San José, 06 de mayo del 2015 DGAI-INF-002-2015 Señor Luis Fernando Rodríguez Garro Viceministro de Ingresos ASUNTO: Informe de Control Interno, sobre evaluación del proceso de devoluciones de impuestos en las Administraciones Tributarias. Estimado señor: Nos permitimos presentarle el informe de estudio de auditoría Nº DGAI-INF- 002-2015 sobre la evaluación del proceso de devoluciones de impuestos en las administraciones tributarias de San José Este, Oeste y Cartago. Este informe contiene en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno, que fueron evaluados y sobre los cuales se formulan acciones de mejora. Las recomendaciones emitidas están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones y si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna. Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean, así como el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento. Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe: Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-4486 - www.hacienda.go.cr
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San José, 06 de mayo del 2015DGAI-INF-002-2015
SeñorLuis Fernando Rodríguez GarroViceministro de Ingresos
ASUNTO: Informe de Control Interno, sobre evaluación del proceso de devoluciones de impuestos en las Administraciones Tributarias.
Estimado señor:
Nos permitimos presentarle el informe de estudio de auditoría Nº DGAI-INF-002-2015 sobre la evaluación del proceso de devoluciones de impuestos en las administraciones tributarias de San José Este, Oeste y Cartago. Este informe contiene en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno, que fueron evaluados y sobre los cuales se formulan acciones de mejora.
Las recomendaciones emitidas están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones y si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna.
Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean, así como el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento.
Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe:Atentamente,
Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector General
JAN/oma/ gcbc. Sr. Helio Fallas Venegas, Ministro de Hacienda
Lic. Carlos Vargas Durán. Director General Tributación
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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DEVOLUCIÓN DE INMPUESTOS EN LAS ADMINISTRACIONES
TRIBUTARIAS
DGAI-INF-002-2015
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA
MAYO, 2015
EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DEVOLUCIONES DE IMPUESTOSEN LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS
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1.2 Objetivo del estudio.............................................................................................................................................1
1.4 Comunicación oral de resultados........................................................................................................................1
1.5 Normativa relacionada con control interno..........................................................................................................1
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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DEVOLUCIONES DE IMPUESTOSEN LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS
RESUMEN EJECUTIVO
El estudio se realizó en cumplimiento del Plan de Trabajo Anual del 2014 de esta Dirección de Auditoría Interna y estuvo a cargo del Lic. Gilberth Campos Barrantes, con la coordinación del Lic. Oldemar Murillo Arce, Coordinador Unidad de Auditoría Área de Ingresos.
En la auditoría se realizó la evaluación de los controles establecidos en el proceso de devolución de impuestos en las administraciones tributarias objeto de estudio, desde la recepción de las solicitudes de devolución de impuestos hasta su resolución final.
Como hallazgos del estudio, se determinó que en la Administración Tributaria de Cartago no se estaba cumpliendo a cabalidad con lo establecido en los citados procedimientos, debido a que en la revisión de expedientes, se encontraron algunas debilidades de control interno.
En el estudio se determinó con una muestra de solicitudes de devoluciones, que en la mayoría de casos tardan más de los tres meses para su trámite y resolución final, limitando lo expedito que debe de ser el trámite del proceso de la devolución de impuestos. De esa forma, existen montos por devolver a los contribuyentes que se tardan varios meses y hasta años en resolver.
En las administraciones tributarias de San José Este, Oeste y Cartago específicamente en las Subdirección de Cuenta Integral Tributaria y Devoluciones, no se dispone de un estudio que permita determinar cuáles son las razones que se presentan e inciden en el tiempo que se tarda para atender y resolver las solicitudes de devolución de impuestos, para que de esta forma se pueda identificar claramente las causas de los acumulados y se puedan tomar decisiones.
Por otro lado, no se dispone en las administraciones tributarias estudiadas de una base de datos para el control de la devolución de impuestos, que permita acceso de varios usuarios, mayor procesamiento de los datos, facilidades de hacer consulta y una mejor seguridad de la información.
En el mismo orden de cosas, se determinó que el edificio de la Administración Tributaria de Cartago no reúne las condiciones adecuadas para los funcionarios y contribuyentes que lo utiliza. Además, el archivo y custodia de documentos tributarios no reúnen las condiciones adecuadas para dicho fin y que eventualmente podrían ser un riesgo para la seguridad y el resguardo de la información.
En el informe se contempla un capítulo de recomendaciones sobre los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados de este informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden, para el mejoramiento del control interno.
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EVALUACIÓN DEL PROCESO DE DEVOLUCIONES DE IMPUESTOS EN LAS ADMINISTRACIONES TRIBUTARIAS
1. INTRODUCCIÓN
1.1. Origen
Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2014.
1.2 Objetivo del estudio
Evaluar el proceso de devolución de impuestos en las administraciones tributarias de San José Este, Oeste y Cartago, a fin de determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones.
1.3 Alcance
Comprendió la revisión de los controles del proceso de devolución de impuestos en las administraciones tributarias objeto de estudio, desde la recepción de las solicitudes de devolución de impuestos hasta su resolución final. Lo anterior, para el periodo de enero del 2013 a febrero 2014, ampliándose cuando se consideró necesario.
