- 1.Notions de base des calendriers puis appuyez sur F5 ou
cliquez sur Diaporama > partir du dbut pour commencer le cours.
Dans la barre des messages, cliquez sur Activer la modification, Si
la lecture des vidos contenues dans ce cours choue, vous serez
peut-tre amen tlcharger QuickTime ou basculer vers PowerPoint
2013.
2. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 Aide Avec Outlook 2013, vous
pouvez grer les calendriers complexes qui interagissent avec les
agendas de plusieurs personnes en temps rel. Vous pouvez aussi vous
en tenir une utilisation simple et crer le calendrier qui
correspond vos besoins. Dans ce cours, nous allons nous intresser
lutilisation du calendrier des fins professionnelles,mais vous
pouvez mettre en pratique ce que vous apprendrez ici pour toute
autre utilisation, notamment pour organiser votre emploi du temps
personnel. Commenons par ajouter un nouvel lment : un rendez-vous
ou une runion.La seule diffrence entre les deux est quune runion
englobe dautres personnes.Pour commencer, contentons-nous dajouter
un nouveau rendez-vous.Cliquez l o vous voulez ajouter le
rendez-vous, puis cliquez sur llment.Tapez un objet et un
emplacement. Un rendez-vous peut-tre de nimporte quelle nature.Dans
ce cas, nous allons rserver un crneau horaire pour effectuer une
tche au bureau.Vous pouvez utiliser le calendrier de cette faon
pour vous aider rester organis.Cette zone indique le crneau horaire
que vous avez slectionn dans le calendrier, mais vous pouvez le
modifier si vous le souhaitez. Dans cet espace, vous pouvez ajouter
dautres dtails.Comme vous serez la seule personne utiliser le
rendez-vous, vous pouvez ajouter ce que bon vous semble. Cliquez
sur Insrer, puis sur Joindre un fichier. prsent, ajoutons le
fichier PowerPoint sur lequel nous allons travailler. Voil. Le
rendez-vous est cal. Mais ajoutons quelques options
supplmentaires.Dans Afficher en tant que, vous pouvez choisir la
faon dont les autres utilisateurs verront votre emploi du temps.
Ces options savrent utiles lorsque vous partagez votre
calendrier.Nous aborderons cette question ultrieurement.Pour le
moment, conservons la slection par dfaut, cest--dire,
Occup(e).Ainsi, quiconque verra lentre saura que vous ne voulez pas
tre drang cette heure-l.Ensuite, vous pouvez dfinir un rappel.Par
dfaut, vous recevrez un message de rappel 15 minutes avant lheure
de dbut. Faisons passer cette valeur 1 heure. Enfin, attribuons un
code de couleur au rendez-vous en ajoutant une catgorie.Ceci nest
pas une obligation, mais vous trouverez cela bien pratique si vous
avez un agenda charg.Jai ajout plusieurs catgories
personnelles.Voil. Nous pouvons maintenant reprer rapidement le
crneau horaire que nous avons dfini pour travailler seul. Lorsque
vous avez termin, cliquez sur Enregistrer et fermer.Voici le
rendez-vous. Si vous voulez modifier la dure, slectionnez le
rendez-vous et faites glisser la bordure infrieure. Vous pouvez
aussi faire glisser lensemble jusqu un horaire et une date
diffrents.Une heure avant lheure de dbut du rendez-vous, nous
obtenons un message de rappel.Vous pouvez faire disparatre le
rappel ou cliquer sur Rpter pour recevoir un nouveau rappel 5
minutes avant le dbut. Dans le calendrier, vous pouvez lire lobjet
et ventuellement lemplacement et dautres dtails,selon limportance
du rendez-vous.Mais si vous voulez afficher plus de dtails, il vous
suffit de placer le curseur sur un lment pour y avoir rapidement
accs. Si vous souhaitez afficher ou modifier les options,cliquez
avec le bouton droit sur llment ou cliquez dessus et utilisez
longlet Outils Calendrier - Rendez-vous sur le ruban. Pour modifier
llment, double-cliquez dessus, apportez vos modifications, puis
cliquez sur Enregistrer et fermer. Vous pouvez aussi imprimer le
rendez-vous.Pour cela, cliquez sur longlet Fichier de llment.
