VNPT PHARMACY TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ THUỐC

- VNPT PHARMACY

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Version: VNPTPHARMACY2018

Mã tài liệu: VNPT_ PHARMACY

Ngày hiệu lực: 10/2018

NGƯỜI VIẾT

Trần Mạnh Tuấn

NGƯỜI XEM XÉT

<Họ và tên>

NGƯỜI PHÊ DUYỆT

<Họ và tên>

2

LỊCH SỬ THAY ĐỔI

ID

Version

Phiên

bản

Doer

Người thực

hiện

Approver

Người

phê duyệt

Date

Ngày hiệu

lực

Content

Nội dung thay đổi

4 2.4 Trần Mạnh

Tuấn 8/11/2018

- Cập nhật yc ch tb(tr7)

- Cập nhật chức năng xóa dữ liệu hệ

thống (tr94,95)

5 2.5 Trần Mạnh

Tuấn 26/11/2018

Lưu tạm phiếu nhập kho (tr43), Import

danh mục hàng hóa cho phép chỉnh sửa

dữ liệu không hợp lệ (tr16,17) Điều

chuyển nội bộ tự động tạo phiếu nhập

(tr77,78)

6 2.6 Trần Mạnh

Tuấn 11/12/2018

Quản lý danh mục Dược Quốc Gia

(tr22,23)

Nhập kho từ danh mục Dược Quốc Gia

(tr 43,44,45)

7 2.7 Nguyễn

Thanh Phú 27/12/2018

Cập nhật thông tin về Thêm đơn vị tính

mới (tr 19)

8 2.8 Trần Mạnh

Tuấn 8/1/2019

Cập nhật tính năng đơn thuốc mẫu

(tr39,40,71) Mô tả trạng thái liên thông

dữ liệu thành công (tr74)

9 2.9 Nguyễn

Thanh Phú 10/1/2019

Bổ sung thông tin Hướng dẫn thiết lập

mặc định tự động in Hóa đơn (tr76)

10 2.10 Trần Mạnh

Tuấn 14/2/2019

Bổ sung thông tin kết nối dược quốc gia

(tr32,33)

11

Nguyễn Thị

Thanh

Hương

8/4/2019 Quản lý danh mục khách hàng (tr 33)

12

Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019 Chức năng nhập chiết khấu, VAT khi

thực hiện nhập kho (tr 59)

13

Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019 Danh mục ca làm việc (tr 53)

14 Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019

Bán hàng có bổ sung ca làm việc (69)

15 Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019

Báo cáo kho/ sổ theo dõi hạn dùng (tr 92)

16 Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019 In phiếu nhập kho ( mẫu của AGG) (tr

63)

3

17 Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019 Bảng kê hóa đơn nhập ( mẫu của AGG)

(tr 94)

18 Nguyễn Thị

Thanh

Hương

9/4/2019 Mẫu in hóa đơn bán lẻ ( mẫu của

AGG)(tr 80)

4

MỤC LỤC

I. MỤC ĐÍCH .......................................................................................................................... 6

II. ĐỐI TƯỢNG ...................................................................................................................... 6

III. PHẠM VI .......................................................................................................................... 6

IV. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA ................................................................................... 6

V. TÀI LIỆU LIÊN QUAN .................................................................................................... 7

VI. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ THUỐC - VNPT PHARMACY .......... 8

1. Giới thiệu chung ............................................................................................................ 8

2. Mô hình quản lý chuỗi nhà thuốc bán lẻ. ................................................................... 8

3. Các chức năng của VNPT PHARMACY ................................................................... 8

4. Yêu cầu cấu hình thiết bị để sử dụng hệ thống .......................................................... 9

VII. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG TRÊN HỆ THỐNG VNPT

PHARMACY ......................................................................................................................... 10

1. Quản trị hệ thống ........................................................................................................ 10

1.1. Đăng nhập hệ thống .............................................................................................. 10

1.2. Thiết lập tham số hệ thống ................................................................................... 10

1.3. Quản lý người dùng .............................................................................................. 11

1.4. Phân quyền cho người dùng: ............................................................................... 14

2. Khai báo các dữ liệu danh mục. ................................................................................ 15

2.1. Quản lý Danh mục Hàng hóa............................................................................... 15

2.2. Quản lý Danh mục Dược Quốc Gia ..................................................................... 30

2.3. Quản lý Danh sách Nhà cung cấp ....................................................................... 31

2.4. Quản lý Danh mục Khách hàng ........................................................................... 34

2.5. Quản lý Danh sách các Cửa hàng/ Đại lý............................................................ 41

2.6. Quản lý Danh sách các Quầy thu ......................................................................... 46

2.7. Quản lý Giá bán tại các cửa hàng ........................................................................ 49

2.8. Danh mục Đơn vị tính........................................................................................... 52

2.9. Đơn thuốc mẫu ...................................................................................................... 53

2.10. Ca làm việc ............................................................................................................ 54

3. Quản lý kho ................................................................................................................. 55

3.1. Nhập kho hàng hóa ............................................................................................... 55

3.2. Nhập hàng trả lại .................................................................................................. 65

3.3. Kiểm kê hàng hóa .................................................................................................. 67

4. Quản lý bán hàng, xuất kho ....................................................................................... 71

4.1. Bán hàng đã nhập kho .......................................................................................... 71

5

4.2. Bán thuốc theo đơn ............................................................................................... 75

4.3. Kê đơn bán thuốc .................................................................................................. 79

4.4. Xuất kho nội bộ ..................................................................................................... 82

4.5. Tra cứu giao dịch .................................................................................................. 85

5. Tra cứu Công nợ ......................................................................................................... 86

5.1. Tra cứu & Cập nhật công nợ khách hàng .......................................................... 86

5.2. Tra cứu và cập nhật công nợ Nhà cung cấp ........................................................ 87

6. Hệ thống các Báo cáo quản trị. .................................................................................. 88

6.1. Mô tả chức năng quản lý báo cáo ........................................................................ 88

6.2. Cách thực hiện ...................................................................................................... 88

6.3. Một số loại báo cáo ................................................................................................ 89

6

I. MỤC ĐÍCH

Tài liệu hướng dẫn chi tiết các nội dung về cách thức sử dụng các chức năng trong gói

phần mềm quản lý các cửa hàng, chuỗi nhà thuốc bán lẻ.

II. ĐỐI TƯỢNG

Tài liệu này áp dụng đối với gói sản phẩm VNPT PHARMACY trong hệ thống dịch vụ

VNPT BIZ phiên bản 1.0

III. PHẠM VI

❖ Tài liệu áp dụng cho các đối tượng sau:

➢ Lãnh đạo công ty – Để xem xét, phê duyệt ban hành.

➢ Quản lý chất lượng – Để xem xét, hiệu chỉnh.

➢ Cán bộ, nhân viên triển khai – Để hướng dẫn khách hàng sử dụng

➢ Người sử dụng chương trình – Để tham khảo, tìm hiểu cách thức sử dụng phần mềm.

IV. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA

Bảng giải thích các ký hiệu và thuật ngữ viết tắt sử dụng trong tài liệu:

Thuật ngữ/ký hiệu Ý nghĩa

NSD Người sử dụng

Bán lẻ → Cửa hàng Từ Bán lẻ chọn Cửa hàng

Lưu ý: Các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện

HT Hệ thống

KH Khách hàng

NV Nhân viên

NVBH Nhân viên bán hàng

NCC Nhà cung cấp

NPP Nhà phân phối

CH Cửa hàng

7

V. TÀI LIỆU LIÊN QUAN

#NA

8

VI. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ THUỐC - VNPT PHARMACY

1. Giới thiệu chung

Phần mềm cung cấp các chức năng quản lý một hoặc chuỗi các cửa hàng, đại lý theo quy trình

khép kín: từ quản lý danh mục cửa hàng, hàng hóa, việc lập đơn hàng tới nhà cung cấp, nhập

kho và xuất kho hàng hóa đến việc bán hàng cho khách hàng.

Qua đó người sử dụng có thể dễ dàng quản lý được các loại hàng hóa đang bán trong cửa

hàng, chuỗi nhà thuốc, đại lý, các hàng hóa tồn kho, biến động giá của hàng hóa, lợi nhuận

hàng ngày hoặc quản lý chi tiết các hoạt động bán hàng hàng ngày.

2. Mô hình quản lý chuỗi nhà thuốc bán lẻ.

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng

Chủ chuỗi cửa hàng

Quản lý danhsách cửa hàng

Báo cáo quản trị

Quản lý danhmục hàng hóa

Quản lý giá bán

Đặt hàng tới nhàcung ứng

Nhập kho, dánmã vạch, giá bán

Chọn quầy choca làm việc

Bán hàng, in hóađơn

Báo cáo và bàngiao cuối ca

Quản lý từ khóa

NV Xuất nhập kho

Cửa hàng 1(Kho, Giá bán)

Cửa hàng n(Kho, Giá bán)

Quản lý quầythu

Quầy thu 1 Quầy thu n

Các thông số về hóa đơn, máy in, đầu dọc, barcode,…

Quản lý nhânviên bán hàng

NV bán hàng nNV bán hàng 1

3. Các chức năng của VNPT PHARMACY

VNPT PHARMACY bao gồm các chức năng chính sau:

❖ Quản lý danh mục

❖ Quản lý kho

❖ Cấu hình các chương trình khuyến mại

❖ Quản lý bán hàng, xuất kho

❖ Công nợ

❖ Hệ thống các Báo cáo quản trị.

❖ Quản trị hệ thống

9

4. Yêu cầu cấu hình thiết bị để sử dụng hệ thống

❖ Trình duyệt: CHROME, phiên bản 49.0 trở lên

❖ Hệ điều hành:

- Windows: Windows XP, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 trở

lên

- Mac: OS X Yosemite 10.10 trở lên

10

VII. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG TRÊN HỆ THỐNG VNPT

PHARMACY

1. Quản trị hệ thống

1.1. Đăng nhập hệ thống

❖ Cho phép NSD thực hiện đăng nhập hệ thống.

❖ Cách thực hiện:

Đường dẫn: https://biz.vnptsoftware.vn

Người dùng thực hiện điền tên đăng nhập và mật khẩu đã được cung cấp sau đấy nhấn nút Đăng

nhập để vào hệ thống Pharmacy.

Sau khi đăng nhập thành công, thì sẽ xuất hiện giao diện hệ thống như sau:

1.2. Thiết lập tham số hệ thống

https://biz.vnptsoftware.vn/

11

1.3. Quản lý người dùng

❖ Chức năng sử dụng để tạo danh sách các nhân viên (quản lý, kho, thu ngân, bán hàng...)

và quản lý các thông tin của các cán bộ nhân viên này.

Tùy theo gói dịch vụ đã đăng ký để khai báo số lượng người dùng trên hệ thống.

Các tính năng thao tác:

- Thêm người dùng mới.

- Sửa thông tin người dùng.

- Phân quyền sử dụng.

- Cấp lại password

- Khóa tài khoản.

❖ Các đặc điểm người dùng

STT Người sử dụng Vai trò

1 Nhân viên bán hàng

Người bán hàng (hoặc nhân viên thu ngân) có

thể làm việc theo ca, mỗi ca làm việc họ sẽ

đứng bán hàng ở 1 quầy thu cụ thể. Các vai trò

thực hiện:

- Bán hàng

- Bàn giao cuối ca

2 Nhân viên hoặc quản lý

kho

- Nhập kho

- In dán mã vạch

- Niêm yết giá bán

3 Quản lý (chủ cửa hàng)

Là người đầu tư và quản lý 1 hoặc nhiều cửa

hàng trong chuỗi bán lẻ của mình. Với các vai

trò:

12

- Quản lý danh sách cửa hàng

- Quản lý danh mục hàng hóa

- Quản lý giá bán

- Đơn hàng gửi nhà cung cấp

- Báo cáo thống kê


Từ menu chọn Thiết lập → Người dùng → hệ thống hiển thị màn hình quản lý:

Tại đây đã có sẵn tài khoản quản trị (là tài khoản đang truy cập và được cấp khi đăng ký

thành công). Tài khoản được phân toàn quyền để sử dụng hệ thống quản lý cửa hàng.

Thêm người dùng mới:

Từ màn hình quản lý chọn nút Thêm người dùng (ở góc trái màn hình) → hệ thống hiển

thị màn hình thông tin:

13

Cách thức nhập các thông tin (nhập đủ với các trường có dấu *):

+ Tên truy cập: là tên sử dụng trong nội bộ vùng đăng ký (trong vùng làm việc của

cửa hàng trên hệ thống). Có thể đặt theo quy tắc <tên><viết tắt của họ và tên đệm>

(Ví dụ: Nguyễn Văn Hà →tên truy cập là Hanv).

