Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 22.9.2010

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 22.9.2010

22.9.2010 klo 9.00-15.30 , SLK-talon auditorio

9.00 Aloitussanat, Maksatuspäällikkö Markku Uusitalo

9–11.00 Tukikelpoisuuden yleiset edellytykset EU-hankkeissa, EU-tarkastaja Mikael Posti

Henkilöstökulut ja niiden kohdentaminen hankkeelle , EU-tarkastaja Mikael Posti

11 –12.00 Lounas (omakustanteinen)

12–13.30 Hankinnat ja kilpailutus, EU-tarkastaja Joonas Heinilä

Matkakustannukset, tarjoilut, tiedottaminen, EU-tarkastaja Aila Jumppanen

Välilliset kustannukset ja jyvitysperiaatteet, EU-tarkastaja Aila Jumppanen

13.30–14.00 Kahvi

14–15.00 Rahoitusosuuksien kertyminen ja niiden esittäminen maksatuksessa, EU-tarkastaja Mikael Posti

Maksatushakemukseen tarvittavat liitteet, EU-tarkastaja Kirsti Kirjonen

15–15.30 Kysymyksiä/palautetta/keskustelua

Tukikelpoisuus ja maksatus ESR-hankkeissa

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus

22.9.2010

Mikael Posti

Uudenmaan ELY-keskus

Tukikelpoisuuden peruslähtökohdat

• Lait ja asetukset, EU ja kansalliset (Tukikelpoisuusasetus 1079/2007)

• Ohjelma-asiakirja (ohjelmakohtaiset säädökset: ESR tukee ihmisiä eri tilanteissa (esim. kouluttautumista, työllistyvyyttä, osaamista) tai rakenteiden ja järjestelmien luomista (esim. koulutusohjelmia, uusia työvoimapalveluja, osaamistarpeiden ennakointia)

• Hallintoviranomaisen ohjeet (Hallintoviranomaisen ohjeet 27.2.2009 alkaen (645/023/2009), tukikelpoiset menot)

• Rahoittajan (Uudenmaan ELY) ohjeet (liittyvät tukikelpoisuuden tulkintaan)

Tukikelpoisuuden edellytyksiä

• Hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia kustannuksia (hyväksytty projektihakemus, kustannuserittely ja mahdolliset liitteet). Rahoitus on myönnetty projektisuunnitelman mukaiseen toimintaan ja kustannuksiin.

• Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeus: tilintarkastus)

• Projekti-/rahoituspäätöksen ehtojen mukaisia.

• Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia (ennen maksatushakemuksen jättämistä). Poikkeus: lomapalkkavaraus.

• Projektista aiheutuneita lisäkustannuksia, syysuhteet selvästi osoitettavissa (vahtimestari, ulkoalueen siivous, aulan sanomalehdet, yleinen henkilöstökoulutus )

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 2

• Ei toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneita menoja

• Projektin toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia

• Määrältään kohtuullisia

• Luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettuja (suljetun kirjanpidon pääkirja) . Aukoton jäljitysketju

• Kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukainen kirjanpito

Kustannuksia, joihin voi saada tukea

• Henkilöstökustannukset (kohtuulliset palkat ja lakisääteiset sivukulut)

• Ostopalvelut (julkiset hankinnat). Hankintojen ja palvelujen (konsultointi, koulutus) kilpailuttaminen: hankintalaki ja muut ohjeet

• Matkakustannukset (projektihenkilöstö, valtion matkustussääntö)

• Välttämättömät tarvikkeet, toimistokulut (tarvikkeet, monistus, puhelimet, leasingkulut)

• Kone- ja laitehankinnat (pienimuotoiset käyttötarvikkeet kerralla, ei kalusteita yms., poistot yli 1.000€ hankinnoissa)

• Tilakustannukset, vuokrat yms. (hankkeelle luotettavasti ja perustellusti kohdennetut)

• Tiedotus (esitteet, ilmoitukset, tilaisuudet yms.)

