Verksamhetsberättelse 2014 Fastighetsnämnden
Verksamhetsberättelse 2014
Fastighetsnämnden
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 2(24)
Innehållsförteckning
1 Organisation ................................................................................................................ 3
2 Viktiga händelser 2014 ............................................................................................... 4
3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål .................. 5
4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål ..................................... 11
5 Personalredovisning ................................................................................................. 13
6 Nyckeltal .................................................................................................................... 18
7 Utveckling av organisationskultur och värderingar ............................................. 20
8 Invånar- och målgruppsorientering ....................................................................... 21
9 Uppföljning Förenkla helt enkelt ............................................................................ 22
10 Utmaningar och framtid – viktiga händelser 2015-2017 ...................................... 24
Bilagor
Bilaga 1: Uppföljning SAM 2014
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 3(24)
1 Organisation
Fastighetskontoret består av en drift- och förvaltarenhet och en byggteknisk enhet.
Drift- och förvaltarenheten består av tre geografiska områden med en områdeschef, två-tre
förvaltare, två-tre drifttekniker och 13-15 fastighetsskötare inom varje område, samt en
hantverksgrupp med en arbetsledare, sex snickare, en rörläggare och en murare.
I drift- och förvaltarenheten ingår även en teknisk stab med drift- och förvaltarchef, två
driftingenjörer, en underhållsförvaltare, en fastighetsingenjör, en handläggare samt en
projektanställning gällande systematiskt brandskyddsarbete.
Byggtekniska enheten utför de ny- och ombyggnationer på kommunala fastigheter som är
upptagna i planeringsdirektiv med budget samt de underhållsarbeten och förändringsarbeten
som beställs av drift- och förvaltarenheten. Inom den byggtekniska enheten ingår två
handläggare för bostadsanpassning, sex projektledare samt en handläggare. En ny byggteknisk
chef har anställts från april 2015.
I förvaltningsledningens gemensamma stab ingår en nämndadministratör och en
utvecklingsledare.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 4(24)
2 Viktiga händelser 2014
Åledsskolan färdigställd
Sofiebergs äldreboende färdigställt
Eldsbergahallen färdigställd
Tetaterkullens förskola inhyrning av paviljong
Strandvallens förskola inhyrning av paviljong
Järnvägsparken förskola inhyrning av paviljonger
Ny gruppbostad Hoppets väg, Sofieberg
Översvämningarna
Flytt av rådhuspersonalen till Nymansgatan.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 5(24)
3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån
kommunfullmäktiges mål
Utfall för målen anges enligt följande
Status för aktiviteter anges enligt följande
Observera att för mätetal hämtas senaste målvärde och utfall. I de fall målvärden satts för tertial
snarare än helår, visas tertialmålvärdet i tabellerna.
3.1 Målområde: Barn och utbildning
3.1.1 Antalet barn i förskolans grupper ska anpassas utifrån barnens behov av
en pedagogisk, trygg och kreativ verksamhet (konkretiserat mål).
3.1.1.1 Utforma och åtgärda 100% av förskolors och skolors lekplatser enligt
branschkrav.
Senaste kommentar
Under 2014 var tre miljoner avsatta för att åtgärda lekplatser, samt ytterligare tre miljoner under
2015. 80 % av lekplatserna var åtgärdade vid årets slut och prognosen är att 100 % är klara i
juni 2015.
Mätetal Målvärde Utfall
Åtgärda alla lekplatser. 80% 80%
Aktiviteter Senaste kommentar
Uppdatera tekniska anvisningar så att standarder för utemiljön finns med.
Pågår kontinuerligt.
Besiktiga och åtgärda alla lekplatser. Pågår och ska vara färdigt juni 2015.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 6(24)
3.2 Målområde: Bygga och bo
3.2.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska med
10 procent mellan år 2009 och 2014 (konkretiserat mål).
3.2.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler vad gäller
uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel ska
minska med 10 procent mellan år 2009 och 2014.
Senaste kommentar
Utfallet är beräknat för helåret 2014 utifrån inrapporterad förbrukning januari till och med
oktober. Under 2009 var utfallet 235 kWh/kvm, för 2014 beräknar vi 195 kWh/kvm, vilket ger
en minskning med 17 %. Den varma vintern minskar prognosens riktighet.
Mätetal Målvärde Utfall
Energianvändning avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel i kWh/kvm A-temp och år.
-10% -17%
kWh/kvm A-temp och år i befintlig byggnation. 211 195
kWh/kvm A-temp och år i nybyggnation. 95
Aktiviteter Senaste kommentar
Driftoptimering. Görs kontinuerligt.
3.3 Målområde: Demokrati och dialog
3.3.1 Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information
(konkretiserat mål).