Las actividades del estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.
1.4 Comunicación oral de resultados
Los resultados del estudio, fueron comunicados el día 27 de abril del 2015, al Lic. Luis Fernando Rodríguez Garro Viceministro de Ingresos, al Lic. Carlos Vargas Durán Director General de Tributación, la Licda. Flor Rodríguez Gamboa Directora de Recaudación y la Licda. Julieta Abarca Robles Directora de Gestión Integral Tributaria, quienes en términos generales estuvieron de acuerdo con los resultados comunicados, realizaron algunos comentarios, los cuales previa valoración de su pertinente se han incorporado al presente informe.
1.5 Normativa relacionada con control interno
Con el propósito de prevenir efectos negativos en caso de incumplimiento de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.
“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”
“Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”
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“Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”
Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”
1.6 Aspectos Generales
Mediante Decreto Ejecutivo Nº 35688-H y sus modificaciones, se emite el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Tributación, donde se establece como parte de esta Dirección, la Dirección de Recaudación, conformada por las siguientes Subdirecciones:
1. Registro Único Tributario2. Declaraciones, Pagos y Entidades Colaboradoras3. Administración de Cuenta Integral Tributaria y Devoluciones4. Programación y Seguimiento de Cobro Administrativo5. Técnico-Jurídica en Recaudación6. Área de Documentación y Archivo
Para efecto del proceso de devolución de impuestos tenemos que la Subdirección de Administración de Cuenta Integral y Devoluciones, tal como lo establece el artículo Nº 32 del citado Decreto, es la que tiene entre sus funciones, algunas actividades relacionadas con el tema objeto de estudio, a saber:
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“a) Establecer las normas y procedimientos que deben cumplir las áreas operativas en cuanto a los programas de devoluciones. // b) Elaborar los procedimientos para que las Administraciones Tributarias procedan con el trámite de reconocimiento de créditos por pagos debidos o indebidos, con la tramitación de las compensaciones y devoluciones de esos saldos acreedores, ya sea a solicitud de parte o de oficio. // c) Controlar que los documentos de autoliquidación de tributos y de pago de impuestos y sanciones ingresen correctamente a la base de datos de los contribuyentes; y se genere la respectiva liquidación para determinar las deudas o saldos acreedores de los contribuyentes, declarantes o responsables.”
La Dirección de Recaudación de acuerdo a las facultades otorgadas por el artículo 35, incisos c) y d) del Decreto Ejecutivo N°35688-H precitado, remite a las direcciones regionales y grandes contribuyentes Nacionales, la Directriz: DR-DI-02-2013, 05 de febrero de 2013 y Directriz. DR-DI-01-2014, 09 de enero de 2014, ambos procedimiento para el trámite de solicitudes de devolución de saldos acreedores, esta última directriz derogó la Directriz DR-DI-02-2013.
Por medio de esta directriz se establece que los directores regionales les corresponden velar porque esta sea del conocimiento de los gerentes y subgerentes de Recaudación de la Región a su cargo.
De acuerdo con la directriz antes citada, los gerentes de las administraciones tributarias y de grandes contribuyentes en quienes él delegue, total o parcialmente, deberán emitir y firmar toda resolución referida a la devolución de saldos acreedores o su crédito, originados por concepto de tributos, pagos a cuenta, sanciones, intereses o cualquier otro saldo, reclamado para la restitución de lo pagado indebidamente, por concepto de tributos a favor de los contribuyentes o responsables.
Sobre lo anterior, el artículo 47 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios establece que la devolución podrá efectuarse de oficio o a petición de parte, siguiendo los trámites y procedimientos que reglamentariamente se establezcan.
En términos generales el proceso de devoluciones de Impuestos en las Administraciones Tributarias es el siguiente:
1. Recepción de la solicitud en documento físico.2. Verificación de los requisitos generales y advertencia de falta de los mismos.3. Asignación y estudio del expediente.4. Emisión de la resolución y elaboración del informe, preparación y traslado del expediente.5. Notificación de la resolución.
2. RESULTADOS
2.1 Sobre el cumplimiento del procedimiento para la devolución de impuestos
La Directriz. DR-DI-02-2013 del 5 de febrero 2013 vigente en el periodo del 2013, contiene el documento “Procedimientos para el Trámite de Solicitudes de Devolución de Saldos Acreedores”, que es el instrumento guía para el personal que labora en las Áreas de Recaudación de las Administraciones Tributarias y en estos se detalla en forma ordenada y sistemática el trámite que se debe seguir con cada solicitud de devolución, desde el estudio del origen, la verificación del crédito, la realización de la compensación establecida en los artículos 45 y 46 del Código citado, hasta concluir con la emisión de la resolución que faculta el pago o, en su defecto, rechaza la solicitud.
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Al respecto, se determinó que la Administración Tributaria de San José Este y Oeste se ajustó a lo indicado en la Directriz. DR-DI-02-2013 antes citada, según la revisión a una muestra de 127 solicitudes de un total de 524 y 135 solicitudes de devoluciones de un total de 750 respectivamente.