• Muut hankkeen aiheuttamat kustannukset (eriteltyinä)

Kustannuksia, joihin ei myönnetä tukea

• Ns. erikseen raportoitavat kustannukset omarahoituksesta• Hankkeeseen osallistuvien koulutusajan palkka- ja

matkakustannukset

• Palkaton talkootyö (pidettävä kirjaa, tehtävän työn palkkataso pohjana)

Tukikelvottomia kustannuksia 2

• Projektihakemukseen perustumattomat kulut

• Kilpailuttamattomat hankinnat, ellei asianmukaista ja dokumentoitua

perustelua suorahankinnalle

• Esitteet, www-sivut yms. joissa ei ole EU-tunnuksia

• Muut kuin valtion matkustussäännön mukaiset matkakustannukset (esim. normaalit pysäköintimaksut)

• Yleiset tilat, tilat, jotka eivät poistu käytöstä hankkeen loppuessa

• Välilliset kustannukset, jotka eivät perustellusti kohdennettavissa hankkeen aiheuttamiksi

• Liian nopeat poistot (vain hankkeen toteutusaikaan kohdistetut) 3v

Tukikelvottomia kustannuksia 3

• Arvonlisävero, joka on vähennyskelpoinen tai muuten korvattava

• Sakot, rangaistukset, oikeudenkäyntikulut

• Rahoituskulut, velan korot, viivästyskorot

• Maksatushakemukseen liitetään ensimmäistä kertaa haettaessa laskukopio hankinnasta sekä poistosuunnitelma, josta ilmenee hankinta-ajankohta, hankintahinta, poistoerät ja poistoaikataulu.

• Alan tasoa korkeammat palkkamenot, tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut tai vastaavat palkanlisät, ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot

• Johdon osallistuminen hankkeeseen

Projektin kirjanpito• Projektin on pidettävä projektikohtaista, kansallisten, yleisten kirjanpitoa

koskevien säännösten mukaista kirjanpitoa (moitteeton varainhoito)

• Projektin kulut ja tulot erotettavissa hallinnoijan tuloista ja menoista esim. oma kustannuspaikka tai alatilit

• Kirjanpidon otteesta tulee käydä ilmi projektin menot, rahoitus ja tulot kustannuslajeittain ja tositteittain .Tilijaottelun olisi hyvä noudattaa kustannusarvion mukaista jaottelua.

• Selkeät vientiselitteet

• Maksatushakemukseen kirjanpidosta vastaavan henkilön allekirjoittama ote kirjanpidosta (suljetun kirjanpidon pääkirja)

• Tarvittaessa liitteeksi erillinen pääkirjan avain (ei pakollinen ellei toisin ole sovittu). Kannattaa liittää, mikäli vientiselitteistä ei selviä mistä kustannuksista on kyse. Vähentää selvityspyyntöjä ja nopeuttaa hakemuksen käsittelyä.

Projektin tositteet

• Tositteissa tulee näkyä tositenumero, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät

• Tositemerkinnöistä on ilmettävä mitä hankittu ja miten hankinta liittyy projektin toimintaan

• Kaikista tositteista ja niiden liitteistä tulee käydä ilmi yhteys projektiin. (MITÄ? MISSÄ? MILLOIN? KUKA? MIKSI? KENELLE?). Mitä Selkeämpi selitys nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä

• Jos yhteinen tosite muun toiminnan tai organisaatioiden kanssa, tulee projektin osuus selvästi erotella ja perustella

• Tarvittaessa laskun liitteeksi esim. seminaarin ohjelma ja osallistujaluettelo. HUOM! Osallistujalistat allekirjoituksilla!

• Laskuihin viitteeksi ESR - projektikoodi

Maksatushakemus

• Maksatushakemuksella (tilitys) tuensaaja hakee viranomaiselta projektin toteutuksesta aiheutuneita, jo maksettuja kustannuksia maksuun

• Maksatushakemus täytetään sähköisesti EURA 2007 –järjestelmässä

• Hakemus jätetään järjestelmän välityksellä viranomaiskäsittelyyn

• Maksatushakemuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö/henkilöt. Dokumentti ensimmäiseen maksatushakemukseen (ja muuttuessa)

• Hakemus tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja lähetetään liitteineen ELY -keskuksen kirjaamoon osoitteeseen:

Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus

PL 36

00521 Helsinki

Maksatushakemus • Maksatushakemus määräajoin, maksatuskaudet ja palautuspäivät

määritelty rahoituspäätöksessä (lisäaikaa jättämiseen voidaan hakea EU-tarkastajalta ennen määräajan umpeutumista, perusteltu syy)

• Hakemukseen merkitään maksatuskauden kirjanpidon mukaiset maksetut kustannukset, saadut rahoituserät sekä erikseen raportoitavat erät, ja siihen liitetään niitä todentavia dokumentteja (mm. tiivistelmä maksatuskauden toiminnasta, pääkirjanote, työajan seurannat, palkkaerittelyt, matkalaskut, kilpailutusasiakirjat)

• Viimeisessä maksatushakemuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset.

