Porady a jejich vedení Petr Liška
Porady a jejich vedeníPetr Liška
2
Murphyho zákon
I nejjednodušší problém se stane nevyřešitelným, diskutuje-li se o něm na dostatečném počtu zasedání.
3
Obecný koncept řízení
Cíl
Plán
Úkol
KontrolaNápravnéopatření
4
TROCHA TEORIE
5
Typy porad
• Operativní porada• Výrobní porada• Manažerská porada• Řešitelská porada• Kontrolní porada• Krizová porada
6
Operativní porada
• Odstranění konkrétní překážky
• Svolána v krátkém časovém předstihu• Výběr účastníků velmi účelový
• Někdy výstup nemívá ani písemnou podobu.
7
Výrobní porada
• Rutinní zajištění bezproblémového chodu určitého procesu, útvaru nebo činnosti
• Útvarová porada• Pravidelné intervaly• Program pevně stanoven
• Buď bez písemného zápisu nebo má jen informativní charakter.
8
Manažerská porada
• Cílem je přijmout rozhodnutí
• Pravidelné intervaly, stejná doba• Vedoucí pracovníci• Příprava jak předsedajícího
tak účastníků
• Standardizovaný zápis
9
Řešitelská porada
• Cíle:– Nalezení co nejlepšího řešení závažného problému– Produkce novách nápadu, myšlenek či podnětů
• Svolávána účelově• Účastníci z různých míst a úrovní• Svolávaná v delším předstihu
• Výstupem obsáhlá zpráva
10
Kontrolní porada
• Cílem je odhalit odchylky od plánu a dohodnout nezbytnou korekci
• Svolávány pravidelně• Důležitá pečlivá příprava• Účastníci z různých míst
• Výsledkem jsou přijatá opatření
11
• Cílem je přijetí rozhodnutí zamezujících v krátkodobém horizontu vzniku nebo eskalaci krize ohrožující cíl organizace.
• Svolávána– Preventivně v pravidelných intervalech– Okamžitě po zaregistrování krizových signálů
• Výsledkem jsou krizové plány a programy
Krizová porada
12
PŘÍNOSY PORAD
13
Přínosy porad účastníkovi
• Získání informací• Odstranění překážek• Podíl na rozhodování• Získání zpětné vazby• Výměna zkušeností
14
Přínosy porad předsedajícímu
• Motivování lidí• Rozvoj týmové práce• Získání nápadů a námětů• Získání autority
15
Přínosy pro organizaci jako celek
• Zaměření úsilí• Identifikování problémů• Systematické řešení problémů• Lepší koordinace• Zlepšování klimatu
16
CHYBY A NEDOSTATKY PORAD
17
Organizační nedostatky
• Nesystematičnost• Chybějící programy• Nedělají se zápisy• Zbytečně obšírné zápisy• Nepodstatné záležitosti• Chybějící podklady
18
Chyby účastníků
• Pozdní příchody• Nepřipravenost• Nekázeň• Rozvláčné příspěvky• Vyřizování si účtů• Vlastní zájmy
19
Chyby ve vedení porad• Zahájení bez úvodu nebo návaznosti• Tolerování nepřítomných klíčových pracovníků• Odbíhání od tématu• Porada jako monolog• Neefektivní diskuze• Neřešení konfliktů• Odkládání nepopulárních rozhodnutí• Nepřijímání rozhodnutí• Tolerování vyrušování• Opakování probraného opozdilcům• Není dán prostor všem účastníkům• Chybějící shrnutí• Frustrující závěr
20
PORADY PRAKTICKY
21
Osobní zkušenosti
IAESTE
o.s. Kazimírka
22
IAESTE
• Manažerská porada 1x týdně• Porada týmu 1x za 14 dní• Národní porada 2x ročně• Mezinárodní porada 2x ročně
23
Jak by měla porada vypadat
• Příprava porady– Sestavení programu– Místo a čas jednání– Příprava prezentace
• Zadání úkolů (SMART)• Diskuse• Zpětná vazba
SpecificMeasuresAgreedRealisticTimed
24
Zásady vedení porady
• Začínejte včas• Ujistěte se, že všichni znají cíl a program porady• Určete zapisovatele• Dodržujte strukturu diskuse• Přijímejte rozhodnutí• Shrnujte a zaznamenávejte• Soustřeďte pozornost účastníků• Zvládejte agresi a konflikty• Vtáhněte do aktivní účasti všechny• Končete včas, celkovým shrnutím a pozitivně• (Vyhodnocení porady)
25
Osobní poznatky
• Nikdy nic není ideální.– Čas– Lidé
• Může-li se něco pokazit, pokazí se to.– Pomůcky– Plán
26
PRŮBĚH PORADY
27
Příprava je základ
• Místo a čas• Lidé• Pozvánka• Program• Materiály
28
Program
29
Na začátku
• Uvítání• Zapisovatel• Cíl porady• Doba• Struktura diskuse
• Kontrola bodů z minulé porady
30
Pomůcky
• Měřte čas• Využijte techniku– Prezentace– Diagramy– Harmonogramy
• S technikou to nepřehánějte– Flipchart– Whiteboard
31
Vyhodnocení
• Zápis– Info o zápisu
• Úkoly– Pro pozdější kontrolu
• Další porada
32
Dotazy
33
Materiály
• Osobní zkušenost• ŠULEŘ, Oldřích. Jak řídit a vést porady. Praha :
Computer press, 2003. 152 s.
34
Děkuji za pozornost