No obstante, en el caso de la Administración Tributaria de Cartago se presentaron las siguientes situaciones y omisiones con respecto al cumplimiento del procedimiento establecido, situaciones que requieren acciones de mejora, según la revisión de 189 de un total de 1054 solicitudes de devoluciones de impuestos:
a. 10 expedientes de devoluciones no se encontraban foliados, o foliados en parte, lo que no se ajusta con lo establecido en el punto 12. “Conformación del expediente: “Se debe recordar que, en la conformación del expediente, los documentos se agregan en estricto orden cronológico y deben foliarse conforme se adicionan. Por ningún motivo se conformará el expediente hasta el final del estudio”. Situación que podría generar que algún documento pueda ser extraído del expediente, o que los documentos que se agreguen al expediente no estén en estricto orden cronológico.
b. 9 expedientes tienen estados de cuenta integral, sin firma del funcionario correspondiente, lo cual no está conforme con lo que se indica en el punto 6. “Impresión de Cuenta y verificación de pagos”. Sobre lo anterior se tiene que el encargado del estudio debe imprimir el estado de la Cuenta Integral Tributaria, donde consten los impuestos a que está afecto el solicitante y estampar su firma, sello y fecha, agregándolo al expediente”. La falta de firma podría ser una limitación en caso de que se requiera sentar responsabilidades, en caso de alguna información errónea que se consigne.
2.2 Duración del trámite de devolución de impuestos
La Administración Tributaria debe tramitar las solicitudes de devolución de tributos antes de los tres meses para evitar el pago de intereses, tal como se indica en el artículo 43 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, referidos a pagos en exceso, que señala lo siguiente:
"La Administración deberá reconocer un interés igual al establecido en el artículo 58 de este Código, interés que correrá a partir de los tres meses siguientes a la presentación de la solicitud de devolución, si no se ha puesto a su disposición el saldo a favor que proceda de conformidad con la normativa propia de cada tributo.”
En la revisión se determinó que no siempre se cumple con el plazo antes citado, tal como se muestra a continuación:
a) En la Administración Tributaria de San José Este, se revisó el 27 de marzo 2014 una muestra de 127 solicitudes de devoluciones de un total de 524, obteniéndose lo siguiente:
43 solicitudes que representa un 34% están en condición de proceso, las cuales tenían de 3 a 10 meses de haber ingresado. Ver Anexo 1
31 solicitudes con resolución que representa un 24%, duraron de 5 meses hasta 10 meses desde la fecha que ingreso. Ver Anexo 2
53 solicitudes de devoluciones de impuestos que representa un 42%, se tramitaron dentro de los tres meses que indica la Ley.
b) En la Administración Tributaria de San José Oeste se revisó el 3 de abril del 2014 una muestra de 135 solicitudes de devoluciones de un total de 750, con el siguiente resultado:
95 solicitudes en condición “sin asignar” que representa un 70%, que ya tenían desde un mes hasta los 4 meses de haber ingresado. Ver Anexo 3
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16 solicitudes que representa un 12%, están en condición de proceso, las cuales tenían de 3 a 5 meses de haber ingresado. Ver Anexo 4
24 solicitudes de devoluciones de impuestos que representa un 18%, se tramitaron dentro de los tres meses que indica la Ley.
c) En la Administración Tributaria de Cartago, se procede a revisar al 28 de marzo 2014 una muestra de solicitudes de devoluciones de 108 de un total de 1054, cuyo resultado es el siguiente:
49 solicitudes en condición “sin asignar” que representa un 45%, de estas, 11 tenían de 1 a 2 años (Ver Anexo 5), 38 tenían de 2 meses hasta 10 meses (Ver Anexo 6), de haber ingresado a la Administración Tributaria.
59 solicitudes en condición de “proceso” que representa un 55%, de las cuales, 41 tenían de 1 año hasta 4 años y 9 meses (Ver Anexo 7), desde su ingreso a la Administración Tributaria y 18 solicitudes tenían de 4 a 11 (Ver Anexo 8).
Lo antes expuesto, permite observar que existan montos por devolver a los contribuyentes que se tardan varios meses y hasta más de un año, lo que genera varios inconvenientes a la Administración Tributaria, entre ellos la incertidumbre debido a que aumenta el riesgo de más pago de intereses por cada solicitud de devolución de impuestos, cuando corresponda, provocando que no se pueda cumplir con los objetivos institucionales y consecuentemente perjudicar la imagen del Ministerio.
2.3 Sobre la acumulación de solicitudes de devoluciones
De acuerdo con los Informes de Resultados del Trámite de Devoluciones-Masividad, se determinó que los acumulados de solicitudes devoluciones de impuestos pendientes a resolver por las Subgerencias de Recaudación de las administraciones de San José Este, Oeste y Cartago, son las siguientes cantidades:
a) En la Administración Tributaria de San José Este a diciembre del 2013 habían 427 solicitudes pendientes y a setiembre del 2014, se tenían 272 pendientes.
b) En la Administración Tributaria de San José Oeste a diciembre del 2013 habían 797 solicitudes pendientes y a setiembre del 2014, se tenían 725 pendientes.
c) En la Administración Tributaria de Cartago a diciembre del 2013 tenían 1054 solicitudes pendientes y a setiembre del 2014, se tiene 591 pendientes.