+ Tên đầy đủ: Viết đầy đủ họ và tên của người dùng cần tạo.

+ Mật khẩu: Có thể nhập hoặc để hệ thống tự sinh.

+ Sử dụng LDAP: Sử dụng khi HT VNPT PHARMACY đã được tích hợp với các

hệ thống dữ liệu có sẵn của cửa hàng như mail server. Tuy nhiên để sử dụng được

cần có can thiệp của kỹ thuật. Tạm thời người dùng có thể tích là Không

+ LDAP user: Để trống nếu không sử dụng ldap.

+ Login user: HT tự sinh 6 ký tự bất kỳ. Để truy cập được vào hệ thống VNPT

PHARMACY người dùng phải nhớ user này.

+ Nhập các thông tin khác như số điện thoại, email (nên nhập để các thao tác về sau

với người dùng này HT sẽ tự động gửi thông báo về), ngày sinh, địa chỉ...

+ Chọn đơn vị quản lý: là danh sách các cửa hàng trong chuỗi nhà thuốc đang có.

+ Chọn vị trí công tác: là quản lý hay nhân viên kho, bán hàng...

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bấm nút Thêm mới để ghi lại

Sửa thông tin người dùng:

Để sửa thông tin người dùng, tại màn hình quản lý danh sách các người dùng, NSD chọn

thao tác Sửa dữ liệu → HT sẽ hiển thị màn hình thông tin quản lý người dùng. Chọn sửa

các thông tin cần thiết (không sửa được tên truy nhập và login user) sau đó bấm Cập

nhật để ghi lại. Có thể chọn chức năng Gửi Email/SMS để gửi thông tin đã được cập

nhật tới người dùng (nếu có khai báo email).

14

Reset password:

Sử dụng khi người dùng quên password truy cập, người quản trị chọn thao tác Reset

password trên danh sách người dùng để thực hiện việc cập nhật lại password cho người

dùng này

Khóa tài khoản:

Sử dụng khi cần khóa thông tin người dùng không cho phép truy cập vào HT. NSD chọn

thao tác Khóa dữ liệu → khi đó trạng thái của người dùng này sẽ là Khóa. Để mở lại,

người quản trị chọn thao tác Sửa dữ liệu → tại mục Trạng thái chọn bình thường sau

đó bấm nút Cập nhật để cập nhật lại trạng thái cho người dùng.

1.4. Phân quyền cho người dùng:

Sử dụng để phân quyền truy nhập hệ thống của người dùng. Từ màn hình quản lý danh sách

người dùng, chọn thao tác Quản lý Role trên người dùng cần phân quyền → HT hiển thị màn

hình thông tin:

Chọn người dùng cần phân quyền bên mục Danh sách người dùng, bấm Thêm để chuyển sang

mục Danh sách người dùng sẽ điều chỉnh role → Chọn các quyền tương ứng với vai trò công

việc của người dùng này trong hệ thống cửa hàng → sau đó bấm Cập nhật để ghi lại (có thể

15

tham khảo thông tin về các quyền tại mục Bảng phân quyền cho người dùng trong hệ thống

VNPT PHARMACY phía dưới)

Ngoài ra, tại đây NSD có thể sử dụng các chức năng như tìm kiếm người dùng theo tên truy cập

hoặc theo đơn vị tại mục Danh sách người dùng. Tìm kiếm role tại mục Danh sách các role

bằng cách nhập tên role vào ô trống.

Ô Không refresh lại chi tiết được chọn khi không muốn cập nhật lại các quyền vừa chọn.

Bảng phân quyền cho người dùng trong hệ thống VNPT PHARMACY

STT Role ID (quyền) Mô tả

1 POS_OWNER

Quyền của chủ chuỗi bán lẻ: là người đầu tư và

quản lý 1 hoặc nhiều cửa hàng trong chuỗi bán

lẻ của mình

2 POS_WAREHOUSE_AC

TION Quyền thao tác xuất nhập kho hàng hóa

3 POS_SHOP Cửa hàng hay điểm bán lẻ: quản lý các hoạt

động xuất nhập kho, kiểm kê hàng hóa,…

4 POS_WAREHOUSE_PR

ICE_CONTROL

Quyền theo dõi, cập nhật giá mua vào, bán ra

của sản phẩm (giá nhập, giá bán)

5 POS_SHOP_OWNER Quyền chủ của 1 cửa hàng trong chuỗi

6 POS_COUNTER Các quầy thu trong cửa hàng: 1 cửa hàng có thể

có nhiều quầy thu

7 POS_SELLER

Quyền của nhân viên bán hàng: nhân viên bán

hàng có thể làm việc theo ca, mỗi ca làm việc

họ sẽ đứng bán hàng ở 1 Quầy thu cụ thể

8 POS_CASHIER Quyền cho nhân viên thu ngân: thu ngânthường

trùng với người bán hàng

9 CRM_ORG_ADMIN Quyền quản lý toàn bộ danh sách KH, NCC,...

10 POS_AVN

Quyền vào các báo cáo riêng cho AVN (chỉ áp

dụng riêng cho HT quản lý của AVN). Khi

phân quyền này NSD sẽ xem các báo cáo liên

quan

2. Khai báo các dữ liệu danh mục.

2.1. Quản lý Danh mục Hàng hóa

16

❖ Chức năng này quản lý danh mục các loại sản phẩm được bán tại cửa hàng. Với chức

năng này, người quản lý có thể thực hiện các thao tác như:

- Thêm mới thông tin sản phẩm

- Sửa thông tin sản phẩm

- Cập nhật từ khóa tra cứu cho sản phẩm

- Quản lý đơn vị bán hàng

- Gộp với loại sản phẩm

- In tem/nhãn Barcode cho các sản phẩm.

- Cập nhật lại vị trí, ngày hết hạn, lô sản xuất của sản phẩm.

- Khóa mở loại sản phẩm.


Từ menu chọn Danh mục → Quản lý Danh mục hàng hóa → hệ thống xuất hiện màn hình

quản lý danh mục hàng hóa:

- Phía bên trái là danh sách các chỉ tiêu tìm kiếm

- Phía bên phải là danh sách các trường thông tin hàng hóa: Cửa hàng, Mã, Tên loại, Đơn vị,

Giá bán, Giá nhập, Số lượng trong kho.

Lưu ý:

- Để xem thêm các trường thông tin hàng hóa, NSD click vào nút

17

lựa chọn các trường thông tin cần hiển thị thêm.

Thêm mới Danh mục hàng hóa:

HT cho phép người dùng thêm mới hàng hóa theo 3 cách là thêm mới từ đầu bằng việc:

- Chọn nút Thêm mới trên giao diện quản lý

- Thêm mới từ 1 hàng hóa đã có sẵn.

- Thêm mới hàng hóa từ chức năng import dữ liệu từ Excel

Cách 1:

Chọn nút Thêm mới → hệ thống xuất hiện cửa sổ nhập thông tin:

Các thông tin chi tiết về hàng hóa bao gồm:

STT Trường thông tin Ghi chú

1 Mã/ĐV Mã loại hàng hóa và đơn vị tính (ví dụ:

chiếc, hộp…)

2 Tên loại SP Tên hàng hóa

3 Nhóm hàng hóa Chọn nhóm cho hàng hóa đang nhập

18

4 Tên viết tắt Tên viết tắt của hàng hóa

5 Từ khóa

là 1 hoặc nhiều từ do NSD nhập vào và

gắn với loại hàng hóa này để có thể dễ

dàng tra cứu trong các chưc năng khác.

Khi tạo mới 1 loại hàng hóa hệ thông sẽ tự

động sinh ra các từ khóa tương ứng với tên

loại hàng hóa, mã hàng hóa đã được bỏ dấu

6 Giá mua Giá mua

7 Giá bán Giá bán

8 Tỷ suất thuế tỷ suất thuế VAT

9 Khuyến mại Tiền khuyến mại cho hàng hóa nếu có

10 Chốt giá bán

Nếu loại hàng hóa này được chốt giá bán,

thì khi bán hàng hệ thống sẽ lấy giá bán

đồng nhất được nhập trên loại hàng hóa

này

Nếu không chốt, sẽ lấy theo giá cấu hình

trong bảng giá

11 Giảm giá

Xác định loại mặt hàng này có đang được

giảm giá hay không? xem thêm phần quản

lý cửa hàng liên quan đến việc quản lý

giảm giá.

16 Khóa

Loại hàng hóa này bị khóa, không cho

phép thực hiện giao dịch

Các hàng hóa bị khóa sẽ không hiện thị

trong danh sách hàng hóa chờ nhập kho

17 Có sẵn BARCODE

trên bao bì

Xác định trên bao bì của loại hàng hóa có

in sẵn BARCODE của nhà sản xuất hay

không? Nếu có sẵn Barcode thì khi nhập

kho, hệ thống sẽ không in mã vạch của

hàng hóa này nữa.

18 Cần nhập kho Là hàng hóa vật lý cần phải nhập kho,

dùng để phân biệt với các gói dịch vụ

20 Ghi chú Ghi chú

19

21 Thời hạn Thời hạn bảo hành của hàng hóa hoặc hạn

sử dụng (tính theo tháng)

22 Thông tin thuộc

tính

Ghi chú ý nghĩa của các thuộc tính được

khai báo trong danh sách thuộc tính.

23 Thuộc tính

Ghi thuộc tính bổ sung của hàng hóa (cho

phép ghi 20 thuộc tính). Ý nghĩa của các

thuộc tính được ghi tại trường Thông tin

thuộc tính.

24 Upload ảnh Upload ảnh tượng trưng cho hàng hóa

Thông thường các thông tin cần phải nhập trên 1 hàng hóa bao gồm: Mã, đơn vị bán, tên, tên

viết tắt, giá mua, giá bán…Sau khi nhập đủ các thông tin cần thiết cho hàng hóa cần thêm mới

NSD bấm Lưu và đóng lại hoặc lưu và thêm mới để ghi lại các thông tin đã nhập.

Sau khi nhập xong Thông tin chung sản phẩm, NSD có thể cập nhật thêm thông tin thuộc tính

sản phẩm bên tab Thuộc tính

Lưu ý:

- NSD có thể cập nhật thông tin nhóm hàng hóa ngay trên màn hình thêm mới hàng hóa bằng

cách click vào nút

hệ thống sẽ hiển thị danh sách

nhóm hàng hóa, NSD thêm mới nhóm hàng hóa ở đây

20

Chọn Thêm mới cập nhật thông tin, nếu nhóm sản phẩm là nhóm con của nhóm đã có NSD cập

nhật nhóm cha, cập số thứ tự hiển thị và thông tin mô tả, rồi nhấn nút Lưu để ghi dữ liệu vào hệ

thống.

Lưu ý:

- Để khai báo nhóm con của nào đó, chọn nhóm con đó thuộc nhóm cha nào.

- Thứ tự hiển thị để sắp xếp thứ tự hiển thị của nhóm

Cách 2:

21

Thêm mới từ 1 hàng hóa đã có sẵn: Tại màn hình quản lý danh mục hàng hóa, NSD chọn 1

hàng hóa bất kỳ (có thể chọn hàng hóa có nội dung tương đương với hàng hóa cần tạo để tiện

cho việc chỉnh sửa) chọn thao tác sao chép → HT xuất hiện màn hình thông tin

về hàng hóa vừa chọn

NSD chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với hàng hóa mới → bấm Lưu và Đóng lại hoặc Lưu

và Thêm mới để cập nhật thông tin.

Cách 3:

Thêm mới hàng hóa bằng chức năng import dữ liệu từ Excel, NSD Click vào nút Import Excel

trên màn hình quản lý danh mục hàng hóa

➔ Màn hình import dữ liệu sẽ hiện ra

22

NSD tiến hành tải file mẫu về, cập nhật các thông tin trong file sau đó nhấn nút chọn file và

thực hiện upload file danh mục hàng hóa lên hệ thống.