Cliquez ensuite sur Imprimer.Si vous voulez voir laspect du
rendez-vous tel quil sera imprim, affichez laperu avant impression
ici, puis cliquez sur Imprimer. Vous avez dsormais tous les lments
en main pour crer et consulter des rendez-vous.Dans la prochaine
vido, nous allons voir plus en dtail comment modifier le mode
daffichage du calendrier. Notions de base des calendriers
Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter
Rsum Commentaires AideAffichages Calendrier Crer une runion
Planification Partager un calendrier 2:22 2:33 2:29 4:383:53
Rendez-vous Vido 1/5 3. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de
base des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur
chap pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 2/5 Affichages
Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier
Rendez-vous Pour avoir une bonne lecture de votre agenda, vous
devez tre en mesure de modifier le mode daffichage du calendrier.
Commenons par les boutons Organiser de longlet Accueil.Il est
possible dafficher un jour unique, la semaine, la semaine de
travail ( lexclusion de samedi et dimanche) ou un mois entier. Vue
Calendrier affiche le calendrier sous forme de chronologie
horizontale.Cliquez sur le lanceur de la bote de dialogue pour
modifier les paramtres daffichage, tels que vos heures de travail.
prsent, accdez longlet Affichage pour pouvoir modifier la mise en
page.Par exemple, vous pouvez ajouter le volet de lecture.Cette
fonction trs pratique permet dafficher le calendrier et les
diffrents lments cte cte.Prenez le temps dexplorer les autres
options de longlet Affichage, comme chelle de temps.Avec cette
option, vous pouvez modifier la quantit de dtails temporels
affichs.Par exemple, vous pouvez afficher le temps par incrments de
15 minutes. mesure que votre calendrier prend du volume, vous
pouvez utiliser les outils et les options dOutlook pour faciliter
votre navigation et la recherche dlments. Ces flches situes dans la
partie suprieure du calendrier vous permettent davancer et de
reculer.Selon le mode daffichage slectionn, vous accdez au jour, la
semaine ou au mois suivant ou prcdent. Vous pouvez vous dplacer
plus rapidement en cliquant sur une date dans ces calendriers.Un
autre moyen de slectionner une date est de cliquer sur le lanceur
de la bote de dialogue Atteindre sous longlet Accueil. Mais
souvent, le moyen le plus rapide de trouver un rendez-vous ou une
runion est dutiliser la zone de recherche. Tapez votre texte ici et
appuyez sur Entre. Les lments contenant le texte saffichent dans
une liste.Double-cliquez sur un lment pour louvrir.Pour revenir au
calendrier, cliquez sur la croix dans la zone de recherche.Dans la
prochaine vido, nous reviendrons au rendez-vous que nous avons cr
dans la premire vido et nous le transformerons en runion. 2:22 2:33
2:29 4:383:53 4. 5 761 2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base
des calendriers Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap
pour arrter Rsum Commentaires Aide Vido 3/5 Affichages Calendrier
Crer une runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous
Nous dcidons de solliciter de laide pour travailler sur notre
prsentation.Pour cela, il nous suffit dinviter des personnes au
rendez-vous que nous avons cr dans la premire vido, puis den faire
une runion.En cliquant sur Inviter des participants, le rendez-vous
devient un formulaire lectronique avec une ligne et un bouton
Envoyer. De mme, le nom de longlet devient Runion.Nous aurions trs
bien pu cliquer sur ce bouton pour crer une runion, mais cette
mthode est moins fastidieuse puisque le formulaire est dj complt en
grande partie. Cliquez sur pour accder au carnet dadresses.Cliquez
sur un nom, puis sur Obligatoire.Ajoutez autant de noms que
ncessaire.Si la prsence dune personne nest pas obligatoire, cliquez
sur Facultatif.Cliquez sur OK lorsque vous avez termin.Ensuite,
remplaons la catgorie Travail individuel par quipe.Nous pouvons
galement changer demplacement. Cliquez sur Salles.Si votre
organisation prsente les salles de runion et dautres ressources
dans le carnet dadresses, vous pouvez ici ajouter une salle.