• Kustannukset haetaan projektisuunnitelman kustannuserittelyn mukaisissa kustannuslajeissa (merkitään samalla tarkkuudella kuin projektisuunnitelman kustannuserittelyssä).

Maksatuspäätös • Perustelut hylätyille kustannuksille ja rahoituserille

• Maksettava määrä ja maksuunpano

• muutoksenhakuosoitus

Muutoksenhaku• Muutoksenhakuosoitus maksatuspäätöksen liitteenä

• Oikaisupyyntö (määräajassa)

• Maksatuspäätöksen muutospäätös

• Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä

• Valitus, käsittely HAO

Tukikelpoisuuden arviointi 1Esitarkastus ja projektin toimenpiteiden toteutuminen• Onko tullut ajallaan, ovatko vaaditut liitteet ja selvitykset mukana

(projektineuvojat)

• Onko hanketta toteutettu sisällöltään rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti. Onko toiminta ollut päätöksen pohjana olleen projektisuunnitelman mukaista (koordinaattorit)

Kustannusten tukikelpoisuus (EU-tarkastajat)

• Kustannusten oikeellisuus ja tukikelpoisuus;

• Vertailu kirjanpitoaineistoon ja sitä todentaviin liitteisiin, toiminnan dokumentaatio. Onko rahoitus kertynyt suunnitelman mukaisesti

• päätös tukikelpoisten kustannusten korvaamisesta

Lisäselvityspyyntöjä voi olla molemmissa vaiheissa (epäloogisuudet, puuttuvat dokumentit)

Tukikelpoisuuden arviointi 2

• Kaikki korvattavat kustannukset ovat harkinnanvaraisia ja rahoittajan arvioi niiden tukikelpoisuuden suhteessa projektisuunnitelmaan

• Uudenmaan ELY on vastuussa kaikkien kustannusten tukikelpoisuudesta hallinto- ja maksuviranomaiselle (TEM) ja komissiolle

• Tukikelpoisuutta varmistetaan etukäteen jo projektihakemusvaiheessa ja projektineuvotteluissa; ennaltaehkäisy on sekä toteuttajan että rahoittajan etu

• Tukikelpoisia ovat hyväksytyn projektisuunnitelman (ja sen kustannuserittelyjen ja liitteiden) mukaiset kustannukset, jotka on haettu kustannuserittelyn mukaisissa kustannuslajeissa.

Tukikelpoisuuden arviointi 3

• Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisesta

• Avainsanat tarkastuksessa: loogisuus, selvä yhteys syyn (projektin toiminnan) ja seurauksen (kustannusten) välillä (aiheuttamisperiaate), todennettavat toimenpiteet, aukoton jäljitysketju dokumentoinnissa

• ”Suora linkki” hanketoiminnan, hyväksytyn hankesuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman kesken

• Jos epäselvyyttä liikaa, palautus kokonaan uudelleen valmisteltavaksi

Tukikelpoisuuden ongelma-alueita

• Julkiset hankinnat: alihankinnat, tavarat, palvelut

• Ei kilpailutettu lainkaan tai kilpailutettu puutteellisesti

• Heikko dokumentointi

• Henkilöstökustannukset

• Palkkakustannukset, työajan seuranta, lomapalkat, johdon panos

• Välilliset kustannukset /yleiskustannukset, tilakustannukset

• Laskentatapa, hankkeen aiheuttama osuus kustannuksista epäselvä, ei yksiselitteisesti osoitettavissa

• Matkakustannukset

Yhteishanke

• Osatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet, lukuun ottamatta päätoteuttajan hallinnollisia velvoitteita

• Päätoteuttaja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksen

• Kustannuksiin kaikkien toteuttajien kustannukset

• Rahoitukseen kaikkien toteuttajien rahoitusosuudet

• Maksatushakemukseen liitteeksi osatoteuttajien maksatushakemukset / tilitykset, pääkirjan otteet ja muut vaaditut liitteet

• Maksatuspäätös osoitetaan päätoteuttajalle

• Mahdolliset selvityspyynnöt , tiedustelut, täydennyspyynnöt osoitetaan päätoteuttajalle

Valvonta ja tarkastukset

Paikan päällä tarkastus (ELY-keskus)• Tarkastettavat hankkeet valitaan otannalla

• llmoitus tarkastusajankohdasta etukäteen (yleensä)

• Tarkastetaan hankkeen asiakirjoja (ml. kirjanpito) sekä muuta todentavaa aineistoa, haastatellaan projektin vastuuhenkilöitä

