Draaiboek Masterclass Ambitie Datum: 29 - 03 - 2018 Tijdsduur: 14:00 - 17:00 uur Locatie: NDC Media Groep Project nummer: 011
Draaiboek MasterclassAmbitieDatum: 29 - 03 - 2018Tijdsduur: 14:00 - 17:00 uurLocatie: NDC Media GroepProject nummer: 011
MASTERCLASSES
Inhoudsopgave
Algemene informatie 2Contactgegevens betrokken partijen 2Globaal tijdschema 4Belangrijke telefoonnummers 4Wat te doen bij noodsituaties 5
Programma 6
Vrijwilligers 9
Materialenlijst 10
Plattegrond 11
Stage Manager 12
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Algemene informatie
Contactgegevens betrokken partijenOrganisatie
Tess Agricola Event Manager Verantwoordelijk voor de gehele Masterclass. +31 (6) 27 38 65 [email protected]
Nine Zuurman
Millie Thomson
???
LocatieRien DiepenbroekFacility Manager NDC [email protected]
Algemene informatieTel. 058 – 284 [email protected]
SprekersBakr Kamil Spreker AmbitieTel. 06-349 411 63Mail. [email protected]
Laura Groten Spreker AmbitieTel. 06-404 322 26Mail. [email protected]
Ridder Drost Spreker AmbitieTel. 06-50488610Mail. [email protected]
Judith van der Pol DagvoorzitterTel. 06- 42 93 21 14 Mail. [email protected]
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Vrijwilligers
Jordi [email protected]
Matias [email protected]
Arjan van der [email protected]
Jorn van der [email protected]
Globaal tijdschemaTijd Gebeurtenis Locatie
13:30 Ontvangst bezoekers Hal NDC Mediagroep 14:00 Openings toespraak dagvoorzitter
Judith van der PolCafe
14:10 Spreker 1: Bakr Kamil Cafe14:40 Spreker 2: Laura Groten Cafe15:10 Pauze Cafe15:25 Spreker 3: Ridder Drost Cafe16:00 Borrel Cafe16.45 Afsluiting
Belangrijke telefoonnummers
- Telefoonnummer locatie 058 – 284 5845- Politie 0900-8844- Ambulance 112- Brandweer 112
Wat te doen bij noodsituaties Risicofactoren
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Omschrijving Maatregel Voorkomen
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Spreker ziek. Reserve sprekers achter de hand houden.
Valt niet te voorkomen.
Spreker komt te laat.
Muziek tussendoor langer door laten gaan en omroepen hoelang het eventueel extra gaat duren. Andere sprekers eerder of langer laten spreken.
Goede afspraken maken met de sprekers.
Spreker komt niet opdagen.
Reserve sprekers achter de hand houden.
Telefoonnummer achter van spreker achter de hand houden en op tijd bellen.
Personeel ziek. Reserve personeel achter de hand houden.
Valt niet te voorkomen.
Personeel komt niet opdagen.
Reserve personeel achter de hand houden.
Goede afspraken maken met personeel.
Techniek functioneert niet.
Op locatie zoeken naar een oplossing.
Iemand van NDC inschakelen wanneer er problemen zijn.
Minder bezoekers dan voorspeld.
Toch doorgaan met minder mensen dan gehoopt.
Meer bezoekers uitnodigen als er niet genoeg aanmeldingen zijn. Zorgen voor een goede promotie.
Meer bezoekers dan voorspeld
Meer stoelen in de zaal zetten of mensen acht in de zaal laten staan.
Niet meer aanmeldingen accepteren als het vol zit.
Brandalarm gaat af.
Iemand van NDC inschakelen en kijken of er daadwerkelijk brand is.
Is niet te voorkomen.
Onvoldoende aanmeldingen.
De overige plaatsen vullen met studenten van Kweekvijver Noord, zodat de zaal alsnog vol lijkt.
Genoeg en op tijd uitnodigingen versturen.
T-shirts niet op tijd gedrukt.
Vervangende T-Shirts zoeken. Op tijd bestellen van de T-Shirts.
Ongeval tijdens masterclass.
