VÝCHODOSLOVENSKÝ ÚSTAV SRDCOVÝCH A CIEVNYCH CHORÔB, A.S. THE EAST SLOVAK INSTITUTE OF THE CARDIOVASCULAR DISEASES Zuzana Bučeková Vedúca oddelenia verejného obstarávania Head of public procurement department Elektronizácia procesov verejného obstarávania v zdravotníckom zariadení Electronisation public procurement processes in the hospital Ostrava 2016
12
Embed
VÝHODOSLOVENSKÝ ÚSTAV SRDOVÝH A IEVNYH HORÔ, A.S.Paretovo pravidlo 80-20 platí dokonale. Predbežný prieskum je manuálny, ale veľmi efektívny. Pareto principle 80-20 works
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
VÝCHODOSLOVENSKÝ ÚSTAV SRDCOVÝCH A CIEVNYCH CHORÔB, A.S. THE EAST SLOVAK INSTITUTE OF THE CARDIOVASCULAR DISEASES
Zuzana Bučeková Vedúca oddelenia verejného obstarávania Head of public procurement department
Elektronizácia procesov verejného obstarávania v
zdravotníckom zariadení
Electronisation public procurement processes in the hospital
Ostrava 2016
E-aukcia samotná úspech nezaručí Auction itself does not ensure success Každý rok prijmeme 675 požiadaviek. / Each year we process 675 requirements.
ŠETRENIE? Samozrejme, 1.023.000 EUR / SAVINGS? Of course, 1.023.000 EUR Paretovo pravidlo 80-20 platí dokonale. Predbežný prieskum je manuálny, ale veľmi efektívny. Pareto principle 80-20 works just fine. Pre-bid process is still manual, yet very effective.
Končíme s papierom! V roku 2018 nám naše integrované riešenia EMA pomôže prekonávať Dennodenné starosti.
This ends in 2018 Integrated solution EMA will be there to help us fight day-to-day struggles.
Príklad z praxe / Real
example
hodín (4.000 EUR) sme strávili prípravou podkladov,
… ŠETRENIE JE OBROVSKÉ: 1.023.000 EUR.
Hours spent (4.000 EUR) to administer pre-bid documents,
check prices,…SAVINGS ARE HUGE: 1.023.000 EUR. 328h
Za rok opakujeme tento proces. Nedarí sa nám splniť všetkých 675 za rok. Times a year we repeat the same process. But we are not able manage all 675 requirements.
400x
PRÍPRAVNÁ FÁZA / PRE-BID PHASE SCHVÁLENIE A VYKONANIE TENDRA / BID EXECUTIONS 180 dní / days 150 dní / days
Predpokladaná hodnota zakázky bola určená z troch indikatívnych ponúk. Total value was determined from 3 answers.
subjektov sme pozvali do verejnej diskusie subjects invited by openly advertised scope
konkurečné subjekty sa zapojili a poslali pripomienky competing suppliers replied
1.700.000 677.000
KONEČNÁ CENA /
FINAL PRICE
PREDPOKLAD / PRICE ESTIMATE Medicínske zariadenia / Medical Devices
Spracovanie požiadavky, klasifikácia, plánovanie
Requirement identification, methods, planning and strategy
Príprava výzvy a predbežný prieskum trhu Solicitation preparation, pre-bid publication and proposals
Schválenie (Ministerstvo) Bid approval (Ministry of Health)
Odoslanie a otvorenie tendra Submission and opening
ŠETRENIE? Samozrejme, 1.023.000 EUR / SAVINGS? Of course, 1.023.000 EUR Paretovo pravidlo 80-20 platí dokonale. Predbežný prieskum je manuálny, ale veľmi efektívny. Pareto principle 80-20 works just fine. Pre-bid process is still manual, yet very effective.
Čo chceme? What we want?