La devolución de saldos acreedores es una potestad de la Administración Tributaria, originados por concepto de tributos, pagos a cuentas, sanciones, intereses o cualquier otro saldo, reclamado para la restitución de lo pagado indebidamente, por concepto de tributos a favor de los contribuyentes o responsables.
Esta situación, se presenta ante la ausencia de un estudio que permita determinar cuáles son las razones que se presentan e inciden en la duración para atender y resolver las solicitudes de devolución de impuestos, para que de esta forma se pueda identificar claramente las causas de estas acumulaciones. Algunas de esas razones pueden ser los siguientes aspectos:
Si el grado de prioridad que se le está brindando a la atención de las solicitudes de devoluciones está establecido de tal forma que se disminuya el acumulamiento.
El trámite de firma de resoluciones es lento, debido a que independiente del monto de las resoluciones todas revisadas y aprobadas por el coordinador, subgerente y Gerente.
Se reciben solicitudes de devoluciones de impuestos de montos pequeños a los cuales se les hace el mismo trámite de solicitudes de las que presentan montos más elevados, sin considerar el costo beneficio.
Se asignan solicitudes de devolución de impuestos, sin determinar la complejidad de cada caso, la experiencia y el conocimiento de la materia tributaria del gestor.
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Se asignan solicitudes de devoluciones sin considerar la cantidad de casos que tienen en trámite y la ejecución de nuevos planes.
Si en la mayoría de los casos hay que depurar la cuenta corriente para hacer la devolución, que es una labor extra pero que se ha hecho habitual.
Al respecto, el literal c) de la norma 1.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República, señala lo siguiente:
“El SCI debe estar diseñado para lograr los objetivos del sistema y para satisfacer con la calidad suficiente y necesaria las necesidades de la institución, con los recursos que ésta posee y a un costo aceptable".
Lo antes expuesto, genera el riesgo de que se continúe acumulando solicitudes de devoluciones, lo que consecuentemente originará un cargo contra la Hacienda Pública, por el pago de intereses. Por otra parte, podría generar un aumento de horas extras, desmotivación de los funcionarios, trabajo retrasado, quejas, reclamos y otros inconvenientes, que poco a poco se manifiestan en el detrimento del clima laboral con comportamientos de los funcionarios que podrían incidir en la productividad de la Administración Tributaria.
2.4 Sobre el registro y control de las devoluciones de impuestos
a) En la Administración Tributaria de San José Este y Oeste, se dispone de una base de datos para el registro de las devoluciones de impuestos que contiene: N° de solicitudes, cédula del contribuyente, Nº formulario, fecha recibido, monto, impuesto, funcionario, fecha asignación, fecha terminado, periodo, Nº resolución, condición, monto aprobado, entre otros.
La citada base de datos está diseñada es un sistema de gestión incluido en el paquete de programas de Microsoft Office (Acces), la cual es básica para entornos pequeños, con una cantidad moderada de datos, transacciones y pocos usuarios y rudimentaria. Además, data de mucho años y está cargada con mucha información y está instalada en una sola computadora, no se puede tener en red, por lo cual la consulta es limitada, no permite modificaciones ocasionando limitaciones en su manejo. También tiene la limitación de que no se puede extraer información estadística que las instancias superiores soliciten, ya que esta se debe realizar en forma manual lo que requiere de tiempo para obtener la información que soliciten.
En ese sentido, no se dispone de una base de datos robusta, confiable y precisa, que permita acceso de varios usuarios, mejor procesamiento de los datos, mayores facilidades de hacer consulta y una más seguridad de la información entre otros requerimientos para este tipo de procesos.
Al respecto, el Lic. Luis Alfaro Campos, Subgerente de la Dirección de Recaudación Administración Tributaria de San José Este y la Licda. Silvia Barrientos Cascante, Área Cuenta Integral Tributaria indican1:
"En el Área Control Cuenta Integral, se considera necesario contar con una herramienta moderna, de fácil manejo, que permita modificaciones (agregar/quitar variables), según los requerimientos de información que efectúan las instancias superiores involucradas en el proceso (sujeta a revisión periódica para su mejoramiento), ya que la actual base esta desactualizada y es compleja".
1 Cuestionario de fecha 26 de marzo del 2014
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También la Licda. Vivian Gentilini Salazar, Subgerente de la Dirección de Recaudación Administración Tributaria de San José Oeste y la Licda. Melissa Orozco Loaiza, Área Control Cuenta Integral Tributaria, Proceso de Devoluciones señalan lo siguiente2":
La base presenta entre otras cosas las siguientes limitaciones que ocasionan dificultad a la hora de realizar estadísticas o cuando se nos solicita algún tipo de informe, entre ellas: para las solicitudes de devolución del Impuesto de Ventas y Renta no hace distinción del origen del crédito (Retenciones de Tarjetas de crédito, ventas a instituciones del Estado o exoneradas, Pagos Parciales, Retenciones 2%), y aquellas correspondientes al Impuesto de Ventas, que es un impuesto mensual, no se identifica el mes solo el año, por lo cual habría que revisar físicamente el expediente para ver el mes correspondiente, por lo tanto nos obliga muchas veces a tener que utilizar parte de recurso humano, para montar esta información a mano y así cumplir con lo requerido.”
b) Sobre el mismo orden de ideas, se determinó que la Administración Tributaria de Cartago tampoco cuenta con una base de datos con las condiciones idóneas para el control de las devoluciones de impuestos, dispone únicamente de una hoja de Excel para el registro de las solicitudes de devoluciones de impuestos, la cual contiene: Nº expediente N° cédula, nombre del contribuyente, N° de formulario, impuesto, concepto, período, monto, reconocimiento de intereses, fecha de recibido, asignado, fecha, situación, fecha de enviado a recaudación, entre otros.
