· Web viewSatu sistem perhubungan dalaman sebagai satu rangkaian maklumat korporat yang dapat menghubungkan antara staf. Maklumat sampai secara cepat dan tepat kepada staf dan tidak

BAB 3: KOMUNIKASI

3.1 KOMUNIKASI

DEFINISIPemindahan maklumat (proses pertukaran idea atau maklumat) daripada seseorang kumpulan dan organisasi (penghantar) kepada seseorang, kumpulan dan organisasi ( penerima) yang lain melalui media tertentu.

PROSES KOMUNIKASI

Penghantar- Orang atau sesiapa sahaja yang mempunyai maklumat uang ingin disampaikan dengan pihak

lain

Enkod- Proses tukar maklumat depada simbol atau bahasa yang mudah difahami

Saluran- Laluan mesej bergerak dari penghantar kepada penerima

Dekod- Proses mentafsir dan memahami mesej yang disampaikan supaya boleh diambil tindakan

oleh penerima mesej

3.1 Komunikasi3.2 Kemahiran Mendengar3.3 Kemahiran Berunding3.4 Teknologi Maklumat

Penerima- Pihak dimana mesej disampaikan kepadanya

Maklum balas- Penerima memberi tindak balas terhadap mesej yang disampaikan- Maklum balas positif – penyampai dan penerima terus berkomunikasi- Maklum balas negatif – penyampai akan berhenti di situ sahaja.

HALANGAN-HALANGAN KOMUNIKASI (GANGGUAN)

Fizikal Gangguan fizikal secara terus dan nyata serta beri kesan kepada keberkesanan

komunikasi Contoh: bunyi telefon, bunyi hon, bunyi kipas, percakapan manusia.

Psikologikal Halangan disebabkan cara berfikir yang berlainan dan tanggapan yang berbeza antara

penghantar dan penerima mesej. Contoh: Pengetua mencadangkan satu program untuk meningkatkan prestasi akademik

pelajar, tetapi guru-guru menjangkakan program ini akan menambahkan beban tugas mereka.

Sosiologikal Gangguan yang wujud disebabkan perbezaan budaya, status dan latar belakang sosial

ahli-ahli masyarakat. Contoh: Pengurus dari negara barat masuk ke rumah pekerja yang membuat rumah

terbuka dengan memakai kasut. Perkara ini dianggap biadab di kalangan orang Melayu tetapi adalah biasa bagi pengurus berkenaan di negaranya.

Semantik Penggunaan perkataan yang sama namun maksudnya berbeza. Contoh:

Halangan komunika

si

FIZIKAL

SOSIOLOGIKAL

PSIKOLOGIKAL

SEMANTIC

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Menegak: Mesej dalam komunikasi mengalir secara menegak iaitu sama ada dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Juga dikenali sebagai komunikasi vertikal. Contoh: Pekerja melaporkan aktiviti yang dijalankan kepada pengurus atasan. Ataupun pengurus atasan memberi taklimat kepada pekerja bawahan.

Mendatar : Pergerakan mesej antara pengurus yang menjawat jawatan yang sama atau tahap pengurusan yang sama bagi jabatan yang berbeza dalam organisasi. Juga dikenali sebagai komunikasi horizontal.Contoh: Pertukaran maklumat antara pengurus sumber manusia dengan pengurus kewangan.

Melintang: pergerakan mesej antara staf yang menduduki tingkat hierarki yang tidak sama bagi jabatan yang berbeza dalam organisasi.Contoh: pertukaran maklumat antara penyelia jabatan jualan dengan pengurus jabatan pengeluaran.

BENTUK KOMUNIKASI BOLEH BERLAKU SECARA

Komunikasi berlaku apabila penerima mesej tidak memberi respons atau maklum balas kepada penghantar.

sehala

Melibatkan respons atau maklum balas oleh penerima mesej kepada penghantar mesej.

dua hala

JENIS KOMUNIKASI

KOMUNIKASILISAN

UcapanKomunikasi melibatkan pengaliran maklumat

daripada pemberi ucapan kepada

audiens.Ucapan daripada pengurus kepada

pekerjanya.