Cliquez sur Oui. Lemplacement est mis jour et le nom de la salle
est ajout la ligne .Pour terminer, nous allons ajouter un message
cet endroit pour fournir nos destinataires des informations
supplmentaires sur la runion. Cliquons ensuite sur Envoyer.Chaque
personne figurant dans la ligne , y compris la personne charge du
planning de la salle de runion, reoit une invitation qui a laspect
suivant.Que les destinataires utilisent ou non le programme
Outlookou quils grent leur courrier lectronique dans un navigateur
laide dOutlook Web App, ils peuvent noter lemplacement et lheure de
la runion et lire votre message. Ils peuvent alors accepter,
accepter provisoirement ou refuser linvitation.Ils peuvent galement
modifier leur rponse avant de lenvoyer.Un formulaire lectronique
souvre dans lequel ils peuvent entrer un message. Ils cliquent
ensuite sur Envoyer. Vous pouvez examiner le message lectronique
des personnes que vous invitez.Vous pouvez aussi ouvrir la demande
de runion dans votre calendrier pour savoir combien de personnes
ont accept, accept provisoirement ou refus.Dans la prochaine vido,
nous allons utilisons lAssistant Planification pour largir la
runion dautres personnes. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 5. 5 761 2 3 4
Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers Sous-titres
Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum
Commentaires Aide Vido 4/5 Affichages Calendrier Crer une runion
Planification Partager un calendrier Rendez-vous Notre runion prend
de lampleur. Ainsi, pour viter davoir faire face toutes les
difficults que cela implique, utilisons lAssistant Planification.
Les participants et les ressources figurent cet endroit.Et en
regard de chacun figure leur agenda reprsent par des barres de
couleur dans une chronologie. Cette zone ombre reprsente lhoraire
de notre runion.Les barres ici indiquent que les participants de
notre liste ont dj t invitset que notre runion figure leur
agenda.Vous pouvez examiner cette lgende pour connatre la
signification de ces barres.Cette participante ayant accept, sa
barre indique quelle est occupe cette heure-l.Ces participants sont
toujours incertains.Par dfaut, seuls les statuts libre/occup(e)
sont visibles dans les barres aucun dtail napparat sauf si le
participant partage son calendrier avec nous.Mais les informations
dont nous disposons nous suffisent pour trouver un horaire de
runionqui se concilie avec lagenda de chacun.Cliquons sur Ajouter
des participants, puis ajoutons quelques personnes
supplmentaires.Nous allons aussi ajouter une salle de runion plus
grande et supprimer la premire.Visiblement, il y a un souci
dhoraire pour une personne que nous avons dj invite.Essayons de
retarder la runion dune demi-heure.Cela peut se faire ici, mais il
est plus facile de dplacer ces lignes pour modifier les heures de
dbut et de fin. Une fois que vous avez trouv un horaire qui
convient tout le monde, vous pouvez envoyer une mise jour. Et
chaque participant reoit une demande de runion mise jour. nouveau,
les destinataires peuvent consulter linvitation et cliquer sur
Accepter, Provisoire ou Refuser. Les destinataires qui utilisent
Outlook peuvent aussi proposer un nouvel horaire.Sils cliquent sur
Provisoire et proposition dun nouvel horaire, ils obtiennent une
bote de dialogue qui rappelle beaucoup lAssistant Planification.
