Laporan Tahunan Audit Dalam 1 VISI “Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor awam” MISI Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan seimbang kepada Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam. OBJEKTIF Membantu MQA mencapai matlamatnya melaui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus. PIAGAM PELANGGAN Mengemukakan Rancangan Tahunan Audit Dalam yang telah dilulusakan kepada Jawatankuasa Audit selewat-lewatnya pada 31 Januari Tahun Semasa. Mengemukakan Laporan Tahunan Audit Dalam kepada Jawatankuasa Audit selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Mengemukakan Pemerhatian Audit Dalam tempoh 20 hari bekerja selepas pengauditan selesai dijalankan.
101
Embed
VISI MISI OBJEKTIF PIAGAM PELANGGAN › intranetv2 › dokumen › UAD › Laporan Ta… · 25 Julai 2011 6 Taklimat Pelaksanaan Submodul LNPT dan Perisytiharan Harta Melalui Aplikasi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
1
VISI
“Menjadi penyumbang utama ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti sektor
awam”
MISI
Melaksanakan pengauditan secara profesional dan bebas serta mengemukakan laporan seimbang kepada
Jawatankuasa Audit ke arah meningkatkan akauntabiliti pengurusan awam.
OBJEKTIF
Membantu MQA mencapai matlamatnya melaui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk
menilai dan menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus.
PIAGAM PELANGGAN
Mengemukakan Rancangan Tahunan Audit Dalam yang telah dilulusakan kepada Jawatankuasa Audit
selewat-lewatnya pada 31 Januari Tahun Semasa.
Mengemukakan Laporan Tahunan Audit Dalam kepada Jawatankuasa Audit selewat-lewatnya pada 31
Mac tahun berikutnya.
Mengemukakan Pemerhatian Audit Dalam tempoh 20 hari bekerja selepas pengauditan selesai dijalankan.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
2
Laporan Tahunan 2011 ini menggariskan aktiviti-aktiviti Unit Audit Dalam di mana tumpuan diberikan
kepada auditan yang telah dilaksanakan, khususnya Auditan Pengurusan Kewangan, Auditan Pretasi Ahli
Panel Penilai, Auditan Proses Permohonan Akreditasi Di Bahagian Kejuruteraan Dan Alam Bina dan
Auditan Pengurusan ICT serta pencapaian unit ini sepanjang Tahun 2011. Laporan ini disediakan untuk
menjelaskan secara ringkas isu-isu audit yang dikenal pasti dan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk
menambahbaikkan operasi Pengurusan Agensi.
Segala penemuan dan kelemahan yang dikenal pasti semasa pemeriksaan Audit berserta cadangan-
cadangan mengatasinya telah dibangkitkan dan dimaklumkan kepada pihak Pengurusan serta
dibincangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi menilai tindakan-tindakan pematuhan yang telah
dilaksanakan. Adalah diharapkan laporan ini akan menjadi panduan supaya perkara yang sama dari segi
ketidak akuran tidak berulang lagi.
Laporan ini juga diharapkan dapat membantu pihak Pengurusan Atasan memastikan Pengurusan Prestasi
dan Kewangan di semua peringkat sentiasa dikemas kini serta mengikut semua peraturan dan prosedur
yang ditetapkan bagi mendapatkan hasil yang optima serta mengelakkan pembaziran dan kerugian yang
akhirnya akan menjejaskan kredibiliti dan imej Agensi.
PRAKATA
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
3
Salam Sejahtera,
Syabas dan tahniah saya ucapkan kepada Unit Audit Dalam kerana berjaya menerbitkan Laporan Tahunan
2011.
Fungsi utama Unit Audit Dalam adalah mengenal pasti ketidakakuran dalam pengurusan dan pentadbiran
serta mengemukakan cadangan bagi membantu pihak pengurusan meningkatkan tahap akauntabiliti dan
pematuhan. Unit Audit Dalam ditubuhkan bukan untuk mencari kesalahan sebaliknya membantu pihak
pengurusan memperkukuhkan tahap kawalan dalaman serta meningkatkan akauntabiliti bagi menentukan
bahawa pengurusan kewangan adalah teratur dan program-program diuruskan dengan berekonomi, cekap
dan berkesan.
Oleh itu, saya menaruh harapan agar pihak terlibat meneliti dan memberi perhatian serius kepada semua
pemerhatian dan teguran serta mengambil tindakan proaktif bagi memperbaikinya. Usaha-usaha tersebut
hendaklah dilakukan secara berterusan bagi mempertingkatkan keberkesanan proses tadbir urus, tahap
pengurusan dan akauntabiliti Agensi.
PERUTUSAN
KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
4
Saya mengharapkan Laporan ini akan memberi manfaat kepada semua warga MQA, khususnya yang
bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan. Saya yakin dan percaya kerjasama erat antara Unit
Audit Dalam dan pegawai-pegawai di semua peringkat Agensi dapat diteruskan bagi meningkatkan lagi
mutu dan kawalan pengurusan yang berkesan.
Sekian, terima kasih.
DATO’ DR. SYED AHMAD HUSSEIN
Ketua Pegawai Eksekutif
Agensi Kelayakan Malaysia
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
5
Assalamualaikum dan Salam Sejahtera.
Saya bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah kurnia-Nya, Laporan Tahunan Audit 2011 dapat
diterbitkan.
Terlebih dahulu saya ingin merakamkan penghargaan kepada YBhg. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi
Kelayakan Malaysia (MQA) yang telah memberi sokongan dan pengiktirafan terhadap usaha-usaha UAD
ini di dalam melaksanakan tanggungjawab dan perancangan bagi mencapai objektif Agensi.
Ucapan penghargaan juga saya rakamkan kepada semua Pengurusan Tertinggi dan semua pegawai MQA
yang telah memberikan kerjasama dan layanan yang terbaik kepada pegawai UAD semasa menjalankan
pengauditan. Saya yakin kerjasama seperti ini akan berterusan agar dapat kita sama-sama mewujudkan
sistem kawalan dalaman yang berkesan di semua peringkat pengurusan.