PerbincanganBerlaku dalam kumpulan

kerja atau antara kumpulan kerja.

Tujuan untuk menyelesaikan masalah

atau membuat perancangan.

PembentanganKomunikasi formal oleh

pembentang kepada pihak pendengar. Membentangkan

laporan yang disediakan secara lengkap.

Menggunakan slaid.

MesyuaratKomunikasi melibatkan

pengaliran dua jala antara ahli kumpulan dalam sesuatu situasi

yang formal.

MEDIA KOMUNIKASI

1. Bersemuka Melibatkan dua atau lebih pihak yang bertemu secara berhadapan sana ada secara formal

atau tidak formal untuk membincangkan sesuatu perkara di tempat yang sama.

2. Telefon Komunikasi antara dua pihak yang berada di tempat yang berjauhan.

3. Internet Satu rangkaian perhubungan antarabangsa (hubungan antara sempadan).

4. Intranet Satu sistem perhubungan dalaman sebagai satu rangkaian maklumat korporat yang dapat

menghubungkan antara staf. Maklumat sampai secara cepat dan tepat kepada staf dan tidak boleh dicapai oleh pihak di

luar organisasi.

5. Memorandum Satu bentuk kenyataan yang mengandungi unsur desakan, permintaan dan rayuan daripada

seseorang individu atau kumpulan terhadap pihak yang mempunyai kedudukan yang lebih tinggi.

6. Surat-menyurat Komunikasi sehala yang biasa diamalkan dalam sesebuah organisasi

7. Laporan Komunikasi sehala yang melibatkan pemberi maklumat secara rasmi daripada pihak

bawahan.

8. Buletin Komunikasi sehala yang diterbitkan oleh organisasi secara berkala sama ada secara

mingguan ataupun secara bulanan.

KOMUNIKASIBUKAN LISAN

VisualMenggunakan carta

atau graf, gambar atau carta aliran.

Contoh: kain rentang, majalah,

surat khabar.

Bahasa badanNonverbal

communication. Melibatkan pergerakan

atau perawakan anggota manusia dari muka hingga ke kaki.

Contoh: air mata, memek muka.

BertulisKomunikasi melalui simbol bertulis atau

perkataan dalam bentuk sehala dan

formal. Contoh: surat-menyurat,

buletin.

3.2 KEMAHIRAN MENDENGAR

MAKSUDProses di mana seseorang menerima, memahami, mengingat, menilai dan memberi tindak balas ke atas mesej yang diterima secara berkesan.

PROSES MENDENGAR

KAEDAH MENDENGAR SECARA BERKESAN

1. Mendengar secara empati dan objektif Proses mendengar dengan memahami dan merasai perasaan orang yang menghantar mesej Contoh: Pendengar boleh merasa perasaan sedih dan faham dengan mesej yang

disampaikan oleh penghantar mesej.

2. Mendengar secara kritikal dan nonjudgemental Mendengar secara kritikal- Dengar secara kritis- Memahami dengan tepat apa yang hendak disampaikan- Analisis apa yang didengar - Beri perhatian yang serius

Mendengar secara nonjudgemental- Dengar dengan pemikiran terbuka- Jangan cuba buat tanggapan awal sebelum mendengar sehingga habis

3. Mendengar secara cetek dan mendalam Mendengar secara cetek- Mendengar maklumat yang asas sahaja

Mendengar secara mendalam- Dengar secara terperinci- Cuba beri maklum balas dengan memberi pandangan

MENDENGAR SECARA AKTIFTeknik yang memerlukan pendengar berupaya menterjemah semua bentuk mesej yang diterima sama ada dalam bentuk lisan atau bukan lisan serta berkemampuan untuk mentafsirkan mesej yang tersirat yang disampaikan oleh penutur.

MENERIMA MEMAHAMI

MEMBERI TINDAK BALAS

MENGINGATI

MENILAI

FUNGSI MENDENGAR SECARA AKTIF DAN TEKNIK-TEKNIKNYA.