3.3.1.1 Fastighetskontoret ska ha tydlig information på hemsida och intranät för
medborgare och verksamhet.
Senaste kommentar
Webbplatsen uppdateras med aktuella större byggprojekt.
Rutiner och styrdokument har överförts till intranätet.
Kommunikatör anställdes på 25 % från och med september 2013.
Information om vårt fastighetsbestånd kommer så småningom att läggas ut på kommunens
karta, i samarbete med byggnadskontoret. Halmstads kommun genomför för närvarande en
översyn av det nuvarande kartstödet och möjligtvis kommer inte det att finnas kvar framöver. Vi
avvaktar därför att publicera information om vårt fastighetsbestånd tills ett nytt kartsystem är på
plats.
Mätetal Målvärde Utfall
Komplettera hemsida och intranät med information om fastighetsbestånd och nybyggnationsprojekt.
0 0
Aktiviteter Senaste kommentar
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 7(24)
Aktiviteter Senaste kommentar
Informera om vår verksamhet och om våra fastigheter på hemsida och intranät.
Information om större nybyggnadsprojekt sker löpande. Information om fastighetsbeståndet kommer att publiceras när nytt kartsystem finns på plats.
3.3.2 Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens
utveckling (konkretiserat mål).
3.3.2.1 Fastighetskontoret ska öka delaktigheten för medborgare vid ny- och
ombyggnationer.
Senaste kommentar
En träff har genomförts med Kvibille Samhällsförening angående utbyggnad av Lundsgårds
förskola.
Mätetal Målvärde Utfall
Antal genomförda medborgarmöten under året. 1 1
Aktiviteter Senaste kommentar
Fastighetskontoret ska informera medborgare, samhällsföreningar och andra berörda intressenter vid ny- och större ombyggnationer, genom att samla till medborgarmöte.
3.4 Målområde: Miljö och energi
3.4.1 Minst 90 procent av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar
ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas (konkretiserat
mål).
3.4.1.1 De fordon under 3,5 ton som fastighetskontoret anskaffar ska drivas med
förnybara bränslen, i första hand biogas.
Senaste kommentar
Beställning sker alltid enligt policy, med undantag av när det finns läkarintyg för att beställa
fordon med automatlåda. Total har tre fordon beställts under perioden januari-december. Av
dessa har ett fordon beställts med automatlåda pga arbetsmiljökrav.
Mätetal Målvärde Utfall
Andelen anskaffade fordon under året som drivs med förnybara bränslen ska öka.
67%
Aktiviteter Senaste kommentar
Tjänstefordon som fastighetskontoret införskaffar ska drivas med förnybara bränslen, i första hand biogas.
Under 2013 beställdes totalt nio fordon, varav fyra med förnybart bränsle (44 %).
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 8(24)
3.5 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad
3.5.1 Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala
tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa
kommunerna år 2014 på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål).
3.5.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla sin samverkan med branschorganisationer
inom sitt verksamhetsområde.
Senaste kommentar
En träff har genomförts med Sveriges Byggindustrier och ytterligare en träff är inbokad i
februari 2015.
Mätetal Målvärde Utfall
Två träffar med branschorganisationer per år 2 1
Aktiviteter Senaste kommentar
Utöka samverkan med Sveriges Byggindustrier och övriga branschorganisationer.
3.5.2 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka
(konkretiserat mål).
3.5.2.1 Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna
etablera sig på arbetsmarknaden.
Senaste kommentar
Totalt har 30 ungdomar erbjudits sommarjobb i tre veckor var. Två elever från
Kattegattgymnasiet har praktiserat i hantverksgruppen. Inga nya elever har kunnat tas emot från
gymnasiets lärlingsutbildning pga för få elever sökt till fastighetsskötarprogrammet.
Mätetal Målvärde Utfall
Erbjuda 30 platser för sommarjobb. 30 30
Ta emot tre elever/år från gymnasiets lärlingsutbildning för fastighetsskötare.
3 1
Erbjuda en lärlingsplats i hantverksgruppen. 1 2
Aktiviteter Senaste kommentar
Fastighetskontoret ska erbjuda platser för sommarjobb, praktikplatser samt lärlingsplats.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 9(24)
3.6 Målområde: Omsorg och stöd
3.6.1 Nivån på den upplevda kvaliteten avseende insatser för äldre och
personer med funktionsnedsättning ska bibehållas (konkretiserat mål)
3.6.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla moderna och ändamålenliga äldreboenden.
Senaste kommentar
Inblandade förvaltningar har samarbetat i projektet, vilket enligt brukarna har uppfattats som
positivt. Eftersom inflyttning skedde under sommaren 2014, kan en fördjupad studie göras först
under våren 2015.