Saya juga ingin merakamkan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua Pegawai UAD atas
usaha dan kerjasama yang telah diberikan bagi menyempurnakan segala tugas yang telah diamanahkan
sehingga dapat menjayakan Program Kerja Tahun 2011.
UAD sentiasa berusaha mempertingkatkan peranan membantu MQA untuk memantapkan lagi pengurusan
dan pentadbiran bagi memastikan wujudnya akauntabiliti awam.
PENGHARGAAN
KETUA AUDIT DALAM
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
6
Adalah diharapkan semoga Laporan ini dapat dijadikan sebagai panduan di dalam peningkatan sistem
kawalan dalaman, peningkatan pengurusan, penambahbaikan proses tadbir urus dan akauntabiliti supaya
sentiasa di peringkat pengurusan yang terbaik.
Sekian, terima kasih.
JOHARIAH URIB BT MOHD ARIFFIN
Ketua Audit Dalam
Agensi Kelayakan Malaysia
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
7
PENUBUHAN DAN SKOP
Unit Audit Dalam, Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) telah ditubuhkan secara rasmi pada 26 November
2001 di bawah kuasa pentadbiran dan bertanggungjawab kepada pihak pengurusan, selaras dengan
kehendak Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1998. Pelbagai perkembangan telah berlaku dalam bidang
Audit Dalam, terutamanya perubahan dalam peranan Audit Dalam, di mana Audit Dalam
bertanggungjawab memberi khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai dan
mempertingkatkan tahap operasi Agensi.
Unit Audit Dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian dan khidmat perundingan secara
objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap operasi Agensi. Sehubungan itu, Unit ini
bertanggungjawab menyediakan Rancangan Tahunan Audit Dalam, mengemukakan Rancangan dan
Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif dan Jawatankuasa
Audit MQA serta membentang Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit yang diadakan
empat kali setahun.
Di samping itu, faktor perubahan semasa dalam sistem belanjawan, kewangan dan perakaunan juga
mendorong ke arah penubuhan Unit ini. Unit Audit Dalam merupakan satu keperluan penting bagi
menentukan akauntabiliti dan pengurusan kewangan dijalankan dengan tepat dan berkesan selaras
dengan tanggungjawab yang diamanahkan.
Demi membolehkan Unit Audit Dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan lebih berkesan, unit
ini bertanggungjawab terus kepada Pegawai Eksekutif MQA dan Jawatankuasa Audit MQA.
MAKLUMAT
UNIT AUDIT DALAM
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
8
OBJEKTIF
Membantu pihak pengurusan atasan mempertingkatkan tahap pematuhan terhadap undang-undang,
peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Membantu pihak pengurusan menentukan program-program dan aktiviti-aktiviti MQA diuruskan dengan
ekonomi, cekap, berkesan dan bersesuaian.
BIDANG TUGAS
Bidang tugas utama Unit Audit Dalam adalah untuk:-
a. Memberi kepastian (assurance) dan khidmat perunding secara objektif untuk menambah nilai dan
meningkatkan tahap operasi organisasi;
b. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman
organisasi;
c. Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat
kuasa;
d. Mengkaji aktiviti (core business) organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan;
e. Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan
penyelewengan;
f. Memberi nasihat /pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk
sistem ICT.
g. Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam untuk kelulusan Ketua
Pegawai Eksekutif; dan
h. Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
9
ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM
KEDUDUKAN PERJAWATAN
Sebanyak tiga orang perjawatan telah diluluskan untuk unit ini yang diketuai oleh Ketua Unit Audit Dalam,
Gred W48. Beliau dibantu oleh seorang Juruaudit Gred W41 dan seorang Pembantu Tadbir
(Perkeranian/Operasi) Gred N17 untuk melicinkan segala urusan pentadbiran dan pengauditan.
Kedudukan perjawatan Unit Audit Dalam adalah di Jadual 1 seperti berikut:-
Jadual 1 : Status Perjawatan Unit Audit Dalam
Bil. Jawatan Gred Kumpulan
1 Ketua Unit Audit Dalam W48 Pengurusan & Profesional
2 Juruaudit W41 Pengurusan & Profesional
3 Pembantu Tadbir N17 Sokongan II
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
10
Carta Organisasi
Johariah Urib Mohd Ariffin
KETUA AUDIT DALAM
Mazyah Yahya
PENOLONG PENGARAH AUDIT
DALAM
Siti Syahirah Md Nasir
PEMBANTU TADBIR AUDIT
DALAM
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
11
KURSUS DAN SEMINAR YANG DIHADIRI OLEH PEGAWAI DI UNIT AUDIT
DALAM
Bagi menjamin auditan yang lebih berkesan dan berkualiti pegawai dan anggota Unit Audit Dalam
digalakkan supaya meningkatkan pengetahuan dan kemahiran melalui kursus dan seminar yang
dikendalikan oleh Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), Jabatan Audit Negara, Kementerian Pengajian
Tinggi (KPT), Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (CGSO), Institut Tadbiran Awam Negara
(INTAN) dan Institut Perakaunan Negara (IPN) serta lain-lain agensi yang berkaitan. Kursus dan seminar
yang dihadiri oleh pegawai dan kakitangan Unit Audit Dalam pada tahun 2011 adalah seperti di Jadual 2:-
Jadual 2: Kursus Dan Seminar Yang Dihadiri Oleh Anggota Audit Dalam
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