1. Mengulang maksud pembicara- Pendengar ulang semula apa yang disampaikan oleh penutur

2. Meluahkan kefahaman terhadap perasaan pembicara- Pendengar menunjukkan dia faham apa yang disampaikan oleh pembicara

3. Menanya soalan- Pendengar bertanya soalan berkaitan apa yang dikatakan oleh pembicara.- Membuktikan pendengar mendengar dan berminat dengan apa yang dibicarakan.

3.3 KEMAHIRAN BERUNDING

PRINSIP BERUNDING

1. Tumpuan kepada minat dan bukan kedudukan Perundingan yang baik mengambil kira minat pihak yang berunding dalam menyelesaikan

masalah. Perundingan hendaklah dielakkan dari menjurus kepada kedudukan atau pangkat seseorang

2. Asingkan manusia daripada masalah Jangan melibatkan masalah perunding, beri tumpuan kepada apa yang hendak dirundingkan

3. Jana pelbagai pilihan Pelbagaikan pilihan dalam menyelesaikan masalah.

4. Guna kriteria yang objektif dan boleh terima. Perlu wujudkan satu kriteria yang khusus semasa perundingan supaya dapat mencari

penyelesaian masalah yang memenuhi objektif yang telah dipersetujui bersama.

ELEMEN-ELEMEN PERUNDINGAN

1. Maklumat- Kedua-dua pihak perlu mempunyai maklumat yang lengkap dan tepat .

2. Masa- Jumlah peruntukan masa sesuai dengan kesukaran perkara yang hendak dirundingkan.

3. Kuasa- Keupayaan seseorang untuk membuat keputusan - Wakil dalam perundingan hendaklah mempunyai kuasa kepakaran dan kuasa sah

4. Etika- Standard kelakuan dengan kesesuaian moral atau akhlak seseorang sama ada betul atau

salah berkaitan dengan sesuatu komunikasi.- Contoh : elakkan diri dari menipu semasa proses perundingan.

5. Budaya- Satu set amalan cara hidup yang diamalkan secara tradisi oleh sekelompok masyarakat.

Dalam satu perundingan mungkin terdiri wakil daripada pelbagai kaum dan budaya. Amat penting bagi wakil untuk menghormati budaya orang yang lain.

6. Pelaku/ personaliti- Perlakuan seseorang yang terlibat dalam perundingan- Contoh: menunjukkan kesungguhan, bersifat bertolak ansur, saling mempercayai, bersifat

fleksibel, mendengar secara aktif dan bersedia dari segi fizikal.

7. Aspek sosial- Norma hidup yang diamalkan oleh sekelompok masyarakat.

TAHAP-TAHAP PERUNDINGAN

1. Intrapersonalo Perundingan berlaku dalam diri individu itu sendiri.

2. Interpersonalo Perundingan dijalankan secara berkumpulan.

3. Intrajabatano Dijalankan dalam jabatan yang sama.

4. Interjabatano Dijalankan antara jabatan yang berlainan.

5. Nasionalo Perundingan antara perunding yang berasal dari negara yang sama tapi syarikat yang

berbeza.

6. Dua halao Melibatkan perundingan dua pihak sahaja seperti majikan dengan pekerja.

7. Serantauo Perundingan antara pihak yang berasal dari negara yang berjiran. Contoh: Perundingan

antara Malaysia, China dan Singapura.

8. Pelbagai halao Perundingan dengan pelbagai tujuan, tidak fokus kepada satu matlamat sahaja.

9. Antarabangsa/ globalo Perundingan antara dua atau lebih syarikat dari negara yang berlainan.

STRATEGI DAN TAKTIK PERUNDINGAN1. Good guy bad guy

Good guy – baik. Lemah lembut, bertolak ansur Bad guy – agresif, mendesak, tegas dan tidak bertolak ansur. Perunding boleh berperanan sebagai good guy atau bad guy dalam proses perundingan.

Ataupun boleh menjadi kedua-duanya di dalam menyesuaikan diri dalam perundingan.

