Vortrag: Zeitmanagement - UEWG SHK€¦ · Vortrag: Zeitmanagement Überwachungsgemeinschaft Technische Anlagen der SHK-Handwerke Termin: 13. Juni 2017 Ihr Referent: Reiner Voss.

Vortrag: Zeitmanagement

Überwachungsgemeinschaft Technische Anlagen

der SHK-Handwerke

Termin: 13. Juni 2017

Ihr Referent: Reiner Voss

Gestern – heute

Volatility = Schnelle Veränderung

Uncerainty = Planungs-Unsicherheit

Complexity = Gleichzeitige Kompliziertheit

Ambiguity = Mehrdeutigkeit

Führung in der VUCA-Welt

Unsere Zeit können wir:

nicht kaufen

nicht anhalten

nicht aufsparen

Zeit ist nicht erweiterbar!

Zeit sinnvoll verwenden

zwischen dringend und wichtig unterscheiden

sortieren, um Zeit zu gewinnen

planen statt aufschieben

klären statt entscheiden

Verantwortung delegieren

DiSG: Unterschiedliches Verhalten

Das DiSG®-Modell

Manche Menschen:

machen zu viel auf einmal

fangen vieles an – bringen aber nichts zu ende

wollen zu viel selbst machen

beginnen mit dem weniger Wichtigen

Das lähmt!

Prioritäten setzen

Wic

htig

ke

it

Dringlichkeit

C-Aufgaben

A-AufgabenB-Aufgaben

D-Aufgaben

1. Stellen Sie Benachrichtigungen ab

2. Setzen Sie Zeitfenster

3. Antworten Sie nicht sofort

4. Vermeiden Sie ausschweifende Konversationen

5. Schreiben Sie aussagekräftige Betreffzeilen

6. Beachten Sie die 3-Satz-Regel

7. Die 1-Klick-Regel nutzen

Sieben E-Mail-Regeln

Projekte und Tätigkeiten überblicken

Tätigkeiten und Termine festlegen

benötigte Zeit durch Einschätzung bestimmen

benötigte Unterlagen und Unterstützer sichern

Planen statt aufschieben

Tagesplanung

Tagesplanung

1. Einholen von Informationen und genaue Beschreibung des Problems

2. Sammeln verschiedener Lösungsvorschläge

3. Bewerten der einzelnen Lösungsvorschläge und Entscheidung für die

am besten realisierbare Variante

4. Festlegen von Durchführungsschritten, Folgegespräch vereinbaren

und Personen (z. B. Vorgesetzte) informieren

Vier Schritte aus dem Problemlösungs-Prozess

Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben

Länge der Aktivitäten einschätzen

Pufferzeiten frei halten

Über Prioritäten, Kürzung und Delegation entscheiden

Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen

Tagesplanung: ALPEN-Methode

Was soll getan werden? (Inhalt)

Wer soll es tun? (Person)

Wie soll er/sie es tun? (Umfang, Details)

Warum soll er/sie es tun? (Motivation, Ziel)

Bis wann soll er/sie es tun? (Termine)

Delegations-Regeln berücksichtigen

Was ist über die Aufgabe bekannt?

Mitarbeiter – Kompetenz für diese Aufgabe

Bereitschaft

Wie will er/sie die Aufgabe angehen?

Welche Unterstützung ist wünschenswert?

Die Klärung mit dem Mitarbeiter

5. Entscheide allein

4.Entscheide und stimme ab

3. Erarbeite alternative Vorschläge

2. Arbeite dich in Zusammenhänge ein

1. Setze die Aufgabe nach meiner Anweisung um

5 Stufen der Delegation