Aktiviteter Senaste kommentar
Utvärdera pilotprojektet Sofiebergs äldreboende. I samverkan med hemvårdsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. (2014)
Fördjupad studie görs under våren 2015.
3.7 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa
3.7.1 Invånare och besökare som känner sig trygga i Halmstad ska öka
(konkretiserat mål).
3.7.1.1 Skadegörelse ska minska i kommunala fastigheter
Senaste kommentar
Trygghetsvandringar har genomförts i Getinge, Bäckagård samt vid Maratonvägen;
Östergårdsskolan/Linehedsskolan. Trygghetsvandringarna har genomförts i samarbete med
HFAB, försäkringsmäklare, KRIS, Trygga Halmstad m.fl, där både fastighetskontoret och
fastighetsnämnden har deltagit.
Mätetal Målvärde Utfall
Trygghetsvandringar 2 3
Aktiviteter Senaste kommentar
Fastighetskontoret ska fortsätta arbetet med förebyggande åtgärder i samverkan med kommunens riskhanteringsgrupp.
Samverkan har skett med kommunens riskhanteringsgrupp. Förebyggande åtgärder har gjorts, t.ex. ronderingar.
Fastighetskontoret ska uppdatera sina tekniska anvisningar så att standarder för planering av utemiljöer, på ett sådant sätt att skadegörelse och brott inte uppmuntras, finns med.
Finns med vid varje projektering för varje skola och förskola.
Fastighetskontoret och fastighetsnämnden ska medverka vid trygghetsvandringar två gånger per år.
Tre trygghetsvandringar har genomförts under 2014.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 10(24)
3.8 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar
3.8.1 Giftfri vardag för barn och ungdomar
3.8.1.1 Giftfri vardag för barn och ungdomar
Aktiviteter Senaste kommentar
Medverka i kartläggning gällande hälsofarliga kemikalier.
Pågår.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 11(24)
4 Målredovisning - nämndens/styrelsens
verksamhetsmål
4.1 Nämndens/styrelsens mål
4.1.1 Kommunala fastigheter ska underhållas med anpassade metoder och
byggas miljömässigt och långsiktigt hållbara.
Senaste kommentar
Projektering sker efter Sunda Hus-konceptet vad gäller energi- och materialval, vilket har gjorts
på Söndrumsskolan, Enslövsskolan, Sofiebergs äldreboende samt Stomgården.
Aktiviteter Senaste kommentar
Kompetensutveckling inom området miljöklassad byggnad.
Två möten har genomförts med Region Halland.
Kompetensutveckling inom området bevarandevärda byggnader.
Utbildning genomförs under 2015 tillsammans med kulturmiljö Halland.
4.1.2 Andel nöjda kunder ska öka.
Senaste kommentar
Aktuellt 2015. Målet är att öka nöjd-kund-index till 56. Utfall 2013: 53.
Mätetal Målvärde Utfall
Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2015) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013).
0 0
Aktiviteter Senaste kommentar
Utföra aktiviteter utifrån resultatet av 2013-års NKI.
Handlingsplan är klar och åtgärder påbörjade.
4.1.3 Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015)
Senaste kommentar
Ej påbörjat.
Aktiviteter Senaste kommentar
Genomföra en nybyggnation som ett lågenergihus (2015)
Ej påbörjat.
4.1.4 Uppföljning av planerat underhåll
Aktiviteter Senaste kommentar
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 12(24)
Aktiviteter Senaste kommentar
Underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden i december.
Underhållsplan redovisades för fastighetsnämnden i december.
Uppföljning av underhållsplan redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis.
Uppföljning av underhållsplan har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis.
Fördelning akut/planerat underhåll redovisas i fastighetsnämnden kvartalsvis.
Fördelning av akut/planerat underhåll har redovisats för fastighetsnämnden kvartalsvis.
4.1.5 Minska antalet sjukfrånvarodagar
Senaste kommentar
Under 2013 var antalet sjukdagar/tillsvidareanställd 14,5. Under 2014 ligger snittet på 13,1
sjukdagar/tillsvidareanställd. Totalt har antalet sjukdagar minskat jämfört med förra året
Mätetal Målvärde Utfall
Antalet sjukdagar/tillsvidareanställd ska minska (jmf 2013). 13,1
Aktiviteter Senaste kommentar
Aktivt använda företagshälsovårdens tjänster (t.ex. erbjuda hälsoprofiler).
Åtgärder har genomförts enligt uppdragsplanering med Previa.
Stimulera medarbetare till motion genom att erbjuda olika typer av motion- och friskvårdssatsningar med hjälp av centrala medel.