• Tarkastuksesta määrämuotoinen muistio

• Selvitykset, keskeytykset, takaisinperinnät

Muita tarkastuksia• Tarkastusviranomaisen (VM),

• Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM),

• Kommissio

Henkilöstökustannukset, Rahoitus

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 22.9.2010

Mikael Posti

Henkilöstökustannukset

• Projektisuunnitelman mukaisen henkilöstön kohtuulliset palkkakustannukset . Kohtuullisuus: TES, VES, vastaavasta työstä

• Lakisääteiset palkan sivukulut (työnantajan osuus)

• Projektille 100% työtä tekevien henkilöiden toimenkuvaan ei saa kuulua muita kuin projektiin liittyviä tehtäviä

• Projektille osa-aikaisesti työtä tekevien on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa (100%)

• Projektin ajalta projektille tehdystä työstä ansaittujen lomien kustannukset (lomapalkka ja -raha tai lomavaraus, mikäli sovittu rahoittajan kanssa)

• Normaalin työajanpalkka (ei ylityöt)

• Henkilöstökoulutus (jos tukee hankkeen toteutusta)

Ei tukikelpoisia henkilöstökustannuksia

• tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisät

• Johdon yleisjohtamiseen liittyvät kustannukset

• Tukityöllistettyjen palkkakustannukset

• Stipendit, apurahat

• Vapaaehtoiset vakuutukset

• Yleinen henkilöstökoulutus

• Saatu Kelakorvaus vähennettävä samassa suhteessa kuin sairasajanpalkkoja on hankkeelle kohdistettu

Henkilöstökustannukset

Maksatushakemukseen EURA2007- järjestelmässä henkilökustannukset ja henkilötyökuukaudet henkilöittäin

Maksatushakemukseen liitetään

• Työajanseurantalomakkeet osa-aikaisesti työskenteleviltä

• Palkkaerittelylomake

• Tarvittaessa selvitys lomapalkoista ja -rahoista

Työajanseurantalomake (valmis lomake)

• Projektille osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden osalta (tai muu työajanseurantaselvitys, jos sovittu)

• Päiväkohtaisesti koko työpanoksen käyttö (100% työajasta), todelliset, toteutuneet tunnit

• Projektille tehtyjen tuntien sisältö

• Työaikakirjanpidon tulee täsmätä palkkakirjanpitoon, edelleen pääkirjanpitoon ja palkkaerittelyyn

• Lomakkeen allekirjoittaa työntekijä ja esimies

Palkkaerittelylomake (valmis lomake)Henkilöittäin eriteltynä: • projektille tehdyt tunnit ja kokonaistyötunnit (todelliset toteutuneet

tunnit, ei keskimääräisiä tai arvioita)

• Kokonaispalkka (organisaation maksama kokonaispalkka)

• Projektista maksettu palkka sivukuluineen, osa-aikaisilla projektille tehtyjen tuntien suhteessa

Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on 169h, josta projektin työtehtäviin on käytetty72h ja hallinnoivan organisaation työtehtäviin 97h. Palkasta kohdistetaan projektille tehtyjen työtuntien suhteessa 72h/169h.

• Sairausajantunteja ei projektin tunteihin eikä kokonaistunteihin, jolloin maksettuun palkkaan sisältyvät sairausajan palkat kohdistuvat projektille tehtyjen tuntien suhteessa (lyhyet sairaslomat, pitemmät sairaslomat tapauskohtaisesti perustelulla tavalla)

• Lomapalkat ja -rahat omalle riville (tarvittaessa erillinen selvitys)

• Palkan laskennasta vastaavan henkilön nimikirjoituksella varmentama

Lomakustannukset

• Projektille tehdystä työstä ansaittujen lomien kustannukset

• Maksetut lomapalkat ja -rahat tai lomapalkkavaraukset(mikäli sovittu)

• Projektin toteutusajalta ansaitut

• Työajansuhteessa

• Lomapalkkavaraus, maksatuspäätökseen ehto:

Jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla

Lomakustannukset

Esimerkki lomien kohdistamisesta

Kokoaikainen työntekijä: Henkilö työnantajan palveluksessa 1.4.2009 - 31.3.2010. Vuosilomapäiviä kertynyt 30pv (=12kk x 2,5pv kolme päivää yhtä lomanmääräytymiskuukautta kohti). Aloittanut projektissa 1.1.2010 . Projektin ajalta 1.12.2009 - 31.3.2010 kertynyt lomapäiviä 10pv(=4kk x 2,5pv). Projektille kohdistetaan 10 lomapäivän kustannukset