Además, la hoja de Excel cuenta con una columna para la fecha en que se asignó al funcionario la solicitud de devolución de impuestos, sin embargo, no en todos los casos tienen esa información, también, cuenta con una columna para que se anote el número de expediente. Sin embargo, se comprobó que 441 expedientes que no tienen registrados en la hoja de Excel el número de expediente.
Sobre el particular en las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República, norma 5.6, dispone lo siguiente:
"El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo".
La falta de una base de datos robusta, limita los requerimientos de la Administración Tributaria para estar en capacidad de almacenar y procesar información para este importante proceso, que les permita a los usuarios hacer consultas en forma simultánea y utilizar la información. Esta limitación genera el riesgo de que los datos que se emiten no sean exactos, que esa información se pierda y no se pueda recuperar, que se tengan que invertir más tiempo en extraer la información de la citada hoja electrónica, ya sea cuadros estadísticos o informes para la toma de decisiones de la Gerencia.
2.5 Sobre las instalaciones físicas de la Administración Tributaria de Cartago
Como parte del estudio realizado en la Administración Tributaria de Cartago, el día 25 de agosto de 2014 el funcionario a cargo del estudio realizó una inspección a las instalaciones físicas junto con la funcionaria Roxana Castillo secretaria de Gerencia, corroborando en inspección realizada el 26 de marzo del 2015, en compañía de la Licda. Marta Quiros Garita Gerente de la Administración Tributaria de Cartago, en donde se evidencia que el edificio no reúne las condiciones adecuadas para los funcionarios y contribuyentes que lo
2 Cuestionario de fecha 1 y 2 de abril del 2014
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utilizan y que eventualmente podrían ser un riesgo para la salud y la seguridad, así como de la información custodiada en las instalaciones físicas de esa Administración Tributaria, a saber:
1. Se carece de espacio específico para el ingreso y salida de los funcionarios y contribuyentes a la Administración Tributaria, ya que actualmente lo que utilizan es el estacionamiento de los vehículos de esa Administración Ver fotografías (1 y 2). Lo cual puede ocasionar incomodidad para los funcionarios, los contribuyentes y se genere el riesgo de algún accidente.
2. Algunas paredes presentan levantamiento de las capas de pintura, producto de la humedad. Ver fotografías (3). Situación que puede producir deterioro en los expedientes que ahí se custodian, más considerando, que estos son respaldo de la gestión.
3. En época de lluvia, se han presentado ocasiones en que se han desbordado las tuberías de evacuación de las aguas pluviales causando inundación parcial del primer nivel en las cuales hay cajas de expedientes sobre el piso debajo del escritorio de los funcionarios. Ver fotografías (4). Lo que podría producir malos olores, contaminación, enfermedades, deterioro de documentos importantes y una mala imagen para la institución cuando los contribuyentes llegan a realizar determinado trámite.
4. Espacio reducido en el archivo y la saturación de este, dado lo cual los funcionarios están custodiando los expedientes en sus escritorios sobre y debajo de estos. Ver fotografías (5, 6 ,7 y 8). Esto podría generar pérdida de información y además, desmotivación de los funcionarios, trabajo retrasado, quejas, reclamos, riesgo de pérdida de algún documento importante ya que se tienen que atender los contribuyentes en sus cubículos, y que por equivocación el contribuyente se lleve algún documento. Aspectos como los comentados, afectan las condiciones de salud ocupacional y repercute en el comportamiento de las personas (agresividad, desgaste, baja calidad, ausentismo, disminución en su motivación, incapacidades, rotación y otros) que afectan directamente el clima organizacional y la productividad de la Administración Tributaria.
5. Los Kioscos para atención de consultas del contribuyente están ubicados debajo de las gradas y solo cuenta con luz natural, la cual es muy escasa. Ver fotografías (9), lo cual podría generar malestar entre los contribuyentes, y mala imagen para la institución.
6. La sala de capacitación está compartida con la Dirección de Regional Sur y además, al ser la única sala tiene gran demanda por lo que es difícil que esté desocupada. Además, en el momento del estudio el equipo de cómputo arrendado que se está renovando se tenía almacenando en dicha sala, debido a que en la bodega no se contaba con espacio para custodiar dicho equipo. Ver fotografías (10). Esa situación genera molestia e incomodidad para los funcionarios que se deben reunir en dicha sala para sus reuniones o atender algún contribuyente.