Lưu ý:

- Sau khi thêm mới trường Mã sẽ được tự động chuyển sang dạng chữ thường, không dấu để

tiện cho việc tra cứu sau này

Cách 4:

Thêm mới hàng hóa bằng chức năng import từ excel đối chiếu với danh mục dược quốc gia

NSD tiến hành tải file mẫu về

23

Sau khi tải file mẫu người dùng cập nhật các thông tin trong file (những trường thông tin bôi

vàng là bắt buộc: Mã kho (mã cửa hàng), nhóm hàng, số đăng ký, giá nhập, giá bán, số lượng)

sau đó nhấn nút chọn file và thực hiện upload file danh mục hàng hóa lên hệ thống. Hệ thống sẽ

check dữ liệu số đăng ký thuốc trong file và kiểm tra với danh mục dược quốc gia, đưa ra thông

tin thuốc đồng nhất.

Lưu ý:

- Mã kho: là mã cửa hàng, NSD có thể vào danh mục cửa hàng đại lý để lấy mã này

- Nhóm: là nhóm hàng hóa vật tư (lưu ý khi import nhóm phải có trong hệ thống)

- Số đăng ký: là số đăng ký của thuốc và là trường thông tin dùng để đối chiếu với

thuốc trong danh mục dược quốc gia

- Giá nhập: giá khách hàng nhập sản phẩm

- Giá bán: giá bán lẻ của sản phẩm

- Số lượng: số lượng tồn sản phẩm tại kho khách hàng tại thời điểm import

- Các trường thông tin khác như Tên, đơn vị tính: có tác dụng đối chiếu khi có sai sót

và không bắt buộc nhập

- Các trường Lô, hạn dùng không bắt buộc nhập

Sau khi chọn file người dùng click vào nút thực hiện. Hệ thống sẽ thể hiện 2 tab: Dữ liệu hợp

lệ và dữ liệu không hợp lệ.

24

Nếu có dữ liệu không hợp lệ người dùng chọn sang tab dữ liệu không hợp lệ và chỉnh sửa thông

tin những dữ liệu không hợp lệ.

Người dùng chỉnh sửa lại dữ liệu sao cho hợp lệ (Hệ thống hiển thị lí do không hợp lệ), sau đó

click vào nút cập nhật nếu dữ liệu hợp lệ sẽ được đẩy sang tab hợp lệ và thực hiện import vào hệ

thống.

Sửa thông tin Danh mục hàng hóa:

Tại màn hình quản lý danh mục hàng hóa, NSD lựa chọn hàng hóa cần sửa và Click thao các

sửa →hệ thống xuất hiện màn hình thông tin hàng hóa → NSD chỉnh sửa

các thông tin cần thiết sau đó bấm bấm Lưu và Đóng lại hoặc Lưu và Thêm mới để cập nhật

thông tin để ghi lại.

Tại đây NSD có thể thực hiện các chức năng:

+ Tạo Barcode: Để tạo hình ảnh mã vạch cho hàng hóa tương ứng với trường Mã (ID) của

hàng hóa theo dạng chuỗi số 6 ký tự, nếu ID nhỏ hơn HT sẽ tự động thêm ký tự ‘0’ vào phía bên

tay trái. Khi tạo barcode, mã hàng hóa sẽ được tự động cập nhập theo Barcode này, đồng thời

25

barcode được tạo ra cũng sẽ được đưa vào phần tự khóa để thuận tiện cho công tác tìm kiếm về

sau

+ Xóa: Để xóa hàng hóa NSD Click vào nút . Tuy nhiên chỉ những hàng hóa mới

được tạo, chưa được nhập kho và chưa khởi tạo giá bán lần nào mới có thể xóa được. Ngược lại

khi thực hiện hệ thống sẽ thông báo lỗi.

+ Cập nhật Từ khóa tra cứu: cho phép người dùng cập nhật từ khóa cho hàng hóa đang chỉnh

sửa

Nhập từ khóa tương ứng với hàng hóa đang thực hiện vào ô Từ khóa sau đó nhấn ENTER từ

khóa sẽ được thêm vào danh sách phía dưới. Nếu từ khóa không sử dụng có thể chọn nút xóa

(có biểu tượng x) trên mỗi từ khóa để xóa bỏ.

+ Khóa hàng hóa

Đối với những hàng hóa không kinh doanh nữa, NSD có thể khóa hàng hóa lại thay vì xóa, để

vẫn giữ những thông tin giao dịch liên quan đến hàng hóa này trước kia, NSD chọn nút khóa

để thực hiện mở khóa NSD bỏ tích. Để cập nhật trạng thái thành công NSD

nhấn Lưu và đóng hoặc Lưu và Thêm mới lại.

+ Quản lý đơn vị bán hàng:

Tại màn hình quản lý thông tin của 1 loại hàng hóa, NSD chọn nút Quản lý đơn vị bán hàng→

hệ thống hiển thị màn hình quản lý các đơn vị tính của loại hàng hóa đang chọn:

26

o Với các hàng hóa không có nhiều đơn vị bán hàng khác nhau thì khi bấm vào vào chọn này sẽ

không có dữ liệu

o Ngược lại: nếu có nhiều đơn vị bán hàng khác nhau thì sẽ có danh sách các loại hàng hóa cùng

loại nhưng đơn vị tính khác nhau

Các thao tác thực hiện:

o Thêm mới 1 đơn vị bán hàng mới: Nhấn nút Thêm đơn vị

STT Trường thông tin Ghi chú

1 Tên đơn vị Chọn tên Đơn vị tính mới

2 Tỉ lệ Quy đổi so với

ĐVCS hiện tại

Là Tỉ lệ quy đổi của đơn vị tính mới so với tỉ

lệ ĐVCS hiện tại.

3 Làm tròn Tỉ lệ quy đổi

sau khi đặt lại ĐVCS

Trong trường hợp Đơn vị mới là đơn vị nhỏ

hơn ĐVCS, hệ thống sẽ tự động đặt Đơn vị

tính mới là ĐVCS.

- Nếu Tích chọn thì sau khi đặt đơn vị tính mới

là ĐVCS, hệ thống sẽ làm tròn tỉ lệ quy đổi từ

ĐVCS mới sang các đơn vị tính còn lại. Nếu

không, hệ thống sẽ lấy đúng tỉ lệ theo tính

toán.

4 Giá nhập Hệ thống tự tính căn cứ vào Tỉ lệ quy đổi, giá

nhập của ĐVCS hiện tại

5 Giá Bán Hệ thống tự tính căn cứ vào Tỉ lệ quy đổi, giá

bán của ĐVCS hiện tại

27

Sau khi Bấm Lưu để ghi lại hệ thống sẽ tự động tạo ra 1 loại hàng hóa mới có các thông tin về

đơn vị tính theo đơn vị vừa tạo, giá bán, giá nhập. Các thông tin khác giống như với hàng hóa

đang thực hiện.

o Chọn 1 đơn vị làm đơn vị cơ sở: Tại màn hình quản lý danh sách các đơn vị tính, chọn nút

Sử dụng làm đơn vị cơ sở:

Hệ thống sẽ chọn lại đơn vị cơ sở cho loại hàng hóa này và tỷ lệ quy đổi của các đơn vị khác sẽ

thay đổi theo đơn vị cơ sở.

o Cập nhật tỷ lệ quy đổi: Tại ô Tỷ lệ quy đổi nhập tỷ lệ tương ứng so với đơn vị cơ sở sau đó

chọn nút tích bên cạnh để sửa lại tỷ lệ

o NSD chọn Chuyển đổi từ đơn vị bán hàng có trong danh sách sang Đơn vị bán hàng mới,

nhập số lượng còn trong kho theo đơn vị bán hàng cũ → hệ thống tự động tính Số lượng sau

chuyển đổi theo đơn vị bán hàng mới → nhấn nút Chuyển đổi. Khi đó hệ thống thực hiện đồng

thời các lệnh: xuất kho hàng hóa theo đơn vị bán hàng cũ, nhập kho số lượng hàng hóa theo đơn

vị bán hàng mới. Khi tìm kiếm hàng hóa trong kho thì hệ thống sẽ hiển thị số lượng hàng hóa

theo đơn vị bán hàng mới.

In danh sách Barcode cho các hàng hóa được lựa chọn:

Tại màn hình quản lý danh sách các danh mục hàng hóa, NSD bấm vào nút In Barcode

, tại đây người sử dụng có thể chọn kích thước in, chọn kiểu in toàn bộ hàng

hóa trong kho hoặc chỉ in các hàng hóa đang được chọn.

28

Nếu không muốn in mã barcode cho 1 hàng hóa đã chọn, NSD chọn nút xóa (x) trên DS các

Barcode cần in.

Để in lại mã Barcode cho các hàng hóa đã in trước, NSD có thể chọn trong In lại lần trước

Tìm kiếm hàng hóa:

Tại màn hình quản lý danh mục hàng hóa, NSD nhập các tiêu chí cần tìm kiếm như: Mã loại

hàng hóa, từ khóa, tên... sau đó bấm nút ENTER hoặc lựa chọn các thông tin tìm kiếm hệ

thống sẽ tự động hiển thị theo chỉ tiêu tìm kiếm → HT hiển thị danh sách các hàng hóa theo

tiêu chí đã chọn (lưu ý: trường mã loại và tên có thể nhập chữ thường, không dấu).

29

Cập nhật lại vị trí, ngày hết hạn, lô sản xuất của hàng hóa:

Tại màn hình quản lý danh mục các hàng

hóa trong kho, người dùng có thể chỉnh sửa lại các thông tin về vị trí, ngày hết hạn, lô sản xuất

của từng hàng hóa đã nhập kho:

30

Tại các ô của nội dung cần sửa, nhập thông tin sau đó bấm nút bên canh (nút có biểu tượng

) để cập nhật việc chỉnh sửa

2.2. Quản lý Danh mục Dược Quốc Gia

❖ Mô tả:

- Chức năng cung cấp cho cửa hàng (hoặc chuỗi nhà thuốc) công cụ để tra cứu các

thông tin thuốc có trên danh mục Dược Quốc Gia


Từ menu Danh mục → Danh mục Dược Quốc Gia → Hệ thống hiển thị màn hình:

31

Người dùng có thể tìm kiếm thông tin các sản phẩm trong Danh mục Dược Quốc Gia

thông qua các từ khóa của sản phẩm như: mã dược, tên, số đăng ký, hoạt chất,... của sản

phẩm.

2.3. Quản lý Danh sách Nhà cung cấp

❖ Chức năng cho phép NSD tạo và quản lý thông tin (bao gồm thông tin chung và thông tin

kế toán) của khách hàng và các nhà cung cấp sản phẩm cho cửa hàng

Nếu là chuỗi các cửa hàng thì tùy theo quyền được phân (là chủ 1 cửa hàng hay chủ chuỗi

CH hoặc người có thẩm quyền xem đầy đủ thông tin), NSD có thể nhìn thấy danh sách

các khách hàng và nhà cung ứng của riêng cửa hàng mình hoặc toàn bộ các cửa hàng

trong chuỗi.


Từ menu chọn Danh mục → Quản lý nhà cung cấp → khi đó HT sẽ gọi ra chức năng

quản lý danh mục, nhà cung cấp:

Thêm mới:

Để thêm mới khách hàng hoặc nhà cung ứng (nhà cung cấp) hoặc Dealer, NSD chọn nút

Thêm mới → HT xuất hiện cửa sổ nhập thông tin:

32

Tại đây NSD nhập các thông tin cần lưu ý:

+ Nhập đủ với các trường có dấu *

+ Trường Loại: chọn loại đối tượng là Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Khách

hàng + nhà cung cấp

+ Trường Mã NV PTKH: nhập mã hoặc tên nhân viên phát triển thị trường (gắn

với khách hàng hoặc nhà cung cấp đang tạo)

+ Trường KH của CH: nhập mã hoặc tên cửa hàng tương ứng với khách hàng hoặc

nhà cung cấp đang tạo

+ Địa chỉ: chọn tab địa chỉ sau đó bấm Thêm mới để nhập thông tin về địa chỉ của

nhà cung cấp:

33

Tại đây khi chọn các thông tin về Quận/Huyện sẽ được hiển thị tự động khi

Tỉnh/Thành phố, Phường tự động hiển thị khi chọn Quận/Huyện.

Với mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp có thể có nhiều địa chỉ khác nhau, sau

khi tạo trên danh sách các địa chỉ, NSD chọn nút Chọn làm trụ sở chính thì địa

chỉ đó sẽ là địa chỉ được tổng hợp trên báo cáo thống kê về khách hàng hoặc nhà

cung cấp này.

+ Người liên hệ: chọn tab Người liên hệ sau đó bấm Thêm mới (có thể thêm

nhiều người liên hệ → HT sẽ lưu trữ thành danh sách).

