Warehouse Management_Materi Warehousing Training

Warehouse Management

By : Kanaidi, SE., M.Si , [email protected] ..08122353284

1. Goods Receiving (Penerimaan Barang)

2. Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan)

3. Delivery (Pengiriman)

3 GROUP AKTIFITAS LOGISTIK

Aktifitas Di Warehouse

GOODS

RECEIPT

CHECKING

ORDER

PICKING

LOADING

SORTATION

DELIVERY

UNLOADINGSTORAGE

Goods Receiving (Penerimaan Barang) Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan) Delivery (Pengiriman)

Receiving Put Away Storage

Delivery Sortation Picking

AKTIFITAS DI GUDANG

Definisi Aktifitas :

“Menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau

distributor yang disesuaikan dengan dokumen

pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang

sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Penerimaan Barang

Fisik Barang Dokumen

Persyaratan Penanganan

Receiving

• Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnyasaja.

• Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dandapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.

• Pengecekan acak ataukeseluruhan kondisi isikemasan

• Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

• Kuantitas barang VS dokumen

1. Fisik Barang

Penerimaan Barang

1. Aktifitas transportasi

2. Pengecekan dokumen vs dokumen

3. Pengecekan dokumen vs barang

4. Aktifitas barang vs lokasi (space)

5. Aktifitas dokumen vs system

Prinsip Goods Receiving

1. Tidak ada jadual pengiriman

2. Parkir kendaraan

3. Loading dock tidak ada/penuh

4. Sarana unloading kurang

5. Warehouse penuh/Lokasi penyimpanan jauh

6. Kondisi barang “recehan”

7. Regristasi produksi : batch no, exp date

8. Dokumentasi

Tantangan Goods Receiving

• Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisikdapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.

• Dokumen yang diperlukan minimal dokumenpengiriman (DN, DO, Packing List atau Surat Jalan).

• Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO) dilampirkan juga.

2. Dokumen

Penerimaan Barang

3. Persyaratan PenangananBarang memiliki karakteristik tersendiri didalam penangannya. Supaya barang tetap HIDUP, maka perlu diperhatikan:

1. Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

• Suhu

• Kadaluarsa

• Maksimal tumpukan

2. Gunakan peralatan yang sesuai

• Pallet

• Drum

• Forklit

3. Pahami aturan keselamatannya

• Kimia

• Racun

• Meledak

Penerimaan Barang

3. Persyaratan Penanganan

1. Barang Consumer Goods

2. Barang Kimia

3. Barang Bahan Baku Pabrik Makanan

4. Barang Obat-obatan

5. Barang Cairan

Penerimaan Barang

1. Masuk gudang.

2. Parkir dan antri.

3. Bongkar muat di loading dock.

4. Penyusunan barang bongkaran.

5. Pengecekan barang vs dokumen.

6. Pemasukan data ke dalam system (GRN).

7. Legitimasi dokumen.

8. Keluar gudang.

Proses Penerimaan Barang

1. Masuk gudang.

• Pastikan bahwa TRUK tsb memang menuju gudang anda

dengan melakukan pengecekan dokumen masuk di pos

pintu masuk areal pergudangan.

• Pengecekan kelengkapan keamanan alat transportasi

• Pengecekan kondisi box – apakah masih terkunci atau

memang sudah terbuka, atau ada security seal dll.

• Dicatat jam berapa truk tsb masuk di pos gudang.

• Catat siapa saja yang ada didalam truck.

Proses Penerimaan Barang

2. Parkir dan antri.

• Mobil pengirim barang telat datang dan

tidak sesuai dengan jadual yang

ditentukan.

• Kartu parkir dan kartu antri sering kali

rusak/dirusak oleh sopir/kenek.

• Kondisi parkir penuh sementara mobil

pengiriman masih menumpuk di luar

gudang.

Penerimaan Barang

3. Bongkar muat di loading dock.

• Sopir pengiriman tidak membawa kenek/kuli untuk

menurunkan barang.

• Sopir tidak mau mempergunakan jasa kuli bongkar

gudang.

• Tempat penerimaan barang di gudang penuh, masih

ada beberapa mobil yang menunggu di bongkar.

