1 1 VOORSTELLING PLAN INTEGRATIE ERFGOEDDATA- BANKEN MERIJN VERSYP 16/5/2019
11
VOORSTELLINGPLAN INTEGRATIEERFGOEDDATA-BANKEN
MERIJN VERSYP16/5/2019
2
AGENDA
OVERZICHT CONTEXT, VRAAGSTELLING, VERTREKPUNT
OPLOSSINGEN
PLAN
EERSTE STAPPENVOOR DE TOEKOMST
DOEL
3
OVERZICHT
4
Initiële vragen
• Voorzie in een plan voor de integratie van de ex provinciale databanken.
• Beschrijf wat de rol van de overheid / departement in het erfgoed ecosysteem zou kunnen/ moeten zijn..
• Geef een eerste aanzet naar een werkbare organisatorische & technische architectuur voor het erfgoed ecosystem.
5
Context & Analyse
• Sinds 01/2018 overgang van de 3 provinciale databanken (organisatie & ondersteuning) naar het
departement Cultuur van de Vlaamse overheid.
• Stilstand in ontwikkeling & support van registratiesystemen (databanken)
• Nog geen uniforme visie, nog geen uniform beleid
• Toegevoegde waarde van consulentschap is duidelijk. Belangrijkste kracht : nabijheid.
• Veel vraag naar ondersteuning vanuit het veld, zowel in de breedte als in de diepte
• Visie is nog niet haalbaar omwille van technische & organisatorische redenen
CC
AA
6
GEBRUIKERS EERST
Bron: Visietekst minister Gatz:
Digitalisering maakt het mogelijk om culturele content op andere manieren te gebruiken en aan andere doelgroepen ter beschikking
te stellen. Het betekent ook dat culturele organisaties bij de vormgeving van hun dienstverlening steeds uit moeten gaan van de
reële behoeften van de gebruikers. Ze moeten digitale culturele content op een zo open en toegankelijk mogelijke manier ter
beschikking stellen aan (potentiële) gebruikers.
5 met 11
Stuurgroep:Dept (incl consulenten) (7)Externe adviseurs (5)
27 met 60
Diepte –interviews met gebruikers en/of belanghebbenden :
2
Contactdagen met het brede veld van gebruikers en/of belanghebbenden
3 met 16
StrategischewerkgroepDept (incl consulenten) (8)Externe adviseurs (8)
3 met 10
Technischewerkgroep:Dept (incl consulenten) (4)Externe adviseurs (6)
7
FaciliterenFaciliterenFaciliterenFaciliteren
in de dieptein de dieptein de dieptein de diepte
Consulteren Consulteren Consulteren Consulteren
BegeleidenBegeleidenBegeleidenBegeleiden
in de breedtein de breedtein de breedtein de breedte
VERWACHTINGEN VOOR CONSULENTSCHAP
Culturele erfgoedinstellingenCollectie beherende organisaties met een
gesubsidieerde erkenning
Bovenlokaal cultureel erfgoedveldRegionale musea
Lokaal erfgoedveld HeemkringenKerkfabrieken
Anderen
AlgemeenSpecialisatieInnovatieSnelheid
Nood aan
LokaalLaagdrempelig
Op maatNood aan
OndersteuningPraktisch advies
Meewerken & denkenNood aan
• Eigen strategie• ‘op afroep’• Eigen maturiteit
DrijfveerPullPullPullPull
• Dienstverlening• Eigen strategie• Eigen maturiteit
DrijfveerPull + PushPull + PushPull + PushPull + Push
• Op aanraden• Overtuiging van anderen• Verplichting
DrijfveerPushPushPushPush
8
DOEL
99
wiki for kids
“papa, wat is dat barok”
social media
Dank je wel Tripadvisor!
verhalen
Welke verborgen boodschappen zitten achter dit doek?
toerisme Antwerpen
Via tram 2 kunnen we naar nog schilderijen van Rubens kijken.
virtuele realiteit
“wauw, een VR app die me in het atelier van de schilder brengt.
context
“Wist je dat het schilderij op bestelling werd gemaakt?
objecten
“Wil je het zwaard in het echt zien, ga dan naar de collectie van de schuttersgilde. Klik hier
genealogie
“Rubens, wat weten we nog over hem en zijn nakomelingen?”
