DIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENT Seal Base™ Vertragsmanagement • Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung, Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling • Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet Produktivität Compliance Flexibilität Sicherheit Transparenz
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Vertragsmanagement mit der Lösung Sealbase von PublicSeal
Mit einem ganzheitlichen Vertragsmanagement Kosteneinsparpotentiale generieren
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DIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENT
S e a l B a s e™ Ve r t r a g sman ag emen t
• Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung,
Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling
• Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten
durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet
Produktivität Compliance Flexibilität
Sicherheit Transparenz
U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e t r a g s m a n a g e m e n t
HAUPTMERKMALE:
Eine Lösung für Firmen individuell
anpassbar sorgt für Transparenz in der
Vertragsbeziehung:
• Unternehmensweite Transparenz
und Vertragskontrolle von dem
Zeitpunkt der Vertragserstellung
über den gesamten Prozess des
Vertragslebenszyklus
• Permanente Überwachung aller
wichtigen Vertragsdaten wie
Preise, Fristen, Zusagen, rechtliche
Verbindlichkeiten, Regelungen und
Vorschriften
• Schnelles, flexibles Handeln und
nachhaltige Einsparungen durch
Transparenz über das gesamte
Vertragsportfolio
• Steuerung des gesamten Vertrags-
prozess mit Verantwortlichkeiten
und Berechtigungen
• Verwaltung von Vertragspartner,
Verantwortlichen, Lieferanten und
Koordinatoren
• Automatische Fristenkontrolle und
Wiedervorlagenregelung
• Leistungsfähiges Reporting und
Controlling der Vertragsbestände
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von strategischer Bedeutung, die kom-plexen, vertraglichen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Vertragspart-nern z.B. Projektbeteiligte, Lieferanten und Partner in einem strukturierten EDV gestützten Vertragsmanagement zu verwalten und zu bearbeiten.
Neben der Geschäftsführung im Unternehmen sind viele Geschäftsbereiche mit Verträgen beschäftigt. Diese Geschäftsbereiche benötigen für ihre Arbeit Informa-tionen durch einen schnellen und transparenten Zugriff auf strukturierte Vertrags-daten und Dokumente aus den Verträgen und deren Anlagen. Termine, Fristen und Wiedervorlagen werden automatisiert verwaltet und unterstützen somit die Finanzverwaltung in der Kontrolle um Vertragsbudgets, Risiken und Zahlungen.
Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen
Optimieren Sie Ihre Vertragsbeziehungen durch ein flexibles und
transparentes Vertragsmanagementsystem im Unternehmen
INTEGRATION
Integration mit anderen Systemen, wie ERP und Business Informationssysteme, Finanzsysteme ist möglich oder auch als separates System einsetzbar
Der gesamte Prozess, angefangen bei der Erstellung eines Vertrags über seine Ausführung bis hin zur Auswertung und Archivierung, erfordert eine sorgfältige Behandlung, die je nach Vertragsstatus sehr unterschiedlich ist. Während bei der Vertragserstellung die Einhaltung der internen Vorschriften und Verfah-rensregelungen im Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, treten während der aktiven Lebenszeit des Vertrags mehr die Überwachung von Terminen sowie die Erfüllung des Vertragsinhalts in den Vordergrund. Die Transparenz im Umgang mit Verträgen in allen Bereichen ist hierbei ein wesentlicher Faktor, um zeitliche Engpässe und vorhersehbare oder planbare Ereignisse und Risiken rechtzeitig zu erkennen, um ausreichend Reaktionszei-ten zu schaffen und den erforderlichen Handlungsspielraum zu erhalten. Zur Unterstützung des vorausschauenden Umgangs mit Verträgen wird bei einem unternehmensweiten Vertragsmanagement der gesamten Lebenszyklus eines Vertrags berücksichtigt.
