· Web viewInstructivo de llenado para carátula de expediente. Número de expediente: se anotará bajo la siguiente fórmula (la sección y serie, es de acuerdo al cuadro de clasificación

Instructivo de llenado para carátula de expediente.

1) Número de expediente: se anotará bajo la siguiente fórmula (la sección y serie, es de acuerdo al cuadro de clasificación documental del INCA Rural):

Sección. Serie. número consecutivo de expediente/año en que se abrió el expediente.

Ejemplo:

8C.1.001/2014.

2) CARÁCTER DE LA INFORMACIÓN

Nota: Este recuadro negro, solo se llenará en caso de que la información/documentación fuese de carácter Reservado, Confidencial, o una combinación de partes, Pública y Reservada dentro del expediente

En caso de que la información sea solamente pública se señala con una X en “PÚBLICA” y se procede a llenar los datos de identificación de expediente (debajo del recuadro negro).

3) UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se señala la dirección o delegación regional dependiente de la documentación expedientada.

4) PÚBLICA, RESERVADA, CONFIDENCIAL: se marca con una X el carácter de la información.5) FECHA DE CLASIFICACIÓN: se indica la fecha en la que se clasifico la documentación como

reservada o confidencial.6) PARTES O SECCIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES: en esta parte se indica de la

manera más clara posible, las partes reservadas o confidenciales. Se indica el margen de número de fojas, que contienen información reservada o confidencial. Ejemplo: “Este expediente contiene información reservada y/o confidencial de la foja 086 a la 103”.

7) FUNDAMENTO LEGAL: se redacta ley, código, reglamento, etc, y artículo (s), que actúan como fundamento legal para clasificar la documentación como reservada o confidencial.

8) PERIODO DE RESERVA: se indica el período de años en el que la documentación se encontrará reservada, de acuerdo a la legislación vigente.

9) AMPLIACIÓN DEL PERIODO DE RESERVA: se indica con una “X” si se amplía o no el período de reserva y por cuanto tiempo, en caso de que sea necesario.

10) Firma del titular de la unidad administrativa que clasifica: deberá firmar el director de la unidad administrativa o en su caso el delegado regional.

11) Fecha de desclasificación: se señala la fecha en la que de acuerdo a la legislación se deberá desclasificar el expediente de reservado a público.

12) Firma y cargo del servidor público que desclasifica, se indica el campo.

13) Datos de Identificación de Expediente.

14) NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se señala la dirección o delegación regional dependiente de la documentación expedientada.

15) AREA GENERADORA: se indica el departamento, o área dependiente, que género la documentación.

16) NOMBRE DEL EXPEDIENTE: se asigna un nombre al expediente con la finalidad de identificarlo eficaz y eficientemente, en pro de control y recuperación de información.

17) Clave de la Sección: se indica la clave de la sección de acuerdo al cuadro de clasificación del INCA RURAL, A.C.

18) Clave de la Serie: se indica la clave de la serie de acuerdo al cuadro de clasificación del INCA RURAL, A.C.

19) Clave de la Sub serie: en caso de que existan subseries documentales, indicarlas, de acuerdo al cuadro de clasificación del INCA RURAL, A.C.

20) FECHA DE APERTURA: se anota la fecha del documento que abrió el expediente. Día/mes/año

21) FECHA DE CIERRE: se anota la fecha del documento que cerro el expediente. Día/mes/año.22) RESUMEN DEL CONTENIDO: se escribe un breve resumen que identifique concreta, pero

claramente el contenido del expediente.23) VALORES DOCUMENTALES: se marcarán con una “X” los valores documentales del

expediente. El expediente puede contener más de un valor documental.24) VIGENCIA DOCUMENTAL: se anotarán los años de vigencia documental , en archivo de

trámite, en archivo de concentración y años totales de vigencia; dichas vigencias se tomarán del catálogo de disposición documental del INCA RURAL, A.C.

25) NÚMERO DE FOJAS: cantidad de hojas dentro del expediente (el expediente debe estar foliado).

26) NÚMERO DE LEGAJOS: se deberá señalar el número correspondiente de legajo, en caso de que el expediente este conformado por dos o más folders/ carpetas. Ejemplo: 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3. Etc.

27) TITULAR DE LA UNIDAD: deberá estar escrito, el nombre y firma del director de la unidad administrativa, o en su caso, el del delegado regional.

28) RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE: deberá estar escrito, el nombre y firma del responsable de archivo de trámite de la unidad administrativa o de la delegación regional.

Versión oficial aprobada 1.0 CARATULA DE EXPEDIENTE

Número de expediente: (1)

CARÁCTER DE LA INFORMACIÓN : (2)

UNIDAD ADMINISTRATIVA (3) : ___________________________________________________________(4) PÚBLICA _________________ RESERVADA _______________ CONFIDENCIAL _________________FECHA DE CLASIFICACIÓN: (5)___________________________________________________________________

PARTES O SECCIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES: (6) _____________________________________________FUNDAMENTO LEGAL: (7)_______________________________________________________________Periodo de reserva (8) ___________________ Ampliación del Periodo de Reserva (9) Si___ No___ Número de Años ____________________________Firma del titular de la unidad administrativa que clasifica: (10) __________________________________Fecha de desclasificación: (11) ____________________________________________________________Firma y cargo del servidor público que desclasifica: (12) _______________________________________

(13)NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (14) ___________________________________________________________AREA GENERADORA: (15) __________________________________________________________NOMBRE DEL EXPEDIENTE: (16) ____________________________________________________Clave de la Sección: (17) ___________________________________________________________Clave de la Serie: (18) _____________________________________________________________Clave de la Sub serie: (19) __________________________________________________________FECHA DE APERTURA: (20) _______________ FECHA DE CIERRE: (21) ___________________RESUMEN DEL CONTENIDO: (22)_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

VALORES DOCUMENTALES: (23) ADMINISTRATIVO____ LEGAL____ CONTABLE____ FISCAL_____

VIGENCIA DOCUMENTAL:(24) AÑOS DE CONSERVACION ARCHIVO TRÁMITE: ______ AÑOS DE CONSERVACION ARCHIVO CONCENTRACIÓN:______

TOTAL VIGENCIA:______ NÚMERO DE FOJAS: (25) ________________ NÚMERO DE LEGAJOS: (26) ______ ___________

(NOMBRE Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO) TITULAR DE LA UNIDAD (27)

(NOMBRE Y FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO) RESPONSABLE

DEL ARCHIVO DE TRÁMITE (28)13 de Junio 2014 Versión Oficial 1.0