1010
onderzoek
“Die bron uit Limburg is echt handig geweest”
“Geweldige vondst uit de kerk van Riemst! Nu in onze collectie”
verzamel
bewaar
Gelukkig dat we dat unieke stuk uit die schoolcollectie hebben kunnen kopen & redden
Er zijn 5 vergelijkbare objecten, echter in betere staat. Moeten we de onze wel houden?
stoot af
zoek
Makkelijk, die nieuwe zoekfunctie. En snel ☺
ontsluit
Wauw, we kunnen het publiek zo veel meer inspireren en vertellen over onze collectie
beheer
Alle processen om onze collectie op onze maat te beheren, geborgen in een technische oplossing
11
OPLOSSINGEN
12
VOOR DE CONSULENTEN
13
In het landelijk netwerk willen wij een partner zijn voor die actoren uit het (boven)lokaal cultureel erfgoedveld die erfgoedcollecties willen delen,
versterken en verbinden (de content partners), waarbij wij:
1. Voor het (boven)lokaal culturele erfgoedveld het eerste aanspreekpunt zijn voor het professionaliseren van digitaal collectiebeheer en -registratie.
2. Kennen, toepassen en promoten van de laatste stand van zaken, de gedeelde instrumenten/systemen en de processen op vlak van digitale registratie, data beheer, data
kwaliteit & data-uitwisselbaarheid van erfgoedcollecties, steeds in sterke afstemming met andere actoren in het netwerk.
3. Sensibiliseren voor digitale collectieregistratie, begeleiden naar het meest geschikte systeem in functie van de ambities van de content partners en proactief definiëren van
toepassingsmogelijkheden voor data op (hun) maat.
4. Content partners begeleiden, advies op maat geven in de toepassing & vernieuwing van methodologieën voor digitale registratie en beheer van erfgoedcollecties alsook het
communiceren over best practices & use cases.
Missie
Doelen Bescherming en toegankelijkheid van
roerend erfgoed binnen het (boven)lokaal erfgoeldveld vergroten
Bescherming en toegankelijkheid van roerend erfgoed binnen het (boven)lokaal erfgoeldveld vergroten
Duurzaam toegankelijk maken van data van de content partners
Duurzaam toegankelijk maken van data van de content partners
Katalysator/ begeleider zijn van én in een sterk en efficient bovenlokaal
erfgoedveld
Katalysator/ begeleider zijn van én in een sterk en efficient bovenlokaal
erfgoedveld
Engagement en erfgoedreflexvergroten om zich actief voorerfgoedzorg in te zetten
Engagement en erfgoedreflexvergroten om zich actief voorerfgoedzorg in te zetten
Kritische succes
factoren
Collectie -registratie Content partner focus Netwerk integratie
• Digitale registratie, verrijking, doorstroming• Kwalitatieve registratie• Instrumentaria aanbieden• Dienstenaanbod registratie ifv ambities• Hanteren datastandaarden
• Van nabij & bereikbaar (intiem)• Mobiel & flexibel• Gedifferentieerd klantenbeheer• Gedifferentieerd dienstenaanbod in de breedte• Begeleiding in de breedte rond collecties (waardering, selectie, registratie, beheer, ontsluiting)
• Ambassadeur in de 2 richtingen (naar het netwerk & naar het veld)
• Expertenrol mbt content partner• Expertenrol mbt registratie• Beleidsondersteunend
DE NIEUWE MISSIEVOOR DE CONSULENTENERFGOED REGISTRATIE
14
VOOR HET ECOSYSTEEM
1515
ORGANISATIEROLLEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN
16
Summierevoorstelling van het erfgoed ecosysteem
17
Jullie beslissing (de klant eerst)
Segmentatie – drivers:
• Erkenningen• Digitale maturiteit• Eigen doelstellingen strategie & ambities• …
WORK IN PROGRESS