Es profitieren generell Unternehmen, Organisationen und Einkaufsgesellschaf-
ten von einem Vertragsmanagement, die täglich mit einer Vielzahl von Verein-
barungen umgehen müssen. Dabei sind Transparenz, Verfügbarkeit und Detail-
informationen wesentliche Bedürfnisse. Schon allein die zentrale Verfügbarkeit
der detaillierten Informationen der Verträge erzeugt Einsparungen in den
Ressourcen und Prozesskosten und sichert die Kontrolle über Vertragsinhalte
und Abwicklung von vertraglichen Vereinbarungen zu.
U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e r t r a g s m a n a g e m e n t
.
SICHERHEIT Die angewandte Technologie garantiert einen hohen Standard der Systemsicherheit , Compliance und Zuverlässigkeit.
BEDIENUNGSKOMFORT Benutzerfreundliches, flexibles, transparentes und grafisches Arbeitsumfeld.
SealBase™ Vertragsmanagement als Unternehmenslösung stellt den einzelnen Fach-bereichen im Unternehmen alle relevanten Vertragsinformationen in bedarfsgerecht aufbereiteter Form zur Verfügung. Eine umfassende, flexible und voll integrierte Business Intelligence Lösung ermöglicht dabei ein ausführliches Reporting, während Ad-hoc-Abfragen die Auswertungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement erhöhen.
SealBase™ Vertragsmanagement ist ein kundenindividuell anpassbares informatives Vertragsmanagementsystem, das direkt auf eingescannte und abgelegte Verträge zu-greift. Zu jedem einzelnen Vertrag werden Vertragstyp, Kontakt- und Kommunikations-daten, Fristen, Wiedervorlagen, Vertragspartner und Verantwortliche mit abgelegt.
Mit der Lösung SealBase™ Vertragsmanagement haben Sie Ihre Verträge unter Kontrolle, angefangen von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über sämtliche Teile des Lebenszyklus bis zur Kündigung und zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
SealBase™ Vertragsmanagement unterstützt Sie aktiv bei der permanenten Kontrolle und Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Konditionen, Fristen, Zusagen, rechtliche Verbindlichkeiten, und stellt die Einhaltung aller unternehmensinternen Regelungen und Vorschriften im Umgang mit Verträgen sicher. SealBase™ Vertragsmanagement ermöglicht schnelles und flexibles Handeln und so-mit nachhaltige Einsparungen bei gleichzeitiger Transparenz über den kompletten Vertragsbestand bis hin zur umfassenden Darstellung der Risiken.
Ihre Vorteile mit einem Vertragsmanagementsystem
• Schnelles Auffinden von Verträgen, Informationen und Dokumenten
durch komfortable Volltext /Metadatensuche inklusive Filterfunktionen
• Komplett browserbasiert System Mandanten fähig und mehrsprachig
• Umfangreiche Dokumentenmanagement und Archivfunktionen z.B.
sichere Ablage und Versionierung von Verträgen und Dokumenten.
• Automatische Überwachung und Vorschau von Vertragslaufzeiten, Wie-
dervorlagen mit Eskalationsmöglichkeiten über Aktionsboard und Email
• Einhaltung von Fristen durch rechtzeitige automatische Informations-
bereitstellung an die verantwortlichen Personen per Email, SMS etc.
• Übersicht über Vertragsbudgets, Vertragskosten und –einnahmen, Rück-
lagen, Risiken, Verpflichtungen, Zahlungen und Forderungen
• Detaillierte Informationen zu alle Arten von Vertragsbeziehungen z.B.
Vertragspartner jeglicher Art und Vertragsverantwortliche
• Unterstützung beim gesamten Vertragsprozess von der Erstellung, Be-
arbeitung, Unterzeichnung bis zur Kündigung und Vertragsarchivierung
• Abbildung von Vertragsstrukturen, Beziehungen, Vertragsarten, Kompe-
tenzen, Prozesse, Objekte, Berechtigungen und Zahlungspläne etc.
• Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung nach gesetzes-
konformen Vorschriften über den gesamten Vertragslebenszyklus
• Flexibles Vertragscontrolling und Reporting mit über 60 Standardreports
und Ad-hoc Reporting über das gesamte Vertragsportfolio