Vrijwilligers in het museum 25 september 2015 middelburg

Vrijwilligers in het museum

Agnes Vugts

Mogelijk programma vandaag: • Informatie over erfgoedveld en vrijwilligers • Vrijwilligersbeleid:

• Het Binnenhalen • Begeleiden • Organisatiemodel (grote) vrijwilligersorganisaties • Belonen • Behouden • Beëindigen van relaties met vrijwilligers • Evenwicht tussen professionals en vrijwilligers • Knelpunten en vraagstukken

Aantal vrijwilligers jonger dan 30 jaar groeit Aantal vrijwilligers ouder dan 75 jaar groeit

Aantal vrijwilligers dat uitvoerend werk doet is gegroeid Aantal vrijwilligers dat bestuurswerk doet is gedaald

Meeste vrijwilligers in de zorg, daarna de sport

Soort museum Aantal onbetaalde FTE’s Aantal betaalde FTE’s

Kunst 724 2240

Geschiedenis 2352 2216

Natuurhistorie 418 617

Techniek 473 488

Volkenkunde 58 180

Totaal 4025 5740

Museana 2013

• Groei van de organisatie

• Tekort aan vrijwilligers

• Onduidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden

• Gebrek aan heldere werving, begeleiding en beloning van vrijwilligers

Waarom vrijwilligersbeleid?

Vrijwilligersbeleid maken

1. Visie

2. Taken

3. Werving en selectie

4. Begeleiding

5. Randvoorwaarden

6. Waardering

7. Afscheid

NB De QuickScan Vinden en Binden helpt om te ontdekken wat al goed geregeld is en wat nog niet

Vrijwilligers :

• Binnenhalen

• Begeleiden

• Belonen

• Behouden

• Beëindigen

Organisatiecultuur

De organisatiecultuur heeft te maken met:

• Gemeenschappelijke waarden en normen

• Leiderschapsstijl

• Regels en procedures

• Definitie van succes

• Taal en symbolen

• Vriendelijke, sociale omgeving

• Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen

• Sterke verbondenheid door loyaliteit en traditie

• Samenwerking, participatie, inspraak

• Succes: als er goed voor de mensen wordt gezorgd en als klanten tevreden zijn

Familiecultuur

Flexibiliteit en vrijheid van handelen

Stabiliteit en beheersbaarheid

Intern gericht Extern gericht

familie

markt Hiërarchie

innovatie

Wervingscirkel

Breng de nieuwe doelgroep in beeld/ profielbeschrijving: 1. Is er een leeftijdsgrens vereist voor vrijwilligers? Zo ja,

welke en waarom 2. Hoe belangrijk is opleiding? 3. Is levens- of werkervaring belangrijk? 4. Welke groep beschikt over voldoende tijd? 5. Welke interesses heeft de nieuwe doelgroep? Waar

komen ze veel? 6. Hoe staat mijn organisatie bekend binnen die groep? 7. Waarom is het interessant voor mensen uit je doelgroep

om bij jouw 8. organisatie te komen werken? 9. Ken je sleutelfiguren die zicht hebben op je doelgroep?

Of is er iemand in je kennissenkring die sleutelfiguren kent?

Opvang van nieuwe vrijwilligers

1. Taak- en functieomschrijving in contract

2. Ondertekening van huisregels

3. Afspraken over inzet op dagen en tijdsomvang

4. Inwerkperiode met één aanspreekpunt

5. Regelmatig vragen tevredenheid

6. Mogelijkheid tot het volgen van cursussen

Taken van een vrijwilligerscoördinator

• Promotie van de instelling

• Werving

• Opvang/ inwerken nieuwe vrijwilligers

• Begeleiden/werkoverleg

• Organiseren uitjes

• Vaste contactpersoon

• Scholing/ deskundigheidsbevordering

• Regelen van persoonlijke attenties

• Contracten/ functieomschrijvingen

• Organiseren van vergoedingen

En dan maal 43…

Bestuur

Directeur

Educatie

Vrijwilligers Educatie

Collectie (digitaal)

Vrijwilligers Collectie

Vrijwilliger coördinatie (Rooster

& Coaching)