Landelijk erkende erfgoedactoren• Landelijke musea• Collectie beherende cultureelerfgoedorganisaties• Met een kwaliteitslabel
Regionale erfgoedactoren• Kleine of middelgrote musea• Kleine en/of middelgrote collectiebeheerders/houders• Met of zonder kwaliteitslabel
O.B.V
Typologie van actoren
O.B.V
Typologie van actoren
NAAR
Segmentatie voordienstverlening
NAAR
Segmentatie voordienstverlening
18
Werking Gebruik Instrumenten
• Ondersteunend• Technische support (software, systemen, …)
• Ontwikkeling Infrastructuur, architectuur
DUIDELIJKE PROFILERINGVAN DE ACTOREN
Inhoudelijk • Kennis van de instelling• Kennis van de kernwerking• Kennis van competenties• Kennis van ambities
• Uitvoering v doelstellingen in de instelling
• Hands on support & begeleiding• Veelheid aan processen met kennis
Operationeel
• Doelgroep specifiek• Van nabij• 1e & single point of contact / support
Profielen
Organisatorisch
• Ondersteunend• Functionele analyse (instrumentarium)• Ontwikkeling standaarden, thesauri, metadata• Innovatie en hergebruik• Constante contacten met werking & instrumenten
• Sector specifiek• Centraal / overkoepelend• 2e lijns support inhoudelijk
• Voorbereidend• Vormend• Expertise in processen• Waken & bewaken
• Sector breed & overschrijdend
• Centraal / overkoepelend• 2e lijns support technisch
• Infrastructuur• Integratie• Classificatie & metadata
19
Werking Gebruik Instrumenten
Collectie beherende organisaties met een landelijke
erkenning
Bovenlokaal cultureel erfgoedveld
Regionale/ kleine musea
Lokaal erfgoedveld HeemkringenKerkfabrieken
Anderen
Content Partner
Samenwerking, verrijking, deling, ondersteuning, uitwisseling, enz
2020
ARCHITECTUURTOOLS & SYSTEMEN
21
22
Profiel:
• Kleine collectiehouder. • Nood aan brede end –to-end ondersteuning.
• Lage digitale maturiteit (o.a. vrijwilligers)
Doelgroep:
• Heemkundige kringen, kerkfabrieken, privé –collecties
Ambities:• Basis collectie-registratie (en mogelijks beheer)• Collecties moeten registreren• Collecties kunnen registreren• Ontsluitingsstrategie: tonen van de collectie aan geïnteresseerden
Tools & systemen:• Hergebruik & opwaardering van Erfgoedregister (inspiratie ErfgoedPlus) • Gemoderniseerd naar een SAAS oplossing. • Werken via de templates die door Werking & Gebruik zijn opgebouwd. • Visualisatietool (interface en/of widget) voor collectie –ontsluiting. • Delen van data via api’s & L.O.D.
Kostprijs:• Gratis mits aan verplichtingen rond tools, systemen, ondersteuning, convenant wordenvoldaan
• Betalend indien niet voldaan.
Ondersteuning:• Begeleiding in de breedte (end to end benadering)• Consulenten erfgoed registratie + erfgoedcellen als eerste aanspreekpunt. • Lidmaatschap tot ecosysteem deelname voor opdoen & delen van kennis, opzoekingen, projecten met anderen binnen het ecosysteem
• Technische ondersteuning door gedeelde systemen & infrastructuur door« Instrumenten » . Werking ondersteunt
• Ondersteuningsfunctionaliteiten via het portaal (e-learning, …)
Verplichtingen:• kwaliteit geborgd van data & media-files. • Data moet kunnen worden gedeeld / hergebruikt in het ecosysteem
23
Profiel:
• Collectiebeheerders + mature houders• Modeste digitale maturiteit (vrijwilligers& professionals
• Vraag naar brede ondersteuning• Wel eigen strategie & ambities
Doelgroep:
• Niet landelijke erkendecollectiebeheerders (kleine, regionalemusea)
• Landelijk erkende die mee op gedeeldplatform willen beroep doen.