• Barang salah bongkar

• Pallet habis untuk bongkar barang

Contoh Penanganan Barang ber Suhu:

• Cek Suhu pengiriman – apakah masih

didalam range yang dianjurkan ?

• Kondisi kontainer pada waktu di buka

Penerimaan Barang

4. Penyusunan barang bongkaran.

• Sopir/kenek melakukan penyusunan

barang diatas pallet/loading dock sesuai

dengan petunjuk checker.

• Penyusunan diawasi oleh checker atau

security.

• Training penyusunan barang diberikan

kepada bagian pengiriman atau disiapkan

gambar dan petunjuk yang membantu.

• Hati-hati terhadap antar tumpukan barang

(tir) diatas pallet.

Penerimaan Barang

5. Pengecekan barang vs dokumen.

• Label barang sebagai alat penghitung

penerimaan barang.

• Dokumen dahulu atau barang dahulu ?

• Memberikan tanda pada dokumen pada

saat barang selesai di cek.

• Memberikan komentar pada saat barang

tidak sesuai dengan dokumen.

• Tanda tangan bersama antara checker

dengan sopir.

Penerimaan Barang

6. Pemasukan data ke dalam system.

• Jika barang tidak sesuai dengan dokumen.

• Barang yang diterima ber-lebih atau ber-

kurang.

• Bonus dan hadiah bagaimana

mengelolanya.

• Pengecekan ulang setelah memasukan

data dan tanda tangan karyawan yang

memasukan.

• Pencetakan dokumen dari system.

Penerimaan Barang

7. Legitimasi dokumen.

• Dokumen ini sebagai dasar penagihan ke

perusahaan.

• Jika dokumen kotor/rusak pada saat akan

diserahkan.

• Stempel, nama terang dan komentar.

Penerimaan Barang

8. Keluar gudang.

• Saat kritis terjadinya potensi kehilangan

barang.

• Pengecekan box.

• Penanganan jika barang masih ada di

dalam box karena ada pengiriman

selanjutnya

• Catat kapan truk keluar dan siapa yang ada

di dalam truck.

Penerimaan Barang

Tips Penerimaan BarangMemaksimalkan Proses Penerimaan Barang1. Pengiriman langsung ke tujuan

o Tenaga kerja yang minim, waktu yang singkat o Mengurangi terjadinya kecelakaan/kesalahan.o Mirip Just In Time (JIT)o Cross Docking

Memaksimalkan Proses Penerimaan Barang

2. Penerimaan terjadualo Optimalisasi penerimaan barang berkenaan dengan

pemakaian loading, tenaga kerja, peralatan dan ruangan penyimpanan.

o Diperlukan WMS untuk pengontrolan keseimbangan penerimaan dan pengiriman barang

3. Penerimaan terencanao Penjenisan pallet dan peralatannyao Dokumen dan label yang telah tercetak dari

pabrik/distributoro Optimalisasi penyimpanan dan rencana transportasi

Tips Penerimaan Barang

“Waspada Itu Lebih Baik …”

1. Waspada 1: Dokumen & Fisik Barang harus sama

o Ada beberapa gudang yang melakukan penerimaan barangasal terima dan waktu mencocokan dokumen ternyata bukanuntuk gudangnya, padahal barang sudah ditumpuk diataspallet. Untuk menghindari kejadian ‚lucu’ ini pastikan bahwadokumen pengiriman benar untuk gudang anda dan barangyang ada sesuai dengan dokumen yang melengkapinya.

2. Waspada 2: Penyiapan perlengkapan penerimaan

o Bayangkan gudang anda bekerja dengan perlengkapan pallet.Pastikan bahwa pallet dan hand pallet telah tersedia denganlengkap dan aman sehingga mempermudah waktu prosespenerimaan nanti.



3. Waspada 3: Kondisi fisik barang

o Yang mudah dilihat secara kasat mata adalah kerusakan fisikbarang. Pastikan tidak ada yang penyok kemasan luarnya,tidak ada yang basah dan tidak ada yang pecah. Caratermudah dalam men-cek ini adalah guncangkan kardus yanganda terima dan jika terdengar bunyi barang pecah makalakukan pembongkaran kardus. Bahkan ada salah satuperkulakan di Jakarta yang kardusnya bertanda produkelektronik tetapi berisikan batu bata didalamnya !.