Johariah Urib Mohd Ariffin
1 Majlis Amanat KPE Tahun
2011
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 7 Jan 2011
2 Perhimpunan Bulanan MQA
Bi. 1/2011
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 15 Mac 2011
3 Majlis Pelancaran Inovasi @
MOHE
Kementerian Pengajian
Tinggi
Kementerian
Pengajian Tinggi
25 Apr 2011
4 Bengkel Pelaporan JKTU
MQA bersama SPRM
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 3 May 2011
5 Bengkel Pendedahan MS ISO
9001:2008
Bahagian Pentadbiran
MQA
Hotel Singgahsana
, Petaling Jaya
11 – 12 May
2011
6 Kursus IT Control Akademi Audit Negara Akademi Audit
Negara
23 - 27 May
2011
7 Taklimat Pelaksanaan
Prosedur MS ISO 9001 : 2008
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 1 Aug 2011
8 Taklimat Pelaksanaan
Prosedur MS ISO 9001 : 2008
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 2 Aug 2011
9 Taklimat Pelaksanaan
Prosedur MS ISO 9001 : 2008
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 3 Aug 2011
10 Kursus Asas ACL (Audit
Command Language)
Akademi Audit Negara Akademi Audit
Negara
19 – 22 Sept
2011
11 Persidangan Juruaudit Sektor
Awam Tahun 2011
Akademi Audit Negara Akademi Audit
Negara
26 - 27 Sept
2011
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
12
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
12 Seminar “Meningkatkan Nilai
Pengauditan Melalui uruaudit,
Prestasi dan Profesionalisme”
Jabatan Audit Negara Shah Alam
Convention Centre
22 Nov 2011
13 Bengkel Latihan Audit
Dalaman MS ISO 9001 : 2008
Bahagian Pentadbiran
MQA
Glory Beach
Resort, Port
Dickson
29 – 30 Sept
2011
14 Majlis Hari Inovasi MQA 2011 Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA 18 Okt 2011
15 Ceramah Kualiti : Zakat
Tabungan ke Syurga
Bahagian Sumber
Manusia MQA
Dewan Utama MQA 6 Dis 2011
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
Mazyah Yahya
1 Taklimat Penilaian 360 Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA,
Ting 12A
16 Feb 2011
2 Sesi Interaksi bersama KPE
MQA Sempena Kursus
Kepimpinan dan Penyeliaan
untuk Peg. Gred 41
Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA,
Ting 12A
22 Feb 2011
3 Program Bicara Petang:
Refleksi...Penyediaan Tesis
Jaminan Kualiti Institut
Jaminan Kualiti Institut
Pengajian Tinggi
Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA,
Ting 12A
3 Mac 2011
4 Perhimpunan Bulanan MQA
Bil. 1/2011
Bahagian Pentadbiran
MQA
Dewan Utama MQA,
Ting 12A
15 Mac 2011
5 Kursus Kemahiran
Persembahan
Unit Latihan MQA Dewan Utama MQA,
Ting 12A
29 Jun 2011
6 Latihan Pengurusan
Kewangan Untuk Kumpulan
Pengurusan dan Profesional
Kementerian Pengajian
Tinggi (KPT)
Hotel Quality, Kuala
Lumpur
4 - 7 Julai 2011
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
13
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
7 Taklimat Pelaksanaan
Submodul LNPT dan
Perisytiharan Harta Melalui
Aplikasi HRMIS
MQA Dewan Utama MQA,
Ting 12A
23 Sept 2011
8 Kursus Kemahiran
Keterampilan Berbahasa”
Penulisan Surat Rasmi Dan
Memo
Unit Latihan MQA,
Dewan Bahasa Dan
Pustaka
Dewan Bahasa Dan
Pustaka
26 Sept - 27
Sept 2011
9 Program Team Building Siri 1 MQA Felda Tekam,
Pahang
14 - 16 Okt
2011
10 Majlis Hari Inovasi MQA 2011 Bahagian Pentadbiran Dewan Utama MQA,
Ting 12A
18 Okt 2011
11 Ceramah Kualiti
Lambaian Haji: Falsafah Di
Sebalik Ibadah
Unit Latihan, BPSM Dewan Utama MQA,
Ting 12A
19 Okt 2011
12 Kursus Pengurusan Aset Dan
Stor
Bahagian Pentadbiran Hotel Singgahsana,
Petaling Jaya
29 Nov -1 Dis
2011
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
Siti Syahirah Md Nasir
1 Kursus Induksi Modul Umum
Bil. 1/2011: Kump. Sokongan II
Unit Latihan MQA Institut Latihan
Keselamatan
Sosial
KWAP(ESSET)
14 Mac -22 Mac
2011
2 Kursus Kemahiran
Pemeliharaan dan
Pemuliharaan Rekod
Unit Latihan MQA Memorial Tun
Hussein Onn
Kuala Lumpur
28 - 30 Mac 2011
3 Majilis Pelancaran Inovasi @
MOHE
Kementerian
Pengajian Tinggi
Malaysia
Kementerian
Pengajian Tinggi
Malaysia
25 April 2011
4 Majlis Amanat KSU Bersama
Warga MQA
Bahagian
Pentadbiran
Ting.15, Menara
PKNS-PJ
9 Jun 2011
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
14
Bil Kursus Penganjur Tempat Tarikh
5 Sesi Interaksi Pegawai
Pengurusan Tertinggi bersama
Pegawai Kumpulan
Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MAQ, Ting 12A
25 Julai 2011
6 Taklimat Pelaksanaan
Submodul LNPT dan
Perisytiharan Harta Melalui
Aplikasi HRMIS
MQA Dewan Utama
MAQ, Ting 12A
23 Sept 2011
7 Majlis Hari Inovasi MQA 2011 Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MAQ, Ting 12A
18 Okt 2011
8 Kursus Team Building Siri 2 MQA Felda Tekam,
Pahang
21 - 23 Okt 2011
9 Kursus Pembangunan Fitrah
Insan Dan Pekerja Siri II
Unit Latihan,
Bahagian
Pengurusan Sumber
Manusia
Pusat Latihan El-
Azzhar Camp,
Banting Selangor
18 - 20 Nov 2011
10 Kempen Sihat MQA Bahagian
Pentadbiran
Dewan Utama
MQA, Ting 12A
8 Dis 2011
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
15
CERAMAH YANG DISAMPAIKAN OLEH UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam diberi kepercayaan oleh Kementerian, Jabatan dan Pejabat Kerajaan Negeri dan agensi
serta Agensi Kelayakan Malaysia untuk menyampaikan ceramah atau taklimat bagi meningkatkan
pengetahuan dan kemahiran pegawai dan kakitangan. Ceramah dan Taklimat yang disampaikan oleh Unit
Audit Dalam pada tahun 2011 adalah seperti di Jadual 3.