Ambities:• Collectie-registratie en beheer volgens standaarden• Ontsluitingsstrategie volgens eigen ambities
Tools & systemen:• Gebruik maken van bestaand systeem van een marktleider (compliant met oa Spectrum). • Gemoderniseerd naar een SAAS oplossing met gedeelde database• Modulaire opbouw van functionaliteiten in functie van ambities van de content partner
• Registratie // Beheer // Depot // Calamiteiten // Boekhouding // Collectie-mobiliteit//Leen & bruikleen // Waardering // …
• Echter geen maatwerk maar keuze uit voor/ door het netwerk geselecteerde modules
Kostprijs:• Vermoedelijke : € 300 / licentie voor basis met
extra kosten voor extra modules.
Ondersteuning:• Hosting binnen netwerk of via leverancier• « Instrumenten » bieden ondersteuning aan voor gebruikersmanagement, AV opslag, helpdesk,etc
• Inhoudelijke ondersteuning door consulenten en andere partijen binnen Gebruik• Ondersteuningsfunctionaliteiten via het portaal (e-learning, …)
Verplichtingen:• kwaliteit geborgd van data & media-files.• Gebruik maken van Linked Open data• Gebruik maken van datastructuur van het netwerk• Data moet kunnen worden gedeeld / hergebruikt in het ecosysteem
24
Profiel:
• Collectiebeheerders• Eigen keuze van systeem volgens eigenstrategie, volgens historie, opgebouwdekennis, specificiteit
Doelgroep:• Landelijk erkende musea• Al dan niet in eensamenwerkingsverbond
Ambities:• Collectie-registratie en -beheer volgens standaarden• Collectiebeheersambities volgens eigen strategie• Ontsluitingsstrategie volgens eigen ambities• Geen belemmering door een systeemkeuze
Tools & systemen:• Vrije keuze zolang compatibel met LOD & standaarden binnen het netwerk
Kostprijs:• Eigen beslissing
Ondersteuning:• Eigen oplossing & eigen beheer en verantwoordelijkheid• Ondersteuningsfunctionaliteiten via het portaal (e-learning, …)• Begeleiding in de diepte door specifiek onderdeel binnen « Werking »• Inhoudelijke ondersteuning door consulenten en andere partijen binnen Gebruik
Verplichtingen:• kwaliteit geborgd van data & media-files. • Gebruik maken van Linked Open data• Gebruik maken van datastructuur van het netwerk• Data moet kunnen worden gedeeld / hergebruikt in het ecosysteem
2525
PIJLERSINITIATIEVEN & AFSPRAKEN
26
Focus op content partnersSegmentatie
Systemen & tools
Data
Structuur
Uitwisseling
Compliancy
Strategie
Opvolging
Financiering
Risico beheer
Regie
Rollen & verantwoordelijkheden
Afsprakenkader/ convenant
Overlegorgaan
Communicatie
Bouwstenen van het plan
27
STRATEGISCHE INITIATIEVEN OP HET VLAKVAN STRATEGIE, DATA, CONTENT PARTNERS, REGIE & COMMUNICATIE
(ST) Strategie (CP) Content Partners (DT) Data (RG) Regie (COM) Communicatie
ID strategisch initiatief korte omschrijving
COM 1 Communicatie Communicatieplan voor KT, MLT, LT
COM 2 Ontwikkeling virtueel sectorportaal Ontwikkeling en beheerder
CP 1 Content Partner Segmentatie Segmentatie ifv toegevoegde waarde (performantie) & ambities