Zníženie administratívy o 80%
Decrease administrative tasks by 80%
Splniť 100% požiadaviek za rok Fulfill 100% requirements
Automatizovať celý proces od požiadavky po vybavenie
Automatize the whole process from requirement to submission
Zjednodušiť a zaviesť online monitoring a kontroling Unify classification for all departments
Integrovať IT nástroje Simplify requirements and monitoring
Zapojiť analytické IT Integrate all tools
Súčasný stav Current State
Prevládajú administratívne úlohy Administrative tasks prevalence
Chyby pri manuálnom zadávaní Manual entry errors
Rozdielne procesy a metodológia Different processes and methodology
Žiadatelia nemajú čas na administratívu People (all staff) do not have time for administration
Slabá znalosť rizík a problémov Poor knowledge of risks and processes required by law
Riadenie je iba metodické Managed only by standard operation procedures, not
software
IT dáva iba technickú podporu Technical IT support only
5 mesiacov nemedicínske 5 months for non medical
7 mesiacov na medicínske tovary a služby 7 month for medical goods, services, work
Zmeny s rozumom! / Let’s do a wise changes... Každá nová aktivita bude meraná a bude mať vlastné KPI.
Each activity will be measured and monitored with predefined KPIs.
FSA MASTER za 18 mesiacov / in 18 months
Cieľ / Goal Nástroje / Tools KPI (VALUE FOR MONEY) Benefity / Benefit
Eliminovať manuálne úlohy Eliminate manual tasks
EMA, Softip, Promis
Požiadavka zadaná do 5 minút, elektronické schválenie bude na 90% žiadaniek, znížiť administratívu o 80% e-Requisition in 5 minutes e-Approval for 90% requisitions Decrease administrative tasks by 80%
Nižšie náklady, jednotný zoznam produktov, ušetrené 30 000 EUR na administratívnych úlohách Lower costs, Unified goods lists, Save - 30 000 EUR in administrative tasks
Skrátiť čas na prípravu Decrease preparation time
EMA, moderné používateľské rozhranie EMA, modern and effective user interface
Skrátiť prípravu o 50% Ušetriť aspon 5% na nákupe Decrease preparation by 50% Save at least 5% on all purchases
Rýchlosť, presnosť, ušetrené 2400 EUR ma administratíve. Speed, Accuracy, Lower costs on preparation, save - 2400 hours of work
Zjednotiť klasifikáciu Unify classification
CPV, jedna metodológia a workflow CPV, centralized methodology, rules and workflows
Všetky požiadavky v roku 2017 budú štruktúrované All requirements in 2017 will be structured
Jednotná klasifikácia, online reporting, otvorené a unifikované rozhrania Unified classification, Online reporting, Open and unified communication
Zbaviť sa papiera Get rid of paper
EMA, Softip, Promis, školenia, podpora používateľov trainings, on-site support
Viac ako 90% požiadaviek bude zadaných elektronicky At least 90% requirements will be entered electronically
Online reporty, Automatizácia povinných reportov Online reporting, Automated reports required by law
Zvýšiť transparentnosť Increase transparency
EMA, Rerpoty, Pravidlá Reporting, Unified rules, Trainings
Počet duplicitných konaní bude menší ako 10, Počet účastníkov bude v minimálne 75% prípadov 4 Duplicative procurements will fall under 10 10 a year (in 2017)
Presné reporty dodané v momente, keď ich používateľ potrebuje, Aktuálne dáta. Accurate and in-time reports, continual savings, budget checks. Involve more subject and vendors.
Where to begin with improvements? Daily, manually, on paper. We have measured what we do not want to do!
35 minutes
Assign consultant, consult, plan
Create, print, approve, send requirement
Paper requisition is entered into to XLS spreadsheet, refine or understand specification, assing one consultant for specific area. Document are being managed using only file system with necessary coping and pasting. Document exchange is done mainly by email.
Requisitor must fill-in predefined template, print it, have it signed and approved by head of department or budget owner, scan and send it by email... including errors when defining the requirement itself, budget evaluation.
Classify, evaluate, enhance, e-mail Specifications are consulted and fine-tuned to properly classify the subject for the bid, evaluate the method, budget,…