Tips : ada baiknya bersama-sama dengan trasnporter anda melakukan cek buka kardus secara acak. Hal ini

bermanfaat langsung untuk memastikan barang benar dan secara psikologis akan menambah ‚nilai lebih’ gudang

anda dimata transporter maupun prinsipal.



3. Waspada 4: Barang bonus atau promosio Sepele memang, barang bonus atau promosi tidaklah mempunyai

nilai tagihan. Namun pastikan bahwa pada saat menerima barangjika memang ada promosi dan bonusnya barang-barang tsb harusbenar-benar diterima. Dampak yang akan terjadi jika anda terimabarang tanpa promosinya maka akan menghasilkan klaim/complaindari konsumen pada waktu barang tsb dipajang didalam toko.

4. Waspada 5: Dahulukan barang keluaro Mudah-mudah kondisi ini tidak terjadi didalam gudang anda.

Namun jika memang harus terjadi dimana gudang dalam kondisiyang penuh, dahulukan proses pengeluaran barang baru kemudianlakukan penerimaan barang. Berikan pengertian kepada transporteragar mereka bersabar dan pada akhir pekannya laporkan kepadabagian merchandise/purchase mengapa mereka melakukan ordermelebihi kapasitas gudang.


“SALAH KAPRAH”

Sesuatu yang salah tetapi karena biasa/banyak/sering dilakukan didalam

aktifitas logistik

Akhirnya hal tsb dianggap biasa dan “benar”

Padahal, nyatanya tetap salah

Solusinya:

• Jangan biasakan

• Jangan lakukan

• Jangan beri kesempatan

XDon’t try this at your home Warehouse

Trik Penerimaan Barang

1. Sopir tidur, hitunganpun hancur

2. Siapa bayar dia yang lancar

3. Dokumen kurang, tetapi karena penting barangnya maka

tetap diproses

4. “Beda dikit, ah cincaylah”

5. Meletakkan barang yang tersisa atau salah dari

penerimaan barang disembarang tempat

6. Malas melakukan pengecekan barang full pallet

7. Waktunya “mepet” barangpun digencet

8. Terima nyatanya tidak terima

9. Unlimited Jam Terima

Trik Penerimaan Barang



AKTIFITAS DI GUDANG

PUT AWAY

Definisi :

“Put Away adalah aktifitas penempatan barang yang

telah di cek (sesuai dengan dokumen) dan telah

dicatatkan kedalam system menuju ketempat

penyimpanan barang dengan aman dan sesuai dengan

lokasi yang ditentukan”

Put Away

LET DOWN

Definisi :

“Let Down adalah aktifitas pengambilan barang dari

lokasi penyimpanan ke lokasi picking face (penyiapan

barang) sesuai dengan lokasi asal, lokasi dituju dan

kuantitas yang tepat”

3L : LOKASI, LOKASI, LOKASI

KUNCI SUKSES PENANGANAN BARANG DI GUDANG

.. Apapun jenis gudang anda.

PUT AWAY & LET DOWN

Menempatkan barang di area penyimpanan

Penanganan barang, verifikasi lokasi dan penempatan

barang

1. Direct put away

• Put away langsung ke

lokasi picking atau

penyimpanan

• Pengurangan

penumpukan barang dan

aktifitas inspeksi.

2. Directed put away

• WMS akan memberikan

arahan lokasi

penyimpanan dan

dilakukan oleh operators.

PUT AWAY & LET DOWN

• Tentukan area penyimpanan sesuaidengan kelompok/jenis barang

• Letakan barang yang seringkeluar/masuk didekat pintu keluar/pintumasuk

• Catat lokasi dimana barang diletakan

• Jika perlu, tentukan staff yang menangani barang per kelompok/jenisbarang

• Lengkapi dengan pest control, monitor suhu dan pastikan tidak ada kebocoranpada atap gudang

PENCATATAN LOKASI TUJUAN

Put Away/Letdown

1. Letak lokasinya jauh, letakan saja di tempat yang

terdekat

2. Pallet bentrok, jalanpun berkelok

3. Picking face penuh, sisa letdown terjatuh

4. Tak ada forklift, memanjatpun jadi

5. Konfirm dokumen put away sebelum put away

6. Malas mencatat, (dijamin) malang didapat.

SALAH KAPRAH



AKTIFITAS DI GUDANG

Definisi :

“Penyimpanan barang adalah menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di order atau dipersiapkan

untuk diproses selanjutnya. Penyimpanan dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.”