Alla medarbetare har erbjudits att delta i träningspass på Nordic Wellness, efter arbetstid ca en gång/månad. Dessutom har alla möjlighet att träna en timme per vecka på sin arbetstid, i samband med lunch.
4.1.6 NMI (nöjd medarbetarindex) ska vid nästa mättillfälle öka.
Senaste kommentar
Nöjd medarbetarindex mäts först under 2016. Målet är då att index ligger på 78.
Mätetal Målvärde Utfall
Nöjd medarbetarindex (NMI) 0 0
Aktiviteter Senaste kommentar
Aktivt arbeta med resultatet från 2013 års NMI samt upprätta handlingsplaner.
Alla avdelningar har upprättat handlingsplaner utifrån sitt NMI-resultat, som man arbetar efter.
Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom hela förvaltningen.
Sker löpande.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 13(24)
5 Personalredovisning
Tillsvidare- och visstidsanställda
Tillsvidare Årsarbe-tare tills-
vidare Visstid
Dec 2014 andel
visstid (%)
Dec 2013 andel
visstid (%)
Totalt 80 80 2 2,5 % 5 %
Andelen visstidsanställda har minskat jämfört med samma mätperiod förra året.
Könsfördelning - tillsvidareanställda
Kvinnor Män Totalt
Dec 2014 andel
kvinnor (%)
Dec 2013 andel
kvinnor (%)
Totalt 11 69 80 14 % 14 %
Könsfördelning - visstidsanställda
Kvinnor Män Totalt
Dec 2014 andel
kvinnor (%)
Dec 2013 andel
kvinnor (%)
Totalt 0 2 2 0 % 0 %
Timavlönad personal
2013 2014
Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare
Totalt 6 942 4 4 002 2
Fastighetskontoret har under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än
år 2013.
Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda)
2013 2014
Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt
Totalt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Åldersfördelning - tillsvidareanställda
Enhet -25 26-35
36-45
46-55
55-60
61 62 63 64 65 65+ Summa
Totalt 3 7 15 30 12 4 3 2 2 1 1 80
Medelålder - tillsvidareanställda
Enhet 2013 2014
Totalt 49 49
Medelåldern på 49 år är densamma som föregående år.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 14(24)
Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön
Fastighetskontoret 2014 2013
Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt
Totalt 1 5 6 6
Vid samma tidperiod år 2013 var könsfördelningen för chefer 2 kvinnor respektive 4 män.
Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön
Fastighetskontoret 2014
Enhet Kvinnor Män Totalt
Totalt 0 0 0
Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda
Yrkesfördelning 2014 2015 2016 2017 2018 Sum
ma And
el
Handläggar- och administratörsarbete 0 0 0 0 0 0 0%
Hantverkararbete med mera 3 1 1 1 4 10 12,5
%
Teknikarbete 1 2 1 2 0 6 7,5
%
Totalt 4 3 2 3 4 16 20%
20% av fastighetskontorets personal kommer att lämna kontoret inom en 5 års period. Under år
2015 lämnar 3 personer kontoret om ingen väljar att kvarstå i anställning längre.
Statistiken visar också att flest pensionsavgångar finns under kategorin hantverkararbete med
mera (fastighetsskötare och hantverkare).
Sjukfrånvaro
Sjukdagar i snitt 2014 2013
Kvinnor Män Totalt Totalt
Totalt 19,05 12,15 13,10 14,53
Antal sjukdagar i snitt har minskat med 1,43 dagar i jämförelse med föregående år och ligger nu
på 13,10 dagar. Jämfört med år 2012 så har antal sjukdagar i snitt minskat med 2,85 dagar, år
2012 var antalet sjukdagar i snitt 15,95 dagar.
Kort- och långtidssjukfrånvaro - andel (%) sjukdagar 14 dagar eller mindre
2014 2013
Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt
Totalt 15 % 38 % 33 % 30 %
Korttidssjukfrånvaron har ökat från 30% till 33% Fastighetskontoret är en liten förvaltning med
relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom får stor påverkan på
sjuktalen.
Kort- och långtidssjukfrånvaro - Andel (%) sjukdagar mer än 14 dagar
2014 2013
Enhet Kvinnor Män Totalt Totalt
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 15(24)
2014 2013
Totalt 85 % 62 % 67 % 70 %
Långtidssjukfrånvaron har minskat från 70% till 67% i jämförelse med 2013. Fastighetskontoret
är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att även enstaka personers sjukdom
får stor påverkan på sjuktalen.