Ils peuvent modifier les heures de dbut et de fin et cliquer sur
Proposer une heure. Ils peuvent ensuite ajouter un message et
cliquer sur Envoyer. Aprs quoi, vous pouvez ouvrir la proposition
et dcider de laccepter, de la supprimer ou dy rpondre. Trouver un
horaire qui convienne tout le monde peut tre un vrai casse-tte,mais
lAssistant Planification peut faciliter grandement la tche.Dans la
prochaine vido, vous dcouvrirez les consquences du partage dun
calendrier avec dautres personnes. 2:22 2:33 2:29 4:383:53 6. 5 761
2 3 4 Rsum du cours 8 AideNotions de base des calendriers
Sous-titres Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter
Rsum Commentaires Aide Vido 5/5 Affichages Calendrier Crer une
runion Planification Partager un calendrier Rendez-vous Plus vous
utiliserez Outlook,plus vous vous sentirez laise pour communiquer
et partager des informations avec dautres personnes. Dans la vido
prcdente, nous avons vu un exemple de partage de calendrier dans
lAssistant Planification. Or, il est possible daller encore plus
loin.Par exemple, vous pouvez cliquer sur Transfrer pour envoyer
une demande de runion lectronique des personnes sans les inviter
rellement. Pour le destinataire, cela sapparente une demande de
runion.Il peut laccepter, laccepter provisoirement ou la refuser.Si
vous voulez partager votre calendrier dans son intgralit, longlet
Accueil vous propose 3 options.Cliquez sur Envoyer le calendrier
par courrier lectronique pour envoyer un calendrier dans un message
lectronique. Cliquez sur Plage de dates pour slectionner la partie
du calendrier que vous voulez envoyer.Vous pouvez mme entrer une
plage de dates prcise.Cliquez ensuite sur Dtail pour choisir ce que
vous voulez leur montrer :Disponibilit uniquement (qui indique si
vous tes occup(e) ou libre), Dtails limits ou Tous les dtails.
Cliquez sur OK pour ajouter les informations un message
lectronique.Vous pouvez maintenant ajouter des destinataires et
cliquer sur Envoyer.Lenvoi par courrier lectronique est tout indiqu
si vous voulez simplement envoyer un instantan de votre calendrier,
mais si vous voulez permettre aux personnes de consulter votre
calendrier comme vous le faites vous, cliquez sur Partager le
calendrier. Entrez les personnes avec qui vous souhaitez le
partager dans la ligne .Slectionnez ensuite le niveau de dtail
partager.Activez cette case cocher pour demander aux destinataires
lautorisation de voir leur calendrier. Cliquons ensuite sur
Envoyer. Cliquez sur Oui pour confirmer votre souhait de partager
le calendrier. Et le message lectronique est envoy. Lorsque vos
destinataires ouvrent le message,ils peuvent lire une explication
et des instructions pour ajouter votre calendrier. (Tout ceci a t
ajout automatiquement par Outlook.) Ds lors quils cliquent pour
ajouter ou ouvrir votre calendrier, Outlook passe en mode
Calendrier et leur calendrier saffiche ct du vtre. Comme nous avons
autoris ces destinataires voir tous les dtails, ils peuvent ouvrir
une runion ou un rendez et voir tout leur contenu. La seule chose
quils ne peuvent pas faire cest modifier ou ajouter des
informations, car par dfaut, ils disposent uniquement dune
autorisation de lecture. Sils le souhaitent, ils peuvent agrandir
leur calendrier en dsactivant cette case cocher.Si vous voulez
viter que les destinataires puissent voir les dtails dun
lment,accdez au groupe Balises, puis cliquez sur ce bouton pour le
rendre Priv.Ainsi, les personnes avec qui vous avez partag votre
calendrier voient le libell Rendez-vous priv et ne peuvent pas
ouvrir llment. Si vous voulez consulter ou modifier les dtails du
partage, cliquez sur Autorisations du calendrier, puis slectionnez
un nom. Ds lors, vous avez une totale matrise sur ce quun
destinataire peut voir ou faire dans votre calendrier. Vous pouvez
mme leur attribuer une autorisation dcriture.Le partage de
calendrier savre trs intressant entre collgues dune mme
organisation,mais cette fonctionnalit nest pas toujours disponible
lorsque le partage se fait sur Internet.Si vous obtenez un message
analogue, vous pouvez tenter lopration suivante.Cliquez sur Publier
en ligne. Puis, choisissez Publier ce calendrier.Si vous tes
connect un service compatible avec le partage de calendriers en
ligne, vous obtenez une bote de dialogue de ce type. Entrez les
dtails que vous voulez montrer aux utilisateurs, la plage de dates,
puis choisissez Restreint ou Public. Si vous choisissez Restreint,
les internautes ne pourront pas rechercher le lien permettant
daccder votre calendrier. Sachez toutefois que les personnes
auxquelles vous communiquez le lien peuvent parfaitement le
transmettre des tiers, alors veillez ne publier les informations de
calendrier que vous voulez bien partager avec les internautes.