2. Nibbling Permintaan baru yang datang selepas permintaan yang terdahulu telah dipersetujui.

Apabila permintaan yang baru dipersetujui, akan ada yang berusaha membuat permintaan yang lain.

Contoh: Pihak sekolah meminta peruntukan membuat dewan sekolah, setelah permintaan itu dipersetujui oleh Ketua Menteri, pihak sekolah meminta peruntukan untuk membuat tempat letak kereta pula.

3. Trial balloon Hanya satu cadangan yang diberikan dalam menyelesaikan masalah. Maka pihak yang

berunding hanya boleh memilih sama ada setuju atau tidak. Kalau tidak setuju, perundingan akan ditamatkan.

4. Red herring Satu taktik di mana satu pihak mengutarakan satu isu minor atau isu yang kurang

penting untuk dibincangkan berbanding dengan isu utama. Cara ini digunakan kerana ada pihak yang tidak mahu isu utama dibincangkan kerana isu utama itu tidak memihak kepada mereka.

5. Outrageous Strategi psikologi yang memberi gangguan kepada emosi atau perasaan orang yang

sedang berunding. Sebagai contoh, pihak yang memberi cadangan menggunakan nada marah, nada sedih

dengan menangis apabila cadangannya tidak diterima.

6. Apparent Withdrawal Taktik menarik diri atau berbentuk konfrontasi yang bertujuan untuk tidak berunding

lagi. Taktik ini digunakan dengan bertujuan untuk mengikat lagi satu pihak supaya akur sahaja dengan keputusan yang telah dibuat.

7. Limited Authority Keputusan tidak dapat dibuat semasa perundingan dengan alasan pihak yang berunding

tidak mempunyai kuasa yang mencukupi untuk membuat keputusan dan perlu rujuk pihak atasan untuk membuat keputusan.

3.4 TEKNOLOGI MAKLUMAT

PERANAN DAN KEPENTINGAN ICT DALAM PENGURUSAN PERNIAGAAN

1. Peranan dalam pengeluaran Digunakan dalam mereka cipta produk dengan menggunakan perisian khas seperti CADD

(Computer Aided Design.) Mesin dan peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan produk banyak diprogramkan

dengan menggunakan komputer Mempercepatkan proses pengeluaran dan menghasilkan produk yang berkualiti dan

seragam.

2. Peranan dalam pemasaran Proses penyelidikan pemasaran menjadi lebih cepat dan mudah kerana data dapat diperoleh

dan dianalisis dengan cepat dan tepat. Maklumat yang diperoleh juga dapat disebarkan dengan luas dan cepat Contoh: Mengiklankan barangan dalam media sosial seperti Facebook dan Instagram

3. Peranan dalam kewangan Dapat mengurangkan kos dalam menguruskan kewangan. Urus niaga menjadi lebih mudah apabila penerimaan dan pembuatan bayaran dapat

dilakukan melalui ATM dan juga secara atas talian seperti Maybank2u.com.

4. Peranan dalam Pengurusan Sumber Manusia Dapat menjimatkan waktu kerja dan dapat meningkatkan produktiviti pekerja Contoh: kehadiran pekerja di rekod secara automatik dengan menggunakan sistem cap jari

secara automatik. Pengiraan jam bekerja juga dikira secara automatik.

5. Peranan dalam perakaunan Penyimpanan rekod transaksi dapat dilakukan dengan cekap. Penyata kewangan dapat disediakan dengan cepat dan tepat dengan menggunakan perisian

khas seperti UBS Accounting.

6. Peranan dalam komunikasi Komunikasi dalam organisasi dapat dipertingkatkan dengan penggunaan ICT seperti e-mel

dan SMS. Organisasi dapat berkomunikasi secara aktif dan berkesan dengan menggunakan ICT seperti

e-mel dan internet.

7. Peranan dalam pengawalan inventori Penggunaan perisian yang khusus untuk inventori membolehkan pengawalan inventori

berlaku dengan cepat dan tepat. Dapat menjimatkan kos pengawalan inventori kerana kurang penggunaan tenaga buruh.