Sjukfrånvaro per yrkesgrupp
Yrkesgrupp 2012 2013 2014
Hantverkararbete med mera 25,30 17,42 15,12
Tabellen visar sjukfrånvaron uppdelat per yrkesgrupp. Yrkesgrupper med färre än 10
medarbetare redovisas inte. Inom fastighetskontoret är hantverkararbetare med mera
(fastighetsskötare och hantverkare) den aktuella gruppen att redovisa. Statistiken visar att antal
sjukdagar i snitt ligger på 15,12 dagar under år 2014 vilket är en minskning med 2,3 dagar
jämfört med år 2013.
Medarbetarskap och ledarskap
Fastighetskontoret har strävat efter att bibehålla ett gott samverkansklimat. Utifrån förra årets
resultat av medarbetarundersökningen bedömde fastighetskontorets ledning också att
förvaltningen som helhet behöver arbeta med framförallt följande områden: lönesättning och
lönesamtal, tydliga mål samt uppföljning av mål, kvalitetsarbetet samt arbetsplatsträffar. Detta
har förvaltningen arbetat med under året och kommer att arbeta med även framöver. År 2013
gjorde Fastighetskontoret en satsning på chefer och ledare genom att låta alla medverka i
utbildningen utvecklande ledarskap som Halmstads kommun anordnar. Förvaltningen har under
år 2014 bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har flyttat till nya lokaler.
Individuella utvecklingsplaner
I varje medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) så pratar chefen med sina
medarbetare om individens arbetsförhållanden. I medarbetarsamtalet diskuteras även
utbildnings- och utvecklingsbehov. När det gäller lönesättning och koppling till individuella
prestationer arbetar Fastighetskontoret för ökad lönespridning i enlighet med Halmstads
kommuns lönepolitiska strategi. Den individuella lönesättningen ska grundas på måluppfyllelse
och resultat där medarbetare som bäst bidrar till verksamhetens mål och utveckling ska
uppmuntras.
Mångfalds- och jämställdhetssatsningar
Fastighetskontoret arbetar kontinuerligt med mångfalds- och jämställdhetsfrågor.
I medarbetarsamtal (och även vid behov däremellan) pratar vi om individens arbetsförhållanden.
Vi har flest manliga anställda men vill säkerställa att våra arbetsförhållanden lämpar sig likaväl
för kvinnor (så långt det är möjligt). I medarbetarsamtalet diskuteras även utbildnings- och
utvecklingsbehov.
Vi försöker att underlätta för våra medarbetare att kombinera arbete och föräldraskap. Bland
annat genom att ha en positiv inställning till föräldraledighet och genom att, om möjligt,
undvika att lägga möten för sent på eftermiddagen med tanke på dagishämtning etc.
Vi tänker på de som är föräldralediga och informerar dem om vad som är på gång i
verksamheten, bjuder in dem till aktiviteter etc.
Förutsatt att tillräcklig kompetens och lämplighet finns, arbetar vi för att öka andelen kvinnor,
både som söker och får anställning hos oss på Fastighetskontoret.
Vi kartlägger löneskillnader och arbetar för att osakliga skillnader inte ska förekomma, vare sig
på grund av kön eller annat.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 16(24)
På våra APT pratar vi om bemötande, både i relationer med varandra och externt samt om
sexuella trakasserier samt handlingsplaner för detta.
Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Inom ordinarie budget
Fastighetskontoret har identifierat arbetsmiljön i hantverkargruppen och utifrån det genomfört
skräddarsydda insatser med syfte att förbättra arbetsmiljön samt förebygga ohälsa.
Fastighetskontoret har även erbjudit samtliga medarbetare utbildning med fokus på Första
hjälpen och HLR.
Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Med centrala medel
Fastighetskontoret har under år 2014 gjort friskvårdssatsningar i syfte att öka medarbetarnas
fysiska aktivitet. Medarbetarna har fått lov att utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per
vecka på arbetstid, kontoret har även arrangerat gemensamma träningstillfällen under året.
Hälsofrämjande och förebyggande insatser - Företagshälsovårdens delaktighet i det
hälsofrämjande arbetet
Fastighetskontoret har tillsammans med företagshälsovården identifierat arbetsmiljön i
hantverkargruppen och utifrån det genomfört skräddarsydda insatser med syfte att förbättra
arbetsmiljön samt förebygga ohälsa. Företagshälsovården har även anlitats när det gäller
genomförande av Första Hjälpen och HLR-utbildningar.
Arbetsskador
En arbetsskada har inträffat under året. Incidenten gällde en praktikant från Kattegattgymnasiet
som ramlade från en stege och skadade sig under sin praktik på Fastighetskontoret. Skolan har
anmält incidenten till arbetsmiljöverket och arbetsgivaren har utrett ärendet.
Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet
Enligt bifogad uppföljning kan vi se att många delar fungerar väl på fastighetskontoret.
Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt över vad som
gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm. Hantering av
kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl fungerande
samverkansorganisation.