Osa-aikainen työntekijä: Projektin työntekijä on tehnyt ajanjaksolla 1.12.2009 - 31.3.2010 projektille töitä 31 % kokonaistyöajasta (190h/612h). 10 lomapäivän palkasta ja lomarahasta kohdistetaan projektille samassa suhteessa 31%

Lomakustannukset

Tarvittavat tiedot:

• Miltä ajalta loma ansaittu

• Ansaittujen lomapäivien määrä (yht. ja projektiajalta)

• Loman ansaintajaksolta projektin tunnit ja kokonaistunnit

• Loma-ajan ansio lakisääteisine sivukuluineen / laskennan perusteena oleva palkka

• Projektille kohdennettu loma-ajan ansio lakisääteisine sivukuluineen

Malliesimerkki 1600 –palkkojen kohdennuksesta• Opetusvelvollisuus 1 600 tuntia• Kuukausipalkka, brutto 4 000,00 €• Vuosiansio (kk-palkka x12) 48 000,00 €

• Vuosiansio opetusvelvollisuusajalta• (vuosiansio/(52x40))x1600 36 923,08 €• Vapaajakson ansio (12 vko) 11 076,92 €

• Vuosityöhinta (vuosiansio/1600) 30,00 €• Opetustuntihinta (vuosiansio/(52x40)) 23,08 €• Vapaajakson tuntihinta, varaus 6,92 €

Malliesimerkki 1600-palkkojen kohdennuksesta

Esimerkki ilman henkilösivukuluja:

• Projektin tunnit 100 Palkka 100x23,08€ 2 308,00 €

• Vapaajakson palkkavaraus:

projektin tunnit 100x6,92 692,00 €

Projektin kirjanpitoon kirjatut kustannukset 3 000,00 €

Eli 100 x vuosityöhinta 30,00 (tästä puuttuvat henkilöstösivukulut)

Avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys

Koulutusta hankinnoista rakennerahastoprojekteissa

22.9.2010Joonas Heinilä

Uudenmaan ELY-keskus

Yleistä hankinnoista

• Laki julkisista hankinnoista (N:o 348/2007)• Hankintalain muutos tuli voimaan 1.6.2010 ja sitä sovelletaan yli

30 000 € hankintoihin, joiden hankintaprosessi on aloitettu 1.6.2010 tai myöhemmin

• Ennen 1.6.2010 aloitettujen hankintojen kohdalla lakimuutosta ei sovelleta (aiempi kynnysarvo 15 000 €)

• Kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §)• EU-kynnysarvot (hankintalain 16 §)• Tietoutta hankinnoista: www.hankinnat.fi• Ohjeistusta hankkeille: www.rakennerahastot.fi• Valtion säädöstietopankki: www.finlex.fi

Hankinnat ESR-projekteissa

• Hankintojen oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia• Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminen• Jos hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun

budjetin takia, muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan rahoittajan kanssa ts. ei oikeuta suoraan lisähankintoihin

• Hankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää ESR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus)

Hankinnat ESR-projekteissa (jatkoa)

• Mikäli hankinta ei täytä hankintalain/hankinnoista annetun ohjeistuksen mukaisia vaatimuksia, se ei ole projektille tukikelpoinen kustannus

• Toteuttajaorganisaation jo kilpailuttamat hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti (esim. puitesopimukset)

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

Alle 500 €:• Hankintoja ei tarvitse eritellä hankintaselvityslomakkeelle• Hankintahinnan oltava kohtuullinen• Hankintahinnan kohtuullisuus todennettavissa vaivatta

vertailemalla yleistä hintatasoa

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

500-2 000 €:• Hankinnat kirjataan hankintaselvityslomakkeelle• Dokumentoidut hankintaperusteet• Ns. kevennetty menetelmä• Hankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla pyydetyt

tarjoukset 3-5 kpl tai joissain tapauksissa hintojen vertailu netissä

• Vastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio tai vastaava, josta selviää perusteet hankinnalle

• Perustelut suorahankinnalle

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

2 000-30 000 €:• Hankinnat eritellään hankintaselvityslomakkeelle• Muistutuksena ennen 1.6.2010 tehdyissä hankinnoissa

kynnysarvo on 15 000 €• Kirjallinen tarjouspyyntömenettely• Kirjallisesti, sähköpostilla tai faksilla vähintään 3-5

dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot

• Tarjousajan kohtuullisuus

• Vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

2 000-30 000 € (jatkoa):• Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään

kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella

• Maksatushakemuksen liitteeksi selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (päätösmuistio tai kokouspöytäkirja) sekä hankintasopimukset

