi SOP
5. Diskusi
dengan
Stakeholders
Penyerahan
SOP untuk
pedoman
pembuatan
rancangan
aplikasi
SINORI ke
Diskominfo
dan
Persandian
Dokumen SOP
51 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 62
6. Diskusi
dengan
stakeholders
Pertemuan,
Pembahasa
n Aplikasi
dengan
Programer
Aplikasi SINORI
7. Diskusi
dengan
stakeholders
Pemberian
testimoni
proper oleh
Kadiskominf
o dan
Persandian
Visualisasi
testimoni
8. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni
oleh Bupati
Kampar
Visualisasi
testimoni
9. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni
oleh
Sekretaris
Daerah
Kampar
Visualisasi
testimoni
10. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni
oleh Kepala
Bappeda
Visualisasi
testimoni
11. Pertemuan
dengan
Stakeholders
Pemberian
testimoni
oleh Kepala
BPKAD
Visualisasi
testimoni
12. Penyusunan
tutorial
Penyusuna
n tutorialTutorial
52 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 63
JANGKA MENENGAH
1. Persiapan
Pelaksanaan
Launching
Pelaksanaa
n Launcing
SINORI
2. Sosialisasi
SINORI
Pelaksanaa
n sosialisasi
SINORI
3. Simulasi
SINORI
Uji coba
aplikasi
JANGKA PANJANG
1. Pelatihan
terhadap
Pendamping
AKD
Pelatihan
SINORI
2. Implementasi
SINORI
Pelaksanaa
n SINORI
3. Monitoring
dan Evaluasi
SINORI
Survey
aplikasi
53 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 64
C. DUKUNGAN STAKEHOLDERSDalam melaksanakan tugas dan fungsi organisasi, serta dalam mencapai
tujuan organisasi, dukungan stakeholders baik internal maupun eksternal
merupakan hal yang sangat penting. Dukungan dari setiap stakeholders
tersebut sangat dibutuhkan dalam hal pembuatan kebijakan dan pelaksanaan
tugas, sehingga implementasinya dapat dijalankan dengan baik dan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
Pelaksanaan proyek perubahan ini mendapat dukungan dari stakeholders
internal maupun eksternal antara lain sebagai berikut :
a. Bupati Kampar (eksternal)
b. Ketua DPRD Kabupaten Kampar (internal)
c. Sekretaris Daerah Kampar (eksternal)
d. Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar (eksternal)
e. Bappeda Kabupaten Kampar (eksternal)
f. BPKAD Kabupaten Kampar (eksternal)
g. Kabag Hukum Setda Kampar (eksternal)
h. Forum Wartawan Indonesia (eksternal)
i. Kabag, Kasubbag dan staf Sekretariat DPRD Kabupaten Kampar (internal)
Dukungan berbagai stakeholders tersebut diperoleh melalui berbagai hal yaitu :
a. Konsultasi
Dalam rangka mewujudkan proyek perubahan ini, project leader melakukan
konsultasi dengan mentor untuk memaparkan tentang pentingnya notulen
dan risalah rapat yang terintegrasi dalam suatu sistim aplikasi, sehingga
notulen dan risalah rapat yang selama ini dilakukan secara manual, maka
dengan adanya aplikasi SINORI ini notulen dan risalah rapat terkoordinir
dengan baik. Berdasarkan hasil konsultasi tersebut, pada prinsipnya mentor
telah menyetujui gagasan proyek perubahan dan menyarankan agar Project
54 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 65
leader melanjutkan gagasan tersebut menjadi dasar untuk menyusun
rancangan proyek perubahan.
Gambar 19 Dokumentasi Dukungan serta Konsultasi SINORI
b. Komunikasi
Komunikasi dilakukan secara intens dengan berbagai stakeholders, salah
satunya adalah Diskominfo dan Persandian Kabupaten Kampar. Untuk
merancang dan sekaligus membangun aplikasi serta pendalaman
penggunaan aplikasi SINORI.
c. Koordinasi
Project leader melakukan koordinasi dengan berbagai pihak, salah satunya
Bappeda dan BPKAD Kabupaten Kampar. Tujuan dari koordinasi tersebut
adalah untuk penyediaan dan penganggaran dalam melaksanakan proyek
perubahan ini.
55 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 66
BAB IV
PENUTUP
1. KESIMPULANBahwa proyek perubahan ini memberikan dampak kepada pencapain
tujuan organisasi terutama dalam mendukung tugas dan fungsi Anggota
DPRD. Dengan adanya SINORI akan lebih memudahkan dalam penyusunan
rancangan peraturan daerah karena selama ini belum ada suatu sistim yang
dapat memperlancar dan menertibkan administrasi terkait penyusunan
Ranperda sehingga terjadinya tunggakan Program pembentukan peraturan
daerah (Propemperda) Lembaga DPRD dari tahun ketahun, baik itu Program
pembentukan peraturan daerah (Propemperda) yang datangnya dari eksekutif
maupun Program pembentukan peraturan daerah yang berasal dari inisiatif
DPRD sendiri. Proyek perubahan ini menjadi penting agar pemerintah
daerah baik eksekutif maupun legislatif dapat memanfaatkan sistim dan
berkomitmen dalam menyelesaikan tugas pokok dan fungsinya.
56 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 67
Oleh karena itu aplikasi ini mampu menjawab permasalahan-
permasalahan yang selama ini menghambat pencapaian tujuan organisasi,
maka dengan adanya aplikasi yang memadai sangat dibutuhkan namun
dilihat dari kompleksitas dan dinamika yang berkembang diperlukan lagi
pengembangan-pengembangan terhadap peningkatan aplikasi tersebut.