Jadual 3 : Ceramah Dan Taklimat Yang Disampaikan Oleh Unit Audit Dalam Pada Tahun 2011
BIL TOPIK MASA TEMPAT
1 Pengurusan Kenderaan Jabatan dan
Penyelenggaraan Buku Log
Jan 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
2 Sistem Perakaunan dan Terimaan untuk
Kursus Induksi MQA
Mac, Jul & Sept 2011 MQA
3 Sistem Perbelanjaan dan Bayaran untuk
Kursus Induksi MQA
Mac, Jul & Sept 2011 MQA
4 Pengurusan Aset Alih Kerajaan untuk Kursus
Induksi Umum MQA
Mac, Jul & Sept 2011 MQA
5 Pengurusan Kenderaan Jabatan Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
6 Penyelenggaraan Touch n Go Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
7 Penyelenggaraan Buku Log dan Bahan Api Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
8 Pemandu Cemerlang Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
9 Penggunaan Kereta Rasmi Gred JUSA C ke
atas
Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
10 Perkiraan Masa Perjalanan Untuk Tugasan
Rasmi
Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
11 Tuntutan Elaun Lebih Masa Okt 2011 Pejabat Menteri
Besar Selangor
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
16
PERANCANGAN TAHUN 2011
Unit Audit Dalam telah merancang sebanyak enam program bagi tahun 2011. Maklumat berkenaan aktiviti
yang dilaksanakan serta objektifnya seperti di Jadual 4.
Jadual 4 : Rancangan Tahunan Audit 2011
Bil Aktiviti / Program Objektif Aktiviti / Program
1. Auditan Prestasi Ahli
Panel Penilai.
Objektif auditan ini adalah untuk menentukan sama ada
telah wujudnya satu sistem yang menentukan kelayakan
APP dan syarat pelantikan seperti di Surat Pelantikan telah
dipatuhi.
2. Auditan Kawalan ICT.
Objektif Auditan Kawalan ICT adalah untuk menentukan
sama ada pengurusan ICT MQA dilaksanakan dengan
teratur dan mempunyai kawalan dalaman yang munasabah.
3.
Auditan Proses
Permohonan Akreditasi
di Bahagian
Kejuruteraan dan Alam
Bina
Objektif Auditan ini adalah untuk menentukan sama ada
proses permohonan akreditasi telah dilaksanakan mengikut
tempoh Piagam Pelanggan.
4. Auditan Pengurusan
Kewangan
Pengauditan ini dilaksanakan untuk membuat rumusan
mengenai tahap pengurusan kewangan MQA dengan
menentukan sama ada; wujudnya struktur dan sistem
pengurusan kewangan yang berkesan; wujudnya sistem
kawalan dalaman yang berkesan terhadap pugutan hasil,
perbelanjaan, bajet, amanah, aset serta inventori; pengurusan
kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan
yang ditetapkan; dan rekod-rekod yang berkaitan
diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.
PERANCANGAN DAN
PENCAPAIAN
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
17
Bil Aktiviti / Program Objektif Aktiviti / Program
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menyatakan daftar aset hendaklah di selenggara
di setiap jabatan. Pendaftaran aset hendaklah dibuat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
barang diterima dengan menggunakan Daftar Harta Modal (KEW. PA-2) dan Daftar
Inventori (KEW. PA-3). Satu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar
Inventori (KEW. PA-5) juga hendaklah diselenggarakan.
PENEMUAN AUDIT
Penyelenggaraan Daftar Aset kurang memuaskan kerana daftar yang di selenggara oleh
Pegawai Aset adalah tidak lengkap dan kemas kini dan kebanyakannya tidak mempunyai
rekod pendaftaran.
Bagaimanapun rekod aset yang diselenggarakan oleh BTM adalah baik, hampir semua
aset mempunyai rekod. Maklumat terperinci seperti Jadual 30.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
84
Jadual 30 : Semakan Rekod Inventori dan Harta Modal
SEMAKAN INVENTORI HARTA MODAL
KEW.PA-3 KEW.PA-5 KEW.PA-2 KEW.PA-4
Mempunyai Rekod 1 20 110 113
Tiada Rekod 395 376 3 0
Jumlah 396 396 113 113
MAKLUM BALAS AUDITI
Semakan fizikal akan dibuat bagi memastikan semua aset dan inventori yang
perolehannya dilaksanakan pada tahun 2009 hingga 2012 didaftarkan dan dilabelkan.
SENARAI ASET DI LOKASI
Sebahagian besar pegawai mempunyai Senarai Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7.
PENEMUAN AUDIT
Bahagian Pentadbiran sedang dalam proses mengemas kini Senarai Daftar Aset di Lokasi
KEW. PA-7. Manakala Bahagian Teknologi Maklumat tidak menyelenggarakan Senarai
Daftar Aset di Lokasi KEW. PA-7.
MAKLUM BALAS AUDITI
BTM akan melaksanakan pengemaskinian senarai aset ICT bersekali dengan Bahagian
Pentadbiran.