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat:• Hankintalain mukainen menettely• Hankinnoista ilmoitettava HILMAssa • Mikään ei estä 1.6.2010 jälkeenkin ilmoittamasta yli 15 000 €

arvoiset hankinnat HILMAssa

• HILMA: www.hankintailmoitukset.fi

Poistot

• Kone- tai laitehankinta esitettävä poistoina, kun hankinnan arvo 1 000 € tai enemmän (alv 0%)

• Poistoista tehtävä aina poistosuunnitelma• Voidaan hyväksyä ainoastaan projektin ajalta• Poistoajan ollessa projektin toteutusaikaa pidempi, osa

poistoista jää hankkeen toteuttajan vastattavaksi• Hankintojen tulee olla projektin kannalta tarpeellisia

EAKR:• Suunnitelmaan sisältyvien koneiden, laitteiden ja kalusteiden

hankintahinnat ovat sellaisenaan hyväksyttäviä kustannuksia

EAKR

• Hyväksytyn hankesuunnitelman ja kustannusarvioiden mukaisten koneiden, laitteiden ja kalusteiden hankintahinnat ovat sellaisenaan hyväksyttäviä kustannuksia

• Oltava hankkeen kannalta tarpeellisia• Erillinen hankintaluettelo, jossa laitteet yksilöity • Luettelossa kerrotaan laitteen tai koneen sijoituspaikka• Hankinnat merkittävä EU-tunnuksin hankinnat pystyttävä

yksilöimään projektin hankinnoiksi vielä 5 vuotta projektin päättymisen jälkeen

• Jos kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet

EAKR jatkoa

• Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea

Kysyttävää?

Kiitos mielenkiinnostanne!

Matkakustannukset• Valtion matkustussäännön mukaisesti (www.vm.fi)

• Projektin henkilöstön kohtuulliset, projektisuunnitelman mukaiset matka- ja majoituskustannukset ja päivärahat

• Liityttävä oleellisesti projektin toteutukseen

• Projektisuunnitelman mukaiset ulkomaanmatkat (kirjallinen matkaraportti rahoittajalle), sovittava aina etukäteen

• Kaikista matkalaskuista tulee käydä ilmi yhteys projektiin • matkan tarkoitus ja kohde• ajankohta • matkan pituus• kustannukset

Matkakustannukset

• Oman auton/taksin käyttö tulee perustella matkalaskussa

• Omalla autolla tehdystä matkasta suoritetaan korvaus sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan yleisiä kulkuneuvoja käyttäen, mikäli tämä olisi ollut edullisempaa

• Pysäköintimaksut eivät ole tukikelpoisia (pl. hotellin, lentokentän ja rautatieaseman seisontapaikkamaksu korkeintaan kolmelta peräkkäiseltä päivältä).

• Maksatushakemukseen liitetään tositekopiot matkustuskustannuksista

• Päivärahan suuruudessa huomioitava esim. seminaarin osallistumismaksuun sisältyvät ateriat

• Toteuttajalla voi olla omia ohjeita matkakustannusten korvaamisesta, mutta projektissa noudatetaan valtion matkustussääntöä

Muut kustannukset

Tilavuokrat

• Projektin käytössä olevat työ(huone)tilat

• Vuokrasopimuksen tai hoitovastikkeen mukainen neliövuokra

• Siivous, vesi, sähkö

• Tukikelpoisia eivät ole yleisten tilojen kerroin eikä rahoitus-, rakennus- tai muusta kunnossapidosta aiheutuvat kustannukset

• Osa-aikaisesti työskentelevien kohdalla tilakustannukset jyvitettävä projektille tehdyn työajan suhteessa

• Koulutustilat todellisen käytön mukaan

• Ensimmäisen maksatushakemukseen ja kustannusten muuttuessa selvitys vuokrakustannuksista (esim. kopio vuokrasopimuksesta tai maksutosite), projektin käytössä olevista neliöistä ja jyvitysperusteista

Muut kustannukset

Tiedotuskustannukset

• Kaikessa tiedottamisessa (lehti-ilmoituksissa, projektin asiakirjoissa, tiedotteissa, esitteissä, julkaisuissa, julisteissa, www-sivuilla jne.) käytetään EU-lippu -tunnusta ja siihen liittyvää tekstiä Euroopan unioni ja Euroopan sosiaalirahasto tai Euroopan aluekehitysrahasto

• Projektin tiedotusmateriaalissa tulee käyttää myös Vipuvoimaa EU:lta 2007-2013 -tunnusta ja graafista viivaelementtiä

• Myös tuen myöntänyt viranomainen Uudenmaan ELY-keskus tulee mainita

• Pienissä kohteissa riittää pelkkä EU-lippu-logo (esim. käyntikortit).

