Modul : Penyelia Kemaskini terakhir : 08/11/2018
Manual Pengguna Sistem Ekehadiran
1. LOG MASUK
Gambarajah halaman log masuk system
Username dan password adalah sama seperti email rasmi PSIS
Contoh:
User Name: [email protected]
Password: *******
1.1 Untuk sebarang masalah dengan akaun e-mail anda seperti
terlupa katalaluan dan sebagainya, bolehlah menghubungi Unit
Teknologi Maklumat.
1.2 Konsep yang anda perlu faham dalam menggunakan sistem ini
adalah seperti berikut :
· TimeSheet
Lejer rekod kehadiran anda yang dipaparkan dalam bentuk
mingguan.
· Exception
Ketidakpatuhan yang wujud dalam rekod kehadiran anda (TimeSheet)
seperti yang telah dijadualkan dalam Waktu Bekerja Peringkat
(WP)
· Accrual
Istilah ini diambil daripada konsep perakaunan. Dalam pandangan
sistem rekod kehadiran ini, accrual merujuk kepada tanggungan jam
bekerja atau peruntukan CUTI dalam nilai jam yang ditanggung dalam
tempoh Waktu Peringkat (WP). Sebagai contoh, CUTI REHAT yang
diambil menyebabkan nilai Accrual akan ditolak (deduct) daripada
akaun anda. Ia melibatkan Cuti Kerana Perkhidmatan tetapi tidak
melibatkan Cuti kerana Keluar Stesyen dan lain-lain yang
berkaitan.
2. MUKA HADAPAN
Gambarajah paparan muka hadapan memaparkan perkara penting di
dalam sistem
Nota: Klik pada ikon ini untuk kembali pada muka hadapan dari
mana-mana menu
2.1 News
Memaparkan sebarang berita terkini secara rumusan terhadap apa
yang sedang berlaku dengan kehadiran anda.
2.2 Exception Summary
Rumusan berkenaan status rekod kehadiran anda yang tidak
mematuhi jadual kerja (WP) dalam “Schedule Summary” yang telah
ditetapkan.
2.3 TimeSheet Summary
Memaparkan jumlah waktu bekerja anda dalam tempoh seminggu atau
sebulan, termasuk jumlah jam yang diambil untuk cuti.
2.4 Schedule Summary
3. MENU MY ACCOUNT
Gambarajah Submenu di dalam Menu My Account
3.1 CONTACT INFORMATION (MAKLUMAT PERIBADI)
Gambarajah untuk pengemaskinian maklumat peribadi
i. Klik pada menu “My Account”
ii. Klik pada “Contact Information” untuk mengemaskini maklumat
peribadi anda
iii. Klik butang “save” untuk simpan maklumat peribadi
3.2 REQUEST (MEMOHON PENGESAHAN DARIPADA PENYELIA)
Menu request adalah untuk memohon pengesahan daripada penyelia
sekiranya anda terlewat imbas kad atau kebenaran untuk hadir
lewat/pulang awal, atau atas alasan-alasan yang dibenarkan.
Sebarang ketidakpatuhan rekod kehadiran akan dipaparkan dalam
bentuk kod “Exception” seperti M2, M1 dan sebagainya.
i. Klik pada butang “Request”
ii. Klik pada butang “New”
iii. Pilih jenis permintaan.
iv. Pilih tarikh
v. Masukkan alasan/nota
vi. Klik pada butang send. (Permintaan anda akan dihantar kepada
Penyelia.)
Gambarajah permohonan kelewatan/pulang awal
vii. Didalam paparan “Timesheet” status permohonan akan
dipaparkan.
viii. Status “PENDING” dipaparkan sekiranya masih belum mendapat
kelulusan dan status “AUTHORIZED” akan dipaparkan setelah
permohonan diluluskan
Gambarajah status “PENDING”Gambarajah status “AUTHORIZED”
3.3 PENGESAHAN REQUEST (PENYELIA)
Pengesahan “Request” hanya boleh dilakukan oleh penyelia (Ketua
Unit , Ketua Program, Ketua Jabatan, Timbalan Pengarah dan
Pengarah).
i. Klik pada menu “My Account”.
ii. Klik pada menu “Request Authorization”.
Gambarajah Submenu “My Account” Penyelia.
iii. Klik dua kali pada permohonan yang ingin diluluskan dari
senarai permohonan
Gambarajah senarai permohonan
iv. Paparan mesej permohonan akan terpapar.
Gambarajah mesej permohonan
v. Klik pada butang “Authorize” untuk mengesahkan
permohonan.
Gambarajah pilihan pengesahan permohonan
vi. Permohonan akan dikeluarkan dari senarai permohonan setelah
disahkan.
3.4 LOG KELUAR SISTEM
i. Klik butang “Logout” untuk keluar dari sistem
4. MENU ATTENDANCE
Gambarajah Submenu di dalam Menu Attendance
4.1 TIME SHEET
i. Klik pada “TimeSheet” untuk memaparkan rekod kehadiran
anda.
Gambarajah Rekod kehadiran anda
ii. Klik butang anak panah “<” atau “>” pada ruangan merah
seperti gambarajah di atas untuk navigasi paparan kehadiran anda,
atau gunakan kalender.
4.2 MENDAFTAR CUTI/KETIDAKHADIRAN
i. Klik pada butang “New Absence”
ii. Untuk cuti/ketidakhadiran satu(1) hari klik pada tarikh yang
berkenaan
Gambarajah untuk pemilihan cuti/ketidakhadiran untuk 1 hari
iii. Untuk cuti/ketidakhadiran lebih satu(1) hari, klik pada tab
“range” atau klik butang “+” untuk menambah hari
Gambarajah untuk pemilihan cuti/ketidakhadiran lebih dari 1
hari
iv. (WAJIB) Pastikan anda mengisi ruangan ”Time” dengan nilai
09:00 yang bermaksud anda tidak hadir untuk tempoh 9 jam pada
tarikh tersebut.
v. Pilih sebab cuti/ketidakhadiran di ruangan “Type”
Gambarajah jenis cuti/ketidakhadiran
vi. Masukkan sebab bercuti di ruangan “NOTE”
vii. Klik pada butang “SAVE” untuk menyimpan maklumat
cuti/ketidakhadiran
viii. Maklumat cuti akan dipaparkan di ruangan “ABSENCE”
Gambarajah cuti/ketidakhadiran
4.3 UBAH ATAU PADAM CUTI/KETIDAKHADIRAN
i. Klik pada cuti/ketidakhadiran yang hendak diubah atau
dipadam.
ii. Klik pada butang “EDIT” untuk ubah atau “DELETE” untuk
padam
Gambarajah untuk ubah/padam cuti/ketidakhadiran
iii. Untuk ubah atau padam cuti/ketidakhadiran lebih dari 1,
tekan butang “Ctrl” di papan kekunci kemudian klik pada cuti yang
hendak diubah atau dipadam
iv. Klik pada butang “MASS EDIT” untuk ubah atau “DELETE” untuk
padam
Gambarajah untuk ubah/padam cuti lebih dari sehari
v. Klik yes pada “pop-up” yang keluar jika pasti
Gambarajah Pop-up untuk padam cuti/ketidakhadiran
4.4 MENCETAK REKOD KEHADIRAN (BULANAN)
i. Klik pada butang “ Print ”
ii. Pilih pada submenu “ Summary ” atau “ Detailed ”
Gambarajah untuk mencetak rekod kehadiran
iii. Satu fail “.pdf” akan dimuat turun dan klik pada fail
berkenaan untuk melihat rekod.
Gambarajah contoh rekod kehadiran anda
Page 2 of 12