PELABELAN ASET
Setiap aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat dan
emboss bagi menunjukkan tanda Hak Milik Kerajaan dan nama Agensi di tempat yang
sesuai dan mudah dilihat.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
85
PENEMUAN AUDIT
Sebahagian besar aset telah dilabel seperti yang ditetapkan di tempat yang sesuai dan
mudah dilihat dan selebihnya aset tidak dilabelkan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Aset telah dikenalpasti kedudukan semasa dan sedang didaftarkan ke dalam system My
Aset. Pelabelan menggunakan bar code akan dilakukan setelah selesai urusan
pendaftaran.
4.6.3 PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ASET
PENGGUNAAN
Penggunaan aset jabatan hendaklah direkodkan bagi memastikan ia digunakan bagi
tujuan rasmi sahaja dan mendapat kebenaran dari Ketua Jabatan serta rekod keluar
masuk aset.
PENEMUAN AUDIT
Aset yang dibeli telah digunakan. Penggunaan aset telah direkodkan dan hanya bagi
tujuan rasmi sahaja serta mendapat kebenaran Ketua Jabatan dan ia adalah lengkap dan
kemas kini.
PENYIMPANAN
Tatacara Pengurusan Aset menyatakan aset hendaklah disimpan di tempat yang selamat
dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
PENEMUAN AUDIT
Aset telah disimpan di tempat yang selamat dan sesuai. Aset yang menarik seperti
komputer dan peralatan komunikasi disimpan oleh Bahagian Teknologi Maklumat serta di
bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
86
PEMERIKSAAN ASET
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan sekurang-kurangnya 2
orang Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi memeriksa aset
untuk memastikan kewujudan, keadaan dan prestasi setiap aset yang terdapat di dalam
daftar aset dan inventori. Pemeriksaan aset hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya
sekali setiap tahun.
PENEMUAN AUDIT
Pegawai Pemeriksa telah dilantik pada 14 Julai 2011 untuk menjalankan pemeriksaan
aset. Bagaimanapun, tiada pemeriksaan aset dilakukan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Pemeriksaan aset akan dilaksanakan pada Oktober 2012.
PENGURUSAN PELUPUSAN
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 pelupusan dibuat berdasarkan syor dari
Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah yang bersesuaian. Bagi pelupusan aset mekanikal,
teknikal, elektronik dan elektrikal perlu ada Perakuan Pelupusan yang disediakan oleh
Jabatan Kerja Raya atau jabatan yang ada woksyop sendiri dan kepakaran tertentu. Bagi
perkakasan komputer pula hendaklah mempunyai Perakuan Pelupusan yang disediakan
oleh Pegawai Sistem Maklumat.
PENEMUAN AUDIT
Pelupusan telah dibuat berdasarkan syor dari Pegawai Pemeriksa mengikut kaedah cara
lelongan kepada warga MQA dan telah mendapat kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif.
Urusan pelupusan telah dilaksanakan mengikut peraturan yang ditetapkan.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
87
4.6.4 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
PENGURUSAN KEHILANGAN
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 menjelaskan Pegawai perlu
melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau
pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat laporan polis dalam tempoh 24 jam
dari masa kehilangan. Laporan Awal kehilangan hendaklah dikemukakan kepada Pegawai
Pengawal dalam tempoh 2 hari bekerja.
PENEMUAN AUDIT
Laporan kes kehilangan kereta Proton Perdana 2.0 V6 (A) yang digunakan oleh Timbalan
Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) pada 7 November 2010 telah disediakan dan
segala peraturan kehilangan dan hapus kira telah dilaksanakan mengikut peraturan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan seperti di Kew.PA 28 telah disediakan
seperti yang dikehendaki dalam peraturan.
4.6.5 PENGURUSAN STOR
Stor MQA merupakan Stor Utama mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009
dan MQA telah mematuhi Tatacara Pengurusan Stor seperti arahan tersebut. Stor Utama
MQA terbahagi kepada dua Stor Utama iaitu Stor Pentadbiran dan Stor ICT. Maklumat
terperinci seperti Jadual 31.
Jadual 31 : Pengurusan Stor di MQA
STOR UTAMA
BIL. STOR PENTADBIRAN STOR ICT
1. Stor Bekalan Stok Tingkat M1 Stor Toner Tingkat M1
2. Stor Bekalan Kertas Tingkat 14A Stor Peralatan ICT Tingkat 14A
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
88
Secara keseluruhannya, pengurusan stor di Stor Utama Pentadbiran adalah di tahap yang
baik manakala pengurusan stor di Stor Utama ICT adalah kurang memuaskan kerana
tidak menyelenggarakan rekod stor seperti kehendak Tatacara Pengurusan Stor.
Adalah dicadangkan MQA mempunyai satu Stor Utama di bawah tanggungjawab Unit
Pengurusan Aset.
PENERIMAAN BARANG-BARANG STOR
Pegawai Penerima Barang-barang Stor bertanggungjawab untuk memastikan barang stor
yang diterima menepati spesifikasi, kualiti dan kuantiti sebenar.
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama – semua rekod penerimaan telah diselenggarakan dengan teratur.
Stor Utama ICT - Rekod penerimaan stor seperti KEW PS-1 dan KEW PS-2 tidak
diselenggarakan dan semua rekod pengurusan stor seperti KEW PS-3, KEW PS-5 juga
tidak diselenggarakan.
Barang-barang Stor UHEAA - Dua pegawai Gred N48 dan N41 yang bertanggungjawab
untuk urusan perolehan ini namun mereka tidak dilantik sebagai Pegawai Penerima
Barang-barang Stor dan tidak menyelenggarakan rekod-rekod penerimaan stok seperti
KEW PS-1 dan KEW PS-2.