• Tiedotusohje www.rakennerahastot.fi

• Maksatushakemukseen liitetään tositekopiot tiedotuskustannuksista ja näytteet esitteistä, ilmoituksesta jne.

Muut kustannukset

Koneiden ja laitteiden hankinta

• Osto vai leasing, hankintatavasta sovitaan aloitusneuvotteluissa

• Tilitys poistoina tai leasingmaksuina, osa-aikaisilla työajan suhteessa

• Ensimmäisen kerran tilitettäessä maksatushakemukseen liitteeksi selvitys vuokran määrästä (leasingsopimus, leasingmaksutosite) ja jyvitysperusteista

Muut kustannukset

Poistot

• Kaikki yli 1.000 € laite- ja konehankinnat tulee käsitellä poistoina

• Hankinnan tulee olla projektisuunnitelman mukainen

• Projektin toteutusajalta = hankintahetkestä lähtien korkeintaan projektin päättymiseen saakka. Mahdollinen jäljelle jäävä poisto-osuus jää toteuttajan omaksi kustannukseksi.

• Kansallisten kirjanpitosäännösten mukaiset poistot, atk-laitteissa yleensä 3 vuoden tasapoistot.

• Maksatushakemukseen liitetään ensimmäistä kertaa haettaessa laskukopio hankinnasta sekä poistosuunnitelma, josta ilmenee hankinta-ajankohta, hankintahinta, poistoerät ja poistoaikataulu.

Muut kustannukset

Tarjoilukustannukset

• Kustannusten oltava kohtuullisia ja liityttävä oleellisesti hankkeen toteuttamiseen:

• esim. kahvitarjoilu kokouksissa, seminaaripäivänä edullinen ruokailu

• Tarjoilulaskussa mainittava tilaisuuden aihe ja läsnäolijat

• Projektihenkilöstön sisäisten palaverien kahvi- tai ruokatarjoilut eivät ole tukikelpoisia

• Projektin kohderyhmälle järjestettyjen koulutustilaisuuksien ja kurssien ruokailut eivät ole tukikelpoisia.

Muut kustannukset

Välilliset kustannukset

• Tarkoitetaan niitä kustannuksia, jotka koskevat koko organisaatiota ja jotka jaetaan eri yksiköiden kesken esim. johto, yleis- tai taloushallinto

• Pääperiaatteena: kaikki kustannukset käsitellään mahdollisuuksien mukaan välittöminä kustannuksina.

• Perustuvat tosiasiallisiin kirjanpidon kustannuksiin

• Aiheuttamisperiaatteen mukaan (perustellulla, oikeudenmukaisella ja tasapuolisella tavalla), esim. palkanlaskijan kustannukset työajanseurannan mukaan

• Ei laskennallisia %-osuuksia tai arvioon, keskiarvoon perustuvaa kohdentamista

Muut kustannukset

Välilliset kustannukset

• Esimerkiksi:

• Puhelut, vain työaikana soitetut

• Puhelinetu ja sen sivukulut eivät ole tukikelpoisia

• Oman organisaation työ (esim. taloushallinto, palkanlaskenta): työajanseurannan mukaan

• Projektin henkilöstön kohtuulliset työterveyskustannukset kela-korvauksilla vähennettyinä (perusterveydenhoito)

• Maksatushakemukseen tulee liittää selvitys välillisistä kustannuksista sekä laskenta- ja jyvitysperusteista. Selvityksestä täytyy näkyä, mistä kokonaiskustannus koostuu ja millä perusteella se on jyvitetty projektille.

Projektikirjanpitoon tulevat rahoituserät1. Kuntien rahoitus

2. Muu julkinen rahoitus

3. Yksityinen rahoitus

4. Projektin tulot (mm. tuotteiden myyntitulot, pääsyliput jne.)

• Rahoitusosuudet (sekä toteuttajan oma rahoitusosuus että muut rahoitusosuudet) ja tulot kirjataan projektin kirjanpitoon (sekä suunnitellut että ennakoimattomat tulot)

• Rahoitusosuuksien tulee toteutua projektisuunnitelman mukaisesti

• Maksatushakemukseen voidaan merkitä korkeintaan se osuus toteutuneesta rahoituksesta, joka ei ylitä ko. kauden toteutuneita kustannuksia.