Något som kan ses som ett utvecklingsområde är att mer information kring arbetsmiljön på
kontoret kan anslås på intranätet och på så sätt förtydligas och bli mer lättillgängligt.
Information om vilka personer som är skyddsombud respektive huvudskyddsombud saknas,
likaså tydliga rutiner för informationsspridning när det gäller föreskrifter från arbetsmiljöverket.
När det gäller utbildning inom arbetsmiljö, första hjälpen och krisstöd/krishantering saknar
vissa ledningspersoner dessa utbildningar. Ett annat utvecklingsområde är att förbättra
spridningen av information från samverkansgruppens/skyddsommittens möten till respektive
medarbetare samt hur förvaltningens uppföljning av genomförda åtgärder inom
arbetsmiljöområdet fungerar.
Sammanfattande analys
Antalet tillsvidareanställda är lika många jämfört med föregående år. Fastighetskontoret har
under år 2014 använt sig av timavlönad personal i mindre utsträckning än år 2013. Kontoret har
för övrigt inga större avvikelser vad gäller personalbilden.
Medelåldern ligger kvar på 49 år och inom en femårsperiod beräknas 20% av kontorets
medarbetare att gå i pension. Under 2015 är det totalt 3 personer som väntas gå i pension om
man inte väljer att kvarstå i anställning längre. Med tanke på den generationsväxling som råder
är det viktigt att fundera över hur kompetensbehovet ser ut framöver och vilken planering
fastighetskontoret måste göra för att kunna möta detta på bästa möjliga sätt. Fastighetskontoret
månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bla genom att erbjuda trainee-, lärlings-
och praktikplatser.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 17(24)
Nyckeltal som är kopplade till närvaro/frånvaro visar att korttidssjukfrånvaron har ökat något
medan långtidssjukfrånvaron har minskat. Detta resulterar i en liten minskning av antal
sjukdagar som ligger på 13,10 sjukdagar per tillsvidareanställd i snitt jämfört med 14,53 dagar
år 2013.
Eftersom en stor del av fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete
är det viktigt att försöka förhindra förslitningsskador i tex rygg, axlar och knän. Vi försöker att
arbeta förebyggande, dels genom att stimulera medarbetarna till fysisk aktivitet med hjälp av
olika friskvårdsinsatser och dels genom riktade insatser från företagshälsovården.
Arbetet kring kontorets systematiska arbetsmiljöarbete visar att många delar fungerar väl på
fastighetskontoret. Kontoret arbetar aktivt med sina rutiner för arbetsmiljöarbetet, har bra insikt
över vad som gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskyddsarbete, skyddsronder mm.
Hantering av kemiska produkter och maskiner finns det bra rutiner kring och kontoret har en väl
fungerande samverkansorganisation.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 18(24)
6 Nyckeltal
6.1 Nyckeltal/resultat som följs av kommunfullmäktige/kommunstyrelsen
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013
Utfall 2012
Utfall 2011
Totalkostnad per kvm, verksamhetsfastigheter
884 642 322 888 906 1 010
Energianvändning kWh, verksamhetsfastigheter
73 396 593
73 396 593
73 396 593
103 843 000
101 395 000
108 718 000
Akut underhåll, procent
44% 44% 44% 34% 34% 29%
Planerat underhåll, procent
56% 56% 56% 66% 66% 71%
Produktionskostnad per kvm, förskolor
24 500 24 500 24 500 24 500 24 500 24 500
Tidsåtgång projektering, förskolor
Avser antal månader.
6 6 6 6 6 6
Tidsåtgång byggnation, förskolor
Avser antal månader
12 12 12 12 12 12
6.2 Nyckeltal/resultat som följs av verksamheten
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013
Utfall 2012
Utfall 2011
BRA, förvaltnings- och utvecklingsfastigheter (kvm)
559 873 559 873 559 873 553 037 551 487 539 598
Totalkostnad, förvaltningsfastigheter (kr/kvm)
884 884 884 888 906 1 010
Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm)
120 120 120 109 108 101
Energianvändning (MWh)
Utfall 2014 avser
73 396 73 396 73 396 103 843 101 395 108 718
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 19(24)
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2013
Utfall 2012
Utfall 2011
januari-oktober.
kWh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad
195 195 195 188 183 185
kWh/kvm A-temp/år i nybyggnation
95 95 95 0 0 0
Nettokostnad bostadsanpassning per invånare (kr/inv)
128 128 128 122 130 115
Produktionskostnad förskola (kr/kvm)
24 500 24 500 24 500 24 500 24 500 24 500
Produktionskostnad gruppbostad (kr/kvm)
20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 20(24)
7 Utveckling av organisationskultur och värderingar
Förvaltningen har under året bytt förvaltningschef och den personal som suttit i Rådhuset har
under året flyttat till nya lokaler. Detta är det första steget mot att skapa ett gemensamt
fastighetskontor. Under 2015 är tanken att hela organisationen ska ses över och en flytt av
resterande personal på fastighetskontoret ska ske. Vi blir lokaliserade på ett och samma ställe
vilket kommer att bidra till ett förbättrat kommunikations- och arbetsklimat.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 21(24)
8 Invånar- och målgruppsorientering
Fastighetskontoret arbetar för att öka delaktigheten för medborgare vid om- och
nybyggnationer, genom att samla till medborgarmöte eller att engagera samhällsföreningar.