MAKLUM BALAS AUDITI
Bahagian Pentadbiran dan BTM bersetuju agar stor yang ada di bahagian masing-masing
digabungkan menjadi satu Stor Utama. Stor Utama juga akan turut merangkumi item-item
stok di bawah pengendalian UHEAA. Walau bagaimanapun kedua-dua bahagian akan
mengkaji kaedah pengurusan stor berkenaan termasuk keperluan sumber manusia,
tatacara pengendalian stok pentadbiran, stok ICT dan stok UHEAA dan aspek lain agar
selari dengan peraturan yang dinyatakan dalam Tatacara Pengurusan Stor.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
89
MEREKOD STOK - PENYELENGGARAAN KEW.PS-3, KEW.PS-4 DAN
KEW.PS-5 DAN SEMAKAN FIZIKAL
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad
yang telah ditetapkan bagi tujuan:-
I. Mengetahui kedudukan stok simpanan;
II. Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan
III. Mengawal paras stok.
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama Pentadbiran- Ada menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3,
Kad Petak dan Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 dengan teratur.
Stor Utama ICT - Tidak menyelenggarakan rekod Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 dan
Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 seperti kehendak peraturan tetapi hanya
menggunakan Kad Petak KEW.PS-4. Sistem E-IMS telah digunakan untuk merekodkan
segala terimaan dan pengeluaran stok. Contoh borang seperti di Gambar 3.
Gambar 3 : Contoh KEW PS-4, KEW PS-5 dan KEW PS-10 Yang Diselenggarakan
KEW.PS-5 KEW.PS-4
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
90
KEW.PS-10 KEW.PS-1
MAKLUM BALAS AUDITI
Lebihan stok berlaku kerana permohonan item stor tersebut telah diluluskan tetapi
pemohon belum datang mengambil barangan tersebut.
SIMPANAN STOK
Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah mengamalkan konsep 5 „S‟ dan telah menyusun
stok mengikut Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) serta telah menyimpan barang-
barang berharga dan menarik di tempat yang selamat. Pegawai Stor yang terlibat telah
juga memantau stok bertarikh luput seperti stok-stok makanan, toner dan cartridge yang
merupakan stok cepat luput.
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama Pentadbiran telah menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9
bagi merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama namun Stor Utama
ICT tidak menyelenggarakan Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9 seperti kehendak
peraturan tetapi memantau dengan cara simpanan rekod dalam sistem E-IMS.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
91
PENGELUARAN
Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau
pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pengeluaran stok perlu
mengikut sistem MDKD dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan
dahulu.
PENEMUAN AUDIT
Pemesanan Stok - Stor Utama Pentadbiran dan ICT menggunakan Sistem E-IMS untuk
penerimaan dan pengeluaran barang-barang stor.
Permohonan Stok - semua pesanan kepada Stor Unit di setiap Bahagian/Unit dilakukan
dengan menggunakan Borang Permohonan Inventory (Mini Stor) sebagai kawalan
pengeluaran stok.
JUALAN BARANG TERPAKAI
Barang Terpakai yang mempunyai nilai jualan seperti toner dan cartridge hendaklah dijual
setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Penjualan barang terpakai yang beratnya
kurang daripada 1000 kg boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-barang lusuh.
Hasil jualan perlu dikreditkan ke Akaun Hasil Jabatan.
PENEMUAN AUDIT
Barang terpakai seperti toner di Stor Utama ICT telah dijual oleh Bahagian Teknologi
Maklumat dengan tidak mendapat kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif. Penjualan toner ini
juga tidak dilaksanakan mengikut kehendak peraturan kewangan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Jualan barang terpakai akan dilaksanakan mengikut peraturan. Peraturan Dalaman MQA
akan dikeluarkan mengenai peraturan jualan barang terpakai.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
92
PEMERIKSAAN
Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal
pasti kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput
tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama Pentadbiran dan ICT telah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku
transaksi penerimaan dan pengeluaran seperti kehendak peraturan.
Gambar 4: Lawatan Audit ke Stor ICT
PEMERIKSAAN STOK
Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan sekali setahun ke atas semua stok. secara
100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Pegawai Pemeriksa perlu dilantik oleh Ketua
Jabatan untuk melaksanakan pemeriksaan.
Pegawai Audit menyemak stok
Di Stor Utama ICT
Keadaan Stok Yang Kemas
Dan Teratur Di Stor Utama ICT
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
93
PENEMUAN AUDIT
Pegawai Pemeriksa telah dilantik oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 14 Julai 2011 untuk
membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori termasuk barang stor dan
pemeriksaan stor telah dilaksanakan kecuali Stor ICT.
MAKLUM BALAS AUDITI
BTM bercadang melaksanakan pemeriksaan stor pada bulan Oktober 2012.
VERIFIKASI STOR
Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai
Pemeriksa sekurang-kurangnya satu tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember.
Pemverifikasi Stor perlu dilantik berdasarkan jawatan oleh Ketua Jabatan untuk
melaksanakan verifikasi tempoh pelantikan tidak melebihi dua tahun.
PENEMUAN AUDIT
Pemverifikasi Stor telah dilantik oleh Ketua Pegawai Eksekutif pada 11 Oktober 2011 dan
verifikasi stok di Stor Utama Pentadbiran telah dilaksanakan pada 14 November hingga 18
November 2011 dan KEW.PS-15 telah diselenggarakan. Bagaimanapun verifikasi stok di
Stor Utama ICT tidak dilaksanakan seperti kehendak peraturan.
MAKLUM BALAS AUDITI
BTM bercadang melaksanakan verifikasi stor selepas pemeriksaan stor dilaksanakan
sebelum 31 Disember 2012.
PELARASAN STOK
Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok
berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan, pemeriksaan
dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17.
KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
94
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama Pentadbiran - Pelarasan Stok ke atas kelebihan dan kekurangan item stok
telah dilakukan dengan penyediaan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17.
Stor Utama ICT – tiada pemeriksaan stok dijalankan.
MAKLUM BALAS AUDITI
Pelarasan stok akan dilaksanakan selepas aktiviti verifikasi stor selesai.
KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan
dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan. Stor hendaklah mempunyai sistem
kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan
keselamatan stor dan stok terpelihara.