Penyimpanan Barang (Storage)

Storage

Menempatkan barang dalam kondisi tunggu untuk di

order.

Metode penyimpanan tergantung dari ukuran dan

kuantitas barang

Storage

Stapelling High Racking Pigeon Hole

Shelving

Penyimpanan Barang

1. Pengecekan dokumen vs barang

2. Aktifitas barang vs lokasi (space)

Prinsip-Prinsip Storage

1. Lokasi penuh

2. Pengeluaran sangat besar

3. Lokasi penyimpanan salah

4. Kerusakan barang

Tantangan Di Storage

1. Berdasarkan karakteristik order dan dimensi

barang

• Barang kecil: bin shelving, laci, flow rack,

carousels dll.

• Barang besar: ditumpuk, palletisasi, racking

dll.

2. Berdasarkan kelompok jenis barang

• Kelompok Mie instant

• Kelompok Perawatan rambut

• Kelompok Obat bebas - resep

3. Berdasarkan prinsipal

• Biasanya untuk obat-obatan/pharmasi

Penyimpanan Barang

1. Pengecekan barang.

2. Penyiapan lokasi penyimpanan.

3. Keberangkatan ke lokasi.

4. Konfirmasi lokasi.

5. Legalitas dokumentasi.

Proses Penyimpanan Barang

1. Pengecekan barang.

• Bahwa barang telah dicek oleh checker untuk

memastikan bahwa barang benar sesuai

dengan prosedur penyimpanan :

• Per pallet per jenis barang

• Per pallet per batch/expire date

2. Penyiapan lokasi penyimpanan.

• Calon lokasi penyiapan sebaiknya disiapkan

sesuai dengan ketentuan penyimpanan.

• Bagaimana jika lokasi penyimpanan penuh ?

• Mencampurkan antara kelompok barang

tertentu dengan kelompok barang lainnya.

Penyimpanan Barang

3. Keberangkatan ke lokasi.

• Staff bertanggung jawab didalam membawa

barang kelokasi penyimpanan sesuai dengan

lokasi yang ditentukan.

• Pastikan kelayakan lokasi penyimpanan benar-

benar aman dan sesuai dengan ketentuan.

4. Konfirmasi lokasi.

• Sebelum barang tiba di lokasi tujuan, lokasi tsb

harus berstatus kosong (empty).

• Jika barang sudah tiba dilokasi, pastikan bahwa

barang sudah dapat disimpan dilokasi yang

dituju.

5. Legalitas dokumentasi.

• Tanda tangan staff yang menyimpan dan yang

melakukan konfirmasi di dalam system.

Penyimpanan Barang

Storage

1. Tak perlu sampai di tujuan, yang penting barang

sudah tersimpan.

2. Dendam antar shift atau petak umpet ?!

3. Menyimpan langsung ketempat penyiapan saja,

beresss!.

4. Sedikit-sedikit lama-lama menjadi bukit

1. Mode Optimization• Berdasarkan karakteristik order dan dimensi barang

2. Space Optimization• Menempatkan barang terdekat dengan area picking

3. Location Optimization• Menempatkan barang yang sangat fast moving ketempat yang

paling mudah dicapai lokasinya4. Lay Out Optimization

• Kombinasi antara operasional warehouse (loading dock, storage area, product type, picking style, pengisian kembali dll.)

5. Implementasi Rack/Warehouse yang benar6. Cube-per-order index (COI) :

“rasio rata-rata m3 yang dibutuhkan produk terhadap rata-rata jumlah order harian”

Tujuan COI : untuk memuat ruang gudang sehingga barang dengan volume terbesar dapat dipindahkan ke area shipping dengan jarak sedekat mungkin

Optimalisasi Storage

Kanaidi Ken Part II

Warehouse Management_Materi Warehousing Training

Education