Was ist ein Workflow-System? Wie funktioniert ein Workflow-System? Ein Workflow-Management-System ist eine Software, mit deren Hilfe die unterschiedlichsten Arbeitsabläufe eines Unternehmens IT-gestützt definiert, verwaltet und koordiniert werden. Jedes Unternehmen hat aus einer Vielzahl solcher Prozesse, in die mehrere Mitarbeiter und Systeme involviert sind. Ein sehr einfacher Prozess könnte z.B. alle Schritte in einem Urlaubsantrag oder einer Bestellung koordinieren und überwachen – im Bild zu sehen als voneinander abhängige Würfel. Um bei dem Urlaubs-Beispiel zu bleiben: nachdem der Mitarbeiter seinen Wunsch in ein spezifisches Formular eingetragen hat, bekommt der Abteilungsleiter die Anfrage automatisch als Formular in seinem Webbrowser (Bild). Wenn die Anfrage genehmigt wird, exportiert das System alle Daten an ein HR-System. Als nächster Schritt im Workflow wird nun der Mitarbeiter informiert – wieder in einem dafür geeigneten Formular, in dem der Workflow dann z.B. auch beendet werden kann. Wofür braucht man Workflow-Systeme? Wie kann man eigene Workflow umsetzen? Workflow-Systeme werden zur transparenten Steuerung in allen Unternehmensbereichen eingesetzt – insbesondere dort, wo Menschen zusammenarbeiten und sich Informationen teilen. Email, Excel, Meetings und andere aufwendige Koordination wird überflüssig, womit auch die Prozesskosten reduziert werden. In einer Produktionsumgebung erhöht das System die Produktivität, verbessert die Qualität und ermöglicht überall Transparenz. TV- oder Post-Produktion sind nur zwei Beispiele. Eigene Workflows lassen sich ohne Programmierung entwerfen. Zuerst definiert man Formulare mit diversen Eingabe- und Ausgabeelementen (Bild) für die verschiedenen Rollen in einem Prozess. Dann werden die Aufgaben über Abhängigkeiten miteinander verbunden, um die Reihen- folge der Aufgaben im Workflow zu steuern. Auf diese Weise lassen sich eigene “Workflow-Apps” schnell und leicht erstellen, um jede Art von administrativen oder produktionsbezogenen Prozessen zu optimieren.