CP 2 Ontwikkeling van 'templates' voor & door de sector Templates ifv collectie & object registratie
CP 3 Gedifferentieerd dienstenaanbod Gesegmenteerd dienstenaanbod
CP 4 Upgrade erfgoedregister (SAAS vorm) Gesegmenteerd instrumentarium collectie -registratie (ambitie "lokaal")
CP5 Upgrade beheerssysteem voor collectie-beheerders Gesegmenteerd instrumentarium collectie -beheer (ambitie "regionaal")
DT1 Introductie van L.O.D L.O.D standaard voor instrumentarium & processen
DT2 Data compliancy model Rechtenbeheer voor portretten, data, … (Creative Commons licenties)
DT3 Uitwisselingsplatform op standaarden gebaseerd Gebruik van standaarden ondersteunen, beheren en controleren van uitwisseling
DT4 Uitwisselingsstandaarden Datastandaard om uitwisseling in sector mogelijk te maken (vocabularium)
DT5 Verrijkende diensten Triple store, search & metadata) / thesaurus & onthologie)
RG1 Convenant erfgoedsector Referentie-kadervoor intra sectoriële afspraken
RG2 (IT & infra) Technisch uitwerken netwerkmodel Netwerkmodel IT technisch + beheer
RG 3 Re-organisatie ifv rollen&verantwoordelijkheden Unieke & (sleutel) kerncompetenties
RG 4 Oprichting overlegorgaan instrument, gebruik, werking C-level overleg met betrokkenen uit w,g,i om doelstellingen te operationaliseren (accountable)
ST 1 Performance based management systeem Opvolgingsmethode "regisseur"
ST 2 Financieringsmodel Structurele financiering van kerntaken & kerndienstverlening
ST 3 Risk management Aanvaard, monitor of beheer van risico's
28
PLAN
29 Makkel i jkMoeilijk Uitvoerbaarheid
To
eg
ev
oe
gd
e w
aa
rd
eLaag
Hoog
Lange termijn
investeringCu.3
QuickWins
Korte termijn verfijningSt.8Lage payback
DT4
COM 1
CP 1
CP 2
CP 3
CP 4CP 5
DT 1
DT 2
DT 5
DT 3COM 2
RG 1
RG 2
RG 3
ST 1
ST 2
ST 3
COM 2
Lange
termijn
investering
Lage
Paybac k
Korte termijn
verfijning
Enablers
Quick Wins
COM 2
RG 1
CP 1
Ontwikkeling portaal voor de erfgoedsector(1e stap)
Convenant erfgoedsector
Content partner segmentatie
COM 1
RG 3
CP 2
Communicatie –plan op KT, MLT, LT
Re-organisatie ifv nieuwe rollen/verantwoordelijkheden
Ontwikkeling template voor & door de sector
COM 2
CP 3
CP 4
CP 5
DT 3
ST 1
ST 3
Ontwikkeling virtueel sectorportaal (uitbreiding. (vb zoek))
Gedifferentieerd dienstenaanbod
Upgrade erfgoedregister
Upgrade beheerssysteem collectiebeheerders
Uitwisselingsplatform
Performance based management systeem & tooling
Risk management systeem & tooling
RG 2
ST 2 Financieringsmodel
Technisch uitwerken netwerkmodel
DT4
DT 1
DT 2
DT 5
Introductie L.O.D
Datacompliancy model
Uitwisselingsstandaarden
Verrijkende diensten
2019
2019
2019 - 2020
2019
2019 - 2022
30 R = Responsible || A = Accountable || C = Consultative || I = Informed || S = Support
PROFIELEN & VERANTWOORDELIJKHEDENIN UITVOERINGVAN HET PLAN
ID strategisch initiatief korte omschrijving werking gebruik instrumenten dept.