BAGAIMANA INTERNET BOLEH MELUASKAN PELUANG-PELUANG PERNIAGAAN

1. E-dagang

Perdagangan elektronik- menggunakan peralatan dan kemudahan ICT sebagai medium untuk tujuan komunikasi dan transaksi.

Kelebihan E-dagangi. Menggantikan konsep manual

Dapat menjimatkan masa dan tenagaii. Pemasaran yang luas

Peniaga dapat menjelajah satu dunia dengan menggunakan komputer dan Internet.iii. Mengikut peredaran teknologi semasa

Dengan mencari barang di Internet dan bayar secara online, pengguna dapat barang yang dikehendaki dengan cepat.

iv. Cepat dan mudahPenjual boleh jual dengan serta-merta sehingga ke peringkat global.Barang dapat dipaparkan di Internet 24/7.

v. Mengurangkan kosPembeli dapat membeli barangan terus daripada penjual tanpa melalui ejen dan ini menyebabkan kos pembelian dapat dikurangkan.

vi. Modal yang rendahTidak memerlukan pejabat atau premis perniagaan. Perniagaan boleh dilakukan di rumah dengan kemudahan ICT yang minimum seperti komputer dan Internet. Maka modal yang diperlukan sangat rendah.

2. E-perolehan

Sistem perolehan elektronik Digunakan oleh kerajaan dalam membuat perolehan Pembekal boleh mempamerkan produk mereka di dalam jaringan web dunia, menerima,

mengurus dan memproses pesanan pembelian dan menerima bayaran daripada agensi kerajaan menerusi Internet.

Mempunyai e-katalog yang membolehkan katalog barang boleh dilihat dari mana-mana alatan ICT dan di mana-mana sahaja.

Kelebihan E-perolehani. Mengurangkan kos pentadbiran dan operasi

ii. Pembayaran menggunakan sistem EFT (Electronic Fund Transfer) yang dikawal dan ditadbir oleh Kementerian Kewangan.

iii. Kerahsiaan dan keselamatan yang tinggi iv. Agensi kerajaan dan pembekal boleh berinteraksi bila-bila masa dan di mana-mana

sahaja.v. Perolehan tender lebih tulus dan bersih kerana terdapat jadual perbandingan yang

dijana secara automatik. Ini membolehkan penilaian dijalankan secara efisien dan efektif.

3. E-pemasaran

Penerapan prinsip-prinsip pemasaran dan teknik melalui media elektronik dan lebih khusus kepada Internet.

Kelebihan E-pemasarani. Boleh berhubung terus dengan pelanggan

ii. Menggunakan iklan interaktif seperti gambar, lagu dan video untuk menarik minat pelanggan.

iii. Memudahkan pelanggan membuat pembelian dan pembayaraniv. Dapat menjangkau terus kepada pelanggan yang ditujuiv. Peniaga dapat menyampaikan maklumat kepada pelanggan walaupun semasa bukan

waktu pejabat.vi. Dapat mencapai pelanggan yang tepat dan kos yang paling rendah.

INTRANET DALAM ORGANISASI

Satu sistem perhubungan dalaman yang dapat menghubungkan antara staf Pengurusan atasan dapat menyampaikan maklumat secara cepat dan tepat kepada pekerja

di dalam organisasi sahaja

Komunikasi dalaman yang lebih baik.KEGUNAAN Keselamatan data.

Pengurangan penggunaan kertas.Jimat masa- maklumat disampaikan serentak.

Dapat meningkatkan produktiviti kerja.Menjimatkan masa.

KEBAIKAN Komunikasi dalam jabatan menjadi mudah.INTRANET Mengurangkan kos pembiayaan komunikasi.

Dapat memajukan budaya organisasi.Maklumat baharu disebarkan dengan cepat.

Maklumat yang salah jadikan kerja tidak efisien.KELEMAHAN Perlu latihan yang khusus.

Data menjadi penuh dan tidak relevan jika tidak diurus dengan baik.