Sau khi nhập đầy đủ thông tin bấm “Lưu” để cập nhật thông tin nhà cung ứng

lên hệ thống

Tìm kiếm:

Tại màn hình quản lý Danh mục nhà cung cấp NSD chọn tiêu chí cần tìm kiếm như Tên

đối tượng, lĩnh vực, số điện thoại, email....sau đó bấm Tìm kiếm hệ thống sẽ xuất hiện

DS các nhà cung cấp theo tiêu chí đã chọn:

34

Hoặc có thể tìm kiếm nhanh theo loại đối tượng là Khách hàng hoặc Nhà cung cấp hoặc

Dealer bên menu trái.

Chỉnh sửa/xóa:

Để chỉnh sửa trên danh sách các nhà cung cấp chọn thao tác Sửa, hệ thống xuất hiện màn

hình thông tin về nhà cung cấp đã nhập → NSD chỉnh sửa các thông tin cần thiết sau đó

bấm Lưu.

Có thể chọn thao tác Xóa để xóa bản ghi ra khỏi danh sách đang lưu trữ.

2.4. Quản lý Danh mục Khách hàng

❖ Cập nhật công nợ đầu ky của khách hàng.

- Ý nghĩa: Khi khởi tạo nhà thuốc trên hệ thống, khi nhập thông tin khách

hàng, nếu khách hàng đang có Công nợ với nhà thuốc, thì dùng chức năng

này để cập nhật Công nợ đầu kỳ của khách hàng.

- Cách thực hiện: Đường dẫn: Danh mục -> Quản lý khách hàng

35

B1. Click nút Thêm mới để thực hiện thêm mới thông tin Khách hàng

B2. Nhập thông tin chung khách hàng.

36

B3. Chuyển sang Tab Công nợ khách hàng, cập nhật thông tin Công nợ đầu kỳ

khách hàng tại từng cửa hàng trong chuỗi (nếu có) -> Nhấn Lưu thông tin Khách hàng

Lưu ý: Sau khi cập nhật công nợ đầu kỳ, nhà thuốc vào Tab Công nợ khách

hàng chỉ có thể xem được công nợ hiện tại chứ không có quyền cập nhật thông tin

công nợ tại chức năng này.

❖ Giới hạn công nợ khách hàng

- Ý nghĩa: Đặt hạn mức công nợ Khách hàng được phép nợ Cửa hàng.

Trường hợp là khách hàng của chuỗi nhà thuốc, hạn mức công nợ khách

hàng tính trong toàn chuỗi của hàng.

37

- Cách thực hiện: Đường dẫn: Danh mục -> Quản lý khách hàng

38

B1. Chọn khách hàng cần đặt hạn mức công nợ, và tích vào chức năng Cập nhật dữ liệu

B2. Cập nhật hạn mức công nợ của khách hàng và Lưu thông tin

39

Sau khi đặt hạn mức công nợ cho khách hàng, khi thực hiện bán hàng, nếu vượt

quá hạn mức công nợ hệ thống sẽ chặn không cho phép thực hiện bán hàng.

❖ Chức năng cập nhật Công nợ khách hàng.

- Ý nghĩa: Cập nhật công nợ của khách hàng khi khách hàng trả nợ cho Nhà thuốc. - Cách thực hiện: Đường dẫn: Công nợ -> Phải thu khách hàng

B1. Tích chọn vào dòng khách hàng cần cập nhật công nợ -> Tích nút Lập phiếu thu

B2. Nhập thông tin Phiếu thu tiền trả nợ từ khác hàng ->Nhấn nút Lưu thông tin.

Sau khi lưu thông tin, Công nợ KH sẽ được cập nhật

❖ Cập nhật thông tin khách hàng

- NSD nhấn chuột vào” Cập nhật dữ liệu” để tiến hành sửa thông tin khách hàng.

Hệ thống mở ra form sửa thông tin KH:

DỰ ÁN: VNPT BIZ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY

Ngày hiệu lực: 4 /2018

Trang 41

- NSD tiến hành sửa các thông tin của KH sau đó nhấn “Lưu” để lưu thông tin vừa

sửa, nhấn “ Cập nhật điểm” để lưu thông tin điểm.

❖ Xóa thông tin khách hàng:

- Trong màn hình quản lý thông tin của khách hàng trung thành, NSD click Xóa để

xóa thông tin về khách hàng này.

- Sau khi click Xóa hệ thống xuất hiện bảng thông báo “ có muốn Xóa khách hàng

này không”.

Nhấn” Xác nhận xóa” hệ thống sẽ tiến hành xóa KH này ra khỏi hệ thống, nhấn” HỦy

bỏ” nếu không muốn xóa

2.5. Quản lý Danh sách các Cửa hàng/ Đại lý

❖ Cán bộ Quản trị hệ thống thực hiện việc khai báo và chỉnh sửa (hoặc xóa) danh

sách các Cửa hàng trực thuộc.


Thêm mới Cửa hàng trực thuộc:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 42

Từ menu chọn Danh mục → Quản lý danh sách các cửa hàng. Hệ thống hiển thị

màn hình:

Quản lý danh sách các Cửa hàng

Bấm chọn “Thêm mới” → HT hiển thị màn hình thêm mới:

Nhập thông tin về Cửa hàng trực thuộc mới

Mỗi cửa hàng sẽ được gán với bảng giá khác nhau, mặc định khi khởi tạo sẽ được

gán vào Mức giá bán chung

Lưu ý:

- (*) là các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.

- Nhấp nút để chọn địa chỉ theo danh sách sẵn có.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 43

Khi thêm mới 1 cửa hàng hệ thống sẽ tự động thực hiện các công việc sau:

+ Thêm mới 1 người quản trị cửa hàng theo thông tin đã nhập về người đại

diện của cửa hàng.

+ Thêm thông tin về cửa hàng

+ Thêm thông tin về KHO HÀNG gắn với cửa hàng

+ Thêm quầy thu gắn với cửa hàng

+ Gán quyền thu ngân gắn với quầy thu cho người quản trị cửa hàng

+ Gán quyền bán hàng cho người quản trị cửa hàng

+ Gán quyền thao tác với kho hàng cho : người quản trị cửa hàng và những

người được cấp quyền quản lý chuỗi nhà thuốc.

Tùy thuộc vào gói dịch vụ đã đăng ký mà KH có thể khai báo thêm mới cửa hàng.

Nếu gói dịch vụ đang sử dụng không có quyền khai báo thêm mới cửa hàng thì hệ

thống sẽ thông báo lỗi về bản quyền sử dụng.

Chỉnh sửa thông tin cửa hàng:

Trên DS các cửa hàng, NSD chọn cửa hàng cần sửa thông tin → chọn thao tác Sửa

đổi (có biểu tượng ) → HT xuất hiện màn hình sửa thông tin

Chỉnh sửa thông tin cửa hàng

NSD nhập thông tin cần chỉnh sửa sau đó chọn “Lưu” để lưu lại.

Lưu ý:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 44

- Đánh dấu vào ô nếu người quản lý không

muốn hiện thị thông tin về các mặt hàng được giảm giá trong các chức

năng tra cứu và báo cáo thống kê.

- Đánh dấu vào ô nếu người quản lý không

muốn hiện thị thông tin về số lượng tồn kho của các mặt hàng trong các

chức năng tra cứu.

Xóa thông tin cửa hàng:

Quy trình xóa cửa hàng như sau:

o Bước 1: Xóa danh sách người dùng đã được gán cho Cửa hàng: Đơn vị

quản lý trong Quản lý người dùng

o Bước 2: Xóa danh sách thu ngân, nhân viên bán hàng, nhân viên kho được

gán cho các quầy thu của cửa hàng: Chức năng Quản lý các quầy thu

o Bước 3: Xóa các quầy thu thuộc cửa hàng: Chức năng Quản lý các quầy

thu

o Bước 4: Xóa các thông tin địa chỉ liên quan đến cửa hàng

o Bước 5: Xóa cửa hàng, kho hàng và thông tin liên quan

Từ DS các cửa hàng, NSD chọn cửa hàng cần xóa thông tin → NSD nhấn

chọn nút “Xóa” để thực hiện xóa thông tin về cửa hàng.

Lưu ý:

- Để có thể xóa được cửa hàng thì cửa hàng đã chọn phải chưa thực hiện

bất kỳ giao dịch nào liên quan đến việc nhập kho hoặc bán hàng.

- Do liên quan đến nhiều chức năng khác nên người dùng có liên quan đến

cửa hàng trước đây sẽ không bị xóa, để xóa cần có quyền quản trị và vào

sử dụng chức năng quản lý người dùng.

Cập nhật thông tin kết nối cổng Dược Quốc Gia:

Người sử dụng cập nhật Thông tin kết nối Cổng Dược Quốc Gia tại tab Thông tin

kết nối Cổng Dược Quốc Gia

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 45

Tên đăng nhập và mật khẩu là thông tin tài khoản Cổng Dược Quốc Gia do nhà

thuốc được Sở Y tế cung cấp.

Khi nhà thuốc khai báo đầy đủ thông tin tại mục này hệ thống sẽ thực hiện liên

thông dữ liệu nhà thuốc lên Cổng Dược Quốc Gia.

Tra cứu danh sách cửa hàng:

Tại màn hình quản lý thông tin cửa hàng, NSD có thể chọn các tiêu chí để tìm kiếm

như mã đơn vị (mã cửa hàng), tên đơn vị (tên cửa hàng), người đại diện…sau đó

bấm nút Tìm kiếm → HT sẽ xuất hiện danh sách các cửa hàng theo các tiêu chí đã

chọn.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 46

Tra cứu danh sách cửa hàng

2.6. Quản lý Danh sách các Quầy thu

❖ Chức năng quản lý quầy thu cho phép NSD có thể quản lý được các thông tin liên

quan bao gồm quầy thu thuộc cửa hàng nào, nhân viên thu ngân, nhân viên bán

hàng là ai, quầy thu có hay không có máy đọc barcode…


Từ menu chọn Danh mục → Quản lý các quầy thu → HT hiện thị màn hình quản

lý thông tin về các quầy thu:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 47

Thêm quầy thu mới:

Từ giao diện quản lý thông tin quầy thu ở trên, NSD chọn nút “Tạo mới” → HT

xuất hiện màn hình nhập thông tin như sau:

Sau khi Lưu thông tin quầy NSD nhập các thông tin phù hợp vào các tab Thu

ngân, Nhân viên bán hàng, Nhân viên kho NSD có thể nhập từng mã nhân viên

vào ô rồi ấn ENTER hoặc nhấp vào biểu tượng để chọn trong danh sách nhân viên

đã có sẵn trên hệ thống. Sau khi nhập đủ thông tin, NSD bấm “Lưu hoặc Lưu và

Thêm” để hoàn tất và lưu lại thông tin quầy thu vào hệ thống.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 48

Sửa thông tin quầy thu:

Trên danh sách các quầy thu đang quản lý, NSD chọn quầy thu cần sửa thông tin

→ chọn thao tác sửa → HT hiển thị màn hình thông tin về quầy thu:

NSD cập nhật các thông tin cần thiết rồi bấm “Lưu”.

Xóa quầy thu:

Trên danh sách các quầy thu, NSD chọn thao tác xóa ứng với quầy thu cần xóa để

thực hiện việc xóa thông tin về quầy thu đó khi không sử dụng.

Lưu ý: Để xóa được quầy thu thì quầy thu đó phải chưa thực hiện giao dịch nào

liên quan đến việc nhập kho hoặc bán hàng.

Tìm kiếm quầy thu:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 49

Tại màn hình quản lý quầy thu, NSD chọn tiêu chí tìm kiếm như Cửa hàng hoặc

Mã quầy thu hoặc Tên quầy thu → bấm nút Enter → hệ thống sẽ hiển thị danh

sách các quầy thu theo tiêu chí đã chọn.

2.7. Quản lý Giá bán tại các cửa hàng

❖ Chức năng cho phép NSD tạo và cập nhật các loại giá bán áp dụng cho các sản

phẩm được bán trong cửa hàng hoặc giá bán cho từng cửa hàng, từng khu vực,

hoặc chi tiết đến từng mặt hàng.