Vrijwilligers Balie

Huisvesting

Vrijwilligers huisvesting

Vrienden

Aandachtspunten: • Vrijwilligers hebben vaak al een enorme staat van dienst achter de rug in hun ‘vorig’

werkzaam leven • Vraag naar hun motivatie en energie • Hun motivatie is anders dan dat van professional, maar niet beter of slechter,

onderzoek dus ook je eigen motivatie • Onderzoek gezamenlijke waarden van waaruit je werkt • Professional betekent niet automatisch: denker • Vrijwilliger betekent niet automatisch: doener • Hiërarchie in een relatie is anders omdat de vrijwilligers niets hoeft…. en altijd kan

zeggen, ik ga • Macht in organisaties is een bepalende factor, ook in relatie met vrijwilligers.

Onderzoek het! • En kom niet aan de familie…

Belonen

• Vaste vergoeding voor onkosten

• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten

• Dag/ aanwezigheidsvergoeding

• In natura, attentie bij verjaardagen

• Kerstpakket/ boekenbonnen

Behoud van vrijwilligers

• Ruimte voor flex-vrijwilligers

• Onkostenvergoeding en verzekering

• Sociale activiteiten

• Inspraak bij vaststellen taak

• Blijk van waardering

• Successen vieren

• Taakroulatie

Vier vraagstukken:

1. Als mensen eerder geneigd zijn om zich te verbinden aan open netwerken dan aan organisaties met oude structuren, op welke thema’s zijn zij dan komende jaren aan te spreken?

2. Blijven traditionele organisaties bestaan naast al die nieuwe netwerken? Zullen ze krimpen als ze niet in staat zijn mee te veranderen?

3. Hoe ver kun je gaan als overheid in je verwachtingen van organisaties om al deze groepen vrijwilligers een plek te bieden? Hoe flexibel zijn organisaties om gehoor te geven aan deze vraag aan complexe diversiteit? Zal dit niet een onderscheid opleveren in volledig private organisaties die meer op zichzelf gericht worden en organisaties die gesubsidieerd worden door de overheid en van wie verwacht wordt dat ze inclusief beleid voeren en alle soorten vrijwilligers een plek bieden?

4. Is er een verschil tussen publieke en private organisaties in diversiteit? Dat betekent: publieke organisaties worden ingezet om op hiaten in te spelen en nog meer te focussen op die groepen die binnen andere organisaties niet mee doen. Private organisaties zijn minder bezig met diversiteit/inclusief beleid.

Hoe houdt je de balans in de relatie tussen jezelf als professional en de vrijwilligers

Relatie professional /

vrijwilligers

Knelpunten:

• Ambitie versus beperkingen

• Relatie museum en de vriendenvereniging: samenwerking en visie op vrijwillige inzet

• Verworven rechten van vrijwilligers en weinig flexibiliteit, bemoeien met beleidsbeslissingen

• Continuïteit: meer jongere vrijwilligers

• Gevolgen hoge leeftijd

• Beleid versnipperd, niet op papier en persoonsgebonden

• Kwaliteitseisen stellen

Inspraak vormen

• Wandelgang

• Enquête

• Werkoverleg

• Referendum/ vrijwilligerspanel

• Vrijwilligersraad

• Vrijwilligersvertegenwoordiging in de OR

• Vrijwilligers OR

Feedback

• Zorg voor een gezamenlijk belang

• Creëer een sfeer van veiligheid

• Zorg dat de feedback actueel is

• Wees specifiek en concreet

• Geef ik-boodschappen

Beëindigen

• De vrijwilliger zit niet op zijn plek

• Niet langer geschikt voor de taak – Benoemen van de problemen die geconstateerd zijn.

– Benoemen van het belang voor de organisatie van het correct uitvoeren van de betreffende taak.

– Kijken of de taak aangepast kan worden of dat er een andere taak te vinden is.

– Concrete afspraken maken en een datum voor een vervolgafspraak prikken, waar wordt gekeken

– of de nieuwe aanpak werkt

• Op staande voet ontslaan

• Exit gesprek/ nazorg