COM 1 Communicatie Communicatieplan voor KT, MLT, LT A | R R I I
COM 2 Ontwikkeling virtueel sectorportaal Ontwikkeling en beheerder A | R R I I | R
CP 1 Content Partner Segmentatie Segmentatie ifv toegevoegde waarde (performantie) & ambities A | R R I
CP 2 Ontwikkeling van 'templates' voor & door de sector Templates ifv collectie & object registratie A | R R I I
CP 3 Gedifferentieerd dienstenaanbod Gesegmenteerd dienstenaanbod A | R R I I
CP 4 Upgrade erfgoedregister (SAAS vorm) Gesegmenteerd instrumentarium collectie -registratie (ambitie "lokaal") R A R I
CP5 Upgrade beheerssysteem voor collectie-beheerders Gesegmenteerd instrumentarium collectie -beheer (ambitie "regionaal") R A | R R I
DT1 Introductie van L.O.D L.O.D standaard voor instrumentarium & processen I A | R I I
DT2 Data compliancy model Rechtenbeheer voor portretten, data, … (Creative Commons licenties) R A | R I
DT3 Uitwisselingsplatform op standaarden gebaseerd Gebruik van standaarden ondersteunen, beheren en controleren van uitwisseling R A | R I
DT4 Uitwisselingsstandaarden Datastandaard om uitwisseling in sector mogelijk te maken (vocabularium) R A | R I
DT5 Verrijkende diensten Triple store, search & metadata) / thesaurus & onthologie) R A | R I
RG1 Convenant erfgoedsector Referentie-kadervoor intra sectoriële afspraken R R R A | R
RG2 (IT & infra) Technisch uitwerken netwerkmodel Netwerkmodel IT technisch + beheer C R A
RG 3 Re-organisatie ifv rollen&verantwoordelijkheden Unieke & (sleutel) kerncompetenties C | I C | I C | I A | R
RG 4 Oprichting overlegorgaan instrument, gebruik, werking C-level overleg met betrokkenen uit w,g,i om doelstellingen te operationaliseren (accountable) C | I C | I C | I A | R
ST 1 Performance based management systeem Opvolgingsmethode "regisseur" I I I A | R
ST 2 Financieringsmodel Structurele financiering van kerntaken & kerndienstverlening I I I A | R
ST 3 Risk management Aanvaard, monitor of beheer van risico's I I I A | R
31
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Afhankelijkheden
COM 2 Ontwikkeling portaal voor de erfgoedsector (phase 1)
RG1 Convenant erfgoedsector
CP 1 Content Partner Segmentatie
COM 1 Communicatie - plan op KT, MLT, LT RG1,CP1
RG 3 Re-organisatie ifv rollen&verantwoordelijkheden RG1,CP1
CP 2 Ontwikkeling van 'templates' voor & door de sector
COM 2 Ontwikkeling portaal voor de erfgoedsector (phase 2)
CP 3 Gedifferentieerd dienstenaanbod
DT2 Data compliancy model
DT4 Uitwisselingsstandaarden
DT3 Uitwisselingsplatform op standaarden gebaseerd DT4
RG2 Technisch uitwerken netwerkmodel
CP 4 Upgrade erfgoedregister (SAAS vorm) RG1, CP2, DT2, DT4
CP5 Upgrade beheerssysteem voor collectie-beheerders RG1, CP3, DT2, DT4
DT1 Introductie van L.O.D
DT5 Verrijkende diensten CP4, CP5, DT3
ST 1 Performance based management systeem
ST 2 Financieringsmodel
ST 3 Risk management
2019 2020 2021 2022
TIJDSINSCHATTING VOOR DE UITVOERINGVAN HET PLAN
32
ROLVAN DE OVERHEID/ DEPARTEMENT
33
Hoe de regisseur het doet
•Ontwikkeling eigen waardenkader•Ontwikkeling waardenkader voor het ecosysteem,
•Waarden gedreven: •Ondernemend •Verbindend •Innovatief •Durf
Wat de regisseur doet
•Opzet project governance•Overlegorgaan Instrument, Gebruik, Werking•Financiering & model van financiering•Risico monitoring•Strategie monitoring•Communicatie naar kabinet / minister
DE REGISSEURSROLVOOR DE OVERHEID / HET DEPARTEMENT
34