Zorgen dat er een BHV'er aanwezig is.
BHV’er opzoeken die rondloopt in NDC
Negatief commentaar op de masterclass.
Achterhalen wat mensen er niet goed aan vonden en het meenemen naar de volgende keer.
De voorbereidingen zo goed mogelijk uitwerken en zoveel mogelijk dingen indekken.
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Programma
Tijdstip Acties Wie Locatie Opmerking
09.00 Aanwezig Event Team NDC kantoor
09.15 Presentatie controleren
Tess NDC kantoor
10.30 Briefing vrijwilligers
??? Cafe NDC
10.30 Materialen naar cafe brengen
??? Cafe NDC
10.30 Zaal klaarzetten + koffie hoek in restaurant
??? Cafe NDC
11.15 Aanmeldbalie klaar zetten
??? Hal NDC
11.30 Pauze ??? Kantine
12.00 Zaal controle ??? Cafe
12.00 Sprekers ruimte klaar zetten
??? 0.73B-14
12.30 Sprekers ontvangen
??? Hal NDC
12.45 Lunch sprekers
Tess 0.73B-14
13.00 Vrijwilligers op hun plek
??? Hal NDC
13.30 Bezoekers binnenlopen
??? Hal NDC
13.30 Koffie & thee klaar zetten
??? Restaurant
13.45 Sprekers naar ruimte brengen
??? Cafe
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
14.00 Start Masterclass
??? Cafe
14.10 Spreker 1: Bakr Kamil
Tess Cafe
14.40 Spreker 2: Laura Groten
Tess Cafe
15.10 Pauze Tess Cafe
15.25 Spreker : Ridder Drost
Tess Cafe
16.00 Borrel Jordi + ?? Cafe
16.45 Afsluiting ??? Cafe
17.00 Opruimen ??? Cafe
17.30 Klaar Event team + vrijwilligers
Cafe
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Vrijwilligers
ALGEMENE INFORMATIEOp 29 maart is de Masterclass Ambitie. De Masterclass zal starten om 14.00 uur en zal duren tot 17.00 uur.
Jullie worden deze ochtend om 10.30 verwacht beneden in het café, het café moet nog helemaal klaar gezet worden voor de Masterclass. Dit betekend dat er stoelen moeten worden neergezet maar ook een scherm (dit moet ook getest worden). Hierbij heb ik jullie hulp ook nodig, daarnaast heb ik ook hulp nodig tijdens de Masterclass zelf.
Kledingvoorschriften zijn een zwarte broek en zwarte schoenen, je hebt de vorige keer een KVN T-shirt van mij ontvangen, deze moet je tijdens deze masterclass weer dragen. Dit zodat er duidelijk is voor het publiek wie er bij de organisatie hoort.
TaakverdelingAanmeldpunt De ontvangst en aanmeldbalie zullen deze keer bij elkaar zijn. Twee personen staan op het aanmelden en één op ontvangst. Wanneer het nodig is kan iemand uit het ene team bijspringen bij iemand in het andere team.
Aanmeldbalie: Jordi Metz
Jouw taak is het aanmelden van de bezoekers. Tevens is dit ook het punt waar de sprekers als eerst binnenkomen. Zie je dat er een spreker binnen is gekomen? Spreek hem/haar vriendelijk aan en ga dan naar ??? toe, dan zorg ??? ervoor dat de spreker begeleid wordt naar de goede ruimte.SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Zorg ervoor dat je de namen van de bezoekers die binnen zijn gekomen met een stift/pen markeert op de aanmeldlijst, zodat wij deze weer kunnen gebruiken voor de enquêtes. De mensen hebben allemaal een mail ontvangen die tevens ook hun ticket is.
Als er mensen aankomen is het de bedoeling dat jullie ze vriendelijk begroeten, daarna vraag je om de naam. Zodra je de naam hebt moet je deze met de stift die jullie erbij hebben gekregen doorstrepen. Dit doen we zodat we na de Masterclass kunnen kijken wie er allemaal zijn geweest. Dit is belangrijk omdat een deel van het publiek betaald voor zijn kaartje. We sturen na de Masterclass ook altijd een enquête naar onze bezoekers, het is dus heel belangrijk dat de gastenlijst bewaard blijft zodat wij goed weten wie er is geweest.