Thông tin về giá bán của sản phẩm được lưu tại:

o Trong bảng giá sản phẩm: việc này cho phép thiết lập giá bán tại các cửa

hàng là khác nhau trong chuỗi bán lẻ. Ví dụ : cùng 1 loại sản phẩm, cửa

hàng ở khu vực thành phố có thể bán cao hơn so với 1 cửa hàng khác ở

khu vực nông thôn do chi phí thuê mặt bằng đắt hơn. Hệ thống có phép

thiết lập nhiều mức giá khác nhau. Trong mỗi mức giá lại có giá chi tiết

cho từng loại sản phẩm. NSD sẽ chọn mức giá áp dụng cho từng cửa hàng

ở chức năng quản lý cửa hàng. Khi nhập kho sản phẩm, giá bán loại sản

phẩm của mức giá đã được ấn định cho cửa hàng sẽ được tự động cập nhật

theo giá bán do người dùng nhập vào.

o Trong danh mục hàng hóa


Từ menu chọn Danh mục → Quản lý giá bán tại cửa hàng→ hệ thống xuất hiện

màn hình quản lý:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 50

Thêm mới mức giá:

Từ màn hình quản lý chọn nút Thêm mới:

o Mục Giá bán: là mã ID của mức giá bán này, hệ thống sẽ tự sinh theo thứ

tự.

o Mục Mô tả chi tiết: ghi nội dung liên quan đến mức giá bán này.

Sau đó bấm nút “Lưu hoặc Lưu &Thêm mới” để ghi lại.

Khi thêm mới mức giá, hệ thống sẽ tự động thêm giá bán chi tiết cho từng loại sản

phẩm

Cập nhật dữ liệu chiết khấu:

Từ màn hình quản lý, trên danh sách các mức giá chọn thao tác Cập nhật dữ liệu,

khi đó màn hình xuất hiện:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 51

o Bước 1: xác định cập nhật giá cho 1 sản phẩm cụ thể trong kho hay cho 1

loại sản phẩm:

+ Cập nhật giá cho 1 sản phẩm cụ thể trong kho: thông thường cách này

áp dụng khi NSD muốn giảm giá riêng cho 1 sản phẩm nào đó do gần

hết hạn sử dụng hay chất lượng hoặc bao bì không còn được như ban

đầu. Nhập mã sản phẩm vào ô “mã sản phẩm” sau đó nhấn ENTER

hoặc nút “Lấy số liệu” thông tin về sản phẩm này nếu có sẽ hiện ra ở

bảng phía dưới.

+ Cập nhật giá bán cho 1 loại sản phẩm nhất định: nhập mã loại sản phẩm

sau đó nhấn ENTER hoặc nút “Lấy số liệu” thông tin về sản phẩm này

nếu có sẽ hiện ra ở bảng phía dưới

o Bước 2: Nhập giá bán, khi nhập hệ thống sẽ tự động tính ra tỷ lệ lợi nhuận

dựa trên giá nhập của loại sản phẩm.

o Bước 3: Đánh dấu vào ô ở đầu mỗi bản ghi muốn cập nhật giá bán

o Bước 4: Nhấn nút cập nhật để cập nhật lại giá bán.

Nếu muốn xóa toàn bộ mức giá thì nhấn nút “Xóa”. Chỉ có thể xóa được dữ liệu

nếu như mức giá này chưa được áp cho cửa hàng nào.

Tìm kiếm:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 52

Sử dụng khi có nhiều mức giá được cập nhật. NSD có thể tìm kiếm theo Giá bán

(ID của loại giá) hoặc theo từ khóa đã nhập vào trong mục mô tả chi tiết (Chú

thích).

2.8. Danh mục Đơn vị tính

❖ Chức năng cho phép tạo danh mục Đơn vị tính của nhà thuốc.


Từ menu chọn Danh mục → Danh mục Đơn vị tính → hệ thống xuất hiện màn

hình quản lý:

Thêm mới đơn vị tính

Từ màn hình quản lý chọn nút Thêm mới:

o Nhập Tên Đơn vị tính.

Sau đó bấm nút “Lưu” để ghi lại.

Lưu ý: Hệ thống sẽ bỏ dấu, chuyển đơn vị tính về chữ thường để kiểm tra tính

trùng lặp của Đơn vị tính SP.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 53

2.9. Đơn thuốc mẫu

❖ Chức năng cho phép NSD nhập và lưu các đơn thuốc mẫu theo từng loại bệnh

❖ Cách thực hiện: Danh mục -> Đơn thuốc mẫu

Để thêm mới đơn thuốc mẫu NSD chọn thêm mới

NSD cập nhật Tên đơn thuốc, danh sách các cửa hàng áp dụng, trạng thái đơn,

Ngày bắt đầu, kết thúc và ghi chú, sau đó cập nhật danh sách thuốc trong đơn.

Sau khi cập nhật xong thì chọn lưu lại.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 54

2.10. Ca làm việc

❖ Chức năng cho phép NSD thiết lập ca làm việc phù hợp với từng cửa hàng, để tiện

cho việc quản lý và giám sát

❖ Cách thực hiện: NSD vào Danh mục / Ca làm việc hệ thống mở ra danh sách ca làm

việc

- Thêm mới ca làm việc:

✓ Click vào Thêm mới hệ thống mở ra form đẻ NSD thêm mới ca làm

việc. NSD tiến hành điền các thông tin trong form.

✓ Sau khi điền đầy đủ thông tin trong form, nhấn Lưu để lưu thông tin

vừa nhập, nhấn Hủy nếu không muốn lưu thông tin ca làm việc

✓ Sau khi lưu thành công, ca làm việc vừa thêm mới sẽ xuất hiện tại view

Ca làm việc

- Sửa ca làm việc:

✓ NSD click vào Sửa đổi để tiến hành sửa ca làm việc

✓ Hệ thống mở ra form để sửa thông tin. Tại đây NSD tiến hành thao tác

như mục”Thêm mới ca làm việc” bên trên

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 55

- Xóa ca làm việc:

✓ NSD click vào Xóa để tiến hành Xóa ca làm việc

✓ Hệ thống xuất hiện bảng thông báo: chọn “Xác nhận xóa” để xóa ca

làm việc, “Hủy bỏ” để hủy bỏ yêu cầu xóa

3. Quản lý kho

3.1. Nhập kho hàng hóa

❖ Chức năng cho phép NSD nhập và lưu các loại hàng hóa vào kho của cửa hàng.

Tùy thuộc vào các quyền được cấp phát người dùng có thể thao tác với 1 phần hoặc

toàn bộ dữ liệu liên quan.


Từ menu chọn Quản lý kho → Nhập kho

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 56

Hệ thống xuất hiện màn hình quản lý phiếu các phiếu đã nhập kho

Tùy theo quyền được cấp mà NSD sẽ thấy các dữ liệu tương ứng.

Lập phiếu nhập kho:

Từ màn hình quản lý chọn Nhập kho → HT xuất hiện màn hình nhập thông tin:

NSD nhập các thông tin theo form (hoặc chỉ cần nhập 1 nội dung bất kỳ như

trường Diễn giải) và bấm nút Ghi lại → HT sẽ tự động lưu lại và chuyển sang

chức năng Nhập kho chi tiết các sản phẩm tương úng với loại phiếu nhập

Lưu ý:

- Nếu nhập kho theo đơn hàng có thể nhập các trường số hóa đơn, ngày hóa

đơn

- Nếu NSD được cấp quyền nhập hàng hóa cho nhiều kho thì cần phải

chọn “Kho nhập” cho chính xác.

- Để tiện cho việc theo dõi và thống kê số liệu về sau thì trường “Diễn giải”

nên nhập thông tin về ngày nhập kho và lần nhập kho trong ngày.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 57

- Để có thể in được phiếu nhập kho thì máy tính của NSD cần phải cài phần

mềm có thể xem được các file PDF, ví dụ như Acrobat reader, Foxit

reader... Các phần mềm này có thể tải miễn phí trên internet.

Nhập kho chi tiết sản phẩm:

Sau khi lập phiếu nhập kho hệ thống gọi tới chức năng nhập kho chi tiết các sản

phẩm

Có 3 loại phiếu nhập mà NSD cần chú ý:

- Nhập kho từ danh mục hàng hóa (phục vụ mục đích nhập đầu kỳ sản phẩm

hoặc nhập kho từ nhà cung cấp).

- Ở trường” Loại phiếu nhập” chọn Nhập kho từ dnah mục hàng hóa.

- Nhập kho từ phiếu xuất kho. Ở trường” Loại phiếu nhập” chọn Nhập kho

từ phiếu xuất kho

- Màn hình sẽ hiện lên danh sách các phiếu xuất kho cho NSD tìm kiếm và

lựa chọn

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 58

Sau khi lựa chọn nhập hàng từ phiếu xuất kho nào, hệ thống sẽ yêu cầu nhập hàng

trong phiếu xuất

- Nhập kho từ đơn đặt hàng NCC: Màn hình sẽ hiện lên danh sách đặt hàng cho

NSD tìm kiếm và lựa chọn

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 59

Sau khi lựa chọn nhập hàng từ phiếu đơn hàng nào nào, hệ thống sẽ yêu cầu nhập

hàng trong phiếu xuất

Sửa phiếu nhập kho:

Từ màn hình quản lý các phiếu nhập kho NSD chọn thao tác Sửa phiếu → hệ

thống gọi lại màn hình quản lý thông tin về phiếu đã lập:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 60

Nếu chỉ chỉnh sửa thông tin về phiếu đã đã lập → NSD cập nhật thông tin theo

form trên rồi bấm nút Ghi lại.

Nếu cần chỉnh sửa chi tiết các hàng hóa trong phiếu nhập kho → chọn nút DS

hàng nhập kho → HT gọi sang màn hình quản lý chi tiết hàng nhập kho (cách cập

nhật thông tin tương tự như phần Nhập chi tiết các sản phẩm phía trên)

Cập nhật công nợ khi nhập kho từ nhà cung cấp

Khi thực hiện nhập kho từ danh mục hoặc nhập kho từ đơn đặt hàng tới nhà cung

cấp, người sử dụng chọn nhà cung cấp nhập hàng

Sau khi chọn lưu hệ thống sẽ bật ra tab thông tin nhập hàng vào phiếu

Người dùng cập nhật số tiền thực trả nhà cung cấp, hệ thống sẽ xử lý ra tiền tính

vào công nợ = tiền nhập thêm hàng – tiền thực trả. Sau khi cập nhật xong thì chọn

lưu thông tin phiếu và nhập kho

Sau đó người dùng có thể vào phần 5.2. Phải trả nhà cung cấp để thực hiện các

thao tác thanh toán nếu có phát sinh

Chức năng nhập chiết khấu, VAT khi thực hiện nhập kho

- Ý nghĩa: Chức năng cho phép các Nhà thuốc có nhu cầu Nhập kho có các

thông tin VAT, Chiết khấu.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 61

- Cách thực hiện: Cập nhật cài đặt hệ thống cho phép sử dụng chức năng

nhập

chiết khấu, VAT khi nhập kho.

- Đường dẫn: Thiết lập -> Khai báo tham số hệ thống (User Admin)

- Chọn giá trị Có tại trường thông tin Quản lý chiết khấu và thuế suất trong nhập kho

sau đấy nhấn nút Cập nhật

- Sau khi cập cài đặt trên, khi thực hiện Nhập kho có thể nhập các thông tin về Chiết khấu, VAT.

Tích chọn: Cập nhật thặng dư bán lẻ tối đa, hệ thống sẽ tính được giá bán theo giá nhập dựa

theo công thức :

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 62

Tra cứu phiếu nhập kho:

Từ màn hình Quản lý nhập và lưu kho hàng hóa NSD chọn tiêu chí về phiếu cần

tìm kiếm như Số phiếu, ngày nhập, người nhập... sau đó bấm nút Tìm kiếm →

HT sẽ hiển thị danh sách các phiếu đã nhập tương ứng.

Xóa phiếu nhập kho:

Trên danh sách các phiếu đã lập để xóa phiếu NSD chọn thao tác Xóa .

Lưu ý: Chỉ xóa được các phiếu khi các hàng hóa chưa được bán ra.

Lưu tạm phiếu nhập kho

Khi nhập kho hàng hóa, người dùng có thế click vào nút Lưu phiếu để lưu tạm

thông tin phiếu đã nhập, khi chọn lưu thông tin phiếu và nhập kho lúc này hệ thống

mới nhập kho hàng hóa.

Nhập kho từ danh mục Dược Quốc Gia

❖ Người dùng có thể nhập kho từ danh mục Dược Quốc Gia, hàng hóa được nhập

kho từ danh mục Dược Quốc Gia sẽ được tự động thêm vào Danh mục của hàng và

trong kho

❖ Cách thực hiện

Tiến hành lập phiếu nhập kho như trên, màn hình hiển thị:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 63

Người dùng chọn nút Thêm từ danh mục dược quốc gia màn hình thêm hàng hóa

hiện ra hiển thị các thông tin thuôc từ danh mục và thông tin để khách hàng cập

nhật vào kho.