Cliquez sur Commencer la publication. Ensuite, envoyez ces liens
aux personnes pour quelles puissent accder votre calendrier. Vous
connaissez prsent les rgles de base pour utiliser le calendrier
dans Outlook 2013.La prochaine tape pour vousva consister crer un
rendez-vous ou une runion et exprimenter certaines options.Testez
galement les commandes du ruban.Ensuite, consultez le rsum du
cours. Vous y trouverez des liens vers des informations
complmentaires sur lutilisation dOutlook 2013. 2:22 2:33 2:29
4:383:53 7. Voir aussi Autres cours de formation Ajouter des jours
fris au calendrier Imprimer un calendrier contenant des rendez-vous
et des runions Partager un calendrier Outlook avec dautres
personnes Crer un rendez-vous Pour commencer, contentons-nous
dajouter un nouveau rendez-vous. Cliquez l o vous voulez ajouter le
rendez-vous dans le calendrier puis, sur le ruban, cliquez sur
Accueil > Nouveau rendez-vous. Modifier le mode daffichage du
calendrier Par exemple, commencez avec les boutons Organiser de
longlet Accueil. Il est possible dafficher un jour unique, la
semaine, la semaine de travail ( lexclusion de samedi et dimanche)
ou un mois entier. Laffichage Calendrier affiche le calendrier sous
forme de chronologie horizontale. Crer une runion Il suffit de
cliquer sur Inviter des participants pour que le rendez-vous
devienne un formulaire lectronique comportant une ligne et un
bouton Envoyer. Cliquez sur pour ouvrir le carnet dadresses,
cliquez sur un nom, puis cliquez sur Obligatoire. Ou bien, si la
prsence de la personne nest pas indispensable, cliquez sur
Facultatif. Utiliser lAssistant Planification LAssistant
Planification vous permet notamment dajouter des participants, de
consulter leur agenda et leur disponibilit, de rserver une salle de
runion et de regarder qui a accept et qui a refus linvitation.
Partager votre calendrier Plus vous utiliserez Outlook, plus vous
vous sentirez laise pour communiquer et partager des informations
avec dautres personnes. Aide Rsum du cours Appuyez sur F5 pour
dmarrer et sur chap pour arrter Rsum Commentaires Aide 5 761 2 3 4
8 Rsum du coursNotions de base des calendriers Affichages
Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier
Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53 8. Consultez dautres cours Aide
Rsum du cours Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter
Rsum Commentaires Aide 5 761 2 3 4 8 valuation et commentaires
Merci davoir suivi ce cours ! Faites-nous part de vos commentaires
Affichages Calendrier Crer une runion Planification Partager un
calendrier Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53 9. Aide Rsum du
cours Appuyez sur F5 pour dmarrer et sur chap pour arrter Rsum
Commentaires Aide 5 761 2 3 4 8 Aide Si vous tlchargez un cours et
que la lecture des vidos choue tlcharger la Visionneuse PowerPoint
QuickTime Player mise niveau vers PowerPoint 2013 Utilisation des
contrles vido de PowerPoint Navigation Arrt dun cours Affichages
Calendrier Crer une runion Planification Partager un calendrier
Rendez-vous 2:22 2:33 2:29 4:383:53