7. No se cuenta con comodidad para atender discapacitados de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 7600, ya que los espacios en las oficinas son reducidos y cuando un funcionario necesita atender alguno de estos debe trasladarse del segundo al primer piso para evacuarle sus dudas ya que no hay ascensor, y también se atienden discapacitados que se presentan en sillas de ruedas en el pasillo de la Administración Tributaria, limitando las salidas del edificio en caso de emergencia.
Lo anterior, genera el descontento de los contribuyentes de la tercera edad y discapacitados que deben trasladarse al segundo piso a realizar algún trámite y también por parte de los funcionarios que deben dejar sus oficinas para ir a atender al contribuyente hasta el primer piso. En el anexo N°9, se muestran fotografías en donde se presentan las situaciones mencionadas.
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La problemática relacionada con el incumplimiento a la Ley 7600, genera quejas y denuncias de los contribuyentes, así como la inspección a las instalaciones de un funcionario del Ministerio de Salud. En el momento del estudio se estaba a la espera del informe sobre la inspección.
Sobre el particular la ley 7600 de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad establece lo que se transcribe a continuación:
“Artículo N°4 Obligaciones inciso b): “…// Garantizar que el entorno, los bienes, los servicios y, las instalaciones de atención al público sean accesibles para que las personas los usen y disfruten”, lo cual significa que el estado debe promover todas las facilidades, para que cualquier persona pueda utilizar los servicios que brindan las diferentes instituciones.”
“El artículo N°43 Estacionamientos, de esa Ley, establece lo siguiente: “Los establecimientos públicos privados de servicio al público, que cuenten con estacionamiento, deberán ofrecer un cinco por ciento total de espacios destinados, expresamente a estacionar vehículo, conducidos por personas con discapacidad o que las transporten. Pero, en ningún caso, podrán reseñarse para ese fin menos de dos espacios. Esos vehículos deberán contar con una identificación y autorización para el transporte y estacionamiento expedida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Esos espacios deberán estar ubicados cerca de la entrada principal de los locales de atención al público. Las características de los espacios y, servicios expresamente para personas con discapacidad serán definidas, en el reglamento de esta ley”.
“Artículo 44.--Los ascensores deberán contar con facilidades de acceso, manejo, señalización visual, auditiva y táctil, y con mecanismos de emergencia, de manera que puedan ser utilizados por todas las personas”.
Por otra parte, las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la norma 4.3.3 Regulaciones y dispositivos de seguridad, disponen lo siguiente:
“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos”.
En la comunicación oral de resultados señalada en el punto 1.4 del presente informe, se nos indicó por parte del Lic. Luis Fernando Rodríguez Garro Viceministro de Ingresos, que se están realizando las gestiones para ubicar la Administración Tributaria de Cartago en un nuevo edificio, con lo cual se resolvería la situación que presenta el archivo y edificio donde se encuentra ubicada dicha Administración Tributaria.
2.6 Ubicación y custodia de los expedientes en la Administración Tributaria Cartago
Como parte del estudio se visitó el 25 de marzo de 2014 y el 25 de agosto del 2014 las instalaciones de la Administración Tributaria de Cartago, (por parte de esta Auditoría Interna), con la compañía de la funcionaria Licda. Elizabeth Olivares Leitón Gestora del Área de Recaudación y Roxana Castillo Cerdas, secretaria de Gerencia Administración Tributaria de Cartago). Corroborándose que la situación se mantiene igual en inspección realizada el 26 de marzo del 2015 en compañía de la Licda. Marta Quiros Garita, Gerente de la Administración Tributaria de Cartago donde se encuentran archivados los expedientes correspondientes a
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devoluciones de impuestos, planes de masividad, avalúos, fiscalizaciones, respaldos de información de Servicio al Contribuyente, inscripciones, desinscripciones, modificaciones D.140.
Al respecto, se determinó que el espacio asignado para el archivo y custodia de documentos tributarios no reúne las condiciones adecuadas para dicho fin y que eventualmente podrían ser un riesgo para la seguridad y el resguardo de la información tributaria. A continuación se detalla los aspectos a subsanar:
1- El archivo móvil con los expedientes se encuentra compartiendo el mismo espacio con la bodega, por lo que se encontraron gran cantidad de documentos en cajas esquivadas, así como artículos, escaleras, ventiladores en mal estado, montacargas. Ver fotografías (1,2,3,4 y 5)
2- El espacio determinado para la bodega y archivo móvil es muy reducido por lo que es casi imposible la movilización de funcionarios dentro de este espacio, asimismo, se presenta dificultad para el ingreso al mismo ya que no existe un pasillo que reúna las condiciones para salir en caso de emergencia. Ver fotografías (1,2,3,4 y 5)
3- Se determinó que por falta de espacio para el almacenamiento las cajas son esquivadas y están inclinadas con el inminente peligro de que en cualquier movimiento caigan y puedan ocasionar un accidente laboral, si se encontrara algún funcionario dentro. Ver fotografías (1,2,3,4 y 5)
4- Por las condiciones propias del área de archivo y bodega, no está delimitada la entrada de funcionarios ya que es necesario que personal ajeno al área de archivo deban entrar a la bodega, a extraer e incluir diferentes artículos.