Sau khi cập nhật xong người sử dụng click Thêm & tiếp tục để tiếp tục thêm sản

phẩm từ danh mục dược quốc gia, Thêm & đóng để đóng màn hình thêm mới từ

danh mục dược quốc gia.

Đối với trường hợp khách hàng nhập 1 đơn vị khác với đơn vị cơ sở khách hàng có

thể khai báo đơn vị nhập là đơn vị khác và cập nhật tỷ lệ quy đổi. Sau khi nhập kho

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 64

hệ thống sẽ tự động tạo ra 2 mã ứng với đơn vị tính nhập và đơn vị tính cơ sở theo

tỷ lệ quy đổi khai báo.

In phiếu nhập kho

- Chức năng này cho phép NSD in phiếu nhập kho. Mở phiếu nhập kho muốn in

và click chuột vào In phiếu nhập kho

- Khi chọn in phiếu hệ thống sẽ in ra file có định dạng:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 65

3.2. Nhập hàng trả lại

❖ Chức năng cho phép NSD nhập hàng từ phiếu bán hàng trong trường hợp khách

hàng trả lại hàng trong phiếu bán nào đó.


Từ menu chọn Quản lý kho → Nhập hàng trả lại

Hệ thống xuất hiện màn hình quản lý phiếu các phiếu đã nhập hàng trả lại

Lập phiếu nhập hàng trả lại:

Từ màn hình quản lý chọn Nhập hàng trả lại → NSD chọn nút “Nhập kho” →

HT xuất hiện màn hình nhập thông tin các phiếu bán để khách hàng lựa chọn

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 66

NSD nhấn nút “Chọn” phiếu bán hàng chứa mặt hàng mà khách hàng trả lại, sau

đó nhập các thông tin theo form (hoặc chỉ cần nhập 1 nội dung bất kỳ như trường

Diễn giải) và bấm nút Lưu → HT sẽ tự động lưu lại và chuyển sang chức năng

Nhập kho chi tiết các sản phẩm tương úng với loại phiếu nhập

Lưu ý:

- Nếu NSD được cấp quyền nhập hàng hóa cho nhiều kho thì cần phải

chọn “Kho nhập” cho chính xác.

- Để tiện cho việc theo dõi và thống kê số liệu về sau thì trường “Diễn giải”

nên nhập thông tin về ngày nhập kho và lần nhập kho trong ngày.

- Để có thể in được phiếu nhập kho thì máy tính của NSD cần phải cài phần

mềm có thể xem được các file PDF, ví dụ như Acrobat reader, Foxit

reader... Các phần mềm này có thể tải miễn phí trên internet.

- Sản phẩm sau khi đã nhập trả lại sẽ không hiển thị nếu khách hàng trả lại

sản phẩm cùng phiếu bán thêm 1 lần nữa

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 67

Sửa phiếu nhập trả lại:

Từ màn hình quản lý các phiếu nhập hàng trả lại NSD chọn thao tác Sửa phiếu →

hệ thống gọi lại màn hình quản lý thông tin về phiếu đã lập:

Nếu chỉ chỉnh sửa thông tin về phiếu đã đã lập → NSD cập nhật thông tin theo

form trên rồi bấm nút Lưu

Không thể chỉnh sửa các hàng hóa trong phiếu nhập kho chỉ có thể xóa → chọn nút

x để xóa DS hàng nhập kho → Sau đó NSD nhấn nút Lưu

Tra cứu phiếu nhập hàng trả lại:

Từ màn hình Nhập hàng trả lại NSD chọn tiêu chí về phiếu cần tìm kiếm như Số

phiếu, ngày nhập, người nhập... sau đó bấm nút Tìm kiếm → HT sẽ hiển thị

danh sách các phiếu đã nhập tương ứng.

Xóa phiếu nhập kho:

Trên danh sách các phiếu đã lập để xóa phiếu NSD chọn thao tác Xóa .

Lưu ý: Chỉ xóa được các phiếu khi các hàng hóa chưa được bán ra

3.3. Kiểm kê hàng hóa

❖ Chức năng cho phép lập các phiếu kiểm kê hàng hóa định kỳ và kết quả về thông

tin hàng hóa được lưu trên máy tính và thực tế trong kho.

Việc kiểm kê hàng hóa được thực hiện theo 2 bước:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 68

o Bước 1: lập 1 phiếu kiểm kê để quản lý các thông tin chung về lần kiểm kê

này như: kho kiểm kê, diễn giải,…

o Bước 2: nhập chi tiết các sản phẩm (hàng hóa) như: số lượng, vị trí lưu kho

đang có trên máy tính và thực tế trong kho.

Tùy thuộc vào các quyền được cấp phát, người dùng có thể thao tác với 1 phần

hay toàn bộ dữ liệu liên quan và để có thể sử dụng NSD cần phải được phân

công thao tác với 1 hoặc nhiều Kho trong chuỗi bán lẻ, và chỉ có thể thao tác

được với dữ liệu của các kho đã chỉ định này.


Từ menu chọn Quản lý kho → Kiểm kê hàng hóa→HT xuất hiện màn hình quản

lý:

Lập phiếu kiểm kê:

Tại màn hình quản lý bấm chọn nút Lập phiếu→ HT xuất hiện màn hình nhập

thông tin như sau:

NSD chọn Kho cần kiểm kê, Ngày kiểm kê, ghi Diễn giải về việc kiểm kê, mục

Người lập phiếu HT để mặc định là tên của người dùng đang truy cập. Sau khi

nhập đủ thông tin, NSD bấm chọn Ghi lại → HT sẽ tự động hiển thị cửa sổ để thực

hiện kiểm kê chi tiết các sản phẩm.

Lưu ý:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 69

- Nếu NSD được cấp quyền thao tác trên nhiều kho thì cần phải chọn Kho

cho chính xác

- Để có thể in được phiếu kiểm kê thì máy tính của NSD cần phải cài phần

mềm có thể xem được các file.pdf, ví dụ như Acrobat reader, foxit reader.

Các phần mềm này có thể tải miễn phí trên internet.

Kiểm kê chi tiết các sản phẩm:

Sau khi lập mới phiếu kiểm kê HT tự động gọi cửa sổ kiểm kê chi tiết:

Các phím tắt được sử dụng:

+ Nhấn ESC: hệ thống sẽ xóa các tiêu chí tìm kiếm và đưa con trỏ về ô: Mã

loại nếu ô chọn bên cạnh ô Mã loại được đánh dấu (hệ thống có sử dụng

máy đọc BARCODE), ngược lại con trỏ sẽ được chuyển về ô Từ khóa .

Sử dụng phím này sau khi đã kiểm kê xong 1 loại sản phẩm và chuẩn bị cho

việc kiểm kê 1 loại sản phẩm khác.

+ Nhấn ENTER: ở ô Vị trí, trong phần sản phẩm chờ kiểm kê thì hệ thống

sẽ tiến hành nhập kết quả kiểm kê cho loại sản phẩm này (tương tự như

bấm vào nút Nhập kết quả kiểm kê).

Quy trình kiểm kê được thực hiện như sau:

o Bước 1: Lần lượt xem xét từng sản phẩm đang có trong kho.

- Chọn ô

- Nếu trên sản phẩm có BARCODE đã được quản lý trong hệ thống và

NSD có đầu đọc BARCODE: chọn ô “Mã loại” và bấm BARCODE,

hệ thống sẽ tìm kiếm và hiện thị thông tin về sản phẩm ở phần

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 70

- Nếu không có BARCODE có thể tìm kiếm theo các tiêu chí khác như:

Từ khóa, mã sp,…(cách tốt nhất là tìm theo từ khóa – tham khảo lại

chức năng Quản lý từ khóa tra cứu) → sau đó bấm Tìm kiếm

- Mã loại và Từ khóa được tìm kiếm theo cách là tất cả các sản phẩm

có phần đầu của mã loại và từ khóa trùng với thông tin nhập vào sẽ

được hiện thị. Hệ thống sẽ hiện thị mỗi lần tối đa 10 sản phẩm. Nếu

có nhiều hơn số này, sử dụng tính năng truy cập theo từng trang để

theo dõi.

- Click chuột vào tên loại sản phẩm để hiện thị màn hình sửa đổi và cập

nhật các thông tin về sản phẩm này.

- Nếu không tìm thấy sản phẩm cần kiểm kê, thử 1 vài từ khác nhau vì

có thể tên loại sản phẩm trong hệ thống được cập nhật ngắn hơn hoặc

dài hơn tên loại sản phẩm ghi trên bao bì. Nếu vẫn không tìm thấy, thì

có thể loại sản phẩm này chưa có trong danh mục hàng hóa cần phải

cập nhật bổ sung (tham khảo chức năng quản lý danh mục hàng hóa).

o Bước 2: Nhập các thông tin nhập về số lượng,vị trí của loại sản phẩm thực

tế đang có trong kho.

o Bước 3: Nhấn nút xuất kho để cân kho khi lưu để hệ thống tự động cập nhật

số lượng đúng kiểm kcập nhật số lượng đúng kiểm kcập nhật số lượng đúng

kiểm kê

o Bước 4: Nhấn nút Lưu hệ thống sẽ tiến hành nhập kết quả kiểm kê hàng

các loại sản phẩm

Sửa phiếu kiểm kê:

Từ màn hình quản lý, NSD chọn thao tác Sửa phiếu:

HT hiển thị màn hình thông tin về phiếu kiểm kê đã lập → NSD cập nhật thông tin

cần thiết rồi bấm Lưu

Xóa phiếu kiểm kê:

Từ màn hình quản lý kiểm kê hàng hóa, NSD chọn nút Xóa để xóa các phiếu

không sử dụng đến.

Lưu ý: Trước khi xóa phiếu kiểm kê cần xóa hết các sản phẩm trong danh

sách đã kiểm kê (nếu có)

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 71

Tra cứu phiếu kiểm kê:

Từ màn hình quản lý chọn tiêu chí cần tìm kiếm như Ngày nhập kho, người kiểm

kê hoặc Loại sản phẩm: có thể nhập trực tiếp tên sản phẩm hoặc bấm vào nút tìm

kiếm có biểu tượng để lấy tên sản phẩm trong danh sách đã có sẵn (nháy đúp chuột

vào tên loại sản phẩm để tìm kiếm) → Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu

kiểm kê theo tiêu chí tìm kiếm.

4. Quản lý bán hàng, xuất kho

4.1. Bán hàng đã nhập kho

❖ Chức năng cho phép NSD thực hiện các hoạt động bán hàng đối với các hàng hóa

đã được nhập kho (nếu hàng hóa chưa được nhập kho sẽ không thể bán được). Bao

gồm các hoạt động như nhập mã Barcode (nếu cửa hàng có máy đọc mã Barcode)

hoặc tìm kiếm sản phẩm để bán cho khách, nhập thông tin khách hàng, thanh

toán...


NSD có thể truy cập theo các cách:

- Từ menu chọn Bán hàng → Bán hàng đã nhập kho

- Chọn nút Bán hàng trên thanh công cụ.

HT xuất hiện màn hình giao diện:

Màn hình quản lý chia làm 3 phần chính:

- Phần trên cùng hiển thị ô tìm kiếm sản phẩm, nếu cửa hàng có máy đọc

mã Barcode thì tích vào ô Barcode.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 72

- Phần phải hiển thị danh sách hóa đơn, thông tin cửa hàng, quầy thu, Ca

làm việc chi tiết các mặt hàng trong giỏ hàng bán

- Phần trái là thông tin thanh toán hóa đơn: tên người bán, tên khách hàng,

thông tin thanh toán


- Nhấn F3 để quay lại tìm kiếm thông tin sản phẩm

- Nhấn F4 để chuyển sang trường thông tin khách hàng

- Nhấn F9 để thanh toán

Quy trình bán hàng như sau:

o Bước 1: xác định sản phẩm khách hàng muốn mua. Thông thường có 2 trường

hợp:

- Khách hàng hoặc người bán hàng đã chọn được sản phẩm muốn mua trên

giá (hoặc trong kho) và cầm đến quầy thu để tính tiền.

+ Nếu trên bao bì sản phẩm đã có mã vạch, người bán hàng chuyển con

trỏ đến ô Tìm kiếm

bấm (hoặc nhập) mã vạch, sau đó nhấn ENTER

+ Nếu không có mã vạch: NBH có thể nhập tên sản phẩm, hoặc từ khóa

liên quan vào ô Tìm kiếm sau đó nhấn ENTER. Từ khóa chỉ cần

nhập chữ thường và không dấu.

