This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
i (15)
Visma Econet Pro ja Visma AutoInvoice Käyttöönotto-opas
(Econet Pro ver. 6.80 lähtien)
Tämä ohjemateriaali on tehty Microsoft Word® -ohjelmalla. Ohjemateriaalin ja siihen liittyvän muun
materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa.
Vastaanoton aloitushetki: Määritellystä ajasta eteenpäin Visma AutoInvoice -palveluun
syntyneet vastaanottoilmoitukset tuodaan Visma Econet -
järjestelmään
Tallenna tehdyt asetukset Hyväksy-painikkeella ja testaa yhteys Visma AutoInvoice -
palveluun Testaus-painikkeella. Jos yhteys on kunnossa, ohjelma ilmoittaa siitä:
2 Myyntilaskut Visma AutoInvoice -palveluun
2.1 Yleistä
Laskutettavien asiakkaiden tietoihin ei tarvitse täyttää verkkolaskuosoitteita, koska Visma
AutoInvoice täydentää ne aineistoon ennen varsinaista asiakastoimitusta. Visma Econetin
asiakasrekisterissä pakollinen tieto on asiakkaan Y-tunnus, koska sen perusteella
tapahtuu verkkolaskuosoitteiston täydennys. Ne asiakkaat, joille ei ko. osoitetta löydy,
saavat perinteisen paperilaskun. Määrittele myös asiakaskortille jokin seuraavista optioista,
jotta verkkolaskutus aktivoituu:
Paperi (eKirje)
Verkko-osoite
9 (15)
Visma AutoInvoice käsittelee/tulkitsee heille välitettäväksi toimitettujen laskujen tietoja
seuraavasti:
1. Ensisijaisesti lasku pyritään lähettämään eteenpäin sähköisesti
a. Jos aineistosta löytyy verkkolaskuosoite, lasku menee sähköisenä eteenpäin
b. Jos aineistossa ei ole verkkolaskuosoitetta, tarkistetaan löytyykö sitä Visma
AutoInvoicen rekisteristä
2. Jos verkkolaskuosoitetta ei löydy, lasku pyritään lähettämään sähköpostina
a. jos sähköpostiosoite löytyy laskunaineistosta
b. jos sähköpostiosoitetta ei löydy aineistosta, menee lasku tulostettavaksi
3. Verkko-osoite-kenttään kirjoitettu PRINT-komento ohjaa laskun aina tulostettavaksi,
eli tämä ohittaa mahdolliset verkkolaskuosoitetarkistukset Visma AutoInvoicen
palvelusta
a. Komento kirjataan Econet Pro -versiosta 6.88 lähtien Verkko-osoite-
kenttään. Tätä ennen komento piti kirjoittaa asiakaskortin OVT-kenttään.
Visma AutoInvoice -palvelun yrityksen asetuksissa on ominaisuus, jolla voidaan määritellä
käyttäjän tietoihin, halutaanko käyttää sähköpostilähetystä lainkaan:
Tällöin Econet Pro Laskutuksella tehdyt laskut menevät vain joko sähköisenä tai
paperitulosteena loppukäyttäjälle.
2.2 Visma Econet Pro -laskutus
Laskutus | Laskut:
Luo myyntilaskut normaalisti Visma Econet Pron laskutukseen. Varmista, että asiakkailla
on rekisteritiedoissaan Y-tunnus ja verkkolaskutus aktivoitu.
2.3 Laskujen siirto Visma AutoInvoice -palveluun
Laskutus | Tietojen siirrot | Laskujen siirto Visma AutoInvoice palveluun: Järjestelmään luodut, laskutusvalmis-tilassa olevat laskut voidaan siirtää Visma
AutoInvoice -palveluun niiden lopullista asiakkaille toimittamista varten. Liitetietojen
käyttö (Lisää liitteet -painike) aktivoituu, kun ominaisuus on otettu käyttöön Visma
AutoInvoice asetuksissa.
10 (15)
Laskujen päiväys: Finvoice-aineistoon valittujen laskujen uusi kirjauspäivä.
Tällä määrityksellä voit asettaa Finvoice-aineistoon valittujen laskujen kirjauspäivän.
Ohjelma asettaa laskun päiväykseksi uuden kirjauspäivän ja muuttaa eräpäivää vastaavasti.
Jos päiväystä muutetaan, ohjelma kysyy myös laskujen kirjanpidollisen käsittelypäivän,
johon pitää ottaa kantaa:
Laskujen rajausmahdollisuudet:
• Pvm: laskujen kirjauspäivien päivämääräväli
• Laskunro: Laskunumeroväli, jolta laskut poimitaan Finvoice-aineistoon. Valitse
haluttu laskunumeroväli valintalistoista.