• Etupainotteisesti hankkeelle tulleet rahoituserät jätetään hankkeen toteuttajaorganisaation taseeseen ja tuloutetaan vaiheittain

Projektikirjanpitoon tulevat rahoituserät

• Maksatuspäätöksellä hyväksytään maksuun määrä, jossa hyväksyttävistä kustannuksista vähennetään tulot ja muut rahoituserät

• Jos hankkeelle ei ole tullut lainkaan rahoitusosuuksia, tuki voidaan maksaa 100%:sti

• Rahoitusosuuksien tulee kuitenkin toteutua projektin aikana projektipäätöksen mukaisesti

• ESR-päätöksessä ei ole mainittu tukiprosenttia, se on kuitenkin olemassa päätöksen taustalla ja vaikuttaa maksettavan tuen määrään. Rahoitus oikaistaan viimeistään viimeisessä maksatuspäätöksessä (voi johtaa myös takaisinperintään).

• Suositus: Hankeen hallinnoijan huolehtii, että rahoitusta kertyy rahoituspäätöksen mukaisessa suhteessa tasaisesti koko toteutusajan

Erikseen raportoitavat kustannuksetOsa projektin kokonaiskustannuksia / rahoitusta, mutta niihin ei saa tukea

• Eivät projektin kirjanpidossa

• Koulutukseen osallistuvien palkkakustannukset. Todelliset palkkakustannukset sivukuluineen ajalta, jona henkilö osallistuu työajallaan projektin järjestämään toimintaan

• Koulutukseen osallistuvien matkakustannukset. Todelliset kustannukset

• Raportoidut palkka- ja matkakustannukset on voitava tarvittaessa todentaa osallistujan yrityksen kirjanpidosta

• Työnantaja (palkanlaskija) varmentaa tuntipalkan ja lakisääteiset sivukulut

Erikseen raportoitavat kustannukset

• Yrittäjät: palkkaosuus voidaan ilmoittaa YELin (yrittäjäeläkemaksun) mukaan

• Tiedot osallistujien tunneista ja päivistä tulee pitää tallessa mahdollista tarkastusta varten

• Koulutuksiin osallistujista on pidettävä listaa, josta ilmenevät mm. osallistujien nimet, yritykset sekä koulutuksen aihe ja osallistumisajankohdat. Päivittäinen läsnäolo on todennettava osallistujan omakätisellä allekirjoituksella.

• Maksatushakemukseen selvitys erikseen raportoitavista kustannuksista yritys-/kuntakohtaisena yhteenvetona. Ei tarvitse olla henkilötasolla, mutta tiedot pitää tarvittaessa löytyä projektilta

Pakolliset liitteet

• pääkirjaote, jokainen sivu allekirjoituksella vahvistettu

Tilin tai viennin kohdalle merkitään numero, joka viittaa maksatus- ja rahoitusseurantalomakkeen rahoitustietojen koonti kohtiin 6.A 1-6 kustannukset ja 6.B 1-4 tulleet rahoituserät.

(kustannuslajinumero) • palkkaerittely, osa-aikaisilta työajanseurannat • tiivistelmä projektin toiminnasta maksatuskaudella • tositekopiot matkalaskuista, isommista hankinnoista,

tarjoiluista yli 50€, osallistujalista.

(osallistujalistaa ei tarvitse toimittaa ohjausryhmän kokouksista) • selvityslomake tehdyistä hankinnoista ja kilpailutuksista.

Yhteystiedot

Rahoitusryhmä

Ryhmäpäällikkö Taina Lommi, p.040 827 1329

ESR-koordinaattori Auli Vuorela, p. 040 849 8057

ESR-koordinaattori Jukka Anttila, p. 040 589 5472

ESR-koordinaattori Sari Ahvenainen, p. 040 488 1550

Tarkastaja Riitta Salasto, p. 040 835 9093

EU-projektineuvoja Marja-Leena Järvisalo, p. 050 314 0062

EU-projektineuvoja Sanna Laiho, p. 050 314 0060

Maksatus- ja tarkastusryhmä

Maksatuspäällikkö Markku Uusitalo, p. 040 589 5439

EU-tarkastaja Mikael Posti, p. 0400 838 829

EU-tarkastaja Kirsti Kirjonen, p. 050 314 0067

EU-tarkastaja Anna-Liisa Roos, p. 050 314 0068

EU-tarkastaja Aila Jumppanen, p. 040 488 1519

EU-tarkastaja Joonas Heinilä, p. 040 488 1538

EU-tarkastaja Maria Laaninen, p. 040 488 1540

Sähköpostiosoitteet ovat muotoa [email protected]