PENEMUAN AUDIT
Stor Utama Pentadbiran dan ICT mempunyai Sistem Kawalan Keselamatan di mana
hanya orang diberi kelulusan boleh keluar masuk stor dengan iringan Pegawai Stor dan
stor tersebut sentiasa berkunci serta dalam keadaan kemas dan teratur.
MAKLUM BALAS AUDITI
Barang berharga guna sama seperti laptop, LCD projector disimpan di dalam stor bagi
tujuan keselamatan dan juga kerana BTM tiada bilik untuk simpanan bagi barang guna
sama tersebut.
4.6.6 PENGURUSAN KENDERAAN
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menyatakan fail sejarah, buku log,
penggunaan minyak dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan jabatan perlu di
selenggara dengan lengkap dan kemas kini. Seorang Pegawai Pengangkutan perlu
dilantik untuk menyelenggarakan semua urusan berkaitan.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
95
Secara keseluruhannya penyelenggaraan rekod fail sejarah, buku log, penggunaan
minyak, penggunaan Kad Touch N Go dan rekod penyenggaraan setiap kenderaan adalah
di tahap baik kerana telah mematuhi peraturan kewangan.
PEGAWAI PENGANGKUTAN
Pekeliling menyatakan Pegawai Pengangkutan perlu dilantik bagi setiap jabatan untuk
menyelenggarakan semua urusan pengangkutan.
PENEMUAN AUDIT
Seorang Pegawai Pengangkutan telah dilantik bagi menguruskan semua kenderaan. Surat
pelantikan Pegawai Pengangkutan telah dikeluarkan pada 12 April 2011 berserta senarai
tugas yang jelas menyatakan tanggungjawab yang berkaitan.
KELULUSAN MENGGUNAKAN KENDERAAN
Penggunaan kenderaan jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan
Pegawai Pengangkutan.
PENEMUAN AUDIT
Semua penggunaan kenderaan telah mendapat kelulusan.
FAIL SEJARAH KENDERAAN
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 menjelaskan Fail Sejarah yang
mengandungi segala butiran hendaklah disediakan bagi setiap kenderaan.
PENEMUAN AUDIT
Fail Sejarah telah disediakan bagi setiap kenderaan yang lengkap dan kemas kini.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
96
BUKU LOG KENDERAAN
Buku Log bagi setiap kenderaan hendaklah disediakan bertujuan untuk merekodkan butir
dan maksud perjalanan seperti nama pengguna, tarikh dan jarak perjalanan. Buku Log
hendaklah disemak dan ditandatangani oleh Pegawai Pengangkutan atau pegawai yang
diberi kuasa pada hari akhir tiap-tiap satu minggu dan pengesahan buku log oleh Pegawai
Pengangkutan setiap bulan dilaksanakan.
PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya penyelenggaraan Buku Log Kenderaan adalah di tahap yang baik
kerana telah mematuhi peraturan dan prosedur kewangan sepenuhnya. Maklumat
terperinci seperti Jadual 32.
Jadual 32 : Penyelenggaraan Buku Log Kenderaan MQA
BIL NOMBOR
KENDERAAN JENIS
KENDERAAN a b c d e f g h i j k
1. BLG 656 Proton Exora / / TB / / / / / / / /
2. BLG 676 Toyota Vios / / TB / / / / / / / /
3. BFD 8243 Mercedes Benz / / / / / / / / / / /
4. BLG 646 Nissan Serena
2.0A / / TB / / / / / / / /
5. BKH 9009 Proton Waja
1.6A / / / / / / / / / / /
6. BGR 5446 Nissan Serena
2.0A / / / / / / / / / / /
7. BLA 707 Nissan Serena
2.0A / / TB / / / / / / / /
Senarai Semak :
a) Butir-butir Kenderaan Diisi Dengan Lengkap b) Jadual Penyenggaraan, Pembaikan Dan Penggantian Diisi c) Rekod Tayar / Bateri Kenderaan Diisi d) Salinan Asal Yang Diisi Lengkap Dikoyak Dan Disimpan Dalam Fail Sejarah
Kenderaan e) Semakan Buku Log pada akhir tiap-tiap satu minggu Dilaksanakan f) Pengesahan Buku Log Oleh Pegawai Pengangkutan setiap bulan Dilaksanakan g) Kelulusan Menggunakan Kenderaan Diberi h) Pembelian Minyak Dicatat Dalam Buku Log i) Cerakinan Penggunaan Bahan Api dan Kiraan Kilometer Diisi j) Cerakinan Penggunaan Bahan Api Dikira Dengan Betul k) Catatan perjalanan Dimulakan Di Muka Baru
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
70
KENDERAAN KHAS PEGAWAI
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996 berkenaan Peruntukan Kereta Rasmi
bagi Para Hakim, Ketua Setiausaha Negara dan Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Awam
Kumpulan Pengurusan Tertinggi Gred Utama/ Khas C dan Ke Atas Atau Yang Setaraf
(JUSA) menjelaskan peruntukan minyak petrol hendaklah diluluskan oleh Ketua Jabatan
secara bertulis mengikut perkiraan yang telah ditetapkan.
PENEMUAN AUDIT
Ketua Setiausaha Kementerian Pengajian Tinggi telah meluluskan had penggunaan
minyak bagi Ketua Pegawai Eksekutif MQA manakala kelulusan bagi Timbalan Ketua
Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti), Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) dan
Pengarah Bahagian Standard telah mendapat kelulusan Ketua Pegawai Eksekutif.
Bagaimanapun kelulusan baru perlu disediakan kerana terdapat perubahan kadar minyak
dan tempat tinggal kedua-dua Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif.
MAKLUM BALAS AUDITI
Minit bebas perubahan kadar had penggunaan minyak pegawai JUSA sedang disediakan.