• Laskumuoto: Laskulle valittu laskulomake.
• Laskujen maksimimäärä: Määritä tarvittaessa aineistoon valittavien laskujen
Kun optio on aktivoitu, valitut laskut lähetetään Visma AutoInvoice -palvelun kautta
asiakkaille (Luo asiakasaineisto) ja Rahoitusyhtiölle (Luo factoring). Lisää liitteet
(asiakaslaskujen lähetys) aktivoituu myös, mikäli Visma AutoInvoice asetuksissa on
määritelty toiminto aktiiviseksi.
Jos ohjelma ilmoittaa lähettäjän arvojen määrityksestä Finvoicea varten, tarkista, että
Myynnin asetusten Yleisten oletusarvojen Verkkolasku-välilehdellä on määritelty
lähettäjän tiedot (Lähettäjän tunnus ja Operaattori).
2.6 Laskujen jälkikäsittely
Tarkista ainakin ensimmäisen aineistolähetyksen jälkeen Visma AutoInvoice -palvelusta,
että lähettämäsi aineisto on kunnossa ja laskut siirtyvät Visma AutoInvoice -palvelussa
oikein toimitettavaksi loppuasiakkaalle.
Visma Econet Pron laskutusohjelmassa lähetetyt laskut vaihtuvat ”Laskutettu”-tilaan ja
laskuilla näkyy maininta niiden toimituskanavasta tekstillä ”Siirretty Visma AutoInvoice -
palveluun”.
Laskulistalla toimituskanava näkyy Laskujen toimitustapa -sarakkeessa.
Nouda suorituksista normaalisti viitetiedostot käyttämälläsi pankkiohjelmalla ja lue
suoritukset myyntireskontraan. Raportoi myyntilaskut ja siirrä laskut Visma Econet Pron
kirjanpitoon, mikäli käytät myös tätä ohjelmiston osaa.
14 (15)
3 Ostolaskut Visma AutoInvoice -palvelusta
3.1 Ostolaskujen vastaanotto
Ostoreskontra | Tietojen siirrot | Laskujen vastaanotto Visma AutoInvoicesta: Voit valita haluamasi laskun tarkastellaksesi sitä tai poistaa saapuvan ostolaskun. Laskujen
luku -valinnalla saapuvat ostolaskut siirretään Visma Econet Pro Ostoreskontraan.
3.1 Ostolaskujen käsittely
Ostoreskontra | Ostolaskut:
Ostoreskontraan siirretyllä ostolaskulla näkyy Memo-kentässä tieto siitä, koska lasku on
luettu sisään Econet Pro Ostoreskontraan.
Visma AutoInvoice -palvelusta ostolaskuja tuotaessa ostolaskulle tulee näkyviin
tyylitiedoston mukainen laskun kuva (.xml). Laskukuvan osoite näkyy laskun URL-osoite-
kentässä. Myös laskun kuvatiedosto (.pdf) tulee näkyviin laskulle, jos se tulee mukana
tuonnin yhteydessä Visma AutoInvoice –palvelusta. PDF-kuvan osoite näkyy ostolaskulla
PDF-kentässä.
15 (15)
4 Hakemistomääritykset Visman Sovelluspalvelussa
Visman Sovelluspalvelun käyttäjien tulee tehdä Visma AutoInvoice -hakemistojen
määritykset tietyllä tavalla.
4.1 Hakemistot
Visman asentaja määrittää Sovelluspalvelu-ympäristöön hakemiston S:\Siirto Visma
AutoInvoice -tiedostojen hakemista ja lähettämistä varten. Tähän hakemistoon käyttäjän
tulee itse luoda yrityskansiot ja niiden sisältämät alikansiot niille yrityksille, joissa Visma
AutoInvoice -palvelua tullaan käyttämään.
Tämän jälkeen hakemistot määritellään Econet Prossa toiminnossa Asetukset |
Perusasetukset | Visma AutoInvoice asetukset. Hakemisto muutetaan kolmen pisteen
painikkeen kautta.
Kolmen pisteen painikkeen takaa avautuu Browse For Folder / Selaa kansioita -näkymä.
Täällä haetaan esiin oma S:\Siirto-hakemisto. Omat kansiot saadaan tarvittaessa
perustettua painamalla Make New Folder / Luo uusi kansio -painiketta.
Yrityskansio nimetään kirjaimella C ja sen perään yritysnumero. Jos uutta kansiota ei
syystä tai toisesta pääse suoraan nimeämään, se voidaan valita hiirellä ja sitten painaa
näppäimistöltä F2 näppäintä, jolloin kansion nimeäminen tulee mahdolliseksi.
Muista aktivoida arkistokansiot Visma AutoInvoice asetuksissa käyttöön laittamalla täpät