Brukarna är alltid med i projekteringsskedet. Under 2014 bjöds Kvibille samhällsförening in
angående utbyggnaden av Lundsgårds förskola.
Fastighetskontoret har tillsammans med fastighetsnämndens kommitté för Lokalhållande
föreningar haft fyra möten med Lokalhållande föreningar under året.
Fyra synpunkter har kommit till fastighetskontoret via "Å-sikten", varav tre berörde Najaden.
Alla inkomna åsikter har registrerats i diariet.
Serviceåtagande
Enligt värdegrunden ska alla halmstadsbor ha möjlighet till delaktighet och inflytande i de
demokratiska processerna. Genom att i serviceåtaganden tydliggöra vilka tjänster och vilken
service vi kan erbjuda samt ange tidsperspektiv för dessa åtaganden, och vad som förväntas av
kommuninvånaren, så är förhoppningen att delaktighet och inflytande skapas i
handläggningsprocessen. Fastighetsnämnden beslutade i december 2011 om serviceåtagande för
bostadsanpassning och felanmälan.
Handläggning av bostadsanpassningsbidrag - vad vi lovar
- En mottagningsbekräftelse ska skickas inom tre arbetsdagar där det framkommer
kontaktuppgifter till handläggaren samt besked om ev. kompletterande handlingar krävs.
- Vi ska handlägga varje inkommen, komplett ansökan snarast, dock inom sju arbetsdagar.
- Vi ska handlägga omgående, efter att ev. ägarmedgivande erhållits, vid brådskande ärenden.
Gäller främst tröskelborttagning och stödhandtag.
Resultat 2014:
De ofullständiga ansökningarna har fortsatt att minska men uppskattningsvis är ca 10 %
fortfarande ofullständiga, främst avseende vad man ansöker om men även att underskrift saknas.
Serviceåtagandet har inte kunnat uppfyllas främst avseende påbörjandet av handläggningen men
även gällande mottagningsbekräftelsen, d.v.s. de sökande har inte fått en mottagningsbekräftelse
inom tre arbetsdagar och/eller att handläggningen påbörjats inom sju arbetsdagar.
Uppskattningsvis har det i genomsnitt handlat om ca. fem resp. tio dagar. Detta beror på hög
arbetsbelastning med en ökning av antalet ärenden samt förändrade arbetsrutiner. Vårt mål är att
merparten av bedömningarna, i varje enskilt ärende (projekt), ska göras på plats hos den
enskilde samt att vi ska öka antalet uppföljningar med besök för att säkerhetsställa att
anpassningarna blivit utförda på ett tillfredsställande sätt.
Handläggning av felanmälan - vad vi lovar
- Den som felanmäler ska få återkoppling på sin felanmälan senast inom fem arbetsdagar.
- Återkopplingen ska ges på den mailadress som uppges i felanmälan.
- Om felanmälan kräver längre handläggningstid skickas ett meddelade om detta via uppgiven
mailadress.
Resultat 2014:
Vid felanmälan har den som felanmäler fått återkoppling inom fem arbetsdagar i majoriteten av
de anmälda ärendena. Återkoppling har getts via angiven mailadress i anmälan. Detta följs upp
och i de fall man hittar fel åtgärdas detta omgående. Under 2015 fortsätter arbetet med att
uppfylla serviceåtagandet med en tydlig och transparent återkoppling till kund.
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 22(24)
9 Uppföljning Förenkla helt enkelt
9.1 Bemötande
Förslag B1: Levandegör riktlinjer för service och bemötande
Har förvaltningen/bolaget genomfört förankring hos personalen?
x Klar
Påbörjad Andel av personalen där förankring skett (%)
Ej klar Förankring planeras vara genomförd (mån/år)
Förslag Ä2: Uppföljning och återkoppling av dissonanser
Har förvaltningen/bolaget en rutin eller ett kvalitetssystem som systematiskt fångar upp dissonanser i samspelet förvaltning/bolag?