- Khách hàng hoặc người bán hàng mới chỉ biết tên loại sản phẩm mà chưa

rõ sản phẩm đó ở vị trí nào: Người bán hàng có thể nhập tên sản phẩm,

hoặc từ khóa liên quan vào ô Tìm kiếm sau đó nhấn ENTER. Từ khóa chỉ

cần nhập chữ thường và không dấu.

- Sau khi nhấn ENTER hoặc nút Tìm kiếm như mô tả ở trên, hệ thống sẽ

tìm kiếm và hiện thị các loại sản phẩm trong kho thỏa mãn điều kiện tìm

kiếm.

o Bước 2: nhập số lượng cho loại sản phẩm khách hàng muốn mua trong giỏ

hàng

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 73

o Bước 3: Nhập thông tin về khách hàng (nếu có): mã khách hàng, tên khách

hàng. Nhập thông tin về thanh toán nếu khách hàng trả qua ngân hàng: thẻ

debit/credit, ủy nhiệm chi, séc,…

o Bước 4: Nhập số tiến khuyến mại cho khách hàng (nếu có). Trong trường hợp

có khuyến mại hệ thống sẽ tự động phân bổ tiền khuyến mại cho từng sản

phẩm căn cứ trên tỷ trong giữa giá bán sản phẩm với tổng giá trị đơn hàng.

o Bước 5: Nhập số tiền khách hàng đưa, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền

cần trả lại của khách hàng (mặc định hệ thống sẽ lấy số tiền khách hàng đưa

bằng số tiền cần thanh toán).

Đối với trường hợp nhập đầy đủ thông tin khách hàng (khách hàng thân thiết,

khi nhập số tiền khách đưa:

Trường hợp khách đưa nhiều hơn có 2 lựa chọn trả lại tiền cho khách và cập

nhật công nợ trừ vào lần mua tới

Trường hợp khách đưa không đủ tiền thì có thể cập nhật công nợ khách hàng

vào hệ thống

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 74

Sau đó người dùng có thể truy cập vào chức năng 5.1. Phải thu khách hàng

để cập nhật công nợ khách hàng nếu có phát sinh

o Bước 6: Thực hiện lệnh bán hàng bằng cách nhấn vào nút Thanh toán. Hệ

thống sẽ thông báo kết quả thực hiện giao dịch ở ngay phía dưới các nút chức

năng như trong hình dưới.

o Bước 7: Chọn kiểu in (in trên giấy in nhiệt hoặc in trên giấy A4) sau đó nhấn

nút In phiếu thu nếu khách hàng có yêu cầu. Phiếu thu có nội dung như sau:

Các chức năng khác trong chức năng Bán hàng đã nhập kho:

- Hủy bỏ lệnh bán hàng: có 2 cách:

+ Sau khi vừa bán hàng thành công người bán hàng có thể nhấn nút Hủy bỏ

+ Vào chức năng tra cứu các lệnh bán hàng trước đó và nhấn vào nút hủy

- Tra cứu các lệnh bán hàng trước đó: nhấn nút Lần bán

- Tra cứu các lệnh hủy trước đó: nhấn nút Phiếu hủy.

- Thêm mới thông tin khách hàng trung thành: sử dụng nút Thêm KH, tuy

nhiên trong phiên bản này chức năng này không được kích hoạt.

Lưu ý:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 75

- Nếu không nhập NGAYTT/NgayNH hệ thống tự động lấy theo giờ hiện tại. Nếu

nhập NGAYTT thì nhập theo định dạng DD/MM/YYYY HH:MM ví dụ:

21/04/2012 10:03

- Trong quá trình bán hàng, nếu có nhiều khách mua hàng đồng thời, người bán

hàng có thể chọn nút Cửa số mới bên phía góc phải màn hình → HT sẽ hiển

thị cửa sổ bán hàng mới để người bán hàng có thể nhập thông tin bán hàng

cần thiết (thực hiện tương tự như trên):

Đối với trường hợp bán đơn thuốc mẫu cho khách hàng NSD chọn click vào đơn thuốc

mẫu từ danh sách đơn thuốc chọn đơn thuốc phù hợp

4.2. Bán thuốc theo đơn

❖ Chức năng cho phép NSD thực hiện các hoạt động bán thuốc theo đơn thuốc của

bệnh nhân




- Từ menu chọn Bán hàng → Bán thuốc kê đơn


DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 76

Màn hình quản lý chia làm 3 phần chính:

- Phần trên cùng hiển thị ô tìm kiếm đơn thuốc theo Barcode

- Phần phải hiển thị danh sách hóa đơn, thông tin cửa hàng, quầy thu, chi tiết

các mặt hàng trong giỏ hàng bán

- Phần trái là thông tin thanh toán hóa đơn: tên người bán, tên khách hàng,

thông tin thanh toán


- Nhấn F4 để chuyển sang trường thông tin khách hàng

- Nhấn F9 để thanh toán

Quy trình bán hàng như sau:

o Bước 1: Khách hàng đem đơn thuốc tới quầy thuốc, trên đơn thuốc đã có mã

vạch, người bán hàng chuyển con trỏ đến ô Mã đơn thuốc

bấm (hoặc nhập) mã vạch

o Bước 2: Sau khi chít mã đơn thuốc hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu đơn thuốc đã

được bác sĩ kê:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 77

Lưu ý: Trong trường hợp đơn thuốc được bán sau 5 ngày kể từ ngày bác sĩ kê

đơn, hệ thống sẽ hiện cảnh báo để người sử dụng tư vấn lại cho khách hàng.

Nhân viên bán hàng sau đó check lại các thông tin chung trên tab Thông tin chung:

Tên bệnh nhân, tên bác sĩ khám, tên bệnh,... sau đó kiểm tra thông tin thuốc bên tab

Chi tiết thuốc

Sau khi đã kiểm tra đầy đủ các thông tin NSD tiến hành Bắt đầu bán theo đơn này

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 78

Đối với những loại thuốc có trong hệ thống khi tiến hành Bắt đầu bán theo đơn này

sẽ ngay lập tức hiện ra phía bên dưới với tên thuốc màu đen, đối với các loại thuốc

không có trong hệ thống sẽ hiển thị tên thuốc màu đỏ, cùng ô Tìm kiếm loại thuốc

thay thế.

Tại ô Tìm kiếm thuốc thay thế, NSD có thể tìm các loại thuốc thay thế theo tên, hoạt

chất của thuốc,... để thuận tiện cho việc tư vấn các loại thuốc có thành phần tương

đương với loại thuốc trong đơn thuốc của bác sĩ kê.

Sau khi đã chọn được loại thuốc thay thế, thuốc thay thế sẽ được hiển thị như trong

hình

o Bước 3: Nhập thông tin về khách hàng (nếu có): mã khách hàng, tên khách

hàng. Nhập thông tin về thanh toán nếu khách hàng trả qua ngân hàng: thẻ

debit/credit, ủy nhiệm chi, séc,…

o Bước 4: Nhập số tiến khuyến mại cho khách hàng (nếu có). Trong trường hợp

có khuyến mại hệ thống sẽ tự động phân bổ tiền khuyến mại cho từng sản

phẩm căn cứ trên tỷ trong giữa giá bán sản phẩm với tổng giá trị đơn hàng.

o Bước 5: Nhập số tiền khách hàng đưa, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền

cần trả lại của khách hàng (mặc định hệ thống sẽ lấy số tiền khách hàng đưa

bằng số tiền cần thanh toán).

o Bước 6: Thực hiện lệnh bán hàng bằng cách nhấn vào nút Thanh toán. Hệ

thống sẽ thông báo kết quả thực hiện giao dịch ở ngay phía dưới các nút chức

năng như trong hình dưới.

o Bước 7: Chọn kiểu in (in trên giấy in nhiệt hoặc in trên giấy A4) sau đó nhấn

nút In phiếu thu nếu khách hàng có yêu cầu.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 79

Lưu ý: Khi thực hiện Thanh toán người dùng có thể thay đổi tùy chọn mặc định tự

động in Hóa đơn/ Phiếu thu bằng cách sau:

- Sau khi vào chức năng Bán hàng đã nhập Kho/ Bán thuốc theo đơn/ Kê đơn

bán thuốc người sử dụng tích vào tên đăng nhập để thay đổi tùy chọn mặc định

In Hóa đơn/ Phiếu thu:

4.3. Kê đơn bán thuốc

❖ Chức năng cho phép người dùng có thể thực hiện việc cập nhật các đơn thuốc

ngoài hệ thống VNPT HIS lên hệ thống và thực hiện bán các đơn này




- Từ menu chọn Bán hàng → Bán thuốc kê đơn


- NSD chọn nút màn hình tạo đơn thuốc sẽ hiện ra

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 80

NSD cập nhật các thông tin có trong đơn thuốc lên hệ thống. Những thông tin bắt

buộc bao gồm:

➢ Họ tên bệnh nhân

➢ Ngày sinh

➢ Số chứng minh thư

➢ Đơn thuốc được sử dụng từ ngày

➢ Ngày đơn thuốc được kê

➢ Tỉnh

- Sau đó người sử dụng click vào nút và thực

hiện bán hàng như tại chức năng 4.2 Bán hàng đã nhập kho

Mẹo:

1. Để chuyển nhanh giữa các menu bán hàng chọn biểu tượng và lựa

chọn menu bán hàng muốn chuyển sang

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 81

2. Để chuyển nhanh từ chức năng bán hàng về màn hình các chức năng khác,

người sử dụng chọn biểu tượng sau đó chọn “Quản lý” để

chuyển về màn hình quản lý

Lưu ý: Trạng thái đơn thuốc đã liên thông lên Cổng dữ liệu

Tại chức năng bán thuốc kê đơn thực hiện thanh toán, nếu đơn thuốc được thực

hiện đẩy lên Cổng dữ liệu y tế hệ thống sẽ hiển thị thông báo.

In hóa đơn bán lẻ theo mẫu của AGG

Tại chức năng : kê đơn bán thuốc, bán thuốc theo đơn hệ thống có hỗ trợ mẫu in của AGG

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 82

NSD có thể in hóa đơn bán lẻ của 2 chức năng bán hàng này theo mẫu của AGG

4.4. Xuất kho nội bộ

❖ Chức năng cho phép người dùng có thể thực hiện việc xuất hàng theo từng phiếu

(đơn hàng). Hàng hóa xuất ra có thể là hàng hóa đã có sẵn trong kho hoặc không có

trong kho (phục vụ cho việc xuất hàng trong trường hợp hàng nhận về chưa kịp

nhập vào kho nhưng cần xuất bán luôn cho khách). Tại các phiếu xuất kho, người

dùng có thể chỉnh giá trực tiếp cho phù hợp với thời điểm cần xuất.


Từ menu chọn Bán hàng → Xuất kho (hoặc chọn nút Xuất kho trên thanh công

cụ → Hệ thống xuất hiện màn hình quản lý:

Lập phiếu xuất kho:

Chọn nút Lập phiếu trên màn hình quản lý → Hệ thống hiển thị thông tin về

phiếu xuất kho mới:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 83

Tại đây người dùng nhập các thông tin:

+ Kho xuất: là chọn kho (cửa hàng) đang thực hiện việc xuất hàng hóa. Danh

sách các cửa hàng xuất hiện tại ô Kho xuất sẽ phụ thuộc vào quyền được

phân của người dùng đang tham gia vào những kho (cửa hàng) nào. Nếu

người dùng chỉ tham gia 1 kho (cửa hàng) thì tại đây chỉ xuất hiện tên kho

(cửa hàng) đó

+ Kho nhận: là kho sẽ nhận hàng tại phiếu xuất này (là các kho hoặc cửa

hàng trong chuỗi). Có thể chọn Kho nhận trong DS đã có sẵn hoặc nhập

mã kho nhận (hoặc tên kho) để tìm kiếm.

+ Người xuất kho: Hệ thống mặc định là người dùng đang thực hiện lệnh

xuất kho:

+ Xuất cho đơn hàng: xuất hàng theo 1 đơn có sẵn (nếu có). Bấm chọn nút

để chọn đơn hàng trong danh sách đã có sẵn hoặc nhập trực tiếp theo số

đơn hàng

+ Ngày xuất: chọn ngày xuất, nếu không chọn hệ thống sẽ mặc định là ngày

hiện tại.