KAWALAN PENGGUNAAN KAD INDEN
Penggunaan Kad Inden bagi pembelian minyak perlu dilaksanakan mengikut Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999 bagi memastikan minyak yang digunakan adalah betul
dan bagi tujuan rasmi sahaja.
PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya pengurusan Kad Inden adalah memuaskan. Bagaimanapun masih
terdapat ruang untuk pembetulan dan penambahbaikan di dalam pengurusan penggunaan
Kad Inden.
MQA membekalkan Kad A bagi kenderaan guna sama yang sepatutnya menggunakan
Kad C bagi pembelian minyak.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
98
Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak tidak diselenggarakan untuk semua kenderaan
kecuali BLA 707, Nissan Serena 2.0. Maklumat terperinci seperti Jadual 33 dan Gambar
5.
Jadual 33 : Kawalan Kad Inden
BIL. KAWALAN PENGGUNAAN KAD INDEN PEMATUHAN
1. Pegawai Kanan Jusa C dan ke atas menggunakan Kad A. /
2. Pegawai Kenderaan menggunakan Kad Induk/Fleet Manager. /
3. Pemandu Kenderaan menggunakan Kad C bersama Kad kenderaan. X
4. Kad Inden untuk kenderaan guna sama disimpan oleh Pegawai
Kenderaan. X
5. Jabatan menentukan had amaun minyak yang boleh diisi. /
6. Kad inden terhad penggunaannya untuk membeli minyak petrol atau
diesel sahaja. /
7. Penyata pembelian minyak disahkan dan ditandatangani sebelum
mengemukakan untuk bayaran. /
8. Pegawai Kenderaan menyediakan Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden
pemandu guna sama. X
Gambar 5: Daftar Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak yang diselenggarakan oleh
Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif
MAKLUM BALAS AUDITI
Buku Daftar Kad Inden Minyak telah disediakan dan digunapakai.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
99
KAWALAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL
Daftar Penggunaan Kad Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol (Touch N Go) hendaklah
diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini seperti yang dinyatakan di dalam
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1999 Penggunaan Kad Elektronik Bagi
Pembayaran Tol Untuk Kenderaan Kerajaan. Kad pula hendaklah dipegang oleh Pegawai
Pengangkutan setiap masa melainkan ada keperluan untuk menggunakannya.
PENEMUAN AUDIT
Secara keseluruhannya pengurusan Kad Kawalan Elektronik adalah memuaskan.
Bagaimanapun masih terdapat ruang untuk pembetulan dan penambahbaikkan di dalam
pengurusan penggunaan Kad Kawalan Elektronik. Maklumat terperinci seperti Jadual 34.
Jadual 34: Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol
BIL NOMBOR KAD NOMBOR
KENDERAAN a b c d e f g h
1. 3930315988 BLG 656 / / X X X / X /
2. 2573754770 BLG 676 / / / X / X / /
3. 1230320354 BFD 8243 / / / / / / / /
4. 0782121882 BLG 646 / / / X / / / /
5. 1790503340 BKH 9009 / / / / / / / /
6. 0089295532 BGR 5446
/ / / X
X
Kebanyakan
Tidak
Dicatat
X X /
7. 2848316077 BLA 707 / / / / / / / /
Senarai Semak :
a) Maklumat Perjalanan Diisi b) Masa Kad Diambil Dicatat c) Nilai Semasa Kad Diambil Dicatat d) Tandatangan Semasa Kad Diambil Dicatat e) Tarikh Dan Masa Kad Dipulangkan Dicatat f) Amaun Bayaran Tol Dicatat g) Baki Nilai Kad Semasa Dipulangkan Dicatat h) Pengesahan Daftar Rekod Penggunaan Touch N Go Setiap Bulan
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
100
MAKLUM BALAS AUDITI
Kad Kawalan Elektronik bagi pembayaran tol telah dilengkapkan mengikut keadaan
semasa.
PENYENGGARAAN ASET
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menyatakan senarai aset yang memerlukan
penyenggaraan disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
PENEMUAN AUDIT
Pegawai Pengangkutan telah menyediakan KEW.PA-13 Senarai Aset Yang Memerlukan
Penyelenggaraan serta menyediakan program penyenggaraan yang dirancang dengan
teratur.
KEW.PA-14 Daftar Penyelenggaraan Harta Modal juga telah diisi setiap kali kenderaan
dihantar untuk servis. Pegawai Pengangkutan juga telah mengesahkan invois dan
pesanan kerajaan sebelum dokumen yang berkaitan dikemukakan untuk proses bayaran.
Lap
ora
n T
ah
un
an
Au
dit
Dala
m
101
PENAMBAHBAIKAN FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB UNIT AUDIT DALAM
Segala usaha telah dibuat bagi mengeluarkan Laporan Tahunan Audit Dalam Tahun 2011 dengan lengkap
dan saksama bertujuan untuk meningkatkan lagi tahap pengurusan Agensi.
Unit Audit Dalam berusaha meningkatkan akauntabiliti dan integriti di kalangan pegawai dan anggota
Agensi Kelayakan Malaysia dengan kerjasama sepenuhnya oleh pihak pengurusan Agensi. Sehubungan
dengan itu, Unit Audit Dalam akan terus mengkaji dan mengubahsuai pendekatan dan format pengauditan
mengikut keperluan dan perubahan-perubahan persekitaran dalam semua aspek kawalan dan
pengurusan.
Antara perubahan-perubahan yang akan ditumpukan adalah:-
i. Menekankan kepada perancangan dan pengurusan risiko sebagai asas utama dalam menentukan
Program Audit;
ii. Mengamalkan 3 komponen penting dalam penghasilan Laporan Audit yang lengkap iaitu isu,
kesan dan cadangan pembetulan dengan mengambil kira pembaharuan dan tindakan pembetulan
bagi memastikan laporan yang lengkap dan saksama;
iii. Merekabentuk mekanisma maklum balas sebagai pengukuran piawai; dan