5- No se cuenta con suficiente ventilación natural o artificial, y al ingresar se percibe un olor fuerte a humedad lo cual se refleja en la pared del archivo que deteriora los documentos. Ver fotografías (6)
Al respecto, ante consulta a la Licda. Marta Quirós Garita indicó lo siguiente:
” El archivo móvil tiene tantísimo peso que si lo abren se vuelve a cerrar, no sé si es que el edificio tiene alguna inclinación, porque al abrirlo me indican las funcionarias que tienen que esperar para ver si se queda abierto o no porque de lo contrario las puede prensar, lo mismo pasa al cerrarlo con llave las rendijas para cerrar no coinciden y cuesta cerrarlo.”
Sobre el respecto se indican los siguientes documentos:
1. Correo de fecha 07 de julio 2012, remito por Kattia Gallardo Martínez secretaria de la Subgerencia de Recaudación y dirigido al Lic. Jorge Carmiol Ulloa encargado del Archivo Central, con copia al Lic. Gerardo Cruz Zuchini Jefe Departamento de Servicios.
2. Correo de fecha 21 de octubre del 2013, remitido por Roxana Castillo secretaria de Gerencia Administración Tributaria Cartago y dirigido al Lic. Jorge Carmiol Ulloa, con copia a la Licda. Marta Quiros Garita Gerente de la Administración Tributaria de Cartago y Sonia Monge Delgado Gestora Administrativa y Financiera de la Dirección General de Tributación. Se recibe respuesta de Sonia Monge en esta misma fecha y de Jorge Carmiol el 22 de octubre del 2013.
3. Se emite el oficio ATC-005-2014 del 9 de enero 2014, remitido por la Licda. Marta Quirós Garita Gerente de la Administración Tributaria de Cartago y dirigido a la Licda. Patricia Castillo Vargas Directora Regional Sur, sobre la necesidad de hacer un cambio de edificio.
Los aspectos antes mencionados, son susceptibles a ser mejorados, ya que son indicadores de riesgo y podrían generar que al estar el archivo móvil que contiene los expedientes compartiendo el mismo espacio con la bodega, puede ocasionar que por el mal almacenamiento de la documentación se deteriore, riesgo de
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pérdida, daño, extravío de documentos que respaldan la labor llevada a cabo por los funcionarios en la devolución de impuestos, o de la confidencialidad de la información en ellos contenida y el extravío de algún expediente o documento importante.
Asimismo, al existir un espacio tan reducido para movilizarse en los archivos, genera más tiempo que se tardaría el funcionario en localizar los expedientes, aunado a lo anterior, el desplazamiento de los anaqueles se vuelve muy incómodo al haber poco espacio en la bodega de archivo, lo cual provoca que estos se vayan estropeando con el tiempo y cueste más su manejo.
También al encontrarse cajas esquivadas y por el poco espacio disponible de la bodega-archivo, que alguna caja con documentos provoque un accidente laboral. Asimismo, debido a que dicha área pueden entrar funcionarios ajenos al archivo, se podría generar el riesgo, pérdida de documentos, trasladarlos de lugar, desacomodarlos del orden respectivo.
En el anexo N°10, se muestran algunas fotografías en donde se presentan las situaciones mencionadas determinadas durante las visitas realizadas por esta Auditoría Interna
3. CONCLUSIONES
3.1 En la Administración Tributaria de Cartago no se está cumpliendo a cabalidad con lo establecido en el “Procedimientos para el Trámite de Solicitudes de Devolución de Saldos Acreedores”, debido a que en la revisión de expedientes, se encontraron 10 expedientes de devoluciones que no se estaban foliados, o foliados en parte, y 9 expedientes con estados de cuenta integral, sin firma del funcionario. Ver punto 2.1 de este informe
3.2 Se determinó de acuerdo a una muestra de solicitudes de devoluciones que se procedió a revisar en las Administraciones Tributarias de San José Este, Oeste y Cartago, que en la mayoría de casos tardan más de los tres meses para su trámite y resolución final, al no estar resolviendo las solicitudes dentro de los tres meses establecidos por la ley, situación que incide en el plazo final de la emisión de la resolución, limitando lo expedito que debe de ser el trámite para que el proceso de la devolución de impuestos y provoca que la Administración Tributaria no pueda cumplir con los objetivos institucionales, y además que se ve perjudicada la imagen de la institución. Ver punto 2.2 de este informe.
3.3 En las administraciones tributarias de San José Este, Oeste y Cartago específicamente en las Subdirección de Cuenta Integral Tributaria y Devoluciones no se dispone de un estudio que permita determinar cuáles son las razones que se presentan e inciden en la duración para atender y resolver las solicitudes de devolución de impuestos, para que de esta forma se pueda identificar claramente las causas de los acumulados. Ver punto 2.3 de este informe.
3.4 No se dispone en la Administraciones Tributarias de San José Este, Oeste y Cartago de una base de datos para el control de la devolución de impuestos, que permita acceso de varios usuarios, mayor procesamiento de los datos, facilidades de hacer consulta y una mejor seguridad de la información de este proceso, para la toma de decisiones de los niveles decisores. Ver punto 2.4 de este informe.