+ Nhập các thông tin khác như Địa chỉ nhận hàng, đơn vị vận chuyển, diễn

giải... (nếu có)

Sau khi nhập đủ thông tin chọn nút Lưu → hệ thống sẽ gọi cửa sổ thực hiện việc

xuất kho chi tiết.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 84

+ Xuất sản phẩm: Hệ thống tự động gọi cửa sổ Xuất kho chi tiết sau khi bấm

nút Ghi lại khi tạo phiếu xuất hoặc trên thông tin 1 phiếu xuất cần thực hiện

việc xuất kho chi tiết các hàng hóa, người dùng chọn thao tác Xuất sản

phẩm → hệ thống cũng gọi ra cửa sổ để thực hiện việc chọn sản phẩm xuất

đi:

Để thực hiện việc xuất kho các sản phẩm, người dùng nhập tên sản phẩm tại ô Tìm

kiếm (có thể nhập theo tên sản phẩm, mã barcode...).

Xuất kho toàn bộ: Thực hiện khi chọn nhiều sản phẩm cần xuất sau đó bấm chọn

nút Xuất kho toàn bộ → Hệ thống thực hiện việc xuất kho toàn bộ hàng hóa đã

chọn.

Lưu ý: Sau khi lựa chọn xuất kho điều chuyển, hệ thống sẽ tự động tạo 1 phiếu

nhập kho ở trạng thái lưu phiếu, người dùng chọn phiếu nhấn sửa và xem thông tin

phiếu, nếu đã đúng thì chọn Lưu phiếu và nhập kho

Hủy xuất kho:

+ Hủy xuất 1 sản phẩm đã xuất kho: Nếu chọn hiển thị danh sách hàng đã

xuất kho theo dạng Tổng hợp:

Muốn xóa sản phẩm vừa nhập, NSD chọn nút Xóa (có biểu tượng x) → hệ thống sẽ

xóa toàn bộ số lượng của 1 loại sản phẩm vừa được xuất trong phiếu đang thực

hiện

Nút x để xóa 1 hoặc 1 vài sản phẩm trong số lượng sản phẩm đã xuất kho

+ Hủy theo danh sách chọn: tích chọn vào ô bên cạnh trường Thao tác trên

mỗi sản phẩm cần xóa → bấm chọn nút Hủy theo ds chọn → hệ thống sẽ xóa

theo danh sách các sản phẩm đã chọn.

+ Hủy xuất toàn bộ: nếu chọn nút này toàn bộ sản phẩm trong danh sách đã

xuất kho sẽ được xóa đi.

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 85

In phiếu xuất kho:

Tại nút in phiếu, NSD có thể chọn in phiếu theo phiếu in nhiệt hoặc in trên giấy

A4.

Sửa phiếu xuất kho:

Trong màn hình quản lý các phiếu xuất kho, nếu cần sửa thông tin về phiếu xuất,

NSD chọn thao tác Sửa phiếu để chỉnh sửa thông tin cần thiết sau đó bấm Cập

nhật để ghi lại

Tìm kiếm phiếu xuất kho:

Tại màn hình quản lý các phiếu xuất kho, NSD có thể tìm kiếm theo loại sản phẩm,

theo ngày xuất, người xuất...--> sau đó chọn nút Tìm kiếm để tìm ra các phiếu xuất

theo tiêu chí đã chọn.

Xóa phiếu xuất kho:

Chọn thao tác xóa trên danh sách các phiếu. Lưu ý chỉ xóa được phiếu khi các sản

phẩm đã xuất trong phiếu được xóa hết.

4.5. Tra cứu giao dịch

❖ Chức năng cho phép NSD có thể tra cứu được giao dịch bán hàng do mình thực

hiện hoặc của toàn bộ nhân viên bán hàng khác trong cửa hàng (nếu được phân

quyền). Dựa trên kết quả NSD có thể in lại 1 giao dịch trên giấy in nhiệt hoặc trên

giấy khổ A4. NSD cũng có thể in toàn bộ các giao dịch và tổng số tiền mình đã bán

để tiến hành bàn giao với ca tiếp theo.


DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 86

Từ menu chọn Bán lẻ → Bán hàng → Tra cứu giao dịch → hệ thống hiển thị

màn hình quản lý:

Tìm kiếm:

NSD chọn các tiêu chí cần tìm như: Phiếu bán ID (mã phiếu bán) hoặc người

thực hiện hoặc Ngày thực hiện... hoặc tích chọn loại phiếu cần kiểm tra (Phiếu

bán, Phiếu hủy) → bấm nút Tìm kiếm→ HT sẽ hiển thị danh sách các giao dịch

theo tiêu chí đã chọn.

In giao dịch bán hàng:

HT hỗ trợ thao tác in các giao dịch bán hàng theo các loại: In lại giao dịch trên giấy

in nhiệt, in lại giao dịch trên giấy A4, in toàn bộ giao dịch để bàn giao ca:

Lưu ý:

- Để có thể phục vụ khách hàng 1 cách nhanh nhất và đảm bảo an toàn thông

tin, quy trình bán hàng và bàn giao ca thường như sau:

o Bước 1: bán hàng và thu tiền của khách.

o Bước 2: ghi lại mặt hàng được bán vào sổ bán hàng để lưu lại.

o Bước 3: cập nhật giao dịch trên máy tính. Trường hợp khách hàng

cần in hóa đơn thì làm bước 3 trước bước 2 để in hóa đơn cho khách

hàng.

- Kết thúc ca làm việc, vào chức năng tra cứu giao dịch để in toàn bộ các giao

dịch bán hàng trong ca và dán vào sổ bán hàng. NBH ca làm việc sau có

trách nhiệm kiểm tra chéo các giao dịch đã được cập nhật trên máy và trong

sổ bán hàng xem đã đầy đủ và chính xác thông tin về mặt hàng và giá cả

chưa? Nếu có gì không khớp thì đánh dấu để kiểm tra và chỉnh sửa lại

5. Tra cứu Công nợ

5.1. Tra cứu & Cập nhật công nợ khách hàng


NSD có thể truy cập theo các cách: Công nợ => Phải thu khách hàng

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 87

Để cập nhật Công nợ cho khách hàng người dùng chọn khách hàng cần cập nhật và

chọn Lập phiếu thu

Khi đó màn hình cập nhật Công nợ của khách hàng sẽ hiện ra

Người dùng cập nhật các thông tin trong phiếu thu rồi bấm lưu lại

5.2. Tra cứu và cập nhật công nợ Nhà cung cấp


NSD có thể truy cập theo các cách: Công nợ => Phải trả nhà Cung cấp

Để cập nhật Công nợ cho nhà cung cấp người dùng chọn nhà cung cấp cần cập

nhật và chọn Cập nhật công nợ

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 88

Khi đó màn hình cập nhật Công nợ của khách hàng sẽ hiện ra

Người dùng cập nhật các thông tin trong phiếu thu rồi bấm lưu lại

6. Hệ thống các Báo cáo quản trị.

6.1. Mô tả chức năng quản lý báo cáo

Hệ thống cung cấp các loại báo cáo khác nhau như tồn kho, bán hàng, hạn sử dụng

của hàng hóa, lợi nhuận, biến động giá...phục vụ cho các công tác quản lý.

Tùy theo quyền mà NSD có thể xem được nội dung của các báo cáo khác nhau:

- Nếu là chủ 1 CH có thể xem toàn bộ các loại báo cáo liên quan đến CH của mình.

- Nếu là chuỗi thì chủ chuỗi có thể xem được báo cáo của các cửa hàng trong chuỗi.

6.2. Cách thực hiện

Từ menu chọn Báo cáo → Các Báo cáo Tổng hợp → HT hiển thị màn hình giao

diện quản lý các loại báo cáo:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 89

NSD chọn các tiêu chí cho các báo cáo như: Kho, Nhóm sản phẩm hoặc ngày bắt

đầu, ngày kết thúc → chọn loại báo cáo cần lấy

6.3. Một số loại báo cáo

- Báo cáo bán hàng tổng hợp và chi tiết: cho phép xem được chi tiết các hàng hóa

bán, doanh thu, giá vốn và lợi nhuận thu được hàng ngày:

- Báo cáo hàng tồn kho lâu: với các thông tin về loại sản phẩm, thời gian tồn kho,

giá vốn, lãi tiền gửi ngân hàng dựa trên giá vốn và số ngày tồn kho, lợi nhuận dự

kiến tính theo chênh lệch giữa giá bán và giá nhập:

- Báo cáo hàng sắp hết hạn sử dụng: thống kê các loại sản phẩm đang trong kho

và ngày HH trong khoảng thời gian BĐ-KT nhập vào hoặc 6 tháng tới, tốc độ bán

hàng theo ngày, tuần, tháng gần đây nhất:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 90

- Báo cáo 200 mặt hàng có lợi nhuận tốt nhất/kém nhất

- Báo cáo biến động giá nhập: biến động giá nhập cho từng mặt hàng cụ thể

khoảng thời gian bắt đầu – kết thúc nhập vào:

- Báo cáo về thời điểm bán hàng: thống kê về thời điểm bán hàng trong ngày, từ

đó có thể sắp xếp nhân viên bán hàng 1 cách hợp lý:

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 91

- Báo cáo thị trường dành cho nhà phân phối: báo cáo cho phép nhà phân phối

có thể phân tích, đánh giá được các hoạt động liên quan đến nhân viên phát triển

thị trường, đại lý phân phối, hàng hóa phân phối...đang được thực hiện như thế

nào:

Ngoài ra trên mỗi loại báo cáo đều có chức năng Excel giúp NSD có thể kết xuất

các báo cáo dưới dạng file excel để phục vụ cho các hoạt động khác của mình.

Các thao tác thực hiện:

- Chọn các tiêu chí cần lấy báo cáo

- Chọn ngày lấy báo cáo: Start date → end month

- Chọn loại báo cáo cần thực hiện tại trường Report type

- Chọn nút View report để xem báo cáo theo tiêu chí đã chọn hoặc nút

Export to excel để lấy dữ liệu ra dạng excel lưu về máy cá nhân.

- Chọn nút Reset để chọn lại các tiêu chí tìm kiếm

Lưu ý: Khi bấm nút View report HT sẽ lấy báo cáo số liệu đến thời điểm thực

hiện lệnh xem báo cáo này lần đầu tiên trong ngày. Nếu muốn lấy các số liệu

nhập/xuất kho thực hiện sau đó thì phải chọn nút Re-generate statistic data (tạo

lại số liệu). Thao tác này chỉ thực hiện với user có quyền quản lý chuỗi cung ứng

(quyền POS_OWNER).

- Bảng kê phiếu nhập: Thống kê tình hình nhập kho hàng hóa

- Bảng kê phiếu xuất: Thống kê tình hình xuất kho hàng hóa

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 92

- Bảng kê bán hàng chi tiết: Thống kê tình hình bán hàng chi tiết

- Báo cáo nhập xuất tồn: Kiểm tra nhập xuất tồn

- Báo cáo bán hàng theo KH, SP: Báo cáo bán hàng nhóm theo khách hàng và chi

tiết theo từng loại sản phẩm

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 93

- Báo cáo doanh thu theo Khách hàng: Tổng hợp doanh thu theo Khách hàng

- Báo cáo nhập hàng từ nhà cung cấp Tổng Hợp: Báo cáo tổng hợp tình trạng

nhập hàng theo từng nhà cung cấp

- Báo cáo nhập hàng từ nhà cung cấp Chi tiết: Báo cáo Chi tiết tình trạng nhập

hàng theo từng nhà cung cấp

- Báo cáo tổng hợp theo nhóm hàng hóa: Báo cáo bán hàng tổng hợp theo nhóm

hàng hóa

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 94

- Báo cáo tổng hợp theo nhóm hàng hóa và chi tiết theo hàng hóa

- Báo cáo tồn kho: Giúp các cửa hàng trong cùng 1 chuỗi (nếu được phân quyền)

có thể xem được tồn kho của nhau để dễ dàng thực hiện việc điều chuyển hàng

- Báo cáo kho/ Sổ theo dõi hạn dùng: Chức năng này giúp các cửa hàng

trong chuỗi theo dõi được hạn dùng của các loại thuốc trong kho

DỰ ÁN: VNPT BIZ


Version: PHAR2018

Mã tài liệu:

VNPT_PHARMACY


Trang 95

- Báo cáo/Báo cáo mua hàng/ Bảng kê hóa đơn nhập: Chức năng này

giúp các cửa hàng xem chi tiết các mặt hàng nhập kho

VNPT PHARMACY TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Documents