Ja
x Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem
Nej, och planerar ingen rutin/kvalitetssystem
När kan rutinen/systemet vara i bruk? (mån/år)
Förslag Ä4: Myndighetsavgifter – kommungemensamt förhållningssätt
Hur är din förvaltnings/bolags status angående sammanställning av avgifter enligt punkt Ä4A?
- Klar
- Påbörjad När beräknas den vara klar? (mån/år)
- Ej klar När beräknas den vara klar? (mån/år)
Ej aktuell.
9.2 Samarbete och samverkan
Förslag S1: Öka din arbetsplats kunskap om andra verksamheter i kommunen
Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet
Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år
1 gång/år x Sällan/aldrig
S1C: Intranätet: Lägg ut information om din verksamhet, hämta information om andras
verksamheter, utnyttja de sociala funktionerna – alla i samverkan med närmsta chef
Antal organiserade aktiviteter för att fördjupa kunskapen om andra delar i kommunens organisation som är relevanta för din förvaltnings/bolags verksamhet
Oftare än 6 gånger/år 2-6 gånger/år
1 gång/år x Sällan/aldrig
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 23(24)
Förslag S2: Uppmuntran – storytelling
Är uppmuntran och positiv förstärkning på APT eller motsvarande ett stående inslag på mötesagendan på din förvaltning/bolag?
Ja
x Nej Vilka åtgärder planeras för att förbättra läget?
Hur ofta tas uppmuntran och positiv förstärkningupp i dialog med anställda?
Oftare än 6 gånger/år
2-6 gånger/år
1 gång/år
x Sällan/aldrig
Förslag S3: Introduktionsprogram för nyanställda
I vilken omfattning planerar din förvaltning/bolag medverkan i det kommungemensamma introduktionsprogrammet för nyanställda?
x Vi skickar alla nyanställda
Vi skickar chefer och nyckelpersoner
Andel av personalen (%)
Vi skickar ingen
Fastighetsnämnden, Verksamhetsberättelse 2014 24(24)
10 Utmaningar och framtid – viktiga händelser 2015-
2017
Kommunens fastigheter utgör en stor del av kommunens förmögenhet och därmed har
fastighetsnämnden ett stort ansvar för att arbetet med kommunens lokaler sker långsiktigt och
miljömedvetet. Värdet av kommunens fastigheter måste säkerställas för framtiden.
Nya kommunala fastigheter byggs energieffektiva och miljömässigt riktiga och den genomförda
satsningen på energisparåtgärder i befintliga fastigheter ska fortsatt följas upp. Fortsatt
utbyggnad av solenergilösningar ska ske. För att ta nästa steg i arbetet med energieffektiva
lokaler har nämnden skärpt målsättningen vid nybyggnationer.
Kompetensutveckling av vår personal är viktigt för att ligga i framkant av den ständigt pågående
utvecklingen inom fastighetsområdet. Samverkan/samarbete med andra kommuner och aktörer
inom vårt ansvarsområde, lokalt och regionalt, är därför viktigt för att ligga långt fram i
utvecklingen av nya arbetssätt, metoder och systemlösningar.
Väl fungerande lokaler är en förutsättning för en väl fungerande verksamhet. Service och
information till våra hyresgäster är viktigt så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet och
servicen till våra medborgare.
En stor utmaning för nämnden är att på ett flexibelt sätt tillgodose framtida behov av främst
förskoleplatser.
Investeringstakten är fortsatt hög i kommunen och behovet av att färdigställa nya lokaler i rätt
tid är en viktig del av fastighetsnämndens uppdrag. Den beslutade samhällsbyggnadsprocessen
med en tydlig samverkan inom kommunen och en tidig start av projekten skapar bättre
förutsättningar för att uppfylla kraven som ställs på oss.
Efter genomfört projekt med extraordinärt fastighetsunderhåll kan vi konstatera att fortsatt
ökande resurser krävs för att säkerställa det ekonomiska värdet av kommunens fastigheter. Det
är av största vikt att förutsättningarna för detta arbete inte förändras på grund av oförutsedda
underhållskulder som kvarstår i fastighetsbeståndet.
Nämndens viktigaste uppgifter under programperioden är att öka resurserna för
fastighetsunderhåll. Relationen 60/40 ska gälla mellan planerat och akut
fastighetsunderhåll.
Samhället utvecklas och våra kunders behov och krav förändras. Anställda ställer krav på
praktiska och bra arbetsplatser. Våra invånare önskar stimulerande, trygga och trivsamma
utrymmen att vistas i, ofta hela dagar och under långa perioder. Vår utmaning är att utveckla
och skapa inspirerande och flexibla lokaler som uppfyller kraven och ger stöd för nya arbetssätt.
Det är i dag vi bygger framtidens lokaler och vårdar äldre värdefulla fastigheter.