3.5 El edificio de la Administración Tributaria de Cartago no reúne las condiciones adecuadas para los funcionarios y contribuyentes que lo utilizan, por lo consiguiente podría ser un riesgo para la salud, la seguridad, el resguardo de la información. Ver punto 2.5 de este informe.
3.6 El espacio asignado para el archivo y custodia de documentos tributarios de la Administración Tributaria de Cartago, no reúne las condiciones adecuadas para ese fin, poniendo en riesgo la seguridad y el resguardo de la información tributaria y además, la seguridad laboral de los funcionarios que en esa área se movilizan para asuntos de su trabajo. Ver punto 2.6 de este informe.
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4.1 Ordenar a la Gerente de la Administración Tributaria de Cartago se tomen las acciones pertinentes para que se subsanen las debilidades encontradas en la revisión de expedientes, que se señalan en el punto 2.1 del presente informe relacionadas con los 10 expedientes de devoluciones que no se encontraban foliados, o foliados en parte, y 9 expedientes con estados de cuenta integral, sin firma del funcionario. Asimismo, que se establezcan los controles pertinentes para minimizar el riesgo que esta situación se presenten a futuro.
4.2 Ordenar a los gerentes de las Administraciones Tributarias de San José Este, Oeste y Cartago, que se revise lo señalado en el punto 2.2 del presente informe, en lo relacionado a la duración del trámite de las devoluciones de impuestos, con el fin establecer las acciones a seguir para ir minimizando el riesgo de estas solicitadas duren más de lo establecido. Paralelamente a lo anterior, es necesario que se establezca un plan de trabajo específico y/o un cronograma que considere las actividades necesarias para que las solicitudes de devoluciones que se mencionan en este informe, sean atendidos con oportunidad, donde se defina claramente las actividades, recursos, los responsables y el periodo de ejecución que conlleven al cumplimiento de las metas y objetivos establecidos.
4.3 Tomar las acciones que correspondan para que se realice en las Administración de San José Este, Oeste y Cartago específicamente en las Subdirección de Cuenta Integral Tributaria y Devoluciones un estudio que permita determinar cuáles son las razones que se presentan e inciden en la duración para atender y resolver las solicitudes de devolución de impuestos, para que de esta forma se pueda identificar claramente las causas de los acumulados de solicitudes de devoluciones de impuestos.
4.4 Ordenar a la Subdirección de Cuenta Integral Tributaria y Devoluciones para que en coordinación con la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC), se analice la conveniencia y viabilidad para que en las Administraciones Tributarias de San José Este, Oeste y Cartago se disponga de una base de datos, para el control de la devolución de impuestos, que permita acceso de varios usuarios, mayores facilidades de hacer consulta y una seguridad de la información más eficiente, que sea una herramienta para extraer y mejorar el procesamiento de datos que se requieren como estadísticos, informes, entre otros requerimientos que se puedan obtener para la toma de decisiones institucional.
4.5 Ordenar que se revise, punto 2.5 sobre el edificio de la Administración Tributaria de Cartago no reúne las condiciones adecuadas para los funcionarios y contribuyentes que lo utilizan y punto 2.6 el espacio asignado para el archivo y custodia de documentos no reúne las condiciones mínimas apropiadas para ese fin, según lo indicado en nuestro informe, con el fin de que se analice la problemática detectada en el edificio donde se encuentra ubicada la Administración Tributaria de Cartago y se tomen las acciones que correspondan, para minimizar el riesgo de afectación a la salud, la seguridad, el resguardo de la información.
Para las acciones recomendadas, se solicita preparar el plan de acción para su implementación correspondiente y hacerlo del conocimiento de la Dirección General de Auditoría Interna y de la Dirección de Planificación Institucional para el respectivo seguimiento.
Por último, se formula el recordatorio, sobre los deberes que le asisten al Jerarca y titulares subordinados sobre el sistema de control interno y las responsabilidades en que podrían incurrir, conforme lo establece la Ley 8292 Ley General de Control Interno, en caso de incumplimiento injustificado en la implementación efectiva de las recomendaciones que presenta la Auditoría Interna.
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Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna, para la respectiva valoración en los plazos que establece la normativa.
Lic. Gilberth Campos Barrantes Lic. Oldemar Murillo ArceProfesional de Auditoría Interna 2 Coordinador Auditoría Área de Ingresos
Estudio 001-2014
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Anexo 10Ubicación y custodia de los expedientes en la Administración Tributaria Cartago
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Fotografía 1. Archivo móvil (gris con azul) comparte espacio con bodega.
Fotografía 2. El espacio para la bodega y archivo móvil es muy reducido.
Fotografía 3. Espacio es muy reducido hace que la manipulación para desplazar los anaqueles se dificulte.
Fotografía 4, las cajas son esquivadas por el poco espacio de la bodega-archivo.
Fotografía 6. Hongos en la pared de la bodega de documentos por causa de la humedad
Fotografía 5. Saturación de expedientes en el archivo lo cual lo vuelve muy pesado, lo que hace que la manipulación para desplazar los anaqueles se dificulte.