Ontvangst: Matias OvingJouw taak is het ontvangen van de bezoekers na het aanmelden, je mag ze door verwijzen naar de kantine waar deze keer de koffie en thee klaar zal staan.
Koffie en Thee Arjan van der Velde
Nadat de bezoekers zich hebben aangemeld in de hal, wordt ervoor gezorgd dat ze doorlopen naar het restaurant. Achter in het restaurant wordt er een deel ingericht waar koffie en thee geschonken kan worden. Dit zal naast het café zijn waar de masterclass plaats vind. Het is jullie taak om koffie en thee te schenken aan de bezoekers, daarna kunnen jullie ze doorverwijzen naar de zaal.
Begeleiden naar het restaurant Jorn van der Heide
De masterclass vindt plaats in het cafe, dat zich achter in het NDC Media Gebouw bevindt. De bezoekers komen binnen in de grote hal, hier worden ze aangemeld en ontvangen. Daarna moeten de bezoekers naar het restaurant gebracht worden, dit is jullie taak. Het is belangrijk dat iedereen die naar de zaal gaat begeleid wordt, er werken namelijk ook gewoon mensen op die afdelingen waar de bezoekers langs gaan. Het is belangrijk dat we die mensen geen overlast bezorgen. Jullie taak is dus dat de mensen van de hal naar het restaurant te begeleiden.
Borrel Jordi MetzNa de masterclass hebben we nog een borrel zodat de bezoekers en sprekers kunnen netwerken. Dit vindt plaats in het cafe waar de masterclass ook plaats vindt, in deze ruimte is een bar aanwezig. Hieruit kunnen we serveren aan de bezoekers. Het is jullie taak om het drinken te serveren aan de bezoekers.
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Materialenlijst
Materiaal Product Aantal
Wie Opmerking
❏ Bachs flags 2x ???
❏ Voetstukken 2x ???
❏ Ballonnen 2x ???
❏ Tafel voor aanmeldbalie
1x ???
❏ Gastenlijst 2x ???
❏ Koffiekannen 6x Catering
❏ Theekannen 6x Catering
❏ Waterkannen 3x Catering
❏ Glazen Catering
❏ Kopjes Catering
❏ Cola 1x ???
❏ Sisi 1x ???
❏ 7-up 1x ???
❏ Waterflesjes 6x ???
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
❏ Beamer ???
❏ Stoelen 50x ???
❏ Reserveer bordjes 6x ???
❏ HDMI kabel 1x ???
❏ Presentatie clicker 1x ???
Plattegrond
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
Stage ManagerProgramma Sprekers
Tijd Gebeurtenis Opmerking
14:00 Dagvoorzitter Judith van der Pol: Introductie video
14:00:15
Dagvoorzitter Hij/zij neemt het dagprogramma door en vertelt kort over het onderwerp van de dag. Geeft aan dat er twee rondes met workshops zijn. Ook wordt er verteld dat er nog een netwerkborrel plaats vindt na de workshops.
14:09 Dagvoorzitter introduceert Bakr Kamil
14:10 Introductie video Bakr Kamil14:10:15
Spreker 1: Bakr Kamil
14:35 Afronding Bakr Kamil14:39 Dagvoorzitter introduceert Laura
Groten 14:40 Introductie video Laura Groten 14:40:15
Spreker 2: Laura Groten
15:05 Afronding Laura Groten 15:10 Pauze Dagvoorzitter kondigt de
pauze aan. SOCIAL MEDIA & STORYTELLING
MASTERCLASSES
15:25 Eind pauze15:25 Dagvoorzitter introduceert Ridder
Drost15:26 Introductie video Ridder Drost
15:26:15
Spreker 3: Ridder Drost
16:00 Afronding Ridder Drost
16:05 Afsluiting Masterclass Dit wordt gedaan door de dagvoorzitter. Geeft aan dat er nog een borrel is.
16:05 Borrel16:45 Afsluiting
SOCIAL MEDIA & STORYTELLING