Proyek perubahan ini menjawab tantangan kebutuhan akan besarnya
manfaat dari penggunaan aplikasi pada setiap agenda Alat Kelengkapan
Dewan.
B. SARAN
Dari kesimpulan diatas, salah satu poin yang harus diselesaikan adalah
mengenai dukungan dari seluruh stakeholders baik internal maupun eksternal.
Posisi ini menentukan nantinya apakah aplikasi ini berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Untuk mendapatkan hasil yang optimal perlu dilakukan
peningkatan sumber daya aparatur melalui pelatihan-pelatihan, pendanaan dan
pengembangan fitur-fitur aplikasi Sistim Informasi Notulensi dan Risalah.
57 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 68
DAFTAR PUSTAKA
Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik;
Undang-undang Nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah;
Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah;
Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2017 tentang Hak Keuangan dan
Administratif Pimpinan dan Anggota DPRD;
Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2018 tentang Penyusunan Tata Tertib
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi, Kabupaten, dan Kota;
Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis
Elektronik (SPBE);
Peraturan Daerah Nomor ………………………….. tentang Hak Keuangan Pimpinan
dan Anggota DPRD
58 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 69
Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2016 tentang kedudukan, susunan organisasi,
tugas dan fungsi serta tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Kampar;
Lesson Learnt
Mengikuti Program Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II
Angkatan XXIV adalah sebuah golden opportunity karena banyak sekali
hikmah dan pelajaran berharga yang dapat dipetik oleh peserta diklat. Materi
pelatihan yang sarat dengan bekal leadership dan manajemen yang terupdate
dengan issue-issue terkini dan relevan dari berbagai disiplin ilmu adalah
“makanan bergizi tinggi” yang tidak akan pernah kami lupakan. Hal ini
didukung dengan kompetensi dan pengalaman seluruh Tim Pengajar maupun
narasumber yang membawakan materi dengan dinamis dan menyenangkan
dalam proses transfer knowledge tersebut.
Hikmah lain yang dapat kami petik tentunya adalah sebuah jalinan
persaudaraan sekaligus networking dengan Bapak Ibu rekan-rekan sesame
59 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 70
peserta pelatihan dari berbagai instansi birokrasi yang sangat
membanggakan. Hal ini menjadi asset berharga dalam membina hubungan,
komunikasi, koordinasi di masa yang akan datang untuk menciptakan sinergi
positif demi kebaikan negeri ini.
Terkait dengan pilihan judul yang diambil yaitu Transparansi
Penyusunan Peraturan Daerah melalui SINORI di Sekretariat DPRD juga
memberikan lesson learnt yang berharga terutama dalam proses
penyelesaian proyek perubahan ini. Pertama, continuous communication
yang harus dibangun secara intensif, baik komunikasi internal maupun
komunikasi dengan pihak eksternal. Sebagaimana telah diuraikan dalam
laporan proyek perubahan yang telah didukung oleh Tim Efektif, yaitu tim
internal yang berkerjasama bahu membahu, yang tidak akan lancar tanpa
adanya continuous communication. Peserta pelatihan sebagai dirigent dalam
proses internal merasakan sangat terdukung dengan komunikasi yang
berkualitas dan intensif selain itu, continuous communication juga menjadi
prasyarat mutlak bagi kelancaran koordinasi dengan pihak stakeholders.
Proses penyiapan proyek perubahan ini melibatkan beberapa stakeholders
kunci antara lain : Bupati Kampar, Ketua dan Pimpinan AKD DPRD
Kabupaten Kampar, Sekretaris Daerah Kampar, Diskominfo dan Persandian,
Bappeda, BPKAD, Kabag Hukum Setda Kampar dan stakeholders lainnya,
yang tidak mungkin dapat menciptakan sinergi positif tanpa adanya
continuous communication.
Hikmah kedua terkait tema pilihan peserta adalah mendorong adanya
fleksibelitas sebagaimana diketahui bersama bahwa aplikasi ini cenderung
focus dan berorientasi kebutuhan stakeholders. Ini menjadi lesson learnt di
masa yang akan datang.
Di era 4.0 yang menuntut inovasi dan dukungan teknologi yang
sophisticated maka data yang berbasis teknologi informasi menjadi sebuah
keniscayaan. Tantangan kedepan adalah upaya untuk lebih meningkatkan
60 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 71
sistim pengolahan data berbasis teknologi yang lebih mengikuti
perkembangan teknologi informasi.
Akhirnya semua lesson learnt ini menjadi sebuah starting point bagi
peserta pelatihan yang diamankan untuk menjadi agent of change untuk
menjalankan perannya. Terimakasih kami haturkan kepada seluruh Pengajar
dan narasumber serta Pengurus Pusbangkom Pimnas dan Manajerial ASN,
Lembaga Administrasi Negara RI, seluruh peserta pelatihan yang tidak akan
kami lupakan, stakeholders-stakeholders yang tidak dapat kami sebutkan
satu per satu, serta tidak lupa tim efektif yang kompak mendukung
penyelesaian laporan proyek perubahan ini.
Jakarta,………………………………….
RAMLAH, S.E, M.Si.
61 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 72
62 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21
Page 73
63 Laporan Proyek PerubahanDiklat PKN TK. II Angkatan XXIV Tahun 2019 Kelas A-RAMLAH, S.E, M.Si. NDH 21